Lister Bompengeselskap AS

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Lister Bompengeselskap AS Farsund kommune Flekkefjord kommune Kvinesdal kommune Lyngdal kommune Juni 2015

SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil nedenfor besvare problemstillingene i våre funn. Funn og konklusjoner Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene for den enkelte kommune. Farsund kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Flekkefjord kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Flekkefjord kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Eierskapsmeldingen er vedtatt av formannskapet i 2013 og vi anbefaler at den blir forelagt bystyret som eier. Eiers oppfølging blir etter vår vurdering ikke foretatt slik meldingen har lagt opp til. Orientering i bystyret er ikke en rutine som gjennomføres i praksis. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 2

Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding, og vi vurderer derfor at etablering av en skriftlig rutine for oppfølging og evaluering av eierinteressen bør foretas. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentant rapporterer om generell politikeropplæring og at eierstyring er tema i forbindelse med opplæringen. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Lyngdal kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier. Felles for de 4 eierne KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Selskapet Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 3

3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Farsund kommune 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Flekkefjord kommune 1. Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. 2. Påse oppfølging av egen eierskapsmelding, og at det etableres rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav til eier. 3. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Kvinesdal kommune 1. Utarbeide eierskapsmelding for å sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Lyngdal kommune 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 under avsnittet merket «Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune» vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Vi har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot alle de 4 eierkommunene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 4

Innhold: 1. INNLEDNING... 7 1.1 Bestilling... 7 1.2 Kort om metode... 7 1.3 Kontrollkriterier... 8 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER... 10 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar... 10 3. EIERSTYRING MED VURDERING... 19 3.1 Vedtektene... 19 3.2 Generalforsamling og styre... 19 3.3 Eiermøter... 19 3.4 Eierskapsmelding og strategi... 19 3.5 Status på godt eierskap - KS anbefalinger... 27 4. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 31 4.1 Farsund kommune... 31 4.2 Flekkefjord kommune... 31 4.3 Kvinesdal kommune... 32 4.4 Lyngdal kommune... 32 4.5 Felles for de 4 eierne... 33 4.6 Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre... 33 5. EIERNES KOMMENTARER... 34 5.1 Farsund Kommune... 34 5.2 Flekkefjord Kommune... 34 5.3 Kvinesdal Kommune... 34 5.4 Lyngdal kommune... 35 6. SELSKAPETS KOMMENTARER... 36 7. REVISORS KOMMENTARER... 36 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE... 37 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 5

Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13, 1.9.2014 sak 09/14, 4.9.2014 sak 11/14 og den 6.11.2013 sak 18/13. Det er utarbeidet en felles rapport. Der hvor det er ulikheter eierne i mellom blir dette opplyst. Vi har avgrenset vår selskapskontroll til å gjelde perioden 2011 til og med 2014. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Kontrollen er gjennomført av revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den 22.6.2015 Sign. Irene Loka revisjonssjef Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 6

1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13, 1.9.2014 sak 09/14, 4.9.2014 sak 11/14 og den 6.11.2013 sak 18/13. Vest-Agder Fylkeskommune er ikke del av denne selskapskontrollen. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap. 8. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene 1 Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 7

eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Vedtekter Eierskapsmeldinger KS 19 anbefalinger for godt eierskap (versjon august 2011) Kommunestyrets vedtak 2011-2014 for de 4 eierkommunene St. prp. nr 60 om rett til innkreving av bompenger Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene vedtok. Vi har i vår gjennomføring avgrenset kontrollen til å gjelde perioden 2011 til og med 2014. 1.3 Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er hentet fra autorative kilder. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra. 1.3.1 Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre vedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Aksjeloven bestemmer at det skal gjennomføres årlig generalforsamling innen 30. juni året etter regnskapsåret. Aksjeloven stiller krav til hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Selskapet skal ha vedtekter som oppfyller aksjelovens minstekrav til innhold ( 2-2). Aksjeselskapsformen er en fleksibel organisasjonsform. Innenfor de faste rammene loven setter, har en eier av et heleid aksjeselskap stor frihet til å definere hvordan selskapet skal fungere og hvordan kontakten mellom eier og selskapet skal være. Dette innebærer at en eier kan forskyve kompetanseforholdet mellom eier og selskapets ledelse for å sikre seg større innflytelse over selskapet, så lenge det forankres i selskapets vedtekter. Å vedtektsfeste gjennomgående politisk representasjon på generalforsamlingen, bruk av generalforsamlingens alminnelige instruksjonsmyndighet og eierstyring for øvrig gjennom selskapets vedtekter, er eierstyringsverktøy som kan benyttes for og ytterligere styrke den politiske eierstyringen av aksjeselskap. For offentlige eiere er det likevel normalt å stille noen krav til hvordan de utøver sin eierrolle. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 8

