Endeleg rapport frå tilsyn med Fjell kommune ved Nav Fjell 2013 Adressa til verksemda: Postboks 184 5342 STRAUME Tidspunkt for tilsynet: 20. november 2013 Kontaktperson i verksemda: Kristoffer Møvik Kontaktperson Fylkesmannen: Øystein Breirem Jacobsen telefonnr: 55 57 22 13 fmhoobj@fylkesmannen.no Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Fjell kommune ved Nav Fjell 20.november 2013. Denne rapporten gjer greie for kva funn som vart gjort ved tilsynet. Den gjev difor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor området tilsynet omfatta. Under tilsynet vart det undersøkt om kommunen gjennom sin styringsaktivitet tek i vare plikta den har til å finne midlertidig bustad i samsvar med sosialtenestelova 27. Det vart blant anna undersøkt korleis kommunen sikra: Tildeling av midlertidig bustad mellom anna korleis kommunen gjer kjent at det er mogeleg å søkje om midlertidig bustad sikre forsvarlig sakshandsaming og sørgjer for å skaffe plass i slik bustad. At tilbodet har forsvarleg standard jamfør rundskriv med hovudnummer 35 til Lov om sosiale tenester i NAV om kvalitetskrav til midlertidig bustad i dette ligg at bustaden skal fylle krava til kva som skal forståast som midlertidig bustad med omsyn til innhaldet i tilbodet og korleis det er organisert Overgang frå midlertidig til varig bustad at kommunen hjelper til med å skaffe tilbod om varig bustad. Det vart ikkje påpeikt avvik. Dato: 16. desember 2013 Helga Arianson revisjonsleiar Marta Havre revisor 1
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda særlege tilhøve... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 4 7. Regelverk... 4 8. Dokumentunderlag... 4 9. Deltakarar ved tilsynet... 6 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeida etter tilsyn ved Nav Fjell 20.november 2013. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Føremålet med tilsynet er å vurdera om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje følgjande: kva tiltak verksemda har for å avdekke rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei ulike tema tilsynet gjeld om tiltaka vert følgd opp i praksis og om nødvendig korrigert om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga vert følgd Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokumenter ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om eventuelle avvik som er avdekt under tilsynet og gir difor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet gjeld. Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gitt i lov eller forskrift 2. Omtale av verksemda særskilde tilhøve Partnarskapsavtalen mellom Fjell kommune og Nav Hordaland regulerer overordna ansvarsforhold for tenesteytinga i Nav. Fjell kommune har ansvar etter sosialtenestelova 27 om midlertidige bustadtilbod. Nav Fjell har ein avdelingsleiar som har ansvar for kommunale tenester noko som også gjeld ansvar for å finne midlertidig bustad samt oppfølging i samsvar med sosialtenestelova 17 og 27. Kontoret er inndelt i 4 team der alle har oppgåver innanfor det statlege og kommunale tenesteområda. Mottaksteam helseteam tiltaksteam og rusteam. Ansvar for handsaming av søknader om midlertidig bustad er lagt til tiltaksteamet. I rusteamet inngår det tilsette som har ansvar for å følgja opp personar i eigen bustad. Fagleiar i tiltaksteamet har fått delegert mynde til å handsama søknader om tildeling av midlertidig bustadtilbod. 3
3. Gjennomføring Varsel om tilsyn vart sendt ut 16.september 2013. Fylkesmannen var i tidsrommet 22-25. oktober 2013 på synfaring på 7 av de midlertidige bustadtilboda Nav Fjell nyttar. På dagen for sjølve tilsynet vart det gjennomført opningsmøte 9 intervju og sluttmøte. Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått før og under tilsynet er lista opp i kapittel 8. 4. Kva tilsynet omfatta Det vart ført tilsyn med at Nav Fjell - tildeler midlertidig bustadtilbod av forsvarlig standard for dei som ikkje klarer dette sjølv og at tilbodet er individuelt tilpassa og at dei gir opplysning råd og vegleiing til den einskilde med å finne varig bustad. 5. Funn Det vart ikkje funne avvik. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Målsettinga og ansvarsforholda rundt tildeling av midlertidig bustad er klare. Den største utfordringa er kapasitet for få plasser med bustadoppfølging og for lite differensierte tilbod innan kommunen. Desse tilhøva fører til at kravet om individuelt tilpassa bustad ikkje alltid er mogeleg å oppfylle. Fjell kommunen stettar likevel desse personane sine behov ved å kjøpa omsorgsplassar til dei dei ikkje får midlertidig bustad til. Kommunen arbeider langsiktig med å få etablert fleire bustader med oppfølging. 7. Regelverk Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga av 19.11.2010 Forvaltningslova av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningslova av 15.12.2006 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglige drifta og andre viktige tilhøve som vart send over då revisjonen vart førebudd: Organisasjonskart over Fjell kommune Organisasjonskart Nav Fjell 4
Oversikt over ansvarlege for aktuelle organisatoriske einingar med namn på person og kva stilling vedkommande har Oversikt over tilsette med namn og kva stilling dei har gjeldande for dei som har oppgåver knytt til temaet for tilsynet Delegasjonsreglement for dei aktuelle tenesteområda Kopi av rutinar/prosedyrar som gjeld tildeling av og oppfølging av personar i midlertidig bustad Kopi av vedtaksmalar for tildeling av og/eller økonomisk stønad til dekning av midlertidig bustad Søknadsskjema og informasjonsmateriell Bustadsosial handlingsplan årsmelding og plan for verksemda Kopi av eventuelle avtalar med private tilbydarar av midlertidig bustadtilbod. Oversikt over kva for bustadtilbod kommunen nyttar som midlertidig bustadtilbod Oversikt over kva for bustader kommunen kan tilby som varig bustad til personar i midlertidig bustad Oversikt over kor mange personar som per 01.09.2013 ikkje budde i eigen leigd eller eigd bustad og kor mange av desse som på dette tidspunktet var i fengsel institusjon eller budde midlertidig hjå familie vener eller kjente Oversikt over tall på personar som budde i midlertidig bustad formidla gjennom kommunen per 01.09.2013 Oversikt over tall på personar som i 2012 budde i midlertidig bustad med kvalitetsavtale eller midlertidig bustad utan kvalitetsavtale og kor mange av desse som per i dag bur i eigen bustad Liste over personar som har søkt/bedt om midlertidig bustad i 2013 med oversikt over dato for søknad vedtak og når og kor det vart gjeve tilbod om midlertidig bustad Alle avslag på tildeling av midlertidig bustad fatta i 2013 Oversikt over tall på klager på avslag på tildeling av midlertidig bustad i 2012 og 2013 Oversikt over tall på avviksmeldingar som gjelder de tema det vert førd tilsyn med Rutinar for handsaming av avvik Dokumentasjon som det vart bede om ekstra og som vart gjennomgått før tilsynsdagen: 20 vedtak. I 10 spesifiserte saker fikk vi også til gjennomgang arkivmappe samt utskrift av journalnotat for 2013. Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn av 16.september 2013 Oversending av dokumentasjon frå Fjell kommune ved Nav Fjell E-post med program for tilsynet av 7.november 2013 korrigert i epost 8. november 2013 E-post med spesifisering av dokumentasjon til gjennomgang før revisjonsbesøket datert 12.november 2013 5
9. Deltakarar ved tilsynet Lista under gjev ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over kven som vart intervjua. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte /Intervju/ Sluttmøte Rune Jacobsen leiar Nav Fjell Monica Pedersen avdelingsleiar Nav Fjell Kristoffer Møvik fagleiar Nav Fjell Heidi Solsvik sosialkurator Nav Fjell Mona B. Henriksen sosialkurator Nav Fjell Hilde D. Gynne veileder Nav Fjell Lars Even Sangolt teamkoordinator Nav Fjell Renate F. Johnsen sosialkurator Nav Fjell Steinar Nesse rådmann Nav Fjell X X X X Frå Fylkesmannen deltok: Siren Kristoffersen Marta Havre Øystein Breirem Jacobsen Helga Arianson revisjonsleiar 6
Sakshandsamar innvalstelefon Marta Havre 5557 2211 Vår dato 16.12.2013 Dykkar dato Vår referanse 2013/11877 721.0 Dykkar referanse Endeleg rapport Statens hus Kaigaten 9 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Helse- og sosialavdelinga Postboks 7310 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland