Kartlegging av elektroniske arkiv

INTERKOMMUNALT ARKIV I HORDALAND IKS Kartlegging av elektroniske arkiv Eirik Netteland, Øyvind Westad Olsen 01.09.2015

Innhald 1 Innleiing...1 Arbeidsform...1 Bruk av funksjonskategoriar...2 Bevaringsvurdering...3 Resultat av kartlegginga...6 Vurdering av resultata...9 Arbeidsmengde: Uttrekk... 10 1 Denne versjonen av rapporten er redigert for offentleggjering. Informasjon kring systemførekomstar frå kvar enkelt kommune er uteleten.

Innleiing Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS har våren 2015 kartlagt kva for nokre elektroniske system kommunane i Hordaland har. Kartlegginga har inkludert alle aktive og avslutta system der kommunane har lagra digital bevaringsverdig informasjon. Dette inkluderer alle sak/arkivsystemer og spesialiserte fagsystem innanfor dei ulike saksområda som har vore i bruk frå 1980-talet til 2015. Prosjektet hadde oppstart i januar 2015 og ein sluttrapport skulle vere klar innan september 2015. Vi reknar med store endringar innan kommunesektoren i åra som kjem med tanke på dei kommande kommunereformene. Denne rapporten vil være ein statusrapport på situasjonen i Hordaland før kommunesamanslåingane startar. IKAH bør samtidig arbeide kontinuerleg for å halde oversiktene per kommune oppdatert. Gjennom kartlegginga har vi samla informasjon om 889 elektroniske system i våre eigarkommunar (918 med rapporterte statlege system). Dette utgjer eit gjennomsnitt på 27,7 system per kommune. Av desse systema er 458 system rapportert inn som aktive og 237 som avslutta i kommunane. 194 av systema har ukjend status, då det ikkje er spesifisert om systema er aktive eller avslutta. Vi har teke imot 59 uttrekk frå dei avslutta systema. Dette betyr at det er 178 system ute i våre eigarkommunar som vi ikkje har motteke uttrekk frå. Av desse 178 reknar vi 69 av systema som system med høg bevaringsprioritet, med tanke på at dei kan innehalde rettsdokumentasjon. 46 av systema er frå kategorien sak/arkivsystem, mens resten er frå dei ulike fagområda kommunane arbeidar med. Mange av systema vi har fått inn informasjon om har ukjend status ute i kommunane. Ofte blir det ikkje gitt informasjon om systema er aktiv eller avslutta i kommunen. Dette utgjer eit usikkerheitsmoment i vurderinga kring kor mange avslutta system det er ute i kommunane, og det betyr at talet på avslutta system som vi ikkje har uttrekk frå truleg er høgare. 15 av systema har blitt rapportert inn som tapt, og også dette talet kan antas å vere for lågt. Vi har også fått inn informasjon om 29 førekomstar av statlege (sentrale) system som er i bruk i kommunane. Desse er ikkje rekna med i totalen. Arbeidsform Vi har gjennomført ei spørjeundersøking i kommunane. Denne undersøkinga har blitt utført ved hjelp av verktøyet SurveyXact levert av Rambøll. I utforminga av undersøkinga har vi tatt utgangspunkt i 16 funksjonskategoriar som er brukt i Samdok-prosjektet si kartlegging av elektroniske arkiv i kommunal sektor. 2 Desse kategoriane er opphavleg utarbeida av IKA Øst i deira arbeid med å kartlegge sine medlemskommunar. IKA Øst har utført ei komplett kartlegging av sine medlemskommunar. 2 «DIGITALT SKAPT MATERIALE I KOMMUNAL SEKTOR 1985 2010 KARTLEGGING»

