Notat Går til: Føretak: Helse Vest RHF Dato: 11. mar 2011 Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Hilde Christiansen Saka gjeld: Vikarbruk i Helseføretaka Styresak 028/11 O Administrerande direktør si orientering pkt 6 Styremøte 15. mars 2011 Bakgrunn Det har vært stor merksemd knytt til bruk av vikarbyrå og arbeidsforholda under desse. I 2009 gjennomførte dei 4 regionale helseføretaka ei felles nasjonal anskaffing for bruk av helsepersonellvikarar, nettopp for å sikre kvaliteten på leveransane frå vikarbyråa. Det er inngått avtale med 15 leverandørar av vikartenester. Avtalene har mange forpliktingar som skal etterlevast. I lys av hendingane den siste tida, har vi bede alle leverandørane signere og forplikte seg på ei ny erklæring om at dei forstår og held seg innanfor lover og forskrifter som skal sikre ryddige forhold i tråd med kontraktane. Ein kan godt sjå på dette som ei alvorleg påminning. Etter at vår eigen interne revisjonsrapport var klar hausten 2010, blei og alle leverandørane kalla inn til ein felles gjennomgang av revisjonsrapporten som ledd i læring og lukking av avvik. Det har blitt understreka at eventuelle brot på rammeavtalene kan få betydelege konsekvensar for dei leverandørane det gjeld, nemleg at avtalene kan bli sagt opp. Revisjonsrapporten blei lagt fram for styret i Helse Vest 1. desember 2010. Internrevisor har bedt om tilbakemelding for kva tiltak og aktivitet som er sett i verk for å sikra at tilsvarande avvik ikkje skjer igjen. Helse Vest har gått inn i internrevisjonsrapporten for å sjå kva avvik som reelt sett var retta mot vikarar som hadde vært i arbeid i føretaksgruppa Helse Vest. 2 Vikarar frå Adecco, ein i Helse Fonna og ein i Helse Stavanger o Funn var at ein av avtalane ikkje var signert av arbeidsgjevar men av den tilsette, elles ingen avvik 2 vikarar frå Nursepartner, ein i Helse Bergen og ein i Helse Stavanger o Merknad for arbeidstid på den eine vikaren er avklart som ikkje avvik i etterkant dokumentasjon føreligg 2 vikarar frå NarcoPolo, begge i Helse Fonna o Merknad på arbeidstida for ein av vikarane. Leverandør har i ettertid av internrevisjonen framlagt tilstrekkeleg dokumentasjon på at dette ikkje var avvik 2 vikarar frå Medpro, ein i Helse Førde og ein i Helse Bergen. o Kommentarar om at den eine vikaren ennå ikkje hadde mottatt lønn då oppdraget nett var avslutta. Skattekort mangla slik at ein venta på dette for lønnsutbetaling. Et avvik vedkommande fakturering
4 vikarar frå PowerCare, ein i Helse Stavanger, 2 i Helse Fonna og ein i Helse Bergen o Her er det merknadar kring arbeidstid. 5 vikarar frå Unicare, to i Helse Stavanger, 2 i Helse Fonna, ein i Helse Bergen. o Merknadar om at det i høve til to av vikarane ikkje var mottatt skjema RF1199. Dette kan henge saman med ordinære rutinar og tida for når vikaren var i arbeid. Ingen avvik eller merknader kan aksepterast i høve til vilkåra i rammeavtalane. Det er samstundes viktig å presisere at helseføretaka i Helse Vest også utøvar kontroll av innleigde helsepersonell vikarar, mellom anna autorisasjonssjekk mot SAFH mv. Vi er derfor ikkje overraska over at det i den gjennomførte internrevisjonen ikkje var avvik på faglege kvalifikasjonar. Det er viktig å understreke at helseføretaka har tilgang på godt kvalifiserte og kompetente vikarar. Mange av dei kjem attende til dei same sjukehusa. Også i sommarperioden registrerer vi at det er stor grad av repeterande vikarar som har vikarperiodar i helseføretaka. Felles avvikssystem Det er lagt ned mykje arbeid og ressursar i oppfølging og etterlevering av avtalene med