1.3.2 Kommunestyrets vedtak I egenskap av eier styrer kommunen aksjeselskapet gjennom generalforsamlingen. Det finnes ikke særskilte bestemmelser, verken i kommuneloven eller aksjeloven, om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på selskapets generalforsamling. Det følger derfor av kommuneloven 6, jfr. aksjeloven 5-2, at kommunestyret må utstede en særskilt fullmakt til den som skal representere kommunen på generalforsamlingen. Kommunestyret vil imidlertid kunne treffe vedtak om hvordan kommunen skal stemme i en bestemt sak. Vedtaket vil være bindene for kommunens representanter på generalforsamlingen. Etter kommuneloven 35 nr 1 kan et slikt vedtak treffes med alminnelig flertall. Dette gjelder også i saker hvor aksjeloven stiller opp krav om kvalifisert flertall på generalforsamlingen. 1.3.3 KS anbefalinger KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for godt eierskap i kommunesektoren. Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger: 1. Obligatorisk opplæring 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurderinger og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet 7. Sammensetning og funksjon til eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 9

2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, samtale med daglig leder og styreleder, samt gjennomgang av åpne kilder. 2.1.1 Eierforhold og formål Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrenes hensikt og intensjon med Lister Bompengeselskap AS. Selskapet ble stiftet 17.11.2000. Selskapet er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskap. Selskapets forretningsvirksomhet er drift av bompengestasjonene knyttet til Listerpakken. Forretningsadressen er i Lyngdal. Aksjekapitalen er kr 100 000. Informasjon om selskapet per mai 2015: Navn: Lister Bompengeselskap AS Daglig leder: Styre: Revisor: Gunnar Haddeland Svein Bringsjord Leder Jørg Magne Hadland- Nestleder Janne Karin Nesheim Anju Choudhary Manneråk Richard Ivar Buch Jan Kristensen Thorvald Reiersen Bjørn Ulland BDO AS Eier: Farsund kommune 10 % Flekkefjord kommune 10 % Kvinesdal kommune 10 % Lyngdal kommune 10 % Vest-Agder Fylkeskommune 60 % 2.1.2 Bompengeordningen og rett til innkreving av bompenger Stortingsvedtak og Stortingsproposisjon (St.prp.) Stortinget vedtok 11. juni 2002 etablering av bompengeselskapet som da fikk rett til å kreve inn bompenger til delvis finansiering av Listerpakka, jfr. St. prp. nr 60 (2001-2002). De samlede byggekostnadene var angitt til 1624 mill i 2002- kroner. Kostnadene til bomstasjoner og innkrevingsutstyr ville komme i tillegg. Stortinget samtykket i at E39 Handeland-Feda skulle gjennomføres som et OPS 2 -prosjekt. Kostnad på OPS-prosjektet ble anslått til kr 1 020 mill. Den resterende delen av prosjektet ble anslått til å utgjøre en kostnad på kr 554 mill. Bompengeperioden ble satt til 15 år. Innkrevingen av bompenger startet 15.1.2003. 2 Offentlig Privat Samarbeid Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 10

Listerpakken 3 : Utgifter eksklusiv utgifter til bomstasjoner: Utgifter E39 Handeland-Feda Listerpakken ekskl. E39 Handeland-Feda Totalt Forventede utgifter beregnet i 2002-kroner. 1020 554 1624 Beløp er i mill kr Finansieringsplan, ekskl. E39 Handeland - Feda (mill. 2002-kr) 2002-2005 2006-2011 Sum Andel i pst. Statlige midler 77 107 184 33 Bompenger til investering 109 208 317 57 Annen finansiering - 53 53 10 Sum 186 368 554 100 I tillegg har OPS prosjektet E39 Handeland-Feda blitt lagt inn med 100 mill i bompengefinansiering. Dette var opprinnelig tenkt å skulle være full statlig finansiering. Samlet bompengefinansiering som Lister Bompengeselskap AS skulle stille til rådighet overfor Statens Vegvesen, var 417 mill i 2002- kroner ved oppstart av prosjektet. Det ble i ettertid kjent at det ble en kostnadsøkning i prosjektene. I Statsbudsjettet 2009 St. prp. nr 1 (2008-2009) ble det vedtatt at innkrevingsperioden forlenges med fire år pga nevnte kostnadsøkninger. Bompengeperioden ble forlenget til 2022. Bompengetakstene pr passering ble i samme vedtak forhøyet fra kr 20 til kr 25 på lette kjøretøy og fra kr 40 til kr 50 for tunge kjøretøy. Takstene økte med virkning fra 1.3.2008. Det beskrives i St.prp. at statlig finansieringsrammer, fylkeskommunale og kommunale rammer ble økt i forhold til denne kostnadsøkningen. Bompengefinansieringen ble økt med kr 204,1 mill i følge selskapets note til regnskapet 2009. Total bompengefinansiering etter dette utgjorde kr 740 mill i 2008- kroner. Dette er opplyst i årsregnskapet 2009, samt fremkommer i Statens vegvesen sitt grunnlag for lokale bompengevedtak av 15. januar 2008. Bompengeavtale og driftsavtale Alle bompengeselskap må inngå bompengeavtale og avtale om drift av innkrevingssystemet med hhv Vegdirektoratet og Statens vegvesen. Disse to avtalene ble signert hhv den 5.8.2002 og 2.10.2002. I henhold til bompengeavtalen er det Statens vegvesen som er byggherre og har 3 Tall er tatt fra St prp. nr 60 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 11

