POD publikasjon 2010/09 ISBN 978-82-8256-003-0. Design: RMgrafika

POD publikasjon 2010/09 ISBN 978-82-8256-003-0 Design: RMgrafika 08296_PODinstruks_ny.indd 16 20.09.10 14.16

VIRKSOMHETSSTYRING Revidert instruks for styring av virksomheter underlagt Politidirektoratet 08296_PODinstruks_ny.indd 1

2 Innhold Forord 3 1. Innledning 1.1 1.2 1.3 1.4 Bakgrunn Formål Virkeområde Definisjoner 2 Eksternt regelverk og revisjon 4 5 6 2.1 Bevilgningsreglementet / økonomiregelverket 2.2.1 Bevilgningsreglementet 2.1. 2 Økonomiregelverket 2.2 Riksrevisjonen 3 Styringssystem for politi- og lensmannsetaten 3.1 3.2 3.3 Styringsprinsipper Styringsmodell Tilsyn 4 Virksomhetens interne styring 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 ål- og resultatstyring som M overordnet styringsprinsipp. Grunnleggende styringsprinsipper Intern styring, risiko og kontroll Gjennomføring av risikostyring Lokale styringsprosesser Lokal styringsdialog Budsjettfullmakter Myndighet og ansvar innenfor økonomiforvaltningen Budsjettdisponeringsmyndighet Gjennomføring og rapportering Etterkontroll Evaluering Litteraturliste 8 10 11 12 13 14 15 Illustrasjonsliste Dokumenthierarki (Regelverk og instrukser) 08296_PODinstruks_ny.indd 2 7

3 Forord Denne virksomhetsstyringsinstruksen for underliggende etater erstatter "Instruks for styring av virksomheter underlagt Politidirektoratet" fastsatt av Politidirektoratet med virkning fra 1.10.2005. Denne instruksen fastsettes med virkning fra 01.10.2010. Politidirektoratet, september 2010 Ingelin Killengreen Politidirektør Ingelin Killengreen 08296_PODinstruks_ny.indd 3

4 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Det følger av Hovedinstruks for politidirektøren (forkortet Hovedinstruksen) og Reglement for økonomistyring i staten at Politidirektoratet skal utarbeide instruks for underliggende virksomheter. Instruksen skal bygge på gjeldende overordnede regelverk. Denne instruks avløser instruks av 01.10.2005 og fastsettes i medhold av Reglementet for økonomistyring i staten (forkortet Reglementet) 3, 3. ledd og Bestemmelsene om økonomistyring for staten (forkortet Bestemmelsene) pkt. 2.2 d. 1.2 Formål Politiets kjerneoppgave er å forebygge og bekjempe kriminalitet. Politiet har også viktige oppgaver innen forvaltning og sivile gjøremål. Politidirektoratet har ansvar for å fastsette instruks som beskriver myndighet og ansvar mellom Politidirektoratet og underliggende virksomheter, jf Hovedinstruks pkt. 2.3. Instruksen skal understøtte politidistrikter/særorganenes oppgaveløsning og bidra til god måloppnåelse på en eff ektiv måte innenfor gjeldende regelverk. Politidirektoratet har forvaltningsansvaret for følgende programkategorier på statsbudsjettet: 06.40 Politi og påtalemyndighet, kap. 440 Politi- og lensmannsetaten, kap. 441 Oslo politidistrikt, kap. 442 Politihøgskolen, kap. 448 Grensekommissæren, med tilhørende inntektskapitler. Det vises til det årlige tildelingsbrev fra Justisdepartementet og Hovedinstruksen. For å sikre oppfyllelse av reglementet og bestemmelsene skal virksomhetens ledelse defi nere myndighet og ansvar, samt fastsette instrukser innenfor eget ansvarsområde, med utgangspunkt i denne instruks. For Grensekommissæren gjelder i tillegg overenskomsten om grensesamarbeidet mellom Norge og Russland. 1.4 Definisjoner Når Reglementet, Bestemmelsene og instruksen anvendes i politidistriktene, særorganene, Politihøgskolen, Grensekommissariatet og namsfogden i Oslo, defi neres disse enhetene som egne virksomheter med egen leder. Se side 5. Instruksens gjelder for hele politi- og lensmannsetaten. 1.3 Virkeområde Justisdepartementet har det overordnede ansvaret og utgjør den øverste administrative ledelsen av politi- og lensmannsetaten, jf. Hovedinstruksen pkt. 2.1 08296_PODinstruks_ny.indd 4

