17. mai arrangement Åretta Ungdomsskole 2015 9. trinn hadde som vanlig ansvar for planlegging og gjennomføring av 17. mai 2015. To av klassekontaktene i 9A delegerte oppgaver etter mal fra FAU, organisering og gjennomføring. Det ble delegert slik; Organisering på 9. trinn; 9A: Delegerer oppgaver, lager invitasjon, kontakter Søre Ål skolemusikk, inviterer Søre Ål boog servicesenter, får noen til å ønske velkommen, stiller med kaffekanner med kaffe på selve dagen. 9B: Pynting og rigging, se arbeidsliste 9C og 9D: Baking/snitter og salg. 24 stk. fat, 8 personer til salg av kaffe og kaker. Terje Stubberud er ansvarlig for innkjøp, vekslepenger og oppgjør, pante tomgods. 9E: Rydding + ta med kaffe kanner med kaffe og te. (Noen leverte tomme kanner i fjord.) Prisliste 2015; Kaffe: kr.10,- Kake/kaffemat kr. 10,- Brus kr. 25,- Må oppfordre alle til å ta med mynter. Overskudd av arrangementet ble kr. 2.397,-. Under kommer referat fra de ulike gruppene 1) Organisering. 2) Pyntegruppa. 3) Innkjøp 4) Salgsgruppa. 5) Ryddegruppa
1) Organisering. Klassekontaktene i 9A delegerte oppgaver til alle klassene i 9. trinn. Dette gikk greit og ble gjennomgått på trinnmøte i mars 2015. Til neste års arrangører er det viktig å fordele mailadresser på forhånd slik at samarbeidet går litt lettere. Arrangementet startet kl. 08.15 i år etter ønske fra Søre Ål Musikkforening. *Vi sendte ut invitasjon til Søre Ål bo og service senter.*trine Skjellerudsveen tok ansvar for å kontakte elevrådsleder for appell. *Tore Ordreløkken fra 9A ønsket velkommen til 17. mai arrangementet. *Heidi og Fred Berntsen rigget lydanlegg på 17. mai og heiste flagg mens Søre Ål musikkforening spilte nasjonalsangen. NB! Det er viktig at flagget ikke heises kl. 08.00 etter flaggreglene, men når Søre Ål Musikkforening spiller Nasjonalsangen. Det må stille to personer til å rigge opp lydanlegget i god tid før arrangementet starter og til flaggheising. Lydanlegget var satt fram på forhånd og vi brukte skjøteledning fra Aulaen for å få strøm. Det ble ett vellykket arrangement! 2) Pyntegruppa. Oppgavene som stod beskrevet i 17 mai arrangement malen ble fulgt ganske til punkt og prikke... Vi fordelte oppgaver blant foreldrene i 9B og alle møtte kl. 18.00 med hvitveis, ferdig laget salgsplakater, og 6 bjørkebusker til å ha utenfor inngangene. Viktig å huske å ta med noe å feste buskene med på stolpene. Vi hadde uken før gjort avtale med Marit fra kantinen på skolen som satte fram 17 mai esken som står på et lager på skolen med vaser til hvitveisen, duker til kakebord og servietter og brikker til å pynte på bordene med. Neste års komite må sjekke i esken i forkant om dukene bør vaskes etter årets arrangement og om det er igjen servietter til å pynte med. Vaktmester ble kontaktet og vi fikk han til å sette ut urner og sinkbøtter som vi kunne bruke til bjørketrærne. Vi fikk ikke nøkkel til utgangsdørene - og måtte lage avtale med rektor/hilde på kontoret om at dørene ble satt åpne på det klokkeslettet vi skulle inn og rigge. Vi signerte ut en nøkkel som vi benyttet for å låse opp inn til kantinekjøkkenet og inn til klasserom for å hente flere stoler. Vi satte opp to salgsbord i tillegg til at kantinedisken skulle benyttes. Det ble satt opp bord og stoler til å sitte ved rundt i lokalet. Det ble litt lite stoler så dette ble da hentet fra ett av klasserommene. En representant fra ryddegruppa møtte opp for å se hvordan de skulle rydde ting på plass igjen etter arrangementet. Nøkkelen ble overlevert til gruppen som skulle åpne neste morgen. Alle som møtte jobbet effektivt og godt - så vi var ferdig på en liten time. Camilla Maanum Trulsen
