Versjon 5 NORGES STYRKELØFTFORBUND KLUBB OG REGION KOMITEEN Organisasjons håndbok
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.1 POLICY... 3 1.2 FORMÅLSPARAGRAF... 3 1.3 BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN... 3 1.4 ORGANISASJONENS OPPBYGGING... 3 1.4.1 Generelt... 3 1.4.2 Organisasjon 2009/2010... 4 1.5 NIFs LOVER... 5 1.6 NSFs LOVER... 5 1.7 IPFs REGLER... 5 1.8 SÆRNORSK REGLEMENT... 5 1.10 ORGANISASJONSHÅNDBOK... 5 1.11 KLUBBHÅNDBOKA... 5 1.12 TINGREFERAT... 5 1.13 STYREREFERAT.... 5 1.14 REVISJON AV ORGANISASJONSHÅNDBOKEN... 5 2.1 STYRET... 6 2.1.1 Organisering... 6 2.1.2 Arbeidsoppgaver... 6 2.1.3 Arbeidsform... 6 2.2 VALGTE KOMITEER OG UTVALG... 7 2.2.1 Kontrollkomité... 7 2.2.2 Domsutvalg... 7 2.2.3 Lov og appellutvalg... 7 2.3 STYREOPPNEVNTE PERSONER... 7 2.3.1 Organisering... 7 2.3.3 Virksomhetsplan... 7 2.3.4 Hovedoppgaver.... 8 2.4 PROSJEKTER... 10 2.5 FORBUNDSKONTORET... 10 2.5.1 Organisering... 10 2.5.2 Arbeidsoppgaver... 10 2.5.3 Rutiner... 11 2.5.4 Søknader (søknadsfrister)... 15 2.6 INFORMASJONSFORMIDLING... 15 2.6.1 Internett... 15 3.1 INSTRUKSER... 16 3.1.1 Instruks for ledelse og samarbeid i NSF.... 16 3.1.2 Arbeidsinstruks Generalsekretær... 19 3.1.3 Arbeidsinstruks Idrettsfaglig rådgiver... 19 3.2 RETNINGSLINJER... 20 3.2.1 Retningslinjer for behandling av dopingsaker (revidert 24.10.2003)... 20 3.2.2 Retningslinjer for dommerutdanning.... 20 3.2.3 Retningslinjer for regionene.... 23 3.3.1 Uttak av dommere.... 24 3.3.2 Kriterier for uttak til landslag og representasjonslag i styrkeløft og benkpress... 26 3.3.3 Offisiell landslagsbekledning... 31 3.4 SKJEMAER... 32 3.4.1 Standardskjema for laguttak.... 32 3.4.2 Utøveravtale... 34 3.4.3 Skjema for oppsett av Virksomhetsplan... 39 3.4.4 Reiseregningsskjema... 40 3.4.5 Skjema for utgiftsrefusjon... 41
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 2 F O R O R D Organisasjonshåndboken for Norges Styrkeløftforbund er et resultat av et ønske om å utvikle et verktøy til hjelp for medarbeidere og tillitsvalgte i deres daglig arbeid for forbundet. Håndboken skal bidra til å sikre kontinuitet i drift og utvikling av Norges Styrkeløftforbund for å nå nedfelte målsettinger. Dokumentet vil også være et viktig redskap for å sikre erfaringsoverføring i forbundets virksomhet. I tillegg vil deler av boken med fordel kunne benyttes i markedsføring av og informasjonsspredning om Norges Styrkeløftforbund. Boken er bygget opp i 3 nivåer. Nivå 1 omfatter forbundets politikk, formålsparagraf, beskrivelse av organisasjonen, langtidsplaner samt lover og regler som styrer virksomheten. Nivå 2 gir en nærmere beskrivelse av styrets organisering og arbeidsoppgaver, styreoppnevnte kontaktpersoner og valgte komiteer, prosjekter, forbundskontoret og styrkeidrett. Nivå 3 omfatter aktuelle instrukser, rapporter, skjemaer og kriterier.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 3 N I V Å 1 1.1 POLICY NSF skal innenfor rammer satt av Norges Idrettsforbund og Norges Olympiske komité, samt våre internasjonale paraplyorganisasjoner, arbeide for å utvikle styrkeløft som konkurranseidrett og mosjonsaktivitet på alle plan. Vårt mål er å gi et tilbud til alle som er interessert i styrketrening og styrkeløft tilpasset den enkeltes forutsetninger og målsettinger. Vi vil arbeide for å vinne større aksept for styrkeløft som en attraktiv idrett, både for utøvere og publikum, og dokumentere at oppbygging og vedlikehold av kroppens muskulatur bidrar til bedre helse og velvære. All vår aktivitet skal følge høye etiske normer allment aksepterte i det norske samfunnet, og våre miljøer skal være absolutt dopingfrie. NSF vil gjennom NIF og internasjonale organer arbeide for at styrkeløft blir tatt opp på det Olympiske konkurranseprogrammet. 