PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 05/14 Styremøte 05/14 ble avholdt onsdag 11. juni på Scandic Ørnen Hotel i Bergen sentrum. Møtet startet kl. 17.00 og ble avsluttet kl. 19.20. Navn Tilstede For- Fall Merknad Helge Johnsen, kretsleder Ruth Grung, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Terje Valen, styremedlem Bjørn Ove Myking, styremedlem Gunn Berit Lunde Aarvik, styremedlem Gjertrud Toft Erichsen, varamedlem Steinar Kvinge, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant Knut Songve, organisasjonssjef Referent Sakliste: Sak 38/14: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 39/14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 04/14 Sak 40/14: Informasjon om virksomheten gjennom OLTV, avd. Hordaland Sak 41/14: Gjennomgang av tiltaksplanen for HIK og OLTV 2014. Sak 42/14: Høring på delrapport nr. 1 om toppidrett Sak 43/14: Delegasjonsreglement for HIK Sak 44/14: Signaturrett og prokura Sak 45/14: Oppfølging idrettsråd i styreperioden 2014-16 Sak 46/14: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell -
Sak 38/14: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Møteinnkalling og sakliste godkjent. Sak 39/14: Godkjenning av protokollen fra styremøte 04/14 Utkast til protokoll fra styremøte 04/14 Protokollen godkjent. Sak 40/14: Informasjon om virksomheten gjennom OLTV, avd. Hordaland Daglig leder i Olympiatoppen Vest-Norge, avd. Hordaland, Pia Mørk Andreassen, orienterte om virksomheten. Faglig sett er virksomheten i OLT Vest-Norge styrt av OLT sentralt. Det økonomiske ansvaret for virksomheten er lagt til styret i Hordaland idrettskrets. Det er i dag fire regionale kompetansesentre for toppidrett: Nord-Norge (Tromsø), Midt-Norge (Trondheim), Vest-Norge (Bergen) og Innlandet (Lillehammer). Hovedlinjene i virksomheten er tatt inn i Strategidokumentet for HIK som ble vedtatt på tinget i april. Tiltaksplanen inngår i dokumentet som følger sak 41/14. OLTV har en bemanning som består av: Pia Mørk Andreassen, daglig leder Morten Ivarsen, idrettsfaglig ansvarlig Ørjan Olsen, Iwonka Vik, fysioterapeut, basistrener og oppfølging Paralympics Lars Arne Arnesen, fysioterapeut og ansvarlig basistrening I tillegg har OLTV knyttet til seg fagpersoner i mindre stillingsressurser. Virksomheten er knyttet til disse tre målområdene: Nasjonal spisskompetanse Utviklingsarbeid i prestasjonsgrupper Nettverk, tjenester og kompetanse I øyeblikket er det stor spenning knyttet til hvordan det nye masterstudiet ved Høgskolen i Bergen vil bli innrettet.
Styret mente det kunne være formålstjenlig å invitere den nye idrettsbyråden i Bergen kommune for å orientere ham om arbeidet som OLTV står for. Gjennomgangen av Olympiatoppen Vest-Norge, avd. Hordaland sin virksomhet tas til orientering. Sak 41/14: Gjennomgang av tiltaksplanen for HIK og OLTV 2014. Samlet oppstilling over planlagte tiltak ihht. vedtatt Strategidokument. Org.sjef orienterte om oppstillingen over planlagte og gjennomførte tiltak så langt i 2014. Etter org.sjefs mening ligger HIK godt an ift. grad av måloppnåelse innenfor vedtatt Strategidokument. Styret ga uttrykk for at en gjennomgang hvert halvår over status ift. det vedtatte Strategidokumentet, er ønskelig. Det ble besluttet å gjennomføre en samling med administrasjon og styre fredag 26. lørdag 27. september der vi ser på status så langt i 2014 og trekker opp noen linjer for arbeidet i 2015. Gjennomgangen av tiltaksplanen 2014 tas til orientering. Styret ber om halvårige statusgjennomganger av måloppnåelse. Sak 42/14: Høring på delrapport nr. 1 om toppidrett Høringsbrev