Fordelane med ei slik spørjeundersøking er at vi i løpet av kort tid kan få inn informasjon frå våre eigarkommunar på ein systematisk måte og dermed få ei grunnleggjande oversikt over status i alle våre 32 eigarkommunar. Metoden er avhengig av at kommunane ikkje berre svarar på undersøkinga, men også at dei som fyller inn svara (arkivleiar eller IT-ansvarleg) skaffar seg nødvendig informasjon om kor mange system som er i bruk i kommunen og kor mange system som er avslutta. Det er stor variasjon blant kommunane i kor stor grad arkivleiar har god oversikt over kva for system som er i bruk på dei ulike avdelingane. Vi kan ikkje kontrollsjekke om svara er komplett og kor grundig forarbeid arkivleiarane har gjort før dei svara på undersøkinga. Vi går ut ifrå at det er mange system som ikkje har blitt rapportert inn og at mange system kan ha blitt avslutta og berre ligg på ein server, eller eventuelt er gått tapt. Det er ei svakheit med metoden at det er enkelt å unnlate å svare. Vi har derfor ringt til alle kommunane i svarperioden for å oppfordre dei til å svare. Samtidig som vi har spurt om det har vært noko ved undersøkinga som har vore uklårt eller om dei hadde nokon spørsmål til undersøkinga. Ikkje alle kommunane har tatt i bruk spørjeskjemaet. Enkelte kommunar har sendt inn oversikter over elektroniske arkiv i andre format. Enkelte kommunar svarte ikkje på undersøkinga innan fristen vi satt. Vi har følgt opp desse kommunane via telefon og epost. Det er berre ein kommune som ikkje har rapportert inn nokon system. 3 Arbeidet har samtidig omfatta ei samanstilling av informasjon vi allereie har hatt tilgjengeleg. IKAH gjennomførte ei liknande kartlegging i 1997 der det vart lagt fram ein rapport i mars 1998. Denne rapporten har vore verdifull for å få informasjon om kva for system som var i bruk på 1990-talet. Denne rapporten har også vore ein del av grunnlagsmateriale til Samdok-prosjektet til Riksarkivet sin rapport «Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 2010 kartlegging» som vart lagt fram i januar 2015. Mange kommunar har lagt inn informasjon om kva for elektroniske system dei har i bruk på arkivplan.no. Vi har gått igjennom alle arkivplanane for å hente ut denne informasjonen. Vi har også tatt med alle system som vi har motteke uttrekk frå. Bakgrunnen for at vi har tatt med denne informasjonen i tillegg til informasjonen vi har henta inn frå kommunane er for å samle all informasjon vi har tilgjengeleg i ein rapport for å skape ein så fullstendig tilstandsrapport per 2015 som mogleg innanfor rammene til prosjektet. Bruk av funksjonskategoriar For å systematisere dei ulike systema kommunane bruker har vi valt å ta i bruk funksjonskategoriar som dekker oppgåvene som kommunane arbeidar med. Vi har tatt utgangspunkt i rapporten «Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 2010 kartlegging» som vart lagt fram av Samdok-prosjektet til Riksarkivet i januar 2015. 3 Vi har likevel fylt inn med informasjon om denne kommunen frå andre kjelder. (Arkivplan.no og kartlegging frå 1998) 2

