TYSVÆR KOMMUNE KONTROLLUTVAL ET ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALET TYSVÆR KOMMUNE
INNLEIING Kontrollutvalet si årsmelding er ei tilbakemelding til kommunestyret om utvalet si verksemd og kva saker og oppgåver som er tatt opp drøfta og handsama i 2015. I følgje kommunelova 77 pkt. 6 skal kontrollutvalet rapportere resultata av sitt arbeid til kommunestyret. 1. OM KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet er eit lovpålagt organ som skal på vegne av kommunestyret syte for tilsynet med forvaltninga av kommunen (rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon) og selskap som kommunen eig (selskapskontroll). Utvalet skal også sjå til at revisjonen fungerer på ein trygg måte. Ordninga er heimla i kommunelova og forskrift om kontrollutval. Kontrollutvalet er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret og rapporterer og innstiller til dette. Kontrollutvalet har eige reglement, vedtatt av kommunestyret i 2012 og revidert i 2014. 2. MEDLEMMENE I UTVALET Det er kommunestyret sjølv som vel medlemmene. Kontrollutvalet skal ha minst tre medlem, og etter 77 nr 1 i kommunelova skal minst eit av utvalet sine medlemmer veljast blant representantane i kommunestyret. Tilsette i kommunen er utelukka frå val til kontrollutvalet. For perioden 2011-2015 har Tysvær kontrollutval hatt følgjande medlemmer: Faste medlemmer Varamedlemmer: Leiar Jakob Alstveit (Sp) 1. Hanna Marit Molland (A) Nestleiar Laila M. Ramstad Nemeth (A) 2. Trond Fludal (H) Medlem Randi I. Rettedal (Frp) 3. Ole Andreas Stakkestad (Sp) Medlem Tormod Førland (H) 4. Torbjørn Berge (H) Medlem Gunnar Egge (V) Tormod Førland har vore utvalet sin kommunestyrerepresentant. For valperioden 2015-2019 har Tysvær kontrollutval vald følgjande medlemmer: Faste medlemmer Varamedlemmer: Leiar Øystein Susort (KrF) 1. Marit Hølland Gjedrem (Sp) Nestleiar Arne Gjerde (H) 2. Sigdrid Skeiseid (Frp) Medlem Linda Ånderå Bokn (V) 3. Katrine Bakkevig (H) Medlem Åse Paulsen (Ap) 4. Harry Vessel Eike (A) Medlem Karsten A. Larsen (Frp) 5.Asbjørn Espeset (KrF) Øystein Susort er no utvalet sin kommunestyrerepresentant. Utvalet hadde sitt fyrste møte 1. desember 2015. ÅRSMELDING 2015 2
Både leiar og nestleiar i kontrollutvalet har møterett i kommunestyret og talerett når utvalet sine saker blir handsama. Ordføraren har møte- og talerett i utvalet. Han har ikkje møtt i utvalet i 2015. Rådmannen har ikkje møterett, men kan bli invitert/kalla inn av utvalet. Han har i 2015 ikkje møtt sjølv, men økonomisjefen har møtt tre gonger og personalsjef ein gong. Møta vert gjort kjent på kommunen sine nettsider og sekretariatet sine heimesider. På desse stadene vert også sakspapira og protokollar lagt ut. 3. AKTIVITETEN I KONTROLLUTVALET I 2015 Kontrollutvalet har i 2015 hatt 4 (4) møte fordelt på to om våren og to på hausten. Kontrollutvalet sine møte er opne for publikum og presse med unnatak av når det er heimel i lov å lukke. Utvalet held sine møte i rådhuset. Utvalet har i 2015 hatt 25 (24) saker til handsaming der 7 (5) av sakene er vidaresendt til handsaming i kommunestyret. 43 (38) saker er blitt lagd fram til orientering. Samla oversyn over saker og orienteringssaker følgjer som vedlegg til årsmeldinga. På kontrollutvalskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund i februar deltok ingen frå Tysvær. Det var heller ikkje nokon på konferansen til Forum for kontroll og tilsyn i juni. På felles opplæringskveld i november for nye medlemmer deltok ordførar, to medlemmer (Gjerde og Larsen) og to varamedlemmer. På dagskonferansen for kontrollutval i Rogaland i Sandnes i desember deltok utvalsleiar Øystein Susort og Åse Paulsen. 