Overordnet. Versjon april 2012. Oppdatert

Overordnet Versjon april 2012 Oppdatert

Innhold DEL I ADMINISTRATIV... 3 1. INNLEDNING... 3 1.1 Målsetting... 3 1.2 Planprinsipper... 3 1.3 Samordning med øvrige beredskapsetater... 4 1.4. Samarbeid med kommuner... 4 1.5 Planstruktur... 4 1.6 Administrasjon og administrativt ansvar... 4 1.7 Disponering av personell... 5 1.8 Opplæring og øvelser... 5 2 BEREDSKAPSLEDELSE... 6 2.1 Strategisk ledelse... 6 2.2 Taktisk ledelse... 6 2.3 Operativ ledelse... 6 2.4 Beredskapsutvalg... 6 2.5 Smittevernutvalg... 7 DEL II - OPERATIV DEL... 8 3. VARSLING VED ØKT BEREDSKAP... 8 3.1 Konferansealarm... 9 3.2 Beredskapsledelse alarm... 9 3.3 Varsling av personell... 9 3.4 Varsling av Helse Vest RHF og sentrale myndigheter.... 9 4. RAPPORTERING OG ETTERARBEID... 10 5. ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSE... 10 5.1 Beredskapsledelsen oppbygging... 11 5.2 Beredskapsledelsen - sammensetning og sentrale oppgaver... 11 6. KNUTEPUNKT FOR KOMMUNIKASJON OG VARSLING... 12 6.1 AMK (akuttmedisinsk kommunikasjons sentral)... 12 6.2 Servicesenteret... 12 6.3 Sentralbord... 12 7. STØTTEFUNKSJONER... 13 7.1 Kommunikasjon og Informasjonsberedskap... 13 7.2 Administrative støttefunksjoner... 13 7.3 Forsyning av utstyr og legemidler... 13 8. PSYKOSOSIAL OMSORG... 13 8.2 Pårørendesenter... 13 8.3 Omsorg for eget personell... 14 9. FORSTERKET ADGANGSKONTROLL... 14 10. ORGANISERING VED EKSTERNE OG INTERNE HENDELSER... 14 10.1 Eksterne hendelser - organisering... 14 10.2. Interne hendelser - organisering... 15 10.3 IKT hendelser... 17 11. OVERSIKT FORETAKSOVERGRIPENDE PLANER... 18 Vedlegg 1... 19 Vedlegg 2... 19 Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 2

DEL I ADMINISTRATIV 1. INNLEDNING Overordnet beredskapsplan skal sørge for at helseberedskapen i Helse Stavanger HF tilfredsstiller de lover og forskrifter som til en hver tid er gjeldene for helseforetakene. Overordnet nasjonal plan for helse- og sosialberedskap (2007) gir føringer for helseforetakene innen organisering, ansvar, oppgaver og ressurser, samhandling og varslingssystemer. Regional plan for helsemessig- og sosial beredskap (styregodkjent 07.12.2011) legger rammeverket for foretakets beredskapsplan. Basisen for helseberedskapen skal utgjøres av den daglige beredskapen med forsterkninger ut fra oppgaver og forhold. Overordnet beredskapsplan for Helse Stavanger HF følger de føringer og rammeverk som er beskrevet nasjonalt og regionalt. 1.1 Målsetting Beredskapsplanen skal sikre at Helse Stavanger HF kan tilby befolkningen forsvarlig spesialisthelsetjenester ved kriser og katastrofer i fredstid og under krig. Planen skal bidra til at: Driften kan fortsette, legges om, og ved behov utvides under en ekstraordinær situasjon, krise eller krig. Beredskapsledelsen er tydelig definert og at ansvar og roller er gjort kjent. Krisereduserende tiltak iverksettes på alle nivåer i organisasjonen Krisereduserende tiltak alltid tar hensyn til alle ledd så vel ved daglig drift som når det foregår vedlikehold eller utbygginger. Samordning mellom sykehuset og samarbeidende etater styrkes. 1.2 Planprinsipper Den overordnede beredskapsplanen er et nivå 1 dokument i helseforetakets systemdokumentasjon EQS. Beredskapsplanen gjelder for alle institusjoner og enkeltpersoner som har inngått avtale med Helse Stavanger HF om å yte helsetjenester. Foretaksovergripende planer er planer som gjelder mer enn en divisjon og gir føringer for håndtering av enkeltsituasjoner. Divisjonsspesifikke planer på nivå 2 skal det være beredskapsplaner for den enkelte divisjon. Divisjonsledelsen bestemmer hvilke avdelinger, seksjoner og enheter som skal ha egne planer og varslingslister. Beredskapsarbeid og beredskapsplanen bygger på tre prinsipper: Ansvarsprinsippet Den som har ansvar for et fagområde/tjenestetilbud i en normalsituasjon, har også ansvaret for at nødvendige beredskapsforberedelser og håndtering av tiltak gjennomføres ved ekstraordinære situasjoner. Dette inkluderer informasjon innen eget ansvarsområde. Likhetsprinsippet: Den organisasjonen man etablerer ved beredskap, kriser og katastrofer, skal være mest mulig lik den organisasjonen foretaket har til daglig. Nærhetsprinsippet: En krise skal håndteres på lavest mulig operative nivå. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 3

