Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet av: Lillian Lunden og Kjetil Reithaug

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 1. Innledning... 4 1.1 Bakgrunnen for tilsynet... 4 1.2 Mottatt dokumentasjon... 4 1.3 Gjennomføring av tilsynet... 4 2. Arkivansvar, organisering og arkivsystem... 6 2.1 Dagens organisering av arkivtjenesten.... 6 2.2 Arkivansvar... 6 2.3 Arkivplan... 7 2.4 Journal og arkivsystem... 8 2.5 Fagsystem... 8 3. Arkivrutiner... 10 3.1 Behandling av post og saksdokument... 10 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem... 10 3.3 Periodisering av arkiv... 11 4. Arkivlokaler... 13 5. Eldre og avsluttede arkiv... 14 5.1 Fylkeskommunes arkivdepot... 14 5.2 Avlevering av papirarkiver... 14 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale... 14 5.4 Publikums tilgang til arkivmateriale... 15 6. Arkiver i skolesektoren... 16 6.1 Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren... 16 6.2 Arkivansvar og organisering ved skolen... 16 6.3 Skolens arkivsystemer... 16 6.4 Skolens arkivrutiner/arkivdanning... 17 2

6.5 Papirarkiver og eldre skolearkiv... 18 7. Oppsummering av pålegg... 19 3

1. Innledning 1.1 Bakgrunnen for tilsynet Statsarkivet i Kristiansand var på tilsynsbesøk hos Aust-Agder fylkeskommune 16.04. og 20.04.2015. Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 04.12.92 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndighet er delegert til statsarkivarene. Statsarkivet i Kristiansand har Aust- og Vest-Agder som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivlov og forskrift. Lov om arkiv LOV-1992-12-04-126 (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR-1998-12-11-1193 (i rapporten: arkivforskriften). Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Første dag av tilsynet ble konsentrert rundt temaene organisering av fylkeskommunens arkivtjeneste, arkivplan, arkivlokaler og elektronisk arkivdanning. Andre dag hadde tilsynet særlig fokus på arkivdanningen i skolesektoren, og en eksempelskole ble derfor besøkt: Sam Eyde videregående skole. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av 11.03.2015 til Aust-Agder fylkeskommune. Statsarkivet i Kristiansand ba om å få tilsendt fylkeskommunens gjeldende arkivplan inkludert arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Fylkeskommunen oversendte følgende dokumenter: - Gjeldende arkivplan - Rutine for saksbehandlere i ephorte - Rutine for arkivmedarbeidere i ephorte - Statistikk over antall journalførte dokumenter for de tre siste kalenderår - Antall restanser eldre enn tre måneder 1.3 Gjennomføring av tilsynet Tilsynet ble gjennomført 16.04. 2015 på fylkeshuset i Arendal og 20.04.2015 på Sam Eyde videregående skole. Fra Statsarkivet i Kristiansand møtte begge dager: - Statsarkivar Kjetil Reithaug - Førstekonsulent Lillian Lunden Fra fylkeskommunen møtte 16.04.2015 følgende: - Bjørn Kristiansen - Organisasjonssjef. Deltok i første del av tilsynet. - Natalia Olesckcuk systemansvarlig ephorte - IKT Agder. Deltok i første del av tilsynet. - Martin Zeiffert IKT leder. Deltok i første del av tilsynet. - Nina Høst Avdelingsleder Internservice. Deltok på hele tilsynet. - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. Deltok på hele tilsynet. 4

Fra fylkeskommunen/sam Eyde videregående skole 20.04.2015 møtte følgende på tilsynet: - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. - Grethe Smit arkivansvarlig ved Sam Eyde videregående skole. - Beate Nielsen Dingsøyr Studierektor ved Sam Eyde videregående skole. 5

