NR.2 31. argang 1995 vlsoren ORGAN FOR NORSK BANKREVISORFORENING Randi Almas takker for seg som leder i NBRF...... og Rolf Kare SC'ether tar over. 1/ Leasing - Av Liv Todnem s. 6 1/ Temakonferanse NBRF. avd. Bergen s. 11 1/ IT-forskriften - Praktisk tilpasning. Av Olav H"s"ien s. 15 1/ Landskonferansan s. 19 og 30 1/ Bruk av PC-verktey som hjelpamiddal for impl'9mantering av IK-forskifter - Av Lars Fossen s. 28 1/ Nytt om navn s. 32
, Samarbeid gir resultater! Etablering av intern revisjon. Gjennorngang av eksisterende intern revisjon med tanke pa organisering, bemanning, arbeidsoppgaver, metoder og presentasjonsformer. Utarbeidelse av instruks og metodikk for operasjonell revisjon. Utvikling av planleggingsverkt0y og revisjonsplan. Gjennomgang og utvikling av rapportstruktur og analyseverkt0y Bistand ved rekruttering av og medarbeidere. Utarbeidelse og avholdelse av kurs/opplrering innen operasjonell revisjon, metodikk og planlegging. Utvikling av standard arbeidsprogrammer, arbeidspapirer og tekniske hjelpemidler. Gjennomf0ring av revisjonsprosjekter innen operasjonell rev i sjon i henhold tilledelsens prioriteringer. Stille revisjonsressurser til rildighet for kortere eller lengre tid. Foreta bekreftelser fastsatt i loy / forskrift, f.eks. Kredittilsynets forskrifter om intern kontroll, oppfyllelse av IT-forskriften 0.1. I vilrt arbeid benytter vi bl.a. vilr internasjonale kunnskapsdatabase - "Global Best Practices"- som inneholder omfattende informasjon om intern revisjon og hvorledes profesjonelle avdelinger drives. Databasen inneholder videre informasjon om ulike prosesser som f.eks. innkj0p, finans, strategiutvikling m.v., og er et nyttig hjelpemiddel i forbindelse med selve ut0velsen av operasjonell revisjon. 2
NORSK BANKREVISORFORENING Postboks 320 Sentrum 0103 Oslo Hovedstyret 1995/96: Leder: Rolf Ki\re Srether Kreditkassen, Oslo 11f. jobb 22 48 64 89/22 48 50 00 Nestleder: Jon Uthus Sparebanken Midt Norge, Sljordal 11f.jobb (fr.heim) 73 58 54 05/73 58 5111 (Stjordal) 748266 11 Sekretrer: Asulv Espeland Sparebanken SOf, Arendal 11f. jobb 37 02 50 00 Kasserer: Evy Naterstad Sparebanken Vest, Bergen 11f. jobb 55 21 78 85/55 21 70 00 Styremedlemmer: Gry Dalen Sveinunggard Den norske Bank, Oslo 11f. jobb 22 48 2112/22 4810 50 Geir Guldahl Norges Bank, Oslo 11f. jobb 22 3163 77/22316000 Trine Sorensen Fana Sparebank, Nesttun 11f. jobb 55 91 99 31/55 9198 00 1. varamedlem: 0ivind Tobiassen Sparebanken NOR 11f. jobb 22 3192 46/22 31 90 50 2. varamedlem: Svein Vibeto Lunde Sparebank, Lunde 11f. jobb 35 94 73 22 3. varamedlem: Kari Isaksen Fokus Bank. Trondheim 11f. jobb 72 88 2011 Kontaktpersoner lokalavdelinger: (JsI/Sor: Geir Guldahl Midi/Nord: Jon Uthus og Anne Margit Eide Schjolberg Sparebanken Midt Norge, Trondheim 11f. jobb 73 5854 10/73 58 5111 Vest: Trine Sorensen Hjelpesekretrer medlemsregister: Liv Myhre Holland Den norske Bank, Oslo Til. jobb 22 48 29 94/22 48 10 50 Fax 22 48 25 47 Lederen har ordet Takk lor innsatsen! NBRF har avviklet arels generalforsamling og gjennomlort en veuyk"et landskonleranse. Landskonleransen ble meget interessant takket vrere gode loredragsholdere og relevante temaer. Konleransedeltakernes evalueringer var svrert positive og onskene om temaer til neste ars konleranse tyder pa at diskusjonene vil lortsette i den enkelte bank og revisjonsavdeling /ram til neste landskonleranse. Ogsa ved arels llonleranse var det spesielt interessant a hore eksterne loredragsholdere. To av disse har imidlertid i mellomtiden blitt interne og jeg vil benytte anledningen til a onske Bjorn Vargmo (BBS) og Terje Klepp (Arthur Andersen & Co) velkommen som nye medlemmer i NBRF. Ved medlemskapet Ira BBS har NBRF latt et utvidet nedslagslelt lor sin virksomhet, hvilket er svrert gledelig. Ved arets generalforsamling valgte Randi Almas a ga av som leder selv om hun ble utsatt lor press til a lortsette. Randi har ledet NBRF igjennom en periode med interne strukturdebatter som resulterte i nye vedtekter Ira L jannar 1995. Dette har til dets vrert en vauskezig periode med til tider mange uavklarte lorhold. Grunnlaget lor en mer aktiv utadrettel og revisjollslaglig aktivilel er imidlertid na lagt. Tidligere leder og mangearig styremedlem Liv Todnem lorlol ogsa styrel. Likeledes ba NBRF's nestleder og leder av laglig utvalg KjeU Arne Nysvee" om avlosning. Pd vegne av aile medlemmer i NBRF vil jeg takke lor den tid og energi dere har lagt ned i styrel lor videreutvikling av lage! bankrevisjon og NBRF. Gjennom de siste arene har Revisjonssjejkrelsen og NBRF ogsa utviklet et nrermere samarbeid enn tidligere. Dette har vrert til gjensidig nytte og inspirasjon. Det er mitt hap og ambisjon at dette samarbeidet skal lortsette og videreutvikles. Annet sted i dette nummeret av Bankrevisore11 relererer jeg Ira den danske revisjonssjejkrelsens arsmnte. Ledelsen der signaziserer at de nnsker el tettere inlernasjonalt samarbeid innenlor bankrevisjon. Slyret i NBRF vil Inlge med i den utviklingen som eventuelt skjer pa dette omradet og vurdere NBRF's lorhold til en slik utvikling. Helt til slutt vil jeg pd vegne av gjenvalgte og nyvalgte tillitsvalgte i NBRF lakke lor tillilen og lor den /leksibilitet og lorstdelse llollegaer viser i det daglige over/or oss i lorbindelse med utlnrelsen av de oppgaver vervene medlnrer. Oslo, 14. juni 1995 Rolf 1(. Srether 3
o Arsmetet i Den danske revisionschefkredsen Redakterenshjerne Leasing - Operasjonell og finansiell revisjon 6 Temakonferanse NBRF, avd. Bergen 11 Referat-generaljorsamlinger 13 ITforskriften -Praktisk tilpasning 15 Revisjonskretsens arsmate 18 Landskonferansen 19 Protokollved Norsk Bankrevisorforeningens getleraiforiamling 24 Bruk av PC-verktey som hjelpemiddel for implementering av Internkontrollforskriften 28 Landskonferansen, Stavanger 30 Nyttom navn 32 Rundskriv fra Kredittilsynet, NorgesBank Leder i Revisjonssjefkretsen, Gudrun Michelsen, og arbeidsutvalgsmedlem Rolf K Sretber representerte Den norske Revisjonssjefkretsen under Den Danske Revisionschefkredsens arsnwte i Alborg 1.