Beredskapssituasjoner kan kreve ekstraordinære tiltak ved at foretaket enten mobiliserer ekstra ressurser, omdisponerer ressurser eller forsterker enkelte funksjoner. Dette kan innebære at noen enheter reduserer eller stanser sin virksomhet for å støtte andre enheter. Nærhetsprinsippet innebærer at situasjoner håndteres innenfor egen enhet dersom man har tilstrekkelige ressurser eller fullmakter. Dersom enheten ikke kan håndtere situasjonen selv må det mobiliseres ressurser via høyere ledelsesnivå og beredskapsledelsen. Varslingslinjer vil i prinsippet følge foretakets organisasjonsstruktur. Divisjonen skal sørge for nødvendig delegasjon av ledelsesfullmakter for vaktorganisasjon til å iverksette beredskapstiltak. Varsling og organisering av beredskapspersonell er beskrevet i kapittel 3. 1.3 Samordning med øvrige beredskapsetater Redningstjenesten i Norge bygger på samvirkeprinsippet, hvor hver enkelt etat/organisasjon bidrar med sine ressurser. Det er opprettet et samarbeidsutvalg for beredskapsetatene, hvor samordning av beredskapsforberedelser og øvelser håndteres. I utvalget deltar brann, politi, helse, sivilforsvaret og fylkesmannen i Rogaland. Politiet har den koordinerende ledelsen av samvirket i redningstjenesten. 1.4. Samarbeid med kommuner I forskrift om helsemessig og sosial beredskap, 6, er spesialisthelsetjenesten og kommunene pålagt å samordne sitt beredskapsplanverk. I forbindelse med Samhandlingsreformen er det inngått avtaler med alle kommuner om omforente beredskapsplaner. Helse Stavanger HF har 2 representanter i Fylkesberedskapsrådet hos Fylkesmannen i Rogaland. Rådet og regelmessige møter med fylkesmannens beredskapsavdeling skal medvirke til samordning mot kommuner og andre sentrale aktører. 1.5 Planstruktur Beredskapsplanen inngår i det etablerte kvalitetssystemet EQS. Planen bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) fra Sosial- og helsedirektoratet, Nasjonal ROS- og beredskapsanalyse innen helse, FylkesROS i Rogaland og interne ROS-analyser. Helse Stavanger HF skal forankre helsemessig beredskap i ordinær virksomhet. Beredskapsmessige aspekter skal integreres, dimensjoneres og utformes i alle relevante avtaler, kontrakter og anbud som helseforetaket inngår. Beredskapsplanen skal omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig helsehjelp ved følgende hendelser: 1. Interne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens evne til å yte nødvendig helsehjelp. 2. Eksterne hendelser som vesentlig reduserer virksomhetens evne til å yte nødvendig helsehjelp. 3. Eksterne hendelser som vil innebære en ekstraordinær belastning på virksomheten. 1.6 Administrasjon og administrativt ansvar Administrerende direktør eller den han bemyndiger som stedfortreder, er beredskapsleder og har ansvar for at Helse Stavanger HF har en forsvarlig plan og ajourhold av beredskapsplanen. Administrerende direktør er også ansvarlig for å øve planverket. Beredskapssjef har det utøvende ansvaret for beredskapsplanen, koordinering og øvelser. Den enkelte divisjon/avdeling har ansvar for opprettelse, revisjon og ajourhold av egne planer Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 4

og oppdatering av personallister. Beredskapssjef er ansvarlig for at det tas initiativ til at beredskapsplanene i Helse Stavanger HF samordnes og avtalefestes med tilsvarende beredskapsplaner i kommunene i opptaksområdet og andre samarbeidspartnere som politi og brann. Hendelser som aktiverer beredskapsplanen skal systematisk dokumenteres og evalueres. Rapportering av status for beredskapsarbeidet skjer gjennom ordinær styringsdialog og i «Årlig melding». Revisjon av planen skal foretas kontinuerlig med hovedrevisjon hvert 3.år 1.7 Disponering av personell Foretaket kan normalt pålegge eget personell å bli i tjeneste utover ordinær arbeidstid etter regler i Arbeidsmiljøloven. Foretakene er gitt fullmakt fra Helse Vest RHF til å kunne pålegge eget helsepersonell å utføre nærmere tilvist arbeid ved ulykker og andre akutte situasjoner som forårsaker ekstraordinær pågang av pasienter (jfr. Lov om spesialisthelsetjeneste 2-1d). Foretaket kan pålegge personell i virksomheten å bli i tjenesten utover ordinær arbeidstid dersom det er nødvendig for å sikre liv og helse etter fullmaktsbestemmelsene i lov om helsemessig og sosial beredskap ( 1-4 og 1-5). Dersom det er nødvendig kan departementet treffe en foreløpig beslutning om anvendelse av fullmaktsbestemmelsene. En slik beslutning skal bekreftes av kongen så snart som mulig. Iverksetting av fullmaktsbestemmelsene forventes bare brukt ved store nasjonale kriser. I henhold til regional beredskapsplan har Helse Bergen HF ansvar for regional organisering og koordinering av helseteam for nasjonale og internasjonale beredskapssituasjoner. 1.8 Opplæring og øvelser 1.8.1 Opplæring I Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv, 7, stilles det krav om kompetanse, opplæring og øvelser. Helse Vest RHF har i tillegg gitt føringer for hva som skal inngå i opplæring. Opplæring i beredskapsarbeid skal gis alle nyansatte. Vikarer, spesielt leger og sykepleiere, skal minimum læres opp i de roller de kan komme til å utøve ved en beredskapssituasjon. Helsepersonell skal årlig gjennomgå foretakets og avdelingens beredskapsplaner med vekt på avdelingens og egne oppgaver. Beredskapsledelsen skal gjennomgå nødvendig opplæring i lover, planverk, egen rolle/ tiltakskort for aktuelle beredskapssituasjoner og organisering av redningstjenesten 1.8.2 Øvelser Helse Stavanger HF deltar i Nødetatenes øvingsutvalg for Sør-Rogaland. Internt i foretaket ivaretas planlegging og tilrettelegging av øvelser av Beredskapsutvalg og beredskapsstaben. Foretaket skal planlegge å gjennomføre 4 årlige øvelser. Øvelsene skal koordineres med andre utrykningsetater i den grad dette er hensiktsmessig. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 5

