Permisjonsreglement vedtatt 24.09.14 1. Innledning 1.1. Formål 1.2. Mål 1.3. Myndighet 1.4. Saksgang 1.5. Lønnsansiennitet 1.6. Feriepenger 1.7. Pensjonsmedlemskap 1.8. Gjensidig tillit / andre forhold 1.9. Fortolking / tvist 2. Lovbestemte og avtalefestede permisjoner 2.1. Sykdom 2.2. Pleie av nær pårørende 2.3. Fødsel/svangerskap 2.4. Opplæring/utdannelse 2.5. Permisjonsregler for tillitsvalgte 2.6. Offentlige verv/ tjeneste 3. Velferdspermisjoner med lønn 3.1. Velferdspermisjon med viktig velferdsgrunner 3.2. Alvorlig sykdom 3.3. Følge av barn over 12 år til sykehus/spesialist/lege 3.4. Ved dødsfall 3.5. Ved barns skolestart 3.6. Barn i barnehage 3.7. Eget bryllup 3.8. Som deltaker/leder i større idrettsarrangementer 3.9. Høytidsdager 3.10. Konfirmasjon/barnedåp 3.11. Andre velferdspermisjoner med lønn 4. Permisjon for utføring av tillitsverv/ombud 4.1. Verv og ombud 4.2. Andre tillitsverv 5. Andre permisjonsbestemmelser 5.1. Overgang til ny stilling/ulønnet permisjon 5.2. Hospitering 5.3. Langtidsfravær grunnet sykdom 5.4. Tilpassede arbeidstilordninger 5.5. Deltakelse i hjelpekorps 5.6. Plikttjeneste repetisjonsøvelse 5.7. Spesielle oppdrag og engasjementer 1
1 Innledning En permisjon er gyldig og avtalt fravær fra arbeid som er kommet i stand på initiativ og ønske fra arbeidstaker. Den er midlertidig, og kan være både med og uten lønn der arbeidsforholdet for øvrig fortsatt består. Permisjon skal sikre ansatte muligheter for fri fra arbeidsplikten når spesielle situasjoner oppstår og er et viktig bidrag i arbeidsgivers personalpolitikk. Det gjøres oppmerksom på at merknadene knyttet til reglementet er ment som et bidrag til å tolke meningen bak det enkelte punkt. Merknadsfeltet er ingen fasit eller uttømmende. 1.1 Formål Synliggjøre muligheter og rammer for fri fra arbeidsplikten og komprimere det sentrale og lokale lovog avtaleverk som regulerer dette. Reglementet skal tydeliggjøre arbeidsgiverpolitikken på området og medføre en forutsigbar likebehandling også på tvers av enheter. 1.2 Mål Forutsigbar arbeidsgiverpolitikk Gjensidig forståelse av muligheter og begrensninger Effektivt styringsverktøy for best mulig korrekt og lik vurdering Reglementets omfang Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd avtalt arbeidstid (jfr. HTA 1). Herunder arbeidstakere med midlertidige arbeidsavtaler. For ansatte i deltidsstillinger gis hovedregel permisjonsrettigheter etter stillingens størrelse 1.3 Myndighet Det er rådmannen, eller den han har bemyndiget, som har avgjørelsesmyndighet så fremt søknadene ikke er av så prinsipiell karakter at de faller inn under kommunelovens 23 pkt. 4. Der ikke annet står er det enhetsleder som har avgjørelsesmyndighet Ingen kan behandle sin egen permisjonssøknad. Søknad fra rådmann avgjøres av kommunestyret, men korte velferdspermisjoner og lov og avtalefestede permisjonsrettigheter avgjøres av ordfører. 1.4 Saksgang Permisjonssøknad skal rettes skriftlig til ens leder. Behovet skal dokumenteres og vedlegges søknaden. Permisjonssøknader som skal behandles av personalavdeling videresendes snarest Søknaden skal gjøres innenfor de frister og rammer som lov- og avtaleverk tilsier. Dersom ikke annet nevnes skal det, når mulig, gjøres i god tid før omsøkt permisjon tiltar. Den ansatte plikter å melde fra om endringer som kan ha betydning for permisjonen/ arbeidsforholdet. 2
Fraværet/permisjonen skal av leder meldes til personal-/ lønningskontoret ved kopi av innvilget søknad og med korrekt oppgitt fraværskode. Ved permisjon uten lønn må endring på lønnsmelding gis. 1.5 Lønnsansiennitet Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Det samme gjelder sykepermisjon inntil ett år, fødsels-/adopsjonspermisjon inntil to år samlet, samt offentlig ombud, ombud i arbeidstakerorganisasjonene og vernepliktstjeneste i sin helhet. Ulønnet utdanningspermisjon medregnes med inntil to år (HTA 12) når utdanningen har betydning og verdi for vedkommendes arbeid i kommunen og er en del av avtalt kompetanseplan. Ulønnet permisjon inntil 1 år gir lønnsansiennitet. 1.6 Feriepenger All lønn utbetalt i henhold til permisjonsreglement inngår som feriepengegrunnlag. 1.7 Pensjonsmedlemskap Arbeidstaker som er innvilget permisjon med lønn opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn en måned, meldes ut av pensjonsordningen. Arbeidstaker tilbys samtidig frivillig medlemskap etter de regler som gjelder i de respektive pensjonsordninger. 1.8 Gjensidig tillit/ andre forhold Søknad om permisjon, og utøvelse av vedtak på søknad, skal bygges på gjensidig tillit. Dersom det ikke er urimelig å forvente, skal det omsøkte legges utenom arbeidstiden. Dersom lønnsbetingelser ikke er nevnt, skal det forutsettes at permisjonsrettigheten er ulønnet. 1.9 Fortolking/ tvist Fortolkninger i tilknytting til dette reglement legges fram for rådmann eller dennes stedfortreder i personalsaker. Ved uenighet i fortolkningen legges saken fram for administrasjonsutvalget til avgjørelse. Vedtak truffet av administrasjonsutvalget kan ikke påklages. Naturlige endringer kan foretas fortløpende i reglementet i henhold til delegasjonsreglementet, mens større prinsipielle endringer og revisjoner behandles av administrasjonsutvalget etter forutgående drøfting med de ansattes organisasjoner. 3
2 Lovbestemte og avtalefestede permisjoner 2.1 Sykdom 2.1.1 Egen sykdom. Her følger rettigheter etter aml kap.15-8 (oppsigelsesvern), ftrl kap 8 (sykepenger), og HTA kap.1 8 (sykelønn, egenmelding med mer). Sykefravær er i seg selv ikke en permisjon. Sykdom kan imidlertid utøse permisjonsmuligheter, spesielt etter at sykepengeperioden er utløpt. For lokal avtale, se pkt 5.2 og 5.3. Som IA bedrift kan egenmelding ved egen sykdom benyttes i opp til 24 kalenderdager pr. tolv mnd periode av maks åtte dagers varighet pr. sykdomstilfelle.. 2.1.2 Barns- og barnepassers sykdom Aml 12-9 gir rett til permisjon for nødvendig tilsyn med syke barn, for følge til lege, sykehus, spesialist og lignende, til og med det året barnet fyller tolv år. Det gjelder også når barnepasser er syk. Det er en utvidet rett for funksjonshemmede barn, og barn med kroniske sykdommer. Ftrl. kap 9 II hjemler retten til omsorgslønn i denne permisjonen. HTA kap 1 pkt 8-4 gir rett til nevnte omsorgspenger fra første arbeidsdag etter at vedkommende har tiltrådt stillingen. Ved opphold i institusjon, ved mer alvorlig sykdom og kontinuerlig behov for tilsyn og pleie utvides retten til permisjon etter aml 12-9 og pleiepenger etter ftrl kap 9 III kan tilstås ved søknad til NAV. Arbeidsgiver kan forskuttere pleiepenger. For lokal avtale, se pkt. 3.1, 3.2 og 3.3. 2.2 Pleie av nær pårørende (aml 12-10). 2.1.3 Aml 12-10 gir rett til permisjon i 60 dager for pleie av den enkelte pårørende i livets sluttfase. Pleiepenger ytes etter ftrl kap 9 III. Arbeidsgiver kan forskuttere pleiepenger. 2.1.4 Loven gir videre rett til ti dager permisjon (u/lønn) for annen nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer/partner eller funksjonshemmede barn over 18 år. Se også pkt 3.1 og 3.2 i dette reglement. 2.3 Fødsel/svangerskap () 2.1.5 Svangerskapskontroll. Aml 12-1 gir gravide rett til permisjon med lønn for svangerskapskontroll som ikke kan legges utenom arbeidstid. 2.1.6 Svangerskapspermisjon. Aml 12-2 gir gravid arbeidstaker rett til permisjon i inntil tolv uker under svangerskapet. 2.1.7 Svangerskapspenger 4
