Rapport Arbeidsprosesser for digital vurderi
Rapporttittel: Arbeidsprosesser for digital vurderi Forfattere: Anne R. Pedersen (UiN), Lena Knudsen (HiOF), Sven Erik Sivertsen (NTNU), Ketil Mathiassen (UiO), Kjersti Møller (HiST), Frode Næsje (HiN), Geir Vaen (FS), Aleksander Lorentzen (UiO), Kjersti Listhaug (NTNU), Freddy Barstad (ecampus, UNINETT) og Irid Melve (UNINETT) Dato: 23.01.2015 https://www.uninett.no/digital
1 Innhold Sammendrag 4 Introduksjon 5 1. Dokumentstruktur 5 2 Forutsetnier 6 3 Definisjoner 6 3.1 Rolleforklari 6 4 Fire hovedfaser i prosessen 7 5 Deltakere i prosjektet 8 Dagens prosess 9 6 Dagens prosess 9 6.1 9 6.2 Gjennomføre 10 6.3 Sensurere besvarelser 10 6.4 Sluttføre (behandle klage på sensurvedtak, oppbevare, arkivere) 11 7 Prosessdiagram for dagens prosess 11 7.1 12 7.2 Gjennomføre 13 7.3 Sensurere 14 7.4 Sluttføre 15 Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess 16 8 Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess 16 8.1 17 8.2 Gjennomføre 17 8.3 Sensurere besvarelser 18 8.4 Sluttføre sprosess 18 9 Prosessdiagrammer for transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess 18 9.1 19 9.2 Gjennomføre 20 9.3 Sensurere 21 9.4 Sluttføre 22 10 Oversikt over endrier 23 Framtidig prosess 31 11 Framtidige prosesser 31 11.1 31 11.2 Gjennomføre 32 11.3 Sensurere besvarelser 32
11.4 Sluttføre 32 12 Prosessdiagram for framtidig prosess 32 12.1 33 12.2 Gjennomføre 34 12.3 Sensurere 35 12.4 Sluttføre 36 Videre arbeid 37 13 Videre arbeid 37
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital Sammendrag Dette dokumentet inneholder beskrivelser av arbeidsprosessene for digital vurderi, beskrevet med prosesstegnier og en tabell over endrier mellom dagens prosess og en framtidig digitalisert prosess. Arbeidsgruppa har tatt utgaspunkt i erfariene fra lokale prosjekter med digitaliseri av vurderisprosesser, samt erfarier med dagens savvikli i høgere utdanni. Arbeidsprosessene er delt i tre ulike modeller ut fra hvordan arbeidsgruppa for digital arbeidsflyt i prosjektet for digital har jobbet: 1. Dagens prosess Viser en sammenfatni av arbeidsflyten for ved ulike høgskoler og universiteter i dag 2. Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess Beskriver endrier som må gjøres i dagens prosess for å komme til framtidig prosess 3. Framtidig prosess Beskriver hvordan det er ønskelig å jobbe i framtida Dette dokumentet er et førsteutkast som oppsummerer arbeidet som er gjort i arbeidsgruppa for digital arbeidsflyt høsten 2014. Prosesstegniene vil bli brukt og utviklet videre av andre arbeidsgrupper, og muligens bli utdypet ytterligere i kravspesifikasjonsarbeid for ny(e) system(er). Hovedmålgruppa for denne versjonen av dokumentet er de høgskolene og universitetene som deltar i det nasjonale prosjektet for digital, leverandører som deltar i utviklisprosessen, samt arbeidsgruppene i prosjektet. Dette arbeidsnotatet vil bli oppdatert etter at system(er) er anskaffet og det er jobbet mer med behovsforståelse og løsnismuligheter. Da vil det kunne bli utarbeidet en fagspesifikasjon som er mer konkret, og som kommer med tydeligere anbefalier for arbeidsprosess for digital vurderi. En oppdatert versjon av dette dokumentet kan da inå i serien av dokumenter som anbefaler løsnier for avvikli av digitale er.
