VEDTEKTER FOR SPAREBANK 1 SØRE SUNNMØRE KAP. 1. FIRMA, KONTORKOMMUNE, FORMÅL 1-1 SpareBank 1 Søre Sunnmøre er skipa den 17. september 1853. Vedtektene vart godkjende første gongen ved høieste Resolution den 15. februar 1854. Med Finansdepartementet sitt samtykke frå 24. september 1964 vart Hjørundfjord Sparebank og Vartdal Sparebank slegne saman med Sparebanken Volda Ørsta. Sparebanken skal ha sitt sete i Volda kommune og kontor i Volda, Ørsta, Ulstein og Herøy kommunar. Sparebanken har til formål å fremje sparing ved å ta imot innskot frå ein ubestemt krins av innskytarar, levere finansielle tenester til publikum, næringsliv og offentleg sektor, og å forvalte på ein trygg måte dei midlar den rår over i samsvar med dei lovreglar som til eikvar tid gjeld for sparebankar. Skiparar og andre har ikkje rett til utbytte av verksemda. KAP. 2. GRUNNFONDET 2-1 SpareBank 1 Søre Sunnmøre sitt opphavelege grunnfond var kr 1 166,30 og var ytt av Volda kommune, som då og femnde om Ørsta, og interesserte som gåve. Grunnfondet skal ikkje tilbakebetalast. Hjørundfjord Sparebank sitt opphavelege grunnfond på kr 1 200,- var ei trygd frå Hjørundfjord kommune som seinare er frigitt. Vartal Sparebank sitt opphavelege grunnfond på kr 2 000,- var ytt av Vartdal kommune og private tilskotsytarar i Vartdal. Dette fondet er tilbakebetalt. KAP. 3. FORSTANDARSKAP 3-1 Sparebanken sitt forstandarskap skal sjå til at banken verkar etter formålet sitt i samsvar med lover, vedtekter og vedtak i forstandarskapet. Forstandarskapet skal ha 24 medlemer med 18 varamedlemer. 12 medlemer med 8 varamedlemer skal veljast av kundane, jfr. 3-2. 6 medlemer med 6 varamedlemer skal veljast av kommunane, jfr. 3-3. 6 medlemer med 4 varamedlemer skal veljast av dei tilsette i samsvar med reglar som Kongen fastset 1. Valet av representanter for dei tilsette må haldast innan utgangen av januar. Medlemene av forstandarskapet skal veljast for 4 år. Varamedlemer som kundane vel, skal veljast for 1 år. Varamedlemer som dei tilsette vel, skal veljast for 2 år. Varamedlemer som kommunestyra vel, skal veljast for 4 år. Forstandarskapet vel kvar år leiar og nestleiar. 1 Jfr. kgl.res. av 23. des. 1977 1 nr. 9386.
2 3-2 Kundar som har og i dei siste 6 månadene har hatt eit innskot i banken på minst 500 kroner, vel medlemer og varamedlemer til forstandarskapet etter fylgjande fordeling: frå Volda: 4 medlemer og 3 varamedlemer frå Ørsta: 4 medlemer og 3 varamedlemer frå Ulstein: 2 medlemer og 1 varamedlem frå Herøy: 2 medlemer og 1 varamedlem Berre myndig person kan, som personleg kunde eller som representant for annan kunde, røyste ved valet. Ingen har meir enn 2 røyster, 1 på grunnlag av eige innskot og 1 som representant for annan kunde. Kundane sine val skal haldast på valdagar i 4 valdistrikt: Volda kommune Ørsta kommune Ulstein kommune Herøy kommune Vala skal skje etter reglar fastsette av Kongen. Til forstandarar og varamedlemer kan kundane berre velje myndige, personlege kundar som har røysterett etter første ledd, jfr. 8 a i Sparebanklova. Val etter denne paragrafen må haldast innan utgangen av april. Ved stemmelikskap skal valkomiteen trekkje lodd. 3 3. Kvart fjerde år vel kommunestyret i Ørsta 2 medlemer med 2 varamedlemer. kommunestyret i Volda 2 medlemer med 2 varamedlemer. kommunestyret i Ulstein 1 medlem med 1 varamedlem. kommunestyret i Herøy 1 medlem med 1 varamedlem. Val etter denne paragrafen må haldast innan utgangen av januar. KAP. 4. STYRET. 4-1 Styret er på 6 medlemer med 3 varamedlemer valt av forstandarskapet. Forstandarskapet skal årleg velje styreleiar og nestleiar ved særskilde val. 1 medlem med personleg varamedlem skal veljast mellom dei tilsette. Berre dei medlemene som dei tilsette har valt til forstandarskapet har framleggsrett ved val av tilsette sin styremedlem og varamedlem. Valde medlemer skal veljast for 2 år. Varamedlemene skal veljast for 1 år. Medlemer og varamedlemer som går ut kan attveljast, men jfr. kap. 10.