Ytes etter ftrl 14-4 og 8-2 når vedkommende pålegges å slutte i arbeid grunnet graviditet og frem til tre uker før termin. Pålagt permisjon kommer i tillegg til ordinær permisjon. Se også HTA kap 1 pkt 8.3.3. 2.1.8 Omsorgspermisjon. Aml 12-3 gir far (eller annen som står mor nær når far ikke bor hos mor) rett til to ukers omsorgspermisjon for å bistå mor i forbindelse med fødsel. Adoptivforeldre og fosterforeldre gis også rett til to uker permisjon ved overtakelse av omsorg. HTA kap 1 pkt 8.3.5 gir ovenfornevnte rett til full lønn i denne permisjonstiden. 2.1.9 Fødselspermisjon. Aml 12-4 vier mor eneretten til permisjon de første seks uker etter fødsel. 2.1.10 Foreldrepermisjon. Aml 12-5 regulerer den totale fødselspermisjonens lengde. Den er samlet på tolv mnd eller så lenge det utbetales foreldrepenger. I tillegg kan det tas ut ytterligere tolv mnd ulønnet permisjon. Ftrl kap 14 II regulerer vilkår for foreldrepenger. HTA kap 1 pkt 8.1.2 gir i tillegg rett til full lønn som om vedkommende var i arbeid. Det inkluderer fast årsbeløp og variable tillegg, inklusiv helge- og høytidstillegg etter oppsatt turnusplan. Lønnsøkninger medregnes. Feriepenger medregnes for hele perioden. Ved flerbarnsfødsel gjelder utvidede rettigheter. 2.1.11 Ammefri. aml 12-8 gir rett til fri i den tid som er nødvendig. HTA kap 1 pkt 8.3.4 innvilger lønnet permisjon i inntil 2 timer hver dag til å amme sitt barn (forutsatt nødvendig). 2.4 Opplæring/utdannelse 2.4.1 Utdanningspermisjon Aml 12-11 gir rettigheter til permisjon i inntil tre år for å delta i organisert utdanning. HTA kap 1 pkt 14.2 understreker rett til hel eller delvis permisjon og skal legge til rette for permisjon om utdannelse er av verdi for partene. Det foreligger ingen rett til lønn/ utgiftsdekning. Lønnet permisjon og dekning av legitimerte utgifter kan (jf HTA) gis når kompetansehevingen anses nødvendig for at virksomheten skal kunne utføre pålagte oppgaver. Bindingstid kan avtales når betydelig støtte ytes. 2.4.2 Eksamen I forbindelse med avlegging av eksamen gis permisjon med lønn, iht. HTA kap 1 pkt 14.4, for eksamensdagen(e), samt to lesedager før hver eksamen. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for kommunen. 2.5 Permisjonsregler for tillitsvalgte 2.5.1 Utøvelse av tillitsvalgtarbeid 5
Ved utøvelse av sine oppgaver som tillitsvalgt gis rett til tjenestefri. Ved deltakelse og nødvendige forberedelser til lokale og sentrale forhandlinger og drøftinger innvilges permisjon med lønn, HA 3-4 og 3-5. Frikjøpt tid forventes benyttet. 2.5.2 Tillitsverv Valgte faste medlemmer av vedtektsfestede sentral og distrikts-/fylkesorganer gis permisjon med lønn i inntil tolv dager, HA 3-5 bokstav c. 2.5.3 Tillitsvalgtopplæring Ved opplæring som har betydning for arbeidstakerens funksjon som tillitsvalgt, kan permisjon med hel lønn innvilges, HA 3-6. 2.6 Offentlige verv/ tjeneste 2.5.4 Pliktig militærtjeneste Aml 12-12 gir rett til permisjon for pliktig og frivillig militærtjeneste samt lignende pliktig allmenn vernetjeneste. Frivillig tjeneste i styrker i internasjonale fredsoperasjoner gir rett til permisjon i inntil 24 mnd. HTA kap 1 9 regulerer retten til lønn under pliktig (tvungen tjeneste i militæret, sivil tjenesteplikt, sivilforsvaret, politireserven og i heimevernet). Permisjon gis med full lønn for arbeidstakere med et forsørgeransvar og 1/3 lønn for arbeidstakere uten forsørgeransvar. For begge gjøres fradrag for godtgjørelse utbetalt av militære myndigheter, jf HTA (se kommunenes personalhåndbok for utdypede kommentarer) Se lokal avtale pkt 5.6.1 2.5.5 Offentlige verv Aml 12-13 gir rett til permisjon for lovbestemt møteplikt i offentlige organer. Se også 4.1.1 6
