RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 MÅSØY KOMMUNE. Selvkostområder

RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2006 MÅSØY KOMMUNE Selvkostområder November 2006

Forord Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon 2005 2007, vedtatt av kommunestyret i Måsøy den 04.11.2005 (sak 46/05). I planen er forvaltningsrevisjon av kommunens selvkostberegninger satt opp som andre prioritet. Prosjektgruppa har bestått av 1. revisor Hans Solbakken, 1. revisor Jonny Riise og fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Tove Mathisen. Sluttrapporten er gjennomgått av assisterende revisjonssjef Tor-Otto Gamst, som også er leder for forvaltningsrevisjonen. Vår kontaktperson i kommunen har vært Marianne Juul. Vi takker for et positivt samarbeid. Alta, 31. oktober 2006 Tor-Otto Gamst assisterende revisjonssjef (sign) Hans Solbakken forvaltningsrevisor (sign) 2

1. INNLEDNING... 4 1.1 PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL... 4 1.1.1 Bakgrunn... 4 1.1.2 Formål... 4 1.3 PROBLEMSTILLING... 4 1.4 AVGRENSNING... 4 1.5 REVISJONSKRITERIER... 4 1.5.1 Kilder til revisjonskriteriene... 5 1.5.2 Utledning av revisjonskriterier... 5 1.5.2.1 Fellesregler for alle selvkostområder:... 5 1.5.2.2 Kostnadskomponenter som kan medtas i selvkostkalkylen... 5 1.5.2.3 Fondsavsetninger i drift (selvkostfond) - beregningsperiode... 6 1.5.2.4 Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond... 7 1.5.2.5 Særregler for renovasjon og septik... 7 1.5.2.6 Etterkalkulasjon... 7 1.5.2.7 Krav til saksutredning... 7 1.5.2.8 Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingen... 7 1.6 METODE... 8 1.6.1 Framgangsmåte... 8 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet... 8 2 FAKTABESKRIVELSE OG VURDERINGER... 8 2.1 KOSTNADSKOMPONENTER... 8 2.1.1 Er kostnadskomponentene i selvkostkalkylen i henhold til retningslinjene?... 9 2.1.2 Blir kapitalkostnadene på selvkost korrekt beregnet?... 9 2.1.3 Blir selvkostregnskapet godskrevet med kalkulatoriske renter av midler på selvkostfondet?... 10 2.2 ETTERKALKULASJON... 11 2.2.1 Foretar kommunen etterkalkulasjon av selvkostregnskapet?... 11 2.2.1.1 Vann... 11 2.2.1.2 Avløp... 12 2.2.1.3 Renovasjon... 13 2.2.1.4 Septik/slam... 14 2.2.1.5 Feiing... 14 2.2.2 Blir renovasjons- og slamtjenesten subsidiert av kommunen?... 15 2.3 ADMINISTRASJONENS SAKSUTREDNING FOR AVGIFTSÅRET 2005... 15 2.3.1 Er saksutredningen i henhold til forskrift?... 15 2.4 KOMMUNENS AVGIFTSINNKREVING... 16 2.4.1 Har kommunen tatt inn mer i avgifter enn regelverket tillater?... 16 3 KONKLUSJONER... 16 3.1 OPPSUMMERENDE KONKLUSJON... 17 4 ANBEFALINGER... 17 Tabell 1: Revisjons etterkalkulasjon for vann... 11 Tabell 2: Revisjons etterkalkulasjon for avløp... 12 Tabell 3: Revisjons etterkalkulasjon for renovasjon... 13 Tabell 4: Revisjons etterkalkulasjon for septik/slam... 14 Tabell 5: Revisjons etterkalkulasjon for feiing... 14 Tabell 6: Totaler av revisjonens etterkalkulasjoner... 16 Vedlegg: Rådmannens kommentarer 3

1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål 1.1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for denne rapporten er at kommunestyret i Måsøy kommune den 04.11.2005 vedtok en toårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 46/05). Av planen framgår det at kontrollutvalget ønsker at kommunerevisjonen skal foreta en vurdering av kommunens selvkostberegninger. 1.1.2 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om gebyrene for selvkosttjenester blir fastsatt i samsvar med regelverket. 1.3 Problemstilling Er de kommunale avgiftene på selvkostområdene beregnet og fastsatt i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer på området? 1.4 Avgrensning En fullstendig gjennomgang av alle forhold rundt fastsetting av gebyrer på selvkostområder vil være en svært omfattende og ressurskrevende oppgave. Vi har derfor valgt å begrense våre undersøkelser en del i forhold til en fullstendig gjennomgang. Renovasjonstjenesten er i de fleste kommunene i Finnmark overlatt til interkommunale renovasjonsselskap, så også i Måsøy. Dette medfører at kommunen kjøper tjenesten av Finnmark Miljøtjeneste AS. Grunnlaget for renovasjonsgebyr abonnentene betaler er dermed i all hovedsak fastsatt av selskapet ut fra deres selvkostkalkyler. Måsøy kommune krever inn gebyrene men kan i liten grad påvirke gebyrenes størrelse direkte. Vår vurdering rundt renovasjonsgebyrene er derfor begrenset til å kontrollere at kommunen ikke tar inn mer i gebyr en det de betaler for tjenesten hos Finnmark Miljøtjeneste AS 1. Revisjonens undersøkelser er begrenset til gebyrgrunnlag for 2006 og etterkalkulasjon for årene 2004 og 2005. Kontrollerte selvkostområder er avgrenset til følgende: Vann, avløp, renovasjon, septik og feiing. Øvrige selvkostområder i tillegg til de som er nevnt over er plan- og byggesaksbehandling samt kart- og delingsforretning. Dette er mindre vesentlige områder som ikke vil bli behandlet i denne rapporten. 1.5 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de 1 Kommunen kan gjøre tillegg for egne kostnader til fakturering, innfordring o.l 4

konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra følgende kilder: 1.5.1 Kilder til revisjonskriteriene Forskrift om vann- og avløpsgebyrer i Måsøy kommune vedtatt av kommunestyret den 05.05.1998 i medhold av lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 3 og forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer av 10. januar 1995. Kommunal forskrift for innsamling mv. av forbruksavfall, tømming av slamavskillere, priveter, tette tanker og forskrift for avfallsgebyrer med hjemmel i av lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven 26.3, 30.2, 30.3, og 34). Vedtatt i kommunestyret 12.12.2003. Lov om kommunale vass og kloakkavgifter av 31. mai 1974. Forskrift av 10. jan. 1995 om kommunale vann og avløpsgebyr 2. Forskrift om begrensning av forurensning av 1. juni 2004 (forurensningsforskriften) 3. Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140). Lov om vern mot forurensninger og om avfall av 13. mars 1981 (Forurensningsloven). Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver av 20. juni 2003(brann- og eksplosjonsvernloven). Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). 1.5.2 Utledning av revisjonskriterier 1.5.2.1 Fellesregler for alle selvkostområder: Gebyrene skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på selvkostområdene. Kommunen må etter regnskapsårets slutt kontrollere at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Et eventuelt overskudd må avsettes til selvkostfond (bundet driftsfond). Avsetningen må benyttes i løpet av 3 5 år. 1.5.2.2 Kostnadskomponenter som kan medtas i selvkostkalkylen Direkteførte kostnader (kjerneproduktet) Innholdet i kjerneproduktet er den arbeidsinnsats og bruk av varer, tjenester og kapital som påføres kommunen ved å betjene brukerne av tjenesten. Kostnadene knyttet til dette er lønnskostnader og øvrige driftskostnader, inkl. betaling til private for utførte tjenester. Tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner Ansatte som betjener brukerne direkte vil være avhengig av tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen for at tjenesten kan framstå som en helhetlig tjeneste. Slike tjenester betegnes som tilleggsytelser. I retningslinjer for beregning av selvkost står det at det er viktig at kostnader for interntjenester som gjelder hele organisasjonen fordeles før en foretar fordeling av kostnader for interntjenester som gjelder et begrenset antall tjenester. Kostnader knyttet til strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for strategisk ledelse regnes ikke som henførbare ifølge veilederen. Listen nedenfor viser eksempler på kostnader som er aktuelle å ta med: 2 Avløst av Forskrift om begrensning av forurensning av 1. juni 2004 fra og med 2005. 3 Gjelder fra 01.07.04 vil derfor først få innvirkning på budsjettåret 2005. 5

1) Regnskaps- og innfordringsfunksjon 2) Kontorstøtte 3) Revisjonsfunksjon 4) Personalfunksjon 5) Personalpolitiske funksjoner og velferdstiltak overfor ansatte 6) Sentral opplæring 7) Kantinedrift 8) Hustrykkeri 9) Informasjonsteknologi (drift- og opplæring) 10) Drift av sentralbord og øvrige felles post- og teletjenester 11) Drift av felles maskinpark 12) Bygningsdrift Kapitalkostnader knyttet til eiendom og nett Kapitalkostnader som følge av anskaffelse av varige driftsmidler er en vesentlig kostnadskomponent forbundet med direkte kostnader. I retningslinjene for beregningen står det kostnader ved anleggsmidler som brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere år (varige driftsmidler) fordeles over et tilsvarende antall år. Definering av varige driftsmidler skjer i henhold til god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Kapitalkostnadene splittes i to elementer, ordinære avskrivninger og kalkulatoriske renter. Ordinære avskrivninger Ordinære avskrivninger skal følge metode for lineære 4 avskrivninger på samme vis som i driftsregnskapet. Dette ble gjort obligatorisk fra og med 2003. Metoden avløste den såkalte annuitetsmetoden som ble benyttet for beregning av kapitalkostnader tidligere. I motsetning til i driftsregnskapet skal investeringstilskudd/anleggsbidrag trekkes fra anskaffelseskost ved beregning av årlige avskrivninger i selvkostregnskapet. Avskrivningene skal starte senest året etter at anleggsmidlet er anskaffet eller tatt i bruk. Kalkulatoriske renter Ved beregningen av selvkost skal kostnadsberegningen ikke være avhengig av hvilken finansieringsform kommunen velger (bruk av lån eller egenkapital). Derfor må kapitalkostnader beregnes for alle anskaffelser av varige driftsmidler uavhengig av hvordan anskaffelsen er finansiert. Kalkulatoriske renter skal beregnes ut fra bokført verdi av anleggskostnadene inklusive tomtekostnader og fratrukket tilskudd. Kalkylerente skal settes til effektiv rente av statsobligasjoner med gjenværende løpetid på 3 år med et tillegg på 1 %. For 2003 utgjorde dette 5,24 % p.a. for 2004 3,95 % og 2005 3,9 %. 1.5.2.3 Fondsavsetninger i drift (selvkostfond) - beregningsperiode Dersom kommunen planlegger å igangsette økt aktivitet innenfor tjenesten de nærmeste årene, skal slike planlagte kostnader holdes utenom selve gebyrgrunnlaget/selvkostberegningen for inneværende år. For å ta høyde for slike planlagte økte kostnader, kan imidlertid gebyrene om ønskelig settes høyere enn selvkost innenfor grensen på 5 år. I henhold til Kommunaldepartementets retningslinjer fra 1996, bør dette skje ved at kommunen framfører et overskudd fra selvkosttjenesten til senere år. Dette er videreført i retningslinjene H-2140. I praksis vil dette måtte skje gjennom avsetning til et selvkostfond på bakgrunn av en etterkalkulasjon. Selvkostfondet blir da en regnskapsmessig beholdning for å utligne svingninger i netto kostnader mellom år. 4 Like store avskrivninger for hvert år fordelt over anleggsmidlets levetid. 6

