Arkivplan Alvdal kommune 2008
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 2 av 18 Innhold: Del 1 Beskrivende del og plandel Arkivplan... 1 1. Innledning. Historikk og definisjoner.... 3 1.1 Mål... 3 1.2 Tidligere arkivplaner... 3 1.3 Definisjoner og avgrensinger... 4 2. Organisasjonen Alvdal kommune... 4 2.1 Historisk oversikt... 4 2.2 Arkivtjenesten... 5 2.3 Interkommunalt arkivsamarbeid... 6 3. Lovhjemler for arkivarbeidet... 7 3.1 Lover... 7 3.2 Forskrifter, bestemmelser og instrukser... 8 4. Sikkerhet... 9 5. Organisering og behandling av arkiv... 9 5.1 Framfinningssystemer og journaler... 9 5.2 Arkivbegrensing... 10 5.3 Bevaring og kassasjon... 10 5.4 Periodisering og bortsetting... 11 5.5 Bestandsoversikt... 11 5.6 Bortsettingsarkiv... 14 5.7 Arkivdepot... 14 5.8 Interkommunale samarbeid... 15 6. Plan for arkivarbeidet... 16 7. Rullering av arkivplanen... 18 Del 2 Vedlegg 1. Arkivkatalog for arkivdepotet. 2. A E Rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv (5 stk) 3. A Æ Rutinebeskrivelser for de enkelte arkivdeler (25 stk) 4. Arkivplan fra 1993 5. Arkivplan fra 2002, rullert 2005 6. Arkivnøkkel for saksarkivet EMNE08 (K-koder 2007-2011)
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 3 av 18 1. Innledning. Historikk og definisjoner. Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. (Arkivforskrifta, 2-2). 1.1 Mål Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i Alvdal kommune. Arkivverket og arkivlovgivingen ivaretar arkivene som en nasjonal hukommelse og setter våre kommunale dokumenter inn i denne sammenhengen. Det viktige for kommunen blir å kombinere dette perspektivet med to andre viktige perspektiver: Arkiv som redskap for saksbehandlere og beslutningstakere i vår kommune, og arkiv som hukommelse og dokumentasjon for kommunens innbyggere der de er part eller deltaker i en eller annen sammenheng i kommunens saksbehandling. Arkivplanen lages for at saksbehandlere, enhetsledere, ansatte i servicekontoret og andre som håndterer dokumenter i kommunen skal få en forståelse av at felles regler for arkivhold letter arbeidet for flere enn saksbehandleren selv. Arkivplanen skal gi oversikt over hvilke arkiver som finnes, hva de inneholder, hvor de er plassert og hvordan de skal driftes og vedlikeholdes. Arkivplanen skal klargjøre hva som er arkivtjenestens oppgaver i kommunen, og skal avgrense arkivtjenestens ansvar i forhold til andre tjenester. Arkivplanen skal videre legge føringer for det videre arkivarbeidet i kommunen slik at dagens arkivarbeid drives på en hensiktsmessig måte i forhold til morgendagens behov. 1.2 Tidligere arkivplaner Denne arkivplanen erstatter arkivplanen som er vedtatt av kommunestyret i 2002 og sist rullert av rådmannen i 2005. Planen fra 2002 var i hovedsak en relativt kortfattet og handlingsrettet tiltaksplan for arkivarbeidet med vekt på hvordan arkivarbeidet i kommunen er organisert og hvordan det skal drives framover. Arkivplanen fra 2002 erstattet i sin tid arkivplanen fra 1993 som var en mer rendyrket rutineplan med vekt på rutinebeskrivelser og beskrivelse av arkivseriene. Arkivplanen i 1993 innførte felles saksarkiv for kommunen. Kommunen har ikke tidligere hatt noe samledokument som beskriver alle deler av arkivfunksjonen arkivnøkler, innholdsoversikt, rutinebeskrivelser, arkivdepot osv. En
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 4 av 18 slik samleplan vil være et omfangsrikt dokument med mange vedlegg. Arkivtjenestens ambisjon med denne planen og vedleggene er at de samlet skal beskrive alt arkivmateriale som er kjent og registrert i kommunen pr. i dag, og beskrive alle arkivrutiner og ordninger i forbindelse med arkivarbeidet i kommunen. 1.3 Definisjoner og avgrensinger Denne arkivplanen er oppbygd med grunnlag i Riksarkivarens mal for arkivplan i offentlige organer 1. Arkivplanen gjelder for Alvdal kommune som er definert som ett organ i arkivmessig sammenheng 2. Arkivplanen vedtas og rulleres av rådmannen i henhold til kommunestyrets delegasjon av myndighet etter arkivloven 3. Arkivplanen skal rulleres ved behov. Alle arkivdeler i kommunen, saksarkiver, journaler, møtebøker, objektarkiver, kopibøker, bilagsarkiver m.v. fra kommunestyret, faste politiske og administrative råd og utvalg, sentraladministrasjonen og alle driftsenheter, omfattes derfor av denne planen. Det samme gjelder arkiver fra kommunale organ som er nedlagt og fra private og halvoffentlige organer/organisasjoner som har overlatt sitt arkivmateriale til kommunen. Bibliotekets samlinger bl.a. bygdearkivet omfattes derimot ikke av arkivplanen. 2. Organisasjonen Alvdal kommune 2.1 Historisk oversikt Alvdal ble egen kommune i 1864, utskilt fra Tynset under navnet Lille-Elvedalen herred. I 1914 ble Nedre Folldal utskilt fra Lille-Elvedalen og ble en del av Folldal herred. I 1918 skiftet kommunen navn til Alvdal. Det er ikke kjent at vesentlige deler av arkivmaterialet er gått tapt. Det eldste arkivmaterialet i kommunen er protokoll fra skolekommisjonen fra 1830. De viktigste (historiske) arkivdelene er: Kommunestyrets møtebok, fra 1864 Formannskapets møtebok, fra 1950 Øvrige politiske råd og utvalg, etter ca 1970 Sentraladministrasjonens (ordfører, formannskap, rådmannskontor) saksarkiver, fra ca 1864 Kopibok fra 1864 til 2004 Skolekommisjonens, skolestyrets møtebok, fra 1830 Fattigvesenets, sosialvesenets protokoller, fra ca 1860 1 Malen er å finne på webadressen: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/arkivloven/arkivplanutskrift.html 2 Besluttet av rådmannen i brev av 22. mars 2000 (sak 99/1319) 3 Kommunestyrets vedtak av 3. mars 2003 (KS-sak 14/03)