1.2 FORMÅLSPARAGRAF Norges Styrkeløftforbunds formål er å fremme styrkeløft og generell styrketrening i Norge. Herunder også å bidra til samarbeid mellom lagene og representere idretten internasjonalt. 1.3 BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Norges Styrkeløftforbund organiserer trening og konkurranser i styrkeløft og benkpress. Alle utøvere må være tilsluttet en klubb eller lag tilsluttet Norges Styrkeløftforbund. Klubbene er organisert i regioner. Forbundet har forbundskontor på Ullevål Stadion i Oslo. I tillegg til Generalsekretær, har vi ansatt Sportslig Leder. 1.4 ORGANISASJONENS OPPBYGGING 1.4.1 Generelt Norges Styrkeløftforbund sine lover 11 pålegger forbundsting å velge et forbundsstyre som består av president, visepresident og 3 styremedlemmer. I tillegg velger forbundstinget 2 varamedlemmer til styret. Forbundstinget velger også følgende utvalg og komiteer: Kontrollkomité Valgkomité Domsutvalg Lov og Appellutvalg Dessuten tilsetter det revisor for kommende tingperiode.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 4 Forbundsstyret oppnevner utvalg, komiteer, kontaktpersoner og oppretter prosjekter slik at målene gitt i langtidsplan og virksomhetsplaner ivaretas på en best mulig måte. Organisasjonen vil derfor kunne endres avhengig av satsningsområder gitt i nevnte planer. Organisasjonen vil vanligvis settes opp på det første styremøtet etter forbundstinget som en del av det nye styrets konstituering. 1.4.2 Organisasjon 2009/2010 Klubber, Regioner og Utvalg Ansatte: Generalsekretær: Trine Selbek Idrettsfaglig rådgiver: Dietmar Wolf Forbundstinget Tingvalgte komiteer og utvalg: Kontrollkomité, Domsutvalg, Lov- og appellutvalg, Valgkomité Forbundsstyret President: Linda Høiland Visepresident: Morten Novum Styremedlem: Oddbjørn Steen Styremedlem: Marie Tjosevik Styremedlem: Alexander Kirketeig 1. Vara: Inger Blikra 2. Vara: Alastair Mc Coll Område: Styrekontakt: Toppidrett: Morten Novum Kompetanse trenerutdanning: Alexander Kirketeig Kompetanse dommerutdanning: Alexander Kirketeig Kompetanse lederutvikling, Alexander Kirketeig Kompetanse arrangørkompetanse: Oddbjørn Steen Region og klubb, Inger Blikra Rekruttering: Marie Tjosevik Profilering: Oddbjørn Steen Konkurransetilbud benkpress, Alastair Mc Coll Styret: Linda Høiland Representasjon: Linda Høiland Forbundskontor: Linda Høiland Integreringskontakt: Trine Selbek Webansvarlig: Oddbjørn Steen Resultatservice: Pål Nilsen Arrangement: Oddbjørn steen Dommeruttak: Morten Novum (styrkeløft) og Alastair Mc Coll (benkpress), Pål Nilsen (veteran) Benkpress: Alastair Mc Coll Veteranklubb: Region Øst v/pål Nilsen Integreringskontakt: Alastair Mc Coll
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 5 1.5 NIFs LOVER Disse finnes på: http://www.nif.idrett.no/t2.asp?p=18965 1.6 NSFs LOVER Gå inn på: www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/lover.doc 1.7 IPFs REGLER Dere kan gå inn på: http://www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/ipfdok09.doc 1.8 SÆRNORSK REGLEMENT Finner dere på: www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/sernorsk.doc 1.9 LANGTIDSPLAN Finner dere på: http://www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/strategiplan2008-2011.pdf 1.10 ORGANISASJONSHÅNDBOK Finner dere på: www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/orghandbok.doc 1.11 KLUBBHÅNDBOKA Denne finner dere på: www.styrkeloft.no/files/dokumentarkiv/klubbhandboka_ver2.doc Disse er på: www.styrkeloft.no 1.12 TINGREFERAT 1.13 STYREREFERAT. Finner dere på vår Web-side: www.styrkeloft.no 1.14 REVISJON AV ORGANISASJONSHÅNDBOKEN Organisasjonshåndboken revideres minimum 2 ganger pr år. Revisjoner av organisasjonshåndboken skal godkjennes av styret. Organisasjonshåndboken offentliggjøres på NSFs web-sider.