-3. mai 1995, som samlet 80 deltakere fra store og sma banker. Arsm01:et behandlet mange interessante emner. Mest debatt vakte imidlertid et utkast til Hilndbok for god revisjonsskikk for internrevisor i banker. Hilndboken er rettet mot finansiell revisjon og kan pa mange mater sammenlignes med var gamle «Revisjonsveiledning i Bank». Diskusjonen om hilndboken dreide seg om bade det faglige innholdet og prosessene med godkjennelser av innholdet og framtidig vedlikehold. Temaene pa arsmotet var videre rettet mot revisors rapportering og intern revisors organisatoriske plassering, ansvar og rettigheter.videre ble problemene med taushetsplikt i finansiel Ie konsern behandlet. Likeledes ble revisjon av filialer undergitt en bred behandling. Det danske Finanstilsynet (tilsv. Kredittilsynet) hadde en redegjorelse for aktuelle emner. Det danske Finansradet (tilsv. Yare bankforeninger) var ogsil tilstede og redegjorde for sin virksomhet. Etter middag den rorste dagen hadde 1\rsm01:et besok av Folketingsrepresentant Kirsten Jacobsen. Hun er en kjent dansk politiker og er mest bemmt for sin usminkede kommunikasjonsform. Hun redegjorde for sitt syn pa revisjon og revisorer. Etter mitt syn var dette et interessant innslag og kan vrere noe som ogsa vi kan vurdere i Norge. Hovedinntrykket fra arsmotet er at vi har mange av de samme diskusjonene i Danmark og Norge, og at den gjensidige utveksling av representanter pa vare arrangementer er av gjensidig nytteo Den gjenvalgte lederen i Revisionschefkredsen, Soren Lund fra Unibank, sa i sin tale til arsmotet bl.a. at samarbeidet mellom interne revisorer i banker rna utvides ut over det nordiske og inn pa et europeisk plan. Rolf K Sretber Kalender NBRF's aktiviteter 4
Redaktorens hjorne BANKREVISOREN ORGAN FOR NORSK BANKREVISORFORENING RedaksionsutvaIget 1995/96: Harald Bergh, redailtljr DnB Bedriftsprodukter Postboks 1171 Sentrum 0107 Oslo TIf. kontor 22 48 20 50/22 48 10 50 Telefax 22 48 29 89/22 48 27 10 Marlin W. Stevens Grant Thornton Wessels gt. 8 0165 Oslo TIf. kontor 22 20 30 50 Telefax 22 56 42 19 Odd Arild Faugstad Sparebanken Vest TIf. kontor 55 21 78 79/55 21 70 00 Telefax 55 21 78 36 Gry Dalen Sveinunggard Den norske Bank TIf. kontor 22 48 2112/22 48 1050 TeIefax 22 48 25 47 Varamedlemmer: Svein Vibeto Lunde Sparebank TIf. kontor 35 94 73 22 Telefax 35 94 82 55 Rune Mikkelsen Vital Forsikring Tlf. kontor 55 17 83 67/55 17 80 90 Telefax 55 17 86 99 Etterlrykk ikke tillatt uten skrifllig tillatelse. Sats: Createurene AS, L0renskog Trykkes hos: Nordberg Aksidenstrykkeri A/S, Oslo Opplag: 800 ex. Amzollsepriser: Helside (s/h) kr. 2 500, Halvside (s/h) kr. 1 500,- I tiliegg kommer satsomkostn. Fargeannonser: Pris etter avtale. Abonnementsplis: Kr. 200,- pro ar. Meninger og pastander som fremkommer i artikler eiier innlegg i bladet er ikke nodvendigvis sammenfaiiende med NBRF's syn. Sa er enda et nummer av bankrevisoren i havn og sommeren kan nytes til jul Ie. Vel sommer og sommer, fru Blom. Regnet har holjet ned og gravleret har lag! over landets hovedstad i ukevis slik at selv en utvandret sunnmoring har foit seg ganske vasstrukken til tider. Naboene yare pa St. Hanshaugen (relativt nyidvandrede bergensere) bruker a fyre opp grillen sa snarl de ser en flik av bla himmel. Grillen har bare VlErl «i ildelt» tre ganger hittil i ar og dermed skulle det meste vlere sag! om «vejret pii Austlandet» som vlerdamen pa TV2 sier. Dette sommemummeret inneholder en god del av det interne livet i NBRF sasom landskonferansen og referater Ira lollale IlOnferanser. Dette er en vil/tig del av aktivitetene i NBRF som vies stor plass i bankrevisoren. Vi har ikke sa mange faglige arlikler i dette nummeret men det vi mangler i kvalttitet tar vi igjen i kvalitet. For aile som skal revidere leasingvirksomheten i banken kan det vlere meget nyttig a lese Liv Todnem's arlikkel som fljlger pa neste side. Ellers inneholder bankrevisoren denne gang to arlikler Ira EDB verdenen Ira henholdsvis Olav Hosoien og Lars Fossen. Til slutt vil jeg sitere Ira Thomas Moore: «Meditations» som stod gjengitt i KK 25/95 under overskriften «Eksperler i latskap»: Mtmkene har til aile tider sokt stillhet. Pa ode steder bygde de sine klostre hvor de dyrket sjelen, urler og appelsiner. Eller latskap, med god sanzvittighet. Vare moderne liver sa fidle, hodene yare er sa proppet med itiformasjon, dagene av pliitter og aittiviteter, byene av biler, jobben av krav og konkurranse og husene vare med ting vi il/ke trenger. I en slik tilvlereise er det vanskelig a finne roo Vi er sa opptatt av produktivitet at en dag hvor vi ikke har produserl noe, foles borlkastet. Vi loper Ira det ene til det andre, og i mellomtiden mister vi oss selv. Munkene har alltid VlErl eltsperler i a gjore ingenting. I kontemplativ stillilet og selvvalg! isolasjon lever de et liv fjemt Ira stress, polko og trafikk-kork. Men kloster er ii/ke nodvelldigvis dell eneste utveiell. Et /risted for sjelen kan ogsa vlere en hengekoye. Eller et hjorlze av hagen, stuen eller en stubbe i skogen. Det gjelder bare a sette av tid til a «gjore ingenting" en time eller to liver ul/e. GOD SOMMER! Oslo, 21. jlmi 1995 Harald Bergh 5
Leasing Operasjonell og finansiell revisjon Av Liv Todnem, revisjonssjef Handelsbanken Denne artikkel har som mal a dekke begge revisjonstyper, fordi det ojte, seft Ira forjafterens synspunkt, er izensiktsmessig a dekke formalene for operasjonell og jinansiell revisjon samtidig spesielt hvis virksomheten drives i en ",indre enhet. OPERASJONEIL OG FINANSIEIL LEASING Operasjonellleasing, som denne artikkelen vil dekke, er nar leieobjektet bokfures som anleggsmiddel hos utleier, altsa leasingforetaket. Finansiellleasing, som er den leasingform Kredittilsynet pa sikt 0nsker (Rundskriv 43/94 fra lit), er nar leasingforetaket bokfurer leasingforholdet som et utlan. Avskrivningene vii da foretas hos leier, og ild{e hos leasingfortaket som for operasjonellleasing. OVERSIKf OVER OMRtIDEf Revisjonsgjennomfuringen starter med a innhente en oversikt over hvilke rammebetingelser som gjelder for dette omriidet. Eksterne lover og forskrifter * Lov om finansieringsvirksomhet * Merverdi- og investeringsavgift * Anbefaling til God Regnskapsskild{ vedmrende leasing. * Rundskriv 43/94 Anbefaling til god regnskapsskilili (nr.l?) Vedmrende leasingforlengelse av fristen for iverksettelse. * Sirkulrere 78/93 fra Finansieringsselskapenes Forening : Enkelte avgiftssp0rsmal knyttet til leasing av motorvogner. Interne retningslinjer * Rammer for risiko knyttet til kredittgivning, renteendring, leverand0rgaranti. * Fullmakter for undertegning av kontrakter og dokumenter, samt interne anvisningsfullmakter. * Autorisasjoner for de systemer som benyttes. * Stillingsinstrukser og arbeidsbeskrivelser. * Standardkontrakter og skjemaer til benyttelse i etableringen av et kontraktsforhold. * Beskrivelse av systemer og sammenhengen mellom disse. * Sikkerhetsrutiner * Organisasjonskart innhentes. Selskapsfonn Hvis leasing virksomheten drives innenfor en egen juri disk enhet, eksempelvis datterselskap til en bank, rna det innhentes oversikt over styret, representantskap og kontrollkomite, samt vedtekter og m0tereferater. REVISJONSMALsEITINGER * At kredittvurderingen skjer pa et betryggende grunnlag. * At bevilging foretas ihenhold til de fullmakter som er gitt i instruks. * At leasingavtale og andre dokumenter er formelt korrekte. * At sild{erheter er formelt korrekt etablert og forsikret. * At kontraktsetableringen er underlagt tilfredsstillende intern kontroll. * At oppbevaringen av dokumenter skjer betryggende. * At rutinen for bokfuringen av leasingkontraktene sikrer fullstendige, gyldige, korrekte regnskapstall, som er korrekt verdivurdert og klassifisert. 6