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 5 av 18 Skolenes frammøte- og karakterprotokoller, fra 1841 Personalarkiv Byggesaksarkiv Gardsarkiv Legekontorets pasientjournaler, komplett fra ca 1960 Sosialkontorets og barnevernets klientmapper Skolenes elevmapper Totalt har arkivdepotet registrert ca 90 forskjellige interne organer som har skapt en eller flere arkivserier/arkivdeler. Avlevert arkivmateriale er listet opp og nærmere beskrevet i arkivdepotets arkivkatalog. (Vedlegg 1.) Sentralt arkivmateriale (bl.a. Herredsstyrets protokoller) for perioden 1837 1864, før Alvdal ble egen kommune, er arkivert i Tynset kommune. 2.2 Arkivtjenesten Arkivtjenesten har ansvar for alt arkivmateriale i kommunen fra det er besluttet registrert som arkivmateriale og i hele dets levetid. Arkivtjenesten skal påse at alle journalsystemer og arkivsystemer fungerer i overensstemmelse med de bestemmelser som regulerer arkivarbeidet, det vil si Arkivloven med forskrifter, arkivstandarden Noark-4, sentrale bestemmelser fra Riksarkivaren og lokale bestemmelser i kommunen. Nye datasystemer som har journal- eller arkivfunksjon skal godkjennes av arkivtjenesten. Det samme gjelder for nye programversjoner av eksisterende systemer. Arkivtjenesten skal ha tilgang til tekniske spesifikasjoner for datasystemenes journal- og arkivfunksjoner, og skal ha informasjon om systemene er godkjent i forhold til arkivstandardene Noark-3, Noark-4 og evt. Noark-5 når denne er vedtatt. Drift av datasystemene er ikke arkivtjenestens ansvar. Inngående post, herunder brevpost, fax, epost og innsendte skjemaer, er arkivtjenestens ansvar fra det er besluttet registrert som arkivverdig. Det betyr at arkivbegrensning (utsortering av trykksaker, reklame osv.) normalt foretas av postmottak eller sentralbordtjenesten, men det er ikke til hinder for at også arkivtjenesten foretar ytterligere arkivbegrensning. Både inngående brevpost og epost går i en del tilfeller direkte til saksbehandler eller til enheter utenfor kommunehuset (skoler, barnehager, sjukeheim). Det er mottakers ansvar å sørge for at inngående henvendelser som skal registreres (uansett kommunikasjonsmedium) blir overlatt post/arkivtjenesten så raskt som mulig. Det er de siste årene blitt bedre tekniske muligheter for skanning av inngående post, og det bør fortløpende vurderes om de ytre enhetene i det hele tatt har behov for eget postmottak for brevpost, eller om all post skal leveres sentralt postmottak. Det kan også være muligheter for framtidig felles postmottak for flere kommuner, men dette synes å ligge litt fram i tid.
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 6 av 18 Posttjenesten forholder seg til vedtak fra 1990-tallet om at inngående post til legekontor og helsestasjon ikke skal åpnes av posttjenesten, men legges direkte i enhetens posthylle uåpnet. Det samme gjelder post som kommer til kommunehuset, men er adressert til andre enn Alvdal kommune (privat post 4, post til Alvdal Fysikalske Institutt, kirkekontoret, NAV statlig del). Etter omorganisering i 2008 er barnevern og psykiatri organisatorisk underlagt Enhet helse. Vedtaket ang. legekontoret og helsetjenesten bør vurderes i forhold til utvidelsen av enheten. Inntil videre praktiserer posttjenesten vedtaket som tidligere, det vil si at post adressert til barnevern og psykiatritjeneste åpnes i postmottak. Det samme gjelder også post til den kommunale delen av NAV-kontoret (økonomisk sosialhjelp, bostøtte, transporttjeneste for funksjonshemmede mv.) Rådmannen har det overordnede arkivansvaret 5 og har delegert myndighet etter arkivloven, herunder vedtak av og rullering av arkivplan. Arkivrådgiver, som er tilsatt i kommunens servicekontor, har det arkivfaglige ansvar for alle kommunens arkiver uansett journalsystem og særlovsbestemmelser. Det er ikke utarbeidet instruks for denne funksjonen. Daglig ajourhold av de enkelte arkiver som er i bruk skal utføres av en oppnevnt registeransvarlig. Arkivrådgiver er registeransvarlig for felles saksarkiv 6, for andre arkiv (objektarkivene) er vedkommendes enhetsleder ansvarlig for oppnevning av registeransvarlig. Kommunen skal til enhver tid ha tilsatt tilstrekkelig kvalifisert personale til at arkivene kan ajourholdes og utvikles. 