Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato:16.09.15 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-V-26/15 REVISJON AV PERSONALREGLEMENTET FOR HØGSKOLEN I SØR- TRØNDELAG Saksbehandler/-sted: Tidligere sak(er): Vedlegg: Heidi Helle, SPO HS-V-20/15 1. Forslag til revidert personalreglement, godkjent i I/D/F 19.08.15 2. Personalreglement av 01.08.05, revidert 16.11.07 Lenke til tidligere saker, lover og regelverk: Lov om statens tjenestemenn, 23. https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1983-03-04 3#KAPITTEL_3 Henvisning til HiSTs måltavle (http://www.hist.no/content.ap?thisid=131) Strategiområde Hovedmål Delmål Alle Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger ift risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegg) Økonomiske konsekvenser Ja Neix Kommunikasjonsmessige Ja Nei x konsekvenser Annen risikovurdering Side 1 av 2
Forslag til vedtak: Høgskolestyret godkjenner forslag til endringer i personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag. Reglementet sendes Kommunal- og Moderniseringsdepartementet for endelig stadfestelse. Sammendrag: Det vises til vedtak i HS-V-20/15. Personalreglementet er revidert for å møte endringer i organisasjonsstruktur pr 01.08.15. Endringer i reglementet er godkjent i møte med tjenestemannsorganisasjonene 19.08.15. SAKSFREMSTILLING: 1. Bakgrunn for saken Vedtak i HS-V-20/15. I tillegg til endringer som følge av vedtak i HS-V-20/15 er det foreslått en effektivisering av rekrutteringsprosessen, disse endringene er markert i gult. Når revidert personalreglement er godkjent av Høgskolestyret sendes det, via eget fagdepartement, til Kommunal- og Moderniseringsdepartementet for endelig godkjenning. 2. Rektors vurdering Rektor støtter forslag til endringer i personalreglementet for Høgskolen i Sør-Trøndelag. 3. Lover, regelverk og tidligere vedtak Lov om statens tjenestemenn, 23. https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1983-03-04-3#kapittel_3 4. Økonomiske og kommunikasjonsmessige konsekvenser (risikovurdering) Nei Side 2 av 2
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 1 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE Dette reglementet gjelder for tilsetting m.m. i stillinger ved Høgskolen i Sør-Trøndelag når det ikke er gitt særregler i lov om universiteter og høyskoler. Reglementet omfatter ikke forelesere, hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører, jf. forskrift til lov om statens tjenestemenn 1.1 L. 2 KUNNGJØRING 1 Kunngjøring av ledige stillinger a. Hovedregelen er at ledig stilling skal kunngjøres offentlig, med de unntakene som følger av dette reglementet, og med de unntak som er gjeldende i forbindelse med fusjonsprosess. b. Unntak kan gjøres av tilsettingsorganet i følgende tilfeller: - Teknisk-/administrative driftsstillinger, stillinger i ingeniørkoder og saksbehandlerkoder opp til og med seniorkonsulent kan, i særskilte tilfeller, kunngjøres kun internt. - Stilling som instituttleder kan kunngjøres internt. Dersom det ikke melder seg kvalifiserte søkere, lyses stillingen ut eksternt. - Ved tilsetting i vikariater og andre tidsbegrensede tilsettinger for 1 år eller mindre, når det er nødvendig å foreta tilsetting raskt. Tilsettingen gjelder for ett tilsettingsforhold i virksomheten, og gjelder for teknisk-administrative stillinger og undervisnings- og forskerstillinger der høgskolestyret eller tilsettingsutvalg under høgskolestyret ikke er tilsettingsorgan, jf. reglementets 5.2 og 5. 3. b. - Ved administrative tilsettinger for inntil 6 måneder, jf. reglementets 5.4 og tjenestemannslovens 6 nr. 1. - For arbeidsforhold av lite omfang som nevnt i tjenestemannslovens 6 nr. 2e. - Når særlige grunner taler for det, kan høgskolestyret foreta tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av styret motsetter seg dette, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (4). - Uavhengig av reglene i 2 nr. 1 a skal alle ledige stillinger gjøres kjent innad i virksomheten. c. Dersom et vikariat kunngjøres offentlig med mulighet for senere fast tilsetting, kan det foretas fast tilsetting i stillingen uten ny kunngjøring under forutsetning av at tilsettingen har skjedd etter ordinær tilsettingsprosedyre. d. Stillinger som kunngjøres offentlig, skal også kunngjøres internt. Fraværende tjenestemenn bør så langt råd er underrettes om ledige stillinger. Det enkelte fakultet og høgskoleadministrasjonen har ansvaret for at slik underretning skjer. 1
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag e. Alle stillinger som kunngjøres offentlig, skal meldes til NAV. f. Kunngjøring av lederstillinger fastsettes av høgskolestyret, jf. reglementets 5 nr. 1. Rektor eller den hun/han bemyndiger sørger for at det utarbeides forslag til kunngjøringstekst. Kunngjøringstekst for øvrige teknisk-administrative stillinger og undervisnings- og forskerstillinger fastsettes av tilsettingsorganene, enten i møte, eller på sirkulasjon mellom tilsettingsorganets medlemmer, med angitt svarfrist. Ved uenighet, eller dersom ett av medlemmene krever det, skal kunngjøringsteksten behandles i møte. Rektor eller den hun/han bemyndiger, sørger for at det utarbeides forslag til kunngjøringstekst, på grunnlag av utkast fra fakultet eller høgskoleadministrasjonen. Når det gjelder kunngjøring av undervisnings- og forskerstillinger, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (2) og HS-sak 049/2007 skal forslag til kunngjøringstekst sendes ut til medlemmer og varamedlemmer i tilsettingsutvalget og til lokal tillitsvalgt normalt en uke før møte. 2 Kunngjøringens innhold a. Kunngjøringen skal inneholde: - beskrivelse av stillingens tittel og størrelse - beskrivelse av stillingens hovedoppgaver, ansvar og myndighet - kvalifikasjonskrav (herunder utdanning, praksis og personlige egenskaper og om søkeren må beherske begge målformer) - opplysninger om lønnsvilkår og eventuelt innskudd i Statens pensjonskasse - opplysning om fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig - opplysning om tilsettingen skal være tidsbegrenset - opplysning om arbeidssted (for tiden) - opplysning om stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eller om stillingen medfører plikttjeneste - opplysning om søknadsfrist, som ikke må være kortere enn to uker etter at stillingen er kunngjort offentlig. - angivelse av hvem som kan gi nærmere opplysninger m.m. Det skal ikke kreves helseattest. b. Kunngjøringens innhold må være i samsvar med gjeldende lov- og avtaleverk, høgskolens personal- og organisasjonspolitikk og generelle kvalifikasjonskrav for tilsetting. c. Kunngjøringen skal opplyse om de bestemmelser om kjønnskvotering som er fastsatt i virksomhetens tilpasningsavtale til Hovedavtalen. Jf. Hovedavtalen 21 nr. 3. For lederstillinger der kvinner er underrepresentert og i de stillingsgrupper som omfattes av en kvoteringsregel, skal kvinner særskilt oppfordres til å søke, jf. Hovedavtalens 21 nr. 4. Se også lov om universiteter og høyskoler 6-3 (2). 2