2 BEREDSKAPSLEDELSE Etter ansvarsprinsippet har administrerende direktør som beredskapsleder, eller den han bemyndiger som stedfortreder, ansvaret under beredskapssituasjoner. Beredskap skal ivaretas gjennom tre ledelsesnivåer som har ulike funksjoner. 2.1 Strategisk ledelse Den strategiske ledelsen består av helseforetakets administrerende direktør, ledergruppen og andre personer ut fra oppgaver og hendelser. Den strategiske ledelsen skal sikre stabil drift på tross av krisen og være foretakets ansikt utad. Den skal også ha fokus på de langtrekkende virkninger av krisen samt legge strategi for å minimalisere skadene. 2.2 Taktisk ledelse Den taktiske ledelsen utøves av sykehusets beredskapsledelse og stab satt ut fra type hendelse. Taktisk beredskapsledelse skal: - Ha fokus på håndtering av selve krisen og bistå operativ ledelse med å prioritere innsats ut fra tilgjengelige ressurser. - Ha fokus på vurdering av situasjonen frem i tid å planlegge i forhold til dette. - Ivareta kontaktpunktfunksjon og rapporteringslinjer overfor samarbeidspartnere i krisen direkte knyttet til hendelsen 2.3 Operativ ledelse Den operative ledelsen skjer på stedet og/eller er knyttet til praktiske oppgaver direkte relatert til hendelsen. Lederens faglige kvalifikasjoner vil kunne variere ut fra hvilke beredskapssituasjon det dreier seg om. Operativ ledelse kan foregå: - Internt i for eksempel akuttmottak med registrering og triagering, ved disponering av operasjonsstuer, sengekapasitet, psykososiale støttetjenester etc. - På skadested med fagleder helse, operativ leder helse og leder ambulanse. - Internt ved vesentlig bortfall av infrastruktur (eks. IKT, VVS), brann eller trussel om slikt - Ved hendelser som krever ekstra ressurser eks. pandemier 2.4 Beredskapsutvalg Beredskapsutvalget er administrerende direktørs rådgivende organ i beredskapssaker. Utvalget skal koordinere arbeidet med beredskapsplanlegging ved Helse Stavanger HF. Dersom foretaket finner det hensiktsmessig opprettes det underutvalg. 2.4.1 Beredskapsutvalgets oppgaver og struktur Beredskapsutvalget oppgaver: - Være et rådgivende utvalg innen beredskap - Bidra til å utarbeide forslag til beredskapsplaner og øvelser - Bidra til at hendelser og øvelser blir evaluert - Fremme forslag til forbedringer og tiltak som videreutvikler sykehusets beredskap - Være et forum for utveksling av erfaringer mellom divisjonene i beredskapsarbeid Divisjonene utpeker representanter til Beredskapsutvalget. Kommunikasjonsavdelingen skal være representert med et medlem. Beredskapssjef ivaretar lederfunksjon på vegne av fagdirektør. Beredskapskoordinator innehar sekretærfunksjon. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 6

Det er hensiktsmessig at de som er ivaretar det praktiske ansvar for beredskapsplanene i divisjonene også deltar i beredskapsutvalget. 2.5 Smittevernutvalg Det er opprettet et eget utvalg som skal vurdere den til enhver tid epidemiologisk situasjonen og angi behov for justeringer i foretakenes beredskap, herunder behov for vaksinasjon. Smittevernutvalget er ansvarlig for at beredskapsplan for smittsomme sykdommer er oppdatert. Medlemmer: - Smittevernoverlege (leder) - Avd. overlege avd. for medisinsk mikrobiologi - Hygienesykepleier - Fagsjef kvalitet og pasientsikkerhet - Beredskapssjef /beredskapskoordinator Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 7