REVISJONSPROSESSEN FASE 1: BESLUTNINGS- OG KONTROLLPROSESSER Kartlegging av hvordan beslutningsog kontraktsetableringsprosessene fungerer i enheten. For a oppna et best mulig bilde av virksomhetens dokumentilyt anbefales det samtidig en testing av dokumentasjonen i saksog depotrnapper. I ti11egg vii etablerte instruks- og arbeidsbeskrivelser gi informasjon om hvilke standarder virksomheten simi etterleve. A. BESLUTNINGS PROSE EN # Ansvarsforhold VIktig a fa konkretisert hvordan organisasjonen er bygd opp, hvem som har salgsansvaret og hvem som har driftsansvaret. # Fullmakter Her ma det vrere etablert kredittfullmakter, enten gitt fra enhetens styre hvis A/S, eller fra bankens styre hvis del av banken. Andre fulhnakter er signatur og prokura, alternativt A-, E- og Spesialfullmakt. Herunder skal det fremga hvill,e dokumenter som regnes som bindende og dermed hvem som kan signere disse. Disposisjonsfullmakter pa bankkonti ma ogsa vrere etablert, samt interne anvisningsfullmakter. # Vurdering av lrunder og leverandorer Rutine for kredittvurdeiing av kunder og leverandorer ma vrere pa plass. Rammer ma vrere gitt for hvi11{en kredittiisiko man skal ta, i ti11egg til hensynet om storrelse pa engasjement, samt leverand0rrisiko som er Imyttet til den gjenkjopsavtale som etableres. Det ma vrere en samlet ajour oversikt som viser gjenstaende ramme pro leverandor. # Dokumentasjonl Behandling Oversikt over interne skjemaer og blanketter for etableiing av silllierhetsdokumenter Ikontrakter I avtaler mil vrere etablert, gjerne med tilh0rende arbeidsbeskrivelser eller henvisning til/fra disse. Ved gjennomgang av noen tilfeldig utvalgte saksmapper Ihovedmapper (rammeavtaler) I depotrnapper far man et bra bilde av hvordan dette er organisert og arkivert. B. AVfALEINNGAELSE # Kontrakter Rarnmeavtale N ilr kunden er innvilget en leasingramme som simi omfatte etablering av f1ere leasingkontrakter, bur det etablert en rammeavtale. Denne omfatter de vi11<ar og betingelser som er Imyttet tilleasingfinansieiingen pa samme milte som en utlanskreditt. Leasingavtale Inngas med kunden. VIktig a kontrollere opp mot identitesbevis/firrnaattest at kontral{ten bur korrekt undertegnet. Avtalen tinglyses. Gjenkjopsavtale Det etableres kontralcter med leverandor om gjenkjopspiis. Tilsvarende som for leasingavtaler ma det s0rges for at gjenkj0ps avtalen signeres av denl de som kan tegne leverandoren. OIiginalavtalene simi Ugge oppbevart nedlast og brannsillliert med begrenset adgang. # Sikkerhetsdokumenter Ved etablering av tilleggssild,erheter som simpel kausjonl garanti, selvskyldnerkausjon, letter of comfort eller eventuelt realsild,erhet. AIle originaldokumneter med ti11egg av pantsettelseserldreringer skal undertegnes ihenhold til firrnaattest/identitetsbevis, og oppbevares brannsild,ert og nedlast med begrenset adgang. # Andre dokumenter Andre dokumenter som innhentes i forbindelse med en leasingkontralct er: Kopi av kjopekontrakt Vognkort (ved billeasing) Registeringsfullmakt Forsikringsbevis Firrnaattest Leveringsbevis (signert av kunden) # Intel11e arbeidsskjemaer Det er hensiktsmessig a bruke et avtalekort for hver kontraktsetablering. Avtalekortet kan tjene som sal,smappe og inneholder eksempelvis fulgende opplysninger: Nummer og navn pa kunde og kontrakt Leasingobjekt og leverandor Sidesilllierhet Eetingelser (rente m.v.) I ti11egg kan det vrere hensiktsmessig med rubiillli for kontrollsignaturer vedrorende mottatt dokumentasjon: Aksept Firrnaattest Kjopekontralct Vognkort Tinglysing Falctura LeveIingsbevis Andre silllierheter Leasingavtale vi bil Forskuddsleie ForsikIing Gjenkj0psavtale I ti11egg benyttes som regel andre interne skjemaer, f.eks. kalkulasjonsskjema for beregning av restverdi og leie. Videre vii det vrere laget standard brevtekst til bade kunde og leverand0r 7
som benyttes i ulike sammenhenger, sil som gjenkj0p, ikke gjenkj0p, overdragelse m.v. C. REGISTRERING II BlanketterlDokumentasjon For 11 sikre dokumentasjon pil den registrering og kontroll som er foretatt ved hvert oppdrag, vi! det vrere etablert en standard, enten i form av et eget registreringsskjema eller ved at avtalekortet benyttes ogsil til denne dokumentasjonen. Det kan vrere 110dvendig ii skille mellom registreringen av kundeopplysninger, kontrakt under etablering med betaling av fakturaer og kontraktsstarten nilr innkj0pene er avsluttet II EDBSystem Det kan tenkes at enheten har et integrert system hvor leasingmodulen oppdateres automatisk fra fast kundedatabase og hvor hovedbok og reskontra i regnskapssystemet ogsil blir automatisk oppdatert ved hver transaksjon. Imidlertid vii en ogsil kunne komme borti tilfeller hvor systemene ikke er intergrert og hvor man kanskje ikke fill' oppdaterte lister fra systemene annet enn milnedlig. En slik situasjon krever helt andre manuelle kontroller og avstemmminger som mil kartlegges og testes. Leasingsystem Regnskapssystem Integrert eller ikke integrert system, viktigheten av avstemminger, automatiske eller manuelle, er den samme, for ii forsikre seg om fullstendigheten i de bokflilrte tallene. Bruk av diverse hjelpekonti i kontraktsetablerings fasen er ogsil et viktig overvilkningsomrade for ii sikre en god intern kontroll. II Manuelle oversikter/edb rapporter Et annet viktig aspekt er hvordan enheten har ajourfurte oversikter over innkj0p, betalte fakturaer og startede kontrakter i perioden fra forrige oppdatering av systemet til neste. Det kan dreie seg om daglig, ukentlig eller lengre oppdateringsperioder. Hvilke manuelle oversikter enheten mil fare vii avhenge av hviike systemer en hal', og hva disse produserer av oppdaterte rapporter, samt hvorvidt systemene er integrert. II Kontroll Kontroll-/feilrapporter som produseres i forbindelse med registrering i systemene mil inngil i daglige eller periodiske kontrollrutiner. Spesielt viktig er det at betalingsrutine innehar en arbeidsdeling som dokumenteres ved anvisning av sjekk eller autorisasjon av betalingsoppdraget, samt avstemmingskontroll mot bankkonto. D. VENTEARKIV (Saker under arbeid) II Oversikt Fra bevilgning av leasingramme eller enkeltstilende