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag d. I forbindelse med utlysning av undervisnings- og forskerstillinger hvor tilsettingsmyndighet er på fakultet/driftsenhet, skal tillitsvalgte ved driftsenheten gis anledning til å uttale seg om forslag til kunngjøringstekst før teksten endelig utformes. 3 Vilkårene for ny kunngjøring Stillingen skal kunngjøres på nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny kunngjøring kan endre dette. Det samme gjelder dersom tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen på noe vesentlig punkt, dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen ble foretatt (til vanlig over 4 måneder) eller om forholdene for øvrig har endret seg vesentlig. 3 BEHANDLING AV SØKNADER OG VURDERING AV SØKERE 1. Søkerlister Etter utløpet av søknadsfristen for alle stillinger sørger rektor/dekanen eller den han /hun har bemyndiget, for at det snarest settes opp utvidet søkerliste etter 2 i forskrift til partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. Utvidet søkerliste skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet. Utvidet søkerliste sendes tilsettingsorganets medlemmer og varamedlemmer. Søkerne har rett til å få utvidet søkerliste dersom de ber om det. Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste i samsvar offentlighetsloven 6 nr. 4. Listen skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds-, eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært og hvilket kjønn disse har. 2 Intervju a. Ved tilsetting i teknisk-administrative stillinger skal de søkere som etter administrasjonens vurdering synes å være best kvalifisert, innkalles til intervju. Interne søkere som møter kvalifikasjonskravene, skal innkalles til intervju eller samtale. Interne søkere som ikke møter kvalifikasjonskravene skal tilbys en samtale. b. Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger avgjør tilsettingsorganet om det skal gjennomføres intervju og prøveforelesninger, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (3), HS-sak 049/2007. c. Ethvert medlem i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg kan kreve at flere kvalifiserte søkere innkalles til intervju. 3
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag d. Ved tilsetting i administrative lederstillinger på direktørnivå foreslår en rådgivende gruppe hvilke søkere som skal innkalles til intervju. Gruppen skal i tillegg til rektor bestå av minst to representanter oppnevnt av rektor i hvert tilfelle. En representant for de tilsatte utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap, skal delta i tilsettingsprosessen. Samme gruppe deltar ved intervju. Denne gruppen fungerer som rådgivende gruppe i innstillingsprosessen, jf. HS-sak 049/2007. e. Ved intervju til teknisk-administrative stillinger skal en eller to representanter for arbeidsgiver være med. Den som blir nærmeste foresatte, eller en som fungerer for denne, skal alltid delta ved intervju. I tillegg har en representant for de tilsatte, utpekt av organisasjonene i fellesskap, rett til å delta. Representanten for de tilsatte skal være medlem eller varamedlem av tilsettingsråd. f. Ved intervju til undervisnings- og forskerstillinger skal en eller to representanter for arbeidsgiver være med. Den som skal forberede saken for tilsettingsutvalget, eller en som fungerer for denne, skal alltid delta ved intervju; jf. også reglementets 4.4. Berørte tjenestemannsorganisasjoner har rett til å delta ved intervju, samt å få innsyn i utvidet søkerliste og innstillings rekkefølgen. g. Ved intervju til dosent og professorstillinger, samt II-stillinger på dette nivå, skal dekan og instituttleder ved fakultetet, eller deres stedfortredere, alltid være med. Ved intervju til høgskoledosent- og professorstillinger uten fakultetstilknytning deltar to representanter som er utpekt av rektor. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet eller en som fungerer for denne, skal alltid delta. h. Tilsettingsorganet har rett til å være representert ved intervju av søkere. Fortrinnsvis skal begge kjønn være representert i intervjugruppene. i. Nye faktiske opplysninger av betydning som kommer fram under intervju av søkerne, skal nedtegnes, jf. forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning 5. 3 Sakkyndig komité Sammensetning av sakkyndig komité skal være slik som vedtatt i HS-sak 056-2006. a. Sakkyndig komité for stilling opp til og med førstekompetanse godkjennes i tilsettingsutvalg ved fakultetet. Slik godkjenning kan skje på sirkulasjon mellom tilsettingsutvalgets medlemmer. b. Sakkyndig komité for professor / dosent godkjennes i høgskolestyrets tilsettingsutvalg, etter innstilling fra dekan, uten først å innstilles i tilsettingsutvalg ved fakultetet. c. Sakkyndig komité for stilling som stipendiat, høgskolelektor og høgskolelærer kan benyttes dersom tilsettingsutvalget velger det. 4
