AVTALE OM BRUK AV OG KOSTNADSDELING VED TANA HELSESENTER MELLOM FINNMARKSSYKEHUSET HF OG TANA KOMMUNE Revidert 01.01.2016 1. BAKGRUNN FOR AVTALEN Tana kommune eier gnr. 13 bnr. 306 og Finnmarkssykehuset HF eier gnr. 13 bnr. 89 i Tana kommune, også omtalt som "Tana Helsesenter''. Eiendommene ble tidligere festes av Finnmark fylkeskommune. Eiendommen benyttes av Finnmark fylkeskommune, Finnmarkssykehuset HF og Tana kommune. Forholdet ble regulert av leieavtale av 31. desember 2001. Som følge av helsereformen i 2001, ble rettsforholdene til ovennevnte eiendom i henhold til helseforetaksloven 52 nr. 6 endret. Den delen av eiendommen som er knyttet til spesialisthelsetjenesten er fradelt. Både hjemmelen og festeretten ble overført til Finnmarkssykehuset HF (gnr. 13 bnr. 89). Den andre delen ble beholdt av Tana kommune (gnr. 13 bnr. 306). Denne avtalen regulerer forholdet mellom Finnmarkssykehuset HF og Tana kommune etter at overføringen som er nevnt her ble gjennomført, og bygger på tidligere avtale av 2009. Finnmarkssykehuset HF og Tana kommune har gjensidig bruksrett over de deler av eiendommen som etter fradelingen eies av den andre part. Omfanget av bruksrettene og andre forhold knyttet til disse reguleres nærmere i denne avtale. Avtalen om gjensidig bruksrett er nødvendig fordi det ved delingen av eiendomsretten til bygningen, og påfølgende deling av eiendommen i to ulike bruksnummer, ikke er praktisk mulig å dele bygningen i to fysiske selvstendige enheter. Bruksretten omfatter arealer som eiere av begge deler av bygningen må ha tilgang til enten for adkomst til de respektive deler av bygningen eller fordi arealene
inneholder utstyr/innretninger som er nødvendige for bruken av begge deler av bygningen. Bygningsteknisk fremstår bygningen som en enhet også etter fordelingen av eiendomsretten til bygningen. Bestemmelsene i avtalen må tolkes ut fra at partene skal ha de tilganger som er nødvendig for bruken av og vedlikeholdet av den del av bygningen som de respektive parter eier. Ut over dette og det som følger av bestemmelsene nedenfor, råder hver av partene som en eier av sin eiendom. 2. HVA PARTENES RETTIGHETER OMFATTER 2.1. Finnmarkssykehuset HF sin bruksrett til eiendommen som etter fradelingen eies av Tana kommune Finnmarkssykehuset HF skal ha eksklusiv bruksrett, som om de var eier, til de arealer i kjelleretasjen som er markert på vedlegg 1 til denne avtalen. Finnmarkssykehuset HF har sammen med Tana kommune bruksrett til de arealer i kjelleretasje og hovedetasje som er markert på vedlegg 1 til denne avtalen. De arealer som partene benytter i fellesskap i henhold til eiendomsrett og bruksrett, betegnes som fellesarealer. 2.2. Tana kommune sin bruksrett i eiendommen som etter fradeling eies av Finnmarkssykehuset HF Tana kommune skal sammen med Finnmarkssykehuset HF ha bruksrett til de arealer i hovedetasje som er markert på vedlegg 1 til denne avtalen. De arealer som partene benytter i fellesskap i henhold til eiendomsrett og bruksrett, betegnes som fellesarealer. 2.3. Rett til vann, varme, elektrisitet, ventilasjon, avløp m.v. Alle deler av bygningen, med unntak av fløy bygget i 2000 i den del av bygningen som eies av Tana kommune, er tilknyttet vann, elektrisitet, ventilasjon, avløp m.v. fra sentrale enheter for hele bygningen. Disse innretningene består uendret etter gjennomføringen av delingen av eiendommen. Begge parter har samme rett til innretningene både med hensyn til bruk av funksjonene/forbruk og tilgang til innretningene for nødvendig vedlikehold eller utbedringer. Sentrale enheter til disse anleggene, som fyrrom, oljetank, branntavle etc er plassert på fellesarealer. Partene har i kraft av henholdsvis