Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 15/22 Møtedato/tid: 24.02.2015, kl. 09:00 Møtested: Rådhus 2, Storkleppen Møtedeltakere: Kari Slungård, leder Toralf Øverås Astrid Jensen Forfall: Ingen Andre møtende: Rådmannen og eventuelt representanter for rådmannen Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS (KonSeK) Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak Tydal kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Nea radio, Selbyggen og Wencke Holt (RMN) Frode Singstad RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 18.2.15. Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 009/15 010/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.11.2014. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 24.02.2015. Årsmelding 2014 for kontrollutvalget. Tilsynsrapport fra Sykehusapoteket i Trondheim Samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene. Tilsynsrapport fra Mattilsynet etter tilsyn med vannforsyningssystem. Resultat av fylkesmannens kartlegging av helse og omsorgstjenester i Tydal. Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015. Samarbeid med andre kontrollutvalg - innspill. Vurdering av bestilling av selskapskontroll -kommunens oppfølging av Tydal kommunes eierinteresser. Eventuelt. 2

Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.11.2014. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 001/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/22-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger tilgjengelig på lesebrett samt på www.konsek.no 3

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 24.02.2015. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 002/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/22-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Fylkesmannen. Lovlighetskontroll - valg av kontrollkomite. KRD-Utsatt innsyn foreløpige revisjonsrapporter Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat sammendrag 2.368 kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av Rapport forvaltningsrevisjon byggesaksbehandling, sak3/15 i møtet 19.1.15. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget, Kommunal rapport 28.11.14. 3. Ulovlig valg av kontrollkomite i Trondheim lovlighetskontroll fylkesmannen 10.12.14. 4. Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter, brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet 19.12.14. 5. Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat, sammendrag av rapport desember 2014. (Oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. sammendraget ligger i innkallingen) 6. Lite selskapskontroll i kommuner, utdrag fra undersøkelse. (Kommunal rapport 29.1.15.) 4

Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sarpsborg takker for seg fordi de ikke fikk innsyn i e-poster i en varslingssak. Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, mener jussprofessor. Samtidig får kontrollutvalget støtte for innsynskravet. Av Lisa Rypeng 28. november 2014 Det er unikt i norgeshistorien at et kontrollutvalg vingeklippes og knebles på denne måten, uttalte Martin Engeset (H), leder i kontrollutvalget i Sarpsborg, til Kommunal Rapport 13. november. Det er også unikt i norgeshistorien at alle medlemmene i et kontrollutvalg trekker seg fra vervene sine. Avgjørelsen ble tatt i rådhuset i Sarpsborg tirsdag kveld, melder Sarpsborg Arbeiderblad. Vi kom i en umulig situasjon hvor vi åpenbart ikke hadde tillit fra bystyret, sier utvalgsleder Martin Engeset (H) til Kommunal Rapport. Plikt til å fortsette Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt er klar på at kontrollutvalget ikke har lov til å trekke seg på denne måten. Han viser til at kommuneloven 14 nr. 1 har som hovedregel at alle som har stemmerett ved kommunestyrevalget, har plikt til å ta imot valg til kontrollutvalget. Den som er valgt til et slikt verv, har rettslig plikt til å fungere i dette for hele valgperioden og delta i alle møter så langt det ikke foreligger gyldig forfall (se kommuneloven 40 nr. 1). Fritak fra vervet kan bare gis for det enkelte medlem etter søknad, og bare der vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, slik kontrollutvalget vel gjør her, sier Bernt til Kommunal Rapport. Engeset mener dette er juridiske spissfindigheter og tar Bernts kommentar med stor ro. Han gjentar at kontrollutvalget ikke har grunnlag til å fortsette uten bystyrets tillit, og ber bystyret velge nytt kontrollutvalg. Ukultur i kommunen Samtidig gir jussprofessoren kontrollutvalget sin støtte i spørsmålet som utløste protestaksjonen». Han er svært kritisk til at bystyret legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk å tillegge rådmannen kompetansen til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig behov for å se, uttaler Bernt til Sarpsborg Arbeiderblad. Det var i vår at bystyret ga kontrollutvalget oppgaven med å undersøkte ytringsfrihetens kår og ukultur blant ansatte i kommunen. Deretter nektet samme bystyret, etter innstilling fra rådmannen, innsyn i dokumentene som utvalget mener kan gi svar på spørsmålet: E-poster og datafiler knyttet til seks kommuneledere. Vi har fått tips fra enkeltansatte som gjør at vi har grunn til å tro at det er en ukultur knyttet til ytringsfriheten blant ansatte i deler av Sarpsborg kommune. Da opplever vi det som vanskelig og uholdbart at bystyret plutselig ombestemmer seg og ikke lar oss sluttføre arbeidet, uttalte Engeset til Kommunal Rapport 13. november. 5