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 6 N I V Å 2 2.1 STYRET 2.1.1 Organisering Styret i NSF består av: President, visepresident, 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Styrets medlemmer og varamedlemmer fungerer som styrekontakt i forhold til en eller flere av de styreoppnevnte personene og prosjektene. En av disse oppnevnes som KS-leder. 2.1.2 Arbeidsoppgaver Forbundet ledes og forpliktes av styret som er Norges Styrkeløftforbunds høyeste myndighet mellom forbundstingene. Styret har arbeidsoppgaver som beskrevet i 14 i NSFs lover. KS-leder har følgende arbeidsoppgaver: Oppdatere Organisasjonshåndboken fortløpende Forsikre seg om at boken gir en korrekt beskrivelse av aktiviteten Få styrets godkjenning på endringer i boken 2.1.3 Arbeidsform Styrets arbeid ledes av Presidenten og administreres av Generalsekretæren. Styrets arbeidsform er basert på delegerte ansvarsområder gitt til styrets medlemmer og besluttet i fellesskap. Arbeidet koordineres gjennom styremøter. Saker kan også drøftes og avgjørelser fattes ved hjelp av brev og e- post. Omfang av styremøter fastsettes gjennom budsjett og virksomhetsplan. Det bør avholdes minimum 4 styremøter årlig. Mellom hvert møte arbeider styrets medlemmer med tildelte oppgaver og innen sine ansvarsområder. Generalsekretæren sorterer innkommet post og videresender denne til kontaktperson i styret. Saker som skal behandles i styremøte forberedes av Generalsekretæren eller ansvarlig person i styret. Saksunderlag sendes sammen med møteinnkalling og saksliste minimum 14 dager før styremøtet. Ved behov inviteres fagpersonell og tillitsvalgte til styremøtene for diskusjon av konkrete saker.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 7 2.2 VALGTE KOMITEER OG UTVALG 2.2.1 Kontrollkomité Kontrollkomiteen skal kontrollere årsregnskapet og sikre at dette gir et korrekt bilde av forbundets virksomhet. 2.2.2 Domsutvalg NSFs domsutvalg behandler alle anmeldelser fra NSF. 2.2.3 Lov og appellutvalg Utvalget skal være fagkomité for utforming og tolkning av forbundets lover. Utvalget behandler også anker over avgjørelser truffet av NSFs domsutvalg. 2.3 STYREOPPNEVNTE PERSONER 2.3.1 Organisering Styret kan oppnevne personer som har ansvar på ulike områder. De skal rapportere til en styrekontakt. Videre kan de oppnevne ressurspersoner som skal ta seg av avgrensede områder, men avgjørelsesmyndighet kan ikke delegeres. 2.3.2 Langtidsplan Langtidsplan for Norges Styrkeløftforbund for to tingperioder skal i vedtatt form være et rammedokument for forbundets totale virksomhet i perioden. NSFs styre skal gjennom sin virksomhet arbeide for å oppfylle målsettingene i planen. Dette dokumentet skal være et arbeidsdokument som skal danne basis og retningslinjer for NSFs arbeid og prioriteringer i perioden. Planen skal forenkle beslutningsprosessen i NSF og sikre at beslutninger som fattes fører organisasjonen framover mot vedtatte målsettinger. 2.3.3 Virksomhetsplan Arbeidet beskrives i årlige virksomhetsplaner. Ansvarlig for området har ansvar for utarbeidelse av VPL innenfor det rammebudsjett styret har gitt. Neste års plan skal være styret i hende innen 15.11 året før det året planen gjelder for. Virksomhetsplanene skal inneholde følgende elementer: Aktiviteter/tiltak Gjennomføring og ansvar Budsjett Virksomhetsplanene skal godkjennes av NSFs styre innen utgangen av året.