MOVAR IKS STYREMØTE NR. 3 216 Torsdag 28. april 216 holdt styret for MOVAR IKS møte i MOVARs administrasjons lokaler, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Nils-Anders Søyland, nestleder Aud Helen Wernberg Øyen Hege Solberg Sandtrø Katrine Kerr Gammelsrød Steinar Roos Per-Christian Rasmussen Ronald Thorvaldsen Tore Fredriksen Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Rune Larsen, MOVAR/MIB under deler av møtet Før oppstart av ordinært styremøte ble det gjennomført kurs for styremedlemmer og varamedlemmer i bruk av styreportalen Admincontrol av personell fra leverandøren. Styremøtet ble åpnet kl. 8:4. Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. STYRESAK NR. 6/216 PLAN FOR BRANNVERNTILTAK 216 Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS godkjenner Plan for brannverntiltak 216 for Mosseregionen interkommunale brann og redning, som fremlagt Behandling: Brannsjefen var tilstede under behandlingen og besvarte spørsmål. I saksdokumentet er det forkortelser som bør forklares slik at lesere som ikke er fagpersonell umiddelbart forstår innholdet. Styremedlem Søyland beskrev ansvarsforholdet mellom den administrative ledelsen og den brannfaglige ledelsen, hvorav sistnevnte ihht. Brann- og eksplosjonsvernloven er delegert direkte til brannsjefen. Søyland ønsket derfor setningen «Lovpålagte oppgaver for MIB vil i
216 bli gjennomført ut fra den til enhver tid gjeldende ressurssituasjon basert på økonomiske rammer og styringssignaler gitt av MOVARs daglige leder og styrende organer» korrigert, da brannsjefen skal forholde seg direkte til styringssignaler fra styrende organer i MOVAR i brannfaglige saker. Adm. direktør opplyste at han var kjent med Brann- og eksplosjonsvernlovens bestemmelser, og at dette også fremkommer av selskapsavtalen, men at grensen mellom hva som er brannfaglig og administrativt kan være krevende å definere. Som daglig leder, også for brannvesenet, er Adm. direktør opptatt av at det settes gode mål og strategier for brannvesenet, og at man har en betryggende ressurs- og personalforvaltning i godt samarbeid med brannsjefen. Dette er man i god gang med å få på plass. På direkte spørsmål til brannsjefen fikk Søyland bekreftende svar på at «Plan for brannverntiltak 216» var utarbeidet av brannsjefen uten innblanding fra administrerende direktør. Brannsjef og adm. direktør fikk i oppdrag å endre setningen nevnt over for bedre å beskrive ansvarsdelingen, samt fjerne forkortelsene. Votering: Ved votering ble plan for brannverntiltak 216 enstemmig vedtatt, forutsatt at endringene nevnt over innarbeides i planen. Vedtak: Plan for brannverntiltak 216 vedtas, forutsatt at de endringene som fremkom i møtet hensyntas. Møtet ble lukket for behandling av styresak 7 som var unntatt offentlighet kl. 9:15. Møtet ble igjen åpnet 9:35. O-SAK NR. 13/216 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør oppdaterte styret på aktuelle prosesser og hendelser i selskapet. PowerPoint presentasjon følger denne protokollen. O-SAK NR. 14/216 STATUS REGNSKAP OG LIKVIDITET 31.3.216 Direktøren gjennomgikk hovedtall/avvik totalt for selskapet og sektorvis. PowerPoint presentasjon følger denne protokollen.