Han mener bystyrets vedtak vitner om mistillit til utvalget, noe varaordfører Linda Marie Engsmyr (Ap) avviser. Grove påstander Det er e-posten til til sammen seks kommuneledere kontrollutvalget søkte innsyn i. Bakgrunnen for innsynskravet er påstander fra sju anonyme ansatte som beskriver et «terrorvelde» i kommunens øverste ledelse når det gjelder muligheten til å uttale seg kritisk om kommunen. Ansatte skal videre ha fortalt lokalpolitikere om ansatte som opplevde mobbing og trakassering fra sin arbeidsgiver, og som ble truet med oppsigelse for kritiske ytringer. Rådmannen satte foten ned for innsynskravet, og sendte saken videre til bystyret. Rådmann Unni Skaar har tidligere forklart til Kommunal Rapport at rådmannen har tatt tak i personalsakene. Det har vært flere møter mellom tillitsvalgte og ledelse på flere nivå, og kommunen har gått gjennom sine varslingsrutiner. Rådmannen har ikke funnet brudd på arbeidsavtaler eller arbeidsmiljøloven. Ikke mandat Skaar mener kontrollutvalget ikke har mandat og rettslig grunnlag for innsyn i e-postene og datafilene, fordi det ikke er snakk om offentlige dokumenter. De er personlige. Dermed omfattes de av forskrift om personopplysningslovens kapittel 9, som regulerer arbeidsgivers innsynsrett. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kreve innsyn i ansattes e-postkasse og datafiler med mindre det er nødvendig. Hun viser til en uttalelse fra Datatilsynet, som mener behovet for innsyn er tvilsomt. Det avgjørende er ifølge tilsynet om innsyn i de ansattes e-poster mv. er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre oppgaven den er satt til. «Etter vårt syn har rådmannens innstilling gode grunner for seg. Sentralt fra vårt perspektiv er at behovet for innsynet framstår som tvilsomt både med tanke på hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn og at kontrollutvalgets mandat er usikkert», skriver Datatilsynet. Datatilsynet tar feil Innstillingen fra rådmannen og uttalelsen fra tilsynet danner grunnlaget for bystyrets vedtak om å be kontrollutvalget avslutte sine undersøkelser. Et grunnlag som ifølge jussprofessor Jan Frithjof Bernt har klare svakheter. Etter Bernts oppfatning tar Datatilsynet og rådmannen feil. Kontrollutvalgets krav om innsyn etter kommuneloven 77 er ikke urimelig, mener han. Kontrollutvalget kan etter denne hjemmelen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Til Sarpsborg Arbeiderblad forklarer han tirsdag at personopplysningsloven ikke begrenser innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i personopplysninger. I begrunnelsen heter det videre: 6

Datatilsynet synes å bygge på en vurdering av «behovet for innsynet», idet man legger avgjørende vekt på «hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn». Man legger også til grunn at «kontrollutvalgets mandat er usikkert», uten at det framgår hva det er man refererer til og hva tvilsomheten består i. Man finner derfor at rådmannens innstilling, om at utvalget ikke skal gis innsyn i «personlige rom» på datamaskinen, har «gode grunner for seg». Dette betyr altså at man legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for, kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk, både ut fra kontrollutvalgets mandat generelt å føre kontroll med særlig den tilsatte administrasjon, sakens tema som etter hva jeg forstår er om det er praksis for en rettslig sett sterkt problematisk knebling av kritikk fra de tilsatte, og ut fra lovens ordlyd, der det sies tydelig at «Kontrollutvalget kan.., uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» Det er på denne bakgrunn svært problematisk å tillegge rådmannen kompetanse til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Ingen konklusjon fra Datatilsynet Ifølge Andreas Hobæk i Datatilsynet er det snakk om komplisert juss og skinnuenighet. Han sier han er enig med Bernt i at det ikke er opp til rådmannen å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om dette er nødvendig og proporsjonalt, men det er også opp til rådmannen å vurdere personvernet for ansatte. Rådmannen må ha rett til å protestere, og ikke helt uten videre bøye av for kontrollutvalgets krav, sier Hobæk. Han avviser at Datatilsynet har konkludert i spørsmålet om innsyn var nødvendig og proporsjonalt. Det vi har sagt er at det skal veldig sterke grunner til at innsyn i ansattes e-poster skal være nødvendig, og vi har stilt spørsmål ved om det virkelig er nødvendig og proporsjonalt her, sier han, og legger til: Det ligger ikke til Datatilsynet å ta stilling til dette. Vi kjenner ikke til saken godt nok. Til syvende og sist er det i kommunen avgjørelsen om innsyn må tas. Hadde dere all informasjonen tilgjengelig da dere vurderte spørsmålet? Nei, vi hadde begrenset informasjon om saken, og har derfor heller ikke truffet noen form for avgjørelse. At vi har stilt spørsmål ved om det virkelig kan være legitimt å gjennomføre innsyn i denne saken, er ingen konklusjon om at det ikke er lov. 7

Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Caroline Holm Juridisk enhet Trondheim Innvalgstelefon 73 19 91 54 kommune, Vår dato 10.12.2014 Deres dato 24.11.2014 Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2014/8990-323 Deres ref. 14154791/033 Bystyresekretariatet y_ Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM _x _ i. i z Vedtak i sak om lovlighetskontroll endringer for fremskrittspartiet Trondheim kommune 154/14 og 155/14 - bystyrevedtak og nyvalg av kontrollkomiteen - Det vises til brev av 30. oktober 2014 fra kommunestyrerepresentantene Byrkjef/ot, anmodning Morten Kokaas og Lil/ian D. Bromseth om lovlighetskontroll /' Trondheim (/ov/ighetsk/age). kommune, - Arne med Sakens bakgrunn Saken gjelder to avgjørelser i Trondheim kommune. Som følge av at Morten Kokaas meldte seg ut av Fremskrittspartiet og inn i Pensjonistpartiet, ba Fremskrittspartiets gruppeleder om endringer knyttet til blant annet hvem som er første vararepresentant til formannskapet, slik at Morten Kokaas ikke lenger skulle ha denne posisjonen. Bystyret vedtok 30. oktober 2014 at Morten Kokaas ikke lenger skulle være første vararepresentant til formannskapet samt andre endringer i personsammensetning i forskjellige utvalg. Bystyret vedtok samme dag nyvalg av kontrollkomiteen, der Morten Kokaas ble valgt som medlem. Kravet om lovlighetskontroll er begrunnet i at vedtaket er i strid med som vara til formannskapet for kommunelovens bestemmelser. Kokaas er valgt fire år, og han ønsker ikke å fratre. Dersom Kokaas er vararepresentant til formannskapet, kan han ikke velges til kontrollkomiteen. Klagen Lovlighetsklagen er underskrevet av tre kommunestyrerepresentanter. Klagen er først fremmet for kommunestyret innenfor en tre-ukers frist, jfr. kommunel. 59 nr. 2 og forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll (av 13.01.1993). Kommunestyret behandlet kravet om lovlighetskontroll i møte 20. november 2014. Der ble avgjørelsen som er påklaget opprettholdt, med 65 mot 2 stemmer. Klagen ble dernest oversendt til Fylkesmannen 24. november 2014. Lovlighetsklagen er etter dette fremmet på rett måte i samsvar med kommuneloven (koml.) 59 nr. 1 og 2. og tidsfrist-forskriften. Rettslige utgangspunkter Fylkesmannens rettslige kompetanse Kommuneloven 59 regulerer lovlighetskontroll med kommunale avgjørelser. Fylkesmannen er tildelt kompetansen etter delegasjon fra departementet, jfr. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab Justis- og beredskapsavdellng Landbruk og bygdeutvikling Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 9747643508

2 rundskriv H-25/92. Formålet med en lovlighetskontroll erå være en sikkerhetsventil forå fjerne rettslig tvil omkring avgjørelser i kommunen. I tillegg er kontrollen begrunneti hensynettil effektiv måloppnåelse,individets rettssikkerhet og kommunens omdømme. Lovlighetskontrollen omfatter spørsmålet om innholdet i avgjørelsen er lovlig (materiell kompetanse), om saksbehandlingsreglene er fulgt (prosessuell kompetanse) og om den er truffet av personer med lovlig myndighet (personell kompetanse), jfr. 59 nr. 4. Kontrollen må ta stilling til alle disse sidene ved avgjørelsen. En lovlighetskontroll vil ikke omfatte skjønnsmessige vurderinger. Kontrollen vil imidlertid omfatte alle alminnelige krav til forvaltningsavgjørelser, herunder ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper som for eksempel læren om myndighetsmisbruk. Dersom Fylkesmannen kommer til at avgjørelsen er ugyldig, skal avgjørelsen oppheves. Fylkesmannen har ikke kompetanse til å fatte ny avgjørelse ved lovlighetskontroll, bare til å oppheve den foreliggende avgjørelse dersom den er ugyldig, jfr. koml. 59 nr. 4, 2. ledd. Når det gjelder feil ved saksbehandlingen gjelder det forvaltningsrettslige prinsipp om at det bare er feil som kan ha hatt innvirkning på vedtakets innhold som fører til ugyldighet. Fylkesmannens kompetanse gjelder uavhengig av hvilke grunner som er gjort gjeldende av kommunestyrets medlemmer. Rettsqrunnlaqet Kommuneloven i denne saken 8 regulerer formannskapet. Det fremgår av 8 nr. 2 at: «Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.>> Kommuneloven 77 regulerer kontrollutvalget. valg av medlemmer til kontrollutvalget: Bestemmelsen nr. 1 til 3 gjelder 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommunerådeller fylkesrådog ansatte i kommuneneller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret medlemmer. Fylkesmannens og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets vurdering Bystyrets vedtak i sak 154/14 Endringer for Fremskrittspartiet Kommunen har ved behandling av lovlighetsklagen vist til at vedtaket om nyvalg til formannskap og kontrollkomite er i tråd med innarbeidet praksis i Trondheim. Kommunen har vist til kommuneloven 16.3, og lagt til grunn at bestemmelsen 9