I Kommunal og regionaldepartementets følgeskriv til retningslinjene H-2140, står det under punktet, viktige avklaringer for selvkostberegningen: Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringenes levetid. Investeringer i anleggsmidler kan dermed ikke finansieres direkte av selvkostfondet/gebyrinntekter. 1.5.2.4 Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond I følge veileder for selvkost skal selvkostregnskapet godskrives med kakulatoriske renter på avsatte midler i selvkostfondet. Det anbefales å benytte samme kalkylerente som for anleggsmidler jf. ovenfor. 1.5.2.5 Særregler for renovasjon og septik Gebyrene kan ikke settes høyere enn selvkost, men i motsetning til for andre selvkostområder kreves det her at kommunen dekker alle kostnadene gjennom gebyrer. Subsidiering av renovasjonstjenesten fra kommunens side er med andre ord ikke tillatt. Septiktømming regnes som avfallshåndtering, og skal også ha full kostnadsdekning 5. 1.5.2.6 Etterkalkulasjon Fra H-2140 pkt. 1.3 siteres følgende: Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. 1.5.2.7 Krav til saksutredning Forskrift om begrensning av forurensning av 1. juni 2004 6, inneholder krav til det politiske beslutningsgrunnlaget ved fastsettelse av vann- og avløpsgebyrene. Forskriftens 11-1, 2. ledd lyder slik: «Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste 4 årene. Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Det skal også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe.» 1.5.2.8 Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingen På bakgrunn av problemstillingen, har vi utledet noen spørsmål som vi ønsker å få besvart i undersøkelsen. Problemstilling Revisjonskriterier Er de kommunale avgiftene på selvkostområdene beregnet og fastsatt i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer på området? Er kostnadskomponentene i selvkostkalkylen i henhold til retningslinjene? Blir kapitalkostnadene på selvkost korrekt beregnet? Blir selvkostregnskapet godskrevet med kalkulatoriske renter av midler på selvkostfondet? Foretar kommunen etterkalkulasjon av selvkostregnskapet? 5 jf. Forurensningslovens 34. 6 Dette er en videreføring av den samme ordlyd som tidligere fantes i Forskrift av 10. jan. 1995 om kommunale vann og avløpsgebyr. 7

Blir renovasjons- og slamtjenesten subsidiert av kommunen? Er saksutredningen i henhold til forskrift? Har kommunen tatt inn mer i avgifter enn regelverket tillater? 1.6 Metode 1.6.1 Framgangsmåte Metoden som er benyttet i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, er hovedsakelig dokumentanalyse, der relevante dokumenter som har betydning for fastsettelsen av gebyrene, er analysert og vurdert. Dette omfatter retningslinjer og aktuelle saksframlegg til kommunestyret i Måsøy kommune. I tillegg er interne administrative dokumenter gjennomgått, samt at vi har hatt samtaler med Marianne Juul som har hatt ansvaret for utarbeidelse av avgiftsgrunnlagene og saksutredning til kommunestyret for 2006. Avskrivningsoversikt er kontrollert mot kommunens balanseregnskap. Revisjonens etterkalkulasjoner er foretatt med grunnlag i kommunens regnskapstall og tall benyttet i ovennevnte avskrivningsoversikt. 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data er egnet til å svare på problemstillingen. Undersøkelsen bygger på det som foreligger av skriftlig dokumentasjon, og samtaler med Marianne Jull. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at faktaopplysningene i rapporten er verifisert av informanten. 2 FAKTABESKRIVELSE OG VURDERINGER 2.1 Kostnadskomponenter Regelverket stiller krav til hvordan avgiftene på selvkostområdene skal fastsettes. Hvilke kostnader som kan tas med, hvordan kapitalkostnadene skal beregnes og hvordan eventuelle regnskapsmessige overskudd/underskudd skal håndteres. Dette er regler kommunene må kjenne til og som er avgjørende for at gebyrene som abonnentene må betale skal kunne stå i forhold til den tjenesten kommunen leverer. Ifølge administrasjonen har ikke Måsøy kommune vedtatt full kostnadsdekning (selvkost) på kontrollerte selvkostområder. Måsøy kommune har følgende hovedposter i sitt selvkostregnskap: Direkte driftskostnader Indirekte kostnader Kapitalkostnader i form av avskrivninger og kalkulatoriske renter 8

