Revisjonsteknikk Vitek Novak Sertifisør i Miljøfyrtårn-ordningen 09.04.2013 www.miljofyrtarn.no 1
Innhold Grunnlag Miljøstyringssystemer Revisjonsprinsipper Personlige egenskaper Fra kriterier til funn Sertifiseringsprosessen Samtaleteknikk Miljøfyrtårn skritt for skritt Situasjoner i revisjonsmøtene Spørsmålsstillinger Aktiv lytting 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 2
Sertifiserbare miljøstyringssystemer med krav Internasjonalt: NS-EN ISO 14001:2004 Europa: EMAS Norge: Miljøfyrtårn 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 3
NS-EN ISO 19011:2002 Revisjon av systemer for kvalitets- og/eller miljøstyring Prinsipper for revisjon Styring av revisjonsprogram Revisjonsaktiviteter Kompetanse og vurdering av revisorer 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 4
Prinsipper for revisjon - ISO 19011:2002 Etisk adferd - grunnlaget for profesjonalitet Rettferdig presentasjon - forpliktelsen til å rapportere sannferdig og nøyaktig Nødvendig faglig omtanke - anvendelsen av oppmerksomhet og dømmekraft ved revisjon Uavhengighet - grunnlaget for upartiskhet ved revisjonen og saklighet på revisjonskonklusjonene Fremgangsmåte basert på beviser - den fornuftige metoden til å komme frem til pålitelige og reproduserbare revisjonskonklusjoner i en systematisk revisjonsprosess 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 5
Revisors personlige egenskaper - ISO 19011 Etisk, dvs. rettferdig, sannferdig, ærlig og diskret Åpenhjertig, dvs. villig til å betrakte alternative idéer og synspunkter Diplomatisk, dvs. taktfull i omgang med mennesker Observant, dvs. aktiv oppmerksom overfor omgivelser og aktiviteter Allsidig, dvs. tilpasser seg raskt forskjellige situasjoner Fokusert, dvs. fokusert på fremdriften Besluttsom, dvs. trekker raskt konklusjoner basert på logikk og analyse Selvstendig, dvs. fungerer på egenhånd og er effektiv i omgang med andre 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 6
Fra kriterier til funn Revisjonskriterier (krav) Revisjonsbevis (innhentet info) Revisjonsfunn (sammenligning) 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 7
Typer funn l Sterke sider l Avvik l Anbefalinger 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 8
AVVIK - ANBEFALING Ikke samsvar med krav = avvik I hovedsak samsvar, men kan forbedres = anbefaling Krav oppfylt, men har større potensial = anbefaling Tilføring av erfaring, idéer = anbefaling 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 9
Sertifiseringsprosessen - Miljøfyrtårn Forespørsel fra kunde 5% 25% Tilbud/avtale Forarbeid 50% 20% Sertifiseringsmøte Etterarbeid Sertifikat til kunde 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 10
Forespørsel fra kunde Innhente informasjon fra kunde: Navn og kommunikasjonsdata Kontaktperson Relevante bransjekrav 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 11
Tilbud/avtale Kalkulere oppdrag Gi skriftlig tilbud og få aksept: Basis for tilbudet (beskrive kompleksitet og evt. særforhold) Pris Konfidensialitet (opplys om dette i tilbudet) Tilgang til Miljøfyrtårnportalen Avtale tid for sertifisering Orientere om program, sted, og behov for dokumentasjon knyttet til internkontroll ved sertifiseringsmøtet. 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 12
Forarbeid Studere konsulentrapport og annen dokumentasjon Studere miljørapporten Avklare eventuelle spørsmål med konsulent Utarbeide sjekkliste Søk kunnskap om bransjen og virksomheten 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 13
l Kle deg for anledningen og møt opp presist l Kort orientering om prosessen/avklaringer (15-20 min.) l Intervjuer (samtaler) Gjennomgå dokumenter (verifisere) Observere (rundgang i lokaler og eventuellt besøk der det foregår uteaktiviteter, f.eks. byggeplass) l Snakke med ansatte Sertifiseringsmøtet l Oppsummering og presentasjon av funn l Avtale tidsfrist for oppfølging av eventuelle avvik 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 14