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 8 2.3.4 Hovedoppgaver. Antidopingkontakten skal: Samarbeide med NIF s dopingseksjon om antidopingtiltak. Informere utøvere om dopinglisten. Informere om skadevirkningene ved dopingmisbruk. Sportslig Leder skal: Ta ut lag til internasjonale mesterskap. Ta ut løftere til forbundets satsingsgrupper Avvikle lokale og sentrale samlinger Holde regelmessig dialog med utøverne i satsingsgruppene Gjennomføre utviklingssamtaler med utøverne i satsingsgruppene årlig Sørge for søknader om Olympiatoppmidler Sørge for treningsprogram til alle i satsingsgruppene Forestå reiseopplegg og billettbestillinger til stevner og samlinger Arrangementsansvarlig skal: Bistå arrangører av nasjonale og internasjonale styrkeløftstevner i Norge slik at disse på alle områder blir best mulig arrangert. Sørge for at NM-arrangører fyller ut og signerer NM-arrangør kontrakt med tilhørende teknisk sjekkliste Stimulere klubber og krets/regioner til å arrangere stevner. På best mulig måte ivareta veteranenes og benkpressernes interesser. På best mulig måte ivareta og organisere norsk deltakelse på internasjonale mesterskap og stevner som faller utenfor TIKs mandat. Utvikle og følge opp et opplegg for praktisk gjennomføring av styrkeløftarrangement i Norge. Vi har 2 arrangementsmapper til dette formål. Komiteen har ansvar for fortløpende ajourføring av disse arrangørmappene som heter: - Arrangørmappe I (for internasjonale mesterskap) - Arrangørmappe II (for nasjonale mesterskap) Gi praktiske råd og veiledning til arrangører av større mesterskap og om nødvendig delta for å sikre en god gjennomføring. Stimulere klubber, krets/regioner og regioner til å arrangere mesterskap gjennom rundskriv eller personlige kontakter. Organisere all veteranløfting i Norge. Dette innebærer: Føre norske rekordlister og aktivitetslister for veteranløftingen. Organisere norsk deltakelse på internasjonale veteranmesterskap. Ha tilsvarende oppgaver for løftere som deltar i benkpressmesterskap. Organisere norsk deltakelse i andre internasjonale mesterskap og cuper som ikke faller inn under Toppidrettskomiteens mandat. Profileringsansvarlig skal:
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 9 Knytte kontakter i landsdekkende media Utarbeide informasjonspakke til journalister Knytte til seg en eller flere sponsorer. Rekrutteringsansvarlig skal: Være styrekontakt for ungdomskomitèen Bidra til å øke antall medlemmer og løftere med særlig vekt på ungdom. Bidra til å øke antall ungdommer med styreverv i ulike deler av organisasjonene. Arbeide aktivt for at ungdomsgruppen som ressurs i større grad får delta på egne premisser i ulike beslutningsprosesser i forbundet. Stimulere klubbene til å arrangere løfteskoler. Bidra til rekrutteringstiltak i klubbene og regionene Evaluere rekrutteringstiltak Utdanningsansvarlig skal: Være styrekontakt for kursinstruktører samt sportslig leder i saker som angår trenerutdanning Ha overordnet ansvar for all utdanning innenfor dommer, trener, leder og arrangement Være ansvarlig for utforming av nye kurs og få disse VO-godkjent, slik at klubbene kan gjennomføre kurs og få VO-midler i støtte for gjennomføringen. Trenerutdanning NSF skal utdanne et tilstrekkelig antall trenere på følgende nivåer: Ungdoms- og aktivitetsledere (aktivitetsledere i klubber) Trener 1 (for klubbtrenere) Trener 2 (for klubb- og krets/region/regionstrenere) Trener 3 (for krets/region/region- og landslagstrenere) Dommerutadanning NSF vil gjennom regionene gi tilbud om dommerkurs slik at klubbene kan opprettholde dommerstatus på sine respektive dommere, samt sikre rekruttering av nye dommere. Lederutdanning NSF vil tilby klubbene startsmøter/oppfølgingsmøter for klubbutvikling, samt trinn 1 i Coaching og ledesle Arrangørkurs NSF vil bistå NM-arrangører slik at NM-arrangement kan bli gjennomført på en tilfredstillende måte. I denne forbindelse vil alle NM-arrangører bli tilbudt kurs i stevneprogrammet som skal benyttes ved alle NM.