DEL II - OPERATIV DEL Denne delen gir en oversikt over hvordan Helse Stavanger HF varsler, organiserer og leder i beredskapssituasjoner. Det er utarbeidet egne delplaner for eksterne og interne hendelser. Oversikt over delplaner er beskrevet i kapittel 9. 3. VARSLING VED ØKT BEREDSKAP Melding om eksterne hendelser vil normalt komme til AMK som iverksetter tiltak i henhold til overordnet varslingsplan og internt planverk. Alle som får kjennskap til en intern krisesituasjon som er under utvikling, skal varsle hendelsen via AMK eller Servicesenteret. AMK iverksetter tiltak i henhold til overordnet varslingsplan og planverk for den aktuelle hendelsen. Det fremgår av overordnet varslingsplan og beredskapsplan hvem som er ansvarlig for å beslutte beredskapstiltak. Figur 1. Flytskjema for overordnet varsling Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 8

Fra høsten 2012 vil krisehåndteringsverktøyet CIM være i bruk i alle helseforetak, kommuner og sentrale myndigheter. Dette vil blant annet være et verktøy for å håndtere informasjonsflyt mellom sentrale myndigheter og helseforetakene. Varslingsrutiner kan bli endret ved innføring av CIM 3.1 Konferansealarm Dersom det ut fra meldingen til AMK ikke er åpenbart at beredskapsplanen skal utløses - bruker AMK konferansealarm. For å dekke de fleste hendelser har vi 2 konferansealarmer: - Konferansealarm - som involverer pasient - Konferansealarm - ikke direkte pasientrelaterte kriser Beredskapsleder beslutter videre varslingstiltak og håndtering av situasjonen. 3.2 Beredskapsledelse alarm AMK utløser Beredskapsledelse alarm i henhold til overordnet varslingsplan. Medlemmene som utgjør beredskapsledelsen møter i beredskapsrommet som er lokalisert i MOBA. Øvrige som omfattes av beredskapsledelse alarmen, men som ikke skal tjenestegjøre i beredskapsledelsen møter på sin avdeling og melder seg for beredskapsledelsen. 3.3 Varsling av personell Det er etablert to typer alarmer for varsling av personell i beredskapssituasjoner: Fase 1 alarm Varsling av nøkkelpersonell - Alarm sendes av AMK ved hjelp av UMS (Servicesenteret har ansvar for reserve løsningen). Ved Fase 1 alarm varsles nøkkelpersonell (Ledere, personell med særlige funksjoner og personell som kan foreta videre varsling i egen avdeling). Beredskapsleder beslutter om Fase 1 alarm skal utløses. Beredskapsnivå besluttes. Fase 2 alarm Varsling på divisjons-/avdelingsnivå Alarm sendes av den enkelte divisjon/avdeling. Noen avdelinger vil bruke UMS for innkalling av personell ved fase 2. Beredskapsleder beslutter om Fase 2 alarm skal utløses. Ved Fase 2 alarm, besluttes beredskapsnivå. Beredskapsnivå kan variere mellom divisjoner/avdelinger avhengig av hendelsen. Tilgang på ressurser vil være førende for definisjon av beredskapsnivå. Følgende beredskapsnivåer benyttes: Grønn beredskap: En alvorlig hendelse har inntruffet, eller det er stor fare for at den kan inntreffe, og det er mulig at de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og begrenset beredskap søkning. Gul beredskap: En alvorlig hendelse har inntruffet, eller det er stor fare for at den kan inntreffe, og det er sannsynlig at de ordinære ressursene ikke strekker til. På dette nivået iverksettes definerte tiltak og begrenset beredskap søkning. Rød beredskap: Hendelsen har et så alvorlig omfang at full beredskap iverksettes. 3.4 Varsling av Helse Vest RHF og sentrale myndigheter. Helse Vest RHF skal varsles ved: Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 9

- Større hendelser som oppstår lokalt og utløser beredskap - Hendelser som oppstår og det kan stilles spørsmål med om «sørge for» ansvaret oppfylles - Hendelser som kan få medieoppmerksomhet eller som på annen måte vurderes som viktig at Helse Vest RHF er kjent med. - Det er krav til melding/varsling av sentrale myndigheter ved ulike hendelser. Prosedyrer for varsling er beskrevet i de ulike delplaner eller planer i divisjonene. 4. RAPPORTERING OG ETTERARBEID Ved hendelser skal både beslutning om gjennomføring, hendelsen og tiltak dokumenteres. Rapporter skal utarbeides av de divisjoner /enheter som er involvert og oversendes beredskapssjef. Ved behov for samlerapporter vil dette bli utarbeidet av beredskapssjef. Rapporter skal danne grunnlag for evaluering og forbedringstiltak I tillegg skal de tilrettelegges for at tilsynsmyndigheter skal kunne foreta gransking av hendelsen. Ved større hendelser skal Helse Vest RHF og sentrale myndigheter varsles, samt motta rapport. 5. ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSE Beredskapsledelsen er lik ved alle typer hendelser. Administrerende direktør, eller den han bemyndiger som stedfortreder, er beredskapsleder og øverste leder av beredskapsarbeidet i helseforetaket. Beredskapsledelsen er inndelt i overordnet og operasjonell ledelse. Medlemmer av helseforetakets ledergruppe inngår i den overordnede ledelsen. Den overordnede beredskapsledelsen skal vurdere konsekvenser av hendelsen og sørge for at helseforetaket kan løse sine oppgaver også fremover i tid. De gir føringer til den operasjonelle del av beredskapsledelsen. Den operasjonelle stab i beredskapsledelsen håndterer ledelsen av selve hendelsen i nåsituasjonen, og samarbeider nært med den overordnede beredskapsledelsen. Foruten de divisjonsdirektører som er faste medlemmer i beredskapsledelsen, vil direktører som leder avdelinger som er særlig berørt av den aktuelle hendelsen / situasjonen bli tilkalt. Beredskapsledelsen styrkes i tillegg med aktuell fag-/spisskompetanse ved behov (rådgivere). Rådgivere vil tiltre beredskapsledelsen avhenger av situasjon, eksempel: - Masseskader og traumer inkl. spesielle medisinske problemstillinger. - Pandemier/smittevern - Mangel på medisiner og forsyning - Kritiske hendelser innen IKT - Kritiske hendelser i forhold til strømforsyning og telekommunikasjon - Kritiske hendelser innen bygg og anlegg, inkludert brann - Gass og kjemikalie ulykker - Andre hendelser Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 10