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 4 Referanser Søkere må gjøres kjent med hvilke nåværende eller tidligere arbeidsgivere det ønskes innhentet opplysninger hos, dersom de ikke er oppgitt som referanser. Det kan ikke innhentes opplysninger hos nåværende eller tidligere arbeidsgivere uten søkers samtykke. All referanseinnhenting foretas av innstillende myndighet og skal kunne dokumenteres ved skriftlig nedtegning. Det skal framgå hvem som har gitt opplysningene og hvem disse er innhentet av. 5 Annet En som er oppnevnt som fullmektig for søker, har rett til innsyn i sakens dokumenter i henhold til forvaltningslovens 12 og forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. 4 INNSTILLING 1 Dekaner, instituttledere og direktører a. Innstilling til stilling som dekan foretas av innstillingsutvalg hvor sammensetningen er fastsatt av høgskolestyret, jf. lov om universiteter og høyskoler 11-1 (3). Innstillingsutvalget skal ha følgende sammensetning: rektor organisasjonsdirektør 1 eksternt styremedlem 1 student oppnevnt av Studentparlamentet 2 faglig tilsatte fra det aktuelle fakultet 1 tjenestemann fra den teknisk-/administrative stillingsgruppen, jf HS-sak 73/2003 b. Innstilling til stilling som instituttleder foretas av innstillingsutvalg oppnevnt av fakultetsstyret. Innstillingsutvalget skal ha følgende sammensetning: dekan en representant fra vedkommende grunnenhet en studentrepresentant en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene. 2 Teknisk-administrative stillinger Nærmeste foresatte tjenestemyndighet foretar innstilling til teknisk-administrative stillinger. 5
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 3 Undervisnings- og forskerstillinger a. Ved fakultetene er instituttleder for det programområdet hvor stillingsinnehaver hovedsakelig har sin tilknytning, innstillende myndighet, jf. HS-sak 049/2007. b. Innstilling i undervisnings- og forskerstillinger uten fakultetstilknytning foretas av nærmeste foresatte tjenestemyndighet, jf. HS-sak 049/2007. c. Innstilling til stillinger som professor, dosent, samt II-stillinger på dette nivå, foretas av tilsettingsutvalget ved vedkommende fakultet, jf HS-sak 049/2007. d. Innstilling ved tilsetting av undervisnings- og forskerstillinger skjer på bakgrunn av sakkyndig vurdering, intervju og evt. prøveforelesning. Det skal foretas en grundig vurdering av pedagogiske kvalifikasjoner og formidlingsevne, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (3). Unntak fra sakkyndig bedømming kan gjøres ved tilsetting uten forutgående kunngjøring, jf. forskrift til lov om statens tjenestemenn 2 nr. 5 og det allerede kan vises til bedømming fra sakkyndig utvalg, ved tilsetting av høgskolelærere og ved tilsetting av andre fagstillinger av kort varighet. e. I tvilstilfeller avgjør departementet hvem som er nærmeste foresatte tjenestemyndighet, jf. tjenestemannslovens 4 nr. 2. 4 Vedrørende innstilling i alle stillingsgrupper unntatt lederstillinger 5 Annet I forbindelse med innstilling avgitt av nærmeste foresatte tjenestemyndighet skal følgende praksis legges til grunn: Den som innstiller skal rådføre seg med representanter fra den enhet hvor vedkommende skal arbeide og bruke disse som hjelp og støtte i innstillingsarbeidet. Disse representantene skal ha anledning til å følge innstillingsprosessen fra utvelgelse av aktuelle kandidater, intervju og til utarbeidelsen av innstillingen. a. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet som er medlem av tilsettingsorganet, skal ikke gi egen innstilling, jf. tjenestemannsloven 4.3. Dersom nærmeste foresatte er medlem av tilsettingsorganet, avgir vedkommende et forslag til tilsetting. Dette forslaget begrenser ikke tilsettingsorganets valgmuligheter blant søkerne slik en innstilling gjør. b. 6 i forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning gjelder også når det foreligger forslag og ikke formell innstilling. c. Tidsrommet mellom innstilling (eller forslag) og vedtak om tilsetting skal være minst 1 uke. 6
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 5 TILSETTING 1 Lederstillinger I medhold av 11-1 (1) i lov om universiteter og høgskoler skal høgskolestyret tilsette rektor, prorektor, dekan og administrative lederstillinger på direktørnivå. jf. HS-sak 049/2007. Et sentralt tilsettingsråd sammensatt av rektor, organisasjonsdirektør, dekan fra vedkommende fakultet, samt to representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene, foretar tilsetting i stillinger som instituttleder; jf. HS-sak 07/09. 2 Teknisk-administrative stillinger Tilsetting i teknisk-administrative stillinger, inkludert teknisk-administrative lederstillinger under direktørnivå, foretas av ett sentralt tilsettingsråd oppnevnt etter reglene i tjenestemannsloven, dersom ikke styret selv skal foreta tilsetting, jf. 11-1 (5) i lov om universiteter og høyskoler. Tilsettingsråd skal etter dette tilsette: - bibliotekarer - ingeniører og annet laboratoriepersonale - kontorpersonale - renholdspersonale og annet personale knyttet til bygningers drift (dersom disse ikke tilsettes av Statsbygg) - saksbehandlere (herunder rådgivere og prosjektledere) - underdirektører, kontorsjefer og undervisningsledere m.fl., jf. HS-sak 002/2004. 3 Undervisnings- og forskerstillinger a. Et tilsettingsutvalg under høgskolestyret er gitt tilsettingsmyndigheten for tilsetting av og opprykk til dosent og professor, samt tilsetting av II-stillinger på dette nivå, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (1) og styrevedtak i HS-sak 049/2007. b. I medhold av 6-3 (1) i lov om universiteter og høyskoler og styrevedtak i HS-sak 049/2007 har tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger på avdelingsnivå tilsettingsmyndigheten for undervisnings- og forskerstillinger under dosent- /professornivå og opprykk til førstestillinger. c. Tilsetting på åremål kan skje i undervisnings- og forskerstillinger når vedkommende skal delta i prosjekt, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-4. Åremålsperioden kan være fire til seks år. Ingen kan være ansatt på åremål etter denne bestemmelsen i en sammenhengende periode på mer enn tolv år. 7
