MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Oppegård Møtetid: 13.11.2014 kl. 18:00 Sted: Formannskapssalen i Rådhuset Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Møtende medlemmer: Gunnar Melgaard (H), Berit Alfsen (H), Elisabeth Bakken (V), Ole Joveng (FrP), Odd Harald Røst (Ap) Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken (møtesekretær) Fra Follo distriktsrevisjon: Revisjonssjef Steinar Neby (sak 28/14 og sak 29/14)) Forvaltningsrevisor Didrik Hjort (sak 28/14 og sak 29/14) Diverse merknader: Noen saker ble varslet under Eventuelt. Sak 27/14 ble behandlet til slutt i møtet. Møteprotokoll godkjent 18.11.2014 Odd Harald Røst Leder Gunnar Melgaard Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 27/14 Alternative revisjonsordninger 3 28/14 Rapport angående arbeider i Edvard Griegs vei 4 29/14 Referatsaker 5 Oppegård kontrollutvalg 13.11.2014 Side 2 av 6
Oppegård KU-27/14 Alternative revisjonsordninger Sekretariatets innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Oppegård kontrollutvalgs behandling 13.11.2014: En e-post av 11.11.14 fra Steinar Neby med enkelte merknader til saken var videresendt til utvalgets medlemmer på forhånd. Før utvalget startet behandlingen av saken, kom Neby med noen presiseringer. Revisorene forlot deretter møtet. Utvalget drøftet argumentene for og i mot å si opp avtalen med Follo distriktsrevisjon. I utredningen i saken var det satt opp to alternative innstillinger: Alternativ 1 med forslag om å fortsette deltakelsen i FDR. Alternativ 2 med forslag om å si opp avtalen med FDR og sette revisjonen ut på anbud. Gunnar Melgaard fremmet forslag om å vedta alternativ 2: «Kontrollutvalget har gått gjennom ulike alternativer for revisjonsordninger og ser det som mest formålstjenlig å konkurranseutsette revisjonen for Oppegård kommune. Saken legges frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret velger å sette revisjonstjenesten ut på anbud fra om med regnskapsåret 2015. 2. Kommunestyret sier opp avtalen med de andre eierkommunene som er med i Follo Distriktsrevisjon IKS fra 31. desember 2015. Det søkes inngått en avtale som gjør at utgående revisor reviderer årsregnskapet for 2015 med avgivelse av beretning seinest 15. april 2016 3. Anbudsrunde gjennomføres av kontrollutvalget v/fiks. Det forutsettes at administrasjonen i Oppegård kommune bistår FIKS med den praktiske gjennomføringen av anbudskonkurransen. 4. Kontrollutvalget tar stilling til om utlysningen av konkurransen om revisjon skal være felles for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon eller om en separat ordning velges. Kontrollutvalget bestemmer konkurransekriteriene for utlysningen. 5. Kommunestyret foretar endelig valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget.» Votering: Gunnar Melgaards forslag ble enstemmig vedtatt. Oppegård kontrollutvalg 13.11.2014 Side 3 av 6
Oppegård kontrollutvalgs vedtak 13.11.2014: Kontrollutvalget har gått gjennom ulike alternativer for revisjonsordninger og ser det som mest formålstjenlig å konkurranseutsette revisjonen for Oppegård kommune. Saken legges frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret velger å sette revisjonstjenesten ut på anbud fra om med regnskapsåret 2015. 2. Kommunestyret sier opp avtalen med de andre eierkommunene som er med i Follo Distriktsrevisjon IKS fra 31. desember 2015. Det søkes inngått en avtale som gjør at utgående revisor reviderer årsregnskapet for 2015 med avgivelse av beretning seinest 15. april 2016 3. Anbudsrunde gjennomføres av kontrollutvalget v/fiks. Det forutsettes at administrasjonen i Oppegård kommune bistår FIKS med den praktiske gjennomføringen av anbudskonkurransen. 