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 10 Ansvarlig for organisasjonsutvikling har følgende hovedoppgaver Utvikle klubber og regioner til funksjonelle enheter. Påvirke til regionalt samarbeid. Stimulere regionenes organisasjon og følge opp arbeidet i regionene. Opprette regionsveiledere for alle regionene Stimulere klubbenes interesse for samarbeid gjennom regionen. Ajourføre klubbhåndboka. Stimulere til at den løpende kommunikasjonen mellom klubber og NSF kanaliseres gjennom regionen der dette er hensiktsmessig. Dommeransvarlig skal: Forestå utdanning og oppfølging av alle dommere i NSF. Ajourføre og publisere forandringer i det tekniske reglementet. Ta ut dommere til alle norgesmesterskap og internasjonale mesterskap. Nominere (til NSF-styret) kandidater til å avlegge internasjonal dommerprøve. Overvåke og føre statistikk over dommernes aktivitet og gi advarsler eller stryke dommere som ikke oppfyller kravene til aktivitet o.a. Organisere dommerkurs etter søknader og behov. Komiteen skal bistå den tekniske arrangør med kursinstruktør og all relevant informasjon. Ref.: Instruks Dommerutdanning. Utvikle og strukturere dommerinstruktørenes opplegg og delegere instruktøroppgaver. Revidere/perfeksjonere dommerprøvens teoretiske og praktiske del. Informere/orientere dommere og løftere gjennom rundskriv og artikler i SI. 2.4 PROSJEKTER NSF etablerer prosjekter ved behov. Disse dokumenteres på forbundets websider. 2.5 FORBUNDSKONTORET 2.5.1 Organisering Forbundet har ansatt Generalsekretær i 50 % stilling som arbeider på forbundskontoret ved Ullevål Stadion i Oslo. I tillegg har vi engasjert et firma til regnskapsføring. 2.5.2 Arbeidsoppgaver Generalsekretæren forestår den daglige drift av forbundet.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 11 2.5.3 Rutiner 2.5.3.1 Instruks for journalføring av brev, møteinnkallinger og telefonsamtaler Generalsekretær setter opp saksbehandler for innkommende henvendelser. Møteplanen kan eventuelt diskuteres på styremøtene. Brevjournal: Mottatt dato Fra Innhold Sendt dato Innhold Sendt til 2.5.3.2 Arkivering Det finnes ingen arkivnøkkel for NSF eller NIF tilgjengelig. 2.5.3.3 Regnskap Regnskapet føres etter Norsk Standard. 2.5.3.4 Innkjøp Generalsekretæren gis fullmakt til å gjøre innkjøp i henhold til budsjettrammer. 2.5.3.5 Møteinnkallinger Som mal for møteinnkalling benyttes:
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 12 Dato: 3 uker før møtet Møteinnkaller: Presidenten Møtetype: Styremøte Tilrettelegger: Generalsekretæren Sted: Deltakere: Styret og varamedlemmer Les: Vedlegg Ta med: Møtereferat og tilsendte saker Saker på dagsordenen Mail-saker: Sak nr/år Videreførte saker: Sak nr/år: Nye saker: Sak nr/år Referatsaker: Sak nr/år Sakstittel Vedtak Sakstittel Ev. vedlegg Sakstittel Jf. mail dato/vedlegg Sakstittel Ansvarlig: Ansvarlig: Ansvarlig: Ressurspersoner: Tilstede på sak nr/år: Spesielle merknader: Underlag for saker til styremøtet skal sendes ut fra FK senest en uke før møtet. Generalsekretæren må derfor ha oversikt over innmeldte saker med underlag fra den enkelte saksansvarlige senest 10 dager før møtet. 2.5.3.6 Møtereferat Styrereferatet skal sendes styremedlemmene innen 1 uke for korrigering før utsendelse. Følgende mal for referat fra styremøte brukes:
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 13 Møtetype: Styremøte Tilstede: Forfall: Referent: nr/år, sted Dato: Møtedato Gjennomgang av forrige referat: Kommentarer Avsluttede saker: Nr/år Sakstittel Mail-saker: Nr/år Vedtak Saker på dagsordenen Videreførte saker: Nr/år Sakstittel Diskusjon: Konklusjon: Aksjon: Ansvarlig person: Frist: Nye saker: Nr/år Sakstittel Diskusjon: Konklusjon: Aksjon: Ansvarlig person: Frist: Referatsaker: - Orientering fra komiteene, - Orientering fra forbundskontoret osv. Neste styremøte: 2.5.3.7 Billettbestilling Billettbestillinger foretas av Sportslig leder eller Generalsekretær. 2.5.3.8 Rombestilling Disse foretas av forbundskontoret.