2. Arkivansvar, organisering og arkivsystem 2.1 Dagens organisering av arkivtjenesten. I følge 2-1 i forskrift om offentlig arkiv skal arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og ifølge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenlig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker mv. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. Aust-Agder fylkeskommune er organisert som et arkivorgan, men har delt det slik at sentralarkiv i fylkesadministrasjonen er en journalenhet og de videregående skolene som egne journalenheter. Arkivleder i sentralarkivet har det faglige ansvaret for oppfølging og veiledning i de ytre enhetene. Det ble orientert på møtet om en pågående omorganisering i fylkeskommunen, og der sentralisering av arkivet var en del av prosessen. Det skal i den sammenheng også anskaffes nye digitale løsninger for sak-/arkivsystem og blant annet nytt skoleadministrasjons system. : Fylkeskommunen er i en omorganisering og sentralisering av arkivtjenesten er en del av denne. Ingen pålegg gis, men Statsarkivet i Kristiansand ønsker å bli orientert når ny organisasjonsstruktur er på plass. 2.2 Arkivansvar : 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, og i henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. : Det overordnede arkivansvaret er plassert hos fylkesrådmannen. Arkivleder har delegert ansvar for fylkeskommunens sentralarkiv og rektorene ved de videregående skolene har ansvar for arkivene i de respektive skolene. I fylkeskommune organisert som ett arkivorgan vil det normale være at arkivleder er faglig ansvarlig og rådgiver for skolene. På tilsynet ble arkivansvaret for de videregående skolene drøftet. Statsarkivet poengterte på møtet sentral arkivleders ansvar med hensyn til faglig ansvar for arkivene i de videregående skolene, mens rektor på den enkelte skole skal sørge for at det er tilstrekkelig med ressurser til arkivdanning og oppbevaring av eldre arkiver. 6

Det var ikke enighet blant representantene for fylkeskommunen om hvorvidt dagens organisering og plassering av arkivansvar er forenlig med arkivforskriften, men det vil etter den pågående omorganisering og sentralisering av de ytre enheter bli tydelig plassert Aust-Agder fylkeskommune har inngått interkommunalt samarbeid med Aust-Agder Museum og Arkiv som er depot for fylkeskommunens eldre og avsluttede arkiv. : Etter sentraliseringen av arkivtjenesten i fylkeskommunen skal arkivleder ha ansvar for alle arkiver i Aust-Agder fylkeskommune. Arbeidsoppgaver knyttet til disse arkivene kan selvsagt delegeres til den enkelte skole. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig få på plass en arkivorganisering som tillegger arkivleder ansvar for arkivet i de videregående skolene. Følgende pålegg gis: Innen 01.09.2015 må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan Et offentlig organ skal i henhold til arkivforskriftens 2-2 til enhver tid skal ha en oppdatert samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet. Aust-Agder fylkeskommune har utarbeidet arkivplan som omfatter alle enheter. Det er imidlertid ikke utarbeidet rutiner for hvordan planen skal oppdateres. Planen ser ikke ut til å være i aktiv bruk siden den ble utarbeidet i 2012. Blant annet er rutiner for arkivmedarbeidere og saksbehandlere endret flere ganger, men ikke oppdaterte i arkivplanen. Det samme gjelder rutiner for hvordan tilganger tildeles i ephorte. Beskrivelse må oppdateres i arkivplanen. Når arkivplanen oppdateres må den utgåtte versjoner av arkivplanen arkiveres i sak-/arkivsystem slik at man til enhver tid har tilgang på gjeldende arkivplan for de ulike periodene i arkivdanningen.. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig lage rutiner for oppdatering av arkivplanen, og for arkivering av tidligere versjoner av planen. Følgende pålegg gis: - Innen 01.09.2015 må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 7

2.4 Journal og arkivsystem. Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at et offentlig organ skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Alle enheter i Aust-Agder fylkeskommune benytter i dag det Noark-godkjente sak-/arkivsystemet ephorte. Drift av dette systemet er satt bort til IKT Agder. Det ble opplyst at fylkeskommunen er i gang med anskaffelse av nye digitale løsninger, og at det er innhentet pristilbud på nytt sak- /arkivsystem. Det anmerkes ingen avvik i forhold til sakarkivsystemet. 2.5 Fagsystem Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være dokumentert slik at materialet kan overføres, sikres og brukes i arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX. I tillegg til den arkivdanningen som skjer i ephorte, benyttes flere elektroniske fagsystemer. Arkivtjenesten i fylkeskommunen har en oversikt over en god del av de elektroniske fagsystemer som benyttes, men ingen god beskrivelse av hvilke av dem som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. En slik oversikt skal inngå i arkivplanen. Arkivtjenesten mangler også nødvendige opplysninger om de enkelte fagsystemene, som beskrivelse av funksjonsområde, produsent, arkivformat, m.m. Både nødvendige opplysninger og rutiner for samtlige fagsystemer som benyttes, skal inngå i arkivplanen. Det er meldeplikt til Riksarkivaren for systemer man ønsker å benytte til å arkivere elektroniske saksdokumenter dersom systemet ikke følger kravene i Noark-standarden. Melding skal sendes før systemet tas i bruk jf. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 4-1. Tre av fagsystemene som brukes i Aust-Agder fylkeskommune er integrert mot sakarkivsystemet. Arkivverdig dokumentasjon fra fagsystemene Demokratimodulen på innbyggerportalen (møtedokumenter for politikere og innbyggere), AD integrasjon (sikker tilgangsstyring Identitetsforvaltning) og Webcruiter blir i dag automatisk overført til sakarkivsystemet. 8