aktiv tilnærming og kontrollfunksjonar både i helseføretaka og i oppfølginga av leverandørane. Det er mellom anna etablert eit felles avvikssystem som alle helseføretak og alle leverandørar skal bruke. Resultata frå føretaka viser at ein har gode system og rutinar for innleigde vikarar. Vikarar er ei viktig gruppe som bidreg i føretaka, og dei skal arbeide etter same prinsipp og regelsett som eigne medarbeidarar. I Helse Vest utgjorde bruken av innleigde vikarar totalt 0,6 prosent av alle vakter i 2010. Resultata av undersøkinga av brot på arbeidstidsreglane indikerer at helseføretaka har eit omfang på denne problemstillinga som er avgrensa. Dei hendingane som eventuelt ikkje er i tråd med arbeidsmiljølova er ikkje akseptable og blir tekne tak i umiddelbart i kvart av helseføretaka. Prinsipp Når ein vikar er leigd inn frå eit bemanningsbyrå, har helseføretaka eit ansvar for å sikre at den innleigde har trygge og gode arbeidsforhold som gjer at pasientane får eit godt tilbod. Ansvaret for at arbeidsforholda er i ordna former kviler både på arbeidsgivar (vikarbyrået) og på helseføretaket (innleigar). Undersøkinga vi har gjort den siste tida har vist at det har vore lagt ned eit godt arbeid over tid frå føretaka når det gjeld sikring av kvaliteten på bruk av innleigde vikarar. Det er eit organisatorisk systemansvar at alle som er i arbeid i helseføretaka opplevar helseføretaka som gode arbeidsplassar og at alle har gode lønns- og arbeidsforhold. Dette er ein situasjon ein tar på alvor på alle nivå i føretaksgruppa. Ein skal verken jakta på leiarar, medarbeidarar, vikarar eller tillitsvalde/vernetenesta i denne situasjonen. Alt som er kome fram skal nyttast til læring og forbetring, hindra at tilsvarande brot ikkje skjer igjen. HR systema som er implementert gjer det mogleg å ha rask oversikt over sjølv svært kompliserte problemstillingar. Vi vil retta ein stor takk til dei som har satt si æra i å legga fram korrekt og dokumentert informasjon i løpet av svært kort tid. 2
Status i føretaksgruppa Helse Vest (oppsummert) Totalt var det for 2010 3.837.359 vakter inkludert dei innleigde vikarane. Av det totale tal vakter for 2010 var 22.968 utført av innleigde vikarar, tilsvarande 0,6%. Gjennomsnittlig lengde for alle vikarvaktene var 8,2 timar. Merk at nattevakter varierer mellom 9 og 10 timer. Talet på nattevakter utført av innleigde vikarar var 6.939 vakter, tilsvarande 30%. 1.070 vakter er spesielt kommentert i oversiktane frå helseføretaka (s. 4 7), Dette tilsvarar 4,7% av dei innleigde vaktene. Av desse utgjer vakter med brot på 13 timers regelen 57 vakter for heile regionen, tilsvarande 0,2% av alle vaktene for innleigde vikarar. Helse Stavanger har registrert brot på 165 vakter i perioden for Oskesky, det utgjer om lag 19% av alle vaktene som er kommentert med brot for Helse Stavanger. Det var i denne perioden vanskeleg med transport for innleigde vikarar. Vi ser svært alvorleg på alle avvik. Det er sett i verk fleire tiltak, både når det gjeld å rette dei avvika som er avdekka og sikre at avvik ikkje skjer i framtida. For detaljert oversikt per helseføretak, sjå vedlagte oversikt, oppdatert per 11. mars 2011. Informasjon til tillitsvalde og vernetenesta Tillitsvalde og vernetenesta er fortløpande haldne informerte kring alle steg i prosessen. Det er utarbeidd notat som er distribuert frå HINAS og Helse Vest RHF, tilgjengeleg for konserntillitsvalde, konsernhovudverneombodet og tillitsvalde/verneteneste i heile føretaksgruppa. Vidare prosess HINAS arbeider vidare med å kartleggje det juridiske omfanget av eventuelle avtalebrot frå alle leverandørar med rammeavtale. Det er foreløpig ikkje etablert eit tilstrekkjeleg faktisk grunnlag for å konkludere endeleg med omsyn til om det føreligg brot på avtaler, og kva konsekvensar dette eventuelt skal få. 3