5.1 Beredskapsledelsen oppbygging 5.2 Beredskapsledelsen - sammensetning og sentrale oppgaver Det gis her en kort beskrivelse av funksjoner og oppgaver for beredskapsledelsen. 5.2.1 Ledelse og støtte - Administrerende direktør/beredskapsleder - leder arbeidet og er øverste ansvarlig for beredskapsarbeidet - Divisjonsdirektører for divisjonene medisinsk service, kirurgi, medisin og intern service deltar sammen med beredskapsleder i utøvelse av den taktisk og strategiske ledelsen som inkluderer kartlegging og konsekvensvurdering. Den øvrige driften på sykehuset skal også ivaretas. - Andre divisjonsdirektører tiltrer beredskapsledelsen etter beslutning fra beredskapsleder ut fra hendelse og situasjon. - Beredskapssjef støtter og tilrettelegger for Beredskapsleder - Beredskapskoordinator legger til rette og støtter beredskapsledelsen i deres arbeid. - Informasjon (Kommunikasjonsavdelingen) håndterer medieovervåkning, media, intern og ekstern informasjon, samt gir støtte til beredskapsledelsen. 5.2.2 Operasjonell beredskapsledelse - Prehospital tjenester ved Ambulansesjef, AMK leder og seksjonsoverlege. - Avdelingssjef/leder fra MOBA - Leder fra intern Service. - I tillegg vil det være naturlig at kommunikasjonsavdelingen tiltrer den operative staben. Hovedfokus her er operativ/taktisk håndtering av situasjonen/hendelsen inkl. etterretning og kartlegging. Oppgaver som forsyning og materiell, personellressurser, operasjonsplanlegging Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 11

og iverksetting av tiltak m. m, samt oppfølging og etterarbeid utføres på divisjonsnivå. Den operasjonelle staben samarbeider nært med AMK, Servicesenter, divisjoner, Akuttmottak og nødetatene ut fra hendelse. 5.2.3 Rådgivere Alt etter situasjonen / hendelsen innkalles rådgivere for å støtte beredskapsledelsen: - Medisinskfaglige rådgivere leger og annet helsepersonell med spesialkompetanse. - Rådgivere personell med spesiell kompetanse og/eller liaison fra samarbeidspartnere. 5.2.4 Kontorstøtte Kontorpersonell har som oppgave: - Loggføring og dokumentasjon (legge til rette for granskning og evaluering), ekspedisjon (mottak av inngående telefoner og fordeling av innkommende meldinger til beredskapsledelsen). 6. KNUTEPUNKT FOR KOMMUNIKASJON OG VARSLING Kapittelet beskriver dagens kommunikasjon og varslingssystemer. Det er også under planlegging virtuelt møterom for kommunikasjon, samt innføring av krisekommunikasjonsverktøyet CIM i 2012. 6.1 AMK (akuttmedisinsk kommunikasjons sentral) - AMK sentralen er beredskapsledelsens/stabens kommunikasjonssentral. - All operativ styrende kommunikasjon skal fortrinnsvis gå via AMK - AMK fører løpende aksjonslogg i AMIS som er tilgjengelig for beredskapsledelsen / staben 6.1.1 Regional AMK Ved større aksjoner som involverer mer enn et helseforetak har Helse Vest RHF tillagt Helse Stavanger HF funksjonen som regional AMK R- AMK skal utføre de oppgaver som er beskrevet i gjeldende forskrift og instruks. R- AMK skal bistå de andre AMK sentralene i Helse Vest, når det blir anmodet om assistanse i samsvar med gjeldende retningslinjer. Når R- AMK blir bedt om bistand og trer i funksjon skal beredskapsledelse varsles. Ny prosedyre for R-AMK er under utarbeidelse nasjonalt. 6.2 Servicesenteret Servicesenteret er varslingspunkt ved alle interne hendelser. De har ansvar for å varsle videre og koordinere tiltak i henhold til planverk. Servicesenteret har ansvar for reserveløsningen for fase 1 varsling. Ved interne hendelser skal Servicesenteret alltid varsle AMK. 6.3 Sentralbord Dersom sentralbordet mottar melding som har beredskapsmessig betydning skal denne settes videre til AMK. Ved interne hendelser varsles Servicesenteret. Når beredskapsledelse er opprettet skal henvendelser til beredskapsledelsen settes videre til beredskapsrommet telefonnummer. 51519342 og 51519343. Sentralbordet skal også ha et nært samarbeide med pårørendesenteret når denne funksjonen er opprettet. Telefonnummer pårørendesenteret er 905 54 111 og 905 54 448 (6 telefoner kan Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 12