3 Velferdspermisjoner med lønn 3.1 Velferdspermisjon ved viktige velferdsgrunner Når viktige velferdsgrunner, etter dette kapittel foreligger, kan en arbeidstaker, jf HTA kap 1 14.1 tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil tolv arbeidsdager, eller 24 arbeidsdager med halv lønn, i kalenderåret. I spesielle tilfeller kan rådmannen fatte avgjørelser utover begrensningene i pkt. 3.1. med inntil 2 måneder med lønn og inntil 6 måneder uten lønn. Permisjoner i henhold til dette drøftes med tillitsvalgte. 3.2 Alvorlig sykdom 3.2.1 Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, samboer foreldre, besteforeldre, barn eller andre som står arbeidstakeren spesielt nær): Inntil ti dager. Se pkt 3.1. 3.2.2 Rett til permisjon etter 3.2.1 kommer i tillegg til barns og barnepassers sykdom i henhold til aml 15-8, ftrl kap 9 og HTA kap 1 pkt. 8, og til pleie av pårørende etter aml 12-10, se pkt 2.2. Pleiepenger bør fortrinnsvis søkes ved mulighet. 3.3 Følge av barn over 12 år til sykehus/spesialist/lege 3.3.1 Etter særskilt søknad og ved nødvendig behov for følge av barn til sykehus, spesialist, lege og lignende: Inntil fem dager. Ved institusjonsopphold/alvorlig sykdom skal fortrinnsvis pleiepenger søkes. 3.4 Ved dødsfall 3.4.1 Ved dødsfall i nærmeste familie og andre som har stått arbeidstakeren nær (se 3.2.1): Inntil fem dager, eventuelt med tillegg av nødvendige reisedager. Utover dette kan det uten søknad gis permisjon med lønn for å delta i lokale begravelsesseremonier der arbeidstaker ønsker å vise sin deltagelse 3.5 Ved barns skolestart 3.5.1 For å følge barn første skoledag: Inntil en dag 3.6 Barn i barnehage 3.6.1 For tilvenning av barn i barnehage: Inntil to dager. 7
3.7 Eget bryllup 3.7.1 For gjennomføring av eget bryllup, bryllupsdagen og dagen etter. (2 dager) 3.8 Som deltaker/leder i større idrettsarrangementer 3.8.1 Internasjonale idrettsarrangement, landskamper og lignende: Inntil fem dager pr. kalenderår 3.8.2 Finale i norgesmesterskap: Inntil 2 dager. 3.9 Høytidsdager 2.1.12 For feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender: Inntil to dager. 3.10 Konfirmasjon/barnedåp 3.10.1 For gjennomføring av egne barns konfirmasjonsdag og barnedåp: en dag 3.11 Andre velferdspermisjoner med lønn 3.11.1 Behandling og undersøkelse på sykehus, av spesialist, lege, tannlege, fysioterapeut og lignende, under forutsetning av at det er medisinsk nødvendig. De skal forsøkes lagt utenom arbeidstid og kun nødvendig reisetid og besøkelsestid faller inn under permisjonsbestemmelsen. 3.11.2 Permisjon med lønn kan innvilges for andre særskilte velferdsformål, eventuelt ved analogisk anvendelse av foranstående bestemmelser, når det finnes rimelig og nødvendig, se også punkt 3.1. 4 Permisjon for utføring av tillitsverv/ombud 4.1 Verv og ombud () 4.1.1 Arbeidstaker innvilges permisjon, etter HTA kap.1 14, med lønn for å utføre pålagte offentlige tillitsverv. Det forutsettes at tillitsvervet ikke kan utføres utenfor arbeidstid. Dersom det ytes dekning av lønn/ lønnsutgifter, skal disse gå til fradrag. 4.1.2 Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid, innvilges permisjon uten lønn for valgperioden. 8
