Årsmøte onsdag 16. mars 2016
Eigersund idrettsråd, årsmøte 2016 Sted: Grand Hotell Dato: Onsdag 16. mars 2016 Tid: 19:00 Saksliste: 1. Godkjenning av de frammøtte representanter. 2. Godkjenne innkalling, saksliste. 3. Valg av møteleder. 4. Valg av referent til årsmøtet. 5. Valg av to representanter til godkjenning / underskrift av årsmøteprotokollen. 6. Valg av to personer til tellekorps. 7. Behandle og godkjenne årsmeldingen. 8. Behandle innkomne forslag og saker. 9. Regnskap 10. Budsjett 11. Idrettsrådets pris for 2016. 12. Valg (valgkomiteens forslag) Annet innhold Vedlegg 1: Kontrakt mellom Eigersund kommune og Eigersund idrettsråd Vedlegg 2: Eksempler på artikler fra Dalane Tidende angående Eigersund idrettsråd
Årsmelding 2015 Eigersund idrettsråd Idrettsrådet i Eigersund er et fellesorgan for alle lag, klubber og foreninger som er medlem av Norges Idrettsforbund. Disse klubbene er idrettsrådets medlemmer. Medlemskapet har siden Idrettsrådets start vært gratis i Eigersund. Styret i Idrettsrådet er sammensatt av personer fra disse klubbene. Rådet skal være bindeleddet mellom medlemmene, kommunen og idrettskretsen. Likeså kan Idrettskretsen og kommunen benytte Idrettsrådet ved kontakt utad til medlemmene. Styremøtene blir stort sett holdt i kulturkontorets lokaler i Standgaten. Styrevervene er dugnadsbasert og møtene åpne. Det er for tiden 28 lag og klubber som ligger under Eigersund idrettsråd. Nye siden i fjor er Stavanger Kendo Klubb og Egersund Kyokushin Karateklubb. Medlemmene nå er: Dalane Sykleklubb Egersund Bordtennisklubb Egersund Dykkeklubb Egersund Golfklubb Egersund Innebandyklubb Egersund Judoklubb Egersund Karate Kyokushinkai Egersund Klatre- og Tindeklubb Egersund Kyokushin Karateklubb Egersund Og Dalane Rideklubb Egersund OK Egersund Padleklubb Egersund Pistolklubb Egersund Racketklubb Egersund Rugbyklubb Egersund Seilforening Egersund Skiforening Egersund Svømmeklubb Egersund Volleyballklubb Egersunds Idrettsklubb Egersunds Turnforening Eiger Fotballklubb Eigersund Helsesportlag Helleland IL Hellvik IL NMK Egersund Skåra Rideklubb Stavanger Kendo Klubb Styrets sammensetning består av personer fra flere forskjellige lag, klubber og foreninger i Eigersund. Det blir lagt vekt på at disse skal representere hele idretten i kommunen og ikke bare sitt lag. I løpet av året har idrettsrådet satt opp et årshjul med oversikt over faste saker som det jobbes med hvert år. Se vedlegg 3. Styret har fordelt medlemsklubbene seg i mellom og holder seg dermed oppdatert over det meste som skjer. Målet er også at idrettsrådet skal være tilstede på klubbenes årsmøter. Referat fra styremøtene ligger åpent for nedlastning på Eigersund kommune sine nettsider. Saker i 2015 Av saker idrettsrådet har hatt til behandling i 2015 kan vi nevne. Arbeidet for å få et tettere samarbeid mellom idrettsrådene i Dalane. Vært i møte sammen med Eigersund kommune angående spillemidler og prioriteringer. Gått i gjennom reguleringsplaner og kommet med innspill hvor det er muligheter for at endringer kan gi bedre vilkår for idretten.
