VEDLEGG 2 UTBETALINGER 1. BETALINGSINSTRUMENT 1.1 Bankens betalingsformidling vedrørende utbetalinger i Statens konsernkontoordning skal utføres i henhold til dette Vedlegg 2 samt øvrige Vedlegg, samt de ytterligere instrukser/rutiner som måtte bli fastsatt i medhold av Avtaleverket. 1.2 Følgende betalingsinstrument skal behandles av Banken: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) elektronisk girering uten melding elektronisk girering med melding giro utbetaling sjekk, bankremisse elektronisk og manuell girering til land innenfor EØS-området, belastet konto i norske kroner (inkludert EU-betalinger) elektronisk og manuell utbetaling til mottaker uten konto til land innenfor EØSområdet (for eksempel utenlands sjekk) belastet konto i norske kroner elektronisk og manuell girering til land utenfor EØS-området, belastet konto i norske kroner elektronisk og manuell utbetaling til mottaker uten konto til land utenfor EØS-området (for eksempel utenlands sjekk) belastet konto i norske kroner 1.3 Bankens grunnlag for å forestå utbetalinger vil være informasjonen som Virksomheten overfører til Banken på avtalt data- og kommunikasjonsformat og innenfor fastsatte tidsfrister, jf. Vedlegg 9, punkt 2.1. Før et Betalingsoppdrag kan formidles av Banken, skal det være autorisert av en person med slik fullmakt i Virksomheten, jf. dette Vedlegg, punkt 6. Elektroniske gireringer til mottakers konto uten melding på papir er hovedutbetalingsform for statlige virksomheter. 1.4 For beløp som Virksomheten skal betale til mottaker i utlandet i norske kroner eller utenlandsk valuta, er det et mål i størst mulig utstrekning å benytte overføring til konto. Kravene til rutiner som er omtalt i dette Vedlegg, gjelder tilsvarende ved oppdrag med utenlandstransaksjoner. 1
2. OVERFØRING AV BETALINGSOPPDRAG 2.1 Banken skal holde tilnærmet kontinuerlig tilgjengelighet for overføring/mottak av Betalingsoppdrag. 2.2 Overføring av Betalingsoppdrag fra Virksomheten til Banken skal være filbasert og skje pr. linje. Én fil bør i denne sammenheng bestå av ett Betalingsoppdrag (Batch). Filen skal inneholde den informasjon som Banken trenger for å kunne utføre de avtalte kontroller, jf. dette Vedlegg punkt 3. Innholdet i Filene med Betalingsoppdrag skal beskyttes ved hjelp av forsegling (elektronisk signatur), slik at eventuelle endringer av innholdet i filene etter at seglet er laget kan oppdages, jf. Vedlegg 7, punkt 1. Bare unntaksvis, ved svært store volumer eller dersom andre særskilte forhold tilsier det, skal datautvekslingen kunne skje ved bruk av annet egnet elektronisk medium. Oversendelse av utenlandstransaksjoner skjer normalt i egen Batch. 3. KONTROLL AV BETALINGSOPPDRAG HOS BANKEN 3.1 Banken skal kontrollere mottatt Betalingsoppdrag ved de kontrollene som er omtalt i tabellen i dette Vedlegg punkt 3.2. 3.2 Tabellen inneholder hvilke kontroller som skal gjennomføres for å avdekke feilsituasjoner, og om feilsituasjonen skal medføre avvisning av hele Betalingsoppdraget eller bare en Transaksjon, og om dette gjelder for innenlandske og/eller utenlandske Betalingsoppdrag/Transaksjoner. Feilsituasjon Avvisning gjelder Innenlands/utenlands Ugyldig segl Betalingsoppdraget Innenlands og utenlands Manglende/ugyldig informasjon for å kunne generere ny nøkkel Betalingsoppdraget Innenlands og utenlands Feil sekvensnummer eller tidligere brukt oppdragsidentifikasjon Betalingsoppdraget Innenlands og utenlands Formelle feil (format) Betalingsoppdraget Innenlands og utenlands Ugyldig dato (dag og måned eksisterer ikke) Transaksjoner Innenlands og utenlands Feil debet kontonummer (mot avtale) Transaksjoner Innenlands og utenlands Ugyldig IBAN-nummer er oppgitt Transaksjoner Utenlands Ugyldig transaksjonstype Transaksjoner Innenlands Feil kredit kontonummer i egen Transaksjoner Innenlands 2