eiendomsrett og bruksrett tilgang til disse sentrale enheter. Partene skal i tillegg gis adgang til arealer som ikke er omfattet av de respektive parters eiendomsrett eller bruksrett, herunder loftsarealer, i tilfeller det er nødvendig for å føre tilsyn med, forebygge skader, utføre vedlikehold eller utbedre hele eller deler av innretningene. Kostnadene til forbruk av vann, elektrisitet, ventilasjon, avløp m.v. samt kostnader til vedlikehold og utbedring av installasjoner, rør, ledninger, tavler m.v. knyttet til dette, skal fordeles mellom partene i henhold til kostnadsbrøken som fremgår av punkt 6. 2.4. Utvendig fasade og tak
Partene har et felles ansvar, som om de begge var eiere, for utvendig fasade og tak. Partene gis adgang til disse deler av bygningen i den grad det er nødvendig for tilsyn, forebygge skader, utføre vedlikehold eller utbedre disse delene av bygningen. Kostnadene til vedlikehold og utbedring av disse deler av bygningen fordeles mellom partene i henhold til kostnadsbrøken som fremgår av punkt 6. Dette gjelder ikke for enkeltstående skader på for eksempel vegg, tak, vinduer og som ikke omfattes av forsikringsdekningen. Kostnader til utbedring av slike skader skal dekkes av den respektive eier, med mindre den andre parten kan holdes ansvarlig etter punkt 4 annet ledd annen setning. 2.5. Loft Partene har et felles ansvar for loft. Partene skal gis adgang til disse deler av bygningen i den grad det er nødvendig for tilsyn, forebygge skader, utføre vedlikehold eller utbedring av bygningen eller installasjoner, rør, ledninger m.v. tilknyttet bygningen. Alt som ikke er virksomhetsrelatert løsøre skal anses som felles eiendom. De gjenstander som på avtaletidspunktet er plassert på loftet, har partene rett til å oppbevare på loftet. Kostnader til vedlikehold og utbedringer fordeles mellom partene i henhold til kostnadsbrøken som fremgår av punkt 6. 2.6. Uteareal Alt uteareal på partenes eiendommer etter fradelingen, herunder parkering, grøntarealer, adkomst etc, betraktes som fellesareal slik at partene har gjensidige bruksrett til den eiendom som tilhører den andre part. Kostnader knyttet til stell, beplantning, vedlikehold, utbedringer, opparbeidelse m.v. av utearealet fordeles etter kostnadsbrøken i punkt 6. 2.7. Installasjoner i grunnen Partene skal ha tilgang til alle rør, ledninger m.v. i grunnen som har tilknytning til strøm, vann, avløp m.v. for tilsyn, vedlikehold og utbedring. Partene har rett til å ha slike installasjoner på den andre parts eiendom. Partene har rett til å legge nye rør, ledninger m.v. på den andre parts eiendom i den grad dette er nødvendig. 3. VARIGHET OG REVISJON Rettighetene/ansvaret og kostnadsdelingen etter denne avtale gjelder med virkning fra 1. januar 2015 og i en ubegrenset tidsperiode. Avtalen skal revideres, dersom dette er behov for, 1 gang pr år. Dette skal da kreves av minst en av partene. 4. BEGRENSNINGER I UTØVELSEN AV RETTIGHETENE Rettighetene etter denne avtale kan bare gjøres gjeldende i tilknytning til drift av helse-, pleie-, omsorgs- og sosial-tjenester. Bruk av rettighetene til annet formål kan bare skje etter samtykke
fra den andre part. Samtykke kan nektes på fritt grunnlag. Partene må ved utøvelse av rettighetene utvise alminnelig aktsomhet slik at det ikke oppstår skade på eiendommen eller bygningen. Skade som oppstår på grunn av forhold på den ene parts side, herunder uforutsette hendelser/ulykker etc, og som ikke omfattes av forsikringsdekningen, skal utbedres for denne parts regning. All bruk skal skje innenfor rammene av offentligrettslige reguleringer. Fellesarealer kan kun benyttes til partenes felles formål. Partene kan bl.a. ikke uten samtykke benytte arealet til lagring eller annet eget formål. Samtykke kan nektes på fritt grunnlag. Partene kan ikke leie ut rettighetene eller overdra rettighetene på annen måte uten skriftlig samtykke fra eier. 5. ANSVAR FOR DRIFT, GJENNOMFØRING AV VEDLIKEHOLDS- / UTBEDRINGSTILTAK 5.1. Ansvar for gjennomføring av tiltak Finnmarkssykehuset HF har i utgangspunktet ansvaret for oppfølgning av drift og normalt vedlikehold av fellesarealer, herunder felles kjøkken, og felles installasjoner/innretninger, ledninger, rør m.v. knyttet til fellesfunksjoner som strøm, vann, varme, ventilasjon, avløp m.v. med de unntak som er beskrevet nedenfor i punkt 5 og 6. Vedlikehold av fellesarealene og felles installasjoner som nevnt over skal foretas på et nivå tilsvarende den standard som har vært gjennomført frem til undertegning av denne avtale. Partene kan i henhold til særskilt avtale bli enige om annen ansvarsfordeling for definerte tiltak. Dersom det er tvil om et tiltak kan betraktes som et normalt vedlikehold eller dersom det er nødvendig med utbedringer skal tiltaket gjennomføres etter nærmere avtale mellom partene. Finnmarkssykehuset HF har ansvaret for drift av felles kjøkken og kantine. Endringer i driften av denne eller bruken av disse arealer som er av praktisk eller økonomisk betydning for den andre part kan bare gjennomføres etter forutgående rimelig varsel fra Finnmarkssykehuset HFs side. Partene har et felles ansvar for vedlikehold og utbedring av loft, tak og fasade. Gjennomføring av tiltak tilknyttet disse deler av bygningen skal skje etter avtale mellom partene. Tiltak på utearealer, herunder parkering, grøntarealer, adkomst, etc. kan bare gjennomføres etter avtale med den andre part, også når initiativtaker eier det aktuelle arealet. Kostnader til gjennomføring av tiltak etter denne bestemmelse skal fordeles mellom partene i henhold til den kostnadsfordeling som følger av punkt 6. 5.2. Akutte situasjoner
Dersom det oppstår et akutt behov for vedlikehold eller utbedring, kan hver av partene iverksette de tiltak som er påkrevet. Kostnadene til tiltaket skal fordeles mellom partene i henhold til den kostnadsfordeling som følger av punkt 6. 5.3. Planlegging og oppfølgning Partene skal avholde årlige møter med gjennomgang av forhold av betydning for oppfølging av drift og vedlikehold samt utbedringstiltak. Finnmarkssykehuset HF skal fremlegge en oversikt over stipulerte kostnader til drift og tiltak som skal gjennomføres påfølgende periode. Ved uenighet om nødvendigheten av et tiltak eller størrelse på kostnader, skal den andre part uten ugrunnet opphold sende et skriftlig varsel med begrunnelse for sine synspunkter. Eventuell uenighet skal søkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. Tana kommune kan på ethvert tidspunkt overfor Finnmarkssykehuset HF fremme forslag om gjennomføring av tiltak som er av betydning for drift, vedlikehold eller utbedring. Finnmarkssykehuset HF har krav på dekning av kostnader til oppfølgning til drift og normalt vedlikehold, herunder personalkostnader, ut fra den kostnadsfordeling som følger av avtalens punkt 6. Hver av partene kan foreslå tiltak som forutsetter særskilt avtale mellom partene (bl.a. tiltak knyttet til utearealer, tak, loft og fasade). Slike tiltak skal gjennomføres i henhold til det partene har blitt enige om. 6. FORDELING AV KOSTNADER Partenes rettigheter etter denne avtale er vederlagsfri utover dekning av utgifter til drift, vedlikehold og utbedringer i henhold til denne bestemmelse. Kostnader knyttet til drift, vedlikehold og utbedringer av fellesarealer, forbruk av vann, varme, elektrisitet, ventilasjon til alle arealer i bygningen, vedlikehold og utbedringer av installasjoner, rør, ledninger, tavler m.m. knyttet til vann, elektrisitet og ventilasjon, vedlikehold og utbedring av utvendig fasade, tak, loft og utearealer skal fordeles etter denne bestemmelse med mindre annet følger særskilt av denne avtale. Kostnader til drift omfatter også kostnader til vaktmestertjeneste og renhold. Kostnadene som nevnt skal fordeles mellom partene i henhold til størrelsen av de arealer partene disponerer eksklusivt, enten bruken er knyttet til eiendomsrett eller bruksrett. Arealer som Finnmark fylkeskommune etter avtale med Tana kommune har bruksrett til, inntas i ovennevnte beregning, som om de tilhører Tana kommune. Tana kommune skal eventuelt fremsette krav om dekning av kostnader knyttet til sistnevnte arealer i henhold til særskilt avtale mellom Tana kommune og Finnmark fylkeskommune. Annen kostnadsfordeling kan avtales særskilt mellom partene. Beregning av partenes forholdsmessige andel av de arealer som skal inngå i fordelingen av kostnader følger av vedlegg 2 og vedlegg 3 til denne avtalen (vedlegg 3 revidert 22.6.2015 og Seidajok og NAV/hjelpetjenesten er tatt inn). Ut fra denne fordelingen skal Finnmarkssykehuset dekke 52,7 % av kostnader som nevnt ovenfor, og Tana kommune 47,3
%. Ved endringer av fordelingen av det totale arealet mellom partene, skal kostnadsfordelingen endres tilsvarende. Bakgrunnen for at denne beregningsmodell benyttes er at den antas å gi en rimelig fordeling av utgiftene til drift (inkludert forbruksmateriell), vedlikehold og utbedringer av fellesarealer og enkelte andre deler av bygningen m.v. sett i forhold til partenes bruk på avtaletidspunktet. Hvis det oppstår vesentlig endring i forbruk av strøm, varme, vann eller lignende har hver av partene rett til å kreve endring av kostnadsfordelingen gjennom forhandlinger. Det samme gjelder dersom partene bygger ut sine respektive deler av bygningen slik at det skjer en endring av partenes bruksandel av de totale arealer. Fordelingen av kostnader som beskrevet ovenfor gjelder ikke kostnader til personell, mat, utstyr, vedlikehold m.v. til felles kjøkken. Kostnader knyttet til dette skal fordeles ut fra partenes respektive andel av sengeplasser som betjenes av kjøkkenet. Faste utgifter skal fordeles etter antall sengeplasser, som i dag er 10/21 (32,3 FIN og 67,7 Tana), dog med minimum kostnadsdekning på 30 %. Dette betyr i praksis at ingen av partene skal betale mindre enn 30 % av faste kostnader. Variable kostnader skal fordeles etter antall produserte matporsjoner. Utgiftsfordelingen i henhold til forannevnte fordeling fastsettes årlig mellom partene. Nye premisser i denne avtaler som avviker fra forrige avtale: 1. Det avtales en deling av ansatte kostnader til kjøkkendriften, ut fra antall senger på Tana Helsesenter. I dag er fordelingen av senger 10 Finnmarkssykehuset og 21 Tana kommune. Det er enighet om at det må være et tak/bunn på 30 % og 70 % fordeling. Det betyr at det ikke kan bli mindre kostnader på en av partene enn 30 % og ikke mer enn 70 %, siden det alltid vil være smådriftsulemper/stordriftsfordeler. I dag er denne kostnadsdelingen 48,8/51,2 (20/21), mens reel deling ut fra senger tilsier 32,3 % og 67,7 % (10/21). 32,3 % Finnmarkssykehuset og 67,7 % Tana kommune legges til grunn i ny beregning av kostnader. 2. Andre variable utgifter skal fordeles ut fra arealfordelingsnøkkelen (47,3 % og 52,7 %) og antall matserveringer. Dette kan gjøres ut fra faktisk levert eller settes opp i en forventet prosentfordeling. 3. Alle kostnader til investeringer i felles infrastruktur skal deles etter samme nøkkel som arealfordelingen tilsier. Dersom det oppstår endringer i arealfordelingen, skal denne fordelingen også endres på kommende prosjekter. Alle større investeringer på fellesarealer (over 100.000 kr) skal betales kontant av de ulike partene iht prosentdelingen over. Når det gjelder kjøkken skal Finnmarkssykehuset ta hele
investeringen og Tana kommune skal faktureres en månedlig sum, som en husleie. Det skal vurderes konkret hvor lang avbetalingstid det skal benyttes og summen skal inkludere kapitalkostnader. Hovedregel er 10 års avskrivning. Konkret vil dette også gjelde den forestående renoveringen av kjøkkenet, som nå planlegges. Her ligger det inne en kalkyle på 3,7 MNOK og denne skal da betales av Finnmarkssykehuset og det skal faktureres 47,3 % (arealnøkkel) av totalkostnaden til Tana kommune, over 10 år inkludert kapitalkostnader. Kapitalkostnadene skal beregnes ut fra lån der Finnmarkssykehuset stiller med 52,7 % egenkapital, og lånet belastes 3,5% rente, iht reglene for lån innad i Helse Nord RHF. Ingen av partene kan endre på disse grunnleggende forutsetningene, uten å ha drøftet dette med motsatt part. Dette gjelder også antall ansatte og produksjonsvolumet på kjøkkenet. Når det gjelder periodisk renhold er det avtalt at dette inngår i kostnaden på vanlig renhold. Dette omfatter: 1 gang pr mnd polering av ytre rom Vindusvask 2 ganger pr år Rensing av møbler ved bestilling og behov Smittevask ved behov Gardinskift ved bestilling Kostnader til rundvask inngår ikke i den vanlige kostnadsberegningen. Dett må bestilles spesielt og det betales for faktisk medgått kostnad, som tillegg. Eier av hver enhet har ansvar for å etablere forsikringer for den del av bygningen vedkommende er eier av. Forsikringspremien betales fullt ut av eier. Ut over det som fremkommer ovenfor har hver av partene ansvar for dekning av kostnader til vedlikehold, utbedring m.v. av sine respektive eiendommer. Den oversikt over stipulerte kostnader som Finnmarkssykehusets presenterer i henhold til punkt 5.3 skal gi grunnlag for en beregning av månedlige a konto betalinger, som forfaller til betaling den 10. i hver måned. Endelig kostnadsberegning og oppgjør skal foretas ved regnskapsavslutning. 7. ENDRINGER - ADGANG TIL Å KREVE FORHANDLINGER Dersom de omstendigheter som ligger til grunn for denne avtalen endres slik at det lar praktiske og/eller økonomiske konsekvenser av vesentlig betydning for en eller begge parter, har hver av partene rett til å kreve forhandlinger med sikte på en rimelig endring av betingelsene som fremgår av denne avtale. 8. FORKJØPSRETT M.M. Begge parter har forkjøpsrett dersom den andre part selger sin fradelte eiendom knyttet til Tana Helsesenter. Forkjøpsretten må gjøres gjeldende senest tre måneder etter at parten har mottatt skriftlig varsel fra den andre part om salget og betingelsene for salget. Ved salg til annen kjøper enn partene i denne avtalen, skal kjøper, som hovedregel, være bundet
av denne avtalen. 9. ANNET 9.1. Partenes bruk m.v. av egen eiendom Partene kan bare benytte egen eiendom til drift av helsetjenester. Bruk til annet formål kan bare skje etter samtykke fra den andre part. Samtykke kan nektes på fritt grunnlag. Hver av partene har selv ansvaret for kostnader, vedlikehold og utbedringer av den eiendom og tilhørende bygning som parten selv eier, med mindre annet følger av denne avtale. Kostnader til strøm, varme, ventilasjon, vann og avløp avregnes felles og fordeles mellom partene i henhold til denne avtales punkt 7. 9.2. Tinglysning Avtalen kan tinglyses på de respektive eiendommers grunnboksblad. Dato : Signatur: ------------------------------------------ ----------------------------------------------- For Finnmarkssykehuset HF For Tana kommune Denne avtale utarbeides i to eksemplarer, ett til hver av partene.