3 får anvendelse også ved andre tilfeller enn ved uttreden, fordi bystyret til å velge medlemmer i så vel formannskap som kontrollkomite. står fritt Fylkesmannen bemerker at det fremgår av kommuneloven 8 at medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for fire år. Fylkesmannen er ikke enig med kommunen i at de har anledning til å omorganisere formannskapets sammensetning underveis i fireårsperioden. Tvert imot er bestemmelsens ordlyd klar på at de som er valgt til medlemmer og varamedlemmer er valgt for fire år. Bestemmelsen om formannskap har en annen utforming enn bestemmelsen som g`elder faste utvalg og komiteer (kommuneloven 10), der kommunen har full radighet over hvilke faste utvalg og komiteer de vil opprette, og hvem som skal sitte i disse. Denne friheten over organiseringen underveis i valgperioden har ikke kommunen når det gjelder valg til formannskapet. Kommunen har vist til kommuneloven 16 nr. 3, og uttalt anvendes i disse tilfellene for å beholde det enkelte forhold til tyngde i bystyret. at denne må partiets representasjon i Kommuneloven 16 nr. 3 gjelder opprykk og nyvalg dersom et medlem trer endelig ut av nærmere angitte organer, herunder formannskapet. Hva som fører til endelig uttreden fra et folkevalgt organ reguleres av kommuneloven 15. Her fremgår at den som taper valgbarheten til et organ, trer endelig ut av dette. Videre kan kommunestyret etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Det er også regler knyttet til suspensjon ved pågående rettsprosesser knyttet til enkelte straffbare forhold. Fylkesmannen vil innledningsvis trer endelig ut av organet. bemerke at 16 nr. 3 gjelder dersom medlem Kokaas er ikke medlem, men varamedlem i formannskapet. Fylkesmannen mener videre at endringer i partitilhørighet ikke kan sammenlignes med uttreden. Kokaas vil fremdeles være medlem i bystyret, og det er ikke grunnlagfor å utvide området for 16 nr. 3 slik at den også omfatter vern av enkeltpartiers representasjon og tyngde. Så lenge personen fremdeles er valgbar og ikke har søkt kommunestyret om og fått fritak fra vervet, kan kommunen fireårsperioden. ikke skifte ut vara-/medlemmer i formannskapet i Bystyret har videre vist til at når Kokaas byttet parti, oppsto det en situasjon strid med kommuneloven 36 nr. 1 fordi Pensjonistpartiet da hadde sine to medlemmer på to ulike lister til formannskapet. i Kommuneloven 36 nr. 1 gir regler for fremgangsmåten ved forholdsvalg. Det fremgår at valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister medforslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger. Fylkesmannen er ikke enig i kommunens forståelse av bestemmelsen. Bestemmelsen har betydning for hvordan valg skal foregå, men den kan ikke tas til inntekt for at det skal gjøres nyvalg for eksempel dersom en person melder seg ut av et parti og dermed ikke lenger skal stå på partiets liste. Da valg til 10

4 formannskapet ble gjort i 2011 sto Kokaas på listen til Fremskrittspartiet. Det forhold at han senere har meldt seg inn i Pensjonistpartiet, medfører ikke at Pensjonistpartiet ved valget til formannskap i 2011 hadde sine medlemmer på forskjellige lister. Fylkesmannen viser til at formannskapets medlemmer og varamedlemmer skal velgesfor fire år. Det er ikke adgangtil å endre formannskapets personsammensetning underveis i fireårsperioden, med mindre et medlem/varamedlem endelig trer ut i løpet av perioden. Det er ikke tilfellet saken her. Bystyret har således fattet vedtak som det i henhold til i kommunelovenikke er adgangtil å fatte. Vedtaket må derfor ansesugyldig. Bystyrets vedtak i sak 155/14 - Nvvalcl av kontrollkomiteen Kommunestyret vedtok nyvalg av kontrollkomiteen, herunder at Morten Kokaas skulle være medlem i komiteen. Det fremgår av kommuneloven 77 nr. 2 at medlem og varamedlem til formannskapet er utelukket fra valg til formannskapet. Kokaas ble i 2011 valgt til første vararepresentant til formannskapet. Som det fremgår av vurderingen over, er det ikke anledning til å foreta nyvalg til formannskapet med mindre medlemmet/varamedlemmet trer endelig ut. Dette innebærer at bystyret ved vedtaket om nyvalg av kontrollkomiteen har valgt et medlem i kontrollkomiteen som også er varamedlem til formannskapet, i strid med utelukkelsesbestemmelsen Valg av medlemmer kommuneloven i 77 nr. 2. til kontrollkomiteen 77 nr. 2, da det er valgt valgbar. Dette medfører at vedtaket er etter dette skjedd i strid med et medlem, Kokaas, som ikke er om nyvalg av kontrollkomiteen er ugyldig. Konklusjon Fylkesmannen har konkludert med at bystyret ikke hadde rettslig hjemmel til å vedta at Kokaas ikke lenger skulle være varamedlem til formannskapet. Som følge av dette hadde bystyret heller ikke rettslig hjemmel til å velge Kokaas til medlem av kontrollkomiteen. Fylkesmannen er etter dette kommet til at bystyrets vedtak i sakene 155/14 er 154/14 og ugyldige. De feil som er avdekket ved vedtakene, 59 nr. 4 annet ledd. fører til at de må oppheves, jfr. kommuneloven Fylkesmannens vedtak kan ikke påklages etter forvaltningsloven. Avgjørelsen forutsettes gjort kjent for kommunestyrets medlemmer og berørte parter. Med hilsen Mari Mogstad direktør (e.f.) Trond Flydal underdirektør 11

5 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi: Morten Kokaas Lillian Dalager Bromseth Arne Byrkjeflot 12

Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmannsembedene Justisdepartementet NKRF Deres ref Vår ref Dato - 19.12.2014 Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember 2014. Lovendringene trer i kraft 1. januar 2015. Endringene i kommuneloven gjelder 39 a om innbyggerforslag og 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova 5 annet ledd innebærer at det gis mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet. Innbyggerforslag I medhold av kommuneloven 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til innbyggerforslag. Revisors taushetsplikt Endringen i kommuneloven 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har taushetsplikt om det som er nødvendig. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 http://www.kmd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Kommunalavdelingen Saksbehandler Elisabeth Torkildsen 13

Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter Endringen i offentleglova 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres. Lovproposisjonen finnes her: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/prop-113-l-20132014/id761455/ Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her: https://www.stortinget.no/no/saker-ogpublikasjoner/publikasjoner/innstillinger/stortinget/2014-2015/inns-201415-048/ Og lovvedtakene finnes her: https://www.stortinget.no/no/saker-og-publikasjoner/vedtak/beslutninger/lovvedtak/20142015/vedtak-201415-006/ https://www.stortinget.no/no/saker-og-publikasjoner/publikasjoner/referater/stortinget/20142015/141202/ Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Navn Adresse Postnr Poststed Side 2 14

Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Desember 2014 Engaging title in Green Descriptive element in Blue 2 lines if needed Second line optional lorem ipsum B Subhead lorem ipsum, date quatueriure 1 15

Forord Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Dette skal videre kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Ved Deloitte har arbeidet vært ledet av Birte Bjørkelo (prosjektleder), mens Øyvind M. Berge og Line M. Johansen har vært prosjektmedarbeidere. Rapporten er forfattet av de tre i fellesskap. Stein Ove Songstad har vært ansvarlig partner for oppdraget som i sin helhet er utført i 2014. I forbindelse med evalueringen er det mange som fortjener en stor takk. Først og fremst ordførerne, rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som velvillig stilte opp for intervju i de syv kommunene hvor vi gjorde dybdeundersøkelser. En like stor takk rettes til rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som besvarte våre spørreundersøkelser. Vi vil videre takke deltakerne på evalueringsseminaret for nyttige innspill underveis i arbeidet. Ved Deloitte ønsker vi å takke Gunnar Husabø og Gunnar Hoff for verdifulle kommentarer og nyttige innspill underveis i arbeidet med rapporten. Deloitte, desember 2014 Stein Ove Songstad (ansvarlig partner) 2 3 16

Sammendrag Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Det er gjennomført tre spørreundersøkelser (til rådmenn, kontrollutvalgsledere og sekretærer), og det er foretatt 23 intervjuer i syv utvalgte kommuner. Det er videre gjennomgått dokumenter vedrørende kontrollutvalgets arbeid i disse kommunene. Den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes organisering Den kommunale egenkontrollen har de siste tiårene fått økt betydning. Fra ny kommunelov i 1992 der det ble stilt krav om at alle kommuner skal ha et kontrollutvalg, via en egen kontrollutvalgsforskrift i 2004, og frem til i dag hvor det anslagsvis bestilles rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Etter 2008 har det vært en økning både nominelt og reelt i midlene kommunene benytter på kontroll og revisjon. Denne økningen er likevel moderat. Utgiftene er stabile om man justerer for den generelle veksten i kommunenes brutto driftsutgifter. Kontrollutvalgene består i stor grad av politikere med lang erfaring. Flertallet av kontrollutvalgsledere har lengre kommunestyreerfaring enn en gjennomsnittlig kommunestyrepolitiker. Mens halvparten av kontrollutvalgslederne var uten kommunestyrerfaring i 1998 er det i dag bare et mindretall (15 prosent) som ikke har erfaring fra kommunestyret. Likevel betraktes kontrollutvalgene som en lite attraktiv posisjon av flere folkevalgte. Samtidig viser vår evaluering at det er høy gjenvalgsprosent og stort engasjement i kontrollutvalgene. Vi finner at gjenvalgsprosenten i dag er like høy for kontrollutvalgene som for kommunestyre og formannskap. Dette indikerer at kontrollarbeidet trolig engasjerer når man først har trådt inn i utvalget. Kontrollutvalgene har også i gjennomsnitt økt antall medlemmer siden forrige valgperiode. I dag er det i gjennomsnitt rundt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. De mellomstore og store kommunene har fem medlemmer eller flere, mens mange småkommuner fortsatt har tre medlemmer. Nesten alle kontrollutvalg har minst ett medlem som er valgt blant kommunestyrets representanter. Dette viser at det har hatt en effekt å regelfeste kommunestyrerepresentasjon. Kontrollutvalgsleder blir som regel valgt fra «opposisjonen» i kommunestyret. Bare seks prosent av kommunene har valgt en kontrollutvalgsleder fra samme parti som ordfører. 3 5 17

