Endelig rapport etter undersøkelse av Harstad kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Harstad kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 9479 Harstad Tidsrom for undersøkelsen: 17. -18. september 2014 Kontaktperson i kommunen: Jann-Roar Bjørnsøn Wikeland Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom: - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger. Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke.
Følgende merknad ble gitt ved dette tilsynet: 2 Kommunen bør skrive protokoller fra oppmålingsforretninger mer utfyllende, herunder på en mer presis måte anføre hvilke dokumenter som danner grunnlag for forretningen. Utarbeidet dato: 29. september 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad revisor under tilsynet i Harstad kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Harstad kommune i perioden 17. 18. september 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014.
Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd.
Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. 5 Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41 andre ledd og 42. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 3 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering Dokumentasjon av målingene og beregningene har mangler i forhold til standarden, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Her kreves det at beregningene skal være vurdert og kommentert fra landmålers side. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet.
5. Merknader 6 Det ble gitt en merknad ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen bør skrive protokoller fra oppmålingsforretninger mer utfyllende, herunder på en mer presis måte anføre hvilke dokumenter som danner grunnlag for forretningen. Kommentarer: Matrikkelforskriftene 38 har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. 6. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Forberedelser ble gjennomført pr telefon og e-postutveksling. Ved intervjuer den 17. september 2014 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 18. september 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen 4. Standard for stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonsplan Harstad kommune 6. Delegeringsreglement for Harstad kommune 7. Rutine for grensejusteringer 8. Rutine fradelingssaker - opprettelse av matrikkelenhet 9. Rutine for framsatt krav/ føring av jordskiftesaker 10. Rutine for retting i matrikkelen 11. Avtale med Statens vegvesen om å utføre oppmålingsforretninger 12. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker og 2 saker som går ut på oppretting av ny eiendom. 13. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
8 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Harstad kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Hugo Thode Hansen Rådmann X X X Jan-Inge Lakså Enhetsleder X X X Jann-Roar B. Wikeland Landmåler og fører matrikkelenhet X X X Roger Berge Landmåler og fører matrikkelenhet X X X Tommy Jenssen Behandler seksjonering, landmåler og fører X X X matrikkelenhet Mariann Wangen Fører bygningsinformasjon og adresser i matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.