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 5 Introduksjon I UNINETT har i regi av ecampus-programmet etablert et prosjekt for digital. Prosjektet består av flere arbeidsgrupper og en styrisgruppe. Innholdet i dette dokumentet er produsert av arbeidsgruppa for digital arbeidsflyt. Prosesstegniene beskriver arbeidsflyten for digital vurderi. Det ble avholdt fire workshoper i arbeidsgruppa for å kartlegge og utarbeide prosesstegniene. I etterkant av workshopene ble prosesstegniene sendt ut på høri til referansegruppa. Det ble utarbeidet en generell, felles prosess for universitets- og høgskolesektoren. Prosesstegniene utgjør grunnlaget for arbeidet i IT-arkitekturgruppa, og er ment som innspill til en kravspesifikasjon til anskaffelse av ny(e) løsni(er) og system(er) for UH-sektoren. Det videre arbeidet med digitaliseri av i høgere utdanni legger disse prosessbeskrivelsene til grunn. 1. Dokumentstruktur Dokumentet har tre deler: Del I: Dagens prosess Beskriver nå-situasjonen for gjennomføri av vurderi. Prosesstegniene er en visuell og kortfattet framstilli av arbeidsflyten. Del II: Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess Prosessdiagrammene inneholder fargekodi og beskrivelse av endrier som bør gjøres i dagens prosess for å komme fram til framtidig prosess. Tabellen inneholder samme informasjon som i prosesstegniene, men har noen kommentarer og gir i tillegg mulighet for sorteri. Den kan også brukes videre til å legge inn flere detaljer. Del III: Ønsket prosess Beskriver framtidig, ønsket arbeidsprosess for gjennomføri av digital vurderi. Hovedinnholdet i dette dokumentet er prosessdiagrammer for savvikli. 5
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 6 2 Forutsetnier I forkant av workshopene ble følgende forutsetnier satt for arbeidsprosessen: Startpunkt for prosessen: "Ansatt oppretter vurderisenhet i FS". Vurderisenheten i FS kan betraktes som navet i sprosessen, og består av flere generiske informasjonsobjekter som er styrende for sprosessen. Sluttpunkt for prosessen: "Eksamenskandidaten har fått endelig karakter i Studentweb (klagefristen er gått ut, eventuell klage er ferdigstilt og klagesaken er arkivert)". Eksamensoppgave består av et oppgavesett som består av flere deloppgaver. Det vi skal kartlegge, er ulike delvurderier. (Eksamen i et emne kan bestå av ulike vurderiskombinasjoner). Det er de mest tradisjonelle vurderisordniene vi skal kartlegge slik som de er i dag. Framtidige former for vurderi er ikke en del av denne kartleggien. Vi skal ta hensyn til obligatoriske arbeidskrav (vilkår for å gå opp til ). Vi kan identifisere avvik eller forskjeller mellom institusjonene, men skal tegne en felles prosess. Eventuelle avvik skal beskrives. Vi skal kartlegge hvilke aktiviteter de ulike rollene utfører, uavheig av plasseri av disse i organisasjonen. Skole er utgaspunktet for prosessen, men tanken er at prosessen kan tilpasses andre vurderisordnier, som mappevurderi og hjemme. Arbeidsgruppa har tatt utgaspunkt i erfarier fra lokale prosjekter og det arbeidet som er gjort av ekspertgruppa for digital vurderi, inkludert rapporten om juridiske problemstillier knyttet til digital vurderi fra juni 2014. Vi legger hovedvekt på skriftlig skole, selv om prosessene ofte er de samme som for andre sformer. Arbeidsprosessen ble delt inn i fire hovedfaser: 1. 2. Gjennomføre 3. Sensurere 4. Sluttføre (klageprosesser, oppbevare, arkivere) 3 Definisjoner 3.1 Rolleforklari Eksamenskandidat: Personen som er kandidat til (student, privatist eller annet). : Administrativt ansatt som har administrative aktiviteter knyttet til ved institusjonen. Emneansvarlig: Personen som utfører fagrelaterte aktiviteter knyttet til (utarbeide soppgaver, sensurveiledni. Typisk faglærer i emnet, ansatt ved institusjonen). Sensor: Person som gir vurderi av kandidatens prestasjon. Kan være både intern og ekstern. Eksamensvakt: Person som er til stede fysisk under selve gjennomførien av, og påser at gjennomførien skjer i henhold til reglementet. IT-ansvarlig: IKT-støtte for hele arbeidsprosessen rundt. Inkluderer drift, brukerstøtte, infrastrukturbyggi, teknisk overvåki og håndteri av sikkerhet for IKT. 6