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 4 Administrative tilsettinger - teknisk-administrative stillinger og undervisnings- og forskerstillinger Tilsetting for et tidsrom av inntil 6 måneder foretas av rektor eller den han/hun bemyndiger. Grunnlaget for tilsetting må være hjemlet i tjenestemannslovens 6.1. 6 SAMMENSETNING AV TILSETTINGSRÅD OG TILSETTINGSUTVALG Jf. HS-sak 049/2007. 1 Tilsettingsrådet for teknisk-/ administrative stillinger skal ha følgende sammensetning: 3 representanter for arbeidsgiver 2 representanter for de tilsatte oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap Rektor oppnevner leder og arbeidsgiverrepresentanter og personlige vararepresentanter for disse. Tjenestemannsrepresentantene skal tilhøre den samme stillingsgruppe som den ledige stillingen (jf. reglementets 5 nr. 2). Stillingsgrupper kan slås sammen. Tjenestemannsrepresentantene skal ha personlige vararepresentanter. 2 Tilsettingsutvalgets medlemmer, med personlige varamedlemmer oppnevnt av fakultetsstyret har følgende sammensetning: dekan 2 medlemmer oppnevnt blant fakultetsstyrets representanter fra de tilsatte i undervisningsog forskerstillinger 1 medlem oppnevnt blant fakultetsstyrets studentrepresentanter Dekan oppnevnes som leder av tilsettingsutvalget. 3. Tilsettingsutvalget under høgskolestyret er oppnevnt av høgskolestyret. Tilsettingsutvalgets medlemmer, med personlige varamedlemmer, har følgende sammensetning: Rektor 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets eksterne representanter. 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets representanter fra de tilsatte i undervisning- og forskerstillinger 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets studentrepresentanter. Rektor er leder av utvalget. 8
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 7 OPPNEVNING AV TJENESTEMANNSREPRESENTANTER TIL TILSETTINGSRÅD FOR TEKNISK-ADMINISTRATIVE STILLINGER Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes ut fra en sammenslåing av stillingsgruppene nevnt i personalreglementes 5 nr. 2. Styret i en tjenestemannsorganisasjon innen vedkommende tjenestemannsgruppe som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for tjenestemennene med personlige vararepresentanter. Er flere tjenestemannsorganisasjoner innen vedkommende tjenestemannsgruppe forhandlingsberettiget, oppnevner styrene i fellesskap representanter med vararepresentanter. Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes for 2 år om gangen. Dersom de aktuelle tjenestemannsorganisasjonene ikke kan bli enige, foregår oppnevningen i samsvar med den avtalen som er inngått mellom staten og hovedsammenslutningene. 8 NÆRMERE OM INNSTILLING, TILSETTING OG AVSKJED M.V. 1 Grunngitt innstilling Dersom det finnes minst tre kvalifiserte søkere, skal det normalt gis grunngitt innstilling om tre søkere angitt i den rekkefølge innstillingsmyndigheten mener at søkerne bør komme i betraktning, jf. tjenestemannsloven 4. 4 2 Saksbehandling i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg1 a. Behandling i tilsettingsråd og tilsettingsutvalg skal som hovedregel foregå i møte. b. Behandling i tilsettingsråd og tilsettingsutvalg kan, etter godkjenning av leder, foregå ved elektronisk sirkulasjon. Ved uenighet eller dersom ett av tilsettingsorganets medlemmer krever det, skal det innkalles til møte. c. Tilsettingsutvalg er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene eller deres vararmedlemmer er til stede. d. Tilsettingsråd er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene eller deres varamedlemmer er til stede. e. Det skal føres protokoll fra møtene i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg. I protokollen inntas alle vedtak med angivelse av mulige dissenser. Medlemmene har rett til å grunngi sitt standpunkt ved tilførsel i protokollen. 1 Punktene a og b er behandlet i IDF-møte 13.05.11 9
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag f. Når tilsettingsutvalget under høgskolestyret tilsetter, gjelder ikke tjenestemannsloven 5 nr. 3. Når et annet organ tilsetter, bringes saker etter disse bestemmelsene inn for høgskolestyret til avgjørelse. Krav etter tjenestemannslovens 5 nr. 3 må framsettes i det møte hvor tilsettingssaken behandles. Denne bestemmelsen gjelder kun hvor det foreligger formell innstilling, ikke et forslag til tilsetting. 3 Stans av tilsettingsprosessen Vedkommende administrasjon kan på ethvert tidspunkt fram til det er inngått bindende tilbud til en søker, velge å stanse tilsettingsprosessen. Stansing kan være naturlig om administrasjonen konstaterer at det finnes spesielle omstendigheter som bør føre til at man enten omdefinerer kvalifikasjonskrav, foretar ny utlysing eller av andre grunner finner at det ikke er nødvendig å tilsette noen i stillingen. 4 Avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordensstraff Bestemmelsene om avgjørelsesmyndighet i saker etter tjenestemannslovens 17 nr. 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordensstraff er gitt i lov om universiteter og høyskoler 11 3 (1). Bestemmelser om saksbehandlingen i slike saker er gitt i 11-3 (2) i samme lov. Bestemmelsene om klageinstans ved klage over vedtak om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff er gitt i 11-3 (3) i samme lov. 9 MELDING OM TILSETTING 1. Det skal gis skriftlig melding til den som er tilsatt. 2. Det skal i medhold av 14-5 i arbeidsmiljøloven inngås skriftlig arbeidsavtale for alle arbeidsforhold. Hjemmel for tidsbegrenset tilsetting skal framgå av arbeidsavtalen. Arbeidsavtalen skal også inneholde orientering om de avtaler, lover, reglement og eventuelle instrukser som for tiden gjelder for tjenesten. 3. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysning om prøvetid dersom tilsettingsforholdet har prøvetid, jf. tjenestemannslovens 8 nr. 1. Når det gjelder bruk av prøvetid, vises det til prøvetidsbestemmelsene i Statens personalhåndbok og statlig mal for prøvetidsskjema. 4. Alle søkere skal underrettes om at stillingen er besatt når den tilsatte har bekreftet at stillingen mottas, jf. forvaltningslovens 27, første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den som er tilsatt. 10