4. KONTROLLUTVALET SINE HOVUDOPPGÅVER Kontrollutvalet har oppgåver knytte til internt tilsyn og kontroll gjennom rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 4.1 REKNESKAPSREVISJON Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen sin årsrekneskap og rekneskap til kommunale føretak vert revidert på ein trygg måte. Kontrollutvalet skal også halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at det går føre seg i samsvar med lov og føresegner, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalet sine instruksar. Kontrollutvalet hadde i møtet 19.05.15 kommunen sin årsrekneskap for 2014 til handsaming. Totalt sett blei rekneskapen for 2014 gjort opp med eit rekneskapsmessig mindreforbruk/overskot på kr 5,15 mill. Revisor og utvalet hadde i år ikkje merknader til rekneskapen, så det blei ikkje sett nokon frist for tilbakemelding. 4.2 FORVALTNINGSREVISJON I følgje kommunelova skal kontrollutvalet sjå til at det årleg vert gjennomført forvaltningsrevisjon av den kommunale verksemda. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret ÅRSMELDING 2015 3
skal vedta planen. Tysvær kommune sin plan for 2012-2016 blei vedteken av kommunestyret i møte 18..12..12, sak 91/12. Utvalet bestilte forvaltningsrevisjon om temaet «Internkontroll» i februar etter at KPMG la fram framlegg til prosjektmandat i det same møtet. Ramma vart sett til 200 timar for prosjektet. Rapport blei lagd fram i septembermøtet. Ut i frå føremål og fastesette problemstillingar, meinte revisjonen at manglane kunne grupperast i to: Systemet for kvalitetsstyring er ikkje tilstrekkeleg integrert i styringssystemet, Prosjektorganiseringa for nytt kvalitstssystem framstår uklar. Det blei så frå revisor peika på en del tilrådingar, som ikkje takast med her. Kommunestyret vil få rapporten til handsaming på nyåret, då det var ønskeleg at saka ikkje blei lagd fram i budsjettmøtet i desember: Utvalet har tilrådd at rådmannen gjer tilbakemelding om oppfølging av rapporten innan 12 månader frå kommunestyrehandsaminga. I kommunestyrevedtak om rapport om budsjett og økonomistyring, frå hausten 2014 blei det også bede om tilbakemelding. Rådmannen ga sin tilbakemelding til kontrollutvalet i september om kva tiltak som var sett i verk. Han skreiv mellom anna: Rådmannen gav, slik rådmannen oppfattar det, ei positivt bilete av arbeidet med økonomistyring i Tysvær kommune, og summerer opp at «kommunen sine rutinar i stor grad fangar opp dei viktigaste og mest sentrale lovkrava som gjeld økonomi- og budsjettstyring». Saka blei oversendt kommunestyret til orientering. Utvalet har bestilt ny Overordna analyse som vil danne grunnlag for ny Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2019 og ny Plan for selskapskontroll 2015-2019. 4.3 SELSKAPSKONTROLL I følgje kommunelova er kontrollutvalet pålagt og sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. Kontrollutvalet skal også her utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen for 2012-2016 og retningslinjene for slik kontroll blei vedtatt av kommunestyret i møte 18.11.12, sak 90/12. Kontrollutvalet vedtok i 2014 å delta i selskapskontroll av Haugaland Kraft AS og Haugaland Næringspark AS i lag med dei andre eigarkommunane. Det er revisjonsfirmaet Deloitte As som gjennomførte prosjektet, og rapport var klar i mars 2015. Deloitte hadde då sett etter om selskapa hadde etablert system og rutinar for å sikre at selskapa vert drive i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Det blei avdekka nokre få forbetringspunktar, og det blei sett ein frist på 12 månader for tilbakemelding om oppfølging av tilrådingane. ÅRSMELDING 2015 4