Hatt tett samarbeid med sykkelkoordinator og bistått med hjelp der vi har fått forespørsel om dette. Idrettsrådet har fordelt idrettslagene i Eigersund seg i mellom og målet er at vi skal være representert på alle årsmøtene for å få en føling på muligheter og utfordringer klubbene har. Idrettsrådet har deltatt på møte mellom Eigersund kommune og fotballklubbene. Her ble støtte til kunstgressbaner diskutert. Vært deltakere på Sykkelens dag som ble arrangert av Sykkelkoordinatoren. Deltatt i utredning av nytt hestesenter da ridesenteret på Tengs begynner å føle seg inneklemt. Er med i styringsgruppa som skal jobbe for et nytt sjøsportsenter på seilforeningens tomt. Med på prosjektet er også padleklubben, seilforeningen, sykkelklubben og Egersund dykkeklubb. Holdt politisk allmannamøte med debatt på Grand Hotell før kommune- og fylkestingsvalget. Jobbet for å få en bowlinghall i kommunen. Jobbet sammen med Eigersund kommune for å få treningstider i kommunens haller og anlegg som passer best mulig for våre medlemsklubber. Hatt representanter med i prosjektet folkepulsen. Holdt seg oppdatert i saken om flerbrukshallen på Lagård. Holdt seg oppdatert i saken om fotballbanen på Slettebø. Idrettsrådet har fått forespørsel om vi kan komme med en person som kan være styremedlem i Lagårdshallen AS. Idrettsrådet takket nei til dette. Hatt møte med ledelsen i Eigersund kommune samt politisk ledelse hvor ønsker, utfordringer og muligheter ble diskutert. Jobbet med sykkelklubbens ønsker og planer om sykkelløype i Hobdalen. Eigersund idrettsråd foreslo at Eigersund kommune ikke skulle være medeier i Lagårdshallen. Fått en skriftlig kontrakt med Eigersund kommune. Se vedlegg 1. Fordelt Lokale aktivitetsmidler til idrettsklubbene, totalt 935.000 kroner, Styrets sammensetning 2015 Svein Erling Jensen Leder EIK håndball Petter Egil Seglem Nestleder Egersund golfklubb Jannie Sæstad Kasserer Egersund og Dalane Rideklubb Sigurd Carlsen Styremedlem Egersund skiforening Therese Østebrød Styremedlem Egersund Karate Kyokushinkai Sverre Tengesdal Styremedlem NMK Egersund Inger Torgersen Styremedlem Eiger Tor Inge Leidland Styremedlem Egersund dykkeklubb Alf Reidar Eik Styremedlem Egersund pistolklubb Tore Spangen 1. varamedlem Egersund volleyballklubb Leif Terje Aamodt 2. varamedlem Egersund Rugbyklubb I tillegg til dette er Sem Hadland sekretær i Idrettsrådet. Han er Eigersund kommune sin representant og står ikke på valg og har heller ikke stemmerett. Revisor Arne Stapnes EIK håndball
Revisor Terje Vanglo Egersund orienteringsklubb Valgkomite: Leder Stian Wetteland Egersund racketklubb 1. Varamedlem John Kvinen Helleland IL 2. Varamedlem Lilly Brunell EIK Håndball Styret i Eigersund Idrettsråd, Februar 2016.
Sak 8. Behandle innkomne forslag og saker 8.1. Regnskapsføring Sak til årsmøte i idrettsrådet. Egersund Dykkeklubb ønsker å fremme en sak til idrettsrådets årsmøte basert på NIF sitt lovverk ang regnskapsføring for særkretser, idrettsråd, idrettslag og bedriftsidrettslag som har en årlig omsetning på mindre enn fem millioner kroner https://lovdata.no/dokument/niff/niffor/201511231. NIF sitt lovverk sier bla. følgende: 23. Regnskapsprinsipper (2) Regnskapet skal være spesifisert i henhold til Norsk Standard kontoplan. 25. Regnskapsprogram Organisasjonsledd med flere enn 600 bilag i løpet av regnskapsåret skal benytte elektronisk regnskapsprogram. Øvrige organisasjonsledd kan benytte låsbare regneark som regnskapsprogram. For en klubb som ikke har tilgjengelig kompetanse i medlemsmassen, kan det være både resurskrevende og ikke minst vanskelig å utarbeide budsjett, samt føre regnskap etter norsk standard kontoplan etc. Egersund Dykkeklubb ønsker derfor å utfordre Eigersund idrettsråd til å komme opp med en mulig felles regnskaps løsning, kurs i regnskap og revisjon rettet mot klubbvirksomhet. Forslag til vedtak. Eigersund idrettsråd bruker 2016 til å se på muligheter for å kunne tilby sine medlemsklubber et lokalt regnskaps tilbud tilpasset klubbvirksomhet. Sette opp årlige kurs i regnskapsføring og revisjon tilpasset og rettet mot klubbvirksomhet. Mvh Tor Inge Leidland Egersund Dykkeklubb