2.3 Interkommunalt arkivsamarbeid Alvdal kommune er medlem av IKA Opplandene 7 (Interkommunalt arkiv for Oppland og Hedmark). Nord-Østerdalskommunene (Fartt-kommunene) representeres samlet av et styremedlem m/varamedlem i IKA Opplandene. I inneværende periode (2008-) er arkivrådgiver i Alvdal kommune Nord-Østerdalens representant og nestleder i styret. Arkivtjenesten v/arkivrådgiver deltar i et uformelt samarbeid mellom arkivtjenestene i de fem Nord-Østerdalskommunene Alvdal, Folldal, Rendalen, Tynset og Tolga. I forhold til saksbehandlersystemet ESA deltar arkivrådgiver i Brukergruppe EDB Sak og Arkiv sammen de systemansvarlige i Fartt-kommunene. 4 Som privat adressert regnes post med navnet først uten stillingsangivelse. Post adressert til N. N., Alvdal kommune, 2560 Alvdal regnes som privat, post til Rådmann N. N., Alvdal kommune, 2560 Alvdal skal åpnes, post til Alvdal kommune v/n. N., 2560 Alvdal skal åpnes. 5 Arkivforskriftens 1-1, 2. ledd 6 Ansvarsforholdet for saksarkivet i kommunen er oppdelt på flere ansvarlige med teknisk drift i et interkommunalt IT-selskap (Fartt), to superbrukere hvorav ingen er tilknyttet post/arkivtjenesten, og en post/arkivtjeneste med en arkivrådgiver som har et arkivfaglig ansvar og som er registeransvarlig, men ikke har tilgang til administrator. 7 Kommunestyrets vedtak av 24. april 2008 (KS-sak 31/08)
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 7 av 18 3. Lovhjemler for arkivarbeidet 3.1 Lover LOV 1992-12-04-126 om arkiv (arkivloven) 8 pålegger kommunen å ha arkiv og gir retningslinjer for hvordan arkivet skal drives. LOV 1970-06-19-69 om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) 9. Beskriver prinsippet om meroffentlighet i forvaltningen ( 2). Definerer dokumentbegrepet ( 3). Beskriver retningslinjer for utsatt offentlighet ( 4), og for hva som kan ( 5) og hva som skal ( 5A, 6) unntas offentlighet. (NB Ny offentlighetslov er vedtatt i 2006, men den er ikke trådt i kraft.) LOV 1967-02-10 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 10. 11a hjemler restanseliste. 13 gir regler om taushetsplikt for ansatte. 18 og 19 regulerer partsinnsyn. LOV 1992-09-25-107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 11. Loven inneholder regler for møter, møteinnkalling, møtebok for offentlige råd og utvalg. LOV 2000-04-14-31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 12 gir rettledning til opprettelse av personregistre og konsesjoner. Loven regulerer forholdet til Datatilsynet og inneholder regler for ansvar og oppbevaring av personopplysninger. Lovens regler om sletting er i noen grad flertydig i forhold til arkivloven. LOV 1998-03-20 nr 10: Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) 13 gir regler om elektronisk utsending av vedtak, om håndtering av sikkerhetsgradert materiale, om tidsfrist for avgradering av gradert materiale, og om begrensninger i forvaltningsloven om innsyn i saker som angår sikkerhetsklarering og autorisasjon. Merk at begrepene strengt hemmelig, hemmelig, konfidensielt og begrenset er knyttet til Sikkerhetsloven, mens Offentlighetsloven bare benytter begrepet Unntatt offentlighet. LOV-1999-07-02-64 Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) 14 gir pålegg om føring av pasientjournal og behandling av denne ( 39-47). Forskrift 8 http://www.lovdata.no/all/hl-19921204-126.html 9 http://www.lovdata.no/all/nl-19700619-069.html 10 http://www.lovdata.no/all/nl-19670210-000.html 11 http://www.lovdata.no/all/nl-19920925-107.html 12 http://www.lovdata.no/all/nl-20000414-031.html 13 http://www.lovdata.no/all/nl-19980320-010.html 14 http://www.lovdata.no/all/nl-19990702-064.html
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 8 av 18 til helsepersonelloven (FOR 2000-12-21 nr 1385: Forskrift om pasientjournal 15 ) gir regler for arkivmessig behandling av pasientjournalen. LOV 1992-07-17 nr 100: Lov om barneverntjenester (barnevernloven) 16 gir saksbehandlingsregler i barnevernssaker, regler om opplysningsplikt til barnevernet og taushetsplikt i barnevernssaker. 3.2 Forskrifter, bestemmelser og instrukser Forskrift om offentlege arkiv av 11. desember 1998 nr. 1193. Forskrift til arkivloven som trådte i kraft 1.1.1999. Gir utfyllende bestemmelser om arkivarbeidet i kommunen. Forskrift om riksarkivarens arkivbestemmelser av 1. desember 1999 nr. 1566. inneholder detaljerte spesifikasjoner for ulike arkivmedier. Noark-4 Norsk standard for arkiv versjon 4 med detaljerte (tekniske) spesifikasjoner for arkivsystemer. Erstatter Noark-3 (og det tidligere Koark Kommunal standard for arkiv). Åpner for elektronisk lagring av dokumenter. Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning, fastsatt av Riksarkivet 10.08.2006 Normalinstruks for avlevering og overføring av arkivmateriale i kommunal forvaltning, fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i forskrift av 11.12.1998. Gir spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot. FOR 2000-12-15-1424 Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Pålegger arkivering av regnskapsbilag i 10 år ( 2). FOR 1977-12-16-11 Forskrift om bortfall av taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 i barnevernsaker. Forlenger taushetsplikt i barnevernsaker til 80 år. FOR 1980-01-08-11 Forskrift om bortfall av taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 i adopsjonssaker. Forlenger taushetsplikt i adopsjonssaker til 100 år. FOR 2006-06-23 nr 724: Forskrift til opplæringslova gir pålegg om føring av karakterprotokoller 15 http://www.lovdata.no/for/sf/ho/xo-20001221-1385.html#16 16 http://www.lovdata.no/all/nl-19920717-100.html