3 4-2 Styreleiar kallar saman styret til møte så ofte drifta tilseie det, eller når ein styremedlem krev det. Det skal haldast minimum 8 styremøte pr. år. Styret er vedtaksført når minst 4 medlemer er til stades. For at eit vedtak skal vere gyldig krevst det at minst 3 medlemer har røysta for det. Står røystene likt, gjer styreleiaren eventuelt møteleiaren si røyst utslaget. Møteboka til styret skal underskrivast av dei medlemene som er på møtet. Dei står saman om ansvaret for vedtaket dersom ikkje nokon av dei har ført sin protest inn i møteboka. Medlemer som har vore borte frå eit styremøte, skal gjera seg kjende med vedtaka i møtet. 4 3 Styret leiar verksemda til sparebanken. Styret er ansvarleg for at dei midlane sparebanken rår over vert forvalta på ein trygg og formålstenleg måte. Styret skal syte for ei tilfredsstillande organisering av bankverksemda og har plikt til å sjå til at bokføring og formuesforvaltning vert kontrollert på ein trygg måte. Styret fastset instruks for administrerande banksjef med særleg vekt på ansvar og oppgåver. Styret skal sjå til at banken har god intern kontroll for å ivareta av dei bestemmelsane som gjeld for verksemda, deriblant banken sitt verdigrunnlag og etiske retningsliner. Styret fastset dei naudysnte fullmaktene for banken si verksemd. Administrerande banksjef eller 2 styremedlemmer i fellesskap representerer sparebanken og bind han med underskrifta si. Styret kan gje prokura og spesialfullmakter. 4 4 I samsvar med Finanstilsynets forskrift eller etter samtykke av Finanstilsynet kan bankens samla styre fungere som revisjonsutval i samsvar med Sparebanklovas 17 c. Styret skal samla ha den kompetansen som ut frå bankens organisasjon og verksemd er naudsynt for å ivareta revisjonsutvalets oppgåver. Minst eitt av medlemmane skal vere uavhengig av verksemda og ha kvalifikasjonar innan rekneskap eller revisjon. Revisjonsutvalets oppgåver er: a) førebu styrets oppfølging av rekneskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systema for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert, c) ha løpande kontakt med bankens valte revisor om revisjonen av årsrekneskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengigheit, jf revisorlova kapittel 4, herunder særleg i kva grad andre tenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskap utgjer ein trussel mot uavhengigheita. 4 5 Administrerande banksjef står føre den daglege leiinga av sparebanken, og skal følgje den stillingsinstruks og dei pålegg styret har gitt. Den daglege leiinga omfattar ikkje avgjerder som etter tilhøva for banken er uvanlege eller er av stor betydning. Administrerande banksjef skal syte for at bokføringa er i samsvar med lov og føresegner og at formuesforvaltninga er ordna på ein trygg måte.