Dokumenttyper som ennå ikke er omfattet av integrasjonsløsningen skrives ut, skannes og tas manuelt inn i sakarkivsystemet. Dette er beskrevet i arkivplanen, men en kvalitetssikring på at det faktisk blir gjort er ikke dokumentert. I følge 2-4 i arkivforskriften er fagsystemer arkiv på lik linje med sakarkivsystem. Håndtering av disse arkivene skal også være i samsvar med arkivlov og arkivforskrift. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til sak/arkivsystem, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX 4-1. 9

3. Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument Kapittel 3 del A i arkivforskriften stiller krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen: Fra fylkeskommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument, eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser av hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De må gjelde for hele fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunen har rutiner for saksbehandlingsprosessen som forgår i ephorte. Rutinene inneholder beskrivelser om hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De nyeste rutinene for arkivmedarbeidere og saksbehandlere i ephorte er imidlertid ikke oppdaterte i arkivplanen men ligger som separate rutinedokumenter. Tilsynsmyndighet merker seg at det både for personalmapper og elevmapper kun blir opprettet en sak per elev/ansatt. I forhold til tilgang/skjerming internt og eksternt av opplysninger er dette problematisk. For å kunne avslutte saker fortløpende, og holde mer orden i denne arkivdelen er det anbefalt å velge en delt mappe, men praksis er likevel innenfor gjeldende arkivfaglig regelverk. Det anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) at eksisterende rutiner ikke er oppdatert i arkivplanen. Fylkeskommunen bør dessuten revurdere ordningen med en sak per elevmappe/personalmappe i det elektroniske sakarkivsystemet. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09. 2015 utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Fylkeskommunen har skrevne rutiner som beskriver hvordan man skal gjennomføre kvalitetskontroll av journal- og arkivdatabasen. For å undersøke deler av praksis ble fylkeskommunen under tilsynet bedt om å gjøre enkelte søk i sak- / arkivsystemet. På journalpostnivå ble det bl.a. søkt etter utgående journalposter i status reservert (R). Status R betyr at dette er et utgående brev fra fylkeskommunen som ikke er sendt (er under arbeid). Dersom slike brev er sendt ut og saksbehandler ikke har endret status til Ekspedert, er det umulig for arkivtjenesten å vite om det er sendt eller ikke. Dokumenter i status R kan redigeres og dersom dette skjer etter at dokumentene er ekspedert, vil arkivbasen ikke gjenspeile fylkeskommunens 10