ansvaret for gjennomføringen av prosjektene i Listerpakken. For OPS-prosjektet har Statens vegvesen inngått kontrakt med privat selskap for deler av gjennomføringen. Når det gjelder bomstasjonene, er det avtalefestet at Statens vegvesen foretar valg, innkjøp og etablering av innkrevingssystem. Innkrevingsutstyret er eid av Statens vegvesen. Innkrevingsavtalen punkt 5.2 pålegger Lister Bompengeselskap AS ansvaret for administrasjon, drift og vedlikehold av innkrevingssystemet i bompengeperioden. Statens vegvesen sender rekvisisjoner til bompengeselskapet i den grad det trengs midler. Denne rekvisisjonsplanen behandles av styret årlig. Selskapet har selv ikke mulighet for å påvirke behovet for midler som rekvireres. I bompengeavtalen punkt 3.2 kan bompengeperioden, etter søknad til Vegdirektoratet, forlenges med inntil 5 år. Kort om dagens bompengetakster og CS-systemet hos Q-free ASA Ordinære priser 4 for en passering er kr 25 for lett bil og kr 50 for tung bil. Det er flere rabattordninger. Det har ikke vært endring i prisene siden prisøkningen ble gjennomført med virkning 1.3.2008. Inntektsgenereringen skjer via CS-Systemet hos Q-free ASA. Det er månedlige oppgjør. Andel av bilister som bruker brikke er synkende. Nedgangen startet da bilistene ikke ble krevd for tilleggsavgifter da de manuelle bomstasjonene ble lagt ned og erstattet av automatiske bomstasjoner. Ledelsen var usikker på hvordan dette ville slå ut i forhold til tap på krav. Garantier fra eierne Det er inngått ny låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder Fylkeskommune. Denne er datert 17.4.2012. (Denne låneavtalen erstatter tidligere inngått avtale med Fylkeskommunen). Avtalen gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på inntil kr 400 mill. De resterende 4 eierkommunene garanterer i form av simpel kausjon hver oppad begrenset til kr 20 mill. Lister Bompengeselskap AS har bokført lån kr 135 mill i regnskapet for 2014. 2.1.3 Om bompengeanlegget Anlegget består av tre bomstasjoner; A. Handeland på E39 mellom Lyngdal og Kvinesdal B. Kollevoll på fylkesveg 43 mellom Lyngdal og Farsund C. Gjervollstad på fylkesveg 465. Disse er merket ut på figur nedenfor. Det er innkreving hele døgnet, alle dager. Bomstasjonene er automatiske. Bompengene skal delvis finansiere utbyggingen av Listerpakken, som består av ni små og store vegprosjekter. Se figur med henvisning. 4 Prisinformasjon 27.4.2015 fra Auto Pass Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 12

3. OPS E39 Lyngdal- Flekkefjord 1. E39 Handeland-Feda 2. RV 465 Kjørrefjord-Ulland 3. RV 43 Aunevik-Bukkesteinen 4. Tiltak på RV 43 Farsund-Aunevik og Bukkesteinen Lyngdal 5. Rv 43 Farsund Sentrum 6. Fv 651 Skråveien 7. Fv 656 Agnefestveien i Lyngdal 8. Trafikksikkerhetstiltak langs eksisterende E39 9. Opprustning av privat vei Bakken-Moi Det ble opplyst fra ledelsen at pr oktober 2014 at det gjenstår å gjennomføre prosjekt 5,7 og deler av 8. De resterende prosjektene er utført. Verken gjennomføringstidspunkt eller kostnadsutvikling på anleggene er noe Lister Bompengeselskap AS rår over. 2.1.4 Organisatoriske forhold herunder arbeidsmiljø (indre miljø) Selskapet har ingen fast ansatte. Funksjonen som daglig leder kjøpes fra Vest-Agder Fylkeskommune. Dette ble styrebehandlet sist i 2014. Det blir opplyst å være nær kontakt mellom daglig leder og styreleder. Det er inngått avtale med Tescidel Norway om service og vedlikehold av innkrevingsutstyret den 11.7.2011. Det er videre inngått avtale med Agder Bomdrift AS om drift av bomstasjonene den 5.12.2013. Inngått avtale gjelder fra 1.7.2013. Ledelsen bekrefter tilfredshet med leverandørene av tjenestene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 13