Oversikt Helse Bergen 2010 Innleidd helsepersonell Totalt antall vakter 2010 1.718.767 100% av alle vakter i hele Helse Bergen Totalt utførte timer av innleide vikarer 95.984,77 Utførte vakter av innleide vikarer 11.854 0,69% av alle vakter i hele Helse Bergen Antall vakter mellom 0 og 8,5 timer 7.695 64,9% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter mellom 8,5 og 12,99 timer 4.143 18% av utførte vakter av innleide vikarar Antall vakter over 13 timer eller mer 21 0,1% av utførte vakter av innleide vikarer Antall nattevakter 3.596 30% av vakter utført av innleide vikarer Antall vakter 2 vakter i strekk 29 0,25% Antall vakter under 9 timer hvile mellom to vakter 131 1,18% Gjennomsnittlig lengde vakterfor innleide vikarer 8,1 timer
Oversikt Helse Stavanger 2010 Innleidd helsepersonell Totalt antall vakter 2010 1.051.101 100% av alle vakter i hele Helse Stavanger Totalt utførte timer av innleide vikarer 77.483,03 Utførte vakter av innleide vikarer 9.275 0,88% av alle vakter i hele Helse Bergen Antall vakter mellom 0 og 8,5 timer 6.107 65,84% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter mellom 8,5 og 12,99 timer 3.158 34,05% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter over 13 timer eller mer 11 0,12% av utførte vakter av innleide vikarer Antall nattevakter 3.162 34,09% av vakter utført av innleide vikarer Antall vakter 2 vakter i strekk 0 % Antall vakter under 9 timer hvile mellom to vakter 138 1,49% av utførte vakter av innleide vikarer Antall gangerdet er registrert overtid i etterkant av 726 7,83 av utførte vakter av innleide vikarer ordinær vakt som bryter med AML Gjennomsnittlig lengde vakter for innleide vikarer 8,4 timer Antall vakter påvirket av Askesky 165 Disse vaktene er en del av de 726 vaktene som er kommentert over 5
Oversike Helse Fonna 2010 Innleidd helsepersonell Totalt antall vakter 2010 591.654 100 % av alle vakter i hele Helse Fonna Totalt utførte timer av innleide vikarer 8.600 Utførte vakter av innleide vikarer 1.047 0,18% av alle vakter i hele Helse Fonna Antall vakter mellom 0 og 8,5 timer 804 76,79% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter mellom 8,5 og 12,99 timer 212 20,25% av utfør te vakter av innleide vikarer Antall vakter over 13 timer eller mer 17 1,6% av utførte vakter av innleide vikarer Antall nattevakter 60 5,74 av vakter utført av innleide vikarer Antall vakter 2 vakter i strekk % Antall vakter under 9 timer hvile mellom to vakter 17 1,6% Gjennomsnittlig lengde vakter for innleide vikarer 8,2 timer 6
Oversikt Helse Førde 2010 Innleidd helsepersonell Totalt antall vakter 2010 475.837 100% av alle vakter i hele Helse Førde Totalt utførte timer av innleide vikarer 6.412 Utførte vakter av innleide vikarer 792 0,17% av alle vakter i hele Helse Førde Antall vakter mellom 0 og 8,5 timer 651 82,2% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter mellom 8,5 og 12,99 timer 141 17,8% av utførte vakter av innleide vikarer Antall vakter over 13 timer eller mer 0 0 % av utførte vakter av innleide vikarer Antall nattevakter 121 15,28% av vakter utført av innleide vikarer Antall vakter 2 vakter i strekk 0 % Antall vakter under 9 timer hvile mellom to vakter 8 1,01% Gjennomsnittlig lengde vakter for innleide vikarer 8,1 timer Overtid i etterkant av ordinær vakt som bryter med AML 15 1,89% av utførte vakter av innleide vikarer 7