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 7 4 Fire hovedfaser i prosessen Arbeidsflyt for digital ble gruppert i følgende fire hovedfaser: 1. I forberedelsesfasen settes rammebetielsene for sgjennomføri. lsesfasen strekker seg fra prosessens starttidspunkt når vurderisenhet i FS opprettes og helt fram til selve savviklistidspunktet. I denne fasen melder kandidaten seg opp til, roller knyttet til savviklien defineres (sensorer, kandidater, kommisjoner, svakter), og soppgaver utarbeides. I tillegg må tid og sted for sgjennomføri på plass, og eventuelle tilretteleggistiltak planlegges. 2. Gjennomføre Gjennomførisfasen foregår på selve sdagen, og innebærer utleveri av oppgave og utarbeidelse og innleveri av besvarelse. 3. Sensurere Sensurerisfasen kommer etter gjennomførisfasen, og innebærer at sensorer får tilga til sbesvarelsene og vurderer disse. Denne delprosessen gjennomføres både i forbindelse med ordinær sensur og ved eventuell klage på sensurvedtak. 4. Sluttføre (behandle klage, oppbevare, arkivere) Den siste fasen innebærer at studenten får tilga til resultatet, og ved behov kan be om kan klage på karakteren. Ved klage skjer en ny sensurerisiterasjon. I tillegg innebærer denne fasen avlønni av sensorer og svakter, samt arkiveri av soppgaver og oppbevari av sbesvarelser i henhold til gjeldende regelverk. Det er utarbeidet prosesstegnier for hver av de fire fasene som beskrives i de neste kapitlene. 7
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 8 5 Deltakere i prosjektet Arbeidsgruppa som har jobbet med prosesstegniene og deltatt i workshoper har hatt følgende deltakere: Anne R. Pedersen (UiN) Lena Knudsen (HiOF) Sven Erik Sivertsen (NTNU) Ketil Mathiassen (UiO) Kjersti Møller (HiST) Frode Næsje (HiN) Geir Vaen (FS) Aleksander Lorentzen (UiO) Kjersti Listhaug (NTNU) Freddy Barstad (ecampus, UNINETT) Referansegruppa som har bidratt med innspill til arbeidsprosessene har hatt følgende deltakere: Nora Clarke (UiA) Judith Morland (UiB) Ivild Stock-Jørgensen (UiT) Stig Selmer-Andersen (UiS) Marthe Eikum Ta (HiOA) Guro Mjaer (NHH) Steinar Hov (HiL) Felipe Manriques (DMMH) Frode Arntsen (BIBSYS) Kjetil Dalseth (UiS) PwC har bistått med å fasilitere og dokumentere arbeidet. UNINETT har vært sekretariat for arbeidsgruppas notat. 8
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 9 Dagens prosess 6 Dagens prosess II Dette kapittelet gir en sammenfatni av hvordan ulike høgskoler og universiteter gjennomfører i dag. Prosesstegniene gir en grov oversikt over arbeidsflyten, men går ikke inn i detaljer på enkeltprosesser. Komplekse prosesser må detaljeres ytterligere i en kravspesifikasjonsfase. Gjennomgående er mae av aktivitetene i dagens prosesser manuelle. Når det gjelder enkelte aktiviteter, for eksempel å oppnevne sensor, utføres de på forskjellige tidspunkt av de ulike institusjonene. Arbeidsgruppa konkluderte med at rekkefølgen på enkeltaktiviteter ikke er avgjørende for det videre arbeidet med prosessene i IT-arkitekturgruppa, og at de derfor ikke trete å presiseres i den generelle prosesstegnien. Det viktigste er at alle prosessene er representert og tilknyttet riktig rolle. Fokuset har derfor ikke vært på å beskrive forskjeller mellom rekkefølgen på de ulike aktivitetene blant institusjonene, men heller på å framstille en overordnet, generell prosess som alle institusjonene som var representert i arbeidsgruppa støtter. Den helhetlige prosessen som beskriver arbeidsflyten i en digital vurderi ble gruppert i fire hovedfaser. De fire hovedfasene er vist i Figur 1, og framstilles i mer detalj på de påfølgende sidene. Gjennomføre Sensurere Sluttføre Figur 1 De fire hovedfasene 6.1 Som prosesstegnien i avsnitt 7.1 viser, består forberedelsesfasen av mae manuelle og papirbaserte aktiviteter. Generelt ligger mae aktiviteter hos smed og emneansvarlig. en forbereder det administrative med, og har aktiviteter som for eksempel å: - opprette vurderisenhet i FS og legge splan - registrere oppnevnte sensorer og sinformasjon - melde opp studenter som ikke gjør dette selv - saksbehandle og planlegge tilretteleggi av - sende oppgavesett til trykki og distribuere oppgavesett på sdagen - finne egnet rom 9