2.1.1 Er kostnadskomponentene i selvkostkalkylen i henhold til retningslinjene? Måsøy kommunes avgiftskomponenter består av følgende: Direkte driftskostnader Her er medtatt lønnsutgifter vedlikehold, strøm, telefon, kontorutstyr, kjøp av tjenester etc. som er direkte henførbare til det enkelte selvkostområde. Måsøy kommune har utarbeidet et avgiftsgrunnlag på Excel regneark utover det som fremkommer i detaljbudsjettet. Indirekte kostnader Vann: Kommunen har kalkulert indirekte kostnader med 15 % av nettokostnader på ansvar 4000 teknisk stab, ansvar 4500 felles driftspersonell og 15 % av driftsutgifter på ansvar 4200 felles maskinpark. I tillegg beregnes 5 % indirekte kapitalkostnader med grunnlag i ansvar 4000. Avløp: Kommunen har kalkulert indirekte kostnader med 10% av nettokostnader på ansvar 4000 teknisk stab, ansvar 4500 felles driftspersonell og 10 % av driftsutgifter på ansvar 4200 felles maskinpark. Vurdering Det foreligger ingen vurdering eller dokumentasjon på fordeling av indirekte kostnader på vann og avløp. Kommunens beregningsgrunnlag for indirekte kapitalkostnader med grunnlag i ansvar 4000 teknisk stab, er ikke ihht. retningslinjer for beregning av selvkost. Indirekte kapitalkostnader kan kun beregnes av andel varige anleggsmidler som bygninger, utstyr, biler og maskiner, som har betydning for produksjon av kjerneproduktet. På renovasjon og septik er det krav om full kostnadsdekning og derfor må alle kostnadselementer som indirekte kostnader (tilleggsytelser og støttefunksjoner) også innkalkuleres i avgiftsgrunnlaget jf. pkt. 1.5.2.2. På andre områder er det ikke lovkrav om full kostnadsdekning, men det vil i utgangspunktet være opp til kommunestyret å avgjøre om tjenestene skal være selvkost. Kommunen har ikke utnyttet kostnadskomponenter ihht. retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ved å utelate kostnadskomponenter listet opp under pkt. 1.5.2.2 har kommunen i prinsippet ikke et selvkostregnskap. 2.1.2 Blir kapitalkostnadene på selvkost korrekt beregnet? Kapitalkostnadene består av avskrivninger og kalkulatorisk rente og er beregnet i excel regneark 7. Avskrivninger Kommunen benytter lineære avskrivninger. Administrasjonen har endret avskrivningsmetode fra annuitet til lineære fra 2001. Investeringstilskudd, anleggsbidrag og refusjoner er trukket fra brutto anskaffelseskost før avskrivninger er beregnet. I balansen fremkommer det aktiverte anleggsmidler for vann, det fremkommer ingen aktiverte anleggsmidler for avløpssektoren. 7 Regnearket er utarbeidet av ANØ Miljøkompetanse AS til bruk for utarbeidelse av avgiftsgrunnlag og etterkalkulasjon 9

Vurdering Administrasjonen har utarbeidet avskrivninger på excel regneark som tar hensyn til avskrivningsmetode brukt før 2001 og ny metode fra 2002. Kommunens bruk av lineære avskrivninger er ihht regelverket. Avskrivninger viser imidlertid ikke hvilke anleggsmiddel det gjelder og hvor anleggsmidlet er investert. For enkelte investeringer er det foretatt fordeling i hele tusen fra vann til avløpsnettet. Det fremkommer ikke hvor kommunen har avløpsnett og eventuelle pumpestasjoner. I investeringsregnskapet er det kun sporadisk ført fordeling av mindre beløp mellom vann og avløp. Dette er likevel ikke splittet i balansen. Revisjonen har gjennomgått regnskaper for perioden 1982 til 2005. Dette er sammenlignet med administrasjonens oversikt på excel som brukes som grunnlag for beregning av kapitalkostnader i selvkostregnskapet. Administrasjonens avskrivnings-grunnlag avviker i forhold til funn i regnskapet med kr 161.860,- på vann, og kr 1.587.828,- på avløp, totalt kr 1.749.688,-. Administrasjonen bør gjennomgå sitt avskrivningsgrunnlag for å korrigere nevnte avvik mot regnskapet. Konsekvensen av at investeringer ikke er splittet mellom vann og avløp, er at selvkostregnskap for vann kan være belastet med for høye avskrivninger, og selvkostregnskap for avløp med tilsvarende lave avskrivninger. Ved manglende fordeling av investeringer på avløp, vil brukerne av offentlig vann subsidiere brukere som kun har offentlig avløp. I henhold til retningslinjene skal brukerne bare betale for den tjenesten de selv har nytte av og dagens brukere skal heller ikke subsidiere fremtidige brukere. Kalkulatoriske renter Kommunen benytter kalkulatorisk rente i selvkostregnskapet. Rentesatsen som ble benyttet for 2004 og 2005 var på 4,5 %. Vurdering I henhold til retningslinjer for selvkost skal kalkulatorisk rente benyttes for å beregne alternativkostnad for å få kompensert for kapital bundet opp i varige anleggsmidler på selvkostområdene. Den anbefalte kalkylerente skal settes til effektiv rente av statsobligasjoner med gjenværende løpetid på 3 år med et tillegg på 1 %. For 2004 utgjorde dette 3,95 % og for 2005 3,90 %. For 2003 benyttet kommunen en rentesats på 7 % mens anbefalt rentesats var på 5,24 %. For årene 2004 og 2005 har kommunen bruk kalkulatorisk rente på 4,5% som er for høy i forhold til anbefalt rentesats. Dette bør korrigeres i administrasjonens beregning av kapitalkostnader jf. anbefaling under avskrivninger. 2.1.3 Blir selvkostregnskapet godskrevet med kalkulatoriske renter av midler på selvkostfondet? Renter på innestående selvkostfond Kommunen beregner kalkulatorisk rente på innestående beløp på selvkostfond. Vurdering En avsetning til selvkostfond skyldes at brukerne har betalt mer for selvkosttjenester enn beregnet. Det er derfor rimelig at brukerne blir godskrevet med kalkulatorisk rente for midler som står på fond. Kommunen har beregnet kalkulatorisk rente i selvkostregnskapet, men denne føres ikke i kommunens regnskap. I excel regneark utarbeidet av ANØ Miljøkompetanse AS er rentesatsen oppgitt til 4,5 %, men pga. feil i formelen er prosentsatsen ved utregning blitt til 0,045 %. Den korrekte rentesatsen som skal brukes er på 3,95 % og 3,90 % for hhv. 2004 og 2005. Den faktiske kalkulatoriske renten som skulle vært godskrevet er 10

på hhv. kr 17.175,- for 2004 og kr 11.311,- for 2005. Renten i selvkostregnskapet er beregnet med hhv. kr 189,- og kr 122,-. Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester ble gjort gjeldene fra 2003. Dette gjør at det også er manglende godskriving av kalkulatorisk renter for året 2003. Kommunens beregning av kalkulatorisk rente på innestående beløp på selvkostfond er ikke i henhold til veileder for selvkost. Beregnet rente skal bokføres i kommunens regnskap. 2.2 Etterkalkulasjon 2.2.1 Foretar kommunen etterkalkulasjon av selvkostregnskapet? Administrasjonen har foretatt etterkalkulasjon av selvkostområdene vann og avløp for 2004 men ikke for 2005. På selvkostområdene for renovasjon, septik og feiing er det ikke foretatt etterkalkulasjon. Vurdering Etterkalkulasjon er helt avgjørende for å få bekreftet at kommunen ikke har krevd inn mer i gebyrer enn det regelverket tillater. Administrasjonen har ikke foretatt etterkalkulasjon for 2005. Jf. retningslinjer for beregning av selvkost må kommunen foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Revisjonen har foretatt en etterkalkulasjon for årene 2004 og 2005 og resultatene presenteres nedenfor. I vår etterkalkulasjon er sum kostnader, dekningsgrad og overdekning/underdekning beregnet med lineære avskrivninger. I tillegg har vi beregnet kalkulatorisk rente av bundet kapital i anleggsmidlene og godskrevet kalkulatorisk rente av innestående beløp på selvkostfond. 2.2.1.1 Vann Tabell 1: Revisjons etterkalkulasjon for vann VANN 2004 2005 2006 adm.etterk Rev.etterkalk. Avgiftsgr.lag Rev.etterkalk. Avgiftsgr.lag Gebyrinntekter 1 767 687 1 657 920 1 711 790 1 878 958 1 771 085 Salg av tjenester/utstyr Driftstilskudd og refusjoner 167 978 0 Sum inntekter i året 1 767 687 1 825 898 1 711 790 1 878 958 1 771 085 Kalk. renteinntekter selvkostfond 189 6 630 122 0 123 Sum inntekter totalt 1 767 876 1 832 528 1 711 912 1 878 958 1 771 208 Direkte driftskostnader 1 426 714 1 368 098 1 464 390 1 476 803 1 184 506 Fordelte lønnskostnader Fordelte adm.kostnader 286 202 281 369 318 963 275 752 325 348 Kapitalkostnader 455 613 636 432 606 893 710 305 536 439 Indirekte kalkulatoriske renter 0 43 620 Overføring til inv.regnskapet 252 000 Sum selvkostnad 2 420 529 2 285 900 2 433 866 2 462 860 2 046 293 Dekningsgrad 73,0 % 79,9 % 70,3 % 76,3 % 86,6 % +Overdekning/ -underdekning -652 654-453 372-721 954-583 902-275 085 +Bruk av/-avsetning til fond 296 791 11