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 9 av 18 4. Sikkerhet Sikkerhet i vid forstand er tiltak som trygger dokumentasjonen på alle felt: at dokumentasjonen er bevart som ekte (autentisk), fullstendig og uendret fra avsender at dokumentasjonen til enhver tid er tilgjengelig for dem som har behov for den at dokumentasjonen er beskyttet mot urettmessig eller uautorisert innsyn og ikke kommer på avveier at dokumentasjonen er lesbar i framtida og at (elektroniske) gjenfinningssystemer bevares at dokumentasjonen er fysisk sikret mot ødeleggelse og tap Sikkerhet ivaretas ved at alt arkivmateriale enten bevares i papirversjon eller elektronisk i godkjent filformat 17. Arkivmaterialet skal oppbevares innelåst utenfor arbeidstiden og ellers under tilsyn av saksbehandlere eller arkivpersonale. Arkivmateriale som er avlevert til arkivdepot skal oppbevares i brannsikkert og godkjent arkivlokale. Egenprodusert papirbasert arkivmateriale skal lagres på godkjent papirtype 18 og være skrevet med holdbar skrift. Elektronisk lagret arkivmateriale skal sikkerhetskopieres daglig i henhold til IT-avdelingens rutiner 19. Arkivmateriale som er avlevert på elektronisk medium skal være lagret i henhold til riksarkivarens standarder og skal vedlikeholdes som pålagt av riksarkivaren. 5. Organisering og behandling av arkiv Kommunen har pr. november 2008 25 arkivdeler i daglig bruk (se tabell 1, side 11). Antall arkivdeler vil variere over tid, og arkivleder skal fortløpende vurdere om aktive arkiver skal avsluttes, slås sammen, eller om det er behov for nye serier. Arkivtjenesten fatter beslutning om endring i antall aktive arkivdeler. Alle arkivserier skal til enhver tid ha skrevne rutinebeskrivelser (Vedlegg 3A 3Y). 5.1 Framfinningssystemer og journaler Det er ført kronologisk brevjournal og kopibok for kommuneadministrasjonen fra 1864. Kopibok er avsluttet 31/12-2004 i forbindelse med overgang til elektronisk arkiv. Journal er ført manuelt fram til 1991, deretter i datasystemet NIT kontorsak fram til oktober 17 Godkjente elektroniske arkivformat er beskrevet i kravspesifikasjonen Noark-4, kapittel 5.3.3 18 Papiret skal oppfylle kravene i internasjonal standard for permanent papir, ISO 9706, jmf. Arkivforskriftens 2-12. 19 Ivaretas av IKS Fjellregionen IKT (Fartt). Det er pr. august 2008 ikke utarbeidet skriftlig rutinebeskrivelse for dette. Nye backuprutiner skal etableres høsten 2008. Skriftlig rutinebeskrivelse vil bli vedlagt arkivplanen når den foreligger.
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 10 av 18 1999, da dette systemet ble avløst av Kontor2000 (Noark-4). Fra 1/1-2005 er brukt K2000 versjon 5.3 som er godkjent i henhold til Noark-4 Modul O1 for elektronisk arkiv. Fra 2008 har systemet skiftet navn til EDB Sak og Arkiv (ESA) med versjonsnummer 6. Saksdokumentene er arkivert kronologisk fra 1864 til 1931. Fra 1931 til 1955 er brukt Roalds arkivsystem. Fra 1956 til 1991 er det arkivert etter fortløpende versjoner av Norsk Herredsforbunds arkivnøkkel (NHF-nøkkel) og Norske Kommuners Sentralforbunds arkivnøkkel (NKS-nøkkel). Fra 1991 er Kommunenes Sentralforbund (KS) sin K- kodenøkkel benyttet (i fortløpende versjoner). Fra 1/1-2008 benyttes K-kodeversjonen fra 2007 20 (vedlegg 6). For framfinning i det arkivmaterialet som er avlevert til depot er det utarbeidet en arkivkatalog med komplett register. (Vedlegg 1.) 5.2 Arkivbegrensing Arkivbegrensning skal utføres i henhold til retningslinjer i Rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv (Vedlegg 2A 21 ), punkt 2.3.2. og i overensstemmelse med Arkivforskriftens 3-19. 5.3 Bevaring og kassasjon Riksarkivaren har utarbeidet retningslinjer for kassasjon i Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning 22 Det henvises også til generelle bestemmelser i Arkivforskriftens 3-20 og 3-21. Alvdal kommune har ikke egne forskrifter eller instrukser som endrer vesentlig på disse bestemmelsene. Relativt gode plassforhold i kommunens arkivdepot har gjort at det i liten grad er utført kassasjon av kommunalt materiale. Gradvis overgang til elektroniske arkivsystemer gjør at tilgangen av nytt materiale på sikt vil reduseres. Tilslutning til IKA Opplandene har dessuten gitt kommunen tilgang til ytterligere depotplass og dermed redusert behovet for kassasjon ytterligere. Pr. i dag disponerer arkivtjenesten ca 120 hyllemeter i eget arkivdepot, 44 hyllemeter i IKA Opplandenes lokaler i Lillehammer, og ca 100 hyllemeter i tilfluktsrommet i kommunehuset som benyttes til regnskapsarkivene. Kassasjonsarbeid er generelt ressurskrevende, og arkivtjenesten mener dette ikke bør være en høyt prioritert oppgave framover. Det er trolig ikke aktuelt å gjennomføre kassasjon for mer enn noen få arkivserier. Riksarkivaren har bestemt at arkivmateriale fra før 1950 ikke tillates kassert. 20 Kopi av alle arkivnøkler er avlevert til arkivdepot. Referansenummer Za 1-11 (se arkivkatalog) 21 Rutinebeskrivelse for postbehandling og arkiv er for tiden under omarbeidelse. Dokumentet vil bli vedlagt arkivplanen senere. 22 Fastsatt av Riksarkivet 10.08.2006 og utlagt på flg. nettadresse: http://www.arkivverket.no/webfelles/bevaring/bk-arbeid.pdf