virkelige utgående korrespondanse. Dokumenter i status R kommer vanligvis ikke med på Offentlig journal, og de vil da ikke være mulig å finne for journalister og andre interesserte. Søket i basen viste at det var i alt 1438 journalposter i status R. 503 av disse var fra årene før 2013, 245 fra 2013, 403 fra 2014 og 287 fra 2015. For at saksbehandlerne og arkivtjeneste kan følge dette opp på en bedre måte, må oppdaterte rutiner på plass i arkivplanen. Oppfølging av saksbehandleres håndtering av dette må følges opp på ledernivå dersom restanselister/varsel fra sentralarkivet ikke fører til reduksjon. Etter søk i journalposter «til journalføring» var det 222 journalposter i ephorte. Dette skyltes delvis etterslep hos sentralarkivet, men også at sentralarkivet ventet 2 dager med å journalføre journalposter i status F. Dette ble begrunnet med at saksbehandler ble gitt mulighet til å rett opp eventuelle feil i dokument dersom det ble oppdaget før utsendelse. Dette har åpenbart vært en praksis som sentralarkiv og saksbehandlere har innarbeidet, men som ikke er en anbefalt rutine blant annet med hensyn til forsinkelse av dokumenter på fylkeskommunens offentlige postliste. Rutinen bør være at dokumenter ikke settes i status F før man er sikker på at de ferdige. Fylkeskommunen har rutiner for arkivtjenestens kvalitetssikring av innførsler i sak-/arkivsystemet, eksempelvis om saks- og dokumenttitler er meningsbærende mv. Rutinen må inn i arkivplanen ved oppdateringen av denne. Tilsynet viser at fylkeskommunes elektroniske sakarkivsystem på flere områder blir kvalitetssikret av arkivtjenesten, men at rutiner for videre oppfølging ikke er tilfredsstillende. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og 3-7. - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 3.3 Periodisering av arkiv : Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. I de delene a arkivet der arkivdokumenter skal arkiveres på papir, skal det være samsvar mellom den elektroniske journalen og papirarkivene. Når en arkivperiode i papirarkiver avsluttes, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal og arkiv, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i, eller i tilknytning til, den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 11

Fylkeskommunen har benyttet systemet Jass i perioden 2000-2004. ephorte har vært benyttet siden 2004 og frem til 2009 hadde man elektronisk journal og papirbasert arkiv. Det ble satt skarpt skille i basen og papirarkivet i forbindelse med overgangen til fullelektronisk arkiv i ephorte i 2009. Journaldata fra Jass er overført som pre-historisk base i ephorte, og journaldata fra ephorte 2004-2009 er overført som historisk base i dagens ephorte. Det fremgikk på tilsynet at det ikke er gjort uttrekk fra tidligere databaser for overføring til depot. Det foreligger p.t. heller ingen planer eller instrukser for datauttrekk / prøveuttrekk av databasen til depot. I arkivplanen har fylkeskommunen rutiner for periodisering av journal og sakarkivsystem. Disse rutinene må til enhver tid være oppdatert. Dette skal fremkomme av ny revidert arkivplan. Ingen pålegg gis, men det henvises til punkt 5.3 vedrørende avlevering av elektronisk arkivmateriale. 12

4. Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. Statsarkivet i Kristiansand foretok en kartlegging av arkivlokaler i Aust-Agder fylkeskommune i 2011. Det fremgikk at bortsettingslokaler for oppbevaring av papirarkiv i de videregående skolene i Aust- Agder ikke var tilfredsstillende. Aust-Agder fylkeskommune har på bakgrunn av dette utarbeidet en plan for avlevering av alt papirarkiv til depot. Pristilbud fra Aust-Agder Museum og Arkiv på ordning er innhentet, og det opplyses på tilsynet at fylkeskommunen har bevilget midler til gjennomføring av dette. I henhold til planen skal alt papirarkiv være avlevert depot innen høsten 2016. Oppgradering av arkivlokaler ved de videregående skolene vil derfor ikke være nødvendig. Det ble bemerket på tilsynet at det stilles samme krav til arkivlokaler som oppbevarer dataservere som det gjør for papirarkiv (bortsettingsarkiv). Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivlokaler. Statsarkivet i Kristiansand ber om å bli orientert om avvik i henhold til den oppsatte plan, samt en melding når avlevering til depot er gjennomført. 13

5. Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Fylkeskommunes arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Aust-Agder fylkeskommune har overlatt depotoppgavene til Aust-Agder Museum og Arkiv (AAMA). Det finnes rutiner for overføring av arkiv til depot. I alt er ca 404,4 hyllemeter arkivmateriale deponert hos AAMA. Materialet er ordnet og listeført slik forskriften krever. Det vises også til punkt 4. i denne rapporten om avlevering og ordning av papirarkiver. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot, skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt, og det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det vises til punkt 4. i denne rapport og plan for avlevering av fylkeskommunens papirarkiv. : Det anmerkes ingen pålegg. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommune og fylkeskommune stiller krav i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Disse gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon av systemet og dataene. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Aust-Agder fylkeskommune har ikke foretatt uttrekk for overføring til depot fra sak- /arkivsystemer eller noen elektroniske fagsystemer. Det foreligger heller ingen planer for hvilke elektroniske 14

