TYSVÆR KONTROLLUTVAL

TYSVÆR KONTROLLUTVAL PROTOKOLL Tysdag 22. februar 2011 blei det halde møte i Tysvær kontrollutval under leiing av utvalsleiar Jakob Alstveit. MØTESTAD: Kårstørommet, Tysvær rådhus MØTESTART/-SLUTT: kl 18.10 kl 20.50 MØTANDE MEDLEMMER: MØTANDE VARAMEDLEMMER: FORFALL: IKKJE MØTT: ENDRINGAR I MEDLEMSTALET UNDER MØTET: FRÅ SEKRETARIATET MØTTE: FRÅ REVISJONEN MØTTE: ANDRE SOM MØTTE: MERKNADER TIL INNKALLING MERKNADER TIL SAKLISTE: Jakob Alstveit (Sp), Magnar Halvorsen (H) og Reidun Lundø (A) Gunnar Egge (V) og Odd Harald Kvam (Sp) Atle Heskja (A), Arne Jon Myskja (Krf) og Arne Henry Grottvik (H) Jorunn Martinsen (Frp) Magnar Halvorsen gjekk kl 20.30 før sak 8/11, men etter Eventuelt. Rådgjevar/utvalssekretær Toril Hallsjø, Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Ingen Ordførar Harald Stakkestad i sak 2 pkt 1-9 og pkt 16 frå kl 18.15 til 19.15. Ingen Sak 9/11 blei trekt. I sak 2/11 blei Kontrollutvalsboka delt ut. Vidare godkjente utvalet nye dokument som pkt 17-19. Leiar varsla to saker under Eventuelt. FØLGJANDE SAKER BLEI HANDSAMA: SAK 1/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 30.11.10 Protokollen frå møte i kontrollutvalet 30.11.10 blir godkjent slik han ligg føre. Protokollen blei godkjent utan merknader. Protokollen frå møte i kontrollutvalet 30.11.10 blir godkjent slik han ligg føre. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1

SAK 2/11 REFERATSAKER 22.02.11 1. Melding om kommunestyrevedtak utgreiing am alternative revisjonsordningar 2. Karmøy kommune si oppseiing av revisjonsavtalen 3. Saksframlegg til Voss kontrollutval sitt møte 10.02.11 om samanslåing av revisjon 4. FM i Hedmark sitt vedtak 07.12.10 klage vedk. innsyn Eidsiva Energi AS 5. FM i Rogaland sitt vedtak 10.12.10 klage vedk. innsyn Haugaland Kraft AS 6. FM i Hordaland sitt vedtak klage vedk.r innsyn Sunnhordland Kraftlag AS 7. Offentlighet.no fylkesmannsbingo 8. Offentlighet.no Karmsund Havnevesen IKS omfatta av offentleglova 9. Offentlighet.no - Hvilke selskap må følgje offentleglova? 10. Helsetilsynets brev 04.01.11 Funn ved tilsyn med legemiddelbehandling i sjukeheim 11. Skatteoppkrevjaren i Tysvær årsrapport og skatterekneskap 2010 12. Fylkesadvokaten - Inhabilitet ei rettleiing for folkevalte 13. Sjukefråværsrapport 4.kvartal 2010 14. NKRFs kontrollutvalskonferanse 02.-03.02.11 tilbakemelding/evaluering 15. Kommunal- og regionaldepartementet si rettleiing Kontrollutvalsboka 16. Overgrepssaka orientering v/ordføraren etter formannskapet si handsaming 22.02.11 17. Særutskrift - Voss og Odda kontrollutval sak om samanslåing av HKR og IHR 18. Skatteetaten - kontrollrapport 2010 vedk. skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysvær 19. Forum for kontroll og tilsyn sitt medlemsbrev 2/11 Referatsak 1-3 og 17: Det er ennå uvisst om ei samanslåing. Utvalet og ordførar diskuterte vidare prosess. Utvalet valde å avvente til meir informasjon ligg føre til neste møte. Referatsak 4-9: Utvalet meinte det var sørgjeleg at Haugaland Kraft AS ikkje praktiserte meiroffentlegheit. Det burde vere lik praksis for alle kraftselskapa i landet. Referatsak 11 og 18: Rekneskapen viser at skatteinngangen auka med omtrent 4,5 %. Ingen merknader til skatteetaten sin kontrollrapport. Referatsak 13: Sjukefråværet er ennå svært høgt nokre plassar. Utvalet meinte det var viktig å sette inn tiltak til dei som har bruk for det og nytte kunnskapen der det var lågt. Referatsak 14: Leiar orienterte frå konferansen, kor det blei presentert mykje bra og nyttig stoff. Utvalet var samd i å sende eit medlem til den andre fagkonferansen i juni. Dei som ikkje har delteke på konferansar vert spurd fyrst. Referatsak 15: Sekretær delte ut departementet si rettleiing. Nynorskutgåve kjem seinare. Referatsak 16: Ordføraren orienterte om advokaten si orientering og vidare skritt i saka i formannskapet same ettermiddag. Utvalet uttrykte at dei var nøgd med å bli orientert om status. Kontrollutvalet tar referatsakene 1-19 til orientering.. SAK 3/10 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING 2010 Kontrollutvalet i Tysvær godkjenner årsmelding for 2010. Årsmeldinga vert oversendt kommunestyret til orientering. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2