Selvkostfond pr. 01.01. -568 813-400 000 0 0 - avsetning til /+ bruk av fond 296 791 400 000 0 Selvkostfond pr. 31.12. -272 022 0 0 Administrasjonens etterkalkulasjon viser en underdekning for 2004 med kr 652.654,-. I følge driftsregnskapet er ikke bruk av fond på kr 296.791,- inntektsført under ansvar for vann. Dette er derimot inntekstført under ansvar for vann i investeringsregnskapet. Dette strider imot retningslinjer for beregning av selvkost pkt. 5 kommunen kan framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til senere år (innenfor et 3-5-årsperspektiv). I praksis må dette skje gjennom et bundet selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrer kan holdes stabile. Investeringer i anleggsmidler kan dermed ikke finansieres direkte av selvkostfond. I driftsregnskapet for 2004 har kommunen i tillegg overført kr 252.000,- direkte til investeringsregnskap. Administrasjonens etterkalkulasjon vil etter nevnte endringer vise en underdekning på kr 400.654,-. Hvis kommunen ønsker å bruke egenfinansiering ved investeringer i anleggsmidler på selvkostområdet, må dette brukes av kommunens øvrige midler i driftsregnskapet og kan ikke belastes selvkostregnskapet. Revisjonens etterkalkulasjonen viser at kommunen har en dekningsprosent for 2004 og 2005 på hhv. 79,9 og 76,3 %. Dette gir underdekning på hhv. kr 453.372,- for 2004 og kr 583.902,- for 2005. Revisjonen har i etterkalkulasjonen vist hvordan selvkostfondet for 2004 kunne vært brukt til å dekke underdekningen med kr 400.000,-. Etter dette ville manglende dekning for 2004 vært på kr 53.372,-. 2.2.1.2 Avløp Tabell 2: Revisjons etterkalkulasjon for avløp AVLØP 2004 2005 2006 adm.etterk Rev.etterkalk. Avgiftsgr.lag Rev.etterkalk. Avgiftsgr.la g Gebyrinntekter 907 607 847 971 869 016 872 559 879 900 Salg av tjenester/utstyr Driftstilskudd og refusjoner Sum inntekter i året 907 607 847 971 869 016 872 559 879 900 Kalk. renteinntekter selvkostfond 38 9 103 38 0 38 Sum inntekter totalt 907 645 857 074 869 054 872 559 879 938 Direkte driftskostnader 362 093 314 381 524 619 432 831 520 340 Fordelte lønnskostnader Fordelte adm.kostnader 191 495 191 495 203 296 179 413 209 396 Kapitalkostnader 270 682 241 670 398 064 235 029 171 887 Indirekte kalkulatoriske renter 17 448 161 197 Overføring til inv.regnskapet Sum selvkostnad 824 270 747 546 1 143 427 847 273 1 062 820 Dekningsgrad 110,1 % 113,4 % 76,0 % 103,0 % 82,8 % +Overdekning/ -underdekning 83 337 109 528-274 373 25 286-182 882 +Bruk av/-avsetning til fond Selvkostfond pr. 01.01. -83 379-183 194-292 722-318 007 - avsetning til /+ bruk av fond -109 528-25 286 Selvkostfond pr. 31.12. -292 722-318 007 12

Administrasjonens etterkalkulasjon viser at selvkostområdet hadde en dekningsprosent på 110,1 for 2004. Det er imidlertid feil inngående beholdning på selvkostfond for 2004 og i tillegg er det brukt feil kalkulatorisk rente ved beregning av renter av innestående selvkostfond. Overskuddet er ikke avsatt til selvkostfond ihht til regelverket. Revisjonen har foretatt etterkalkulasjon med grunnlag i regnskapstall og beregnet kapitalinntekter og kapitalkostnader med data fra regnskapet. Etterkalkulasjonen viser et avvik i forhold til administrasjonens etterkalkulasjon. Dette skyldes at administrasjonens tall i etterkalkulasjonen ikke stemmer med regnskapstall på området. Noe av dette skyldes at administrasjonen har septikbehandling med i selvkostregnskapet for avløp. Revisjonens etterkalkulasjon viser en overdekning på kr 109.528,-. Med fordeling av indirekte kostnader på selvkostområdet for septik, vil overdekningen være noe høyere. For 2005 har ikke administrasjonen foretatt etterkalkulasjon ihht til forskriftene. Revisjonens etterkalkulasjon viser en overdekning på kr 25.286,-. Med fordeling av indirekte kostnader på selvkostområdet for septik, vil sannsynligvis overdekningen være noe høyere. 2.2.1.3 Renovasjon Tabell 3: Revisjons etterkalkulasjon for renovasjon 2004 2005 2006 Rev.etterkalk. Rev.etterkalk. Budsjett Gebyrinntekter 1 872 460 1 854 288 2 012 000 Salg av tjenester/utstyr Driftstilskudd og refusjoner Sum inntekter i året 1 872 460 1 854 288 2 012 000 Kalk. renteinntekter selvkostfond 3 169 14 216 Sum inntekter totalt 1 875 629 1 868 504 2 012 000 Direkte driftskostnader 116 479 93 350 40 000 Fordelte lønnskostnader Fordelte adm.kostnader Kjøp av tjenester 1 567 300 1 347 269 1 795 086 Kapitalkostnader 23 800 23 800 24 340 Indirekte kalkulatoriske renter Sum selvkostnad 1 707 579 1 464 419 1 859 426 Dekningsgrad 109,7 % 126,6 % 108,2 % +Overdekning/ -underdekning 168 096 404 209 152 574 +Bruk av/-avsetning til fond -168 096 Selvkostfond pr. 01.01. -168 096 - avsetning til /+ bruk av fond -168 096 404 209 Selvkostfond pr. 31.12. -168 096-572 305 Revisjonens etterkalkulasjon for renovasjon viser en overdekning for årene 2004 og 2005. I tillegg er det budsjettert med overdekning i 2006. Administrasjonen har ikke beregnet indirekte kostnader på området. Dette ville ha redusert noe av overdekningen. Overdekning for 2004 og 2005 er på hhv. kr 168.096,- og kr 404.209,-. Kommunens manglende beregning av indirekte kostnader gjør at det er vanskelig å fastslå det endelige resultatet på 13

