Skanning-prosjekt Presentasjon, Gjertrud Weltzien og Hans Einar Thorset, 19.04.2016
Sola kommune Ca. 26.000 innbyggere 2
FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE FORPROSJEKT GJENNOMFØRT I 2012 AVSATT MIDLER I BUDSJETTET FOR 2013 ANBUDSKONKURRANSE UTLYST 17.6.13 3
FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE Etter anbudskonkurransen: 2 TILBYDERE - Dansk Scanning AS - Geomatikk IKT AS 4
FORPROSJEKT - ANBUDSKONKURRANSE KONTRAKSIGNERING MED DANSK SCANNING 19.11.13 KOSTNAD: SKANNING 1 239 380 MÅLEBREV 39 980 MINIVINDU 96 000 DRIFT PR.ÅR 70 800 5
Arkiv Omfang 124 hyllemeter 450 000 ark (A3 A4) byggesaker/delingssaker 20 000 ark Målebrev 6
7 Henting av arkivet
Henting av arkivet Avd. leder Arealbruk - Ståle Undheim, og seksjonsleder Byggesak - Svein Arvid Andersen 8
9 Arkivet kjørt til Esbjerg, Danmark
10
11 Scanning..
Etter Scanning: - Digitale kopier ble gjort tilgjengelig på Internett - Dokumentene kjørt tilbake til Sola 12
Hvordan se byggesakene nå? «Weblager» Innsyn fra web på Internett 13
WEBLAGER: www.weblager.no ADMINISTRATOR I KOMMUNEN TILDELING AV BRUKERNAVN OG PASSORD FEILRETTINGER OPPLASTING AV NYE DOKUMENTER SOM «DUKKER OPP» UTVIDET TILGANG FOR SAKSBEHANDLERE TILGJENGELIGHET FOR OFFENTLIGHETEN PRIS: KR 80 000 + MVA 14
WEBLAGER EKSEMPEL. 15
16
17
18
PRESSEMELDING FEBRUAR 2015 - utdrag SOLA KOMMUNE - FØRST UT I ROGALAND HISTORISKE ARKIVER FOR BYGGE- OG DELESAKER, SAMT ALLE MÅLEBREV ER SKANNET OG NÅ TILGJENGELIG DIGITALT Sola kommune har i flere år hatt et ønske om å skanne de bygge- og delingssakene i arkivet som ikke allerede er skannet. Kommunen ønsker å yte god og effektiv service til sine innbyggere og til næringslivet. Intensjonen med å gjøre arkiver over byggesaker og delingssaker digitalt tilgjengelige, er å følge opp denne generelle målsettingen og på samme måte oppnå: 19
PRESSEMELDING FEBRUAR 2015 - utdrag Bedre kvalitet på dokumentasjonen Lavere terskel for innsyn i byggesaker Bedre informasjonsdeling internt i kommunen Mindre tidsbruk til gjenfinning og bortlegging av eldre materiale Sikre dokumentene for fremtiden Gjenfinne feilarkiverte dokumenter Hindre at dokumenter forsvinner, eller arkiveres feil 20
21
STOR INTERESSE FRA ANDRE KOMMUNER Stavanger Egersund Oslo Sortland Hå Strand, Forsand, Hjelmeland Karmøy Klepp Sandnes Lindås Sirdal Askøy Randaberg Kommune i Sverige Staffantorps kommune 22
HVOR FINNES DOKUMENTENE? Web-Lager Alle delingssaker t.o.m. 31.12.2013 Byggesaker t.o.m. 31.12.2008 Alle målebrev Kommunens sak/arkiv-system ESA historisk 2008 Saker fra 1999 31.12.2008 ESA historisk 2013 - Saker fra 01.01.2009 til 31.12.2013 ESA produksjon fra 01.01.2014 - Nåværende produksjonsbase 23
OFFENTLIG ANSKAFFELSESPROSESS Januar 2013 Arbeid med utarbeidelse av kravspesifikasjon Mai 2013 Anbudskonkurranse Doffin/TED November 2013 Oppdraget tildelt Dansk Scanning AS Januar 2014 Riksarkivet tillatelse til å frakte arkivet ut av landet Januar 2014 Arkivene ble hentet med bil og fraktet til Danmark Desember 2014 Arkivet returnert og avlevert IKA Rogaland Desember 2014 Arkivet tilgjengelig internt - brukernavn 24
TILGANG MENS SCANNING Januar 2014 til Desember 2014: Alle dokumenter i Danmark Hvordan lete fram og se på byggesaker da? Sola kommune mottok egen e-post adresse hos firmaet for Scanning i Danmark, for dokumentoppslag Vi sendte saksnummer dit, de fant fram aktuelle dokumenter, scannet, og sendte bildekopier tilbake på e-post Et par dager ventetid 25
Prosjekt, høst 2015: TILPASNING ETTER LANSERING Målebrev var scannet inn, men var vanskelig søkbare (mangel fra oss ved bestilling) Ekstra prosjekt, bestilte ny organisering av målebrev Alle målebrevene ble da gjennomgått, og gjort søkbare med målebrevsnummer og g/b-nr. TIPS: Pass på kravspesifikasjonen til leverandør! 26
FREMOVER Innsynsløsning for publikum Lagt ut mars 2016 Laste opp kommunens digitale baser i WebLager Pris er innhentet ca. 140 000 + mva. avventer eventuelt til budsjett for 2017 27
For mer info om scanning av sak/arkiv system, kontakt Sola kommune v/gertrud Weltzien Telefon: 5165 3401 Epost: gjertrud.weltzien@sola.kommune.no 28
Digitalisering i offentlig sektor - ett skritt videre.. Takk for oss! 29