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 10 BEREGNING AV TJENESTETID VED OPPSIGELSE Ved beregning av tjenestetid etter tjenestemannslovens 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten. Ved innlemmelse av nye institusjoner i virksomheten fastsettes beregning av tjenestetid i egen avtale. 11 SLETTING AV ORDENSSTRAFF Ordensstraffer etter tjenestemannslovens 14 slettes etter 3 år. 12 ARBEIDSTID Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. 13 PERMISJONER I FORBINDELSE MED OPPLÆRING, OVERGANG TIL ANNEN STILLING M.M. 1. Permisjon bør, så langt tjenesten tillater det, gis tjenestemann som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av betydning for vedkommende sin videre faglige utvikling i statens tjeneste. 2. Permisjon for å overta annen statsstilling eller, i særlige tilfeller, i stilling utenfor statsforvaltningen, kan gis i inntil ett år. Før slik permisjon innvilges, må vedkommende til vanlig ha hatt sammenhengende tjeneste ved høgskolen i minst to år. For tilsetting i åremålsstilling i tilsvarende virksomhet, gis vedkommende permisjon fra sin stilling i høgskolen for åremålsperioden. 3. Permisjon for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, i stilling for oppdragsvirksomhet eller annen tjeneste av spesiell interesse for høgskolen, kan gis for det tidsrom som er nødvendig for formålet. 4. Den instans som har tilsettingsmyndighet for vedkommende stilling, avgjør spørsmålet om permisjon. 5. Det enkelte fakultet eller høgskoleadministrasjonen kan innvilge studiepermisjon for en periode på inntil 1 måned. Søknad om studiepermisjon utover 1 måned skal behandles av tilsettingsorganet. 15 FERIELISTER 1. Det skal settes opp ferielister innen 1. mai. Den enkelte arbeidstaker kan likevel be om å få fastsatt sin ferie to måneder før ferien skal avvikles dersom ikke særlige grunner er til hinder for det, jf. ferielovens 6.2. 11
Vedlegg til HS-V-26/15 Revisjon av personalreglement for Høgskolen i Sør-Trøndelag 2. Ferie for administrative ledere skal godkjennes av rektor som også skal godkjenne seinere endringer eller avvik. 3. For de øvrige tilsatte godkjennes tidspunkt for avvikling av ferie av dekan eller seksjonsdirektør som også skal godkjenne seinere endringer eller avvik. 16 ATTEST Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jf. arbeidsmiljølovens 15-5. I tillegg til lovens minimumskrav skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 17 IKRAFTTREDELSE OG REVISJON Dette reglementet er stadfestet av Moderniseringsdepartementet og trer i kraft 01.08.05 etter beslutning av Utdannings- og forskningsdepartementet gjennom brev av 15.07.05. Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan kreve at reglementet tas opp til revisjon, jf. tjenestemannslovens 23.3. Reglementet ble revidert i møte med tjenestemannsorganisasjonene 16.11.07. Kun endringer som følge av vedtak i HS-sak 049/2007 ble foretatt. Reglementet er revidert for å møte endringer i organisasjonsstruktur som følge av HS-V- 20/15. 12
PERSONALREGLEMENT FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 1 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE Dette reglementet gjelder for tilsetting m.m. i stillinger ved Høgskolen i Sør-Trøndelag når det ikke er gitt særregler i lov om universiteter og høyskoler. Reglementet omfatter ikke forelesere, hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører, jf. forskrift til lov om statens tjenestemenn 1.1 L. 2 KUNNGJØRING 1 Kunngjøring av ledige stillinger a. Hovedregelen er at ledig stilling skal kunngjøres offentlig med de unntakene som følger av dette reglementet. b. Unntak kan gjøres av tilsettingsorganet i følgende tilfeller: - Ved tilsetting i stilling som førstefullmektig, sekretær, førstesekretær, konsulent og førstekonsulent - Stillinger som studieleder kunngjøres internt. Dersom det ikke melder seg kvalifiserte søkere, lyses stillingen ut eksternt. - Ved tilsetting i vikariater og andre tidsbegrensede tilsettinger for 1 år eller mindre når det er nødvendig å foreta tilsetting raskt. Tilsettingen gjelder for ett tilsettingsforhold i virksomheten, og gjelder for teknisk-administrative stillinger og undervisnings- og forskerstillinger der høgskolestyret eller tilsettingsutvalg under høgskolestyret ikke er tilsettingsorgan, jf. reglementets 5.2 og 5. 3. b. - Ved administrative tilsettinger for inntil 6 måneder, jf. reglementets 5.4 og tjenestemannslovens 6 nr. 1. - For arbeidsforhold av lite omfang som nevnt i tjenestemannslovens 6 nr. 2e. - Når særlige grunner taler for det, kan høgskolestyret foreta tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av styret motsetter seg dette, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (4). - Uavhengig av reglene i 2 nr. 1 a skal alle ledige stillinger gjøres kjent innad i virksomheten. c. Dersom et vikariat kunngjøres offentlig med mulighet for senere fast tilsetting, kan det foretas fast tilsetting i stillingen uten ny kunngjøring under forutsetning av at tilsettingen har skjedd etter ordinær tilsettingsprosedyre. d. Stillinger som kunngjøres offentlig, skal også kunngjøres internt. Fraværende tjenestemenn bør så langt råd er underrettes om ledige stillinger. Den enkelte avdeling og høgskoleadministrasjonen har ansvaret for at slik underretning skjer. Side 1 av 12
e. Alle stillinger som kunngjøres offentlig, skal meldes til NAV. f. Kunngjøring av lederstillinger fastsettes av høgskolestyret, jf. reglementets 5 nr. 1. Rektor eller den hun/han bemyndiger sørger for at det utarbeides forslag til kunngjøringstekst. Kunngjøringstekst for øvrige teknisk-/administrative stillinger fastsettes av tilsettingsråd. Rektor eller den hun/han bemyndiger, sørger for at det utarbeides forslag til kunngjøringstekst på grunnlag av utkast fra avdelingene eller høgskoleadministrasjonen. Når det gjelder kunngjøring av undervisnings- og forskerstillinger, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (2) og HS-sak 049/2007. 2 Kunngjøringens innhold a. Kunngjøringen skal inneholde: - beskrivelse av stillingens tittel og størrelse - beskrivelse av stillingens hovedoppgaver, ansvar og myndighet - kvalifikasjonskrav (herunder utdanning, praksis og personlige egenskaper og om søkeren må beherske begge målformer) - opplysninger om lønnsvilkår og eventuelt innskudd i Statens pensjonskasse - opplysning om fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig - opplysning om tilsettingen skal være tidsbegrenset - opplysning om arbeidssted (for tiden) - opplysning om stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eller om stillingen medfører plikttjeneste - opplysning om søknadsfristen som ikke må være kortere enn to uker etter at stillingen er kunngjort offentlig. - angivelse av hvem som kan gi nærmere opplysninger m.m. Det skal ikke kreves helseattest. b. Kunngjøringens innhold må være i samsvar med gjeldende lov- og avtaleverk, høgskolens personal- og organisasjonspolitikk og generelle kvalifikasjonskrav for tilsetting. c. Kunngjøringen skal opplyse om de bestemmelser om kjønnskvotering som er fastsatt i virksomhetens tilpasningsavtale til Hovedavtalen. Jf. Hovedavtalen 21 nr. 3. For lederstillinger der kvinner er underrepresentert og i de stillingsgrupper som omfattes av en kvoteringsregel, skal kvinner særskilt oppfordres til å søke, jf. Hovedavtalens 21 nr. 4. Se også lov om universiteter og høyskoler 6-3 (2). d. Likestillingsutvalgets representant skal ha anledning til å uttale seg om forslag til kunngjøringstekst før teksten endelig utformes. Side 2 av 12