Agder Bomdrift AS eies per d.d. av Nye Kristiansand Bompengeselskap AS, Aust-Agder Vegfinans AS og Lister Bompengeselskap AS. Lister Bompengeselskap AS eierandel i selskapet er 12 %. Agder Bomdrift AS skal i henhold til vedtektene drives til selvkost. Selskapet foretar kostnadsfordeling blant annet basert på antall passeringer i de enkelte bomstasjonene. Lister Bompengeselskap AS ble belastet med 15 % av selskapets utgifter i 2013 og 2014. For 2015 er andelen redusert til 14 %. 2.1.5 Ytre miljø Styret opplyser i årsberetningene for 2011, 2012 og 2013 at virksomheten ikke påvirker det ytre miljø. 2.1.6 Styret Styret består etter vedtektene av 8 medlemmer. Styreleder skal velges blant fylkeskommunens medlemmer i styret. Eierkommunene har egne valgkomiteer som bistår generalforsamlingen med å finne egnede styremedlemmer. Det utarbeides skriftlige protokoller fra styremøtene. Styret mottar jevnlig rapport på bompasseringer. Det er ikke vedtatt styreinnstruks. Retningslinjene for selskapet er nedfelt i bompengeavtalen med Vegdirektoratet. Styret opplyser at denne avtalen er styrende for selskapets drift. I Kommunelovens 80 3. ledd heter at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Vi kan ikke se at denne varslingen er foretatt til kontrollutvalgene for årene 2011-2013. For 2014 er det foretatt. 2.1.7 Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av enkelte typer avtaler er vurdert. Opplistingen er ikke uttømmende. Lister Bompengeselskap AS eier ingen anleggsmidler. Disse eies av Statens vegvesen som er opplyst å være selvassurandør. Informasjon i regnskapet note 3. Styreansvarsforsikring er vurdert, men funnet å være for dyrt ut fra ansvar og risiko. Bankavtale- Det blir opplyst at Vest-Agder Fylkeskommune har hatt anbud ute på vegne av selskapet knyttet til inngåelse av bankavtale. Tecsidel- inngått avtale om service og vedlikehold 11.7.2011. Konkurranse er opplyst å være ivaretatt av Statens Vegvesen. Agder Bomdrift AS- Avtale som driftsoperatør av 5.12.2013. Det er opplyst at dette er i egenregi, og videre unntatt fra bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Det er avtalt oppsigelsestid et år regnet fra 1.1 og et år etter det. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 angir at statlige, kommunale og offentlige organer eller sammenslutninger, dannet av en eller flere av disse, skal følge forskriften. Det er videre utgitt veileder for offentlige anskaffelser. 5 I veilederen fremkommer vurderinger, rettspraksis og tolkinger i forhold til egenregi. Et av 5 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser oppdatert desember 2013 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 14