leasingkontrakt, vii det vrere en fase med etablering av dokumentasjon, ref.pkt. B Avtaleinngilelse. Enheten mil til enhver tid vite hvill{e saker som befinner seg i denne etableringsfasen, hos hvill<en saksbehandler de befinner seg. Et system som kan gi periodiske rapporter over nyregistrerte kundeforhold eller kontraktsforhold under etablering, vii eventuelt kunne danne grunnlaget for en slik oversikt, hvor det ble signert for status ferdig etablert nilr all dokumentasjon var skaffet til veie. II Oppf01ging Ovennevnte oversikt mil benyttes aktivt overfor saksbehandlerne, eller den som har ansvar for 1\ skaffe p1\ plass alle kontrakts- og sikkerhetsdokumenter. Hensikten er 11 slilrge for at det ikke blir foretatt betaling av fal<turaer far aile n0dvendige dokumenter er plass. II Oppbevaring Oppbevaring av saker under arbeid mil vrere i et felles sikret arkiv utenom arbeidstid. FOr0vrig mil saksoversikten gi opplysninger om hvilken sal<sbe- Leasingsystemet som selvstendig enhet vi! inneholde bade en fast kundedatamodul, beregningsmodul for rente- beregning, leasingleie og avskrivninger, samt en reskontromodul som viser ubetalte forfalte og ikke forfalte leier. Test av beregningene mil foretas, samt at rutinene for avstemming mot hovedbok testes.,. ===-- 0) 8
handler som har saken, for der vii den normalt ligge i arbeidstiden. Hensikten med a holde orden pa disse sakene er at det kan bli bade negativt overfor kunden om en ikke finner saken ved henvende1se (under ferie/fravrer), samt at det kan vrere viktige dokumenter i disse saksmappene som Irrever sikker oppbevaring til de endelig legges i depot E. 0VRIGE ARKIV # Hovedavtaler Ved bevilgning av en leasingramme, blir det utformet en hovedavtale eller rammeavtale. Denne danner grunnlaget for den videre inngilelse av enkeltvise leasingkontakter, og engasjementsst0rrelsen rna til enhver tid males opp mot denne rammen. Originalhovedavtale rna arkiveres nedlast og brannsild,ert som sikkerhetsdokumenter, og kopi for daglig bruk kan arkiveres sammen med 0Vrige saksdokumnter og kundemapper i et felles alfabetisk arkiv, eller i et spesialarkiv. Dette avhenger av hva enheten selv synes er mest praktisk. For revisor er det viktigst a verifisere hvilke kunder det er etablert hovedavtale med, samt at det er en oppfulging av eksponering. # Saksdokumenter og kundemapper Det er ulikt hvordan man synes kundeopplysninger skal arkiveres, men for selve kundeforholdet og den enkelte leasingkontralct vii det vrere en del dokumentasjon som skal innhentes og oppbevares. Det som illlie er originale kontral,ter eller sild<erhetsdokumenter blir It betegne som vanlig saksdokumentasjon som arldveres i en kundemappe. Her kan det bl.a. ligge flere avtalekort, som er ~apper med saksdokumentasjon for den enkelte leasingkontrakt (ref.pkt.b Interne arbeidsskjemaer). # Sikkerhetadokumenter Under denne kategorien dokumentasjon regnes rene silllierhetsdokum- neter ved eventuell pantstille1se, kausjoner, garantier eller andre tilleggssilllierheter. Her gjelder lrravet om begrenset adgang og brannsikkerhet. # RegistreringsbiIag Registrelingsgrunnlag for kunde og kontraktsopplysninger legges i selve saksmappen. Oppbevaringslrravet b0r vrere at dokumentasjonen er nedlast utenom arbeidstid i brannsillliert skap (innenfor en time). I denne sarnmenheng rna det ogsa foretas en fornuftig vurdering av hva slags informasjon inneholder dette og hvor vanskelig vii det vrere a gjenskape den ved eventuell brann. # RegnskapsbiIag Bokf0lingsbilagene er underlagt kravene for regnskapsdokumentasjon, brannsillliert og i 10 Itr. Det rna defineres hva som er regnskapsdokumentasjon i form av bilag og eventuelt lister, eller om det finnes tilsvarende dokumentasjon lagret i systemet. F. RAPPORTERING # Intemt Utfra en del av de punlcter som er beslrrevet i det ovenstltende, er rapporteling nevnt i fulgende forbindelser: - Rammeutnyttelse - Utestltende fordlinger (forfalte, ikke betalte leasingleier). I tillegg b0r det etableres periodiske rapporteringsrutiner for fulgende forhold: - Renteendling - Kontralcter under etableling - Leasingtap - Leverand0rgjeld Den interne rapporteringen b0r foretas pa to niva, et sammendrag til styret, og mer spesifillli ukentlig rapporteling tilledelsen. Revisor rna teste, bade at riktig informasjon presenteres og at denne gis til rette vedkommende. # Ekstemt Rapportelingen skjer milnedlig etter standard spesifikasjon. Kredittilsynet NorgesBank Statistisk sentralbyra Revisor rna foreta testing av at rapportelingen er korrelct og at det er etablert kontroller i rutinen. G. ANDRE KONTROLL RUTINER # Bankavstemming Enheten har en veldig sentral rutine som gjelder betaling av fal<turaer nar leasingkontrkater er under etablering. Det er da veldig viktig at del forefinnes en utbetalingskontroll og avstemming mot bankkontoen som benyttes til dette formal. Dersom enheten har flere bankkonti, gjelder selvfulgelig ogsa lrrav om avstemming for disse. # linjekonti Dersom det brukes linjekonti eller sakalte hjelpekonti i balansen, rna disse underlegges avstemming samt retningslinjer for bruk. (Se fase 2: regnskapsposter) FASE 2: REGNSKAPSPOSTER Balansevelifikasjon foretas for a gjore seg kjent med hva regnskapstallene inneholder og hvordan de dokumenteres i form av avstemminger mot undersystemer, kontralcter, fakturaer, beregninger m.v. Utf0lingen av en slik verifikasjon, iallefall av de store postene relatert til selve virksomhetsomrltdet, gj0r at man forstltr systemsammenhengene bedre. 9
Poster som foreslas verifisert: c KUNDEFORDRINGER LEASING Leasingsystemet forutsettes a gi oversikt over forfalte leasingleier, og hvor mange dagers overtrekk. Dette vil danne grunnlag for videre tapsvurdering pa samme mate som man innenfor bank vurderer overtrekkl restanse. Viktig her er at sum kundefordringer leasing i leasingsystemet stemmer overens med hovedbokssaldo i regnskapssystemet. Videre rna detvrere etablert en oppfalgings- og purrerutine. Testing av systemets annuitetsberegning rna foretas. Videre skal det i systemet fremga hva som er avtalt gjenkjopspris (restverdi) fra leverandor. Dette representerer leverandorrisikoen. Forskjellen mellom avtalt gjenkjopsverdi og bokfurt verdi leasingleier (kostpris minus nedbetaling) representerer kredittrisikoen. c KONTRAKI'ER UNDER ETABLERING Normalt tar det en tid fra leasingkontrakten er innvilget til den startes. I denne perioden blir utstyret anskaffet, kunden godkjenner og leasingforetaket betaler. Forst mir aile gjenstader som inngar i leasingkontrakten er kommet pil plass, startes kontrakten. Kunden rna signere leveringsbevis som godkjennelse for gjensstanden