Etterarbeid Skrive sertifiseringsrapport (mal lagt ut) og laste opp rapporten i Miljøfyrtårnportalen til virksomheten. Sende faktura til kunden. Følge opp og godkjenne lukking av avvik. Laste opp godkjenningsbrev og bestille sertifikat i Miljøfyrtårnportalen. 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 15
Sertifikat Signere sertifikatet og diplomet som sertifisør Laste signert sertifikat opp i Miljøfyrtårnportalen og gi beskjed til virksomheten Videresende signert diplom til sertifiseringsinstans 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 16
Situasjoner i revisjonsmøtene HUMOR OG TEMPO Sertifisering bør være en god opplevelse Løs opp stemningen fra starten av Gi en tidsramme for møtets varighet Disponer tiden og hold koken. Ikke gå dypt i opplagte spørsmål 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 17
Situasjoner i revisjonsmøtene INNKJØP Miljømerkede produkter/sertifiserte leverandører Leverandører er bl.a. renhold, avfallsmottaker, gårdeier, kantine i tillegg til bransjetypiske De som leverer minst 2/3 av det totale produkt-/tjenestevolumet bør regnes som sentrale leverandører. 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 18
Situasjoner i revisjonsmøtene ENERGI Gårdeieren skal energimerke bygget og energivurdere klimanlegget Er all energibruk tatt med i miljørapporten? 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 19
Situasjoner i revisjonsmøtene AVFALL Avfallsreduksjon er hovedmålet Kildesortering må tilpasses lokale forhold og opplegget må stå i rimelig grad til fraksjonsvolumer Forsvarlig lagring og levering av farlig avfall 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 20
Situasjoner i revisjonsmøtene Rollekonflikt Hold deg til Miljøfyrtårn og sertifiseringsgrunnlaget. Ikke ta på deg tilsynshatten når du er sertifisør. 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 21
Situasjoner i revisjonsmøtene WORST CASE Miljøanalyse og virkelighet spriker vesentlig Miljøansvarlig og/eller leder er på bærtur Virksomheten er opplagt ikke klar for sertifisering Bruk ikke mer tid enn nødvendig for å konkludere: AVBRYT SERTIFISERINGEN 15.02.2010 www.miljofyrtarn.no 22
Samtaleteknikk Hva skal det spørres etter og hvordan skal det spørres? Forhold deg til sak - bruk saksspørsmål Still åpne spørsmål Unngå diskusjoner Gjenta svaret med egne ord 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 23
Hvordan spørre Hva Hvem Når Fortell Hvordan Kan jeg se 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 24
Samtaleteknikk Unngå: Mener ikke du at? Blir det dokumentert..? Må du sjekke det eller ikke..? Er det bestemt? Bruk HV-spørsmål: Hvordan sikres..? Hvordan går du frem..? Hvordan tilrettelegges for? Hvordan skjer kontrollen..? Hvordan utnyttes papir..? Hvorfor gjøres det slik..? Hva vil du oppnå..? Hva er energiforbruket..? 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 25
Aktiv lytting Sammendrag - starttips: Forstår jeg deg riktig, så Du tenker, at Med andre ord Jeg gjør et kort sammendrag Du mener altså at Jeg forstår deg slik at Du sier at... Fordeler: Misforståelser unngås Essensen kommer tydeligere frem når mye informasjon Samtaleklimaet blir positivt og mye bedre Enklere å føre revisjonsprotokollen 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 26
Hold en frisk tone, gjerne litt humor Se på den du snakker med/hører på - øyekontakt! Snakk om ett saksforhold av gangen La den andre fortelle og vise, vær tålmodig Vær var for usikkerhet og uro i situasjonen Vær oppmerksom på kroppsspråk Vis interesse og forstyrr ikke med eget kroppsspråk Styr forløpet Samtaleteknikk Noen huskeregler for en god samtale 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 27
Lykke til! 26.04.2012 www.miljofyrtarn.no 28