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 10 - sjekke infrastrukturen Emneansvarlig forbereder det faglige ved, og har aktiviteter som for eksempel å: - foreslå sensorer - utarbeide oppgavesett - kontrollere formalia knyttet til oppgavesett - utforme sensorveiledni - oversende liste over kandidater til smeden Eksamenskandidaten forbereder seg på ved å - melde seg opp til innen gitte frister - eventuelt trekke seg fra innen gitte frister - gjøre seg kjent med sløsnien Se også prosessdiagram kapittel 7 for visuell framstilli av dagens forberedelsesfase. 6.2 Gjennomføre I gjennomførisfasen ligger de fleste aktivitetene hos svakten. Noen ligger hos studenten som tar. Eksamensvaktens aktiviteter: - registrere studentens oppmøte - identitetskontrollere studenter - kontrollere eventuelle hjelpemidler og håndheve reglementet for avvikli - dele ut soppgavene - ajourføre lister over hvem som har levert besvarelser, trukket seg eller ikke møtt - samle inn og kontrollere besvarelser - levere sett av besvarelser til sentralt mottak Mae av disse aktivitetene er i dagens prosess manuelle og papirbaserte. Eksamenskandidaten: - utarbeide besvarelsen - kan velge å trekke seg fra underveis i gjennomførien - levere sbesvarelsen Disse aktivitetene er også manuelle og papirbaserte i dagens prosess. Se også prosessdiagram kapittel 7 for visuell framstilli av dagens gjennomførisfase. 6.3 Sensurere besvarelser I denne fasen distribuerer smeden sbesvarelsene til sensorene sammen med sensurprotokoll og sensurveiledni. Hver enkelt sensor: - gjennomføre en eventuell plagiatkontroll, avheig av institusjonens rutiner - sensurere sbesvarelsen - kommunisere eventuelt med andre sensorer - verifisere og levere sensur - signere sensurprotokollen 10
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 11 en: - sende sensurprotokoll til skontoret og registrere sensur i FS - utarbeide statistikk - publisere resultatene i Studentweb Selve sensurerien er i dagens prosess en manuell prosess som utføres på papir. Eksamensbesvarelsene og sensurprotokoller sendes mellom smeden og sensoren. Se også prosessdiagram i kapittel 7 for visuell framstilli av dagens sensurfase. 6.4 Sluttføre (behandle klage på sensurvedtak, oppbevare, arkivere) I den siste fasen får studenten tilga til resultatet. Studenten kan be om begrunnelse for sensurvedtak på sin sbesvarelse innen gitte frister. Studenten kan også klage på sensurvedtaket innen gitte frister. En student kan initiere en direkte klage uten forutgående krav om begrunnelse. Ved en begrunnelsessak: - smed mottar krav om registrerer dette i arkivsystemet - sensor avgir begrunnelsen enten muntlig eller skriftlig til studenten - smed registrerer saken som avsluttet i arkivsystemet Ved en klagesak vil smeden - motta klage og registrere dette i arkivsystemet - opprette ny kommisjon - oversende sbesvarelsen og sensurprotokoll til klagesensorer Sensureri speiler aktiviteter slik de er beskrevet i fasen sensureri. Til slutt blir det nye resultatet registrert i FS. Andre administrative aktiviteter som ligger hos smeden i den avsluttende fasen, er avlønni av sensorer og svakter, oppbevari av srelatert materiell, samt arkiveri av oppgavesett, og å påse at besvarelser arkiveres etter gjeldende reglement. Se jusrapporten for beskrivelse av reglement knyttet til disse prosessene. Se også prosessdiagram i kapittel 7 for visuell framstilli av dagens prosess rundt behandle klage, samt oppbevari. 7 Prosessdiagram for dagens prosess De følgende prosessdiagrammene dokumenter dagens praksis for savvikli i høgere utdanni i Norge. 11
