Endelig rapport etter undersøkelse av Oppegård kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Oppegård kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Kolbotnvn 30, 1410 Kolbotn Tidsrom for undersøkelsen: 2. - 3. desember 2015 Kontaktperson i kommunen: Torunn Sæther Fra Kartverket: Janne Johnsen, leder Anders Fekjær Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning.
Komunen har mangelfull føring av bygningers bruttoareal, energikilde og oppvarming. 2 Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet. Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i tilstrekkelig grad involvert i oppstart av arbeid med private reguleringsforslag. Dette kan utløse problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Utarbeidet dato: 4. desember 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen ledet tilsynet i Oppegård kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Oppegård kommune i perioden 2. 3. desember 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Oppegård kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 29. juni 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 51 jf. matrikkelforskriften 25 og 66. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprette ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første og andre ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført. Det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelforskriftens 66 andre ledd har krav om at kart- og eventuell delingsforretning skal være fullført, og målebrev skal være ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkelloven, jf. matrikkelforskriftens 66 tredje ledd. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf. matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at det for en del av de ikke fullførte oppmålingsforretninger er fristen for fullføring passert. Det ble bekreftet i intervjuene at kommunen har en utfordring med å avvikle restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Tilsynet har registrert at de midlertidige forretningene knytter seg til en og samme sak som på grunn av partene har vært fastlåst i en årrekke. For øvrig har kommunen en restriktiv praksis når det gjelder å gi tillatelser til utsatt oppmålingsforretning.
AVVIK 2 6 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27 og 34. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Dokumentasjonskravet om areal og verdivurdering følger av første ledd bokstav b og d. Etter tredje ledd kan arealet ved grensejustering for involverte enheter økes eller reduseres med inntil 5 %. Etter fjerde ledd skal det i grensejusteringssaker foretas en verdivurdering, dvs at en skal ikke redusere eller øke verdien på noen av de involverte enhetene med mer enn folketrygdens grunnbeløp. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. I en gjennomgang av utlånte saker og etter intervjuer ble det avdekket at det under oppmålingsforretning ikke dokumenteres fra landmåler at grunnboka er undersøkt. Partene blir spurt om det foreligger bruksretter og servitutter, og kommunen undersøker grunnboka om det foreligger tinglyste bruksretter og servitutter. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. Under intervjuene ble det klarlagt at kommunen foretar både arealberegning og verdivurdering, men dette blir ikke lagt ved i sakene. AVVIK 3 Kommunens føring av bygningsopplysninger er mangelfull. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. I merknaden står at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført.
5. Merknad 7 Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i tilstrekkelig grad involvert i oppstart av arbeid med private reguleringsforslag. Dette kan utløse problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Kommentar: Det vises til plan- og bygningslovens samordningsbestemmelser i forhold til matrikkellova. Det følger av pbl 21-9 blant annet om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak som nevnt i 20-1 første ledd bokstav m, faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med matrikkellova (vår understreking). Merknaden bygger på følgende observasjoner: Noen planvedtak har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi forhåndskonferanser og oppstartmøter med utbyggere i liten grad involverer personell fra matrikkellovforvaltningen i kommunen. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 2. desember 2015 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 3. desember 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 07.03.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Oppegård kommune 6. Delegasjonsreglement for Oppegård kommune 7. Rutine for grensejustering etter matrikkelloven 8. Rutine for delingssaker 9. Saksliste for oppmålingssaker 2015 10. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 12. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 13. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Oppegård kommune under åpningsmøtet og slttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Anne Skau Rådmann X X Espen Dag Rydland Kommunalsjef, teknisk sektor. Fungerer for rådmann X X X Karen Zwicky Knobel Virksomhetsleder X X X Torunn Sæther Fagleder X X X Per-Øivind Løwen Inger-Anne Cederstrøm William Sheer Saksbehandler og fører matrikkelen Saksbehandler, landmåler og fører matrikkelen Saksbehandler, landmåler og fører matrikkelen X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok Anders Fekjær og Janne Johnsen, med sistnevnte som tilsynsleder.