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 14 2.5.3.9 Rapporteringsrutiner og informasjonsflyt 1. Rapportering til Styret 1.1 Rapportering fra ansvarlig ressursperson Ansvarlig ressursperson rapporterer normalt til styrekontakten. Frekvensen av rapportering vil være avhengig av aktivitet, men som minimum bør det rapporteres i forkant av hvert styremøte. Bruk av skriftlig kontra muntlig rapportering må vurderes opp mot sakens viktighet og behov for dokumentasjon. Det skal skrives referat fra alle møter. Styrekontakt avgjør hvorvidt informasjonen skal distribueres til styret og FK. 1.2 Rapportering fra utvalgene Styrekontakten skal normalt rapportere om aktiviteten på hvert styremøte. Store eller viktige og prekære saker skal informeres om fortløpende. Se ellers under komiteer. 2. Informasjon fra Styret 2.1 Informasjon til klubber/regioner/medlemmer Styremøtereferater skal distribueres til alle klubber, personer med tildelte ansvarsområder, komiteer, tingvalgte utvalg, revisor og regionene. E-post benyttes til utsendelsen. Styret/ansatte skal også bruke websiden som informasjonsorgan. 2.2 Ekstern informasjon Viktige hendelser/saker skal informeres videre til NIF, idrettskrets/regioner eller media. Her brukes pressemeldinger, pressekonferanser osv. Brev av formell/forpliktende karakter skal undertegnes av president eller Generalsekretær. Alle henvendelser til/fra NSF skal normal kanaliseres gjennom Forbundskontoret. I saker der styret har gjort et vedtak eller det foreligger offisielle dokumenter eller opplysninger i annen form, informeres dette via Generalsekretær. Informasjonen skal fortrinnsvis være skriftlig med unntak av saker av triviell art eller uformell karakter. Presidenten skal informeres om all ekstern informasjon og skal ha kopi av alle brev, pressemeldinger osv. Dersom styremedlemmer får direkte forespørsler fra media eller andre organisasjonsledd i slike saker, skal det normalt henvises til Forbundskontor eller Presidenten. Det kan likevel i hvert tilfelle vurderes om informasjon er av en slik art at den kan gis direkte. I saker av formell karakter, av økonomisk betydning eller hvor det innebærer en eller annen form for forpliktelse på NSF, skal informasjonen godkjennes av Presidenten. 2.5.3.10 Årsrapport Utvalgslederne skal sørge for å få inn/utarbeide årsrapport for sin virksomhet de siste 2 år, hvert år det er forbundsting. Rapporten skal sendes styrekontakten som foretar eventuelle endringer og tilføyelser før den sendes forbundskontoret. Forbundskontoret skal sammenstille rapportene, sammen med annen relevant informasjon, til en årsrapport for forbundet.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 15 2.5.4 Søknader (søknadsfrister) 2.5.4.1 Søknad om tildeling av Kongepokaler Det er forbundskontorets oppgave å sende inn søknad om kongepokaler samt sørge for at disse blir levert arrangør. 2.5.4.2 Søknad om øremerkede midler Forbundskontoret må oversende søknadsskjemaer for øremerkede midler (post-3 midler) til styrekontakt for utdanning, rekruttering og organisasjonsutvikling. Det er styrkekontaktenes ansvar å sende inn søknad innen fristen. 2.5.4.3 Søknad om aktivitetsmidler for tiltak som gjennomføres i regionene Forbundskontoret vil sende informasjon om hvilke tiltak regionene kan søke om midler til. Søknadsfristen for aktivitetsmidler er 1 november. Det er regionens ansvar å sende inn søknad innen fristen. 2.6 INFORMASJONSFORMIDLING 2.6.1 Internett Vår hjemmeside på Internett finnes under linken: www.styrkeloft.no. Det er utnevnt ansvarlig redaktør.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 16 N I V Å 3 3.1 INSTRUKSER 3.1.1 Instruks for ledelse og samarbeid i NSF. 1. Innledning. Følgende krav og normer ligger til grunn for ledelse og samarbeid i Norges Styrkeløftforbund. Føringene for ledelse kommer til uttrykk i lovverk, organisasjonshåndbok, virksomhetsplan, langtidsplan og hva som generelt betraktes som god forvaltningsskikk. I tillegg kommer de årlige budsjettildelingsbrev med føringer for forbundet. 