Brukerguide Elektronisk innsending til NAV via Altinn for Oppfølgingsplan (IKKE SBS) Opprette enkeltrettighet i Altinn VERSJON: 3 FEBRUAR 2016
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. INNLOGGING... 4 3. TILDELE ENKELTRETTIGHET... 5 4. SLETT RETTIGHET... 9 5. LOGG UT... 10 BEGREPSLISTE... 11 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 2 av 12
1. INNLEDNING Tjenesten «Elektronisk sykefraværsrapportering til NAV via Altinn» kan benyttes av virksomheter/personer som har en Altinn-rolle for sykefraværsrapportering. Det er rollen «Helse-, sosial- og velferdstjenester» som gir tilgang til sykefraværsrapportering. Denne rollen tildeles automatisk i Altinn basert på virksomhetens struktur i Enhetsregisteret. Dersom personalledere med oppfølgings- og rapporteringsansvar ikke automatisk har fått denne rollen, må virksomheten enten opprette en enkeltrettighet for disse eller delegere rollen. NAV anbefaler å bruke enkeltrettighet, siden rollen «Helse-, sosial- og velferdstjenester» gir tilgang til flere tjenester. Denne brukerguiden gir en trinn-for-trinn veiledning til hvordan virksomheten oppretter og gir enkeltrettigheter for sykefraværsrapportering. Sjekk også lenkene til Altinn sine side som om handler temaet: https://www.altinn.no/no/toppmeny/aktuelt-og-presse/nyhetsarkiv/ny-versjon-av-altinn---hvakommer/stort-loft-for-roller-og-rettigheter/ https://www.altinn.no/no/portalhjelp/administrere-rettigheter-og-prosessteg/ Det er viktig at den bedriften personen skal presenteres er en bedrift og IKKE en juridisk enhet. 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 3 av 12
2. INNLOGGING Gå til følgende adresse: www.altinn.no Følgende skjermbilde vil vises. Klikk på logg inn (opp i høyre hjørne) For å ivareta nødvendige krav til sikkerhet, har tjenestene innlogging (autorisasjon) på minimum nivå 3 (MinID) via ID-porten. De andre innloggingsmetodene er på nivå 4. Velg ønsket innloggingsmetode. Logg så inn med din brukeridentifikasjon 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 4 av 12
3. TILDELE ENKELTRETTIGHET Beskriver her trinn for trinn for hvordan en kan opprette enkeltrettigheter for en person til en gitt tjeneste. Når du er logget inn kommer du til dette skjermbildet. 1. Gå til fanen «Profil, roller og rettigheter» for å tildele en rolle til en ønsket person for en gitt virksomhet/bedrift.. 2. Hvis ikke ønsket bedrift allerede er valgt. Velg virksomhet / bedrift personen skal representere 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 5 av 12
3. Velg så «Andre med rettigheter til virksomheten» 4. Velg «Legg til ny person», registrer så fødselsnr. og etternavn for den personen som skal ha enkeltrettigheten for den valgte virksomheten/bedriften. Deretter klikk på «Neste». 5. Velg så ønsket tjeneste som en vil gi rettighet til for denne virksomheten/bedriften. Oppfølgingsplan velg: «Arbeidsgivers oppfølgingsplan for sykmeldte..» Sykefraværsstatistikk velg: Sykefraværsstatistikk for IA-virksomheter 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 6 av 12
6. Gi så de rettigheter som ønskes «Fylle ut» «Les arkiv» «Slett arkiv» Trykk så «Gi rettigheter» 1 7. En vil nå få beskjed om at rettigheter er gitt. Trykk «Ferdig» når en er ferdig med å tildele rettigheter. 8. I tillegg vil det sendes en mail til personen som har fått tildelt rettighet til tjenesten. Denne mailen sendes til den e-post adresse som er registrert på personen. Emne for mailen er: «Du har fått rettigheter i Altinn for.». Se eksempel på mail under. 1 For «Innsynstjenester», «Lenketjenester» og «Meldingstjenester» fremkommer mulighet til å tildele enkeltrettigheter som «førstevalg». For andre tjenestetyper må du velge «Alternativ tildeling: Gi tilgang kun til denne tjenesten» for å kunne delegere enkeltrettighet. Se punkt 9 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 7 av 12
9. Hvis en velger «Andre med rettigheter til virksomheten» og ønsket person (ref. figur under pkt 3), vil en kunne se hvilke roller og rettigheter/enkelttjenester denne personen har for gitte virksomhet. 10. Tildele rettigheter andre tjenestetyper (ref. fotnote forrige side) Velg her «Alternativ tildeling: Gi tilgang kun til denne tjenesten» Gi så rettigheten som ønskes «Fylle ut» Trykk så «Gi rettigheter» 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 8 av 12
4. SLETT RETTIGHET Hvis rettigheten er blitt gitt til feil person kan rettigheten slettes. Velg «Andre med rettigheter til virksomheten» og ønsket person en vil slette rettighet for. Trykke så «Fjern en eller flere rettigheter» (Se figur nederst på siden) En vil nå få opp de enkelttjenester/rettigheter som er knyttet til denne personen for denne virksomheten. Trykk «Fjern» for de rettigheter en ønsker å slette. Når en er ferdig trykker en «Ferdig» En kan avbryte eller angre en sletting av rettighet ved å trykke «Avbryt» eller «Angre». 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 9 av 12