far den betales. For biler mil det vrere etablert kjopekontrakt, forsikring og utstedt vognkort i leasingforetakets navn for betaling foretas. Vi rna verifisere at det er reelle kontraktsforhold bakenfor de fakturaer som belastes denne kontoen, og at det leasingsystemet gir en oversikt over, er kunder og kontraktsnummer som summerer seg opp til denne posten. Tidsmessig kan etableringen ta en viss tid for yarer som inngar i kontrakten skal bestilles, mottas av kunden, godkjennes for sa a betales av leasingeneheten. Det finnes dog en grense for hvor lang tid etableringen skal ta, og gamle kontrakter under etablering rna sjekkes spesielt med henblikk pa gyldighet. c OPPTJENTE IKKE FOR FALTE LEASINGLEIER Periodiseringskontoen for leasingleier skal stemme overens med leasingsystemets beregning av opptjente leasingleier. c KOSTPRIS LEASING GJENSTANDER Grunnlaget for avskriving fremkommer her, og utgjares av startede leasingkontrakter i tillegg til kostpris avgang og tilgang. Inngar ogsa i beregningsgrunnlaget for skattemessige forskjeller (se nrermere beskrivelse) c AVSKRlVNING LEASING GJENSTANDER Tilsvarende som konto for kostpris er konto for bedriftsokonomiske avskrivninger, som beregnes etter gjeldende satser for de ulike typer anleggsmidler. Her medtas ogsa nye og avsluttede kontrakter. Muligens bokfures tilgang og avgang samt tilsvarende avskrivninger pa separate konti for oversiktens skyld. c SPESIFISERTE OG USPESIFISERTE LEASINGTAP Her har vi tilsvarende regler som for kreditt, og bokfurer bade spesifiserte og uspesifiserte tap. Grunnlaget for vurderingen er forfalte leasingleier ihenhold til en saldoliste fra leasingsystemel, eller andre opplysninger som indikerer at enheten kan komme i en tapssituasjon i torhold til en kunde. c LEVERAND0RGJElD LEASING Vanlig leverandorreskontro pil anleggsmidler lesingforetaket kjoper inn for leasingkunde. Viktig her er oppfalging med at betaling skjer ved forfall slik at det ikke paloper ekstra rentekostnader. C MERVERDIAVGIFT/ INVESTERINGSAVGIFT Bokfures pa separate konti for innog utgaende merverdiavgift og beregnet investeringsavgift ihht til gjeldende regler. Det finnes praktiske hefter som viser hvilke type produkter som er avgiftsbelagt. Spesielt gjores oppmerksom pa regler for gjenstander som deftnerers som produksjonsmidler, i tillegg til utenlandske leverand0rer. c UOPPGJORTE SALGS FAKTURAER Kontrakter som utgar, hvor faktura er sendt, men illlie betalt. Avstemmingsrutine mellom leasingssystem og hovedbok rna vrere etablert. C UOPPTJENTE LEASING LEIER En periodiseringskonto for betalte leasingleier som ikke er opptjent. Avstemmingsrutine mellom leasingsystem og hovedbok rna vrere etablert. FASE 3: SPESIEllE PRO BLEMSTIUlNGER 1) ANNUITEI'SAVSKRlVNING Kan fare til at nye anleggsmidler blir overvurdert i balansen, men forovrig vil det ligge en kontantinnbetaling tilsvarende depositum i avtalen, som molsvarer eventuell overvurdering pa aktivasiden. 10
2)GJENEJ0PSAVTALER Kundens ansvar er fra gjenkjopsverdi til kjopesum. Risikoen Imyttet tilleverander er da forskjellen mellom bokfert verdi og gjenkjepsverdi. Det rna foretas en vurdering av den enkelte leverand0rs risikoramme, som mil vrere godkjent av styret. 3) NEGATIVE MIDLERTIDIGE FORSKJELLER Oppstilr nar skattemessig verdi er heyere enn regnskapsmessig. Endring i skattemessig verdi fra 1/1 til 31/12 pavirker skattemessig resultat direkte. Reduksjon i skattemessig verdi innenfor aret gir redusert skattemessig overskudd. 4) ARSOPPGJ0RSREVISJON Denne avsluttende delen av arets revisjonsarbeid b0r foreats pa basis av en oppsummering av den interimsrevisjon som er foretatt. Ekstern revisor for enheten foretar denne i samarbeid med internrevisor for a fa en mest mulig effektiv og rasjonell revisjonutfurelse. Arbeidsdelingen i arsoppgjeret b0r vrere at internrevisor foretar den detaljerte testing, og ekstern revisor foretar review samt tar de avsluttende regnskaps- og skattemessige problemstillingene som dukker opp. FOf0vrig anbefales artlkler skrevet av Odd Korsnes i Revisjon og RegnsImp 7/89, som omhandler God regnskapsskikk vedmrende leasing. TEMAKONFERANSE NBRF AVDEllNG BERGEN 21 " MARS 1995 Konferansen hadde 2 hovedtema: Styrets syn pa og forventning til Kredittilsynets Intemkontrollforskrift for banker Banklovkommisjonens utkast til lov om finansavtaier og finansoppdrag Styreformann i Bergens Skillingsbank A/S, Stein Pettersen, og styreformann i Sparebanken Vest, Haldor Heyte, hadde innlegg om styrets syn pa og forventning til Kredittilsynets forskrift om internkontroll i banker. Stein Pettersen ga innledningsvis ut- Stein Pettersen, Styreformann Bergens Silillingsbank a/s Pettersen tok i sitt innlegg utgangspunkt i den rapportering som forskriften foreskriver mot styret, d.v.s. fulgende bestemmelser: 2-2 Sammendrag av vesentlige risiki og kontrolltiltak 3-1 Evaluering av rutinene (status) 3-2 Rapport fra uavhengig instans Pettersen hevdet at hyppigere rapportering, men noe mindre omfattende rapporter, ville bidra til en bedre behandlig i styret (delrapportering). Styret rna kunne behandle rapportene i god tid fur regnskapsavleggelsen. Rapportformen ber dessuten vrere standardisert (enhetlig fremstilling). Han pekte videre pa at utryldcet vesentlige risiki i 2-2 fremsto som noe uldart p.t. tryldc for sin personlige oppfatning at han vurderte forskriften som overfi0dig pa det tidspunkt som forskriften kom. Han hevdet at standardvedtektenes 3-4 uttrykte tilnrermet det samme som forskriften, og dessuten at en positiv prosess var i gang i bankene da forslag til forskrift forela. Haldor Hoyte, Styreformann Sparebanken Vest 11
I forbindelse med 3-2 og rapportering fra uavhengig instans ga Pettersen synspunkter pa bruk av terminologi i rapportene. Det er viktig at budskapet er sa klart at styret forstar det uten a matte gi seg ut pa fortolkninger av konklusjonene i rapportene. Klare kriterier og mindre takeprat var derfor en oppfordring til deltakerne. Den ansvarsfordeling som forskriften legger opp til mellom styret og administrasjonen karakteriserte Pettersen som en selvfulgelighet. Styreformann Haldor Hayte i Sparebanken Vest hadde en noe annen vinkling pa sitt innlegg om samme tema. Hayte tok utgangspunkt i Stortingsmelding nr. 39 1993/94 om bankkrisen og utviklingen i den norske banlmrering (SNF-rapporten) der han bl. a. nevnte fulgende hovedkonklusjoner fra rapporten om bankkrisen: slappere kredittvurdering kortsiktig inntjening viktigere enn langsiktig strategi saueflokkmentalitet hos bankene lav kompetanse/lav EK hos lantakerne forvaltningskulturen i bankene slo sprekker desentralisert beslutningsmyndighet