e. I forbindelse med utlysning av undervisnings- og forskerstillinger hvor tilsettingsmyndighet er på avdeling/driftsenhet, skal tillitsvalgte ved driftsenheten gis anledning til å uttale seg om forslag til kunngjøringstekst før teksten endelig utformes. 3 Vilkårene for ny kunngjøring Stillingen skal kunngjøres på nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny kunngjøring kan endre dette. Det samme gjelder dersom tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen på noe vesentlig punkt, dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen ble foretatt (til vanlig over 4 måneder) eller om forholdene for øvrig har endret seg vesentlig. 3 BEHANDLING AV SØKNADER OG VURDERING AV SØKERE 1. Søkerlister Etter utløpet av søknadsfristen for alle stillinger sørger rektor/dekanen eller den han /hun har bemyndiget for at det snarest settes opp utvidet søkerliste etter 2 i forskrift til partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. Utvidet søkerliste skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet. Utvidet søkerliste sendes tilsettingsorganets medlemmer og varamedlemmer samt likestillingsutvalgets representant. Søkerne har rett til å få utvidet søkerliste dersom de ber om det. Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste i samsvar offentlighetsloven 6 nr. 4. Listen skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært og hvilket kjønn disse har. 2 Intervju a. Ved tilsetting i teknisk-/administrative stillinger skal de søkere som etter administrasjonens vurdering synes å være best kvalifisert, innkalles til intervju. Interne søkere skal innkalles til intervju eller samtale. b. Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger avgjør tilsettingsorganet om det skal gjennomføres intervju og prøveforelesninger, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (3), HS-sak 049/2007. c. Ethvert medlem i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg kan kreve at flere kvalifiserte søkere innkalles til intervju. Side 3 av 12
d. Ved tilsetting i administrative lederstillinger på avdelingsdirektørnivå foreslår en rådgivende gruppe hvilke søkere som skal innkalles til intervju. Gruppen skal i tillegg til rektor bestå av minst to representanter oppnevnt av rektor i hvert tilfelle. En representant for de tilsatte utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap, skal delta i tilsettingsprosessen. Samme gruppe deltar ved intervju. Denne gruppen fungerer som rådgivende gruppe i innstillingsprosessen, jf. HS-sak 049/2007. e. Ved intervju til teknisk-/administrative stillinger skal en eller to representanter for arbeidsgiver være med. Den som blir nærmeste foresatte, eller en som fungerer for denne, skal alltid delta ved intervju. I tillegg har en representant for de tilsatte, utpekt av organisasjonene i fellesskap, rett til å delta. Representanten for de tilsatte skal være medlem eller varamedlem av tilsettingsråd. f. Ved intervju til undervisnings- og forskerstillinger skal en eller to representanter for arbeidsgiver være med. Den som skal forberede saken for tilsettingsutvalget, eller en som fungerer for denne, skal alltid delta ved intervju; jf. også reglementets 4.4. Berørte tjenestemannsorganisasjoner har rett til å delta ved intervju, samt å få innsyn i utvidet søkerliste og innstillingsrekkefølgen. g. Ved intervju til dosent og professorstillinger, samt II-stillinger på dette nivå, skal dekan og programansvarlig ved avdelingen eller deres stedfortredere alltid være med. Ved intervju til høgskoledosent- og professorstillinger uten avdelingstilknytning deltar to representanter som er utpekt av rektor. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet eller en som fungerer for denne, skal alltid delta. h. Tilsettingsorganet skal være representert i hele tilsettingsprosessen fra utvalg av søkere til innstilling. Det er sterkt ønskelig at samme representant følger hele tilsettingsprosessen. Fortrinnsvis skal begge kjønn være representert i intervjugruppene. i. Nye faktiske opplysninger av betydning som kommer fram under intervju av søkerne, skal nedtegnes, jf. forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning 5. 3 Referanser Søkere må gjøres kjent med hvilke nåværende eller tidligere arbeidsgivere det ønskes innhentet opplysninger hos, dersom de ikke er oppgitt som referanser. Det kan ikke innhentes opplysninger hos nåværende eller tidligere arbeidsgivere uten søkers samtykke. All referanseinnhenting foretas av innstillende myndighet og skal kunne dokumenteres ved skriftlig nedtegning. Det skal framgå hvem som har gitt opplysningene og hvem disse er innhentet av. Side 4 av 12
4 Annet En som er oppnevnt som fullmektig for søker, har rett til innsyn i sakens dokumenter i henhold til forvaltningslovens 12 og forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. 4 INNSTILLING 1 Høgskoledirektør, dekaner og studieledere a. Innstilling til stilling som høgskoledirektør foretas av rektor dersom rektor er tilsatt. b. Innstilling til stilling som dekan foretas av innstillingsutvalg oppnevnt av høgskolestyret, jf. lov om universiteter og høyskoler 11-1 (3). Sammensetningen av innstillingsutvalg skal være som følger: rektor høgskoledirektør 1 eksternt styremedlem 1 student oppnevnt av Studentparlamentet 2 faglig tilsatte fra den aktuelle avdeling 1 tjenestemann fra den teknisk-administrative stillingsgruppen, jf. HS-sak 73/2003. c. Innstilling til stilling som studieleder foretas av innstillingsutvalg oppnevnt av avdelingsstyrene. Innstillingsutvalgene skal ha følgende sammensetning: dekan, en representant fra vedkommende grunnenhet en studentrepresentant en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene. 2 Teknisk-administrative stillinger Nærmeste foresatte tjenestemyndighet foretar innstilling til teknisk-/administrative stillinger. 3 Undervisnings- og forskerstillinger a. Ved avdelingene er programansvarlig for det programområdet hvor stillingsinnehaver har sin hovedtilknytning, innstillende myndighet, jf. HS-sak 049/2007. b. Innstilling i undervisnings- og forskerstillinger uten avdelingstilknytning foretas av nærmeste foresatte tjenestemyndighet, jf. HS-sak 049/2007. c. Innstilling til stillinger som professor, dosent, samt II-stillinger på dette nivå, foretas av tilsettingsutvalget ved vedkommende avdeling, jf HS-sak 049/2007. Side 5 av 12