forholdene som utdypes er leveranse av ytelser i egenregi. Innkjøpsregelverket vil da ikke komme til anvendelse. Kjøp av daglig ledelse gjøres fra hovedaksjonær Vest-Agder Fylkeskommune. Ordningen er styrebehandlet. Anskaffelsesregelverket er ikke anvendt med begrunnelse i at dette er kjøp i egenregi. Vi viser til vurderingen over. Låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder fylkeskommune er datert 17.4.2012 og gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på kr 400 mill. Det fremkommer ikke klart av styreprotokollen at den konkrete låneavtalen er vedtatt av styret, men en kan lese av styremøteprotokollen den 14.6.2011 at det ble gitt fullmakt til daglig leder og styreleder om å kunne foreta forhandlinger knyttet til låneopptak. Lånefinansiering er for øvrig behandlet på styremøtene den 1.6.2012 og 11.10.2012. Låneavtalen er undertegnet av Fylkesrådmann samt daglig leder og styreleder i Lister Bompengeselskap AS. Vedtektene tilsier at styret tegner selskapet i fellesskap. Viser for øvrig til punkt 2.1.2 hvor bompengeavtale og driftsavtale ble omtalt. Vår vurdering: En nærmere gjennomgang av inngåtte kontrakter og avtaler i forhold til om regelverket rundt offentlige anskaffelser er fulgt, må eventuelt utføres som egen forvaltningsrevisjon. Styret tegner selskapet i fellesskap. Låneavtalen er undertegnet av daglig leder og styreleder i selskapet. Vi vurderer at låneavtalen skulle ha vært undertegnet av et samlet styre da det ikke er gitt særskilt fullmakt til en eller flere enkeltpersoner. Videre må behandling og vedtak i forhold til inngåelse av låneavtale behandles og protokolleres i styret. 2.1.8 Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav til offentlige instanser. 2.1.9 Offentlighet og arkiv Selskapet er omfattet av lovregler om offentlighet, jfr. lovens 6 2. Det er heleid av 5 offentlige instanser og driver ikke næring. Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og arbeidsoppgaver. Selskapet opplyser at de ikke journalfører inngående og utgående post. Post oppbevares i egen perm. Det opplyses videre at driftsoperatøren mottar det meste av post fra kunder. Styrepapirer sendes til kommunene via styremedlemmene. Lyngdal kommunes eierskapsmelding angir krav om meroffentlighet. 7 Likeledes har Flekkefjord kommune også medtatt dette i eierskapsmeldingen som et av sine prinsipp. 8 Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Krav om innsendelse av regnskap følger av andre lover enn offentleglova. Siste innsendte regnskap er årsregnskapet for 2013 9. 6 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 7 Eierskapsmelding vedtatt av kommunestyret 20.3.2014. Se meldingens punkt 2.6.2 8 Eierskapsmelding vedtatt av formannskapet 29.8.2013. Se meldingens punkt 5.0 9 Brønnøysundregisteret pr 6.5.2015 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 15

2.1.10 Juridiske forhold Det er ikke avdekket forhold som viser at selskapet har pågående eller potensielle tvister for domstolene. Det blir opplyst at det ikke er relasjoner mellom selskapet, selskapets ledelse og samarbeidspartnere. Forhold knyttet til inhabilitet blir opplyst å vurderes ved behov. 2.1.11 Selskapets økonomiske utvikling Kilde: Tall fra selskapets offisielle årsregnskap 2013, 2012 og 2011 i hele 1000 Nøkkeltall: 2013 2012 2011 Definisjoner Resultatregnskap: Driftsinntekter 70 224 60 060 66 300 Tilført Statens Vegvesen 56 357 46 740 39 392 Avskrivninger 1 181 1 160 12 419 Tap på fordring 2 580 452 2 387 Andre driftskostnader 6 112 6 824 7 349 Netto rentekostnader 3 990 4 883 4 753 Årsresultat 2 1 0 Tap på fordring i % av dr utg ink avskr Andre driftsutgifter ink tap og avskr i % av inntekter 26,1 % 5,3 % 10,7 % 14,1 % 14,0 % 33,4 % Balanseregnskap: Innkrevingsrett bompenger 341 057 386 220 421 307 Andre anleggsmidler 8 148 7 645 3 087 Omløpsmidler 31 821 18 460 9 369 Sum EIENDELER 381 026 412 326 433 764 Egenkapital 133 131 129 Gjeld innkrevingsrett og øvrig LG 312 312 357 386 349 807 Sum kortsiktig gjeld 68 582 54 809 83 828 Sum Gjeld og egenkapital 381 026 412 326 433 764 Likviditetsgrad 1+2 0,46 0,34 0,11 Antall passeringer 3 262 504 2 975 296 2 860 407 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 16