5 Definisjoner Driftsenhet En driftsenhet er underlagt en politimester. En drifts- Virksomhet enhet defineres videre som en styringsenhet som omfatter en eller flere funksjonelle eller geografiske tjenesteenheter. Lederen av driftsenheten er direkte underlagt politimesteren og er delegert personalansvar, økonomiansvar og resultatansvar. Politidistrikter, særorgan, Politihøgskolen, Grensekommissariatet og namsfogden i Oslo er å betrakte som én virksomhet i økonomiregelverkets forstand. Særorgan I betegnelsen særorgan inngår Kripos, Økokrim, Politiets data- og materielltjeneste, Politiets utlendingsenhet, Politihøgskolen og Utrykningspolitiet. Risikotoleranse Et akseptert nivå på risiko for ikke Risiko Risiko betegner forhold eller hendelser som kan inntreffe og påvirke oppnåelse av målsettinger. En risiko skal vurderes i forhold til sannsynligheten for at den inntreffer, og den konsekvens den forventes å ha. Resultatet av slik vurdering angir hvor høy den enkelte risiko er. Ledelsen må ta den endelige prioritering av hvilke risikoer som kan svekke oppnåelsen av viktige målsettinger og som således er vesentlige. Tiltak mot slik risiko skal følges opp i den løpende styringsprosessen. å nå den enkelte målsetting. Intern kontroll/intern styring Prosess iverksatt og gjennomført av virksomhetens styrende organer, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse innen følgende områder: - målrettet og effektiv drift - pålitelig regnskapsrapportering internt og eksternt - overholdelse av lover og regler. Evaluering En systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, en virksomhet, et virkemiddel eller en sektor. 08296_PODinstruks_ny.indd 5

6 2 Eksternt regelverk og revisjon 2.1 Bevilgningsreglementet / økonomiregelverket 2.1.1 Bevilgningsreglementet Stortingets bevilgningsreglement er grunnlaget for og fastsetter viktige prinsipper som gjelder for statlig økonomistyring. Enhver økonomisk disposisjon foretatt i politidistrikter/særorgan skal være i overensstemmelse med bevilgningsreglementet. Det vises til Rundskriv R-110/2005 som beskriver bruk av fullmaktene. 2.1. 2 Økonomiregelverket Reglementet og bestemmelsene fastsetter grunnleggende styringsprinsipper for den samlede styring av Politidirektoratet og underliggende virksomheter. Dette innebærer: Prosesser som sikrer at fastsettelse av mål- og resultatkrav skjer innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger. Intern styring som sikrer at fastsatte mål og resultatkrav oppnås på en eff ektiv måte og i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. Systemer og rutiner som sikrer tilstrekkelig styringsinformasjon og et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Reglementet og bestemmelsene skal legges til grunn for den daglige styringen i virksomhetene. I tillegg kommer de tilføyelser og presiseringer som fremgår av denne instruks, samt lokale instrukser for styring av politidistriktene, særorganene og namsfogden i Oslo. 08296_PODinstruks_ny.indd 6 Reglementet inneholder absolutte krav som alle statlige virksomheter plikter å følge. Politidirektoratet har det overordnede ansvaret for at regelverket overholdes. Reglementet uttrykker at det som må etableres av styring, oppfølging, kontroll og forvaltning ikke er statisk og identisk for alle virksomheter. Styring og kontroll må tilpasses den enkelte virksomhet ut fra dens størrelse, kompleksitet, kompetanse, samfunnsmessig viktighet, risiko osv. Virksomhetens ledelse har ansvar for løpende å foreta vurderinger av risiko for de områder som fremgår av Reglementet og Bestemmelsene. Vurderingene skal være dokumenterbare. Nedenfor vises en hierarkisk oversikt over regelverk og instrukser for styring i virksomheter underlagt Politidirektoratet. (Fig. A) 2.2 Riksrevisjonen Riksrevisjonen er Stortingets kontrollorgan og har som oppgave å revidere Statsregnskapet og rapportere til Stortinget i det årlige Dokument nr. 1. Grunnlaget for revisjonen er Stortingets årlige budsjettvedtak, Stortingets bevilgningsreglementet og de øvrige instrukser/bestemmelser som vist på side 7. Politimesteren/sjef for særorgan plikter å legge frem regnskapet for politidistriktet innen fastsatte frister og svare på spørsmål fra Riks revisjonen. Politidirektoratet skal orienteres fortløpende om saker som Riksrevisjonen tar opp. Politimester/sjef for særorgan skal umiddelbart iverksette tiltak for å rette opp forhold som Riksrevisjonen har tatt opp skriftlig.