d. Innstilling ved tilsetting av undervisnings- og forskerstillinger skjer på bakgrunn av sakkyndig vurdering, intervju og evt. prøveforelesning. Det skal foretas en grundig vurdering av pedagogiske kvalifikasjoner og formidlingsevne., jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (3). Unntak fra sakkyndig bedømming kan gjøres ved tilsetting uten forutgående kunngjøring, jf. forskrift til lov om statens tjenestemenn 2 nr. 5 og det allerede kan vises til bedømming fra sakkyndig utvalg, ved tilsetting av høgskolelærere og ved tilsetting av andre fagstillinger av kort varighet. e. I tvilstilfeller avgjør departementet hvem som er nærmeste foresatte tjenestemyndighet, jf. tjenestemannslovens 4 nr. 2. 4 Vedrørende innstilling i alle stillingsgrupper unntatt lederstillinger 5 Annet I forbindelse med innstilling avgitt av nærmeste foresatte tjenestemyndighet skal følgende praksis legges til grunn: Den som innstiller skal rådføre seg med representanter fra den enhet hvor vedkommende skal arbeide og bruke disse som hjelp og støtte i innstillingsarbeidet. Disse representantene skal ha anledning til å følge innstillingsprosessen fra utvelgelse av aktuelle kandidater, intervju og til utarbeidelsen av innstillingen. a. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet som er medlem av tilsettingsorganet, skal ikke gi egen innstilling, jf. tjenestemannsloven 4.3. Dersom nærmeste foresatte er medlem av tilsettingsorganet, avgir vedkommende et forslag til tilsetting. Dette forslaget begrenser ikke tilsettingsorganets valgmuligheter blant søkerne slik en innstilling gjør. b. 6 i forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning gjelder også når det foreligger forslag og ikke formell innstilling. c. Tidsrommet mellom innstilling (eller forslag) og vedtak om tilsetting skal være minst 1 uke. 5 TILSETTING 1 Lederstillinger I medhold av 11-1 (1) i lov om universiteter og høgskoler skal høgskolestyret tilsette rektor, prorektor, dekan, høgskoledirektør og administrative lederstillinger på avdelingsdirektørnivå. jf. HS-sak 049/2007. Side 6 av 12
Et sentralt tilsettingsråd sammensatt av rektor, organisasjons- og personaldirektør, dekan fra vedkommende avdeling, samt to representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene foretar tilsetting i stillinger som studieleder; jf. HS-sak 07/09. 2 Teknisk-administrative stillinger Tilsetting i teknisk-administrative stillinger, inkludert teknisk-/administrative lederstillinger under avdelingsdirektørnivå, foretas av ett sentralt tilsettingsråd oppnevnt etter reglene i tjenestemannsloven, dersom ikke styret selv skal foreta tilsetting, jf. 11-1 (5) i lov om universiteter og høyskoler. Tilsettingsråd skal etter dette tilsette: - bibliotekarer - ingeniører og annet laboratoriepersonale - kontorpersonale - renholdspersonale og annet personale knyttet til bygningers drift (dersom disse ikke tilsettes av Statsbygg) - saksbehandlere (herunder rådgivere og prosjektledere) - underdirektører, kontorsjefer og undervisningsledere m.fl., jf. HS-sak 002/2004. 3 Undervisnings- og forskerstillinger a. Et tilsettingsutvalg under høgskolestyret er gitt tilsettingsmyndigheten for tilsetting av og opprykk til dosent og professor, samt tilsetting av II-stillinger på dette nivå., jf. lov om universiteter og høyskoler 6-3 (1) og styrevedtak i HS-sak 049/2007. b. I medhold av 6-3 (1) i lov om universiteter og høyskoler og styrevedtak i HS-sak 049/2007 har tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger på avdelingsnivå tilsettingsmyndigheten for undervisnings- og forskerstillinger under dosent- /professornivå og opprykk til førstestillinger. c. Tilsetting på åremål kan skje i undervisnings- og forskerstillinger når vedkommende skal delta i prosjekt, jf. lov om universiteter og høyskoler 6-4. Åremålsperioden kan være fire til seks år. Ingen kan være ansatt på åremål etter denne bestemmelsen i en sammenhengende periode på mer enn tolv år. 4 Administrative tilsettinger - teknisk-/administrative stillinger og undervisnings- og forskerstillinger Tilsetting for et tidsrom av inntil 6 måneder foretas av rektor eller den han/hun bemyndiger. Grunnlaget for tilsetting må være hjemlet i tjenestemannslovens 6.1. 6 SAMMENSETNING AV TILSETTINGSRÅD OG TILSETTINGSUTVALG Jf. HS-sak 049/2007. Side 7 av 12
1 Tilsettingsrådet for teknisk-administrative stillinger skal ha følgende sammensetning: 3 representanter for arbeidsgiver 2 ansattrepresentanter for de tilsatte oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap Rektor oppnevner leder og arbeidsgiverrepresentanter og personlige vararepresentanter for disse. Ansattrepresentantene skal tilhøre den samme stillingsgruppe som den ledige stillingen (jf. reglementets 5 nr. 2). Stillingsgrupper kan slås sammen. Ansattsrepresentantene skal ha personlige vararepresentanter. 2 Tilsettingsutvalgets medlemmer, med personlige varamedlemmer oppnevnt av avdelingsstyret har følgende sammensetning: dekan. 2 medlemmer oppnevnt blant avdelingsstyrets representanter fra de tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger 1 medlem oppnevnt blant avdelingsstyrets studentrepresentanter. Dekan oppnevnes som leder av tilsettingsutvalget. 3. Tilsettingsutvalget under høgskolestyret er oppnevnt av høgskolestyret. Tilsettingsutvalgets medlemmer, med personlige vararmedlemmer, har følgende sammensetning: Rektor 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets eksterne representanter. 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets representanter fra de tilsatte i undervisning- og forskerstillinger 1 medlem oppnevnt blant høgskolestyrets studentrepresentanter. Rektor er leder av utvalget. 7 OPPNEVNING AV ANSATTREPRESENTANTER TIL TILSETTINGSRÅD FOR TEKNISK-ADMINISTRATIVE STILLINGER Ansattrepresentantene oppnevnes ut fra en sammenslåing av stillingsgruppene nevnt i personalreglementets 5 nr. 2. Styret i en tjenestemannsorganisasjon innen vedkommende tjenestemannsgruppe som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner ansattrepresentanter for tjenestemennene med personlige vararepresentanter. Er flere tjenestemannsorganisasjoner innen Side 8 av 12
