Referat fra koordinatormøte i SIO den 27.02 2015 ved Orkdal rådhus Til stede: Bjørn Carsten Buan (SIO), Solveig Løkken (Rennebu), Ann-Lisbeth Tøndel (Meldal), Inger Lise Waade (Hemne), Line Kirksæter (Skaun), Milly Bente Nørsett (Hemne), Liv Agot Hagensen (kreftkoordinator), Ann Merethe Ostmark (Hitra), Torny Sørlie (Frøya). Fra kl. 11.30 og ei lita stund utover: Kristin Vangen, nytilsatt i Orkdal kommune som kommunalsjef fra 01.01.2015. Hører til i rådmannens stab og har SIO som ett av sine ansvarsområde. Skal arbeide for å få en del strukturer på plass. Utsendt sakliste: 1) Godkjenning av innkalling og agenda (Beslutning (B)) 2) Presentasjon av medlemmer (Orientering (O)) 3) Valg av referent (B) 3) Godkjenning av referat fra siste møte (B) 4) Nettverksmøtets mandat og arbeidsform (Diskusjon (D)) 5) Foreløpig oppsummering fra planlagt tilsyn ved legevakten ved SiO (O) 6) Hendelser og avvik (O) 7) Rapportering 2014 (D) 8) Oppgaver 2015 (D) 9) Orientering om FSU ved Liv Ågot Hågensen 10) Bruk av samhandlingsmidler ( FOU og kompetanseutvikling i praksisfeltet) v/torny D Sørlie 11) Revidert møteplan 2015 Eventuelt (meldes inn ved oppstart av møtet) Sakene ble behandlet i en litt annen rekkefølge enn utsendt sakliste. Sakene står i den rekkefølgen de ble behandlet. Sak 1: Godkjenning av innkalling og agenda. Sakliste og agenda godkjent uten merknader. Sak 3(a): Valg av referent Enhetsleder SIO hadde følgende forslag: Referent blir valgt etter stigende kommunenummer fra nå av. Først ut Surnadal med kommunenummmer 1566. Kommunene etter kommunenummer til orientering: Kommunenummer Kommune Kommunenummer Kommune 1566 Surnadal 1620 Frøya 1567 Rindal 1622 Agdenes 1571 Halsa 1635 Rennebu 1612 Hemne 1636 Meldal 1613 Snillfjord 1638 Orkdal 1617 Hitra 1657 Skaun 1
Sak 2: Presentasjon av medlemmene Alle fremmøtte orienterte litt om seg selv, kommunetilhørighet og stilling/funksjon i egen kommune. Ny enhetsleder i SIO Bjørn Buan ble ønsket velkommen! Sak 3(b): Godkjenning av referat fra siste møte Referatet godkjent uten merknader. Sak 5: Foreløpig oppsummering fra planlagt tilsyn ved legevakten ved SIO v/enhetsleder SIO Tilsynet var planlagt og varslet før jul og ble gjennomført tirsdag og onsdag denne uken. (24.- 25.februar 2015). Kort oppsummering av tilsynet: - Aktuell dokumentasjon ble innsendt før gjennomføring av tilsynet - Pasientjournaler og avviksmeldinger ble gjennomgått - Det ble gjennomført intervju med ulike funksjoner/stillinger ved legevakta - Ann- Lisbeth Tøndel (Meldal) ble spurt om å møte i forbindelse med tilsynet. Spørsmålene fra fylkeslegen hadde fokus på vertskommunesamarbeidet, ledelse, kvalitetsutvalget, vertskommunenemnda. Enhetsleder SIO oppsummerte inntrykket etter tilsynet slik: - Faglig forsvarlige og gode tjenester - Internkontrollen kan bli mye bedre ikke tilfredsstillende kvalitetssystem og avvikshåntering - Uklarhet knyttet til styring og ledelse - Uklare stillingsbeskrivelser Rapporten fra tilsynet blir sendt til postmottak i den enkelte kommune. Diskusjon etterpå: - Utfordrende å ha oversikt over ledelse og ansvarsforhold. - Samarbeidsavtalene er viktige når det gjelder ansvarsforhold Sak 6 Hendelser og avvik Enhetsleder SIO orienterte: Det er fortsatt utfordringer med bemanningen på sengeposten. Sykefraværet er ikke dramatisk. Få ansatte og fravær får fort betydning. Verneombudet har tatt opp saka med vertskommunen Orkdal. Vertskommunen har ikke tatt tak i saka ennå. Saka er sendt til Arbeidstilsynet. Arbeidstilsynet har varslet tilsyn. Ny avdelingsleder er tilsatt ved SIO sengepost: Kjersti Brostrøm heter hun. Evaluering av drifta av sengeposten Enhetsleder SIO ser det naturlig at kommunekoordinatorene diskuterer saka. Ann Lisbeth (Meldal kommune) - poengterte at det er viktig at evalueringa skjer snart. Må være gjennomført i løpet av året. Kriterier ved innleggelse er også etterlyst evaluert. De andre kommunene sluttet seg til dette Gjennomgang av hendelser og avvik blir et fast punkt på agendaen. Evaluering av drifta ved sengeposten, inkludert vedtatte kriterier, må prioriteres fremover. 2