4.4 TILSYN MED REVISOR Tilsyn med revisjonen blir gjennomført ved gjennomgang av revisjonens planer og rapporter. Utvalet innhentar kvart år uavhengighetserklæring frå ansvarleg revisor. Revisor har møte- og talerett i utvalet sine møte. Det er presentert revisjonsplan og lagt fram mandat og rapport frå forvaltningsrevisjonsarbeidet. KPMG AS har sidan 01.07.12 vore kommunen sitt revisjonsselskap. Oppdragsansvarleg rekneskapsrevisor er Roald Stakland, med kontor i Haugesund. Han har møtt tre gonger. Forvaltningsrevisorane har kontor i Bergen har møtt ein gong i løpet av 2015. Kontrollutvalet har i 2015 gjennomført ny anbodskonkurranse om revisjonstenestene for perioden 2016-2020. Anbodsgrunnlaget blei lagd fram utvalet i april og anbodsfrist blei sett til 11.08.15. Det blei levert inn to anbod, frå Deloitte og KPMG. Sak om val av revisor ble lagd fram for utvalet i september. Kommunestyret valte å følgje kontrollutvalet si innstilling å velje KPMG AS som kommunen sin revisor i møte 15.12.15, sak 82/15 for dei neste fire år. Kommunen har opsjon til å forlengje avtalen med 2 år. Det vert med dette inga skifte av revisor for kommunen. 4.5 TILSYN MED FORVALTNINGA Tilsyn med forvaltninga har vore gjennomført ved at rådmannen har orientert utvalet om aktuelle saker, mellom anna budsjettframlegg og økonomiplan. Utvalet har og blitt orientert om statlege tilsyn, KOSTRA-tall, Kommunebarometeret, mv. 5 BUDSJETT/REKNESKAP FOR TILSYN OG KONTROLL ANSVARSOMRÅDE 10010 REVISJON OG KONTROLLUTVAL REGNSKAP 2015 BUDSJETT 2015 REGNSKAP 2014 Godtgjersle, kurs, m.m 28 352 70 000 35.128 Revisjonstenester (avt m/priv.) 355 683 426 000 342.044 Sekretariatstenester ((IKS) 177 000 177 000 164 000 Sum utgifter 561.035 673 000 541.172 Kontrollutvalet handsama hausten 2015 framlegg til budsjett for internt tilsyn og kontroll for 2016. Framlegg til budsjett var på kr 677.000 eks mva. Framlegget vart sendt over til kommunestyret for handsaming. 6. SEKRETARIATET FOR KONTROLLUTVALET Kommunane er pålagt å ha eit kontrollutvalssekretariat som er uavhengig, dvs. ikkje knytte opp mot rådmann eller revisjon. Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS kom i drift frå 2005 og har vore i verksemd i 10 år. Selskapet er eid av 10 kommunar og oppgåvene blir ivaretatt av to tilsette. Sekretariatet har, i tillegg til kontakt og samarbeid med utvala, administrasjon og politisk leiing, ÅRSMELDING 2015 5
samarbeid med fire revisjonsselskap, andre interkommunale selskap i regionen og sekretariata i Rogaland, Hordaland og Agder. Selskapet har i 2015 gjennomført brukarundersøking og markert 10 års jubileum på representantskapsmøtet i april. Det blei her framheva at sekretariatet har fått gjennomgåande positive tilbakemeldingar, men som forbetring kan dei bli betre kjent, som ledd i å styrke kommunane sitt kontroll og tilsynsansvar. Fast utvalssekretær har vore dagleg leiar Toril Hallsjø. Sekretariatet har eigne heimesider, www.kontrollutvalgene.no, kor mellom anna alle sakskart, protokollar og rapportar blir lagd ut fortløpande. Aasmund Austerheim har vore kommunen sin representant til representantskapet, kor han også har vore leiar. Per Molland har vore vald som varamedlem. Arne Gjerde er leiar i styret for IKSet fram til nytt val våren 2016. Begge møtte til representantskapsmøtet 27.04.15. For perioden 2015-2019 er Gunn Marit Lygre blitt vald som ny repesentantskapsmedlem og med Anders H. Nordgård som varamedlem. 7. OPPSUMMERING Aktiviteten i 2015 har vore som planlagt Det har vore lagt fram to rapportar, ein innan forvaltningsrevisjon og ein innan selskapskontroll. Utvalet har bestilt ny Overordna analyse. Denne analysen vil danne grunnlaget for ny Plan for forvaltningsrevisjon og ny Plan for selskapskontroll 2015-2019. Sekretariatet har det vore eit arbeidskrevjande år pga. anbod for ni kommunar og skifte av kontrollutval i haust. *** Aksdal, den 09.02.16 Kontrollutvalet i Tysvær Øystein Susort leiar (sign.) Arne Gjerde (sign.) Linda Ånderå Bokn (sign.) Åse Paulsen (sign.) Karsten A. Larsen (sign.) ÅRSMELDING 2015 6
OVERSYN OVER SAKER TYSVÆR KONTROLLUTVAL 2015 Saker til behandling: 1/15 Godkjenning av protokoll frå møte 11.11.14 2/15 Referat- og orienteringssaker 03.02.15 3/15 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon «Internkontroll» 4/15 Årsmelding for 2014 - kontrollutvalet VEDLEGG 5/15 Godkjenning av protokoll frå møte 03.02.15 6/15 Referat- og orienteringssaker 19.05.15 7/15 Sveio kommune uttale til årsrekneskapen for 2013 8/15 Rapport selskapskontroll Haugaland Kraft AS og Næringspark AS 9/15 Konkurransegrunnlag anbod på kjøp av revisjonstenester 2016-2020 10/15 Godkjenning av protokoll frå møte 19.05.15 11/15 Referat- og orienteringssaker 01.09.15 12/15 Revisor si eigenerklæring 2015 13/15 Budsjett 2016 - kontroll og tilsyn -kontrollutvalet si innstilling 14/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjon «Budsjett og økonomistyring» 15/15 Forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll» 16/15 Evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid i inneverande periode 2011-2015 17/15 Val av revisor for perioden 2016-2020 18/15 Kontrollutvalet sine oppgåver og ansvar 19/15 Godkjenning av protokoll frå møte 01.09.15 20/15 Referat- og orienteringssaker 01.12.15 21/15 Statusoversikt over utvalet sine prosjekt 22/15 Orientering om budsjettframlegg for 2016 og økonomiplan 2016-20 23/15 Revisjonsplan 2015 24/15 Utarbeiding av ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 bestilling av overordna analyse og planar 25/15 Møteplan for 2016 ÅRSMELDING 2015 7
Referat- og orienteringssaker 2015 til Tysvær kontrollutval 1. E-info 15/1 redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale 2. Om Deloittes rapport om evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariatene 3. Teneste 1100 Kontroll og revisjon regnskap 2014 4. Teneste 1100 Kontroll og revisjon - budsjett 2015 5. Om skatteinntektene 2014 generelt og på landsbasis 6. Årsrapport og skatterekneskap 2014 - skatteoppkrevjaren i Tysvær kommune 7. Sjukefraværsstatistikk 4. kvartal 2014 og totalt for 2014 8. Fylkesmannen i Rogaland Informasjon om statleg tilsyn med kommunane i 2015 9. Statusrapport pr. februar 2015 10. NKRF si kontrollutvalgskonferanse 2015-04.-05.02.15 ingen påmeldt 11. Statusrapport pr. mai 2015 12. Kommunestyrevedtak 24.03.15, sak 14/15 kontrollutvalet årsmelding 2014 13. Kontrollrapport 2014 skattekrevjarfunksjonen for Tysvær kommune 14. «Kom godt ut av tilsyn» - fra Haugesunds Avis 24.03.15- selskapskontroll-hgl Kraft AS 15. Kommunal Rapport 19.03.15 om rekneskapsresultata i landets kommunar 16. Kommunal Rapport 20.03.15 om regjeringa si oppgavemelding 17. Representantskapsmøte 27.04.15 Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS 18. Representantskapsmøte 18.05.15 Krisesenter Vest IKS 19. Representantskapsmøte 20.05.15 HIM IKS 20. Generalforsamling 01.06.15, kl. 15.00 i Haugesund Haugaland Kraft AS 21. Representantskapsmøte 11.06.15, kl. 14.00 på Fitjar Haugaland Vekst IKS 22. Statusrapport pr. august 2015 23. NKRF overtar sekretariatet for FKT 24. Bernt svarer: Kan offentlighetsloven brukes for å lukke møter? 25. Datatilsynet gebyr for avvik hos kommuner 26. KS Bedrift Offentlige innkjøp blir litt enklere fra 1. juli 27. Kommunaldept. prinsipputtalelse KUs rett til å være til stede og referere 28. Melding om pol. vedtak 29.10.15 - val av kontrollutval for perioden 2015-2019 29. Kommunestyrevedtak 08.09.15, sak 55/15 Selskapskontroll Haugaland Kraft AS og Haugaland Næringspark AS 30. Teiepliktserklæring for kontrollutvalet 31. Reglementet for Tysvær kontrollutval 32. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg for 2016 33. Evaluering av arbeidet i sist periode 2011-2015 34. Tilbakemelding - informasjonsmøtet for nye kontrollutval i Aksdal 12.11.15 35. Påmelding - FKT sin Haustkonferanse i Sandnes 10.12.15 36. Deltaking/påmelding - NKRF sin Kontrollutvalskonferanse Gardermoen 3. 4.02.16 37. Tilbod frå KPMG - kurs for nye kontrollutval 38. Retningslinjer for selskapskontroll i Tysvær kommune 39. Representantskapsmøte 11.12.15, kl. 09.00 Haugaland Vekst IKS 40. Hamnerådsmøte 19.11.15, kl. 17.00 - Karmsund Havnevesen IKS 41. Hamnerådsmøte 20.11.15, kl. 13.00 - Karmsund Havnevesen IKS 42. Representantskapsmøte 02.12.15, kl. 15.00 HIM IKS 43. Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i Tysvær kommune» - KPMG sin rapport, saksframlegg og særutskrift i sak 15/15 ÅRSMELDING 2015 8