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 11 av 18 Av de høyest prioriterte kassasjonsoppgavene vil det være aktuelt å gjennomgå avlevert materiale fra Tjenesten for funksjonshemmede. Det er blant annet avlevert 3-5 hyllemeter med dagrapporter og noen videoopptak mv. som bør vurderes for kassasjon. Dessuten kan det være hensiktsmessig å gjennomgå saksarkivene (sentral-/fellesarkivet) for periodene 1977 1993 og 1993 1999 for kassasjon da det antas å være en god del kassabelt materiale i disse arkivseriene. 5.4 Periodisering og bortsetting Det har vært varierende praksis for periodisering av saksarkiver. Siden 1970-årene har det vært flg. perioder: 1977 1993. Papirarkiver, håndskrevne journalkort. 1993 1999. Papirarkiv, elektronisk journal i NIT Kontorsak, bevart i kronologisk papirutskrift. 2000 2004. Papirarkiv, elektronisk journal i K2000 versjon 4/5, bevart i kronologisk papirutskrift. 2005 2007. Fullelektronisk arkiv, K2000 versjon 5.3. 2008 Fullelektronisk arkiv, K2000/ESA versjon 6. 5.5 Bestandsoversikt Følgende 25 arkivdeler er aktive i kommunen: Arkivnavn Arkivtype Arkivskaper Emne08 Saksarkiv med journal og Servicekontoret/arkivtjenesten møtebøker Personalarkivet Objektarkiv Servicekontoret/personalkontoret Bilagsarkivet Regnskapsarkiv Servicekontoret/kommunekassa Arkiv lønn Regnskapsarkiv Servicekontoret/kommunekassa Arkiv skatt Regnskapsarkiv Servicekontoret/kommunekassa Arkiv for fondssaker Utskilt del av saksarkiv Servicekontoret Elevarkiv Objektarkiv Plassen skole Elevarkiv Objektarkiv Steigen skole Elevarkiv Objektarkiv Alvdal Ungdomsskole Barnearkiv Objektarkiv Plassen barnehage Barnearkiv Objektarkiv Strømmen barnehage Barnearkiv Objektarkiv Øwretun barnehage Klientarkiv økonomisk Objektarkiv/journal NAV Alvdal sosialhjelp Arkiv for bostøttesaker Objektarkiv NAV Alvdal Beboerarkiv Solsida Objektarkiv/journal Enhet PRO (Solsida Omsorgsheim)
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 12 av 18 Brukerarkiv hjemmetjenestene Objektarkiv/journal Enhet PRO (Hjemmetjenestene) Klientarkiv TFF Objektarkiv Enhet PRO (Tjenesten for funksjonshemmede) Pasientarkiv Objektarkiv/journal Enhet helse/legekontoret Brukerarkiv helsestasjon Objektarkiv Enhet helse/helsestasjonen Byggesaksarkiv Objektarkiv Enhet for plan, byggesak og geodata (Tynset) Planarkiv Objektarkiv Enhet for plan, byggesak og geodata (Tynset) Gardsarkiv Objektarkiv Enhet landbruk/miljø Vegarkiv Objektarkiv Enhet landbruk/miljø Arkiv for tilskuddssaker Objektarkiv Enhet landbruk/miljø Prosjektet Jeg vil Utskilt del av saksarkiv Enhet landbruk/miljø Tabell 1: Aktive arkivserier i Alvdal kommune pr. 1.11.2008 EMNE08, felles saksarkiv for hele kommunen. Registeransvarlig er arkivrådgiver i servicekontoret. Periodisert 1/1-2008 med mykt periodeskille (mulighet for overføring av saker fra forrige periode) som videreføring av den avsluttede arkivdelen EMNE05. Elektronisk journalføring i ESA (tidl. Kontor2000). Fullelektronisk arkiv med dokumentskanning. Innenfor arkivserien EMNE08 hører også møtebøker (papirbasert) for de styrer, råd og utvalg hvor administrasjonen har sekretærfunksjon, det vil si kommunestyre, formannskap, fast utvalg for plansaker (FUP), administrasjonsutvalg, skatteutvalg, arbeidsmiljøutvalget og eldrerådet. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3A. Som arkivnøkkel for saksarkivet benyttes K-koder 2007-2011 utgitt av KS 2007 (vedlegg 6). PERS, personalarkiv (objektarkiv) for hele kommunen. Registeransvarlig er områdeansvarlig for personaladministrasjon i servicekontoret. Journalføring i ESA. Papirbasert. Sorteringsrekkefølge er Etternavn, Fornavn. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3B. Bilagsarkivet. Regnskapsarkiv med bilag for kommunens regnskapsføring som føres i regnskapssystemet Agresso. Registeransvarlig er økonomisjefen. Fortløpende numrering i Agresso. Årlige serier som kasseres etter 10 år i henhold til regnskapsforskriften. (Kassasjonskriterium 3 og 4 etter Bevaringsutvalgets (Riksarkivarens) kassasjonsregler. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3C. Arkiv lønn. Registeransvarlig er servicekontorets lønnsrådgiver. Ingen direkte journalføring, men opplysninger legges inn i lønnssystemet. Bevares etter regnskapslovens bestemmelser, dvs 10 år. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3D. Arkiv skatt. Registeransvarlig er skatteoppkreveren. Ingen direkte journalføring, men opplysningene legges inn i skattesystemet SOFIE. Bevares etter skattelovgivningens regler, dvs. 10 år. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3E. Arkiv for fondssaker. Papirbasert arkiv. Registeransvarlig er organisasjonsleder. Journalføring i ESA. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3F.