fra NIF Delrapport nr. 1 Kortreist kvalitet Høringssvar Toppidrettsutvalgets rapport fra HIK 8. mai 2013 Utvalget for «Evaluering av OL/PL og fremtidige prioriteringer ved Olympiatoppen» ble vedtatt av Idrettsstyret (IS) 22. august 2012. Utvalget, ledet av IS-medlem Tom Tvedt, la frem sin rapport 4. april 2013. Hele rapporten, som er på 150 sider, finnes elektronisk på denne linken: http://www.idrett.no/nyheter/documents/toppidrettsrapporten_2022.pd f Rapport 1 (av 3) foreligger nå som et diskusjonsgrunnlag for organisasjonen. Den tar for seg tiltak som kan utvikle idrettens lokale og regionale kompetanse, samt tiltak som kan understøtte en langsiktig utvikling av bredde og kvalitet blant morgendagens utøvere. For idretten i Hordaland vil det være av stor interesse hvordan det regionale arbeidet legges opp. HIK har tidligere spilt inn et ønske om å styrke de regionale kompetansesentrene i regi av Olympiatoppen. Vi har et slikt senter i Bergen i dag, og dette må gis økonomiske muskler slik at det kan videreutvikle seg for å styrke oppfølgingen av morgendagens toppidrettsutøvere. I rapporten er det lagt opp til 8 slike
sentre i landet mot dagens 4. De fire nye er Region Sør-Vest (Stavanger), Øst, Oslofjorden og Sørlandet (Kristiansand). Det pekes på at det er optimalt å få til en samlokalisering med de sterkeste vitenskapelige kompetansemiljøene i de aktuelle landsdelene. Sentrale spørsmål i rapporten er «hvordan gjøre de beste bedre» og «hvordan gjøre de beste flere». Flere idrettskretser har i forarbeidet til rapporten spilt inn at det vil være naturlig med 4-6 idrettslige tyngdepunkter i hvert fylke. Toppidrettslinjer eller idrettslinjer innen den videregående skolen kan være en faktor i et slikt tyngdepunkt. Rapporten er sendt ut på høring til særforbund og idrettskretser. Høringsfristen er 1. august. HIK utarbeider en høringsuttalelse til NIF basert på tidligere innspill og diskusjonen i styremøtet. Leder og org.sjef formulerer denne. Sak 43/14: Delegasjonsreglement for HIK Utkast til delegasjonsreglement for Hordaland idrettskrets Delegasjonsreglementet for Norges idrettsforbund inneholder et kapittel om delegasjon av idrettsstyrets lovpålagte oppgaver til idrettskretsene. De oppgavene som er delegert til idrettskretsene har i det alt vesentlige som en innarbeidet praksis blitt behandlet av administrasjonen. Unntaksvis har enkelte saker av prinsipiell karakter f.eks. fordeling av større beløp etter opphør av idrettslag blitt behandlet av styret. De delegerte oppgavene er hovedsakelig knyttet til opptak av nye idrettslag, godkjenning av lover for idrettslag samt avgjøre dispensasjonssøknader fra idrettslag og idrettsråd ift. NIFs lov 2-4 (Kjønnsfordeling) og 2-6 (Valgbarhet og representasjonsrett) Det ble besluttet å formalisere delegasjonsmyndigheten fra kretsstyret til administrasjonen innenfor gitte oppgaver. Praksis vil gjennom forslag til delegasjonsreglement bli slik den har vært de siste 10 årene. Delegasjonsreglement for Hordaland idrettskrets av Idrettsstyrets lovpålagte oppgaver til idrettskretsene vedtas iht. utkast. Sak 44/14: Signaturrett og prokura