Overordnet analyse sentralt både for valg av prosjekt og ellers i den kommunale egenkontrollen. Nesten alle kontrollutvalg har en plan for forvaltningsrevisjon, og et klart flertall har også en plan for selskapskontroll. Disse planene er i de aller fleste kommuner tuftet på en overordnet analyse av risikoforhold i vedkommende kommune. Rundt halvparten av kontrollutvalgene oppdaterer analysen og planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll underveis i valgperioden. Selv om vi finner betraktelige variasjoner i utforming og omfang av overordnet analyse, opplever et klart flertall av kontrollutvalgslederne at analysen gir tilstrekkelig informasjon til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Det går videre fram at tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, mens drøyt halvparten gjorde det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. I denne sammenheng må det påpekes at det først midt i inneværende valgperiode ble et krav om at det skal utføres en overordnet analyse for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir i hovedsak vedtatt av kommunestyret med den prioritering av prosjekter som foreslås av kontrollutvalget. Et klart flertall oppgir at kommunestyret ikke gjorde noe endringer når de behandlet planene. De fleste kontrollutvalgene følger rekkefølgen som er satt i planene, til tross for at så å si alle har mandat fra kommunestyret til å gjøre endringer underveis i perioden. Litt over halvparten av rådmennene som har kjennskap til overordnet analyse som er utarbeidet av kontrollutvalget, mener den gir en god oversikt over risikoområdene i kommunen. I en drøy tredjedel av kommunene benytter administrasjonen kontrollutvalgets overordnede analyse i sitt internkontrollarbeid. Særlig er det de rådmennene som ble involvert i arbeidet med overordnet analyse som benytter den i internkontrollarbeidet. Moderat vekst i antall prosjekter men betydelige variasjoner mellom kommunene Vi anslår at det har vært en vekst i antall forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som kontrollutvalgene gjennomfører. Når det gjelder selskapskontroll anslår vi en dobling fra perioden 2006-2008 frem til i dag. Utgangpunktet var imidlertid beskjedent med rundt 0,2 per kommune i 2006-2008, og 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i 2013. Når det gjelder forvaltningsrevisjon er det også trolig en vekst, og vi anslår 1,7 prosjekter i gjennomsnitt per kommune i 2013. Samtidig er det betydelige variasjoner mellom kommuner. Én av fem kommuner har i inneværende periode ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det er også en femtedel av kommunene som har under 100 000 kroner i årlig budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til tross for at mange kontrollutvalg har begrensede ressurser, er det bare åtte prosent av kontrollutvalgslederne som mener at budsjettet ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre nødvendige forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Faktorene flest kontrollutvalgsledere mener er viktig for å få gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, er revisors kompetanse og revisors gjennomføringsevne. Nesten halvparten av kontrollutvalgslederne kjenner ikke til omfanget til et typisk forvaltningsrevisjons- eller selskapskontrollprosjekt, verken i timer eller kroner. Basert på svarene til de kontrollutvalgsleder som har kjennskap til ressursbruken, samt andre undersøkelser, anslår vi at et «normalt» forvaltningsrevisjonsprosjekt er på i underkant av 300 timer. Det er imidlertid store variasjoner i omfang. 4 6 18

Til tross for at de fleste kontrollutvalgslederne oppfatter kvaliteten på gjennomførte forvaltningsrevisjoner som høy, viser en gjennomgang av tjue tilfeldige rapporter varierende kvalitet. Rådmenn er mer kritisk til kvaliteten enn kontrollutvalgslederne, men også blant rådmenn oppfatter et klart at flertall kvaliteten på forvaltningsrevisjonsrapporter er høy. Forvaltningsrevisjonsrapportene vi har gjennomgått oppfyller i all hovedsak de formalkrav som standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) stiller til rapportene, med noen unntak. De senere års kvalitetskontroller utført av Den norske Revisorforening (DnR) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser også at de kontrollerte medlemsbedriftene i all hovedsak gjennomfører forvaltningsrevisjoner i tråd med kravene i RSK001. Av kvalitetskontrollene går det frem at det de siste årene ikke er rapporter som har fått «ikke godkjent», men at flere er «godkjent med merknad». Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. Dette innebærer at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner av selskap uten at RSK 001 følges, og av kontrollutvalgssekretærer som ifølge regelverket ikke skal gjennomføre revisjonsoppgaver for kommuner de er sekretær for. Vi foreslår at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll, og at det bør vurderes om også selskapskontroller (eierskapskontroller) skal omfattes av standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen Så å si alle kontrollutvalgslederne, og et klart flertall av rådmennene, oppfatter at forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er en viktig del av kommunens egenkontroll. Det går også frem at rapportene bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Hvordan rådmennene blir involvert i overordnet analyse, og hvordan de opplever revisjonsprosessen, revisjonens kompetanse og kvaliteten på rapportene, har betydning for læringseffekten. De fleste kontrollutvalg baserer sine planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på risikoforhold avdekket i overordnet analyse. Kontrollutvalgets bestilling av prosjekter er i all hovedsak forankret i planene. Revisor anbefaler i de fleste rapporter tiltak som kommunen bør gjennomføre. Videre blir tiltakene som revisor anbefaler i all hovedsak vedtatt av kontrollutvalget. Kommunestyret fatter (vanligvis) vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling, og rådmannen blir som regel bedt om å gjennomføre de tiltak som fremgår av rapporten. Nesten alle kontrollutvalg oppgir at de påser at administrasjonen følger opp kommunestyrets vedtak, og så å si alle rådmenn fremholder at de alltid eller som oftest følger opp vedtatte tiltak. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har slik stor betydning for hvilke endringstiltak forvaltingen skal gjennomføre. Dette innebærer at kvaliteten på arbeidet med overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er avgjørende for at en velger de rette forvaltningsrevisjons- og selsapskontrollprosjektene, og dermed retter oppmerksomheten mot de områder i kommunen hvor det er størst behov for kontroll og forbedring. Det at prosjektene oppfattes som relevante er også viktig for om rådmennene opplever at forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjektene fører til læring og forbedring i forvaltningen. 5 7 19

Pressen sjelden tilstede Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er en del av den folkevalgte kontrollen av forvaltningen, og skal bidra til å skape tillit blant innbyggerne til at kommunen forvalter og kontrollerer ressursene på en tilfredsstillende måte. Rapportertene er derfor av offentlig interesse. Undersøkelsen viser likevel at pressen sjelden er tilstede på kontrollutvalgsmøtene. Samtidig gjøres de aller fleste rapporter tilgjengelige for media/offentligheten gjennom en eller annen publiseringskanal. De aller fleste rapporter gjøres tilgjengelig gjennom kommunens saksbehandlingsarkiv og saklister til politiske møter. I tillegg anslår vi at rundt en tredjedel av gjennomførte forvaltningsrevisjoner er tilgjengelig gjennom Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) register over forvaltningsrevisjonsprosjekter. Selv om pressen ikke er tilstede viser denne rapporten at kontrollutvalgssaker ofte blir omtalt i media. Høringer vid forståelse og liten utbredelse Denne undersøkelsen viser at begrepet «høring», i kontrollutvalgssammenheng, i praksis blir brukt om aktiviteter som strekker seg fra orienteringer/redegjørelser fra administrasjonen til granskninger av begivenheter hvor det er mistanke om straffbare handlinger. Fellesnevneren for når begrepet høring brukes, er at det er en gjennomfører en kontroll ved muntlig utspørring/redegjørelse for kontrollutvalget. Selv om vi legger til grunn en vid definisjon av hva en høring er, anslår vi at maksimalt fem prosent av kontrollutvalgene har gjennomført høringer. Erfaringene fra, og holdningene til høringer varierer. Høringer blir beskrevet både som «ressursbesparende» og «arbeidskrevende». På den ene siden mener enkelte at høringer er bra fordi det bidrar til «åpenhet», mens andre mener det bare skaper «unødvendig støy» med mer fokus på prosess enn sak. Felles for alle er at man ønsker nasjonale retningslinjer dersom høringer er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til å benytte. Det kan stilles spørsmål om det er behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalgene. Funnene fra denne evalueringen gir ikke entydige svar på dette. Det som likevel er tydelig er at dersom en skal bruke høring som et kontrollverktøy, er det et behov for å utarbeide sentrale føringer for hvordan slike høringer skal gjennomføres. Slike retningslinjer bør tydeliggjøre hvilke krav som stilles til offentlighet, eventuell lukking av et møtet, hvem som kan kalles inn og hvilke rettigheter den enkelte har. Det er også et behov for å tydeliggjøre krav til dokumentering av prosessen og hvordan den eventuelt skal følges opp i etterkant. Det vil også være avgjørende at det blir etablert et tydelig skille mellom høring og andre verktøy som kontrollutvalget kan benytte, slik som for eksempel orienteringer, forvaltningsrevisjon, gransking. Dette vil etter vår vurdering kreve en smalere definisjon av høring enn det som har vært forståelsen frem til i dag. Kontrollutvalgssekretariatene like, men ulike Selv om vi kategoriserer de 58 kontrollutvalgssekretariatene i fem «hovedmodeller», dominerer kommunale samarbeidsløsninger. Åtte av ti kontrollutvalg benytter interkommunale selskap eller samarbeid for sekretariattjenester. Markedet er videre dominert av store aktører og tjue av virksomhetene betjener 70 prosent av kommunene. Det er samtidig også mange små sekretariater, og rundt halvparten av sekretariatene består av bare én ansatt. I gjennomsnitt har sekretariatene ansvar for i overkant av syv kontrollutvalg. I tidligere gjennomganger av sekretariatordninger har det blitt påpekt at noen kontrollutvalgssekretariater er organisert på en måte som ikke er i tråd med kravene i regelverket til sekretariatets uavhengighet fra kommunens administrasjon eller revisor. Det 6 8 20

er i dag færre kommuner hvor dette er tilfelle. Likevel finnes det fortsatt forekomster av ordninger det er grunn til å stille spørsmål om ordningen er i tråd med regelverket. Denne undersøkelsen viser at kontrollutvalgssekretariatene i hovedsak har tre roller: «saksbehandler», «utreder» og «administrator», men at balansen mellom rollene varierer. Alle sekretariatene er «administratorer», og en betydelig andel av sekretariatene fungerer som «saksbehandler» ved å gi egne vurderinger i saksfremstillinger. Det er også noen som fungerer som «utreder» for sine kontrollutvalg, ved at de utfører overordnet analyse, selskapskontroll eller andre oppdrag basert på bestillinger fra utvalget. Selv om så å si alle kontrollutvalgslederne er fornøyd med eget sekretariat, viser evalueringen store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi anbefaler i denne sammenheng tydeligere nasjonale føringer for hva det må forventes at sekretæren gjør for kontrollutvalget. 7 9 21