2. Hva er ledelse? målrettet styring; måloppnåelse innenfor det regelverk vi er underlagt å organisere og koordinere; slik at ressursene blir brukt effektivt aktiv kommunikasjon; om de riktige tingene med rett person til rett tid problemløsing; som ivaretar forbundets, tillitsvalgtes og tilsattes behov. å påta seg det hele og fulle ansvar for et definert område å oppnå resultater; sammen med sine medarbeidere å tjene; oppdragsgiverne, brukerne og medarbeiderne 3. Hvem er ledere? Lederstrukturen er fastlagt gjennom den administrative organiseringen. Presidenten er forbundets øverste leder. Men også de som har fullt ansvar for et område i styret, et utvalg eller en komité, regnes som ledere. Ledere med fullt ansvar. Forbundsstyret: Presidenten, styremedlemmer eller varamedlemmer. Styreoppnevnte komiteer: Styrekontaktene og komitéledere. Ledere av tingoppnevnte komiteer og utvalg Flere verv og stillinger i forbundet betegnes som ledere, uten at de har fullt lederansvar. Ofte vil det i disse verv og stillinger ligge en kombinasjon av saksbehandling, tjenesteyting og administrative oppgaver. Dette gjelder for eksempel Generalsekretær, Sportslig Leder og medlemmer i utvalgene med særskilte arbeidsoppgaver. Disse regnes ikke som ledere med fullt lederansvar. 4. Lederansvar. Vi skiller mellom operativt- og organisasjonsmessig ansvar. En leder har det fulle ansvar for alt som skjer innenfor sitt område.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 17 Operativt ansvar. Alle som har verv eller er ansatte i organisasjonen, har et operativt ansvar for de oppgaver som er pålagt dem av leder. Det operative ansvar kan delegeres. Organisasjonsmessig ansvar. Det organisasjonsmessige ansvar er et lederansvar. Innenfor sitt område er lederen ansvarlig for den totale funksjon, så vel innad som i forhold til den øvrige organisasjonen, samt resultatene av denne funksjonen. Dette ansvar kan ikke delegeres. Lederen har: Resultatansvar: Lederen har fullt resultatansvar innenfor sitt område. Personal: Lederen har fullt ansvar for personalet. Budsjettansvar: Lederen har innenfor trukne rammer budsjettansvar for sin del av virksomheten. Dvs. ansvar for å foreslå, fordele og holde budsjettet. Lederens ansvar er knyttet til og begrenses av den myndighet den enkelte er gitt gjennom fullmakter og virkemidler. Ansvaret omfatter forpliktelse til utvikling og forbedring av området, og til å holde seg informert om forhold av betydning for området. 5. Spilleregler. Linjeorganisasjonen. Forbundets administrative oppbygging beskriver de formelle ansvars- og myndighetslinjene. En leder er ansvarlig overfor nærmeste overordnede leder, og har instruksjonsmyndighet overfor ledere eller medarbeidere i linjen under seg. Vi ønsker at det skal være åpenhet i forbundet. Alle ledere, ansatte og personer med verv i forbundet skal derfor kommunisere fritt med personer på tvers av områder og enheter. Vi vil ha en kommunikasjon der vi snakker med hverandre og ikke om hverandre. Denne frihet betyr imidlertid ikke at det er fritt for å inngå forpliktelser, utøve autoritet eller pålegge ansvar utenfor linjen. Kommer slike spørsmål opp, er det viktig at informasjon blir gitt og at de beslutninger som er nødvendig å ta, treffes i linjen. Flere aktiviteter i forbundet vil være på tvers av områdene. Det er svært viktig at samarbeidsformer og ansvarsforhold formaliseres. Informasjon. Lederen har plikt til å holde seg orientert og til å søke informasjon. Lederen må sørge for at informasjon som kan ha betydning for andre videreformidles snarest, og må forsikre seg om at den blir brakt videre til de rette personer i forbundet.
