Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal. Ingrid L. Refsnes har meldt forfall vara innkalles. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid og sted: Torsdag 26. mars 2015 kl. 09.00 i møterom 4. SAKSLISTE: ORIENTERING 1. Skriftlig tilbakemelding og presentasjon fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Oppfølging av vedtak». 2. Orientering fra rådmannen om forhold avdekket i interimrevisjonen, jf. nummerert brev nr. 9 fra revisor datert 19.01.15. 3. Særskilt orientering om Audnedal Bo- og dagsenter, herunder avsluttet personalsak 4. Orientering om kommunens rutiner ved ansettelse av ledere/mellomledere SAK 04/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29.01.15 FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Byremo, 18. mars 2015 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall/inhabilitet meldes snarest mulig til utvalgssekretær. Kopi sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST.AGDER IKS Kontrollutvalget i Audnedal kommune v/agder Sekretariat Postboks 120 4491 Kvinesdal Dato: 19.1.2015 Vår ref: 2ll5-001 Nummerert brev nr 9 INTERIMSREVISJON 2014 Vi vil i forbindelse med vår revisjon ta opp forhold som vi mener er av en slik betydning som angitt i kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon $ 4 2.ledd. Internkontroll Rådmannen er ansvarlig for å pase at det er etablert rutiner og en betryggende kontroll i kommunen- jfr. Kommunelovens $ 23 nr 2. Yårt inntrykk er at økonomiavdelingen har vært på etterskudd med sine oppgaver og kontroller i deler av 2014, men at dette nå vil bedre seg fremover. Revisjonen har hatt møte med administrasjonen i begynnelsen av januar 2015 for ft ffi en bekreftelse på at nødvendig ajourhold og forberedelse til regnskapsavleggelsen for 2014 blir ivaretatt. En tilfredsstillende internkontroll kan blant annet oppnas gjennom arbeidsdeling. En arbeidsdeling kan irmebære at det er ulike personer som innehar funksjonen som anviser, fullmakt til utbetaling, bokføring samt avstemming og kontroll. I Audnedal kommune har kommunalleder Kristine Valborgland i 2014hatt en generell fullmakt som anviser, samtidig som at hun har hatt fullmakt til å foreta utbetalinger. Vi mener at kommunens rutine har medført en svakhet i den etablerte intemkontrollen. Administrasjonen har nå i 2015 tatt hensyn til manglende arbeidsdeling, og endring av fullmakter er foretatt. NAV Rådmannen delegerer anvisningsmyndighet for å kunne godkjenne kommunens utgifter for utbetaling. Anvisningsmyndigheten gjelder både for enhetens driftsutgifter og lønnsutgifter. Ved vår giennomgang av regnskapsbilag for variabel lønn 2014, var det flere bilag som ikke var anvist av person med nødvendig fullmakt.i20l5 har kommunalleder Kristine Valborgland giennomgått ovennevnte lønnsbilag og hovedboksbilag for enheten og foretatt anvisning på de bilagene som ikke hadde tilfredsstillende godkjenning iht gitte fullmakter. Hovedkontor Flekkefiord Kirkegaten 50 4400 Flekke{ord Telefon 38 32 80 35133147 25 47 20 E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: 97 4 7 83 I 69MVA Avdelingskontorer Lyngdal Postboks 353 4577 Lyngdal Telefon 3833 41 90 I 92 Telefaks 38 33 42 0l Mandal Store Elvegate I A 45 l4 Mandal Telefon 3827 30 47 I 48 Telefaks 38 27 30 01
KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS / Vi vil anbefale at nødvendige fullmakter påsees fulgt opp løpende for å unngå svikt i internkontrollen. Ansvar 5000 Audnedal Bo- og dagsenter Kommunens ledelse har etablerte flere internkontroller som er forventet at enhetene gjennomfører. De etablerte intemkontrollene som vi vurderer hensiktsmessig for revisjonens gjennomføring, kan revisor tillegge sikkerhet og bygge på i sitt arbeide. For ansvar 5000 Audnedal Bo- og dagsenter har intemkontrollen knlttet til leders månedlige regnskaps- og budsjettrapporteringer ikke fungert som forventet, og vi har ikke kunnet bygge på denne kontrollen. Administrasjonen foretar nå, i 2015 en gjennomgang av ressursbruk og bemanningssituasjon for å sikre at regnskapstallene for 2014 ikke viser feil. Administrasjonen vurderer at forholdet er ivaretatt fra20l5. Brevet sendes som nummerefi brev til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonen. [a^q".\ \ctj Lene RuglanY Oppdragsansvarlig revlsor II Jr*'^ f*j,6,- Mdtri"u Nilsen Re!istrert revisor Kopi: Rådmann Kjell Olav Hæåk, Kommunalleder Kristine Valborgland side 2
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 04/15 Møtedato: 26.03.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 29.01.15 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 29.01.15 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 29.01.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.01.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/15 Dato: 29.01.15 kl. 09.00 11.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Hans Gunnar Sveindal, medlem Ingrid Liland Refsnes Andre til stede (hele eller deler av møtet): Enhetsleder Jan Terje Ågedal Revisor Monica Nilsen Revisor Helene Egeland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30.10.14 SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 SAK 03/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Fast post: Informasjon fra revisor: Interimrevisjon Informasjon fra sekretær: Planlegging av saker, orienteringer etc. EVENTUELT REFERATER Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
Møtebok 29.01.15 Audnedal kontrollutvalg SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 30.10.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.14 godkjennes med nødvendig tilføyelse av vedtak i sak 11/14. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 30.10.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 30.10.14 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra 2