betjenes på disse nummer). Sentralbord vil få melding fra beredskapsledelsen når pårørendetelefonene er opprettet og betjent. Henvendelser fra pressen settes videre til ansvarlig i kommunikasjonsavdelingen telefonnummer 477 00 999 7. STØTTEFUNKSJONER Nedenfor beskrives noen av de mest benyttede støttefunksjoner for beredskapsledelsen. Andre støttefunksjoner kan oppnevnes ut fra hendelse. 7.1 Kommunikasjon og Informasjonsberedskap Kommunikasjonssjef har ansvar for alle informasjonstiltak, både internt og eksternt. Samt gi støtte til beredskapsledelsen. Det er utarbeidet egen plan for krisekommunikasjon. 7.2 Administrative støttefunksjoner Beredskapssituasjoner vil kunne være utfordrende i forhold til kapasitet på administrative støttefunksjoner. Tilgang på personell og løsning av administrative oppgaver må fungere. Ved behov oppnevnes administrasjonskoordinator. 7.3 Forsyning av utstyr og legemidler Det skal være oppdatert planverk som sikrer Helse Stavanger HF tilgang til nødvendig utstyr og materiell. Planverket skal bygge på ROS analyser og sikre at foretaket både ved ekstraordinær pågang og langvarige hendelser er sikret tilgang av nødvendig utstyr. 8. PSYKOSOSIAL OMSORG Helse Stavanger HF skal sørge for at det gis psykososial støtte til våre pasienter og pårørende. Ikke minst viktig er det at våre ansatte får oppfølging og debrifing i vanskelige situasjoner. 8.1 Psykososiale støttetjenester for skadde og pårørende Psykososiale støttetiltak til skadde og deres pårørende som ikke er innlagt i sykehus er et kommunalt ansvar. De kommunale psykososiale støtteteam varsles normalt via legevaktsentral. Ved behov kan kommunehelsetjenesten rekvirere bistand fra Psykiatrisk divisjon. Anmodning om bistand til dette vil komme fra legevakt eller kommunens beredskapsteam/ledelse. I tillegg til og støtte kommunehelsetjenesten vil team fra Psykiatrisk divisjon inngå i bemanningen på Pårørendesenteret. 8.2 Pårørendesenter Ved behov opprettes det Pårørendesenter i St. Svithun hotell (pasienthotellet). Ansvar for drift av pårørendesenteret tilligger prestetjenesten som rapporterer til beredskapsledelsen gjennom fagdirektør. Pårørendesenteret skal sørge for at pårørende blir ivaretatt på en god måte. Følgende funksjoner inngår i arbeidet i pårørendesenteret: - Håndtering av inngående telefoner og betjening av pårørendetelefon. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 13

- Registrering av pårørende - Informasjon og oppdatering av pårørende - Psykososial oppfølging. - Mat forpleining - Finne mulighet for evt. overnatting. Her benyttes pasienthotellet i første omgang. - Gjenforening med pasienter etter avtale med aktuell avdeling. Pårørendesenteret skal sørge for skjerming av pårørende og all informasjon og pressekontakt med pårørende skal gå via informasjonsansvarlig eller politi. Det er utarbeidet egen delplan for pårørendesenteret. 8.3 Omsorg for eget personell - Oppfølging av personell følger de rutiner og prosedyrer som benyttes ved interne kriser i /divisjonene/avdelingene. - Den enkelte leder ved divisjon/avdeling følger opp eget personell - Ved behov iverksettes kollegastøtteordningen. Personell med opplæring og erfaring i kollegastøttearbeid kan bistå ved debrifing og psykososial oppfølging av ansatte. Beredskapsleder har ansvar for å vurdere løpende om det skal iverksettes særlige tiltak for å sikre god oppfølging av eget personell. Bedriftshelsetjenesten og HMS-avdelingen kan bistå beredskapsledelsen med dette arbeidet. 9. FORSTERKET ADGANGSKONTROLL I beredskapssituasjoner kan sikring av sykehuset og området rundt bli forsterket. Dette kan medføre økt kontroll med hvem som skal ha adgang til foretakets bygninger. Alle ansatte må da være identifiserbar med foretakets ID-kort. Skallsikring betyr sikring av sykehusets område inkl. bygningsmassen for kontroll med hvem som kommer inn. Divisjon for intern service har ansvar for skallsikring. Ved kjemikalieulykker skal kontaminerte personer ikke kunne komme seg inn i sykehus uten at de er sanert / renset. Det er utarbeidet egen delplan for skallsikring. 10. ORGANISERING VED EKSTERNE OG INTERNE HENDELSER Det vises her en oversikt over organisering og ansvar ved eksterne hendelser ved massetilstrømning av pasienter, interne hendelser og IKT hendelser. Prosedyrer er utarbeidet i egne dokumenter. 10.1 Eksterne hendelser - organisering Ved masseskader med ekstraordinær tilstrømning av pasienter er det prosedyre for prehospital aktivitet som gjelder utenfor foretaket. Denne omhandles i beredskapsplan for prehospital tjeneste. Det er i tillegg utarbeidet egen prosedyre for håndtering av masseskader internt i foretaket. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 14

