Endelig rapport etter undersøkelse av Ålesund kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Ålesund kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Keiser Wilhelmsgt. 11 6003 Ålesund Tidsrom for undersøkelsen: 22. - 23. april 2015 Kontaktperson i kommunen: Per Anders Aune Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Janne Johnsen Knut Holter, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov.
2 Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet: Utarbeidet dato: 27. mai 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Ålesund kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Ålesund kommune i perioden 22. 23. april 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Ålesund kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 4 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 11. desember 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: Avvik 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk, oppvarming, vannforsyning og avløp. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk, oppvarming, vannforsyning og avløp i liten grad blir ført. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
5 Avvik 2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 27 og 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkellovens 16 og mf 27 og 34 første ledd bokstav b og d, tredje og fjerde ledd har krav til arealregnskap og verdivurdering, dette er ikke tilstrekkelig opplyst i dokumentasjonen. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. Selv om forhåndsvurdering av saken oppgir at grensejusteringen kunne foretas innenfor reglene for grensejustering, var ikke arealregnskapet og verdivurderingen vedlagt dokumentasjonen. Beregningsrapport fra oppmålingsforretning er ufullstendig, jf. «Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser» kapittel 5.1.3 som sier hva en beregningsrapport skal inneholde. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. Avvik 3 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf. matrikkelforskriften 66. Kommentar: Matrikkelforskriftens 66 andre ledd har krav om at kart- og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkelloven, jf. tredje ledd i matrikkelforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf. matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjon: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
6 5. Merknad Det ble ikke gitt merknad ved dette tilsynet 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 22. april 2015 ble 9 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 23. april 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 17.2.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Ålesund kommune 6. Delegeringsreglement Ålesund kommune 7. Saksliste for oppmålingssaker 2014 8. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 11. Oversikt over saker fra Indre Sogn jordskifterett 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 13. Kravspesifikasjon for Kart og oppmåling 14. VH Kart og oppmåling tertialrapport 2 2014 15. Årsrapport 2014 VH kart og oppmåling 16. VH kart og oppmåling rutiner
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Ålesund kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Ronny Frekhaug Kommunalsjef X X Per Anders Aure Virksomhetsleder kart og X X X oppmåling Ole Andreas Søvik Virksomhetsleder plan og bygg X Lars Roger Fagleder, fungerte for X X X Lundanes virksomhetsleder plan og bygg Aksel Wikanes Overing. oppmåling X X X Robert Smørdal Oppmåling, matrikkelføring X X X Øistein Korsnes Oppmåling, matrikkelføring X X X Bjørkavåg Torill Marie Matrikkelføring bygg X X X Sandset Knut Helge Skare Adresse X X X Solveig Forbergskog Reite Adresse X X X Fra Statens kartverk deltok John Thomas Aalstad og Janne Johnsen og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.