3) Innkjøp - Kjøpte 4 kasser med brus på Kiwi Røyslimoen. Lett blanding av alle typer. Rest etter 17. mai var 2,5 kasser med brus. Fra referatet i fjor så står det at de kjøpte 3 kasser brus, og at det ble for lite. Nå var det mye bedre vær i fjor enn i år, så jeg vil tro at det er grunnen til at det ble solgt så lite brus i år. Brus kan leveres tilbake til butikken, så det er bedre å kjøpe for mye enn for lite, anbefaler derfor at man også til neste år kjøper inn 4 kasser med brus. - Kjøpte 3 stk kartonger (1/4 liter) med kaffe fløte, slik at det var en til hvert av utsalgsstedene. - Kjøpte inn 3 stk poser md filterkaffe for å ha i reserve i tilfelle det ble for lite (her må salgs gjengen gi tilbakemelding på om det ble brukt). - Kjøpte inn 9 pakker med hveteboller (5 stk u/rosiner og 4 stk m/rosiner) totalt 72 stk boller til Søre Ål musikk korps, som de fikk etter at de hadde spilt ferdig på skolen. - Kjøpte inn 35 stk ½ liter appelsin juice til Søre Ål musikk korps, som de fikk etter at de hadde spilt ferdig på skolen. Ifm innkjøp til Søre Ål musikk korps så er det greit å få en tilbakemelding på hvor mange de er. 1 stk juice og 2 stk boller pr musikant. Kaffekrus, servietter, papptallerkener og lignende var det kjøpt inn nok av i fjor, så dette lå klart på kopirommet. Innkjøpsansvarlig til neste år må gå igjennom og se hvor mye det er igjen, og så kjøpe det som trengs (her må salgs gjengen gi tilbakemelding). Klasse stilte med 24 fat kaker/kakemat. Terje Stubberud 4) Salgsgruppa. - 17. mai komiteen i 9C fikk i oppdrag å stå for salg og flaskepant. Vi skulle i tillegg stille med 8 kaker og 4 fat med påsmurte rundstykker. Evaluering fra 9C: Det som kan gjøres annerledes til neste år: - Det kunne fra foreldremøtedagen (april i år), da oppdrag ble fordelt, vært utvekslet mailadresser mellom de to som hadde gruppeansvar for salg på 17. mai for de to klassene, slik at det kunne være dialog mellom klassene. I tillegg avklart og fordelt antall allergi/gluten kaker det skal stilles med for disse to klassene, slik at foreldrene allerede på foreldremøtet kan tilby seg å bake disse kakene også. - Det bør stå i referatet at skolens ytterdør åpnes elektronisk og at vaktmester ordner det (vi var aldri i kontakt med han), døren var oppe kl 0745. Videre kan det være en som får beskjed om å avtale med pyntegruppa for henting av nøkkel dagen før, og avtales med ryddegruppa hvem som skal ta over nøkkelen på 17. mai.
- Det var pyntet og satt opp 2 utsalgsbord/langbord. Det ble opprettet et tredje utsalg fra kantineåpningen, dette anbefales til neste år også. Det ble mer effektivt salg og bedre plass for kunder og selgere :) - Det var også i år for lite veksel. Bør være mer veksel neste år, og tydeligere oppfordring til foreldrene/ungdommene at de bør ha småpenger. I og med at det er en seanse som tar liten tid på morgenkvisten, ingen kommer dit med rutiner for hva som skal gjøres, i tillegg til at foreldre samarbeider på kryss og tvers av klasser, så gikk tilstelningen veldigbra. TIPS 2016: be rektor sende ut sms til alle foreldre virkedagen før: med «PRISLISTE + HUSK Å TA MED MYNTER TIL 17. MAI PÅ ÅRETTA»! Lydia Skogsrud, 9C 5) Ryddegruppa - En fra ryddegruppa var tilstede da rigge/pyntegruppa gjorde lokalene klare på ettermiddagen 16.mai, for å se hvor ting ble hentet fra. Dette var smart, og gjorde det lett å vite hvor saker skulle ryddes tilbake igjen. Foreslår at dette legges inn som et punkt i instruksen. Ryddingen gikk raskt, og dette var en grei jobb, men med en enda bedre liste kunne det blitt mindre usikkerhet og bedre for skolen dagen etter. Forbedringspunkter: - Punkt 4: Flaggene er våte siden de har stått i blomstervasene, og kan derfor ikke legges i den tette kassen rett etter arrangementet. - Punkt 6: Tralla med kassene ble satt inn igjen i kantina, da den var satt fram der av skolen dagen før, og pyntegruppa gav muntlig beskjed om at den skulle tilbake dit - Punkt 8: Maten kommer på fat, og kaker bør derfor fraktes hjem igjen med fatet (noen satte igjen fatet sitt - kaos). Boller og slikt kan sikkert legges over på noe annet og legges på kjøl slik det står. - Punkt 12: Vi hadde ingen nøkkel til ytterdør, og ble usikre på hvordan vi skulle få låst, men så låste dørene seg automatisk klokka 10. Dette bør stå i lista - Det stod igjen mange fat og kanner, og dette satte vi igjen inne i kantina, da det ikke var noen informasjon om dette i lista. Foreslår at man avtaler en rutine med skolen for dette. Da jeg leverte nøkkelen dagen etter, hadde de vært litt frustrert over at det stod masse utstyr i veien da de skulle åpne kantina dagen etter. Egil Weider Hartberg, 9E Vi håper referatene fra i år gir et godt utgangspunkt for neste års arrangement. For 17. mai komiteen 2015, Heidi Berntsen