fagsystemer som skal avleveres til depot, eller rutiner og planer for gjennomføring av uttrekk for avsluttede elektroniske fagsystemer så langt tilsynsmyndighet kjenner til. : Aust-Agder fylkeskommune mangler klare planer og instrukser for hvordan den skal ta vare på elektronisk skapt arkivmateriale. Dette må følges opp i arkivplanen jf. pkt. 2.3. Det må foretas en gjennomgang, og ut fra dette bestemmes hvilket elektronisk skapt arkivmateriale som skal avleveres depot. I tillegg må det i arkivplanen være en tydelig redegjørelse av hvordan systemet JASS for perioden 2000-2004 er konvertert og hvordan arkivverdig data i dette systemet er bevart. Følgende pålegg gis: - Uttrekk av ephorte i perioden 2004-2009 må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen 01.09. 2015. - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen 01.09.2015. 5.4 Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum til informasjon i arkivene, gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter til å legge forholdene til rette slik at publikum kan bruke arkivmaterialet og få tilgang til informasjonen som finnes i arkivene. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos AAMA. Det anmerkes ingen avvik. 15

6. Arkiver i skolesektoren 6.1 Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren På arkivtilsynet i skolesektoren i Aust-Agder fylkeskommune ble Sam Eyde videregående skole besøkt. I møte med studierektor og skolens arkivansvarlig ble det lagt vekt på å undersøke arkivansvar og organisering, rutinene omkring arkivdanningen i elektronisk sakarkivsystem og fagsystem. Sam Eyde videregående skole har 320 ansatte og ca 1400 elever. 6.2 Arkivansvar og organisering ved skolen : Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivtjeneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjensta skal vere felles for organet. Arkivforskriftens 2-4 fastslår at Daglegarkivet (aktivt arkiv) skal vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. Dette betyr at enheter so m skolene skal være del av en felles arkivtjeneste og underlagt arkivlederen. Som tidligere nevnt i rapporten, er Aust-Agder fylkeskommune inne i en omorgansieringsprosess der arkivet skal sentraliseres. Det innebærer at arkivleder får overført ansvaret for arkivet ved skolene. Inntil nå har ansvaret for skolenes arkiv ligget hos rektorene ved de respektive skolene. Nytt sak- /arkivsystem skal tas i bruk og nytt skoleadministrasjons system med integrasjon til sak- /arkivsystemet skal anskaffes. Det formelle arkivansvaret skal ligge hos fylkesrådmann og den sentrale arkivtjenesten. På skolen er det rektors ansvar at arkivarbeidet blir gjennomført i samsvar med retningslinjene fra arkivtjenesten. Skolens arkivansvarlig utfører i stor grad det praktiske arkivarbeidet. I tillegg finnes det systemansvarlig for fagsystemene både ved den enkelte skole og ved fylkeskommunes utdanningsavdeling. Denne ansvarsdelingen er ikke beskrevet i arkivplanen. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivansvaret eller organiseringen ved skolene, men vises til pålegg gitt i punkt 2.2 i denne rapporten. 6.3 Skolens arkivsystemer : Jf. 2-6 og 2-9 i arkivforskriften skal det elektroniske sakarkivsystemet som benyttes for journalføring være fullgodt dokumentert etter Noark-standarden. 2-13 påpeker at andre elektroniske systemer (fagsystemer)som benyttes skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Sam Eyde videregående skole benytter samme sak- /arkivsystem som sentraladministrasjonen i fylkeskommunen. Det er ca 30 saksbehandlere ved skolen som benytter dette. Enkelte 16

