Sakshandsamar, innvalstelefon Birthe Lill Christiansen, 5557 2235 Vår dato 16.03.2016 Dykkar dato Vår referanse 2015/15608 721.0 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Austevoll kommune Adressa til verksemda: Austevoll kommune, Kommunehuset, 5392 AUSTEVOLL Tidsrom for tilsynet: 24. og 25. februar 2016 Kontaktperson i verksemda: Lillian Mjelde Østervold, sosialkonsulent Nav Austevoll 1. Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 24. og 25. februar 2016 tilsyn med Nav Austevoll kommune. Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege. Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt eitt avvik: Avvik: Nav Austevoll kommune har peika på fleire områder med risiko for svikt, utan at det er sett i verk tilstrekkeleg kompenserande tiltak. Dato: 16. mars 2016 Birthe Lill Christiansen revisjonsleiar Vibeke Herskedal revisor Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Helse- og sosialavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 3-4 5. Funn... 4-5 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 5 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6-7 9. Deltakarar ved tilsynet... 7
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Austevoll kommune, 24. og 25. februar 2016. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året. Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Austevoll kommune har ca. 5 121 innbyggarar. Austevoll kommune er organisert med tre nivå, rådmann med økonomisjef og rådgjevarar personal, tre kommunalsjefar og tenestenivået. Nav Austevoll er organisert under «Helse og omsorg» og Nav-leiar har det samla og overordna ansvaret for tenesteområdet. Nav-leiar er kommunalt tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med kommunalsjef frå helse og omsorg som sin næraste overordna. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 14. desember 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 24. februar 2016. Under tilsynet blei 6 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 25. februar 2016. Utkast til rapport blei sendt til kommunen 3. mars 2016. 4. Kva tilsynet omfatta Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for
at tenestene er tilgjengelege, at tildeling av tenestene er i tråd med lova og at oppfølginga av dei som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav- kontoret, og om det vart gitt informasjon til samarbeidspartnarane. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt. For å sjå om kommunen gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar. Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring. Rapporten handlar berre om ein del av Nav Austevoll si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret. 5. Funn Avvik: Nav Austevoll kommune har peika på fleire områder med risiko for svikt, utan at det er sett i verk tilstrekkeleg kompenserande tiltak. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4, 18, 19 og 41, jf. 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 f, g) og h) Avviket byggjer på: Leiar har meldt om svikt og risiko for svikt på fleire områder. Det er sett i verk tiltak ved at sekretær i mottak no er fast tilsett, og at det er innleigd konsulent knytt til gjeldsrådgjeving. Det er likevel fleire områder der det ikkje er sett i verk kompenserande tiltak. Til dømes blir ikkje oppgåvene med å kvalitetssikre tenestene og ivareta fagleg utvikling utført Leiar har meldt frå om manglande kapasitet til å ivareta leiaroppgåver, utan at kommunen har hjelpt til med å prioritere mellom oppgåvene, og dei har ikkje tatt stilling til kva dette medfører for tenesteytinga Mange oppgåver i Nav Austevoll kommune er lagt til ein person. Dette medfører kapasitetsutfordringer når det gjeld oppfølging av tenestene Kommunen har ikkje felles praksis ved tildeling av tenestene, ved at vedtaksmynde ligg til fleire personar utan at vedtaka blir kvalitetssikra
Framlagt prosedyre for sakshandsaming («Rutinar, prosedyrar og retningslinjer økonomisk sosialhjelp») er ikkje tilstrekkeleg for å sikre felles praksis og lik tildeling av tenester Leiinga i kommunen har ikkje etablert møtepunkt for å fastsetje og gjennomgå korleis Nav sine rutinar og praksis skal vere på området tilsynet omfatta 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiar ved Nav Austevoll og kommuneleiinga (overordna) har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt manglar ved styringa i Austevoll kommune innanfor tema for tilsynet. Kommuneleiinga har ikkje sett i verk tilstrekkelege tiltak for å møte problemområda som Nav-leiar har peika på. Styringsline og fordeling av mynde og oppgåver som ligg til Nav leiar er avklart, men leiinga har ikkje vurdert korleis ein med dagens organisering skal kvalitetssikre tenestene. Etter omorganisering i kommunen har ein frå og med 01.01.2016 gått frå to kommunalsjefar, til tre. Dette blei gjort etter at ein erfarte at ansvarsområdet til kommunalsjefen som hadde ansvar for både skule/opplæring og Nav, var for omfattande. Tilsettinga av ytterlegare ein kommunalsjef er eit grep som i alle fall delvis kan bøte på dei problema som Nav-leiar har synleggjort. Ordninga hadde på tidspunktet for tilsynet likevel ikkje verka lenge nok til at ein kan dra nokre konklusjonar om effekten av tiltaket. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131 (STL) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningslova) Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningslovforskrifta) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463 Rundskriv «Hovednummer 35 sosialtjenesteloven» Rettleiar til sosialtjenesteloven 17 «hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veildning?» Rundskriv A-1/2014 - statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart over Austevoll kommune Oversikt over organiseringa ved Nav Austevoll Internt delegasjonsreglement for Austevoll kommune
Samarbeidsavtale mellom Austevoll kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland Avtale mellom Austevoll kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor Nav Austevoll Oversikt over personell på alle nivå med ansvar for sosiale tenester i Austevoll kommune Kopi av e-post dagsett 28.01.2015 frå Nav-leiar til dåverande kommunalsjef om situasjonen ved kontoret Skrivet «Rutinar, prosedyrar og retningslinjer økonomisk sosialhjelp» Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad og råd/rettleiing for 2014 og 2015 for brukargruppa tilsynet omfatta Kopi av dei siste 20 sakene, med vedtak og søknader Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet: Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015 Gjennomgang av 20 saker i fagsystemet i Nav Austevoll Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Lillian Mjelde Østervold sosialkonsulent X X X Anita Yttervoll ruskonsulent X X X Henriette Alster Mathisen sekretær i mottak X X X Linda Melingen rettleiar Nav stat X X X Magnus Fagerbakke Nav-leiar X X X Jofrid Troland konstituert kommunalsjef helse og omsorg Frå Fylkesmannen deltok: Marta Havre, Vibeke Herskedal og Birthe Lill Christiansen X X X