selvkostområdet. Ut i fra størrelsen på indirekte kostnader på vann og avløp, er det sannsynlig at det skulle ha vært foretatt avsetning til bundne selvkostfond. 2.2.1.4 Septik/slam Tabell 4: Revisjons etterkalkulasjon for septik/slam 2004 2005 2006 Rev.etterkalk. Rev.etterkalk. Budsjett Gebyrinntekter 39 338 41 443 65 000 Salg av tjenester/utstyr Driftstilskudd og refusjoner Sum inntekter i året 39 338 41 443 65 000 Kalk. renteinntekter selvkostfond Sum inntekter totalt 39 338 41 443 65 000 Direkte driftskostnader Fordelte lønnskostnader Fordelte adm.kostnader Kjøp av tjenester 26 588 26 827 50 000 Kapitalkostnader Indirekte kalkulatoriske renter Sum selvkostnad 26 588 26 827 50 000 Dekningsgrad 148,0 % 154,5 % 130,0 % +Overdekning/-underdekning 12 750 14 616 15 000 Revisjonens etterkalkulasjon for septik viser overdekning for årene 2004 og 2005. I tillegg er det budsjettert med overdekning i 2006. Septik føres i kommunens regnskap under selvkostområdet avløp. Administrasjonens beregning av indirekte kostnader under avløp dekker sannsynligvis også indirekte kostnader for septik. Det er vanskelig å fastslå det endelige resultat for dette selvkostområdet p.g.a at administrasjonen ikke har fordelt indirekte kostnader på funksjonen 354 septik under selvkostområdet avløp. Administrasjonen bør vise septik som et eget ansvar og selvkostregnskap. Dette har sammenheng med at avløp og septikbehandling har forskjellig regelverk og bør holdes adskilt. 2.2.1.5 Feiing Tabell 5: Revisjons etterkalkulasjon for feiing 2004 2005 2006 Rev.etterkalk. Rev.etterkalk. Budsjett Gebyrinntekter 135 939 142 297 155 500 Driftstilskudd og refusjoner Sum inntekter i året 135 939 142 297 155 500 Kalkulatoriske rente av fond Sum inntekter totalt 135 939 142 297 155 500 Direkte driftskostnader 161 369 166 860 178 000 Fordelte lønnskostnader Fordelte adm.kostnader Kjøp av tjenester Avskrivninger Kalkulatoriske renter Sum selvkostnad 161 369 166 860 178 000 14

Dekningsgrad 84 % 85 % 87 % Overdekning+/underdekning -25 430-24 563-22 500 Revisjonens etterkalkulasjon for feiing viser underdekning for årene 2004 og 2005. I tillegg er det budsjettert med underdekning i 2006. Underdekning for 2004 og 2005 er på hhv. kr 25.430,- og kr 24.563,-. Administrasjonen har ikke beregnet indirekte kostnader på området. Dette ville sannsynligvis gi en større underdekning både i 2004 og 2005. 2.2.2 Blir renovasjons- og slamtjenesten subsidiert av kommunen? Revisjonens etterkalkulasjon for renovasjonstjenesten viser at Måsøy kommune hadde en dekningsgrad på 109,7 % i 2004 og 126,6 % i 2005. For slam/septikbehandling viser etterkalkulasjon en dekningsgrad på 148 % for 2004 og 154,5 % i 2005. Tjenestene mangler beregning av indirekte kostnader jf. krav om full kostnadsdekning. For septik/slambehandling er indirekte kostnadene beregnet under selvkostområdet for avløp. Renovasjonstjenesten viser en samlet overdekning før beregning av indirekte kostnader for årene 2004 og 2005 på kr 572.305,-. Septik/slambehandlingen viser en overdekning på totalt kr 27.366,-. Renovasjon og septik/slambehandling anses å ha full kostnadsdekning. 2.3 Administrasjonens saksutredning for avgiftsåret 2005 2.3.1 Er saksutredningen i henhold til forskrift? Vi har gjennomgått kommunestyresak 54/05 og sett på beslutningsgrunnlaget som er lagt fram for kommunestyret ved fastsettelsen av avgiftene på vann og avløp for avgiftsåret 2006. Av saksutredningen fremgår årsgebyrer for 2005 og forslag til årsgebyrer for selvkostområdene for 2006. Det opplyses i tillegg om prosentmessige økninger på avgiftene fra 2005 til 2006. Vurdering Forurensningsforskriften uttrykker klart hvilke krav beslutningsgrunnlaget må tilfredsstille før kommunen kan fastsette satser for vann- og avløpsgebyrene. I retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester H-2140, påpekes det at: «solid dokumentasjon vil være et effektivt virkemiddel for å vise at prisene ikke settes høyere enn kostnadene ved å produsere tjenestene». Fastsettelse av gebyrsatsene er politikernes ansvar. Den politiske beslutningen tas på grunnlag av administrasjonens beregninger. Lover, forskrifter og retningslinjer stiller krav til politikernes beslutningsgrunnlag både med hensyn til hva som faktisk skal inngå i beslutningsgrunnlaget, kommunens saksbehandling for å frambringe et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag og dokumentasjon av grunnlaget for gebyrfastsettelsen. Revisjonen kan ikke se at administrasjonen har fulgt opp dette i sitt saksfremlegg og kommunen har derved ikke oppfylt forurensningsforskriftens 11-1,2. Administrasjonens saksutredning inneholder ingen av opplysningene som kreves i lov og forskrifter. Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader knyttet til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste 4 årene. Det skal 15