Møtebok 29.01.15 Audnedal kontrollutvalg administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 03/15 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Revisjonen presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. mai 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest datert januar 2015. Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Byggesaksbehandling og tilsyn. Hovedtrekkene i saksutredningen er hentet fra sammendraget i rapporten. For mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Formål og problemstillinger: Formålet med prosjektet har vært å se på utøvelsen av kommunens tilsyn med byggesaker, samt etterlevelsen av utvalgte deler av regelverket for byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? 2. Er saksbehandlingen av utvalgte byggesaker iht. gjeldende regelverk? Tilsyn: Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for å oppfylle den første problemstillingen: 3
Møtebok 29.01.15 Audnedal kontrollutvalg - Kommunen skal ha utarbeidet en strategi for tilsynet og ha en årlig rapportering over tilsynsvirksomheten. - Det skal være utarbeidet tilsynsrapport for hvert tilsyn, evt. fellesrapport for flere mindre tilsyn. - Kommunen skal ha de tidsavgrensede kravene i byggesaksforskriften som en del av sine prioriterte tilsynsområder. Funn: Revisjonen konstaterer at det ikke var gjennomført tilsyn pr. tidspunkt for undersøkelsen og at ingen av revisjonskriteriene for den første problemstillingen var oppfylt. Byggesaksbehandling: Følgende problemstillinger er lagt til grunn for den andre problemstillingen: - Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt. - Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. - Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares. - Enkeltvedtak skal være grunngitt. - I underretning om enkeltvedtak skal det være opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Funn: Revisjonens gjennomgang av 30 byggesaker viste at fristene var overholdt for alle saker med 12 ukers frist, bortsett fra to saker der søknad var kommet inn i 2013 og vedtak fattet i 2014. Dette skyldtes manglende uttalelse fra fylkeskommunen. For resterende saker med frist på 12 uker, var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. For saker med 3 ukers frist, var fristen overholdt i 13 av 22 saker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 3,7 uker. I de to sakene med frist på 12 uker som var overskredet, så var ikke gebyret redusert. Det var sendt foreløpig svar i fem av de utvalgte sakene. En av disse hadde overskredet frist. I de resterende sakene med overskredet frist var det ikke sendt foreløpig svar. I alle sakene som ble gjennomgått forelå begrunnelse for vedtaket. I alle gjennomgåtte saker var det gitt informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det var ikke opplyst at fylkesmannen er klageinstans i byggesaker, eller om retten til å se sakens dokumenter. Anbefalinger: Revisjonen kommer med følgende anbefalinger til kommunen: Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak for å ivareta sin lovpålagte tilsynsmyndighet. Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak slik at saksbehandlingsfristen for 3 ukers saker overholdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden ventes å ta uforholdsmessig lang tid. 4
Møtebok 29.01.15 Audnedal kontrollutvalg Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å avtale utsatt frist eller sette utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Revisjonen anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Revisjonen anbefaler at det ved underretning om vedtak gis informasjon om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Hovedkonklusjonen i rapporten vedrørende problemstilling nr. 2 er at kommunen klarer å behandle sakene innen saksbehandlingsfristen gitt i plan- og bygningsloven, med noen unntak for saker med tre ukers saksbehandlingsfrist. Utover dette er det noen mindre avvik. Når det gjelder problemstilling nr. 1, tilsyn med byggesaker, konkluderer rapporten med at tilsyn har vært nedprioritert og at ingen av kriteriene er oppfylt. Konklusjonen er dermed at kommunen ikke utøver sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og rådmannen har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten på side 20. Rådmannen sier i sitt høringssvar at avvikene i rapporten allerede er fulgt opp eller vil bli fulgt opp. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. mai 2015. FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Interimrevisjon. Revisor orienterte om utført revisjonsarbeid med fokus på følgende områder med avvik: - Internkontroll - NAV - Audnedal Bo- og dagsenter Kontrollutvalget vil få tilsendt nummerert brev som beskriver avvikene. Revisor opplyser at administrasjonen har tatt grep for å rette opp avvikene. Informasjon fra sekretær: Planlegging av saker/orienteringer etc. På møtet den 26. mars ønsker kontrollutvalgene følgende orienteringer: 5
Møtebok 29.01.15 Audnedal kontrollutvalg - Skriftlig tilbakemelding og presentasjon fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Oppfølging av vedtak». - Orientering fra rådmannen om forhold avdekket i interimrevisjonen, jf. nummerert brev nr. 9 fra revisor datert 19.01.15. - Særskilt orientering om Audnedal Bo- og dagsenter, herunder avsluttet personalsak - Orientering om kommunens rutiner ved ansettelse av ledere/mellomledere EVENTUELT REFERATER 6