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 7.1 Dagens prosess Eksamenskandidat Blir kjent med sløsni Melde seg opp til Trekke seg fra Søke om tilretteleggi Opprette vurderisenhet Opprette splan Registrere sensorer / kommisjoner Formidle info om Minne om frister Melde opp student til Registrere sinformasjon Undervisnisopptak og planlegge tilretteleggi Kvalitetssikre oppgave. Gi innspill til endrier Send oppgaver til trykk Forarbeid skontor Kandidatnummereri Vaske sløsni Finne egnet rom Sjekk infrastruktur Oversende til inspektørkontoret Dispensasjon etter frist, unntaksbehandli Emneansvarlig Foreslå sensorer og kommisjoner Lage oppgave Hente, (importere) oppgave Bestemme oppbyggi av oppgavesett Kvalitetssikre oppgavesett Ferdigstille oppgavesett Lagre oppgavesett Kontroll av formalia Utforme sensurveiledni Oversende liste over kandidater Sensor Gi innspill til oppgave IT-ansvarlig Eksamensvakt
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 13 7.2 Gjennomføre Gjennomføre Dagens prosess Eksamenskandidat Utarbeide sbesvarelse Trekk under Levere besvarelse Registrere oppmøteprotokoll Aktivere oppgave/ Oppgave utleveres Oppdatere kommisjoner Oppdage fusk under Emneansvarlig Besøk av faglærer i lokale Oppdage fusk under Sensor Eksamensvakt Identifisere, godkjenne og registrere kandidat Kontroll av hjelpemidler Dele ut soppgave Oppdage fusk under Monitoreri Ajourføre liste over hvem som har besvart og levert Innsamli og kontroll av sbesvarelse Levere sett av besvarelser til sentralt mottak IT-ansvarlig Spesiell tilretteleggi Brukerstøtte (løpende) 13
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 14 7.3 Sensurere Sensurere Dagens prosess IT-ansvarlig Eksamensvakt Emneansvarlig Eksamenskandidat Distribuere sbesv arelser Sende karakterskjema (til skontor) Utarbeide statistikk Publisere resultat Sensor Plagiatkontrol, avdekke fusk Rette besvarelse Sensurere med karakter Oppdage fusk Sensorkommunikasjon Verifisere og levere sensur Signere sensurprotokoll 14
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 15 7.4 Sluttføre klage / oppbevari Dagens prosess Eksamenskandidat Få tilga til resultat Ønsker å klage Levere klage Ber om begrunnelse Motta sensurvedtak Ønsker begrunnelse Avlønne sensor, svakt Send meldi til lånekassen Registrer begrunnelsesvedtak Motta klage Sett saksbehandler på klagesak Registrer sak i sak/ arkivsystem Oppretter nye sensorer(klage kommisjon) Oversende besvarelse til klagesensor Oppdatere sak med resultat fra ny sensur Arkiveri Avlønn sensor, svakt Avslutt sak Oppbevari og lagri Sensor IT-ansvarlig Eksamensvakt Emneansvarlig Avgi begrunnelse muntlig eller skriftlig Varsle at begrunnelse er gitt Rette besvarelse Sensurere med karakter Sensorkommu nikasjon Verifisere og levere sensur Signere sensurprotokoll 15
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess III 8 Transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess I transformasjonen fra dagens til framtidig prosess, blir en del aktiviteter digitalisert eller helautomatisert. Noen aktiviteter, som for eksempel å signere sensurprotokoll manuelt og sende soppgavesett til trykk, vil ikke leer inå som en del av prosessen, og blir fjernet. Som en del av workshopene så vi på forbedrier i arbeidsflyten, og enkelte aktiviteter er forenklet som en følge av dette. Noen aktiviteter, som for eksempel innloggi, sjekk av utstyr og loggi, kreves for gjennomføri av digital og ble lagt til som følge av at prosessen digitaliseres. En del aktiviteter beholdes slik de er i dag, enten fordi de må gjøres manuelt eller fordi de allerede utføres med digitale hjelpemidler. Aktivitetene i prosesstegnien har fått en fargekode ut fra hva som endres i dagens prosess for å komme fram til framtidig prosess. Fargekodene er som følger: Som i dag Endret (f.eks. digitalisert) Utgår (f.eks. automatisert) Ny aktivitet Generelt automatiseres en del av de framtidige administrative aktivitetene til smeden, emneansvarlig og sensor med bedre systemstøtte. I tillegg vil mae aktiviteter knyttet til utformi og sensur av sbesvarelsen som i dag gjøres på papir, gjennomføres digitalt i framtida. Endriene fra dagens prosess til framtidig prosess er framstilt visuelt på de påfølgende sidene. Prosessen er gruppert på samme måte som dagens prosess med de fire hovedfasene som vist i Figur 2. Gjennomføre Sensurere Sluttføre Figur 2 De fire hovedfasene
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 17 8.1 Enkelte av stegene i dagens prosess beholdes slik de er i dag og har grønn farge i tegnien. Dette er fordi en del av aktivitetene har systemstøtte i dag og allerede utføres digitalt i dagens prosess. Disse aktivitetene er for eksempel: - opprette vurderisenhet - opprette splan - registrere oppnevnte sensorer og sinformasjon - melde seg opp til - trekke seg fra. En del av aktivitetene som ligger hos smeden tas ut, da disse er manuelle prosesser som vil bli overflødige i en framtidig digital prosess (merket røde i tegniene under). Dette er for eksempel å: - sende oppgavesett til trykk - finne egnet rom (ønskes gjort automatisk i nytt system ut fra antall oppmeldte, formen på m.m.) - oversende besvarelser til skontoret De fleste aktivitetene som ligger hos emneansvarlig og som var manuelle aktiviteter utført på papir, er markert gule og ønskes digitalisert i en framtidig prosess. Eksempler på dette er: - lage oppgavesett - hente (importere) oppgave(r) - bestemme oppbyggi av oppgavesett - kvalitetssikre oppgavesett - ferdigstille oppgavesett - kontrollere formalia - utarbeide sensurveiledni I tillegg er det kommet til to nye aktiviteter for IT-ansvarlig: - logge og forberede overvåki av sgjennomføri - brukerstøtte Dette er aktiviteter det vil bli større behov for ved en digital, og arbeidsgruppa har derfor valgt å synliggjøre disse i framtidig prosess. Se også figur/avsnitt 9 for visuell framstilli av transformasjonen til forberedelsesfase. 8.2 Gjennomføre Gjennomførisfasen har mae gule og røde bokser, noe som tyder på at det er stort potensial for digitaliseri og automatiseri av prosesser. En del manuelle aktiviteter i dagens prosess er røde og tas ut av en framtidig prosess, da de ikke leer er nødvendige. Dette er for eksempel: - dele ut soppgaver - samle inn sbesvarelser - oversende sbesvarelser I tillegg digitaliseres skandidaten prosess med å utarbeide sbesvarelsen ved at besvarelsen kan utformes på PC. 17
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 18 Noen nye prosesser er nødvendige for en digital gjennomføri: - innloggi til systemet - kvitteri og kopi av sbesvarelsen til skandidaten Se også figur/avsnitt 9 for visuell framstilli av transformasjonen til gjennomførisfasen. 8.3 Sensurere besvarelser Sensurfasen har også mae gule og røde bokser. Selve sensurerien blir støttet digitalt i en framtidig prosess, og manuell distribueri av besvarelser tas ut, da denne aktiviteten ikke leer er nødvendig. I den framtidige prosessen er det også ønskelig at sensor ikke treer å signere sensurprotokoll manuelt, da dette enten gjøres ved innloggi i systemet eller ved digital signatur. Prosessen rundt registreri av sensurvedtak bør også digitaliseres. Se også figur/avsnitt 9 for visuell framstilli av transformasjonen til sensurfasen. 8.4 Sluttføre sprosess I den siste fasen er mae av boksene gule, noe som betyr at de vil bli digitalisert. I en framtidig prosess blir det ikke nødvendig å sende sbesvarelser manuelt fra smeden til sensor og tilbake igjen, noe som vil spare mye tid. Selve sensurerien vil også foregå digitalt. Se også figur/avsnitt 9 for visuell framstilli av transformasjonen til fasen for å behandle klage, og oppbevari og arkiveri. 9 Prosessdiagrammer for transformasjon fra dagens prosess til framtidig prosess 18