7 Figur A: Dokumenthierarki (Regelverk og instrukser) Bevilgningsreglement ement for økonoming i staten sene for ring i staten Bevilgningsreglement ruks for tøren Reglement for økonomistyring i staten Bestemmelsene for økonomistyring i staten Hovedinstruks for Politidirektøren Instruks for styring av virksomheter som tilhører Politidirektoratet Lokale instrukser i virksomhetene Hovedinstruks til politidirektøren (2002/03408). 08296_PODinstruks_ny.indd 7

8 3 Styringssystem for politi- og lensmannsetaten 3.1 Styringsprinsipper Justisdepartementet og Politidirektoratet utgjør den sentrale politiledelsen. Som forvaltningsorgan underlagt Justisdepartementet har Politidirektoratet et ansvar for planlegging, iverksetting og koordinering av tiltak innenfor politiets totale virksomhet. Politidirektoratet er ansvarlig for å sette regjeringens kriminalpolitikk ut i praksis gjennom faglig ledelse, styring og oppfølging av etaten. Politidirektøren skal i samråd med virksomhetene fastsette form og innhold i en styringsdialog med virksomhetslederne, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvens, rapporteringskrav m.m.. Styring av virksomhetene skal skje både i et ettårig og flerårig perspektiv. Styringsdialogen skal være dokumenterbar. at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Denne kontrollen utøves gjennom rapportering, tilsyn, evaluering og andre tiltak. 3.2 Styringsmodell Politidirektoratet skal gjennom styrings dialogen sikre god styring, opp følging, kontroll og forvaltning av virksomhetene i politi- og lensmannsetaten. For å sikre disse kravene er det etablert en styrings dialog mellom Politidirektoratet og underliggende virksomheter. Gjennom styrings dialogen forpliktes partene til deling av aktuell informasjon. Styringsdialogen har følgende elementer: Gjennom styringsdialogen gir Politidirektoratet disponeringsfullmakt til underliggende virksomheter, ressurser og fastlegger faglige prioriteringer, resultatmål og rapporteringskrav i henhold til sentrale føringer. Faglige prioriteringer og virkemidler for politidistrikter og særorgan nedfelles i disponeringsskrivet. Politidirektoratet skal sikre seg at alle underliggende virksomheter har tilfredsstillende intern kontroll slik 08296_PODinstruks_ny.indd 8 de sentrale styringsdokumenter(prop. 1 S, Til delingsbrev fra Justisdepartementet, mv. politisjefsmøtene plan- og rammeskrivet for politi- og lensmannsetaten plandokumenter fra virksomhetene