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 13 av 18 ELPL, elevarkiv Plassen skole. Papirbaserte elevmapper for hvert klassetrinn. Journalføring i ESA. Enhetsleder/rektor er registeransvarlig. Årganger avleveres til depot året etter at elevene slutter. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3G. ELST, elevarkiv Steigen skole. Papirbaserte elevmapper for hvert klassetrinn. Journalføring i ESA. Enhetsleder/rektor er registeransvarlig. Årganger avleveres til depot året etter at elevene slutter. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3H. ELAU, elevarkiv Alvdal Ungdomsskole. Papirbaserte elevmapper for hvert klassetrinn. Journalføring i ESA. Enhetsleder/rektor er registeransvarlig. Årganger avleveres til depot året etter at elevene slutter. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3I. BPL, barnearkiv Plassen barnehage. Papirbaserte mapper for de barna som har vedtak om spesialpedagogiske tiltak eller annen dokumentasjon. Journalføring i ESA. Enhetsleder/styrer er registeransvarlig. Mapper avleveres til depot etter at barnet har sluttet. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3J. BST, barnearkiv Strømmen barnehage. Papirbaserte mapper for de barna som har vedtak om spesialpedagogiske tiltak eller annen dokumentasjon. Journalføring i ESA. Enhetsleder/styrer er registeransvarlig. Mapper avleveres til depot etter at barnet har sluttet. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3K. BØW, barnearkiv Øwretun barnehage. Papirbaserte mapper for de barna som har vedtak om spesialpedagogiske tiltak eller annen dokumentasjon. Journalføring i ESA. Enhetsleder/styrer er registeransvarlig. Mapper avleveres til depot etter at barnet har sluttet. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3L. Klientarkiv økonomisk sosialhjelp. Papirbasert arkiv, journalføring i datasystemet Velferd. Mapper avleveres enkeltvis etter at sakene er avsluttet og behovet for oppslag er lite. Leder for NAV er registeransvarlig. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3M. Arkiv for bostøttesaker. Leder for NAV er registeransvarlig. Sakene avleveres årlig. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3N. Beboerarkiv for Solsida omsorgsheim. Papirbasert arkiv med journalføring i Cosdoc. Fram til 2008 har mapper vært arkivert sammen beboerens pasientjournal på legekontoret. Fra 2008 skal mappen avleveres separat til arkivdepot. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3O. Brukerarkiv for hjemmetjenesten. Papirbasert arkiv med journalføring i Cosdoc. Fram til 2008 har mapper vært arkivert sammen beboerens pasientjournal på legekontoret. Fra 2008 skal mappen avleveres separat til arkivdepot. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3P. Klientarkiv for Tjenesten for funksjonehemmede (TFF). Papirbasert arkiv med journalføring i Cosdoc. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3Q. Pasientarkiv legekontoret/enhet helse. Papirbaserte pasientmapper for alle pasienter ved Alvdal legekontor. Kommunelege 1 er registeransvarlig. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3R. Brukerarkiv helsestasjonen. Papirbaserte brukermapper for brukere på helsestasjonen. Enhetsleder helse er registeransvarlig. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3S. Byggesaksarkiv (GID). Papirbasert objektarkiv sortert etter gards- og bruksnummer. Arkivet er plassert hos Enhet for plan, byggesak og geodata i
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 14 av 18 rådhuset på Tynset. Registeransvarlig er leder for enheten. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3T. Planarkiv (PLA). Papirbasert objektarkiv for kommuneplaner, kommunedelplaner og reguleringsplaner ordnet etter løpenummer. Arkivet er plassert hos Enhet for plan, byggesak og geodata i rådhuset på Tynset. Registeransvarlig er leder for enheten. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3U. Gardsarkiv (GARD). Papirbasert objektarkiv sortert etter gards- og bruksnummer. Arkivet er plassert hos Enhet for landbruk og miljø på Storsteigen vgs. Registeransvarlig er leder for enheten. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3V. Vegarkiv (VEG). Papirbasert objektarkiv sortert etter???. Arkivet er plassert hos Enhet for landbruk og miljø på Storsteigen vgs. Registeransvarlig er leder for enheten. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3W. Arkiv for tilskuddssaker. Papirbasert objektarkiv sortert etter gards- og bruksnummer. Arkivet er plassert hos Enhet for landbruk og miljø på Storsteigen vgs. Registeransvarlig er leder for enheten. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3X. Arkiv for prosjektet Jeg vil. Papirbasert objektarkiv sortert etter prosjektnummer. Arkivet er plassert hos Enhet for landbruk og miljø på Storsteigen vgs. Registeransvarlig er prosjektleder. Rutinebeskrivelse følger som vedlegg 3Y. 5.6 Bortsettingsarkiv Saksarkiv for kommunen i perioden 1/1-2000 til 31/12-2004 (betegnet som HA i journalen) er i prinsippet i bortsettingsfasen rent fysisk er det plassert i depot. Journalføring er gjort i K2000. Papirbasert arkiv med elektronisk journal. Tekstdokumentene er plassert i arkivdepot. Det er skrevet ut kronologisk journal i papirversjon, men journalen bør også avleveres elektronisk. Arkivdelen ligger fortsatt som aktiv og søkbar i saksbehandlingssystemet ESA. EMNE05, saksarkiv for kommunen i perioden 1/1-2005 til 31/12-2007 er i prinsippet i bortsettingsfasen. Journalføring i K2000. Fullelektronisk med dokumentskanning. Verken journal eller tekstdokumenter er avlevert elektronisk de ligger fortsatt i aktiv produksjonsdatabase i ESA. Arkivtjenesten, IT-tjenesten og leverandøren av ESA (EDB) arbeider for å få til et godkjent uttrekk for deponering/avlevering. 5.7 Arkivdepot Alvdal kommune opprettet eget arkivdepot i 2003 23 i tråd med pålegg i Arkivforskriftens 5-1. Instruks for arkivdepotet følger som vedlegg 2B. 23 Jmf. Delegert vedtak nr. 0299/03 i sak 03/1198.