Sak 9. Regnskap Regnskap 2015 og Budsjett 2016 Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Inntekter: Tilskudd fra kommunen 50.000,00 50.000,00 50.000,00 Renter 100,00 38,00 100,00 Refusjon møter 0 0 0 Tilskudd fra 0 12.500,00 2.000,00 Idrettskretsen Sum inntekter 50.100,00 62.538,00 52.100,00 Utgifter: Møte- og kursutgifter 27.100,00 26.939,00 30.000,00 Gaver 2000,00 1.799,00 2000,00 Porto, gebyrer, 5000,00 5.044,95 5000,00 forsikring Utlegg seminarer 10.700,00 5.948,60 9.800,00 Idrettsrådets pris 5.300,00 5.139,00 5.300,00 Sum utgifter 50.100,00 44.872,55 52.100,00 Resultat +/- 0 17.664,76 0 Kapital Saldo bank 1. januar 41.134,24 41.134,24 58.799,00 Saldo bank 31. desember 41.134,24 58.799,00 58.799,00
Sak 12. Valg (valgkomiteens forslag) Følgende personer er på valg. Verv Sittende Innstilling til valg Periode Leder Svein Erling Jensen Svein Erling Jensen 1 år EIK håndball Styremedlem Therese Østebrød Therese Østebrød 2 år Egersund karate Kyokushinkai Styremedlem Inger Torgersen Inger Torgersen Eiger FK 2 år 1.vara Tore Spangen Tone Lise Aase 1 år Dalane Sykleklubb 2.vara Leif Terje Aamodt Veronica Tjølsen 1 år Egersund Rugbyklubb Revisor Arne Stapnes Arne Stapnes EIK 2 år håndball Vararevisor Terje Vanglo Terje Vanglo 2 år Egersund Orienteringsklubb Valgkomiteen Stian Wetteland? 3 år Forslag til nytt styre blir da som følger. Kasserer og andre oppgaver blir fordelt av idrettsrådet selv. Svein Erling Jensen Leder EIK håndball Petter Egil Seglem Nestleder Egersund golfklubb Jannie Sæstad Egersund og Dalane Rideklubb Sigurd Carlsen Egersund skiforening Therese Østebrød Egersund Karate Kyokushinkai Sverre Tengesdal NMK Egersund Inger Torgersen Eiger Tor Inge Leidland Egersund dykkeklubb Alf Reidar Eik Egersund pistolklubb Tone Lise Aase 1. varamedlem Dalane Sykleklubb Veronica Tjølsen 2. varamedlem Egersund Rugbyklubb
Vedlegg 1. Samarbeidsavtale mellom Eigersund kommune og Eigersund idrettsråd Denne avtale har som formål å beskrive samarbeidet mellom Eigersund Kommune og Eigersund Idrettsråd. A. Idrettsrådets formelle status i forhold til kommunen Eigersund idrettsråd er samordningsorgan for idretten i Eigersund Kommune, valgt av og blant idrettslagene i kommunen. Idrettsrådet er et organ for den frivillige idrettsbevegelsen knyttet til Norges Idrettsforbund og den olympiske Komité og skal arbeide etter de til enhver tid gjeldende lover og regler vedtatt av Idrettstinget, Idrettskretstinget og Eigersund idrettsråd sitt årsmøte. 1. Eigersund idrettsråd er kommunens høringsinstans og viktigste rådgiver i forhold til alle kommunale organer i saker som berører idretten i kommunen. Idrettsrådet skal ivareta helheten i idrettslivet i Eigersund og hjelpe kommunen med å ta beslutninger til beste for alle idrettslag. Idrettsrådet kan også engasjere seg i holdningsskapende og forebyggende arbeid, og generelt være en pådriver innen all form for fysisk aktivitet. Dette gjerne i samarbeid med Eigersund kommune. B. Samarbeidsrutiner 2. Eigersund idrettsråds lov, vedtatt på årsmøtet av idrettslagene, fastslår at alle henvendelser til kommunen fra idrettslagene, utenom løpende anleggsdrift, skal