9 drøftingsmøte med politidistrikt/sær organ disponeringsskrivet for politi- og lensmannsetaten halvårs - og årsrapporter fra virksomhetene tilbakemelding på årsrapport fra Politidirektoratet Plandokumentene gir et godt grunnlag for gjennomføring av de årlige drøftings møtene mellom Politidirektoratet og virksomhetenes ledelse. Styringsdialogen skal sikre at: politidistrikt og særorgan fastsetter sine mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet f astsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med lover og regler virksomheten rapporterer relevant og pålitelig resultatinformasjon 08296_PODinstruks_ny.indd 9 straks virksomheten får kjennskap til vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer eller disponeringsskriv, skal Politidirektoratet informeres i egen sak. Virksomheten skal samtidig fremme forslag om korrigerende tiltak. Alle virksomheter skal innenfor sitt ansvarsområde sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås på en effektiv måte. For å sikre dette skal virksomhetene: Planlegge med ettårig og flerårig perspektiv Etablere og gjennomføre en dokumentert intern styringsdialog Gjennomføre fastsatte planer Evaluering og kontrollaktiviteter Rapportere om måloppnåelse og resultater internt og til overordnet myndighet. Planene skal dokumenteres gjennom interne styringsdokumenter. (Pkt. 2.3.1 Bestemmelsene)

10 3.3 Tilsyn I Reglementet 15 bestemmes at overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter utfører sine oppgaver på forsvarlig måte. Målsetningen for øvrig svarer til den som gjelder for intern kontroll, jf. Reglementet 14. Politidirektoratets overordnede behov for systematisk kontroll med underliggende virksomheter ivaretas primært gjennom den ordinære etatsledelse og etablerte styringsdialog, samt ved bruk av Politi direktoratets egen tilsynsordning. Politidirektøren fastsetter retningslinjer for Politidirektoratets tilsyn med politidistriktene og særorganene, jf. Hovedinstruksen 7.2. For øvrig følger det av Reglementet 4,3. ledd, Bestemmelsene kapittel 2.4 og Hovedinstruksen pkt. 2.2 at tilsynsvirksomheten skal tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Dette for å sikre nødvendig dynamikk, blant annet i forhold til tilsynets organisering samt valg av tilsynsområder og tilsynstema. Foruten å ivareta en kontrollfunksjon har tilsynet som oppgave å sikre en generelt sett bredere oversikt over virksomheten, sikre oppfølging og gi veiledning samt stimulere til kvalitetsutvikling. Tilsynet rapporterer til politidirektøren. 08296_PODinstruks_ny.indd 10