Feilsituasjon Avvisning gjelder Innenlands/utenlands bank når mottaker har konto hos Banken (konto ikke gyldig og åpen) Ugyldig kreditkontonummer i annen bank ved CDV-kontroll Transaksjoner Innenlands Ugyldig bankplassnummer (4 første siffer i kreditkontonummer) Transaksjoner Innenlands Ugyldig postnummer (ved giro utbetaling) Transaksjoner Innenlands Uten KID/med ugyldig KID (når mottaker har stilt krav om kontroll og avvisning av Transaksjon uten KID/med ugyldig KID) Transaksjoner Innenlands 3.3 Dersom det oppdages feil ved kontrollen hos Banken, skal Virksomheten umiddelbart informeres om avvisningen elektronisk. 3.4 Banken skal ikke endre innholdet i Transaksjoner som er overført fra Virksomheten. For Transaksjoner til utlandet har Banken adgang til å supplere Transaksjoner med SWIFTadresse uten å informere Virksomheten. Banken kan ekspedere oppdrag uten IBANkontonummer, men med ordinært kontonummer. 3.5 Banken skal logge innholdet i de Betalingsoppdragene som er mottatt, jf. Vedlegg 7, punkt 3. 4. BELØPSGRENSE 4.1 Enkelte virksomheter kan ha behov for å benytte beløpsgrense ved utbetalinger for å styrke sin internkontroll. Eventuelt hvilke løsninger Banken har for bruk av beløpsgrense ved utbetalinger fra Virksomhetens Arbeidskonto, er beskrevet i Vedlegg 8, punkt 3.1. 5. MOTTAKSRETUR TIL VIRKSOMHETEN 5.1 Virksomheten skal motta returinformasjon (Mottaksretur) for hvert oversendt Betalingsoppdrag. Mottaksreturen skal gis i elektronisk form og skal foreligge så raskt som mulig etter innsending av et oppdrag til Banken. Mottaksreturen skal sendes Virksomheten på fil i henhold til følgende: (a) Dersom alle Transaksjonene i oppdraget er godkjent skal det sendes i en fil hvor returkode for hver Transaksjon viser at Transaksjonen er godkjent. (b) Dersom alle Transaksjonene i oppdraget er avvist skal det sendes i en fil hvor returkode for hver Transaksjon viser at Transaksjonen er avvist. 3
(c) Dersom oppdraget inneholder både godkjente og avviste Transaksjoner skal disse sendes i to filer. Den ene filen skal inneholde alle godkjente Transaksjoner med returkode for hver Transaksjon som viser at den er godkjent. Den andre filen skal inneholde alle avviste Transaksjoner med returkode for hver Transaksjon som viser at den er avvist. Virksomheten kan alternativt be Banken om å få returinformasjon (Mottaksretur) samlet for hvert oversendt Betalingsoppdrag, og der mottaksreturen skal inneholde minimum en av følgende opplysninger: (a) Melding om at alle Transaksjonene er godkjent (b) Melding om eventuelle avvisninger av hele oppdraget med angivelse av årsak til avvisning (feilkode) (c) Eventuelle avviste Transaksjoner med angivelse av årsak til avvisning (feilkode) Banken skal levere Mottaksretur til Virksomheten umiddelbart etter mottak av betalingsoppdraget. 