Utkastet blei gjennomgått. Sekretæren gjorde merksam på nokre feil som var retta opp. Utvalet var nøgd med oppsettet. Kontrollutvalet i Tysvær godkjenner årsmelding for 2010. Årsmeldinga vert oversendt kommunestyret til orientering. SAK 4/11 REVISOR SI EIGENERKLÆRING FOR 2011 Kontrollutvalet tar den framlagte eigenerklæring for 2011 frå oppdragsansvarleg revisor Odd Jakob Storebø til orientering. Kontrollutvalet hadde ingen merknader. Utvalet slutta seg til innstillinga. Kontrollutvalet tar den framlagte eigenerklæring for 2011 frå oppdragsansvarleg revisor Odd Jakob Storebø til orientering. SAK 5/11 FULLMAKT TIL FKT TIL Å LEGGJE UT FORVALTNINGS- REVISJONSRAPPORTAR Kontrollutvalet godkjenner at Forum for kontroll og tilsyn får leggje ut kommunen sine revisjonsrapportar på heimesidene sine. Føresetnaden er at desse ikkje vert nytta til kommersiell verksemd. Kontrollutvalet hadde ingen merknader. Kontrollutvalet godkjenner at Forum for kontroll og tilsyn får leggje ut kommunen sine revisjonsrapportar på heimesidene sine. Føresetnaden er at desse ikkje vert nytta til kommersiell verksemd. SAK 6/11 85 TILRÅDINGER OM EGENKONTROLL I KOMMUNENE STATUS/VIDERE OPPFØLGING AV RAPPORT Kontrollutvalet ber om at rådmann og revisor orientere på neste møte om status på kommunen si oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Utvalet gjekk i gjennom vedlegget. Kontrollutvalet støtta innstillinga. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 3

Kontrollutvalet ber om at rådmann og revisor orientere på neste møte om status på kommunen si oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. SAK 7/11 OPNE ELLER LUKKA KONTROLLUTVALSMØTE Tysvær kontrollutval vedtek å helde sine møte for opne dører, med mindre det er opplysningar som gjer at møtet eller deler av møtet må lukkast pga dokumenta eller opplysningar med heimel i lov. Iverksetjing vert sett frå. Utvalet var positiv til å ha opne møte. Det ble peikt på at opne møte ville vere med på å gjere utvalet betre kjent og vere eit virkemiddel i samband med å bygge opp tilliten blant innbyggarane. Leiar foreslo iverksetjing frå neste møte og utvalet vart samd i å sette dato frå 01.03.11. Tysvær kontrollutval vedtek å helde sine møte for opne dører, med mindre det er opplysningar som gjer at møtet eller deler av møtet må lukkast pga dokumenta eller opplysningar med heimel i lov. Iverksetjing vert sett frå 01.03.11. SAK 8/11 RAPPORT - SELSKAPSKONTROLL HAUGALAND KRAFT AS Tysvær kommunestyre tar kommunerevisjonen sin eigarskapskontroll av Haugaland Kraft AS til orientering. Kontrollutvalet gjekk i gjennom rapporten. Leiar hadde merka seg KS si oppmoding til kommunane om å utarbeide eigarmelding og å vere kritisk til å bruk av ordførar i selskapsstyre. Leiar sette fram følgjande tilleggsforslag: Kommunestyret vil be rådmannen utarbeide ei eigarmelding med eigarskapsstrategi for kva planar kommunen har for sitt kommunale eigarskap i ulike selskap frå neste kommunestyreperiode. Utvalet slutta seg til innstillinga med leiar sitt tillegg. Samrøystes innstilling i kontrollutvalet 22.02.11: Tysvær kommunestyre tar kommunerevisjonen sin eigarskapskontroll av Haugaland Kraft AS til orientering. Kommunestyret vil be rådmannen utarbeide ei eigarmelding med eigarskapsstrategi for kva planar kommunen har for sitt kommunale eigarskap i ulike selskap frå neste kommunestyreperiode. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 4

SAK 9/11 REGLEMENT FOR TYSVÆR KONTROLLUTVAL Saka blei trekt då sekretariatet vil laga likelydande reglement for alle samarbeidskommunane seinare i vår. Reglementa til Stord og Trondheim kommune blei delt ut. Trondheim endra sitt i november 2010 og har no også reglar for korleis handtere opne høringar. Ny sak vert fremma til neste møte i mai. EVENTUELT Offentlege oppdragsgjevarar og utanlandske arbeidstakarar Leiar viste til oppslag i Haugesunds Avis om manglande offentleg kontroll av dei firma som blir tildelt oppdrag om kva løns- og arbeidsvilkår dei tilsette har. Han ønskte å få undersøkt om kommunen sjekkar sine entreprenørar ved anbodstildeling. Utvalet støtta framlegget. Sekretariatet vil be revisor sjekka opp til neste møte i mai. Rammetimetalet Leiar viste til saksframlegg i sak 12/11 til oppvekst- og kulturutvalet sitt møte 24.02.11 om rammetimetalet. Rådmannen skriv der at kommunen ikkje har auka timetalet sjølv om det er gjeve auka statstilskot. Leiar var skeptisk til sparing av 2.5 mill.kr. Utvalet meinte dette var ein politisk avgjersle som utvalet ikkje kunne ta tak i. Kontrollutvalsboka Sekretær bad om at rettleiinga blei levert tilbake til sekretariatet når medlemmene avslutta sin periode som medlem av kontrollutvalet. Sekretær vil minne om innlevering til hausten. Neste møte Neste møte vert når revisjon av årsrekneskap 2010 er ferdig og revisor har levert revisjonsmelding. Neste møte vert avtalt med leiar, men aktuell dato er tysdag 24. mai. I følgje økonomisjefen vert det lagt opp til handsaming av rekneskapen i formannskapet 7. juni og kommunestyret torsdag16. juni. Aksdal, 22. februar 2011 Jakob Alstveit Kontrollutvalsleiar Toril Hallsjø Utvalssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 5