Vi har vurdert funksjonskategoriane som har blitt brukt i Samdok si kartlegging som dekkjande for saksområda i kommunal sektor og vi har vurdert det som naturleg at vi knytt oss opp mot ein nasjonal standard for å systematisere systema. Funksjonskategoriane er universelle og dekkjer oppgåver som alle kommunane har: 1. Sosialteneste 2. Bygg - oppmåling - eigendom 3. Teknisk drift og anlegg 4. Økonomi 6. Skule 7. Helseteneste 8. Arkivteneste - sak arkiv 9. Intern admin - personal 10. Barnevern 12. Kyrkje 13. Barnehage 14. Pleie og omsorg 15. Sentrale system (for registrering av statlege system 16. Flyktningeteneste 18. Naturforvaltning 19. Val og valadministrasjon 20. Kultur og idrett I kartlegginga vi har utført har mange kommunar rapportert inn at dei har system etter overformynderia og forliksråda. I datagrunnlaget som vi har fått tilgang til er systema etter overformynderiet plassert under «økonomi» og i andre tilfelle plassert under «intern adm personal». Systema etter forliksrådene er også plassert under «intern adm personal». Vi har valt å opprette ein eigen kategori der vi har plassert desse systema: 5. Rettsvern og tiltak for sikkerheit/beredskap. Tittel er henta frå den klassen overformynderi og forliksråd er lagt under i NKS-nøkkelen. I Samdok sin rapport blir det tatt utgangspunkt i at alle kommunane hadde minst eitt system innanfor kvart funksjonsområde i 2010. Det blir samtidig peika på at IKA Øst sin kartlegging viste at gruppene «kyrkje» og «val» berre innehaldt statlege system. Kategorien «sentrale system» har blitt brukt til å registrere statlege system som har blitt brukt i kommunane og som er Arkivverket sitt ansvar. Bevaringsvurdering Det har også lege innanfor prosjektets rammer å utarbeide ei bevaringsvurdering på systemnivå. Den nye rettleiaren i til bevarings- og kassasjonsbestemmingane gir uttrykk for at kvart system må vurderast individuelt og at vi ikkje kan vedta bevaring eller kassasjon på eit overordna nivå. Dette synet går igjen i Samdok sin rapport, men viser samtidig til at det innanfor enkelte av funksjonsområda vil være meir bevaringsverdig dokumentasjon enn innanfor andre område. 3

Arbeidsgruppa i Samdok foreslår at det i 2015 blir starta eit prosjekt med mål om «å etablere beste praksis for bevaring innenfor de mest kritiske/prekære kommunale funksjonsområdene. Kritisk i relasjon til verdien av informasjonen som ligger der, aldersprofil på systemene som er brukt osv. Innenfor noen funksjonsområder begynner det virkelig å brenne, da svært mange systemer er av gammel dato. Mange av systemene inneholder dessuten rettighetsdokumentasjon, som er av stor betydning for personene det gjelder. Innen prosjektet må en derfor det strengt prioriteres hvilke funksjonsområder som er mest prekære, og i første omgang konsentrere seg om disse. Det bør etableres en prosjektgruppe som består av IT-arkivarer fra KAI-miljøet og ressurspersoner frå Arkivverket til å gjøre denne jobben, da det er her kompetansen ligger.» IKA Hordaland kan likevel bestemme seg for at enkelte system bør ha høgare prioritet enn andre med tanke på bruk av ressursar. Arbeidsgruppa i Samdok gjev også uttrykk for at det under enkelte funksjonsområder er system som skapar meir bevaringsverdig dokumentasjon enn under andre område og viser til barnevern, sosialteneste og PPT. I bevaringsutvalet sin rapport frå 2002 vart formålsparagrafen i arkivloven utdjupa og konkretisert til desse fire punkta: F1: å dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen. (Jf. kapittel 5.3.4 om dokumentasjonsverdi). F2: å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. (Jf. kapittel 5.3.4 om informasjonsverdi). F3: å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre. F4: å dokumentere de arkivskapende organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser. I den grad vi skal prioritere enkelte system framfor andre bør vi prioritere: System som er avslutta og/eller er i ferd med å gå tapt o Desse systema kan bli liggjande på servere i kommunen. Kunnskapen om desse systema vil gradvis gå tapt etter kvart som staben endrar seg, og står i fare for å bli gløymde og gå tapt for godt. o Det er samtidig vanskeleg å utføre ei god bevaringsvurdering av eit system dersom alle som kjenner til korleis systemet har blitt brukt i saksbehandlinga er utilgjengeleg. System som inneheld rettsdokumentasjon (berre desse som er merka med høg) o Kommunane har som regel fagsystem innanfor alle dei ulike fagområda og det kan være bevaringsverdige system innanfor alle områda. I den grad vi skal prioritere enkelte fagområde framfor andre, så bør vi prioritere å sikre system som oppfyller bevaringskrav F3. System der det har blitt produsert rettsdokumentasjon. o Følgjande funksjonskategoriar peikar seg ut som aktuelle: Sosialteneste Skule 4