6. KONTROLL OG AUTORISASJON AV BETALINGSOPPDRAG 6.1 Før Transaksjoner i et Betalingsoppdrag kan formidles av Banken, skal Betalingsoppdraget være autorisert av en person med slik fullmakt i Virksomheten. Virksomheten skal også kunne avtale med Banken at Betalingsoppdrag skal autoriseres av to personer med slik fullmakt i Virksomheten. Overordnet departement kan for små Virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere på vegne av Virksomheten, jf. bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 3.8.3.3. Betalingsoppdrag som ikke er autorisert i henhold til reglene omtalt i dette Vedlegg, punkt 6, skal ikke utføres av Banken. 6.2 Autorisasjon av Betalingsoppdrag skal skje on-line ved bruk av Bedriftsterminal. Ved Autorisasjon skal fullmaktshaveren logge seg på Bankens Bedriftsterminal, jf. Vedlegg 7, punkt 2. Bedriftsterminalen skal gi nødvendig informasjon for å kunne kontrollere at det Betalingsoppdraget som ble sendt, er det samme som ligger hos Banken. 6.3 Ved Autorisasjonen skal fullmaktshaveren via Bedriftsterminalen få informasjon om minimum: oppdragsidentifikasjon sum for antall Transaksjoner og beløp i Betalingsoppdraget sum for antall Transaksjoner og beløp for avviste Transaksjoner, og/eller sum for antall Transaksjoner og beløp for godkjente Transaksjoner 6.4 Bedriftsterminaler skal ha funksjonalitet slik at fullmaktshaveren kan kontrollere Betalingsoppdraget ved behov. Transaksjonene skal vises i samme rekkefølge som de ble sendt i Betalingsoppdraget. 4
6.5 Når Betalingsoppdraget er autorisert skal både oppdraget og hver enkelt Transaksjon i oppdraget (som ikke er avvist eller stoppet) omfattes av Autorisasjonen. Autorisasjonen skal gjelde for hver Transaksjon, jf. at ett og samme Betalingsoppdrag kan inneholde Transaksjoner med ulike datoer. Virksomheten skal kunne stoppe Transaksjoner i et oppdrag, uten at det endrer statusen autorisert for de øvrige Transaksjonene i oppdraget, jf. dette Vedlegg, punkt 8. 7. VENTEREGISTER 7.1 Banken skal tilby venteregisterfunksjonalitet for godkjente Transaksjoner. Virksomheten skal utnytte venteregisterfunksjonaliteten for å sikre rettidige utbetalinger. Venteregisteret skal omfatte alle Transaksjoner som er godkjent av Banken (jf. dette Vedlegg punkt 3.2), autorisert av Virksomheten (jf. dette Vedlegg punkt 6), ikke stoppet (jf. dette Vedlegg punkt 8), og ikke forfalt til utbetaling. Innholdet i Venteregisteret skal kunne kontrolleres av Virksomheten. Virksomheten skal ikke ha anledning til å gjøre endringer i data som ligger i Venteregisteret på annen måte enn ved stopping av Transaksjoner og deretter oversendelse i nytt Betalingsoppdrag (jf. dette Vedlegg punkt 8). 8. STOPPING AV BETALINGSTRANSAKSJONER 8.1 Virksomheten skal kunne hindre at Betalingsoppdrag eller Transaksjoner blir utført av Banken ved å sende stoppeoppdrag eller utføre stopping (tilbakekalling) via Bedriftsterminal. Betalingsoppdrag som ikke er autorisert og hvor alle betalingsdatoer er passert, skal kunne slettes av Banken etter ordre fra Virksomheten. Stopping skal kunne gjennomføres av Banken selv om Betalingsoppdraget ikke er autorisert. 8.2 Stoppeoppdrag skal kunne sendes fram til et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag (jf. Avtalens punkt 16.3 og Vedlegg 9, punkt 2.1). Et stoppeoppdrag kan inneholde én eller flere stoppetransaksjoner (også hele oppdraget). Hensikten med en stoppetransaksjon er å oppheve en ikke forfalt Transaksjon. 8.3 Stoppeoppdraget skal forsegles og overføres elektronisk til Banken, i tråd med rutinene omtalt i dette Vedlegg, punkt 2. Et stoppeoppdrag skal inneholde en kode for stopping og kunne identifisere det Betalingsoppdraget/Transaksjonen som skal stoppes. 8.4 Banken skal sende returdata til Virksomheten for hvert oversendt stoppeoppdrag etter at dette er kontrollert. Kravene til stoppereturen er de samme som til Mottaksreturen, jf. dette Vedlegg, punkt 5. 5