krever et godt etablert kontrollapparat styrene prioriterte feil (for mye OPPtatt av enkeltsaker fremfor risiko sammensetning av styret (tok lettere samfunnsmessige enn fon'etningsmessige hensyn) Til tross for lover, vedtekter, forskrifter og revisjon ble resultatet likevel en bankkrise. Forskriften vii etter Haytes oppfatning ha en oppdragende funk- sjon fremover. Han ga ogsa eksempler pa at bankrisiko er et vidt begrep der han bl.a. nevnte kompetanse, kultur, desentralisering og konkurranse som viktige risikofaktorer. Forskriften har bidratt til a starte/paskynde en prosess. Samtidig advarte Hayte mot overkontrollpsykose. Hayte vurderte styrets oppgaver korthet slik: fastsette policydokument internkontrolls struktur ansvar for operativ kontroll og rapportering ansvar for uavhengig bekreftelse av internkontrolls kvalitet. fastsette organisasjonsplan fastsette/ajourfure stillingsinstrukser for nokkelpersonell fastsette/ ajourfure rammer for driften fastsette/ ajourfure etiske regler aktivt engasjement fra styrets side virker holdningsskapende for organisasjonen utfurlige protokollasjoner behandling av innspill fra kontrollkomite og revisjon bekreftelse av den interne kontroll - fra ledere - naturlig del av lederfunksjon fra instans utenom operativ organisasjon - annen instans enn den som er ansvarlig for risikovurderingene (ekstern/intern revisjon) standard rutinebibliotek Hayte hevdet videre at fulgende momenter var av avgjorende betydning for en vellykket gjennomfuring: sterk og synlig forankring i «toppen» ledelsen ma fulge opp hele prosessen linjeledelsen mil ikke fillov til i\ melde seg ut verken av prosessen eller ansvaret det hele ma bygge pil et enkelt og forstilelig grunnlag Styrets kontollmetoder vii ifulge Hayte vrere a fil fremlagt avviksrapportering av kontroll med ulike aktiviteter. Dette forutsetter normer, standarder, konkretiserte mal adekvat rapporteringssystem (ikke for mye om det som har skjedd) sann rapportering (ikke redd for i\ rapportere dilrlige nyheter) Annen del av dagskonferansen omhandlet Banklovkommisjonens furste delinnstilling (NOU:19/1994) om utkast til loy om finansavtaler og finansoppdrag. Avdelingsdirektur Olav Breck i Sparebankforeningen holdt et engasjelt foredrag basert pa utkastet som inneholder omfattende kjoreregler for finansinstitusjonenes viktigste avtaleomrader med sine kunder om finansielle tjenester. Det vises denne forbindelse til artikkel Bankrevisoren nr. 1/1995 side 32. Bjorn A Refsnes 12
REFERAT Generalforsamling NBRF, avd. Bergen Generalforsamlingen ble avholdt 21. mars 1995 i Sparebanken Vest. Det mette 7 medlemmer. 1. Konstituering. a. M0tet ble apnet av Trine S0rensen. b. Ingen m0tte med fullmakter. c. Innkallingen ble godkjent. d. Dagsorden ble godkjent. e. Wigdis Olsen ble valgt til m0teleder. f. Torill KRavnanger ble vaigt til metereferent. g. Rune Mikkelsen og Birger Moi ble vaigt til protokollunderskrivere. 4. Saker fra sjyret og/ eller medlemmene. Ingen saker til behandling. 5. Nedleggelse av lokalforeningen. Ny organisering av NBRF. Lokalforeningen ble nedlagt. 6. Opprettelse av lokalutvalg. Vaig til Iokaiutvaig blir foretatt pa NBRFs generalforsamling 23.04.95. 2. Godkjenning av arsmelding for siste driftsar. Arsmeldingen ble godkjent. 3. Godkjenning av regnskap for siste driftsar. Regnskapet ble godkjent. Torill KRavnanger Re/erellt (sign.) BirgerMoi Rune Mikkelsen ProtokoUunderskriver Protokoll,,,,derskriver (sign.) (sign.) REFERAT Generalforsamlingen i NBRF, avd. Trandelag Onsdag den 15. mars 1995 Sted: Sparebanken Midt Norge, Trondheim Deltakere: Harry Aune, Kjell Baadshaug, Jan Willy Hansen, Liv Grete Kvello, Sade Rotas, Inger Sunde, Morten Tvete, Kari Isachsen, Arnt Rosset, Anne Margit Schjelberg og Jon Uthus Faglig innlegg Fer generaliorsamlingen holdt avdelingsdirekwr i Sparebankforeningen, Olav Breck, et innlegg om Banklovkommisjonens utkast tillov om finansavtaler og finansoppdrg og sentrale problemstiiiinger i kommisjonens 0Vrige arbeid. Temaet engasjerte forsamlingen, og det syntes a vrere spesielt interessant a fa kjennskap til de praktiske konsekvenser Iovendringene ville fil for bankene. Sak 1 Sak2 Sak3 Sak4 Generalforsamling Apning, godkjenning av fullmakter, innkalling og dagsorden Ingen fulimakter. InnkaIling og dagsorden godkjent. VaIg av meteleder, referent og to underskrivere Meteleder: Jon Uthus Referent: Slide Rotas Underskrivere: Harry Aune, Inger Sunde Styrets beretning for 1994 Godkjent Revidert arsregnskap 1994 Godkjent 13
Sak 5 Vedtektsendring av 10. Ble enstemmig vedtatt. Sak 6 Innstilling iii valg a) Det lokale styret fortsetter 1 ar til og besti'lr av; Jon Utbus, Arnt Rosset, Kari Isachsen, Anne Margit Schj01berg, Torbj13rnJonansen. Varamedlemmer: Morten Tvete og Jan Willy Hansen. b) Innsii1Iing iii valg lokalulvalg. Generalforsamlingen i Tmndelag innstiller pa at det blant de 5 valgte styremedlemmer i lokalavdeling Tmndelag velge minimum to (2) personer som representerer i lokalutvalg Midt -Nord. Styrets kommentar til sak 6 Ved generalforsamlingen var det forutsatt oppwsning av lokalavdeling Tmndelag. Dette ville vrere i trad med de organisasjons- og vedtektsendringer som ble vedtatt ved ektraordinrer generalforsamling i hovedforeningen den 20.10.94. De fremm0tte ved den lokale generaiforsamling den 15.03.95, syntes ikke denne beslutning fremgikk klart nok i den pa forhand utsendte saksliste, og dette er pa vegne av styret i Tmndelagsavdelingen bare a beklage. Konsekvensen av dette ble at det ved generalforsamling Tmndelag ikke ble besluttet nedleggelse av lokalavdelingen, men at de navrerende styremedlemmer ble gjenvalgt for et ar. I.h.h.t hovedforeningens vedtekter skal det velges et lokalutvalg, som i utgangspunktet var tenkt a erstatte lokalavdelingsstyret, men som samtidig skal dekke omrildet fra M13re og Romsdal i S13r, til Finnmark i nord (derfor benevnt som lokalutvalg Midt/Nord) Generalforsamlingen i Tnmdelag ga derfor sin innstilling til at dette utvalg b13r ve1ges blant det fortsatt sittende lokalavdelingsstyret, men med apning for at det kan velges et medlem fra det geografiske omradet utenom Tmndelag. Dette som beskrevet under sak 6 pkt b. De enkelte lokalutvalg vii bli valgt pa hovedforeningens generalforsamling i Stavanger den 23.04.95. Den praktiske konsekvens av denne situasjon man na far i Tmndelag, er at det vii vrere det valgte lokalutvalg som vii ivareta de faktiske oppgaver i det na nye omradet Midt/Nord, og som furst og fremst vii dreie seg om tilretteleggelse av lokal faglig aktivitet i foreningens regi. Det lokalavdelingsstyre som ble valgt ved generalforsamling Tmndelag den 15.03.95, vil ikke ivareta noen reell aktivitet. Det vii matte avholdes ny generalforsamling i Tmndelag i 1996, hvor det blir fremlagt forslag om oppl13sning av lokalavdelingen etter Yare lokale vedtekters 10, og hvor en furst da vii fa en modell som er i trad med intensjonene i de organisasjonsendringer hovedforeningen har gjennomrert i 1994. Det presiseres tilslutt at den situasjon, hvor en i en overgangsperiode bade har et lokalavdelingsstyre og lokalutvalg, ikke bar noen praktisk konsekvens for det arbeide som vii bli utf13rt lokalt. Pavegne av styret NBRF, lokalavdeling Tmndelag. Jon Uthus Leder (sign.) HJERTESUKK FRA NBRF'S KASSERER Husk a oppgi navn pa medlem som referanse nar medlemskontigenten betales. ( NB! Dette gjelder spesielt nar bankens remitteringsavdeling betaler og nar innbetalingsgiro ikke brukes). 14