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 15 av 18 Det er avlevert omtrent 100 hyllemeter arkivmateriale som i det vesentlige er lagret i godkjent arkivrom i kommunehusets kjeller. Detaljert oversikt over innholdet i depotet er gitt i arkivkatalogen (vedlegg 1). Noe av oversikten over arkivmaterialet er dessuten lagt ut på kommunens Intranett. En slik utlegging vil kunne gi både saksbehandlere og allmenheten bedre tilgang til arkivmaterialet, og det bør vurderes om det finnes støttemuligheter for å videreføre arbeidet med digitalisering, systematisering og tilgjengeliggjøring. 5.8 Interkommunale samarbeid Det foregår enkelte interkommunale samarbeid som har konsekvens for arkivordningen Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste (PPT) i Nord-Østerdal. Interkommunal tjeneste med Tynset som vertskommune. Har eksistert siden tidlig på 1980-tallet. Alvdal har følgelig ingen egne arkiver for PPT. Arkivmateriale som angår samme saksområde er skolenes elevmapper, barnehagenes barnearkiver og skolekontorets, senere skolefaglig ansvarlig sine arkiver. Interkommunalt barnevernsamarbeid fra 2003. Vertskommune er Tynset. Alvdal har eget arkiv for barnevernsaker som er avsluttet før 2003. Igangværende saker ved ordningens start er overført til Tynset. Dette er listeført. Påbegynte saker etter 2003 er arkivert på Tynset. Saker som er avsluttet før 2003 er arkivert i Alvdal og avlevert til depot. Plan- og byggesak. Interkommunalt samarbeid fra 2005 sammen med Tynset kommune lokalisert på Tynset. De selger tjenester (planarbeid og byggesaksbehandling) til Alvdal og arkiverer direkte i Alvdals eget planarkiv og byggesaksarkiv. Hele planarkivet og hele byggesaksarkivet er flyttet til Tynset, men er administrativt underlagt Alvdal kommune. Landbruk, skogbruk og miljø. Interkommunalt samarbeid fra 2005 sammen med Tynset kommune lokalisert i Alvdal. De selger tjenester til Tynset og arkiverer Tynset-saker direkte i Tynsets eget gardsarkiv som er flyttet til Alvdal. For Alvdals gardsarkiv har dette ikke noen konsekvenser ut over at arkivet er flyttet fra kommunehuset til enhetens kontorer på Storsteigen vgs. 5.9 Arkivering av kommunens hjemmesider Alvdal kommune har hatt egne hjemmesider siden 2002. Arkivtjenesten har ikke hatt noen retningslinjer for bevaring av hjemmesidene. Nye sider legges ut og gamle sider slettes fortløpende. De vedtak og de dokumenter som legges ut på hjemmesidene må antas å være arkivert i andre systemer i kommunen slik at innholdet bevares på en tilfredsstillende måte. Det har likevel vært hevdet at kommunen bør søke å bevare jevnlige uttrekk av hjemmesidene som ledd i dokumentasjonen av sin virksomhet. I tilfelle dette er ønskelig, bør dette skje ved at uttrekk på gitte tidspunkt brennes på CD-er i godkjent arkivformat og deponeres/avleveres til arkivdepot.