Sak 7 Rapportering 2014 Flere var overraska da regnskapen i 2014 ble utsendt til kommunene. Uventa stort overforbruk på sengeposten. Årsberetningen for 2014 er etterlyst. Årsberetning for 2014 m/regnskapsrapport blir sendt med ut med referatet. Samarbeidskommunene ønsker å få tilsendt en kvartalsvis rapport med detaljert budsjett og regnskap. Det må gå frem planlagt aktivitet og forbruk av rapporten. Viktig med et pedagogisk fremstilt budsjett og regnskap der planlagt aktivitet fremgår. Sak 4 Nettverksmøtets mandat og arbeidsform Enhetsleder SIO refererte dagens mandat: Jfr. vertskommuneavtalen punkt 6.2 Faglig nettverk Hver samarbeidskommune ber rådmannen utpeke en representant (kommunekoordinator) fra helseledernivå eller med særskilt helsefaglig kompetanse som skal være faglig bindeledd mellom Samhandlingsenheten og egen kommune. Kommunekoordinatorene danner et faglig regionalt nettverk som gjennom kvartalsvisemøter gir daglig leder av Samhandlingsenheten faglig støtte og innspill. Enhetsleder ba om tilbakemelding på hvordan samarbeidet er opplevd fram til nå? De av kommunekoordinatorene som har vært med fra oppstarten av prosjektet fortalte litt om hvordan de har opplevd prosessen fram til nå. Stikkord fra diskusjonen: Stor entusiasme i starten av prosjektet. Etter innledende prosjektperiode etterlyser man fokus på utviklingsarbeid Bør være et større fokus på nettverkssamarbeid Ønskelig med fellesmøte mellom kommunekoordinatorene og rådmannskollegiet. Milly Bente (Halsa) viste til modell fra prosjektledersamling i Halsa gjennomført i slutten av prosjektperioden (6. og 7. juni 2012) som på en god måte beskriver det som blir etterspurt, se vedlegg til referatet. Torny (Frøya) mener vi bør ha større fokus på utvikling, erfaringsutveksling og kompetanseutveksling. Alle enige i dette. Ønskelig med en utdyping av mandatet til gruppa. Dialogen/saksgangen mellom kommunekoordinatorgruppa, rådmannskollegiet og vertskommunenemnda ble diskutert. Dette er tatt opp tidligere og det er utarbeidet et forslag til ny modell. Referat fra møte i rådmannskollegiet den 23.05.2014 og forslag til ny struktur er lagt ved referatet. Hvem skal følge opp dette videre? I tråd med vertskommuneavtalen skal koordinatorene møtes 4 ganger i året. Det ble diskutert om det bør være møter oftere enn dette. Dette vil vi komme tilbake til. Diskusjon må ses på som innspill til en forestående evaluering. Arbeidsformen må endres slik at det som blir tatt opp, blir fulgt opp og gitt tilbakemelding på. Behov for erfaringsseminar mellom rådmenn, kommunekoordinatorene og politisk nemnd. Kommunekoordinatorene ønsker å legge frem/drøfte erfaringer med modellen/ samarbeidet så langt. 3
Sak 8 Oppgaver 2015 Revidering av handlingsplan 2015. (Det ble stilt spørsmål ved om det foreligger en handlingsplan for 2015?) Kommunekoordinatorene drøftet saken. Alle var samstemte i at plan for og gjennomføring av evaluering av SIO sengepost må prioriteres. Det ble en diskusjon rundt formen og innholdet i evalueringen. Utgangspunktet må være hva som er til det beste for brukerne/innbyggerne. Evalueringen må gi verdifull info til rådmenn og politikerne Kvalitativ og/eller kvantitativ evaluering? Strukturelt se punkt 4 i referatet Hva er kost, nytteeffekten? Bruk av tilgjengelig statistikk Fokus på kvalitetskrav. Utarbeide plan for og gjennomføre evaluering av SIO sengepost så tidlig som mulig i 2015. Sak 9 Orientering om SFU ved Liv Ågot Hågensen Kreftkoordinator SIO Liv Ågot Hågensen orienterte om arbeidet med rutiner for samhandling om inn og utskriving av pasienter. Se eget referat utsendt fra Liv Ågot med e-post den 25.02.2015 fra møte i FSU den 11.02.2015. Sak 10 bruk av samhandlingsmidler (FOU og kompetanseutvikling i praksisfeltet) v/torny Sørlie Torny Sørlie orienterte, se egen presentasjon lagt ved referatet. I dag Mye fokus på sykehuspraksis og mindre kjennskap til kommunenes helse- og omsorgstjenester. Praksisfeltet med sine ulike fagområder bør komme enda sterkere fram. Torny Sørlie ber om tilbakemelding fra kommunene på to område; Oppgave 1. Konkret bestilling på: Høgskoleutdanning.( både grunn og videreutd.) - Hvilke fagområder er det behov for? Antall studieplasser Hvordan ønsker vi at studiet operasjonaliseres? ( desentr. - deltid nettbasert osv) (Svarfrist 20.03.15) Oppgave 2. Tema for søknader om samarbeidsmidler som er valgt: Rekrutteringsutfordringer - (SIO- Fosen - Værnes - Tr.heimsregionen.) 4
Hvilke tema innen rekruttering/rekrutteringsutfordringer ønsker vi å søke samarbeidsmidler på? (beskriv 1-2 tema innen rekrutteringsutfordringer som dere synes er viktige. Kommunene skal her samarbeide med høgskole og forskning. (Svarfrist før påske) Sak 11 Revidert møteplana 2015 Møteplana står. Kan komme til noen møter etter hvert. Neste møte er satt til den fredag 29. mai 2015. Oppsummering fra møtet Kommunekoordinatorene ga tilbakemelding på at møtet var greit gjennomført. Positivt å få oppsummere tidligere erfaringer og forventninger. Har etterlyst evaluering tidligere, tror at det vil skje noe nå. 5