4. Kontrollutvalget tar stilling til om utlysningen av konkurransen om revisjon skal være felles for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon eller om en separat ordning velges. Kontrollutvalget bestemmer konkurransekriteriene for utlysningen. 5. Kommunestyret foretar endelig valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget.» [Lagre] Oppegård KU-28/14 Rapport angående arbeider i Edvard Griegs vei Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget mener rapporten fra COWI vedr. arbeidene i Edvard Griegs vei datert 29. august 2014 og Michael Blümleins påstander/dokumentasjon i saken, jf. brev av 02.11.14, kan bidra til nyttig lærdom og erfaring for kommunen når det gjelder behovet for kvalitetssikring og dokumentasjon av byggeprosjekter. For øvrig tar kontrollutvalget COWIs rapport og Michael Blümleins brev til orientering. Rådmannen bes gi en skriftlig redegjørelse for kontrollutvalget om hvordan kommunen i dag kvalitetssikrer slike prosjekter. Oppegård kontrollutvalgs behandling 13.11.2014: Oppegård kontrollutvalg 13.11.2014 Side 4 av 6
En e-post fra Michael Blümlein av 8.11.14 var videresendt til utvalgets medlemmer før møtet. Utvalgets medlemmer understreker betydningen av at kommunen tar lærdom av erfaringene fra denne saken. Som en understrekning av dette, foreslo Elisabeth Bakken at «kan bidra til nyttig lærdom..» i 3. linje i innstillingen erstattes med «vil bidra til nyttig lærdom». Votering: Innstillingen, med Bakkens endring, ble enstemmig vedtatt. Oppegård kontrollutvalgs vedtak 13.11.2014: Kontrollutvalget mener rapporten fra COWI vedr. arbeidene i Edvard Griegs vei datert 29. august 2014 og Michael Blümleins påstander/dokumentasjon i saken, jf. brev av 02.11.14, vil bidra til nyttig lærdom og erfaring for kommunen når det gjelder behovet for kvalitetssikring og dokumentasjon av byggeprosjekter. For øvrig tar kontrollutvalget COWIs rapport og Michael Blümleins brev til orientering. Rådmannen bes gi en skriftlig redegjørelse for kontrollutvalget om hvordan kommunen i dag kvalitetssikrer slike prosjekter. [Lagre] Oppegård KU-29/14 Referatsaker Sekretariatets innstilling: Referatsakene tas til orientering. Oppegård kontrollutvalgs behandling 13.11.2014: Behandlingen av vedlegg 2 om kommunens etiske reglement mv. ble foreslått utsatt og drøftet med rådmannen når hun kommer i utvalgsmøtet Votering: Innstillingen ble, med tillegg av det framsatte forslaget, enstemmig vedtatt. Oppegård kontrollutvalgs vedtak 13.11.2014: Behandlingen av vedlegg 2 utsettes og drøftes med rådmannen når hun kommer i møtet. For øvrig ble referatsakene tatt til orientering. [Lagre] Oppegård kontrollutvalg 13.11.2014 Side 5 av 6
EVENTUELT 1. Utvalgets leder pekte på at invitasjonen til NKRFs kontrollutvalgskonferanse foreligger nå og holdes 4.og 5. januar. FKTs fagkonferanse holdes 3. og 4. juni. Begge på Gardermoen. Kontrollutvalget har satt av midler i forslaget til budsjettet for 2015 for deltakelse i konferanser. Utvalget var enige om å dele seg mellom de to arrangementene, men at deltakelsen på FKTs konferanse avgjøres seinere. Sekretariatet står for den praktiske påmeldingen av deltakere. Vedtak: Elisabeth Bakken, Berit Alfsen og Ole Joveng deltar i NKRFs kontrollutvalgskonferanse. 2. Gunnar Melgaard viste til overskridelsene som har skjedd i noen av kommunens byggeprosjekter som for eksempel kulverten på Kolbotn og kommunestyrets behandling. Flere medlemmer var usikre på om kommunen har tilstrekkelig styring med slike prosjekter. Vedtak: Kommunens kontroll og styring med byggeprosjekter drøftes med rådmannen når hun kommer i utvalgets møte. Oppegård kontrollutvalg 13.11.2014 Side 6 av 6