REFERAT Referat fra møte i Styringsgruppen 10.04.2014 Tid: Torsdag 10.03.2014 kl. 10.00 12.00 Sted: Asker rådhus Til stede: Per-Anders Owren for Lene Conradi, Asker, Lisbeth Hammer Krogh, Bærum, Tore Oppdal Hansen, Drammen, Helene Justad, Lier, Terje Bråthen, Modum Rune Kjølstad, Røyken, Jonn Gunnar Lislelid, Svelvik, Karl Einar Haslestad, Sande, Per Anton Rakkestad for Ann Sire Fjerdingstad, Øvre Eiker, Morten Eriksrød, Buskerud fylkeskommune. Lars Bjerke, Asker,.. for Erik Kjeldstadli, Bærum, Kirsti Aas Olsen for Osmund Kaldheim, Drammen, Hans-Petter Christensen, Lier, Arvid for Gro Herheim, Svelvik, Lidia I. Myhre for Morten Lauvbu, Øvre Eiker, Per Kierulf for Tron Bamrud, Akershus fylkeskommune Vestregionens sekretariat: Kari Engen Sørensen, Lena Hansson og Ragnar Husum. Forfall: Olav Per R. Berger, Hole, Monica Vee Bratlie, Hurum, Hilde Brørby Fivelstad, Jevnaker, Skinnes, Krødsherad, Bent Inge Bye, Nedre Eiker, Kjell B. Hansen, Ringerike, Kari Kolbæk Ask, Sigdal, Annette Solli, Akershus fylkeskomune Gudmund Notøy, Hurum, May Britt Nordli, Jevnaker, Anita Larsen, Krødsherad, Bengt Nystrøm, Nedre Eiker, Tore Isaksen, Ringerike, Georg Smedhus, Røyken, Olav Grande, Sande, Sigurd Fjøse, Buskerud fylkeskommune Møteledelse: Terje Bråthen, Styringsgruppens nestleder Nina Solberg, daglig leder (referent) Godkjenning av innkalling og saksliste: Godkjent Saker til behandling: Sak 08/2014 Referat fra møte i Styringsgruppen 06.02.2014 Vedlegg 1 Til behandling foreligger referat fra møte 06.02.2014 Framlagt referat godkjennes. Sak 09/2014 Referat fra møte i Rådmannsgruppen 20.03.2013 Vedlegg 2 Til behandling foreligger referat fra møte 06.02.2014 Framlagt referat tas til orientering. Sak 10/2014 Orientering om Buskerudbyen arbeid Ordførere Tore Oppdal Hansen orienter om Buskerudbyens pågående arbeid jf sak 02/2014, Styringsgruppemøte 06.02.2014 og sak 06B/2014, Rådmannsgruppens møte 23.01.2014. VESTREGIONEN 16 KOMMUNER VEST FOR OSLO Kunnskapssenteret Asker, Drammensveien 915, 1383 Asker, Tel +47 906 13 953, post@vestregionen.no WWW:VESTREGIONEN.NO Side 1 av 5
Framlagt redegjørelse ble tatt til orientering. Sak 11/2014 Status samarbeid Electric Mobility Norway Til behandlingen forelå notat som beskriver status i samarbeidet mellom Vestregionen og næringsklyngen Electric Mobility Norway. Formålet med samarbeidet er å utvikle Vestregionen til å bli en foregangsregion når det gjelder klima- og brukervennlige transportløsninger; såkalte smarte løsninger. Partene vil i fellesskap identifisere forskningsbehov, pilotprosjekter og finansieringsmuligheter. Alle kommuner i Vestregionen inviteres til å ta en aktiv rolle i utviklingssamarbeidet. Vedlagt følger saksnotat og forslag til samarbeidsavtale. Framlagt forslag til avtale godkjennes. Sak 12/2014 Strategisk plattform for Vestregionsamarbeidet Formålet med den strategiske plattformen er å tydeliggjøre Vestregionens samarbeidsgrunnlag, innsatsområder og konkrete aktiviteter som Vestregionen vil prioritere i de kommende år. Strategisk plattform vil gi føringer for konkretiseringen av de valgte innsatsområder og fokusområder gjennom årlige budsjett, årshjul og handlingsprogram. Plattformen tar utgangspunkt i gjeldende handlingsplan for Vestregionen (2012 2013), og fokuserer i tillegg på dagens og morgendagens utfordringer, føringer fra statlige myndigheter og kommunenes handlingsrom. Utarbeidelsen av plattformen er basert på presentasjoner og diskusjoner i rådmennenes ledersamlinger i 2012 og 2013, samt møter med representanter