8.5 Stoppingen iverksettes straks oversendt stoppeoppdrag er godkjent av Banken. Banken skal da sende returdata (avregnet stopperetur) som bekrefter at stoppingen av de aktuelle Transaksjonene faktisk har funnet sted (parallelt til Avregningsreturen for ordinære Betalingsoppdrag). Returdataene skal vise hvilke Transaksjoner som er stoppet. 8.6 I enkelte sammenhenger vil flere enkeltbetalinger (debet) sendt i samme Betalingsoppdrag, med samme dato og til samme mottaker, bli trukket sammen slik at mottaker tilføres ett pengebeløp (kredit). Slik sammentrekking anses som en rent teknisk og formatbestemt funksjonalitet. Som andre fakturaer/ utbetalinger skal det være mulig å stoppe disse Transaksjonene enkeltvis selv om de inngår i en teknisk sammentrekking. 8.7 Virksomheten skal kunne be om stopping av Betalingsoppdag eller Transaksjoner ved bruk av Bedriftsterminal fram til et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag. Stoppingen iverksettes av Banken snarest mulig etter at Virksomheten har bedt om stopping via Bedriftsterminalen. Banken skal sende avregnet stopperetur når stoppingen er effektuert. 9. AVREGNINGSRETUR TIL VIRKSOMHETEN 9.1 Banken skal for konto til konto utbetalinger og giro utbetalinger stille returdata om gjennomførte utbetalinger til Virksomhetens disposisjon på avtalt måte. Returdataene skal være i et format som gjør at Virksomheten kan benytte dataene til elektronisk oppdatering av økonomisystemet og avstemming av kontoer. Av Avregningsreturen skal det også være mulig å utlede hva som er Oppgjørsdag i Norges Bank. 9.2 Banken skal stille elektronisk Avregningsretur for utbetalinger til Virksomhetens rådighet på følgende tidspunkter: (a) (b) Umiddelbart etter at beløp er overført til mottakeres kontoer, eller giro utbetalinger er hevet, og Virksomhetens Arbeidskonto for slike utbetalinger er belastet. Daglig ved heving av sjekk eller tilsvarende. Avregningsreturen gis her enten sammen med øvrige utbetalinger under punkt a eller i form av enkeltposteringer i kontoutskrift som skal inneholde opplysninger som identifiserer hver enkelt Transaksjon. 10. BEHANDLING AV OVERFØRINGER TIL GYLDIG, MEN OPPHØRT KONTO 10.1 Dersom det ved konto til konto utbetalinger søkes overført beløp til en konto med gyldig, men opphørt kontonummer, vil beløpet normalt bli postert på en interimskonto (feilkonto) hos 6
mottakerbanken. Dette gjelder med mindre det er inngått avtale med mottaker om omnummerering. Utbetalinger til gyldig, men opphørt konto hos Banken skal ikke søkes overført oppgitt mottaker ved at for eksempel beløpet overføres mottakers eventuelle nye konto (uten etter avtale om omnummerering) eller ved bruk av giro utbetalinger. I slike tilfeller skal beløpet i stedet tilbakeføres Virksomhetens Arbeidskonto uavkortet og normalt innen tre dager. Virksomheten bør kunne avtale at slik tilbakeføring kan skje ved at Transaksjonen avvises før avregning, og at det i Avregningsreturen gis informasjon om at Transaksjonen er avvist av Banken. Det bør da kunne fremgå en egen kode