også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. I tillegg skal det vises sammenhengen med kommunens rullerende økonomiplan. For de øvrige selvkostområdene er det ikke et lovkrav om å utarbeide et slikt avgiftsgrunnlag. Dette bør etter revisjonens mening likevel gjøres for å vise at prisene ikke settes høyere enn selvkost på området. 2.4 Kommunens avgiftsinnkreving 2.4.1 Har kommunen tatt inn mer i avgifter enn regelverket tillater? Tabell 6: Totaler av revisjonens etterkalkulasjoner Selvkostområde 2004 2005 Totaler VANN +overdekning/-underdekning (453 372) (583 902) (1 037 273) Manglende -avsetning/ +bruk til/av fond 400 000-400 000 AVLØP/SEPTIK +overdekning/-underdekning 122 278 39 902 162 179 Manglende -avsetning/ +bruk til/av fond (122 278) (39 902) (162 179) RENOVASJON +overdekning/-underdekning 168 096 404 209 572 305 Manglende -avsetning/ +bruk til/av fond (168 096) (404 209) (572 305) FEIING +overdekning/-underdekning (25 430) (24 563) (49 993) Sum subsidiert brukerne (1 087 266) Sum manglende avsetning til fond (734 484) Sum manglende bruk til fond 400 000 Med bakgrunn i revisjonens etterkalkulasjon viser tabellen at Måsøy kommune har subsidiert selvkostområdet for vann og feiing med kr 1 087 266,-. Subsidieringen kunne vært redusert ved bruk av fond med kr 400 000,-. For renovasjon er det en overdekning med totalt kr. 572 305,- med tilsvarende manglende avsetning til selvkostfond. For avløp og septik er det en overdekning på kr 162 179 med tilsvarende manglende avsetning til selvkostfond. For renovasjon og feiing mangler beregning av indirekte kostnader. Selv etter beregning av indirekte kostnader på selvkostområdet for renovasjon, er det tatt inn mer i avgifter enn det regelverket tillater. 3 KONKLUSJONER Er de kommunale avgiftene på selvkostområdet fastsatt i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer på området? Måsøy kommunen har i hovedsak med direkte kostnader i selvkostregnskapet. Det er beregnet indirekte kostnader på vann og avløp. Kommunen utnytter likevel ikke alle kostnadskomponenter. For de øvrige selvkostområdene er det ikke beregnet indirekte kostnader. 16

Måsøy kommune har ikke utarbeidet et avgiftsgrunnlag for vann og avløp som viser alle inntekter og utgifter/kostnader. Kommunen har benyttet feil rentesats ved beregning av kalkulatorisk rente av bundne selvkostfond. Revisjonens gjennomgang av avgiftene for 2004 og 2005 viser at Måsøy kommune ikke har foretatt dokumentert etterkalkulasjoner for 2005. Revisjonens etterkalkulasjonen viser at renovasjon og slam/septikbehandling er selvfinansierende. Kommunens saksfremlegg på vann og avløpsområdet er ikke i tråd med forurensningsforskriften. Revisjonens etterkalkulasjon viser at kommunen har tatt inn mer i avgifter enn regelverket tillater for selvkostområdet renovasjon jf. pkt. 2.4.1. 3.1 Oppsummerende konklusjon Avgiftene på selvkostområdene er ikke beregnet og fastsatt i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer på området. Dette skyldes at kommunen ikke utarbeider et avgiftsgrunnlag som viser alle inntekter og utgifter. Kommunens regnskap på selvkostområdene inneholder ikke alle indirekte kostnader (tilleggstjenester og støttefunksjoner). I og med at kommunens regnskap på selvkostområdene ikke viser alle kostnader, må det foretas en etterkalkulasjon. Uten dokumentert etterkalkulasjon kan ikke administrasjonen vise om selvkostområdet gir høyere inntekter og/eller lavere kostnader enn opprinnelig beregnet i avgiftsgrunnlaget. Administrasjonenes saksutredning til kommunestyret ved fastsettelse av avgiftene tilfredsstiller ikke regelverket. 4 ANBEFALINGER Revisjonen anbefaler følgende forbedringer fra og med avgiftsåret 2007: 1. Det må utarbeides en fast mal for beregning av avgiftsgrunnlag på alle selvkostområder. I forbindelse med årsoppgjør må det utarbeides en etterkalkulasjon. Dette kan fremkomme enten i regnskapet direkte ved at regnskapet tilpasses kravene på selvkostregnskap, eller at etterkalkulasjon vises som egen note til årsregnskapet. 2. Under indirekte kostnader bør kostnadselementer under tilleggstjenester og støttefunksjoner beregnes og medtas i selvkostkalkylen. Detter gjelder spesielt selvkostområder hvor det er lovkrav om full kostnadsdekning (renovasjon og slambehandling). 3. Kapitalkostnader må beregnes med rentesats som er i tråd med nye retningslinjer. 4. Kommunens føring av investeringsregnskap på selvkostområdene bør opplyse hvilke anlegg investeringen gjelder og eventuell fordeling mellom vann og avløp. Aktivering av 17

investeringene i balansen bør spesifiseres med anlegg for vann og avløp hver for seg. Avskrivningsoversikt må spesifiseres for hvert anlegg og være i samsvar med investeringsregnskapet og balansen. Avviket mellom avskrivningsgrunnlaget og investeringer i regnskapet bør korrigeres. 5. Det bør lages en mal for saksutredning til kommunestyret, slik at lovkrav oppfylles mht. kostnadskomponenter på selvkost og hvilke inntekter det forventes å innbringe. I tillegg må nevnte forhold vise sammenheng med kommunens rullerende langtidsbudsjett. 18