fra medlemskommunene og eksterne interessenter. Innspill og prosess er diskutert i Rådmannsgruppen og Styringsgruppen i 2012 og 2013. Leder av rådmannsgruppen, Lars Bjerke, redegjorde for forslag til samarbeidsplattform og utfordringsnotat som ble foreslått sendt ut til behandling i kommunene umiddelbart etter styringsgruppens møte 12.3.2014. Høringsfrist foreslås satt til den 15.6.2014, slik at behandling kan finne sted i Rådmannsgruppens møte 21.8.2014 og i Styringsgruppens møte 4.9.2014. Forslag til strategisk plattform og utfordringsnotat sendes til behandling i den enkelte av Vestregionens deltakerkommuner. I høringsbrevet skal det framgå at styringsgruppen foreslår at kommunen slutter seg til den strategiske plattformen og tar utfordringsdokumentet til orientering. Høringsfrist settes til den 30.6.2014. Sak 13/2014 Forskrift vedr. justering av Markagrensen henvendelse til departementet. Miljøverndepartementet inviterte i mars 2012 til høring vedr utkast til forskrift for grensejusteringer av Marka. Lier kommune var en av flere som sendte inn høringssvar innen fastsatt frist 28.6. 2012. Lier etterlyser informasjon om framdriften i saken, og Styringsgruppen vedtok i møte 06.02.2014, sak 06E/2014, å behandle forslag til brev der Vestregionen etterspør framdrift og påpeker at den lange saksbehandlingstiden skaper problemer i kommunene. Side 2 av 5
Daglig leder har kontaktet Klima- og miljødepartementet den 14.3.2014. Hun har fått opplyst at saken fortsatt er under behandling, og at det ikke er mulig å opplyse om planlagt framdrift i saken. Forslag til henvendelse til departementet var distribuert i forkant av møtet. Styringsgruppen slutter seg til framlagt forslag til henvendelse til departementet vedr. framdrift i sak om forskrift for grensejustering i marka. Sak 14/2014 Årsberetning, regnskap og revisjon 2013 Til behandling forelå forslag til årsberetning for 2013 samt regnskap for 2013. Revisors foreløpige beretning ble omdelt i møtet. Årsberetningen inneholder en presentasjon av Vestregionens formål og organisering, samt en oversikt over gjennomførte hovedaktiviteter i 2013; areal og transport, helse og regional utvikling samt Kunst rett vest og Ungdomssymfonikerne. Regnskapet viser at Vestregionen hadde en samlet omsetning på kr 8 697 002 095 i 2013, og et negativt årsresultat på kr 2 021958. Vestregionen har pr 31.12.2013 en egenkapital på kr 582 779. Hovedinntektskildene er kontingent fra deltakende medlemskommuner, ekstrakontingent for deltakelse i Kommunehelsesamarbeidet, og tilskuddsmidler fra ulike offentlige etater. Regnskapsførte kontingentinntekter er litt høyere enn budsjettert. Dette skyldes at budsjettet er basert på folketall i kommunene for 2012, mens fakturert beløp har tatt utgangspunkt i oppdaterte folketall pr januar 2013. De eksterne tilskuddene er kr 1 289 635 høyere enn budsjettert. Vi valgte å budsjettere med en lavere sum enn innsendt søknadsbeløp til hhv Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Øvrige eksterne tilskudd er i tråd med budsjett. Det er redegjort for bidragene til det enkelte prosjekt/aktivitet i årsrapporten. Overskuddet hos Vestregionens Ungdomssymfonikere på kr 137 118 skyldes at to instrumenter anskaffet i 2013, først blir kostnadsført i 2014. Underskuddet skyldes dels at det ikke ble sendt inn søknad om merverdiavgift for årets 3 første perioder. For disse periodene er merverdiavgiften ført som en kostnad, og beløper seg til kr 310 917. Underskuddet skyldes også pensjonsutgifter som innebærer en merutgift for Vestregionen på kr 512 249. Myndighetenes krav til tilrettelegging for medarbeidere med nedsatt arbeidsevne har påført Vestregionen en ekstrakostnad på kr 600 000. Flytting til nye lokaler, implementering av administrative IT-systemer og videreutvikling av våre nettsider har påført virksomheten en merutgift på kr 270 000. Kostnader knyttet til evaluering av Kunst rett vest i 2013 på kr 75 000 er belastet Vestregionen i 2013, men skulle vært kostnadsført i 2012. Side 3 av 5