Helseteneste Barnevern Barnehage Pleie og omsorg Flyktningeteneste Rettsvern og tiltak for sikkerheit/beredskap (Overformynderi, forliksråd) NOARK-system som er fullelektroniske o I fullelektroniske arkiv reknar vi den elektroniske databasen som primærarkivet. Det er derfor svært viktig at denne blir bevart. I listene har vi valt å markere system i funksjonskategoriane som kan innehalde rettsdokumentasjon som system med høg bevaringsprioritet. 5

Resultat av kartlegginga Når vi samanstillar data frå dei ulike kjeldene vi har brukt i kartlegginga så får vi følgjande resultat: Systemførekomstar for alle IKAH sine kommunar Totalt inkl. statlege Kommunale system Aktive Avslutta Ukjend status 918 889 458 237 194 Fig. 1 Systemforekømstar fordelt etter status Avslutta 27 % Ukjend status 22 % Aktive 51 % Systemførekomstar fordelt kommunevis (inkludert dei statlege/sentrale) Kommune Aktive Avslutta Ukjend status Total Deponerte Tapte Askøy 13 6 8 27 5 0 Austevoll 2 6 13 21 1 0 Austrheim 16 3 8 27 2 0 Bømlo 14 12 11 37 7 1 Eidfjord 14 2 0 16 3 0 Etne 9 14 24 47 4 0 Fedje 12 0 0 12 0 0 Fitjar 3 1 0 4 0 0 Fjell 14 12 0 26 5 0 Fusa 0 6 6 12 1 0 Granvin 8 0 1 9 0 0 Jondal 12 8 1 21 0 0 Kvam 10 7 16 33 1 0 Kvinnherad 26 16 1 43 4 0 Lindås 30 8 0 38 3 0 Masfjorden 8 8 0 16 4 0 6

Meland 27 20 7 54 2 0 Modalen 13 17 0 30 0 0 Odda 13 9 4 26 1 0 Os 14 11 2 27 2 0 Osterøy 6 3 34 43 6 0 Radøy 26 9 0 35 2 2 Samnanger 10 2 0 12 0 0 Stord 23 14 40 77 2 4 Sund 19 4 9 32 0 1 Sveio 13 5 5 23 0 0 Tysnes 9 2 0 11 0 0 Ullensvang 19 10 3 32 0 7 Ulvik 33 4 0 37 0 0 Vaksdal 26 13 9 48 4 0 Voss 15 9 1 25 0 0 Øygarden 14 0 3 17 0 0 Totalt 471 241 206 918 59 15 Dette gjev oss eit gjennomsnitt per kommune på 28,6 system medreikna dei statlege systema, og eit gjennomsnitt på 27,7 system per kommune, når berre dei kommunale systema er reikna med. Systemførekomstar fordelt etter funksjonsområde og status Funksjonskode Aktive Avslutta Ukjend status Total Deponerte Tapte 1 - Sosialteneste 35 27 9 71 7 3 2 - Bygg - oppmåling - eigedom 53 14 37 104 0 1 3 - Teknisk drift og anlegg 21 4 11 36 0 0 4 - Økonomi 53 28 32 113 4 0 5 - Rettsvern, sikkerhet og beredskap 0 14 1 15 10 0 6 - Skule 67 10 16 93 3 1 7 - Helseteneste 40 15 16 71 4 0 8 - Arkivteneste - sak arkiv 35 64 9 108 18 7 9 - Intern admin - under dette personal 16 10 21 47 0 0 10 - Barnevern 20 22 7 49 8 2 12 - Kyrkje 5 0 0 5 0 0 13 - Barnehage 19 3 5 27 0 0 14 - Pleie og omsorg 37 12 6 55 3 1 15 - Sentrale systemer 13 4 12 29 0 0 16 - Flyktningeteneste 16 3 4 23 2 0 18 - Naturforvaltning 5 0 1 6 0 0 19 - Val og valadministrasjon 14 4 1 19 0 0 20 - Kultur og idrett 22 7 18 47 0 0 7