vedkommende tjenestemannsgruppe forhandlingsberettiget, oppnevner styrene i fellesskap ansattrepresentanter med vararepresentanter. Ansattrepresentantene oppnevnes for 2 år om gangen. Dersom de aktuelle tjenestemannsorganisasjonene ikke kan bli enige, foregår oppnevningen i samsvar med den avtalen som er inngått mellom staten og hovedsammenslutningene. 8 NÆRMERE OM INNSTILLING, TILSETTING OG AVSKJED M.V. 1 Grunngitt innstilling Dersom det finnes minst tre kvalifiserte søkere, skal det normalt gis grunngitt innstilling om tre søkere angitt i den rekkefølge innstillingsmyndigheten mener at søkerne bør komme i betraktning, jf. tjenestemannsloven 4. 4 2 Uttalerett Likestillingsutvalgets representant skal få gjenpart av innstillingen og gis anledning til å uttale seg før tilsettingsorganets behandling av saken. 3 Saksbehandling i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg a. Behandling i tilsettingsutvalg skal foregå i møte. b. Behandling i tilsettingsråd kan etter godkjenning av leder foregå skriftlig. Saken sendes da på sirkulasjon til medlemmene etter en angitt rekkefølge, men slik at leder behandler saken til slutt. Ved uenighet eller dersom ett av tilsettingsrådets medlemmer krever det, skal det innkalles til møte. c. Tilsettingsutvalg er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene eller deres varamedlemmer er til stede. d. Tilsettingsråd er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene eller deres varamedlemmer er til stede. e. Det skal føres protokoll fra møtene i tilsettingsråd/tilsettingsutvalg. I protokollen inntas alle vedtak med angivelse av mulige dissenser. Medlemmene har rett til å grunngi sitt standpunkt ved tilførsel i protokollen. f. Når tilsettingsutvalget under høgskolestyret tilsetter, gjelder ikke tjenestemannsloven 5 nr. 3. Når et annet organ tilsetter, bringes saker etter disse bestemmelsene inn for høgskolestyret til avgjørelse. Krav etter tjenestemannslovens 5 nr. 3 må framsettes i det møte hvor tilsettingssaken behandles. Side 9 av 12
Denne bestemmelsen gjelder kun hvor det foreligger formell innstilling, ikke et forslag til tilsetting. 4 Stans av tilsettingsprosessen Vedkommende administrasjon kan på ethvert tidspunkt fram til det er inngått bindende tilbud til en søker, velge å stanse tilsettingsprosessen. Stansing kan være naturlig om administrasjonen konstaterer at det finnes spesielle omstendigheter som bør føre til at man enten omdefinerer kvalifikasjonskrav, foretar ny utlysing eller av andre grunner finner at det ikke er nødvendig å tilsette noen i stillingen. 5 Avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordenstraff Bestemmelsene om avgjørelsesmyndighet i saker etter tjenestemannslovens 17 nr. 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordenstraff er gitt i lov om universiteter og høyskoler 11 3 (1). Bestemmelser om saksbehandlingen i slike saker er gitt i 11-3 (2) i samme lov. Bestemmelsene om klageinstans ved klage over vedtak om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordenstraff er gitt i 11-3 (3) i samme lov. 9 MELDING OM TILSETTING 1. Det skal gis skriftlig melding til den som er tilsatt. 2. Det skal i medhold av 14-5 i arbeidsmiljøloven inngås skriftlig arbeidsavtale for alle arbeidsforhold. Hjemmel for tidsbegrenset tilsetting skal framgå av arbeidsavtalen. Arbeidsavtalen skal også inneholde orientering om de avtaler, lover, reglement og eventuelle instrukser som for tiden gjelder for tjenesten. 3. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysning om prøvetid dersom tilsettingsforholdet har prøvetid, jf. tjenestemannslovens 8 nr. 1. Når det gjelder bruk av prøvetid, vises det til prøvetidsbestemmelsene i Statens personalhåndbok og statlig mal for prøvetidsskjema. 4. Alle søkere skal underrettes om at stillingen er besatt når den tilsatte har bekreftet at stillingen mottas, jf. forvaltningslovens 27, første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den som er tilsatt. 10 BEREGNING AV TJENESTETID VED OPPSIGELSE Side 10 av 12
Ved beregning av tjenestetid etter tjenestemannslovens 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten.. Ved innlemmelse av nye institusjoner i virksomheten fastsettes beregning av tjenestetid i egen avtale. 11 SLETTING AV ORDENSSTRAFF Ordensstraffer etter tjenestemannslovens 14 slettes etter 3 år. 12 ARBEIDSTID Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. 13 PERMISJONER I FORBINDELSE MED OPPLÆRING, OVERGANG TIL ANNEN STILLING M.M. 1. Permisjon bør, så langt tjenesten tillater det, gis tjenestemann som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av betydning for vedkommendes videre faglige utvikling i statens tjeneste. 2. Permisjon for å overta annen statsstilling eller i særlige tilfeller i stilling utenfor statsforvaltningen, kan gis i inntil ett år. Før slik permisjon innvilges, må vedkommende til vanlig ha hatt sammenhengende tjeneste ved høgskolen i minst to år. For tilsetting i åremålsstilling i tilsvarende virksomhet, gis vedkommende permisjon fra sin stilling i høgskolen for åremålsperioden. 3. Permisjon for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, i stilling for oppdragsvirksomhet eller annen tjeneste av spesiell interesse for høgskolen, kan gis for det tidsrom som er nødvendig for formålet. 4. Den instans som har tilsettingsmyndighet for vedkommende stilling, avgjør spørsmålet om permisjon. 5. Den enkelte avdeling/høgskoleadministrasjonen kan innvilge studiepermisjon for en periode på inntil 1 måned. Søknad om studiepermisjon utover 1 måned skal behandles av tilsettingsorganet. 15 FERIELISTER 1. Det skal settes opp ferielister innen 1. mai. Den enkelte arbeidstaker kan likevel be om å få fastsatt sin ferie to måneder før ferien skal avvikles dersom ikke særlige grunner er til hinder for det, jf. ferielovens 6.2. Side 11 av 12