Det er behov for å formalisere signaturrett og prokura for Hordaland idrettskrets. Praksis de siste årene i HIK har vært at styreleder har signert på avtaler som f.eks. leiekontrakten med Brann Stadion AS. Org.sjef har signert på driftsrelaterte avtaler innenfor vedtatt budsjett. Org.sjef foreslo at to personer har signaturrettigheter i Hordaland idrettskrets. Det kan føres opp to alternativer i Brønnøysundregistrene: Daglig leder og styreleder i fellesskap eller: To styremedlemmer i fellesskap Org.sjef foreslo at daglig leder/organisasjonssjef gis prokurafullmakt i Hordaland idrettskrets. Signaturrettighet i Hordaland idrettskrets tildeles: Daglig leder og styreleder i fellesskap eller To styremedlemmer i fellesskap Daglig leder/organisasjonssjef tildeles prokurafullmakt i Hordaland idrettskrets. Sak 45/14: Oppfølging idrettsråd i styreperioden 2014-16 Saksbehandler: Saksbehandlers kommentarer: Knut Songve Utkast til fordeling av idrettsråd blant styremedlemmer Administrasjonen foreslo å fortsette med den etablerte praksis at hvert styremedlem gis et oppfølgingsansvar for idrettsrådene i fylket. Dette ansvaret innebærer hovedsakelig å delta på årsmøtene i den grad det er mulig samt å være kontaktperson mellom idrettskretsstyret og idrettsrådet. Styret ønsket å videreføre ordningen som er etablert med oppfølging av idrettsråd. Styremedlemmene fordeler et oppfølgingsansvar overfor idrettsrådene iht. utkast fra administrasjonen. Sak 46/14: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker, skriv og meldinger: Oppfølging Master i idrett ved Høgskolen i Bergen. Knut Songve orienterte fra møte med HiB 26. mai. I møtet orienterte HiB om at Masterstudiet i fysisk aktivitet og kosthold i et skolemiljø ble akkreditert av NOKUT i
februar 2014. HIK og OLTV er blant dem som har ønsket en tydeligere idrettsprofil på studiet, bl.a. gjennom navnet på Masteren. Tildeling midler fra Hordaland fylkeskommune. Knut Songve orienterte om tildelte aktivitetsmidler til HIKs arbeid med skole, ungdom og inkludering flerkulturelle. Nordisk møte i NIF-regi, Bergen 19.-21. september. HIK vil delta i tiletteleggingen av det praktiske opplegget. Lokale aktivitetsmidler til idrettslag 2014. Rammen er utvidet fra 10% av idrettens andel av tippeoverskuddet til 11,25%. Dette betyr økt tildeling til idrettslag gjennom årets tildeling. Momskompensasjonsordningene 2014. Ordningen for varer og tjenester har søknadsfrist 15. august. HIK vil følge opp idrettslagene i Hordaland slik at flest mulig søker i år. Idrett uten alkohol, KnarvikMila 4. september. HIK er samarbeidspart i planlegging og gjennomføring av arrangementet. Dugnad ny veileder utarbeidet fra NIF. Veilederen er lagt ut på NIFs og HIKs nettsider. Den vil være en støtte for idrettslag som lurer på hvilke rutiner idrettslaget bør følge slik at dugnaden skjer ihht. retningslinjene. Eierskap til idrettsarrangementer, Rapport NIF. Rapporten omhandler eiendomsrett til idrettsarrangementer, der idrettens eierskap utfordres av eksterne kommersielle aktører. Aktiv inspirasjon strategi for idrettens rolle for et fysisk aktivt samfunn. NIF har utarbeidet et dokument som skal danne grunnlaget for idrettens involvering i folkehelsearbeidet. o Deltakelser/representasjon NIF Ledermøte, Bergen 23.-24. mai. Helge Johnsen og Knut Songve deltok. Regionsting, Norges Håndballforbund Region Vest, Bergen 24. mai. Helge Johnsen deltok. Innspillsmøte Hordaland Arbeiderparti 26. mai. Helge Johnsen deltok. Årsmøte Etne IR 26. mai. Anne-Kristine Aas deltok. Idrettskretsledermøte, Drammen 12.-14. september. Helge Johnsen og Knut Songve deltar. Samling med styret og administrasjon for å se på status 2014 og planlegge 2015 ble datosatt til fredag 26. lørdag 27. september. o HMS og personell Status oppfølging av vedtak i sak 29/14. Knut Songve orienterte om ansettelsesprosess innenfor HIKs folkehelsearbeid. Gunn Hilde Øymo er tilbudt og har takket ja til fast stilling som fagkonsulent i 90% stilling. Protokoll godkjent / -2014: Helge Johnsen Leder Ruth Grung Nestleder