IT-forskriften Praktisk tilpasning Av Olav H0S0ien, Coopers & Lybrand Olav Hosoien er sivilollonom og arbeider ved Coopers & Lybrantis kontor i Bergen. Han er leder av regionens IT-revisjonsgmppe og har vrert ansatt i Coopers & Lybrand i 10 tiro krav Gfr. 2-2) og at dette blir bekreftet av datasentralens IT-revisjon. For den enkelte institusjon innebrerer dette at arbeidet med a tilpasse seg forskriften i hovedsak omfatter systemer som administreres av institusjonens IT-avdeling lokal!. en minimumsklsning kun for a tilfredsstille forskriftens krav. For a fa mest mulig nytte av prosessen med a tilpasse seg forskriften, bar tilpasningen ses i sammenheng med institusjonens 0Vrige kvalitetssikringsarbeid. Det kan i denne sammenheng vrere naturlig a nevne den nrere sammenhengen mellom IT-forskriften og den nye II<forskriften (Intemkontroll-forskriften) for banker, der IT-systemene vii vrere av stor betydning i vurderingen av den operasjonelle risikoen. 1. Innledning Kredittilsynet fast~atte som kjent ny IT-forskrift med ikrafttreden 1. januar 1993. Forskriften gjelder kun norske forretningsbanker, sparebanker, livog skadeforsikrings-selskaper, BBS ogvps. I dag, over 2 ar etter IT-forskiftens ikrafttreden, er det fortsatt mange institusjoner som ikke har iverksatt nadvendige tiltak for a tilfredsstille forskriften, mens igjen andre institusjoner har kommet i gang med tilpasning og implementering av forskriften. I de fleste banker utf0res en stor del av databehandlingen ekstemt hos datasentra!er som f.eks. Fellesdata/ Novi!. Selv om ansvaret for at forskriftenes krav blir oppfylt formelt ligger hos bankens styre, bl'lr det vrere tilstrekkelig at det i avtalen med datasentralen fremgar at datasentralen forplikter seg til a fulge IT-forskriftens Coopers & Lybrand har bistatt flere banker i forbindelse med tilpasningen til IT-forskriften. C&Ls bistand har stort sett dekket kartleggingsfasen (se pk!. 4 nedenfor). Basert pa vare erfaringer fra disse prosjektene, vii jeg i denne artikkelen pmve a beskrive prosessene og det pra!ctiske arbeidet med a tilpasse seg ITforskriftens krav. Jeg vii i artildcelen ildce komme inn pa en diskusjon som gar pa innholdet og de kravene som stilles i de enkelte paragrafene i forskriften. 2. Omfang - Ambisjonsniva IT-forskriften har som overordnet mal a silere at IT-systemer anskaffes, utvikles, drives, vedlikeholdes og avvildes pa en ordnet og betryggende mate. Paragrafene i IT-forslcriften er forholdsvis «rundt formulert" og inneholder fa konkrete palegg. Begrepene «Anerkjente prinsipper og standarder pa omri'ldet>, gar imidlertid igjen i flere av paragrafene. Dette medfurer at den enkelte institusjon selv har forholdvis stor frihet med hensyn til ambisjonsniva for til a tilpas se seg forskriften, noe som kan medfure at den enkelte institusjon velger 3. Organisering Det kan vrere naturlig a organisere arbeidet med a tilpasse seg IT-forslcriften i et prosjekt med ett eller flere delprosjekter. a. Grunnleggende forutsetninger For at arbeidet ska! bli mest mulig vellyldcet og gi mest mulig igjen i form av merverdier for institusjonen, er det en del grunnleggende forutsetninger som blilr vrere til stede: Prosessen ma ha den nadvendige forankring i toppledelsen. Toppledelsen bar saledes engasjere seg aktivt i prosessen. Dette er n0dvendig for at prosessen sica! fa den nadvendige prioritet og fa tildelt ll<'ldvendige ressurser. I tillegg vii toppledelsen i en slik prosess kunne fa et mer bevisst forhold til det kvalitetssikringsarbeid som utf0res. Det ma settes av tilstreldcelige ressurser til gjennomfuring av prosessen. Dette innebrerer at de som slcal delta i prosessen ma fa avsatt n0dvendig tid til arbeide!. Det ma videre utpekes en prosjektleder som har den nijdvendige faglige tyngde, samt s0rger for at prosjektet blir gjennomf0rt innenfor de rammer og tidsfrister man er blitt enige om. 15
b. Styringsgruppe I forbindelse med gjennornfuringen av prosessen, kan det vrere naturlig at det opprettes en styringsgruppe der bankens toppledelse er representert. Styringsgruppens oppgave vii vrere : a fastsette mandat for prosjektet, herunder fastsette tidsplan, vurdere ambisjonsniva, tildele n0dvendige ressurser og fastsette retningslinjer for rapportering og oppfulging. a fulge opp arbeidsgruppens (se nedenfor) arbeid. a godkjenne de tiltak som blir foreshitt for a tilpasse seg IT-forskriften. a s0rge for at tiltakene blir implementert og etterievd i praksis. c. Arbeidsgrupper I tii1egg vii det vrere naturlig at det opprettes en eller fiere arbeidsgrupper bestaende av sentrale personer pa ITsiden, intern kontroll, internrevisor og eventuelt ekstern konsulent. Arbeidsgruppen(e) vii vrere ansvarlig for den praktiske gjennornfuringen av prosessen,herunder: kartlegging av dagens situasjon i institusjonens IT-funksjon sett i forhold til IT-forskriften. komme med forslag til tiltak som gruppen mener institusjonen ma iverksette for a tilpasse seg kravene i forskriften. omgj0re de foresliltte tiitak til praktiske rutiner og retningslinjer. 10pende rapportering til styringsgruppen. 