O-SAK NR. 15/216 ÅRSBERETNING FOR RESERVEVANNSAMARBEIDET 215 MELLOM MOVAR IKS, FREDRIKSTAD OG SARPSBORG KOMMUNE Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 16/216 FORELØPIG EVALUERING AV MILJØBIL PROSJEKTET Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 17/216 ARBEIDSTILSYNET TILSYN VEDRØRENDE LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD HOS INNLEIDE FIRMA Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:
O-SAK NR. 18/216 FORPROSJEKT UTREDNING AV KILDESORTERING AV MATAVFALL I MOSSEREGIONEN - STATUS Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:1. Etter møtet var det anledning for styremedlemmene å delta på en omvisning på Vansjø Vannverk. Ketil Reed Aasgaard Leder Nils-Anders Søyland Katrine Kerr Gammelsrød Aud Helen Wernberg Øyen Hege Solberg Sandtrø Steinar Roos Ronald Thorvaldsen Per Chr. Rasmussen
23.5.216 Direktørens orientertering + orientering om MOVARs IKsystem, og annet HMS arbeid. 28.4.216 Direktørens orientering (i kortversjon) Status komitéarbeid Det er enighet om løsning (3/5/3) og partene er enige om følgende kostnadsfordeling. Det legges opp til en lineær overgang fra i dag til 219/22, hvor fordelingen blir Moss 45,7%, Rygge 19,4%, Råde 8,1%, Vestby 21,3%, Våler 5,6%. Komitéen fremmer også en sak om utvidelse av selskapets låneramme fra dagens 5 til 1 2 millioner, for å ta høyde for mulige fremtidige investeringer. Direktørens orientering (i kortversjon) forts. Avventer tilbakemelding fra Prof. Bernt ang. klagenemden. Deltakelse i Norges beste drikkevann Vi er fortsatt Østlandets beste! Utfordringer med vannledning ved Rygge Næringspark, grunnet manglende klausulering. Må inngå frivillig avtale med utbyggerne, samt bekoste deler av arbeidet med å sikre ledningen. Ansettelse brannsjef Rune Larsen er ny brannsjef i MIB. Utfordringen med deltid i Rygge og Vestby. Må inngå avtale om støtte fra Follo Brannvesen, utover 2-timers avtalen fra juni 216. RL med støtte fra JS utarbeider en plan mhp bemanning, sett lys av komitéens arbeid. 1
23.5.216 Presentasjon av MOVAR internkontroll system, og arbeid med HMS i virksomheten. MOVARs IK-system Risk Manager Sykefraværsoppfølging i programmet HRessurs Brannforebygnigsarbeidet i programmet Ajour Kvalitet Kjemikaliehåndtering i programmet til EcoOnline Fallsikringsutstyr HMS-Sikkerhetskurs MOVARs IK- system Risk Manger innehar 4 moduler, Dokumentstyring, Avviksbehandling, Skadebehandling og Risikovurdering MOVARs IK-system Risk Manager. Avviksmodulen 2
23.5.216 MOVARs IK-system Risk Manager. Avviksmodulen forts. MOVARs IK-system Risk Manager. Skademodulen MOVARs IK-system Risk Manager. Risikovuderingsmodulen 3
23.5.216 Sykefraværsoppfølging i programmet HRessurs Brannforebygnigsarbeidet i programmet Ajour Kvalitet Kjemikaliehåndtering i programmet til EcoOnline 4
23.5.216 Fallsikringsutstyr MOVAR har mye fallsikringsutstyr som skal brukes ved arbeid i høyden, og ved arbeid ved åpne luker i gulv (viktig risikofaktor i anleggene). De ansatte har fått opplæring ved bruk av dette utstyret. HMS-Koordinatoren er sertifisert for å kunne gjennomføre en lovpålagt årlig kontroll av dette utstyret, og utførte kontroller lagres på egne skjemaer i vårt data system. HMS-sikkerhetskurs MOVAR har en egen oversikt over alle sikkerhetskurs som er pålagt for å kunne utføre forskjellige arbeidsoppgaver. De forskjellige kursene er: Sikker bruk av farlige småverktøy, utførelse av varmearbeider, anhukerkurs for bruk av løfteutstyr, FSE kurs for våre elektrikere, Førstehjelpskurs, bruk av hjertestartere, opplæring av instruert personell for utførelse av enkle el. arbeid, bruk av lift og stillasjebygging. Det er HMS-Koordinatoren som er ansvarlig for oppfølging i henhold til resertifiseringen av enkelte kurs og oppdatering av oversikten til sikkerhetskursene. Organisering av HMS-arbeidet: HMS-Koordinator er ansvarlig for oppfølging av alle systemene. Lokalt ansvar for HMS er tillagt lokal ledelse (Avdelingsleder eller tilsvarende). Verneombud på hvert område i tillegg til hovedverneombud. AMU gjennomfører årlig 4 planlagte møter. Januarmøte (ledere og verneombud) setter ambisjoner og mål for HMSarbeidet, og oppsummerer året som gikk. 5
23.5.216 Veien videre: ISO-sertifisering? 6
23.5.216 Regnskap 31.3.216 MOVAR IKS Totalt pr. 31.3.16 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 71 848 Resultat Avskrivninger 3 143 8 283 Varekostnad (Produksjonskostnad) Finanskostnader 53 19 178 Driftskostnader 17 199 Personalkostnader 23 516 Likviditet pr. 31.3.16 Tall i NOK 1 Pr. 31.3.16 Pr. 31.12.15 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 51 363 51 32 Kortsiktige fordringer 2 887 14 89 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. SUM 72 25 65 841 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 34 64 32 961 Arbeidskapital 38 186 32 88 Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er 1. halvår 216 utfakturert i mars. Fritidsrenovasjon (hytter) utfakturert i april. (Begge en mnd. tidligere enn 215) Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr. 1.1.16 på kr. 36 91. 1
23.5.216 MOVAR Totalt, Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 8 7 6 5 4 3 2 1-1 -2-3 -4-5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 216 1 Budsjett 216 Omsetning Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216 3 143 4 94-9 961 MOVAR IKS totalt pr. 31.3.216 Ingen hendelser så langt i 216 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Totalt sett ordinær drift i samtlige avdelinger/sektorer. Omsetning totalt under budsjett skyldes hovedsakelig intern omsetning. Driftskostnader over budsjett. Bl.a. IT-lisenser (felles) og mye vedlikehold spesielt på området Vann (VA). Naturligvis periodiserings-«problematikk», men dette slår begge veier. 6 Administrasjon og Teknisk Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning.. 1 5 5 1 5 4-5 -1 3-1 5-2 2-2 5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 216 Budsjett 216 Omsetning Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216-2 233-234 2
23.5.216 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene noe lavere enn budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene. Overskridelsene skyldes p.t. (vil utjevnes pga periodisering) Vansjø Vannverk Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 1 15 9 8 1 7 5 6 5-5 4-1 3 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 216 Budsjett 216 1 Omsetning Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216 516-679 - 2 49 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetning helt ihht budsjett. Varekjøp; Periodiseringsproblematikk; Aktivt kull (-3 ) Analyser (-35 ) Transport Moss (-5 ) =>totalt kr. 9 som skyldes periodisering. Lønn; «Merforbruk» vil sannsynligvis utjevne seg over året. Driftskostnader; Tilnærmet helt ihht budsjett, men kontovise avvik begge veier. Generelt utført mer vedl.hold enn budsjett, men vil utjevnes over året. Renter; Periodisering. 3
23.5.216 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 13 12 1 11 1 5 9 8 7-5 6 5-1 4 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 3 2 Regnskap 216 Budsjett 216 1 Omsetning Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216-443 -818-2 985 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Tilnærmelsesvis helt ihht budsjett mhp omsetning. Varekostnad: Transport Moss, dvs leie for å bruke kommunens rørledninger til trsp. Lønn Noe bedre enn budsjett. (Mindre overtid + refusjon sykepenger). Utjevnes over året. Drift El., Fyringsolje, Vedl.hold over budsjett (noe skyldes periodisering). Renter Periodisering. Gjenbruksstasjon og Renovasjon - Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 35 1 3 25-1 2-2 15-3 1 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 216 5 Budsjett 216 Omsetning Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216 5 613 6 529-3 986 4
23.5.216 De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. Hele 1. halvår 216 er utfakturert mhp husholdningsrenovasjon for 4 kommuner, én regnskapsmåned tidligere enn i 215 (Tidlig mars istedenfor sist i april) Moss faktureres månedlig og er følgelig bokført for 3 mnd. «Varekjøp» rimelig bra treff med tanke på mange variabler. Over 6 ulike konti grunnet krav til kommunevise regnskap. Lønn, akseptabelt treff regnskap kontra budsjett. Driftskostnader, kontovise avvik begge veier. (Periodisering) Renter, periodisering MIB - Resultat 31.3.16 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 18 5 16 14 12-5 1-1 8 6-1 5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 Regnskap 216 2 Omsetning Budsjett 216 Regnskap 215 Resultat Budsjett Budsjett 31.3.16 31.3.16 216-31 - 75-5 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Omsetning. Ikke mottatt tilskudd alarmkunder ABØ. (-75 ) Periodisering. «Varekjøp» Utgjøres i hovedsak av brannvarsling ABØ Lønn Akseptabel treffprosent, men generell «innsparing» i forhold til budsjett som følge av vakanser, bl.a. deltid. Driftskostnader Avvik begge veier, delvis periodiseringsutfordringer. Sannsynligvis periodiseringsrelatert. 5