Jubileums HÅNDBOK JUBILEUMSARRANGEMENT Informasjonshefte for medarrangører og samarbeidspartnere Jubileumshåndbok Bodø2016 1
Hei alle sammen! Innhold Takk for at dere ønsker å bidra til feiringen av Bodøs 200-års jubileum! Her er et informasjonshefte til våre samarbeidspartnere og alle som skal arrangere enkeltarrangement i forbindelse med Bodø2016. Vi ser frem til et godt samarbeid og gleder oss til et fantastisk jubileum i 2016. Vennlig hilsen alle oss i Bodø2016 Jubileumssjef Tomas Lønsetteig e: tl@bodo2016.no t: +47 41 61 77 58 Programprodusent Alice Sivertsen e: as@bodo2016.no t: +47 97 57 26 94 Om Bodø2016 4 Programårets 8 temaer 5 Visuell profil og bruk av denne 6 Bodø2016 sine egne arrangement 7 Markedsføring av ditt arrangement 8 PR- og mediehåndtering 10 Arrangementspakke 12 Praktisk gjennomføring 13 Stimuleringsmidler 14 Våre samarbeidspartnere 15 Jubileumsprodukt 16 Oppsummering av ansvarsfordeling 17 Nettverkssamlinger, frister 2015 og kontaktpersoner 19 2 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 3
Om Bodø2016 Bodøs historie som kjøpstad startet 20. mai 1816. 20. mai 2016 fyller Bodø 200 år. Programårets åtte temaer Bodø2016 vil bestå av flere hundretalls jubileumsrelaterte prosjekter og arrangementer. Programmet vil ikke være statisk og fastsatt til et gitt tidspunkt, men dynamisk og fleksibelt. Jubileumsmarkeringen starter nyttårsaften 2015 og varer et helt år. Et år som skal fylles med spennende innhold. 2016 er inndelt i åtte overordnede temaer: VINTER 30/1-14/3 VÅRVINTER 15/3-29/4 VÅR 30/4-8/6 VÅRSOMMER 9/6-10/7 Bydannelse, fisk og handel Bodø i verden Festivitas, innovasjon og nyskaping Kultur- og idrettsbyen midt i naturen SOMMER 11/7-28/8 HØSTSOMMER 29/8-9/10 HØST 10/10-20/11 HØSTVINTER 21/11-29/1 Kysten, naturen og jektefart Galskap Knutepunkt Fortid møter fremtid Bodø2016 skal overraske, skape engasjement og stolthet, løfte byen og regionen opp og inn i fremtiden. Temaene er valgt med bakgrunn i Bodøs historie, identitet og særegenhet. Bodø2016 vil kommunisere de åtte temaene som ulike festivalplakater. 4 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 5
Visuell profil og bruk av denne Riktig Spor AS har utarbeidet en profilhåndbok for Bodø2016. Alle offisielle programfestede jubileumsarrangementer skal benytte seg av denne profilen i all markedsføring og profilering. Bruk av Bodø2016s profil skal godkjennes av Bodø2016. Hovedlogo vil i tilknytning til de åtte temaer fremstå i ulike fargevarianter. Bruk av disse logovariantene skal stå i tilknytning til tema og tidsperioden for programåret. Eksempel: Arrangement innenfor tema Galskap skal benytte seg av logo for høst-sommer. Bodø2016 sine egne arrangement I løpet av jubileumsåret blir det opp mot 200 ulike programfestede arrangementer og prosjekter. Majoriteten arrangeres av medarrangører, men enkelte arrangement står jubileumskomiteen for. Dette gjelder: Kick-off og byfest 20. mai 2015 Nettverkssamlinger Åpningsarrangement nyttårsaften 2015 Arrangementer tilknyttet jubileumsuken 16. - 22.mai 2016 Avslutningsarrangement nyttårsaften 2016 For spørsmål vedrørende visuell profil og bruk: post@bodo2016.no Nettverkssamlinger Som partner til Bodø2016 inviteres alle samarbeidspartnere og medarrangører til ulike nettverkssamlinger. Invitasjoner sendes ut i god til før arrangementet. 6 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 7