2.368 kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 De kommunalt eide selskapene gir jobb til over 40.000 mennesker. Men bare ett av ti selskaper fikk besøk av kontrollutvalget i fjor. Det trengs tydeligere regler for selskapskontroll, påpeker fersk rapport. Av Vegard Venli 29. januar 2015 Fakta AS: Aksjeselskap ASA: Allmennaksjeselskap KF: Kommunalt foretak FKF: Fylkeskommunalt foretak Per 1. januar i år eide Kommune-Norge 2.368 selskaper med organisasjonsformen AS, ASA, KF eller FKF. I selskapene er hele 41.790 mennesker registrert som ansatte. Det viser en sammenstilling Kommunal-Rapport.no har utført ved hjelp av Enhetsregisteret. Kontrollutvalgsforskriften pålegger alle kontrollutvalg å lage en langtidsplan for selskapskontroller. Planen skal rulleres minst én gang i valgperioden. Videre skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Hensikten er å sikre en betryggende kontroll av at selskapene utøver kommunens eierinteresser, og i samsvar med kommunestyret eller fylkestingets vedtak. Men på langt nær alle selskaper eid av kommuner eller fylkeskommuner kontrolleres slik de bør. Enkelte dropper selskapskontroll Enkelte kontrollutvalg har ikke engang laget planen for selskapskontroll, slik kontrollutvalgsforskriften pålegger dem. Det kommer fram i den ferske rapporten «Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat», laget av Deloitte på oppdrag fra Kommunaldepartementet. Rapporten antyder at så mange som 6 prosent av kontrollutvalgene ikke har laget noen slik plan: «Dersom vi legger til grunn at halvpartene av disse kommunene har en plan, og at fordelingen er om lag lik blant de sekretariatene som ikke har besvart undersøkelsen, som representerer sju prosent av kontrollutvalgene, kan vi anslå at det er rundt seks prosent av kontrollutvalgene som ikke har en plan for selskapskontroll», heter det i rapporten. Ifølge rapporten blir det bestilt anslagsvis rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Dersom kun ett selskap ble kontrollert per selskapskontroll betyr det, sammenholdt med Kommunal-Rapport.no sin sammenstilling over kommunalt eide selskaper, at kun ett av ti selskaper i fjor ble kontrollert. Utelukker ikke udekket behov Begrepet selskapskontroll kan både innebære en forvaltningsrevisjon av ett eller flere selskaper, og en eierskapskontroll av hele kommunens portefølje av selskaper, påpeker daglig leder Ole Kristian Rogndokken i Norges Kommunerevisorforbund. Han tror at bildet er mer nyansert enn tallene umiddelbart kan tyde på. Man kan ikke uten videre slå fast at det går ti år mellom hver selskapskontroll, mener Rogndokken: 22

Men selv om det er flere forbehold her, blant annet at flere selskaper kan ha blitt kontrollert i samme selskapskontroll, kan nok ikke det bortforklare det store bildet. Det kan tyde på at det er et udekket behov for selskapskontroll i kommunene. Vil formalisere krav til kontroll Konklusjonene i rapporten fra Deloitte trekker i samme retning: Mens tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, gjorde bare drøyt halvparten det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. Når det gjelder selskapskontroll anslår Deloitte en dobling i antallet unike prosjekt fra perioden 2006 2008 fram til i dag. Utgangspunktet var beskjedne 0,2 prosjekt per kommune i 2006-2008, mot 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i 2013. Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. På den bakgrunn foreslår Deloitte at Kommunaldepartementet lager tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll. Det bør vurderes om også selskapskontroller og eierskapskontroller skal omfattes av standarden for forvaltningsrevisjon, skriver Deloitte i rapporten. Håper kommunene har oversikt Deloitte-rapporten vies oppmerksomhet på den årlige kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund, som går av stabelen neste uke. Deloitte-rapporten peker på at selskapskontrollen ikke helt har funnet sin form. Også kvaliteten på selskapskontrollen får en dårligere score, sier Ole Kristian Rogndokken. Hva kan dette skyldes, tror du? Det er riktig som rapporten påpeker, at det har vært en del uklarheterforståelsen av regelverket. Skillet mellom forvaltningsrevisjon i selskapene og kontroll med kommunens eierskapsutøvelse har blitt opplevd som vanskelig av flere. Synes du at tallene vi presenterer i dag kan tyde på at kommunene bør prioritere flere selskapskontroller? Det kan se slik ut. Jeg tror det er viktig å ha klart for seg, at jo mer aktivitet som legges utenfor kommunestyrets direkte kontroll, jo viktigere blir selskapskontrollene. Dersom kommunen for eksempel setter ut driften av kommunale tjenester til private aktører blir den kommunale kontrollen vanskeligere, fordi kontrollutvalgets innsynsrett da er borte. Kan kommunene bruke oversikten over kommunalt eide selskaper til noe fornuftig? Jeg regner med at den enkelte kommune selv har oversikt over hva de eier, og at de bruker oversikten som grunnlag når planen for selskapskontroll skal utarbeides. 23

Årsmelding 2014 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 003/15 Arvid Hanssen 033, &14 11/107-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2014. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2014 Tydal kontrollutvalg Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 24

ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den 24.02.2015. 25

Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 1.2 1.3 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 3 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER... 3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Sekretariat... 3 Revisjon... 4 Økonomi... 4 1.4 1.5 1.6 MØTER... 4 SAKER... 4 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA... 5 2. REVISJON... 5 2.1 2.2 2.3 2.4 REGNSKAPSREVISJON... 5 FORVALTNINGSREVISJON... 5 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 5 SELSKAPSKONTROLL... 6 3. ETISK STANDARD... 6 4. AVSLUTNING... 6 2 26

1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget har i inneværende valgperiode følgende sammensetning Medlemmer Kari Slungård Toralf Øverås Astrid Jensen Varamedlemmer Leder Nestleder 1. Odd Svelmoe 2. Arne Lien 3. Turid Bjerkli Græsli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven og Retningslinjene for kontrollutvalget i Tydal kommune. Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter leder av kontrollutvalget i kommunestyret. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 2 i årsmeldingen. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser 1.3.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Tydal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 andre kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt 3 27