Figur 2. Organisering og ansvar ved masseskader Figuren viser en oversikt over funksjoner som trer i kreft ved masseskader. 10.2. Interne hendelser - organisering Ved interne hendelser som iverksetter økt beredskap vil Divisjon for intern service og andre berørte divisjoner/avdelinger, iverksette sine egne beredskapsplaner. Fokus vil være å hindre ytterligere skade, samt begrense skadeomfanget av den hendelsen som allerede har oppstått. Beredskapstiltakene som iverksettes skal sikre at sykehuset i størst mulig grad kan ivareta sin funksjon. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 15

Figur 3 under gir en oversikt over organisering i Divisjon for Intern service, samt vaktfunksjoner og ledere som vil tre i funksjoner ved uønsket interne hendelser (som ikke er direkte pasientrelatert). Servicesenter er varslingspunkt og komandosentral ved alle interne hendelser som ikke er direkte pasientrelatert. Overordnet varslingsplan følges. Intern Service ivaretar egen varsling i sitt planverk. Koordinering av tiltak og innhenting av informasjon er avhengig av hendelsen, dette ivaretas i spesifikke beredskapsplaner. Det vil ved en beredskapssituasjon være plassert en leder fra Divisjon for Intern Service i servicesenteret (koordinator Intern Service). Denne lederen samarbeider nært med den operasjonelle stab i beredskapsledelsen. Ved interne hendelser på sykehuset som innebærer bistand fra nødetatene vil den prehospitale ledelsen fra helsetjenesten komme i funksjon. Figur 3: Organisering, samt oversikt over vaktpersonell og ansvarlige ledere i Divisjon for Intern Service ved en beredskapssituasjon Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 16

10.3 IKT hendelser Bruk av informasjonsteknologi er blitt et av hovedvirkemidlene for effektiv sykehusdrift og pasientbehandling. IKT er en viktig del av sykehusets infrastruktur og har innvirkning på pasientbehandling, drift av bygg og utstyr, kommunikasjon og alarmering. Svikt i IKT systemer kan ha direkte betydning for pasienters liv og helse. I håndtering av hendelser er det to organisasjoner som skal samarbeide om drift av IKT systemer. Det er Helse Stavanger HF og Helse Vest IKT AS. Figur 4 viser varsling av IKT hendelser i Helse Vest og er lik for alle helseforetakene. Boksene viser de ulike roller og aktører som vil være involvert ved en kritisk hendelse i Helse Vest IKT AS og Helse Stavanger HF. Overordnede retningslinjer for varsling og håndtering av kritiske hendelser innen IKT er beskrevet i Regional plan for helsemessig og sosial beredskap i Helse Vest, kapittel 14. Det er utarbeidet delplan og varslingsliste for håndtering av kritiske hendelser innen IKT i Helse Stavanger HF. Figur 4. Varsling av IKT- hendelser i samarbeid med Helse Vest IKT AS Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 17

11. OVERSIKT FORETAKSOVERGRIPENDE PLANER Det er utarbeidet delplaner for følgende: - Brannvernplan - Beredskapsledelsen - Tiltakskort - CBRN beredskap - IKT - kritiske hendelser - Interne hendelser - generell plan - Kommunikasjon / kriseinformasjon - Legemidler, væsker og antidoter - Masseskader - Medisinske gasser og trykkluft - Omdømmekriser - Overbelegg og mangel på senger - Pandemiplan - Psykososial støtte for egne ansatte - Pårørendesenter - Regional AMK - Skallsikring - Smittevernplan - Strøm - håndtering av bortfall - Telekommunikasjonssystemer - svikt - Vann og avløpsvikt - bortfall - Varslingsplan overordnet - Varslingsplan ledergruppen Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 18

Vedlegg 1 De mest sentrale planer, lovene og forskriftene Lovene og forskriftene er sortert etter årstall, dato og nummer. De øvrige lover og forskrifter er beskrevet i Beredskapsplan for Helse vest RHF. Link til Regional plan for helsemessig og sosial beredskap: http://www.helse-vest.no/omoss/styret/documents/2011/2011-12- 07/Sak%2014111%20B%20Vedlegg%201%20- %20Regional%20plan%20for%20helsemessig%20og%20sosial%20beredskap%20i%20Helse %20Vest%20rev%204%200_forelopig.pdf Se www.lovdata.no. Lov 5. august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap Forskrift 22. juni 2001 nr. 700 om overgangsbestemmelser til Lov om helsemessig og sosial beredskap Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter Lov om helsemessig og sosial beredskap Forskrift 17. juni 2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten Vedlegg 2 Begrepsavklaring og definisjoner Sentrale definisjoner og begreper som benyttes i beredskap sammenheng. AMK AMK område Beredskap Beredskapsleder Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral. Forkortes ofte til bare AMK. Helsetjenestens akuttmedisinske fagsentral for mottak og håndtering av medisinsk nødmelding, øyeblikkelig hjelp innleggelse og ambulanseoppdrag. Det geografiske dekningsområde til AMK. Med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere kriser og andre uønskede hendelser (NOU 2000:24 Et sårbart samfunn). Administrerende direktør eller den han bemyndiger som stedfortreder, er beredskapsleder I beredskapssituasjoner har han det overordnede ansvar for planverk, hendelser og øvinger. Beredskapssjef Beredskapssituasjon CBRN Har det utøvende ansvar for planverk, koordinering under beredskapssituasjoner, støtte til beredskapsledelsen og øvelser. En situasjon (ulykke, krise, katastrofe i fredstid eller i krig) der oppgavene til virksomheten er så store at de ikke kan håndteres uten at aktiviteten blir lagt om og evt. ekstra ressurser blir satt inn. Dette er den nye betegnelsen for NRBC som en starter å ta i bruk nasjonalt.