11 4 Virksomhetens interne styring Virksomhetene skal videreutvikle kunnskapsstyrt ledelse som hovedmetodikk slik at plandokumenter og beslutningsprosesser bygger på en kunnskapsorientert og reflektert tilnærming, der analyse av risiko og vesentlighet inngår som sentrale elementer. Etiske verdigrunnlag der overholdelse av lover og regler inngår som en selvfølgelighet hos alle ansatte skal tilstrebes for alle underliggende virksomheter. I et styringsmessig perspektiv skal virksomheten ha som målsetting å bruke kunnskapsorientert og strategisk ledelse til å oppnå de strategiske målsettingene for etaten. Politiets samfunnsoppdrag er å fore bygge og bekjempe kriminalitet samt skape trygghet for befolkningen. (Politiets strategi 2010-2015 ISBN 978-82-92524-5). Politiets virksomhetsutøvelse forefinnes således i grensesnittet mellom politikk og forvaltning - knyttet opp mot myndighetsutøvelse innenfor rammen av en demokratisk kontroll. Det å utøve god personalforvaltning i en slik kontekst byr på utfordringer med relativ stor grad av kompleksitet der faglig og menneskelig innsikt, modenhet og erkjennelse av menneskets betydning i organisasjonen er sentrale elementer. Relevante prosesser må derfor forankres i en positiv tilnærming der medarbeideren tillegges oppriktig interesse i å bidra til virksomhetens verdiskapning. Særlig i et tjenesteytende kunnskaps basert virksomhetsområde som politi- og lensmannsetaten vil den menneskelige r essurs være avgjørende for måloppnåelse. I en slik sammenheng må også samspillet i organisasjonen kjennetegnes av dialog, delegering og medvirkning der den enkeltes individuelle frihet og egenrådighet avveies opp mot betydningen av kollektiv innsats og samhandling for produksjon og måloppnåelse. Virksomhetsutøvelse blir da konsekvenser av menneskers samhandling i bruk av virkemidler, og av enkeltmenneskers kompetanse, motivasjon og kvalitet i arbeidet.1 Den enkelte virksomhet må kvalitetssikre og kunne dokumentere prosesser som understøtter etatens strategiske personalforvaltning. (Overordnet personalpolitisk handlingsplan 2008-2013 ISBN 978-8292524-63-3). 4.1 Mål- og resultatstyring som overordnet styrings prinsipp. Mål- og resultatstyring er det overordnede styrings prinsippet i politi- og lensmannsetaten. I arbeidet med å videreutvikle mål- og resultatstyringen i politi- og lensmannsetaten er det viktig å ha fokus på å utvikle en utforming på mål- og resultatstyringen som legger til rette for en helhetlig virksomhetsstyring. Mål- og resultatstyringen må utformes slik at den bidrar til at man retter oppmerksomheten langs hele resultatkjeden og er bevisst på hvordan de ulike leddene i resultatkjeden virker inn på hverandre. 1 08296_PODinstruks_ny.indd 11 J. Spurkeland: Relasjonsledelse

12 4.2 Grunnleggende styringsprinsipper Et grunnleggende prinsipp er at ledere på alle nivåer skal kjenne risikofaktorer for at virksomhetens målsettinger ikke nås. Dette gir ledelsen økt ansvar for løpende å vurdere virksomhetens styrings- og kontrollsystem. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses den enkelte virksomhet. Innsatsen skal særlig rettes mot de målområder som er spesielt utsatt for risiko eller der manglende måloppnåelse får store konsekvenser. 4.2.1 Intern styring, risiko og kontroll Virksomhetens leder har ansvar for å legge opp systemer, rutiner og tiltak slik at kravene til intern kontroll som fremgår i Reglementet 14 og Bestemmelsene pkt. 2.4 blir ivaretatt. Risikostyring er et verktøy for god måloppnåelse og effektiv drift. En risiko analyse har til hensikt å sikre: målrettet og kostnadseffektiv drift pålitelig intern og ekstern rapportering overholdelse av gjeldende lover og regler I tilpasningen av virksomhetens interne styring og kontroll skal ulike tiltak avveies mot den nytte og sikkerhet de gir for måloppnåelsen. Virksomheten skal kontinuerlig gjennomgå de systemer, rutiner og tiltak som er iverksatt for å sikre at den interne styringen fungerer som forutsatt. Risikostyring ivaretas av virksomhetens leder i dialog med overordnet myndighet. Dette er spesielt viktig i perioder med store endringer, idet endring kan føre til midlertidig usikkerhet og uklare ansvarsforhold. Styringen skal sikre at ressursbruken er effektiv og de økonomiske rammer ikke overskrides. Virksomhetens verdier, herunder materiell, utstyr og andre økonomiske verdier skal forvaltes på en forsvarlig måte slik at misligheter fore bygges og avdekkes. Virksomhetsleder har ansvar for at bruk av fullmakter ikke fører til utilsiktet prioritering i forhold til målene. 4.3.1 Lokal styringsdialog Utover de myndighets- og ansvarsområder som er beskrevet i Reglementet 4 og Bestemmelsene pkt. 2.2 skal virksomhetens leder: Ledelsen skal etablere systemer, herunder intern styringsdialog og sikre at viktig og pålitelig informasjon vedrørende måloppnåelse kommuniseres på en effektiv måte, og korrigerende tiltak kan iverksettes om nødvendig. 08296_PODinstruks_ny.indd 12 4.2.2 Gjennomføring av risikostyring For å sikre at fastsatte strategier følges og mål settinger oppnås, skal virksomhetsleder etablere prosesser for risikostyring, jf Bestemmelsenes punkt 2.4, 3. avsnitt litra a - e). Ved risikostyring skal virksomheten fortløpende identifisere forhold som kan påvirke måloppnåelsen, og gjennomføre korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse. 4.3 Lokale styringsprosesser Etablere en styringsdialog med et rapporteringsog oppfølgingssystem for virksomhetens driftsenheter. Utarbeide modell for intern budsjettfordeling og rutiner for periodisering av budsjetter. Utarbeide et internt disponeringsskriv hvert år som klargjør mål og resultatkrav, rammer, fullmakter