Styringsgruppens vedtak om å bevilge kr 50 000 til avisbilag utgitt av Akershus fylkeskommune var ikke budsjettert. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen besluttet å behandle revidert forslag til budsjett for 2014 med sikte på å bygge opp egenkapitalen fra og med inneværende år, i gruppens neste møte den 22.5.2014. Styringsgruppen fremmer følgende forslag til behandling i Vestregionens generalforsamling 05.06.2014: 1. Generalforsamlingens sak 1A (Årsberetning 2013): Årsberetning for Vestregionen for 2012 tas til orientering. 2. Generalforsamlingens sak 1B (Regnskap 2013): Revidert årsregnskap for Vestregionen for 2013 godkjennes. Forslag til revidert budsjett for 2014 behandles i styringsgruppens møte i juni 2014.. Sak 15/2013 Valg av revisor for 2014 Vestregionens vedtekter fastslår at revisjon av årsregnskap og økonomiforvaltning utføres av revisjonsenhet valgt av styringsgruppen, jf 6.4. Revisjonen utføres i dag av Buskerud kommunerevisjon IKS. Rådmannsgruppen vedtok 21.3.2013, sak 14/2013, å innhente anbud for flere revisjonsselskap. Administrasjonen har utsatt utformingen av anbudsinvitasjon i påvente av avklaring mht avtale med Bærum kommune om administrativ bistand, og fortsatte uklarheter vedr. registrering i Enhetsregisteret. Rådmannsgruppen foreslår at Buskerud kommunerevisjon forespørres om å videreføre revisjonen av Vestregionen for 2014 og 2015, og at selskapet innstilles som Vestregionens revisor overfor generalforsamlingen. Administrasjonen pålegges å iverksette anbudsaktiviteter med sikte på å vurdere flere tilbydere som mulige revisorer fra 2016. Styringsgruppen innstiller overfor generalforsamlingen at Buskerud kommunerevisjons oppdrag som Vestregionens revisor prolongeres fram til utgangen av 2015. Sak 16/2014 Generalforsamling 2014 forslag til program Årets generalforsamling skal avvikles på Sem Gjestegård i Asker torsdag den 05.06.14 fra klokka 15.00 til klokka 18.00. Møtet foreslås gjennomført som følger: 1) Faglig tema: Politisk ledelse i Helsedepartementet inviteres til å redegjøre for regjeringens innsats på folkehelsefeltet 2) Omvisning 3) Generalforsamling Godkjenning av årsrapport og årsregnskap Valg av revisor Handlingsplan 2014 Side 4 av 5
Styringsgruppen slutter seg til framlagt forslag til opplegg for Vestregionens generalforsamling og faglig tema. Sak 17/2014 Prosjekter innen prioriterte satsingsområder A Kommunehelsesamarbeidet B C D E Areal og transport Regional utvikling Kunst rett vest Ungdomssymfonikerne Sak 18/2014 Øvrige orienteringer, meldinger og informasjon A Fra medlemskommunene + Afk/Bfk - Plansamarbeidet Oslo og Akershus Plansekretariatet ønsker å informere Styringsgruppen om Innholdet i planforslaget i i møte 12.6.2014. Plansamarbeidets politiske styringsgruppe vil behandle forslaget den 05.6.2014, og forslaget vil bli sendt på høring den 15.6.2014 med høringsfrist 1.12.2014. Forslag til vedtak: Plansekretariatet inviteres til Styringsgruppens møte den 12.6.2014 Sak 19/2014 Eventuelt Ingen saker meldt. Side 5 av 5