Selskapet avlegger årsregnskap iht. regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Regnskapet for 2014 ble styrebehandlet 19.5.2015 og skal behandles i generalforsamling 8.6.2015. Tabellen er derfor ikke oppdatert med regnskapstall for 2014. Foreløpige regnskapstall 2014 viser: Driftsinntekter Tap på fordringer Avskrivninger og andre driftskostnader 71,5 mill 2,5 mill 7,2 mill Avviklingskostnader avsettes ikke. Dette vil komme som en kostnad i avviklingsåret. Den enkelte abonnent som har brikke blir løpende avregnet ut fra forskuddet som er innbetalt. For de som ikke er abonnenter utstedes faktura. Disse har manuell oppfølging fra Agder Bomdrift AS. Ledelsen opplyser at alle krav blir avskrevet når de går til inkasso. Inkasso skjer etter 2 purringer. Det er EPC i London som foretar inkasso for utenlandske bilister og Kreditorforeningen for norske bilister. Vår kommentar: Statens vegvesen har sammenholdt utviklingen av samtlige bompengeselskaps drift for 2013. Analysen viser følgende: 2013 2012 Driftskostnader inkl. avskr i % bompengeinntektene 10,6 % 10,9 % Tap på krav i % av driftskostnadene inkl. avskr 15,0 % 16,0 % St.prp. nr 60(2001-2002) har som forventninger driftskostnader på 19 % av brutto inntekter. Inntektsutvikling: Inntektene har økt fra kr 66 mill i 2011 til kr 71,5 mill i 2014. Antall passeringer for 2014 var 3 353 121. Det har vært en jevn økning. Fra 2011 til 2012 med 4 % og fra 2012 til 2013 med 9,6 % og fra 2013 til 2014 med 2,8 %. Styret forventer at den vedtatte innkrevingsperioden på 19 år skal være tilstrekkelig. Jfr. styrets årsberetning 2013. Driftsutgifter: Selskapets driftsutgifter har for 2012, 2013 og 2014 vært ca. 14 % av bompengeinntektene. Snittet for landet har vært 10,6 % i 2013 og 10,9 % i 2012. Den høye andelen som Lister Bompengeselskap AS har blir forklart med at dette skyldes et høyt tap på krav, samt at hoveddelen av driftskostnadene er tilnærmet faste. Av større utgiftsposter i 2013 kan nevnes drift og vedlikehold bomstasjoner med ca. kr 1,1 mill og konsulenttjenester ca. kr 3,3 mill til forrige (Vegamot) og nåværende driftsoperatør (Agder Bomdrift AS). Leie sentralsystem Q-Free er ca. kr 0,6 mill. Avskrivninger utgjør ca. kr 1,5 mill. 2.1.12 Tilbakemelding fra revisor Selskapets revisor er BDO AS. Revisjonsselskapet har oversendt revisjonsrapport nr 4 og 5 fra 2009 samt revisjonsrapport 1 som omhandler «Revisjon av transaksjoner fra CS-systemet hos Q-free ASA». Denne vedrører regnskapsåret 2013. Revisjonsberetningene for årene 2011- Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 17

2014 er normalberetning uten modifikasjoner i konklusjonen. Revisjon av CS-systemet hos Q-free 2014 er foretatt av PwC. 2.1.13 Fremtidsutsikter Selskapet er opprettet med formålet innkreving av bompenger i Listerpakken. Dette har de tillatelse til å gjøre frem til 2022. Ytterligere forlengelse må godkjennes. Ledelsen i selskapet opplyser i denne forbindelse at de pga forventinger til driften og passeringer fremover antar at nedbetaling skjer før denne tid. Ledelsen forventer at anleggene er nedbetalt i 2020. Dette kan vi blant annet lese i referat fra oppfølgingsmøte i 2014 hvor Lister Bompengeselskap AS, Statens vegvesen og Agder Bomdrift AS var representert. Selskapet skal avvikles etter at bompengeperioden er over. Trafikkstatistikk pr april 2015 viser, sammenlignet med samme periode i fjor, en økning i antall passeringer med 3,2 %. Rest innkrevingsrett i henhold til selskapets noteopplysninger i regnskapet for 2014 er 290 mill 2014-kroner. Vår kommentar: Regnskapene er revidert og godkjent av selskapets revisor. Det er avgitt revisjonsberetning uten modifikasjoner i konklusjonen. Styret opplyser ikke om forhold i årsberetningen eller andre dokument som negativt påvirker innkrevingsperioden på 19 år. Vi baserer oss på opplysninger fra ledelse og revisor og har ikke indikasjoner pr d.d. om at verdien av kommunenes investeringer i selskapet ikke er til stede eller at realisering av kommunenes stilte garantier overfor selskapet vil bli en realitet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 18

3. EIERSTYRING MED VURDERING I dette punktet beskriver vi kommunenes etablerte eierstyring sentralt og hvordan Lister Bompengeselskap AS ved styret og generalforsamlingen følger opp eiernes intensjoner og vedtak. 3.1 Vedtektene Selskapets formål er iht vedtektene av 17.11.2000 3 «Selskapets formål er drift av bompengestasjonene knyttet til Listerpakken og alt som står i naturlig sammenheng med dette.» 3.2 Generalforsamling og styre Oppfølging av selskapet ivaretas av Lov om aksjeselskap av 13.6.1997. Aksjeloven 5-5 og vedtektene 7 omhandler hva generalforsamlingen skal behandle. Vi har påsett at det er holdt årlige møter i generalforsamlingen i 2012, 2013 og 2014. Godkjenning av årsregnskap og årsberetning har blant annet blitt behandlet. Neste generalforsamling blir forventet avholdt 8.6.2015. Det har i årene 2011, 2012, 2013 vært avholdt ett til to styremøter årlig. I første halvår 2014 har de hatt ett styremøte. I andre halvdel 2014 ingen. Styremøte i 2015 ble avholdt 19.5.2015. Det føres protokoller fra møtene. Styret har jevnlig fått orientering om driften gjennom tilsendt månedlig trafikkstatistikk, samt at det gis en orientering om løpende drift/økonomi og finansiering i styret årlig. Styret avlegger årsregnskap og årsberetning. Dette styrebehandles. 3.3 Eiermøter Det har ikke vært avholdt eiermøte i kontrollperioden ut over ordinær generalforsamling. 3.4 Eierskapsmelding og strategi Eierskapsmeldingen kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt. Kommunen kan for sine selskaper utarbeide eierskapsmelding med generelle og spesielle eierstrategier, samt opplegg for eiermøte. Generelle eierstrategier omfatter i utgangspunktet alle selskaper som kommunen måtte være eier av. Kommunen vil i en generell eierstrategi utarbeide nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper, krav til styrets arbeid om generelle mål, resultatkrav, samt vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskap. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 19

2. Politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til og skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eierskapsmeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Nedenfor vil vi gå gjennom utdrag av eierskapsmeldingene som omhandler eierskapsstyringen til de fire eierkommunene. 3.4.1 Farsund Kommune: Eierskapsmelding ble vedtatt i kommunestyret 5.3.201,3 sak 13/18. Det er gitt informasjon om selskapet. Retningslinjer til kommunens representant for oppfølging og rapportering er gitt generelt i punkt 3 i meldingen: «. Når beslutning om valg av selskapsdannelse er fattet, må eierskapet utøves gjennom selskapets eierorgan og i samsvar med eierdokumentene». Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt kommunestyrevedtak eller referatsaker som har blitt behandlet i perioden 2011-2014 vedrørende selskapet. Det var kun vedtak knyttet til valg av styremedlemmer. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Eierrepresentanten opplyser at det ikke er obligatorisk opplæring og informasjon om eierstyring til folkevalgte representanter. Vi er informert om at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. Den vedtatte eierskapsmeldingen har ikke angitt spesifikke krav om rapportering fra eierrepresentant til eier. I etterkant av kommunestyrets behandling av selskapskontroll i Q 4 3- Q Fire Tre AS den 5.2.2015 PS 2/15, ble det fattet vedtak om at rådmannen skulle følge opp revisjonens anbefalinger gitt til kommunen. Anbefalingene var blant annet knyttet til opplæring og behovet for konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av eierskapet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 20

Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men den er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Eierskapsmeldingen angir ikke spesifikke krav og forventing om rapportering og oppfølging av eierskapet. Det er følgelig vanskelig for oss å påse at rapportering og oppfølging av eierskapet er i henhold til eiers forventinger og behov, men vi er av den formening at eierne, som er kommunestyret, må ha informasjon om eierskapet sitt for å kunne gjennomføre tilfredsstillende eierstyring. Rådmannen er allerede bedt om å vurdere de samme to forholdene som nevnt over, i forbindelse med tidligere behandlet selskapskontroll i kommunestyresak 2/15. 3.4.2 Flekkefjord Kommune: Eierskapsmelding ble behandlet og vedtatt i formannskapet 29.8.2013 sak 78/13. Utdrag av eierskapsmeldingen: «5.0 Prinsipper og retningslinjer for Flekkefjord kommunes eierskap - eierskapspolitikk/strategi). Dette kapittelet omhandler overordnede prinsipper og retningslinjer som Flekkefjord kommune skal legge til grunn for sitt eierskap i selskaper. Disse føringene skal bidra til å utvikle et helhetlig eierskap som ivaretar kommunens interesser og omdømme. Prinsippene og retningslinjene tar blant annet utgangspunkt i anbefalingene fra KS, føringer for eierstyring i andre kommuner som har utarbeidet eierskapsmeldinger, og tilpasset Flekkefjord kommunes behov. 1 Det skal være åpenhet om kommunens eierskap a. Mer offentlighet og tilrettelegging for innsyn skal være et prinsipp. b. Det skal være åpenhet om kommunens valg av styremedlemmer. c. Det skal være åpenhet om godtgjørelse til styret. d. Kommunens eierskapsmelding skal gjennomgås og eventuelt revideres hver bystyreperiode. e. Alle folkevalgte og ledere som påtar seg styreverv bør registrere vervene på www.styrevervregisteret.no... 4 Kommunen bør fremme sine eierinteresser gjennom virksomhetenes overordnede organer som generalforsamling, representantskap, årsmøte osv. a. Normalt oppnevnes politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i selskapets overordnede eierorgan. I kommunalt heleide aksjeselskaper er formannskapet normalt generalforsamling. b. Politisk vedtatte eierstrategier binder kommunens representanter i disse overordnede organene.. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 21