saksbehandlere benytter systemet sjelden, og det fører til at kompetansen på bruk av systemet hos enkelte er dårlig enkelte vegrer seg for å bruke systemet. I tillegg finnes det fagsystemer i bruk ved skolen. SATS, Webcruiter, Fronter, Dossier og Landax ble nevnt på tilsynet. Arkivansvarlig ved skolen har i dag ingen fullgod oversikt over hvilke systemer som er i bruk, og hvorvidt systemene inneholder arkivverdig informasjon. Arkivansvarlig er heller ikke tillagt noe ansvar eller oppgaver knyttet til disse systemene, men dette er plassert hos egne systemansvarlige. Dagens skoleadministrasjons system skal byttes ut. Siden det ikke er integrasjon fra dette til sak- /arkivsystemet, blir rapporter nå skrevet ut, samt arkivert som pdf-filer i en digital base. : Aust-Agder fylkeskommune er i gang med anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem og skoleadministrasjonssystem. Ingen pålegg gis, med det vises til pålegg gitt i punkt 2.5 vedrørende beskrivelse av fagsystemer. 6.4 Skolens arkivrutiner/arkivdanning Krav i lovverket: Arkivforskriften 2-4 definerer arkivplikten bredere enn journalføringsplikten. I det aktive arkivet inngår også møtebøker, fagsystem og andre arkivserier og dokument som blir skapt i tilknytning til virksomheten organet driver. Kommunen er ansvarlig for at skolene har rutiner for at alle arkivverdige dokument blir tatt vare på for ettertiden. : Sam Eyde videregående skole følger rutiner gitt av sentralarkivet i fylkeskommunen. I tillegg har arkivansvarlig opprettet egne spesialtilpassede rutiner som gjelder for skolen. Disse er ikke tatt inn i arkivplanen. Det blir opplyst av arkivleder at ved overgang til nytt sak- /arkivsystem og skoleadministrasjonssystem vil nye rutiner felles for skolene bli utarbeidet. Man vil gå nærmere inn i dokumentflyt og prosesser som er felles for skolene, og utarbeide gode rutiner for arkivdanningen. Det finnes ingen rutiner for arkivering av møtereferater som f.eks. AMU møter, elevråd, ansettelsesutvalg. Arkivansvarlig har etterlyst disse, men ikke lykkes med å få de til arkivering. Det kommer også frem på tilsynet at fylkeskommunens arkivplan ikke er i jevnlig bruk som oppslag og verktøy for arkivansvarlig eller andre ved skolen. Dette kan skyldes at arkivplanen i liten grad er oppdatert, og at rutiner som er mest brukt ikke er tatt med i denne. Skolens rutiner vedrørende eksamensbesvarelser levert på digitalt medium ble informert om på tilsynet. Nasjonale prøver ble avlevert i Utdanningsdirektoratets system direkte på eksamensdagen. Andre besvarelser levert digitalt ble lastet opp i en innleveringsmappe i Fronter, og ved behov også lagt på en minnepenn som en ekstra sikkerhetsløsning ved systemsvikt etc. 17

Også ved tilsynsbesøket i skolen bemerker statsarkivet den noe uheldige rutinen med at alle dokumenter på en elev ligger på en sak, og ikke i flere saker knyttet til eleven via f.eks. personnummer, kandidatnummer eller liknende. For å sikre gode rutiner og god arkivdanning i skolesektoren vises det til pålegg gitt i punkt 3.1. De videregående skolene bør i samarbeid med Sentralarkivet revurdere ordningen med en sak per elevmappe i det elektroniske sakarkivsystemet, se også konklusjon i pkt. 3.1. 6.5 Papirarkiver og eldre skolearkiv : Jf. 5-1 i arkivforskriften skal Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) (...) leverast til arkivdepot. Dette er som regel når arkivmaterialet er omlag 25-30 år gammelt, eller for elevmapper når det er 10 år siden eleven har gått ut av skolen. Arkivlokalene ved Sam Eyde videregående skole tilfredsstiller kravene til bortsettingsarkiv i henhold til rapport/brev fra fylkeskommuenen til Statsarkivet i Kristiansand, datert 31.10.2012. På tilsynet ble skolens bortsettingsarkiv i kjeller befart. Det er rikelig med plass i lokalene til det som måtte komme av papirarkiver ved skolen i årene fremover. Ingen pålegg gis. 18

7. Oppsummering av pålegg 2.2 Arkivansvar - Innen 01.09.2015 må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Inntil ny organisering trer i kraft, det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan - Innen 01.09.2015 må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 2.5 Fagsystem - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til arkivkjernen, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09.2015 melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX 4-1. 3.1 Behandling av post og saksdokument - Aust-Agder fylkeskommune skal innen 01.09. 2015 utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og 3-7. - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale - Uttrekk av ephorte i perioden 2004-2009 må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen 01.09. 2015. - Aust-Agder fylkeskommune må innen 01.09.2015 foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen 01.09.2015. 19