En vil nå få beskjed om at rettigheter er fjernet. Trykk så «Ferdig». I tillegg vil det sendes en mail til personen som har fått sin rettighte fjernet fra virksomheten/bedriften. Denne mailen sendes til den e-post adresse som er registrert på personen. Emne for mailen er: «Du har blitt fratatt rettigheter i Altinn for.». Se eksempel på mail under.. 5. LOGG UT Når rollen er opprettet og delegert kan en logge ut av Altinn ved og trykke på «Logg ut» knappen 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 10 av 12
BEGREPSLISTE Begrep Altinn Brukerservice Definisjon Altinn brukerservice svarer på spørsmål som gjelder innlogging, navigering, delegering, veiledning frem til tjenester og annen bruk av Altinn. Telefon: 75 00 60 00 E-post: support@altinn.no Betjent hverdager kl. 08.00-17.00 Bedrift Faglig spørsmål til tjenestene på Altinn besvares av de enkelte tjenesteeierne/etatene. Bedrifter er lokalt avgrensede enheter/avdelinger som hovedsakelig driver virksomhet innenfor en bestemt næring.* Bedrift er underenhet som Er koblet til næringdrivende juridiske enheter. Blir også omtalt som avdeling, virksomhet eller underenhet. Enhet/registreringsenhet Foretak Hovedenhet Juridisk enhet Organisasjonsform Ansatte i en enhet, blir alltid registrert på bedrifter eller ikke- næringsdrivende virksomheter. Det kan ikke registreres ansatte på Juridiske enheter eller organisasjonsledd. Er et rettssubjekt som uten å være fysisk person kan ha rettigheter og plikter og foreta rettshandler. Eksempler på slike enheter er aksjeselskap, selskap med delt ansvar, ansvarlige selskap og forening/lag/innretning. Disse identifiseres med organisasjonsnummer. Foretak er den juridiske enheten. Eksempler på foretak er aksjeselskap og enkeltpersonforetak. Et foretak har flere tilknyttede bedrifter dersom de driver virksomhet på ulik geografisk lokalisering eller innenfor ulike næringer. Juridisk enhet eller organisasjonsledd Er et rettssubjekt som uten å være fysisk person kan ha rettigheter og plikter og foreta rettshandler. Eksempler på slike enheter er aksjeselskap, selskap med delt ansvar, ansvarlige selskap og forening/lag/innretning. Blir også omtalt som hovedenhet. Aksjeselskap, enkeltpersonsforetak og forening er 3 av over 30 enhetstyper det kan velges blant når man skal få tildelt et organisasjonsnummer i Enhetsregisteret. For å få et organisasjonsnummer må man velge hvilken type enheten skal være. I dokumentet «Roller i Enhetsregisteret» fremgår alle organisasjonsformer som finnes i Enhetsregisteret. 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 11 av 12
Organisasjonsledd Organisasjonsnummer Roller i Altinn (Altinn-rolle) Organisasjonsledd er en organisasjonsform som kun brukes innenfor offentlig sektor. Dette er for eksempel mellomliggende enheter under kommuner, fylkeskommuner og staten ved de enkelte departementene. Organisasjonsformen brukes som arbeidsgiverenheter med tilknyttede bedrifter, og skal gjenspeile den juridiske personens reelle organisasjonsstruktur. Organisasjonsledd kan registreres i flere nivåer. Organisasjonsledd kan omtales som hovedenhet. Organisasjonsnummer brukes for å identifisere juridiske personer og bedrifter i Norge, og tildeles ved registrering i Enhetsregisteret. Organisasjonsnummeret består av ni siffer og starter på tallet 8 eller 9. For å kunne logge på et foretak i Altinn, behøver du en Altinn-rolle. Altinn-roller er enten forhåndstildelt (på bakgrunn av rolle i Enhetsregisteret) eller delegert (fra noen som har rolle i Enhetsregisteret). Altinn-rollene er tildelt de som har roller i Enhetsregisteret. Hvilke roller som finnes i Altinn finner du her: https://www.altinn.no/no/portalhjelp/administrererettigheter-og-prosessteg/rolleoversikt/ Roller i Enhetsregisteret Sikkerhetsnivå Mer informasjon om tilgangsstyring og roller i Altinn finner du her: https://www.altinn.no/no/portalhjelp/administrererettigheter-og-prosessteg/ I de ulike organisasjonsformene i Enhetsregisteret kan/skal det knyttes fysiske personer eller juridiske enheter i definerte roller. Hvilke roller som kan/skal registreres finner du i oversikten «Roller i Enhetsregisteret». Alle offentlige virksomheter skal ha et risiko- og sikkerhetsnivå for sine nettjenester. Hva slags elektronisk ID du må benytte for å logge inn til en tjeneste, kan derfor variere Sikkerhetsnivået bestemmes ut fra risikonivået til tjenesten, altså hva slags type tjenester som tilbys og hvilke konsekvenser det vil få for deg som bruker og virksomheten ved uheldige hendelser. Det er den offentlige virksomheten som selv bestemmer hvilket sikkerhetsnivå nettjenestene deres skal ligge på. 26. februar 2016 versjon 3.00 Side 12 av 12