4 KAP. 5. VALKOMITÉ. 5 1. Forstandarskapet vel ein valkomité mellom medlemene i forstandarskapet. Komitéen skal ha 5 medlemer og 2 varamedlemer. Mellom dei faste medlemene skal det vere representantar frå alle dei 3 gruppene i forstandarskapet. Valet gjeld for to år om gongen. Forstandarskapet vel årleg leiar i valkomitéen ved eige val. Komitémedlemene kan attveljast, men ingen kan sitje i komitéen meir enn 6 år. Valkomitéen skal førebu - kundane sitt val av forstandarar med varamedlemer, jfr. 3-2. - val av leiar og nestleiar i forstandarskapet - val av leiar, nestleiar og andre medlemer og varamedlemer til styret utanom representantar for dei tilsette (med styrets rolle som revisjonsutval er det krav til at minst ett av medlemmene skal vere uavhengig av verksemda og ha kvalifikasjonar innan rekneskap eller revisjon) - val av leiar, medlemer og varamedlemer til valkomitèen. For den styremedlemen med varamedlem som skal vejast mellom dei tilsette, skal berre representanten for dei tilsette i valkomitéen kome med innstilling. KAP. 6 ÅRSOPPGJERET. 6-1 Styret skal syte for at årsoppgjeret (resultatrekneskap, balanse og styret si årsmelding) vert lagt fram for revisor. Årsoppgjeret skal så langt det er mogleg vere avslutta og ferdig til revisjon innan utgangen av januar. Når revisor har lagt fram meldinga si, jfr. 5-6 i revisorlova, skal styret sende årsoppgjeret, revisjonsmeldinga og meldinga frå kontrollkomiteen til alle forstandarar innan 8 dagar før det forstandarskapsmøtet som har føre seg årsoppgjeret. Forstandarskapet kjem saman kvart år i samsvar med 11 første leddet punkt b i Sparebanklova for å ta imot årsmeldinga frå styret og revisjonsmeldinga for å fastsetje banken sin rekneskap. 87 KAP. REVISJONEN 7-1 Forstandarskapet vel statsautorisert revisor og fastset godtgjersla hans. Dersom banken pliktar å ha revisjonsutval etter 17 c, skal revisjonsutvalets uttale om forslaget til revisor leggast fram for forstandarskapet før valet. Sluttar revisor, kan leiaren i forstandarskapet engasjere ny revisor som gjer teneste til neste forstandarskapsmøte der endeleg val vert gjort. KAP. 8 OVERSKOT 8-1 Overskotet av bankverksemda skal leggjast til sparebankfondet. Gåver kan løyvast i samsvar med 2b - 27 i finansieringsvirksomhetsloven.
5 KAP. 9 TENESTETID - ALDERSGRENSE 9 1 Ein valt medlem av eller leiar for forstandarskapet eller styret kan ikkje ha tillitsvervet i eit samanhengande tidsrom lenger enn 12 år, eller ha desse tillitsverva i eit samla tidsrom lenger enn 20 år. Ein person kan ikkje veljast eller attveljast til eit av desse verva dersom han på grunn av føresegnene i førre punktet ikkje kan sitje valbolken ut. 9-2 Høgste aldersgrense for administrerande banksjef og andre fast tilsette er 67 år. KAP. 10 VEDTEKTSENDRINGAR 10-1 Endringar av desse vedtektene skal vedtakast av forstandarskapet. For at eit vedtak skal vere gyldig krevst at minst 2/3 av dei som er til stades, og minst ½ av forstandarskapet har røysta for. Vedtaket kan ikkje setjast i verk før det er godkjent av Finanstilsynet. 10 2 Desse vedtektene tek til å gjelde så snart dei er godkjende i tråd med sparebanklova 5 siste punktum. Frå same tid fell banken sine noverande vedtekter (sist godkjend 17.03.2010) bort. Vedtektene med endringar er handsama og vedtatt av Forstandarskapet for SpareBank 1 Søre Sunnmøre i møte 29.02.2016.