6 Eierne skal behandles likt, og gis tilfredsstillende informasjon fra selskapet. a. Selskapet skal gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling, saksdokumentene bør være utførlig nok til at eierne kan ta stilling til alle saker som behandles. b. I aksjeselskaper bør det vedtektsfestes at innkalling og saksdokumenter til generalforsamling sendes minst fire uker før generalforsamlingen. Ellers følges aksjelovens bestemmelser om innkalling senest en uke før møtet skal holdes. c. For interkommunale selskaper skal innkalling og saksdokumenter til representantskapsmøte sendes minst fire uker før møtet skal holdes, i tråd med IKSloven. d. Mottatte sakspapirer til generalforsamlinger og representantskapsmøter tas med som egne saker til behandling i møter i formannskap og eventuelt bystyre som avholdes før møte i aktuell generalforsamling/representantskap. Slik gis kommunens politiske organer mulighet til eventuelt å vedta føringer/instrukser for kommunens eierrepresentant(er). e. Når generalforsamling og representantskap har behandlet regnskapet for selskapet, framlegges protokoll fra møtet som referatsak i bystyret. Slik gis bystyret en fortløpende informasjon om selskapets økonomiske utvikling, i tillegg til den informasjon som kommer i årlig revidering av eierskapsmeldingen...» Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt bystyrevedtak og referatsaker som har blitt behandlet i perioden 2011-2014 vedrørende selskapet. Vi har ikke fått oversendt noen. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Ordfører opplyser at det ikke er obligatorisk opplæring og informasjon om eierstyring til folkevalgte representanter. Vi er informert om at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. I eierskapsmeldingen er det gitt retningslinjer knyttet til eiers oppfølging av selskapet. I eierskapsmeldingen er det blant annet beskrevet at mottatte sakspapirer til generalforsamling skal tas med som egne saker i formannskap og eventuelt bystyre før møte og så refereres i bystyret etter at behandling i generalforsamling er avholdt. Eierskapsmeldingen angir at dette er blant annet for å sikre eierne informasjon om selskapets økonomiske utvikling. Vi kan i de mottatte vedtak og referatsaker, i perioden etter at eierskapsmeldingen ble vedtatt, ikke se at dette har vært til behandling eller referert. I forbindelse med selskapskontroll i IRS Miljø IKS ble blant annet manglende rapportering av årsregnskapet i bystyret, samt anbefaling om at eierskapsmeldingen burde vedtas av kommunens høyeste organ, bystyret, tatt opp. Vi kan ikke se at det har vært endring i rutiner og vedtak i denne forbindelse. Jfr. sak 083/14 i bystyret hvor blant annet rapport fra selskapskontroll i IRS Miljø IKS er medtatt som vedlegg til saken. Det ble ikke gjort formelt vedtak knyttet til eierskapsmelding eller selskapskontrollen. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 22

Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men den er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Oppfølging av eierskapet og rutinen må påsees fulgt slik som angitt i eierskapsmeldingen. Vi vurderer det fortsatt slik at kommunens eierskapsmelding bør forelegges bystyret for behandling. 3.4.3 Kvinesdal Kommune: Kommunen har ikke vedtatt eierskapsmelding. Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt kommunestyrevedtak eller referatsaker som har blitt behandlet i perioden 2011-2014 vedrørende Lister Bompengeselskap AS. Det har ikke vært saker i denne perioden. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Ordfører opplyser at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. Eierstyring er tema i forbindelse med denne opplæringen. Videre opplyser han om å ha tilfeldig dialog med styrerepresentant. Det har ut fra mottatt informasjon fra kommunen, ikke vært krav og instrukser til behandling fra eier til eierrepresentant eller informasjon fra eierrepresentant til kommunestyret. Opplæring og manglende eierskapsmelding var to punkter som også ble rapportert i forbindelse med selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Kommunestyret har allerede i PS 85/14 bedt rådmannen påse at anbefalingene i den rapporten blir gjennomført. Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring med fokus på eierstyring. Opplæringen er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Kommunen har ikke vedtatt eierskapsmelding og vi kan følgelig ikke rapportere opp mot gjennomføring av eiers forventninger om oppfølging og rapportering av eierskapet. Vi vil anbefale at eierskapsmelding utarbeides og vedtas. For å sikre god eierstyring bør det etableres en rutine for gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentant og eier. 3.4.4 Lyngdal Kommune: Kommunestyret vedtok den 20.3.2014, sak 34/14, eierskapsmelding for Lyngdal kommune. I eierskapsmeldingen punkt 2.6.3 og 2.6.4 er følgende vedtatt om eieroppfølging. Se utdrag. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 23