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 18 Lojalitet. Det er viktig at ledere har en felles oppfatning av hva lojalitet er. Ledere skal være lojale mot de mål og det regelverk som er fastsatt for forbundets virksomhet. Dette betyr at det forventes lojalitet mot overordnede. Lederne har et spesielt ansvar for å framføre uenighet/misnøye med overordnede direkte til denne og ikke til underordnede. Hvis uenighet blir et sterkt og tilbakevennende problem, må dette tas opp med neste ledd i linjen. I beslutningsprosessen skal alle berørte parter delta. Enhver leder har rett og plikt til å fremme de synspunkter vedkommende mener er viktige for forbundet som organisasjon og sørge for at alle relevante synspunkter blir innhentet før vedtak fattes. Beslutninger skal drøftes med underordnede på forhånd. Når en beslutning er tatt er denne overordnet leders ansvar, og underordnede skal lojalt følge denne, selv om vedkommende er uenig i beslutningen. Dersom det framkommer nye opplysninger kan saken tas opp på nytt. Dette må skje i linjen. Kollegialitet. Ledere bør utvise kollegialitet. Dette innebærer å bygge opp et godt og tillitsfullt forhold til organisasjonen og dennes medlemmer. Dette krever åpenhet og kontinuerlig samspill. Samtidig må en være bevisst på de ulike roller lederne og medlemmene i for eksempel en komité har. 6. Myndighet. Hver leder skal samle sine medarbeidere i en gruppe, utvalg eller komité. Denne gruppen er et informasjons-, konsultasjons og drøftingsorgan. Den er et virkemiddel til å utvikle felles holdninger og kultur, og den er et kollegialt forum. Beslutningsmyndigheten ligger til den enkelte leder og kan ikke forskyves til gruppen. Det er gruppens leder som formelt tar beslutninger, og som utad står ansvarlig for dem. Beslutningsprosessen må imidlertid legges opp slik at lederen kan bevare sin tillit i gruppen. Et unntak er vedtak i forbundsstyret og tingoppnevnte komiteer og utvalg, der beslutninger fattes ved avstemninger. Selv om gruppens leder har et spesielt ansvar, har også gruppen et ansvar for at den arbeider effektivt og at beslutninger fattes og etterleves i forhold til linjeorganisasjonen i relasjon til informasjon Lojalitet i forhold til beslutningsprosesser, andre ledere, regelverk osv. Kollegialitet
ORGANISASJONSHÅNDBOKA Side 19 3.1.2 Arbeidsinstruks Generalsekretær Hovedoppgave: Generalsekretæren skal iverksette styrets pålegg/vedtak samt stå for den daglige driften av forbundskontoret. Arbeidstid: Kontoret skal normalt være betjent mandag til fredag. I den tiden kontoret er ubetjent benyttes telefonsvarer, E-post og telefaks. Avspasering av opparbeidet tid avtales med forbundets leder i hvert enkelt tilfelle. Arbeidssted: Idrettens hus, Ullevål Stadion, Oslo Daglig drift av forbundskontoret herunder: Kontakt med NIF og andre særforbund Kontakt med klubber og krets/regioner Påmelding av lag til internasjonale mesterskap Bestilling av hotell, reise mv. i forbindelse med NSFs virksomhet Innkalle til styremøter, samt forberede, delta og føre referat fra disse Utføre daglige kontorrutiner Forøvrig vises til inngått arbeidsavtale. 3.1.3 Arbeidsinstruks Idrettsfaglig rådgiver Idrettsfaglig rådgiver er ansvarlig for utvikling og oppfølging av toppidrett, trening og trenere i NSF. Hovedoppgavene vil være: Ta ut og lede utøvere/lag i trening og konkurranser samt konkurranseforberedelser. Informere om uttakene. Planlegging, organisering og oppfølging av utøvernes aktiviteter med det formål å oppnå best mulige resultater innenfor de økonomiske rammer som er gitt av styret. Utarbeide og videreutvikle nye treningsprinsipper. Opprette et trenernettverk. Bistå og følge opp regionstrenere sammen med utnevnt rekruttrener. Utarbeide og videreutvikle trenerkurs. Planlegge, organisere og avholde trenerkurs. Sørge for svar på henvendelser fra klubber og løfterer som ikke er i en av forbundets satsingsgrupper ved selv å bistå eller ved å formidle kontakt til regionstrenere. Bistå styret og GS ved utarbeidelse av virksomhetsplaner, budsjett og søknader. Delta i aktiviteter som naturlig hører sammen med de aktiviteter som er nevnt i punktene over.