Markedsføring av ditt arrangement Bodø2016 utvikler sine egne digitale markedskanaler. Arrangementer og prosjekter til den enkelte aktør vil profileres i Bodø2016s egne kanaler. Den enkelte aktør har ansvaret for å markedsføre sitt arrangement utover dette. Bodø2016 sine digitale kanaler er: www.bodo2016.no /bodo2016 /bodo2016 /bodo2016 #bodø2016 #bodø200 Det vil bli fellesannonser i lokalavisene for jubileumsarrangement i de åtte programperiodene. Det blir utgitt to jubileumsmagasiner i løpet av 2016, inkludert fellesannonser av alle offisielle jubileumsarrangement. Enkeltarrangement vil ikke bli profilert i betalte medier. Ønsker du profilering kan du sende følgende informasjon til din kontaktperson: Web: Tekst: 150 ord om eget arrangement gjerne i sammenheng med tilhørende temaperiode. Legg ved link til egen hjemmeside og eventuelt billettsalg. Bilde: Ett til fem bilder. 750 x 300 pxl. Max 1 mb. All informasjon kan sendes til post@bodo2016.no Facebook: Alle arrangement profileres på Bodø2016 sin Facebookside. Ønsker du å opprette eget arrangement så gjør du det selv. Vi oppfordrer til å like hverandres arrangement Instagram: Gode bilder vil benyttes som profilering under #Bodø2016 og #Bodø200 #bodø. Send oss gjerne dine bilder, så deler vi. All informasjon sendes til post@bodo2016.no Journaliststudenter vil dekke jubileumsåret. Vi setter pris på gode tips og ideer til redaksjonelle saker. Redaksjonelle saker kan sendes til post@bodo2016.no 8 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 9
PR og mediehåndtering Jubileumskomiteen vil tilrettelegge for pressekonferanser, pressearrangement og utsendelser av pressemeldinger. Mediedekning skal så langt det er mulig planlegges og legges inn i Bodø2016s markedsplan. Har du gode ideer, ta gjerne kontakt med oss. Alle arrangører har ansvar for å undersøke muligheter for mediedekning rundt saker de arbeider med. Jubileumskomiteen har ansvar for at dette følges opp og legges inn i markedsplanen. Hva kan du som arrangør bidra med? Skrive innlegg og kronikker Skape debatt i egne medier Dele redaksjonelle artikler i egne medier Arrangementspakke Bodø2016 har laget arrangementspakker som hver arrangør kan låne. Arrangementspakken inneholder: Bodø2016 beachflagg Bodø2016 rollups Arrangementspakken hentes i Bodø turistinformasjon: Juni, juli og august: Mandag til fredag 09:00 20:00 Lørdag og søndag 10:00 18:00 Resten av året: Mandag til fredag 09:00 15:30 Helligdager stengt. Arrangementspakken skal hentes tidligst fem dager før og senest en dag før arrangementet. Pakken skal leveres tilbake til turistinformasjonen senest fem dager etter endt arrangement. Ved mangel på retur faktureres arrangør NOK 2.000 eks.mva fra Bodø2016. For bestilling av arrangementspakke kontakt: Bodø turistinformasjon tlf.: 75 54 80 00 E-post: turistinfo@bodo.kommune.no Det er mange som ønsker å benytte arrangementspakken. Vær derfor ute i god tid med bestilling. 10 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 11
Praktisk gjennomføring Vi ønsker å gjøre det enkelt for alle dere som er medarrangører i 2016. Vi har derfor opprettet ett direkte kontaktpunkt med Bodø2016: Programprodusent Alice Sivertsen tar imot alle henvendelser og sørger for at dere får den informasjonen dere trenger i forhold til praktisk gjennomføring av arrangementer i 2016: as@bodo2016.no t: 975 72 694 Stimuleringsmidler Organisasjoner, lag og foreninger kan søke om økonomisk støtte til prosjekter, konkrete tiltak, aktiviteter og arrangementer. Formålet med støtteordningen er å stimulere lokale aktører/miljøer til å skape aktivitet som er innenfor programårets åtte temaperioder. Søknadene behandles av programkomiteen for Bodø2016. Søknadsfrister i 2015: 1. mars 1. september Du kan finne mer informasjon om stimuleringsmidlene på våre nettsider: www.bodo2016.no 12 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 13
Våre samarbeidspartnere Bodø2016 har en rekke samarbeidspartnere som bidrar til å gjøre jubileet mulig. Vi oppfordrer alle arrangører til å benytte disse. Vi gjør oppmerksom på at arrangører kan bli kontaktet av Bodø2016 sine samarbeidspartnere. Hotell/overnatting Radisson Blu er jubileets offisielle hotellpartner. Hotellet ligger sentralt i byen og pusses opp til 2016. Hotellet skal tilby konkurransedyktige priser til våre medarrangører og samarbeidspartnere. Kontaktperson Radisson Blu: Kenneth Enæs-Hanssen, telefon 976 70 157/e-post kenneth.enaes-hanssen@radissonblu.com Servering AMJ Gruppen er jubileets offisielle serveringspartner. Dette inkluderer serveringsstedene: Peppes Pizza, Din Plass og Bryggerikaia. Serveringspartneren skal tilby konkurransedyktige priser. Kontaktperson AMJ: Dorthe Johannessen, telefon 932 29 555/e-post dorthe@bryggerikaia.no Jubileumsprodukt I forbindelse med jubileet skal det utarbeides en rekke jubileumsprodukter. Du som arrangør kan få tilgang til produktene, enten for videresalg eller til bruk som premier o.l. Jubileumsgenser Mønsterpakken kan kjøpes på Husfliden. T-skjorte, handlenett, luer og solbriller mv. Det utarbeides egne t-skjorter, handlenett, luer, solbriller mv. med jubileumsprofil. Jubileumsproduktene kan kjøpes i utvalgte butikker og Bodø turistinformasjon. Mer informasjon om dette finner dere på våre nettsider: www.bodo2016.no Profilelementer JB Reklame er jubileets offisielle produksjonspartner innenfor profilelement. JB Reklame skal tilby konkurransedyktige priser. Kontaktperson JB Reklame: Kaya Reichelt, telefon 909 35 724/e-post kaya@jbreklame.no Grafisk design Riktig Spor har utarbeidet Bodø2016 sin offisielle profil. For henvendelser om profilen og utarbeidelse av grafisk materiell kan vi anbefale Riktig Spor. Kontaktperson Riktig Spor: Brita Bjørnbakk, telefon 913 33 639/e-post brita@riktigspor.no Transport Konsernet Salten Bilruter med sine datterselskaper innen buss, gods, renovasjon og miljø er jubileets offisielle transportpartner. Ved behov for transport til ditt arrangement kan vi anbefale Saltens Bilruter. Kontaktperson: Jan Eirik Dahl, telefon 974 64 469, e-post jan.eirik.dahl@nbuss.no Mediepartnere Avisa Nordland og Bodø NU er jubileets offisielle mediepartnere. Kontaktperson Avisa Nordland: Torill Johansen, telefon 91 38 85 35/e-post toj@an.no Kontaktpersoner BodøNU: Ståle Pettersen, telefon 911 09 698/e-post stale@bodo-nu.no 14 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 15
Oppsummering av ansvarsfordeling Bodø2016 har ansvar for: Markedsføring i offisielt program, i media og i egne kanaler Veiledning og informasjon til arrangørene Ta imot og behandle søknader om stimuleringsmidler Utlån av arrangementspakker Arrangør har ansvaret for Økonomisk ansvar for gjennomføring av egne arrangement Billettsalg Egen markedsføring av arrangementet Bestille, hente og levere tilbake arrangementspakker 16 Bodø2016 Jubileumshåndbok Jubileumshåndbok Bodø2016 16 Jubileumshåndbok Bodø2016 17
Opp, frem og inn i fremtiden Velkommen til Bodø2016! 18 Bodø2016 Jubileumshåndbok