13 og ansvar, samt krav til rapportering og delegere budsjettmidler til driftsenhetene/tjenesteenheter der dette er hensiktsmessig. Grad av delegering må vurderes med bakgrunn i enhetens egenart, risiko og kompetanse. Gjennomføre og rapportere risikovurderinger i henhold til de føringer som er gitt i Reglementet, Bestemmelsene og denne instruks. 4.3.2 Budsjettfullmakter Politidirektoratet har med hjemmel i Justisdepartementets tildelingsbrev videredelegert følgende fullmakter til virksomhetene: Overføring av ubrukt del av bevilgning til neste år (godkjennes av FIN). Nettobudsjettering ved utskifting av utstyr. Overskridelse av budsjettet mot mer inntekter i eget budsjettkapittel postene: 02 Refusjoner, 03 Salgsinntekter, 15 Refusjoner arbeidsmarkeds tiltak, 16 Refusjon av fødselspenger/adopsjons penger, 18 Refusjon sykepenger. Fullmakt til å inngå leieavtaler og avtaler om kjøp av tjenester som pådrar staten forpliktelser utover budsjettåret, jf R-110/2005. Forutsetninger for fullmakten er at avtalene må gjelde den ordinære driften i politidistriktet/særorganet og dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå. Låneopptak og nedbetalingsavtaler er ikke tillatt for statlige virksomheter. Denne fullmakten ligger til Stortinget. Politidistriktene gis belastningsfullmakt på Kap 414, post 21 for godtgjørelser og kurs til forliks rådets medlemmer. Utgiftene til dette føres opp i rapporteringene til Politidirektoratet. 08296_PODinstruks_ny.indd 13 I særskilte tilfeller kan det søkes Politidirektoratet om å overskride budsjettet til investeringsformål, mot tilsvarende innsparinger i inntil tre etterfølgende budsjetterminer. Overskridelse av budsjettet må dekkes over neste års budsjettildeling. Justisdepartementet vedtar budsjett fullmaktene hvert år. Endringer i fullmaktene fra ett år til et annet kan forekomme. Endringer presiseres i disponeringsskrivet. 4.3.3 Myndighet og ansvar innenfor økonomi forvaltningen Politimester/sjef for særorgan fast setter sine mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av Politidirektoratet, samt foretar prioriteringer i et ettårig eller flerårig perspektiv. Politimester/sjef for særorgan har ansvar for: at regnskapsføringen skjer i iht. Reglementet ( 12) og Bestemmelsene å etablere en felles økonomifunksjon for virksomheten og underliggende driftsenheter at virksomheten benytter seg av de felles systemer, løsninger og avtaler som er inngått på overordnet nivå for etaten at anskaffelsene i virksomheten skjer i overensstemmelse med gjeldende anskaffelses-regelverk, at felles gyldige rammeavtaler inngått av PDMT benyttes. Det er PDMTs ansvar å sikre at alle varer tilbudt i nettbutikk følger anskaffelsesregelverket. Politimester/sjef for særorgan skal definere myndighet og ansvar, oppgaver og resultatmål lokalt gjennom internt disponeringsskriv.