sendes idrettsrådet. Eigersund kommune er forpliktet til alltid å ha innhentet uttalelse fra Eigersund idrettsråd i saker som angår idrettslivet i kommunen. C. Faste årlige rutiner mellom Eigersund kommune og Eigersund idrettsråd Generelt Forslag til kriterier for tildeling av aktivitets- og driftstilskudd samt hallrefusjonsordning skal utarbeides i et nært samarbeid mellom Eigersund kommune og Eigersund idrettsråd. Kommunen fordeler treningstid i kommunale haller i tett dialog med idrettsrådet og aktuelle klubber. Idrettsrådet er ankeinstans for tildelingene. Første halvår: Eigersund kommune innhenter søknader og fordeler bevilget beløp i hallrefusjon til trening for barn og unge, i løpende dialog med Eigersund idrettsråd. Eigersund idrettsråd utlyser og behandler søknader og fordeler, samt utbetaler etter overførsel fra kommunen, de årlige kommunale aktivitets- og driftstilskudd til idrettslagene etter kriterier vedtatt av idrettsrådet og kommunen i fellesskap. Andre halvår: Eigersund idrettsråd behandler søknader om nye anlegg fra idrettslagene og foretar prioritering som innspill til kommunens handlingsplan for idrettsanlegg.
Eigersund kommune gir nødvendig informasjon om prosess rundt kommunebudsjett og økonomiplan, - idrettsrådet gis mulighet for å komme med innspill på rett tidspunkt på samme måte som andre. 3. Eigersund idrettsråd og Eigersund kommunes ansatte for idrettssaker avholder halvårige møter for å drøfte status og framdrift i viktige saker og saker av prinsipiell betydning. På denne måten sikres god kontakt og informasjonsutveksling mellom partene. Ellers kan det ved behov avtales møter og andre samarbeidsformer i enkeltsaker, prosjekter og så videre. Eigersund kommune kaller inn til møter i november og til møte i etterkant av idrettsrådets årsmøte i mars/april. Eigersund kommune holder møtelokaler og sekretær for idrettsrådet. 4. Idrettsrådet skal kunne be om møter med ordfører, formannskap, gruppeledere og kultur eller andre fora som behandler idrettsrelaterte saker, avhengig av hvilke tema som ønskes drøftet. 5. Sakliste og protokoll fra møter i politiske utvalg, Formannskapet og kommunestyret er tilgjengelig for Eigersund idrettsråd på kommunens nettsider. Generell informasjon som sendes fra Eigersund kommune til idrettslagene og prinsipielle enkeltsaker skal sendes Eigersund idrettsråd til orientering. D. Endring Avtalen kan revideres når partene finner det nødvendig. Eigersund, dato ----------------------------------------- ------------------------------------------ For Eigersund kommune For Eigersund Idrettsråd Ordfører Styreleder
Vedlegg 2 Artikler fra Dalane Tidende hvor Eigersund idrettsråd har blitt nevnt.
Vedlegg 3 Årshjul for Eigersund idrettsråd Januar - Styremøte - Faddere deltar på sitt lag eller klubbs årsmøte. - Påse at valgkomiteen er i gang med sitt arbeid. Februar - Styremøte - Faddere deltar på sitt lag eller klubbs årsmøte. Mars April Mai Juni - Årsmøte - Første styremøte med nytt styre. Fordele fadderklubber og verv - Rogland Idrettskrets sitt Idrettsting. - Avholde styreseminar. - Styremøte - Første styremøte med nytt styre. Fordele fadderklubber og verv. - Styremøte og sommeravslutning - Styremøte - Gjennomgang at neste års treningstider i haller og anlegg med Eigersund kommune August - Fordeling av lokale aktivitetsmidler - Politisk allmannamøte annethvert år September - Styremøte Oktober - Styremøte November - Styremøte - Prioritere spillemiddelsøknader. Desember - Følge opp arbeidet til folkepulsen - Behandle og kommentere kommunale planer av diverse art. - Være aktive i forbindelse med rullering av den kommunale anleggsplan.