Fig. 2 Systemforekomstar fordelt på funksjonsområde 1 - Sosialteneste 2 - Bygg - oppmåling - eigedom 3 - Teknisk drift og anlegg 4 - Økonomi 5 - Rettsvern, sikkerhet og beredskap 6 - Skule 7 - Helseteneste 8 - Arkivteneste - sak arkiv 9 - Intern admin - under dette personal 10 - Barnevern 12 - Kyrkje 13 - Barnehage 14 - Pleie og omsorg 15 - Sentrale systemer 16 - Flyktningeteneste 18 - Naturforvaltning 19 - Val og valadministrasjon 20 - Kultur og idrett 5 6 36 15 27 29 23 19 47 49 55 47 71 71 93 104 108 113 Fig. 3 Systemførekomstar fordelt etter prioritering 4 53 % (482) 47 % (436) Høg prioritet Lågare prioritet 4 Funksjonsområder vurdert til å ha høg prioritet er 1, 5, 6, 7, 10, 13, 14 og 16. Funksjonsområda 2, 3, 4, 8, 9, 12, 15, 18, 19 og 20 er vurdert til å ha lågare prioritet. 8

Fig. 4 Systemførekomstar fordelt etter kjelde 5 7 % (67) 74 % (678) 19 % (173) IKAH 2015 Samdok Arkivplan Vurdering av resultata Kartlegginga viser at det er eit gjennomsnitt på 27,7 system per kommune. Dette talet stemmer nokolunde overeins med gjennomsnittet i Samdok sin nasjonale kartlegging der snittet var 28,5 per kommune. Arbeidsgruppa til Samdok graderte samtidig kommunane etter folketal og slo fast at gjennomsnittet var lågare for kommunar med eit folketal på under 20 000 innbyggjarar. Av våre eigarkommunar er det berre Askøy og Fjell kommune som har over 20 000 innbyggjarar. Resultata frå kartlegginga har samtidig nokon klare manglar som tydar på at gjennomsnittet i realiteten er høgare enn 27,7, då data frå enkelte kommunar er svært mangelfulle. Dette gjeld spesielt Fitjar og Fusa. Arbeidsgruppa til Samdok gjekk ut frå at alle kommunane hadde minst 16 systemførekomstar. I våre oversikter er det 6 kommunar der vi har registrert færre enn 16 systemførekomstar. Dette gjeld Fedje, Fitjar, Fusa, Granvin, Samnanger og Tysnes. Det er grunn til å tro at datagrunnlaget frå desse kommunane ikkje er komplett. Vi må samtidig ta utgangspunkt i at det i mange kommunar kan være system som har blitt gløymd i svara og at talet på system i Hordaland dermed er høgare enn i denne rapporten. Vi har satt talet på etterslepet i våre eigarkommunar til 178 (237 avslutta minus 59 deponerte). Dette talet er ikkje heilt nøyaktig. Nokre av uttrekka vi har teke imot er backup av system som fortsatt er i drift i kommunane. I realiteten betyr det at desse ikkje skal trekkjast frå dei avslutta systema. Mange av systema vi har informasjon om frå kommunane har samtidig ukjend status. Altså at vi ikkje veit om systema fortsatt er i bruk i kommunane eller ikkje. Talet på system med ukjend status er 194. Vi må anta at ein del av desse systema er avslutta og at talet på avslutta system og etterslepet truleg er høgare. 5 Der fleire kjelder har dokumentert same systemforekomst, så har vi favorisert data frå den nylegaste kjelden. 9