14 4.3.4 Budsjettdisponeringsmyndighet Det vises til Bestemmelsene pkt. 2.5.2.1. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre så langt det vurderes forsvarlig. Virksomheten skal føre oversikt over hvilke ansatte som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet, og oppbevare signaturprøve for hver av dem. 4.3.6 Etterkontroll Politimester/sjef for særorgan skal etablere rutiner for avstemminger og etterkontroll i samsvar med retnings linjer gitt av overordnet myndighet. Disse rutiner skal tilpasses virksomhetens størrelse, kompleksitet og risiko. Som eksempler kan nevnes; månedlige avstemminger, kontroll av at budsjett bevilgning ikke overskrides. Kontrollaktivitetene skal være dokumentert. 4.3.5 Gjennomføring og rapportering Underliggende virksomheter har ansvar for at mål og resultatkrav gitt i sentrale og interne styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser, jf Bestemmelsene pkt. 2.3.2. 4.3.7 Evaluering Politidistrikter og særorgan er pålagt å sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater, ref. Reglement for økonomistyring i staten 16, Bestemmelsene punkt 2.6. Behovet for evalueringer må vurderes opp mot kvalitet og omfang av virksomhetens øvrige rapportering, både internt og til Politidirektoratet. Behovet skal også tilpasses størrelse, kompleksitet og risiko i de prosjekter eller ordninger som er aktuelle for evaluering. Straks driftsenhetsleder/budsjettdisponerer får kjennskap til vesentlige avvik eller fare for vesentlige avvik i forhold til planer eller periodisert budsjett, skal virksomhetens ledelse informeres. Hvis det er fare for at budsjettrammen vil bli overskredet, skal virksomhetslederen omgående vurdere muligheten for om disponering innenfor budsjettrammen. I de tilfeller hvor de uforutsette hendelsene er av en slik art og omfang at omdisponering ikke er mulig og bud sjettet vil bli overskredet, skal Politi direktoratet orienteres, jf. punkt 3.2 i denne instruks. Rapportering skal skje i samsvar med de krav som er fastsatt i Reglementet og Bestemmelsene, samt de krav som fremgår av disponeringsskrivet. Virksomheten skal foreta en fornyet risiko vurdering på det området hvor avvik har oppstått. Rapporteringen skal inneholde en redegjørelse om den fornyede risikovurderingen og de korri gerende tiltak som vil bli iverksatt. 08296_PODinstruks_ny.indd 14 Forhåndsevalueringer foretas som en vurdering eller analyse av et tiltak før gjennomføring av tiltaket. Underveisevalueringer gjennomføres for å kunne endre kurs eller justere på tiltak eller prosess. Etterevaluering (resultatevaluering) skjer etter at tiltaket er gjennomført for å få svar på om tiltaket oppfyller målsetting ene, hva som er effekten og for eksempel om tiltaket skal videreføres. Evalu ering gjennomføres med den hensikt å få kvalifisert informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater. Det vises til Veileder til gjennomføring av evalueringer. Finansdepartementet (Senter for statlig økonomistyring). Oppnådde effekter, for brukerne eller for samfunnet, må vurderes mot de vedtatte effektmålene.

15 Litteraturliste R-0603 B 2009Veileder i samfunnsøkonomiske analyser R-0604 B 2009Veileder til gjennomføring av evalueringer Mål- og resultatstyring i staten. En veileder i resultatmåling Forvaltning, styring og kontroll. CoCo-rapporten Dokumenter fra justissektoren Politidirektoratet, 2009. Strategiplan 2010 2015. Oslo: POD Hovedinstruks til politidirektøren. av 11.5.2005. Følgende online-adresser er benyttet COSO- Internkontroll. Universitetet i Oslo. Tilgjengelig fra URL: http:// www.admin.uio.no/ir/internkontroll/ ik.html. [Nedlastet: 8.11.2009, kl 13:10] Illustrasjonsliste Figur A: Dokumenthierarki (Regelverk og instrukser) 08296_PODinstruks_ny.indd 15