4.1.3 Arbeidstaker som blir valgt som utsending til nominasjonsmøter ved stortingsvalg, fylkestingsvalg eller kommunevalg innvilges permisjon med lønn. 4.1.4 Arbeidstaker som velges/tilsettes i fastlønnet tillitsverv i organisasjonens sentrale eller distrikts-/fylkesorganer, eller tilsettes som funksjonær i sin organisasjon, kan innvilges ulønnet permisjon i inntil fire år. 4.1.5 Arbeidstaker gis rett til permisjon uten lønn for tillitsverv i arbeidstakerorg./ forhandlingssammenslutning, jf HA del B 3-5 bokstav d. 4.2 Andre tillitsverv () 4.2.1 Ansatte med tillitsverv i de funksjonshemmedes interesseorganisasjoner kan innvilges permisjon uten lønn med hjemmel i dette punkt. Dette kan også omfatte kurs når kurset har betydning for vedkommendes arbeid med å fremme funksjonshemmedes interesser. Kommunen kan etter en konkret vurdering innvilge permisjon for å utføre andre tillitsverv. 5 Andre permisjonsbestemmelser 5.1 Overgang til ny stilling/ulønnet permisjon (avgjørelsesmyndighet personalavdeling) Generelt vilkår Ved ulønnet permisjon har arbeidstakeren frist på 9 måneder til å gi tilbakemelding på om vedkommende vil benytte sin rett til å gjeninnta stillingen 5.1.1 Ved til sammen 5 års tjeneste i kommunen har arbeidstaker likevel rett til et års ulønnet permisjon. 5.1.2 Ansatte på ledernivå samt ansatte i nøkkelstillinger gis som hovedregel ikke permisjon. Ved innvilget permisjon må det påregnes og bli tilbudt andre ansvars/arbeidsområder» (søknad administrasjonsutvalget) 5.1.3 Permisjon kan også som unntak vurderes dersom det dreier seg om et vikariat/ engasjement som gir arbeidstakeren en faglig utvikling. Det kan også gis permisjon dersom arbeidsgiver vurderer det som hensiktsmessig i forhold til f.eks. rekruttering, organisasjonsendring o.l Permisjon kan som unntak også vurderes dersom det er andre personlige tungtveiende grunner. 5.2 Hospitering 5.2.1 Hospitering i egen organisasjon mtp. kompetanseheving og/eller som følge av ansattes egenutvikling kan gjennomføres der dette ellers ikke vil medføre ulempe for arbeidsgiver. Det kan likeså gis i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstakere mellom kommuner/ andre lignende arbeidsgivere. 9
5.3 Langtidsfravær grunnet sykdom 5.3.1 Ved langtidsfravær som følger av sykdom kan det gis permisjon i inntil to år mens arbeidsavklaring pågår. Det bør være mulighet for bedring og tilbakeføring til arbeid i organisasjonen. 5.4 Tilpassede arbeidstidsordninger 5.4.1 Arbeidstaker som på grunn av helse, sosiale eller andre vektige grunner har behov for redusert arbeidstid, har rett til det dersom det kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for arbeidsgiver, jf aml 10-2 pkt 4. 5.5 Deltakelse i hjelpekorps 5.5.1 Arbeidstakere som er knyttet til hjelpekorps kan innvilges permisjon med lønn i inntil fem sammenhengende dager i forbindelse med nødvendig utrykning til hjelp for nødstilte. 5.6 Plikttjeneste - repetisjonsøvelse 5.6.1 Ved avtjening av vernepliktstjeneste knyttet til repetisjonsøvelser og annen utkommandert plikttjeneste, tilstås permisjon med lønn inntil en måned i kalenderåret, uavhengig av godtgjørelse fra Forsvaret. Godtgjørelse fra Forsvaret når tjenestetid varer utover fem sammenhengende permisjonsdager, kan likevel gå til fradrag. 5.7 Spesielle oppdrag og engasjementer Det kan innvilges permisjon inntil to år for arbeidstakere som tjenestegjør som dommerfullmektig. 5.7.1 Etter nærmere regler kan ansatte gis begrenset permisjon for å arbeide med forskning innen sitt fagområde. Det er en forutsetning at forskningen skjer i tilknytning til en forskningsinstitusjon. 5.7.2 Kommunen kan innvilge permisjon i inntil to år for arbeidstaker som skal arbeide i norske hjelpetiltak i offentlig regi i utviklingsland. 10