Arbeidsmengde: Uttrekk Det er mange system i Hordaland som er avslutta utan at det har blitt gjort uttrekk frå dei. Det er samtidig ikkje alle kommunane som har avtale med IKA Hordaland om bevaring av elektroniske arkiv. Det er vanskeleg å gje eit estimat på kor mykje arbeid det vil være å ta uttrekk av systema som er avslutta i kommunane og klargjere dei til langtidsbevaring, men vi kan gje eit estimat basert på arbeidsgruppa i Samdok sin rapport. Vi har overført Samdok sitt estimat til status i Hordaland per 2015. Arbeidsgruppa gir oss ikkje eksakte tal, men eit intervall med øvre og nedre rammer og slår fast at tida som brukast på å bevare eit system vil variere avhengig av funksjonsområde og kompetansen til den tilsette som utførar jobben. 6 Arbeidsgruppa anslo at det vil ta dei mest kompetente tilsette ca. eit månadsverk (4 vekeverk) å utføre heile arbeidsprosessen. For mindre kompetente tilsette har arbeidsgruppa anslått at det vil ta 6 vekeverk. System totalt Bruk av tid Bruk av tid totalt (eit årsverk = 46 vekeverk) Høg Lav Nedre estimat Øvre estimat kompetanse kompetanse 178 4 6 712 månadsverk (15,5 årsverk) 1044 månadsverk (23,2 årsverk) System med høg bevaringsprioritet Bruk av tid Bruk av tid totalt (eit årsverk = 46 vekeverk) Høg Lav Nedre estimat Øvre estimat kompetanse kompetanse 69 4 6 276 månadsverk (6 årsverk) 414 månadsverk (9 årsverk) Sak/arkivsystem Bruk av tid Bruk av tid totalt (eit årsverk = 46 vekeverk) Høg Lav Nedre estimat Øvre estimat kompetanse kompetanse 46 4 6 184 månadsverk (4 årsverk) 276 månadsverk (6 årsverk) 6 IT-arkivarene som har deltatt i arbeidsgruppa har beskrive arbeidsprossesen på følgjande måte (side 28): (8 punkt) «-Forberedende kontakt med arkivskaper - Ta uttrekket (gjøres enten av IT-arkivar i KAI eller konsulent) - Mottak og testing: Mottak av SIP, registrering, virussjekk etc. - Tekniske analyser av avleveringen - Produksjon av tekniske metadata/addml - Kontroll av samsvar mellom data og tekniske metadata - Produksjon av AIP - Evt. produksjon av DIP» 10

Andre system Bruk av tid Bruk av tid totalt (eit årsverk = 46 vekeverk) Høg Lav Nedre estimat Øvre estimat kompetanse kompetanse 63 4 6 252 månadsverk (5,4 årsverk) 378 månadsverk (8,2 årsverk) Dersom vi tar utgangspunkt i Samdok sin metodikk for å rekne ut kor mange årsverk det vil ta å klargjere dei elektroniske arkiva for langtidsbevaring så viser det seg at det er snakk om mange årsverk og vi må rekne med at mange bevaringsverdige system kjem til å bli avslutta i samband med kommunereforma. Talet på avslutta system kjem derfor til å stige meir enn normalt dei neste åra. Arbeidsgruppa har også gitt eit estimat på kostnadar etter to scenario. Dersom internt tilsette skal utføre arbeidet anslår dei at det vil koste 800.000 per år. Dersom vi overfører denne kostnadsramma til vår kartlegging viser det seg at det vil koste 12,4 millionar å bevare alle 128 systema basert på nedre estimat og 18,5 millionar basert på øvre estimat dersom oppgåva skal utførast av internt tilsette. Scenario to er bruk av eksterne konsulentar. Arbeidsgruppa reknar med at dei skal ha ein timepris på 1500,- (46 veker per år). Noko som vil gje ei betydeleg høgare kostnadsramme enn med internt tilsette. Vi vil påpeike at desse utrekningane er basert på etterslepet som allereie eksisterer i våre eigarkommunar i dag. Store endringar i kommunane i dei kommande åra kan føre til at etterslepet veks betrakteleg. 11