Se forklaring under NRBC. Epidemi Klart flere tilfeller enn normalt av en sykdom i et gitt tidsrom (ref Lov av 5. august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer). Fagleder helse Forsyningskrise Helsemessig og sosial beredskap HRS HRS lege Krise og katastrofe Liaison LRS LRS lege LV sentral LVVA NBC midler NRBC skader Operativ leder helse R AMK Regionalt beredskapsutvalg Medisinsk leder for helsetjenesten på skadested kommer vanligvis fra kommunehelsetjenesten, evt. spesialisthelsetjenesten. Begrepet erstatter det tidligere Fagleder sanitet. Sykehuset greier ikke å opprettholde et tilstrekkelig nivå på sin behandlingskapasitet som følge av knapphet på helsemateriell, medisiner, strøm /vanntilførsel e.l. Helse og sosialtjenestens evne til å kunne utvide og omstille sin tjenestekapasitet til det som vil være nødvendig under fredstidskriser og ved sikkerhetspolitiske kriser. Hovedredningssentral. Sentral som har det overordnede koordinerende ansvar for redningsaksjon. Vi har i Norge 2 hovedredningssentraler som er plassert i Stavanger og Bodø (henholdsvis HRS Sør Norge og HRS Nord Norge). Hovedredningssentralene har ansvar for all redning på sjø, i luft og på land. Koordinering av redningsaksjoner på land håndteres normalt av lokal redningssentral (LRS) med mindre HRS beslutter noe annet. HRS legen er helsetjenestens medlem i den kollektive redningsledelsen i HRS. Rollen innehas av fylkeslegen i hhv Rogaland og Nordland. Krise er en situasjon eller hendelse som går utover det en virksomhet normalt er i stand til å håndtere og som krever flere ressurser enn det som normalt er tilgjengelig i daglig drift, men som man har (beredskaps/krise ) planer og ressurser for å takle. En katastrofe er en forverring av en krisesituasjon og medfører at det må foretas andre prioriteringer enn hva som normalt anses som forsvarlig. En liaison er en person som tiltrer f.eks. en kriseledelse i en annen virksomhet for å fungere som forbindelsesledd til sin egen organisasjon. Liaisonen er fysisk til stede og har som hovedoppgave å sikre sin egen virksomhet tilstrekkelig informasjon om situasjonen, samt bidra til samordning. Lokal redningssentral. Det ledelses og koordineringsapparat som iverksettes ved redningsoppdrag i det enkelte politidistrikt. LRS ledes av politimesteren. Helsetjenestens medlem i den kollektive redningsledelsen ved lokal redningssentral. LRS legen oppnevnes av fylkesmannen. Legevaktsentral. Skal motta og håndtere henvendelser over et fast legevakts telefonnummer innen et fastsatt geografisk område, herunder prioritere, iverksette og følge opp henvendelser til kommunal legevakt, hjemmesykepleier, jordmor, kriseteam og andre relevante instanser. Skal kunne kommunisere direkte og videreformidle henvendelser om medisinsk nødhjelp til AMK sentralen. Legemidler, Væsker, Vaksiner, Antidoter Samlebetegnelse på atom, biologisk eller kjemiske midler. Kalles også NBC agens. NBC utvides av og til NRBC, se under. Skader forårsaket av atom, radiologiske, biologiske eller kjemiske skader Leder av helsetjenesten på skadested Regional AMK funksjon som kan tre i kraft ved større hendelser og koordinering av regionale ressurser. Se AMK sentral. Rådgivende utvalg for RHF. Fora for samhandling og kompetanseutvikling innenfor beredskapsområdet. Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 20

Risiko ROS analyse Sanering Saneringsenheter Sårbarhet Risiko er et uttrykk for den fare uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø eller materielle verdier. Risikoen uttrykkes ved sannsynligheten for og konsekvensene av de uønskede hendelsene. (Norsk Standard, NS 5814). Risiko og sårbarhetsanalyse. Metode for systematisk gjennomgang av potensielle trusler med tanke på å avdekke virksomhetens sårbarhet og finne risikoreduserende tiltak. Rensing av personer/pasienter som er utsatt for atom, biologisk eller kjemiske midler (NBC), før det eventuelt gis medisinsk behandling. Rensestasjon beregnet for NBC forurensede pasienter. Sårbarhet er et uttrykk for de problemer et system får med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. (NOU 2000:24 Et sårbart samfunn) Beredskapsplan godkjent utgave april 2012 side 21