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 9.1 Transformasjon fra dagens prosess til ønsket prosess Eksamenskandidat Blir kjent med sløsni Melde seg opp til Trekke seg fra Søke om tilretteleggi Sjekke og tilpasse utstyr Opprette vurderisenhet Opprette splan Registrer sensorer / kommisjoner Formidle info om Minne om frister Melde opp student til Registrere sinformasjon Undervisnisopptak og planlegge tilretteleggi Kvalitetssikre oppgave. Gi innspill til endrier Send oppgaver til trykk Forarbeid skontor Kandidatnummereri Vaske sløsni Finne egnet rom Sjekk infrastruktur Oversende til inspektørkontoret Dispensasjon etter frist og unntaksbehandli Emneansvarlig Foreslå sensorer og kommisjoner Lage oppgave Hente, (importere) oppgave Bestemme oppbyggi av oppgavesett Kvalitetssikre oppgavesett Ferdigstille oppgavesett Lagre oppgavesett Kontroll av formalia Utforme sensurveiledni Oversende liste over kandidater Sensor Gi innspill til oppgave Eksamensvakt IT-ansvarlig Loggi og varsli Brukerstøtte (løpende) Sjekk infrastruktur Fargekoder: Som i dag Endret Utgår (f.eks. digitalisert) (f.eks. automatisert) Ny aktivitet
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 20 9.2 Gjennomføre Gjennomføre Transformasjon fra dagens prosess til ønsket prosess Eksamenskandidat Innloggi Utarbeide sbesvarelse Trekk under Levere oppgave Motta kvitteri og verifisert kopi Registrere oppmøteprotokoll Aktivere oppgave/ Oppgave utleveres Oppdatere kommisjoner Oppdage fusk under Spesiell tilretteleggi Emneansvarlig Besøk av faglærer i lokale Oppdage fusk under Eksamensvakt Sensor Identifisere, godkjenne og registrere kandidat Kontroll av hjelpemidler Dele ut soppgave Oppdage fusk under Monitoreri Ajourføre liste over hvem som har besvart og levert Innsamli og kontroll av sbesvarelse Levere sett av besvarelser til sentralt mottak IT-ansvarlig Loggi og varsli Brukerstøtte (løpende) Fargekoder: Som i dag Endret Utgår (f.eks. digitalisert) (f.eks. automatisert) Ny aktivitet 20
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 21 9.3 Sensurere Sensurere Transformasjon fra dagens prosess til ønsket prosess Eksamensvakt Emneansvarlig Eksamenskandidat Distribuere sbesv arelser Sende karakterskjema (til skontor) Utarbeide statistikk Publisere resultat Sensor Plagiatkontroll Rette soppgave Sensurere med karakter Oppdage fusk Sensorkommunikasjon Verifisere og levere sensur Signere sensurprotokoll IT-ansvarlig Loggi og varsli Brukerstøtte (løpende) Fargekoder: Som i dag Endret Utgår (f.eks. digitalisert) (f.eks. automatisert) Ny aktivitet 21
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 22 9.4 Sluttføre klage / oppbevari Transformasjon fra dagens prosess til ønsket prosess Eksamenskandidat Få tilga til resultat Ønsker å klage Levere klage Ber om begrunnelse Motta sensurvedtak Ønsker begrunnelse Avlønne sensor, svakt Send meldi til lånekassen Registrer begrunnelsesvedtak Motta klage Sett saksbehandler på klagesak Registrer sak i sak/ arkivsystem Oppretter nye sensorer(klage kommisjon) Oversende besvarelse til klagesensor Oppdatere sak med resultat fra ny sensur Arkiveri Avlønn sensor, svakt Avslutt sak Oppbevari og lagri Eksamensvakt Sensor Emneansvarlig Avgi begrunnelse muntlig eller skriftlig Varsle at begrunnelse er gitt Rette Sensurere med karakter Sensorkommu nikasjon Verifisere og levere sensur Signere sensurprotokoll IT-ansvarlig Loggi og varsli Brukerstøtte (løpende) Fargekoder: Som i dag Endret Utgår (f.eks. digitalisert) (f.eks. automatisert) Ny aktivitet 22