for avvisning, jf. dette Vedlegg, punkt 3. Dersom Banken tilbakefører beløp til Virksomhetens Arbeidskonto, skal navnet på opprinnelig mottaker oppgis i informasjonen om tilbakeføring. Det bør merkes om tilbakeføringen skyldes at et beløp er forsøkt overført til en opphørt konto. I tillegg bør Banken kunne oppgi det opprinnelige kreditkontonummer pengene ble forsøkt overført til, og eventuelle andre referanser som kan bidra til å spore Transaksjonen i Virksomhetens systemer. Det er ønskelig at tilbakeføringer blir systematisert av Banken, og sendt elektronisk tilbake på fil til Virksomheten med nødvendig informasjon om utbetalingstransaksjonen. Bankens metoder og kontroller som benyttes for å forhindre utbetalinger til opphørte kontoer, og for å sikre at Virksomheten får tilstrekkelig informasjon enten ved innbetalinger som gjelder tilbakeføringer eller ved melding i en avregningsretur, er nærmere beskrevet i Vedlegg 8, punkt 3.2. 10.2 Banken skal be om tilsvarende behandlingsmåte for utbetalinger til gyldig, men opphørt konto der mottakers konto er hos annen betalingsformidler enn Banken. Banken skal videreutvikle metoder og kontroller som skal bidra til å forhindre utbetalinger til opphørte kontoer, og sikre at Virksomheten får tilstrekkelig informasjon enten ved innbetalinger som gjelder tilbakeføringer eller ved melding i en avregningsretur. Videreutviklingen skal også omfatte de tilfellene der mottakerskonto er hos en annen betalingsformidler enn Banken (jf. Avtalens punkt 16.1 b og Vedlegg 8, punkt 3.2). 11. NÆRMERE OM GIRO UTBETALINGER 11.1 En giro utbetaling skal være gyldig i utstedelsesmåneden og påfølgende måned. Deretter anses den for foreldet (ugyldig), og skal ikke lenger kunne heves. Foreldede giro utbetalingsblanketter som blir honorert, vil ikke bli dekket av Virksomheten. Virksomheten skal på forespørsel kunne få oversendt fra Banken oversikt over uhevede giro utbetalinger. Slik informasjon skal gis elektronisk, for eksempel som vedlegg i e-post, når Virksomheten ønsker det, alternativt ved oversendelse av papirlister. Ny giro utbetalingsblankett må utstedes dersom utbetaling skal kunne foretas etter at gyldighetsfristen for opprinnelig giro utbetaling er utløpt. Virksomheten skal i så fall sende Transaksjonen på nytt. Banken skal gi Virksomheten melding om giro utbetalinger som slettes fra Bankens oversikt over uhevede giroer på grunn av foreldelse. Slik melding skal gis 7
umiddelbart etter sletting og skal gis på avtalt format når Virksomheten ønsker det, alternativt ved oversendelse av lister, enten på papir eller som vedlegg til e-post. Banken skal ha rutiner som sikrer mot dobbel utbetaling av en giro utbetaling. Duplikat av utsendt giro utbetalingsblankett som ikke er hevet, men fortsatt gyldig, skal av Banken bare kunne utstedes i tilfeller hvor mottaker kan dokumentere at den originale giroblanketten er tapt/ødelagt slik at det med sikkerhet ikke vil kunne bli forsøkt hevet. Dersom det skjer dobbel utbetaling av en giro utbetaling, skal eventuelt økonomisk tap dekkes av Banken. Virksomhetens Arbeidskonto skal bare kunne belastes én gang for hver utstedt giro utbetaling. Virksomheten skal kunne stoppe Transaksjoner med giro utbetaling ved en stoppetransaksjon eller ved bruk av bedriftsterminal innen et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag, i tråd med rutinene omtalt i dette Vedlegg punkt 8. 8