UTSKRIFT AV MØTEPROTOKOLL FOR STYRET I PIAS Møtested: PIAS Møtedato: 28.01.2010 Tilstede: Bjørnar Pedersen styreleder Maja Hoika nestleder Marit Arntzen varamedlem Øyvind Johansen medlem Jarle Johnsen medlem Fra adm: Knut Johnny Johnsen daglig leder Forfall: Bengt Danielsen medlem Følgende saksliste ble vedtatt: Saksliste: SAK 01/10: Godkjenning av protokoll forrige styremøte. SAK 02/10 Virksomhetsplan. Vi har nå fått innspill fra både brukergrupper og kommunen. SAK 02/10 Budsjett 2010. Sees i sammenheng med sak 02/10. SAK 03/10 Ungdommens møteplass Porsangerstua. (se vedlagt møtereferat) SAK 04/10 ENØK i Porsangerhallen. SAK 05/10 Orienteringer. Konsekvenser av offentlighetsloven. HMS - situasjonen i selskapet. Orientering om den daglige drifta. SAK 01/10 Godkjenning av protokoller Protokoll for styremøtet 23.11.2009 godkjennes. Enstemmig vedtatt
side 2 SAK 02/10: Virksomhetsplan Virksomhetsplan. Daglig leder har gjennomført møte med brukere i desember 2009. Styreleder og daglig leder har hatt møte med ordfører og rådmann i desember 2009. Innspill fra brukere og eiere er satt inn i vedlagte virksomhetsplan. Vedlagte virksomhetsplan vedtas med styrets anmerkninger. SAK 03/10 Driftsbudsjett Generelt: Styret i PIAS har ved tidligere anledninger sagt at selskapet skal ha en egenkapital 400 450 000 kr, som økonomisk buffer for selskapet. Regnskap for 2009 er ikke klart, men selskapet vil gå med et mindre underskudd enn det som var budsjettert med i 2009. Driftsbudsjettet er laget med tanke på realisme, imidlertid er det i budsjettforslaget et underskudd som gjør at vi må se på alle sider av driften. Budsjettmessig overskudd/underskudd Selskapet bør som hovedregel budsjettere med et overskudd på 3%, noe som tilsier ca 90 000 kr. Imidlertid så har selskapet mulighet til å bruke av fri egenkapital for å balansere budsjettet. Dette er ikke gunstig da den frie egenkapitalen ikke bør brukes til daglig drift, etter daglig leders syn bør fri egenkapital brukes til å investere i anleggene. I vedlagte budsjett ligger det inne ekstraordinære investeringer på ca 60000. 40 000 i Porsangerhallen, ENØK tiltak og bord. 10 000 i Svømmehallen, innkjøp av ny kasse for lagring. 10 000 i kino, innkjøp av ny popcornmaskin.
side 3 Justering av leiepriser For å kunne opprettholde en sunn drift av selskapet så bør styret ta stilling til en økning av dagens leiepriser. Dagens leiepriser er pr desember 2007. Ca 1 200 000 kr av våre inntekter er knyttet til utleie av våre anlegg der vi kan justere leieprisene. En flat økning på 4 % vil gi økte inntekter på ca 48 000 kr. Styret tar vedlagte budsjettforslag til etterretning. Styret vedtar å sette opp leieprisene fra 01.03.2010 for ikke kommersielle aktører med 5% og for kommersielle aktører med 7% SAK 04/10: Ungdommens møteplass Porsangerstua Porsanger Kommune har i budsjettet for 2010 og i økonomiplanen fram til 2014 satt av 350 000 kr pr år driftstilskudd for å opprette en møteplass for ungdom i Porsangerstua. Daglig leder og kinosjef har hatt møte med rådmannen om saken. PIAS og Porsanger Kommune er kommet til enighet om at PIAS er en naturlig aktør for drift av Ungdommens møteplass i Porsangerstua. Kommunen har satt av 350 000,- pr år i en 4 års periode for å drifte dette tiltaket. Dersom vi kommer til enighet om dette så vil en slik avtale komme som et tillegg til dagens driftsavtale. Styret ber daglig leder forhandle med Porsanger Kommune om vedlegg til dagens driftsavtale, som omhandler drift av Porsangerstua som ungdommens møteplass. Styret tar orienteringen til etterretning.
side 4 SAK 05/10: ENØK-tiltak Porsangerhallen Saken har vært behandlet som orienteringssak ved flere anledninger angående drift av Porsangerhallen. PIAS bruker ca 200 000 kr på lys og varme i hallen. I dag er strømstyring i anlegget manuell. I kalde perioder står ofte varmen på maks, også over natt. Erfaringene viser at dette er fyring nesten uten hensikt, i og med at anlegget har et stort varmetap. Daglig leder har sendt ut forespørsel til to firmaer på å få temperaturstyring basert på termostat og tid. Vi har fått tilbud fra et firma, på kr 17880 eks mva. Ihht avtale med Porsanger Kommune er det helt klart kommunens ansvar å ta slike utgifter. Leder i teknisk etat vil ikke umiddelbart ta denne utgiften, men han er åpen for å få anlegget inn i kommunens enøk-plan. Imidlertid vil en slik styring av varme gi en kostnadseffekt som vi mest sannsynlig kan spare inn i løpet av kommende driftsår. Daglig leder forhandler med eier av bygget om finansiering av tiltaket, og iverksetter installasjon med en kostnadsramme på 24.000,- kr. SAK 06/10: Orienteringer HMS-situasjonen. Vi har i desember og januar sykefravær på 3,5 % Konsekvenser av offentlighetsloven. Porsanger kommune er majoritets eier, dermed må PIAS følge Offentleglova. Det betyr at postliste, protokoller, referater osv er offentlig. Orienteringer om den daglige drifta. Møter som er gjennomført siden siste styremøte. - Møte med Midnattsrocken - Halvårlig møte med ordfører og rådmann. - Møte med kommunen angående Porsangerstua - Møte Lakselv skole angående utearealer. - Møte med brannvernleder.
side 5 Bemanningen er pr i dag slik: Daglig leder og kinosjef i 100 % stilling. Driftmedarbeider i 80% stilling. Øvrige på timesbasis. Lydkurs er gjennomført med tre deltakere fra PIAS, en fra kulturskolen og en fra BLØGG. Kontroll av lydanlegget er gjennomført. Grundig renhold av storkjøkken er gjennomført, og fryse og kjølerom skal vaskes neste uke. Styret tar orienteringen til etterretning. Lakselv den. 22.04.2010 Rett utskrift bekreftes: Bjørnar Pedersen Maija Hoikka Øyvind Johansen Bengt Danielsen/Marit Arntzen Jarle Johnsen