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 10 Oversikt over endrier Under workshopen ble forklari på de ulike endriene skrevet ned i en tabell. Dette gjør det enklere å slå opp en enkelt aktivitet hvis man lurer på hvorfor den ble endret i framstillien av den framtidige prosessen. I tillegg har en representant fra arbeidsgruppa registrert hvilket system som benyttes for den aktuelle aktiviteten i dagens prosess. Tabellen gir en oppsummeri av alle aktiviteter, roller, systemer og faser, og gir forklari eller kommentar til endrier som ble gjort i transformasjonen fra dagens til framtidig prosess. Tabellen er bygd opp på samme måten som prosesstegniene, og inneholder den samme informasjonen. I tillegg har tabellen kommentarer i kolonnen til høyre. Tabellen er ment å gi en oversikt med mulighet for sorteri på faser og roller. Selve tabellen kan benyttes som utgaspunkt for kravspesifikasjonsarbeid. Fargekodene i tabellen er som i transformasjonsprosessene: Som i dag Endret (f.eks. digitalisert) Utgår (f.eks. automatisert) Ny aktivitet Aktivitet Rolle System Fase Kommentar Blir kjent med sløsni Eksamenskan didat Digitalt ssystem Melde seg opp til Eksamenskan didat Trekke seg fra Eksamenskan didat Studentweb Studentweb Søke om tilretteleggi Eksamenskan didat Papirskjema Sjekke og tilpasse utstyr Eksamenskan didat Opprette vurderisenhet FS Opprette splan Registrere sensor/kommisjonær Registrere sinformasjon FS, timeplansystem, word/excel, rombookisyste m FS, sak/arkiv Skal i framtida ikke innebære manuell overføri fra et system til et annet Dette innbefatter også tilgasstyri til (eksterne) sensorer og Eksamenskandidater
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 24 Aktivitet Rolle System Fase Kommentar Formidle informasjon om Dette gjøres automatisk Minne om frister e-post, nettsider Automatisert Melde opp (hvis utsatt m.m.) FS Alle unntakstilfeller med manuell behandli blir beholdt i framtidig prosess Undervisnisopptak FS og planlegge tilretteleggi FS, sak/arkiv Redusert omfa Kvalitetssikre oppgavesett, gi innspill til endrier Blir erstattet av system og at emneansvarlig går gjennom skjema etter utarbeidelse av oppgaver Sende oppgavesett til trykk Kun ved spesielle behov (fysisk tilretteleggi) Kandidatnummereri FS Automatisert Vaske sløsni og bekreft utskrift Automatisert Finne egnet rom Sjekke infrastruktur FS, rombookisyste m Automatisert Flyttet til IT-ansvarlig Forarbeid skontor (lokaler og vakter) FS Automatisert, eventuelt gi tilga til sinstans eller lignende ved digital Oversende til inspektørkontoret Automatisert Dispensasjon etter frist, unntaksbehandli FS Alle unntakstilfeller med manuell behandli blir beholdt i framtidig prosess Foreslå sensorer/kommisjoner Emneansvarli g FS, sak/arkiv Lage oppgavesett Emneansvarli g Word, LMS osv. Digitalisert, mulighet for digital arbeidsflyt og samarbeid Hente (importere) oppgavesett Emneansvarli g Digitalisert 24
Arbeidsnotat Prosesstegnier digital 25 Aktivitet Rolle System Fase Kommentar Bestemme oppbyggi (sammensetni) av Emneansvarli g Kvalitetssikre oppgavesett Emneansvarli g Ferdigstille oppgavesett Emneansvarli g Digitalisert Digitalisert, mulighet for digital arbeidsflyt og samarbeid Digitalisert Lagre oppgavesett Emneansvarli g Automatisert Kontrollere formalia med hensyn til oppgavesett Utforme sensurveiledni Emneansvarli g Emneansvarli g Word osv. Tid, hjelpemiddel, universell utformi, språk, tredjepartsverktøy, plagiatkontroll Digitalisert Oversende liste over godkjente kandidater Emneansvarli g FS Automatisert Gi innspill til soppgaver Sensor Digitalisert Loggi og varsli IT-ansvarlig Løpende brukerstøtte IT-ansvarlig Sjekk infrastruktur IT-ansvarlig Innloggi Eksamenskan didat Gjennomføre Ny aktivitet Ny aktivitet Endret rolle for IT-ansvarlig, kan f.eks innebære sjekk av BYOD NY AKTIVITET Digitalisert innloggi Utarbeide sbesvarelse Eksamenskan didat Papir, digitalt ssystem Gjennomføre Digitalisert Trekk under Eksamenskan didat Gjennomføre Digitalisert Levere besvarelse Eksamenskan didat Gjennomføre NY AKTIVITET Digitalisert, det er viktig at eleven får en kvitteri og en verifisert kopi av besvarelsen sin Motta kvitteri og verifisert kopi Eksamenskan didat Gjennomføre NY AKTIVITET. Automatisert Registrere oppmøteprotokoll FS Gjennomføre Automatisert. Ikke leer nødvendig, da kandidatene registreres digitalt. 25