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 16 av 18 6. Plan for arkivarbeidet Arkivtjenestens rolle er i sterk utvikling på grunn av Arkivloven med forskrifter som ble satt i verk i 1999, og på grunn av nye og omfattende kravspesifikasjoner på arkivområdet. Selv om kommunens arkivarbeid er basert på en mer enn hundreårig tradisjon, så har denne nye loven gitt arkivtjenesten helt nye rammevilkår. Overgang til elektroniske journaler og elektroniske arkiv (med bare digitaliserte dokumenter) har medført store omstillinger i arkivarbeidet de siste 15 årene, og utviklingen vil de nærmeste årene stille store krav til økt kompetanse og endrete rutiner. Det er et paradoks at vi i dag uten (tekniske) problemer kan lese flere tusen år gamle skrifter, mens elektronisk lagret materiale fra 1980- og 1990-tallet allerede i dag er i ferd med å bli uleselig. De elektroniske versjonene av Alvdal kommunes saksdokumenter fra hele 1990-tallet er i dag utilgjengelige på grunn av endret teknologisk plattform i våre elektroniske saksbehandlingssystemer. Økt bruk av elektroniske systemer gjør arkivmaterialet langt mer tilgjengelig for saksbehandlerne i kommunen, og det forenkler arbeidet med dokumenthåndtering og ordning. Det har dermed bidratt til å frigjøre arbeidstid for saksbehandlerne og har også bidratt til økt kvalitet i saksbehandlingen. Imidlertid har utviklingen medført en del merarbeid for arkivtjenesten, blant annet dokumentskanning. Arkivtjenesten finner likevel ingen grunn til å be om økte bemanningsressurser, men vil peke på at gode gjenfinningssystemer i arkivene er helt avhengig av de ressurser som settes inn for å lage disse systemene og å vedlikeholde arkivmaterialet, bl.a. med konvertering til tilgjengelige filformater. Utviklingen innen IT og IKT antas å gjøre overgang til fullelektroniske arkiver mer lønnsomt og mer aktuelt framover. Bedre integrerte systemer og bedre skannerløsninger vil bidra til det. Arkivtjenesten må derfor være offensiv med tanke på dokumentskanning og elektronisk lagring av nye typer dokumenter, bl.a. byggesaker, barne-, elev- og personalmapper og regnskapsbilag. Det bør i de nærmeste årene planlegges rutiner for innføring av fullelektronisk arkiv for flere av disse arkivseriene. Digitalisering av arkiver medfører muligheter for bedre tilgjengelighet til materialet, bl.a. gjennom internett. Kommunen bør ha en plan for hva slags materiale som egner seg for utlegging på nettet, hvordan framdriften bør være for å gjøre dette arbeidet, og hvem som tar ansvar for det. Medlemsskap i IKA Opplandene fra 2008 gir kommunen innpass i et arkivfaglig kompetansemiljø som på sikt kan bli til stor hjelp i arbeidet med å bevare og tilgjengeliggjøre arkivmateriale. Spesielt gjelder dette elektroniske dokumenter. Kommunens arkivtjeneste er representert i styret i IKA Opplandene (som representant for Fartt-kommunene) og vil gjennom dette engasjementet aktivt videreutvikle arkivtjenesten i kommunen og styrke de faglige båndene til det arkivfaglige miljøet. Det må også
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 17 av 18 arbeides videre med å finne løsninger for avlevering av det elektroniske materialet som vi skaper i dag. Avslutningsvis presiseres noen punkter som bør prioriteres i det videre arkivarbeidet i kommunen: I henhold til planens punkt 2.2 skal det etableres rutiner for at nye datasystemer med journalførings- eller arkivfunksjon skal forelegges arkivtjenesten for godkjenning før det settes i drift. På anmodning fra arkivtjenesten skal det framlegges beskrivelse av systemene. Ingen datasystemer og ingen data som er registrert gjennom systemene skal slettes uten at arkivtjenesten har godkjent det. Arbeidet med å gjennomføre godkjente uttrekk av elektroniske arkiver må intensiveres. Så snart dette problemet er løst, må det arbeides videre med å gjennomføre fullelektroniske arkiver også andre steder. Eksempelvis elevarkiver på skolene, barnearkiver på barnehagene, og personalarkivet. Det bør utarbeides kostnadsoverslag for digitalisering av byggesaksarkiv og landbruksarkiv, og det bør vurderes når ikke om dette skal gjennomføres. Det bør også utarbeides planer for skanning og elektronisk lagring av regnskapsbilag. Det bør vurderes om kommunen skal bevare uttrekk (elektronisk) av hjemmesidene på Internett med jevne mellomrom som ledd i dokumentasjonen av sin virksomhet. IKT Fartt IKS som drifter kommunens datasystemer har rent fysisk hånd om det meste av arkivmaterialet som skapes i kommunen. Det må sikres at de kan dokumentere en sikker backupløsning for å ta vare på arkivmaterialet. Det er opplyst at en ny backupløsning vil være på plass høsten 2008. Det skal vurderes på hvilken måte kommunen skal benytte de 44 hyllemeter som disponeres i IKA Opplandene på Lillehammer. Det vil i første omgang være aktuelt å vurdere flytting av kopibokserien (ca 5 hyllemeter) og arkivet med pasientmapper på avdøde pasienter ( Mors-arkivet, ca 10-15 hyllemeter). Økende bruk av elektroniske fagsystemer medfører økt behov for samordning av funksjonen som systemansvarlig og som registeransvarlig. I praksis betyr dette behov for arkivfaglig kompetanseheving for de medarbeiderne som er systemansvalig eller superbruker på fagsystemer hvor arkivdokumenter skapes i særlig grad gjelder dette nå Cosdoc som nå tas i bruk på flere enheter innen omsorg/velferd/helse. Etter organisatoriske omorganiseringer (spesielt i enhet helse og NAV) bør det gjøres en ny vurdering av hvilke tjenester og enheter som postmottaket ikke skal åpne post til. Det bør også vurderes om post til enheter utenfor kommunehuset
Arkivplan 2008 Alvdal kommune s 18 av 18 skal sendes til postmottak i kommunehuset først, og rutiner for intern postombringing mellom enhetene og kommunehuset bør gjennomgås. 7. Rullering av arkivplanen Myndighet til vedtak av arkivplan og vedtak om rullering av arkivplan er delegert til rådmannen. Forrige arkivplan (fra 2002) inneholdt bestemmelse om årlig rullering, men i praksis er denne planen rullert en gang i 2005 og behovet for årlig rullering synes lite. Ettersom planen nå er endret fra å være en handlingsplan til en mer deskriptiv plan, synes behovet for årlig rullering å være ytterligere redusert. Planen skal rulleres ved behov, men ikke sjeldnere enn hvert 4. år.