4. Analyse - Kartlegging av dagens situasjon a. Kartlegging Det vii vrere naturlig Ii starte prosessen med 11 kmilegge dagens situasjon sett i forhold til IT-forskriften. Det er viktig at kmileggingsarbeidet utfures av kompetent personeil, f.eks. personell med bakgrunn innen IT-revisjon og som er kjent med gjeldende standarder pa omrildet. Coopers & Lybrand har som nevnt ovenfor bistiltt fiere banker i den innledende kartleggingsfasen. Dette arbeidet biitt utfurt av Coopers & Lybrands IT-revisorer smumen med representanter for bankenes internrevisjon. Til hjelp i det praktiske kmileggingsarbeidet har Coopers & Lybrand utarbeidet og benyttet sjelddister som er skreddersydde med utgangspunkt i de enkeite paragrafene i IT-forskriftene. Innhenting og vurdering av infonnasjon skjer enten i folid av intervjuer av sentrale n0ld{elpersoner i IT-avdeIingen eller blant brukerne samt gjennomgang og vurdering av eksisterende dokumentasjon. Den erfaring vi har gjort i yare gjennomganger, er at i de fieste banker er det utarbeidet en del retningslinjer og rutiner, men at disse illlie er systematisert og formalisert i fonn av f.eks. en kvalitetshilndbok. Det er videre etablert ufonnelle «arbeidsrrwnstre» som fulges i det dagiige arbeidet. Det er er ild{e utarbeidet fonnelle rutinebeskrivelser eller lignende for dem, noe som etter var mening er en forutsetning for at rutinene simi etterleves i praksis som IT-forskriften krever. b. Statusrapport Pil grunnlag av kmileggingen er det blitt utarbeidet en statusrapport som viser hvili<e deler av IT-forskriften som ikke er tilfredsstilt smumen med forslag til tiltak som er n0dvendig ii iverksette for ii tilfredsstille forskriften. Statusrapporten er blitt presentert for styringsgruppen, som smumen med arbeidsgruppen har gjennomgiltt og diskutert de tilta1{ som er foresliltt. Nilr rapporten er godkjent, er det klart for neste trinn i prosessen, nemlig i\ omfonne de foresliltte tiltak til praktiske rutiner og retningsiinjer. 5. Tilpasning - Utarbeidelse av kvalitetshandbok Denne delen av prosessen vii i hovedsal{ omfatte IT-avdelingen, men ogsa til en viss grad institusjonens Iedelse nar det gjelder mer overordnete retningslinjer som f.eks. overordnet sikkerhetspolicy. Millet med prosessen vii vrere a utarbeide og/ eller komplementere en allerede eksisterende kva Iitetshilndbok. For at prosessen skal bli mest mulig veliykl{et er det viktig at man fur arbeidet starter blir enig om : mubisjonsniva. Som tidiigere, nevnt gir IT-forsloiften fil konkrete pillegg. Dette innebrerer at det er viktig at mubisjonsnivilet i smrst muiig grad blir fastsatt fur denne delen av prosessen startes, herunder : hva kvaiitetshilndboken skal inneholde for ii tilfredsstille for skriften. Innholdsfortegnelsen i KvaIitetshiindboken kan f.eks. fulge IT-forsloiftenes paragrafer. hvilken fonn den skal ha, noe som er viktig med tanke pa at den skal etterleves i praksis. En mate a oppna dette pa, er a bruke et standard oppsett for hver rutine. Oppsettet b0r minimum beskrive: hvem som har ansvar for a etterleve og vedlikeholde rutinen. beskrivelse av rutin en, hva som simi utfures og hvordan dette skal dokumenteres. hvem simi ha ansvar for a utarbeide rutiner og retningslinjer som mangler, og hvem som simi innhente/tilpasse a1ierede eksisterende dokumentasjon og fa denne pi! plass i kvaiitetshilndboken. Det vii vrere naturiig at dette arbeidet i smrst mulig grad utfures av «linjen». Dette vii medfure at «Iinjen» blir engasjert i prosessen og silledes blir med pi! i\ utfolide de rutiner og retningslinjer som de i neste omgang skal etterleve i pral(sis. 16
Det er viktig a papeke at vilr eliaring er at det i de fleste institusjoner er utarbeidet en rekke rutiner og retningslinjer, men at disse tidligere ikke har vrert formalisert i form av f.eks. en kvalitetshilndbok. En stor del av arbeidet vii saledes vrere a innhente og tilpasse allerede eksisterende dokumentasjon og plassere den i kvalitetshilndboken eller eventuelt henvise fra kvalitetshilndboken til eventuelle eksisterende rutinehilndb0ker der dette er natulig. tidsplan for arbeidet. Det er viktig at det fastsettes en klar og entydig tidsplan for prosjektet og at denne blir fulgt opp av prosjektleder samt styringsgmppen. Det vii i denne fasen vrere naturlig at kvalitetshilndboken blir underlagt en lopende kvalitetssikring etter hvert som rutiner og retningslinjer for de enkelte omrildene blir ferdigstilt. Kvalitetssikringsarbeidet kan f.eks. utf0res av intemrevisjonen i den grad intemrevisjonen innehar den m:1dvendige kompetanse. Den ferdige kvalitetshilndboken rna godkjennes av toppledelsen fur den tas i bruk. 6. Implementering IT-forskriftene stiller ikke bare krav om at det simi etableres mtiner og retningslinjer for de enkelte omrildene i forskriften, men den krever ogsil at mtinene og retningslinjene etterleves i praksis. NilI' kvalitetshilndboken er «ferdig» og godkjent av toppledelsen, starter arbeidet med a implementere de beskrevne rutiner og retningslinjer i pral,sis. Det er viktig at det ogsil blir lagt en plan for implementeringen, herunder plan for a inform ere og lrere opp dem som simi etterleve rutinene og retningslinjene i pral,sis i sitt daglige arbeid. I praksis vii dette i hovedsak gjelde institusjonens IT-avdeling, men ogsa brukere og lokale IT-ansvarlige (avdelingskontorer). Det er i implementeringsfasen viktig a fa fram at kvalitetshilndboken er et «levende dokument» som vii vrere gjenstand for 10pende tilpasning og vedlikehold. Det kan under implementering vise seg at noen av mtinene og retningslinjene, kan vrere vanskelig a etterleve i praksis. Det er delior naturlig at rutiner og retningslinjer vii trenge en viss tid for «II ga seg til» og at det rna foretas justeringer underveis. Et annet problem vi har eliart, er at de som skal etterleve rutinene og retningslinjene i praksis ofte fuler at det ii ha for mange formelle retningslinjer og mtiner a forholde seg til, vii gjore at man ikke far utf0rt sine arbeidsoppgayer. Det er i denne sammenheng, som nevnt ovenfor, viktig at de som bllr berort i sitt daglige arbeid, er med i prosessen med a utarbeide retningslinjene og mtinene selv. Dette vii kunne gjore implementeringsfasen enkiereo Det er videre viktig a fil fram at man ved a fulge IT-forskriften vii siirre kvaliteten pa det arbeidet som utf0res. 7. Uavhengig revisjon - internrevisors rode IT-forskriften krever i lilillet med IKforskriften at det blir foretatt en uavhengig kontroll/revisjon av de iverksatte rutiner, retningslinjer og intemkontrolltiltak Gfr. IT-forskriftens 3-1 og IK-forskriftens 3-2). Det er saledes en ldar sammenheng mellom de to forslrriftene. Revisjonen/kontrollen rna utf0res av instans som er uavhengig av den operative enhet. Det er derfor viktig at intemrevisors rolle ldarlegges allerede pa et tidlig tidspunkt i prosessen. Dersom intemrevisors tar et smrre ansvar i prosessen og f.eks. deltar airnvt i utarbeidelsen av mtiner og retningslinjer, vii dette kunne komme i konflikt med uavhengighetskravet. Etter hvert som rutinene og retningslinjene i kvalitetshilndboken og kontrolltiltal, i henhold til IK-forskriftene implementeres, vii det under forutsetning av at uavhengighetslrravet er oppfylt vrere naturlig at intemrevisjonen som en del av den operasjonelle revisjon: fulger opp at rutinene og retningslinjene blir etterlevd i praksis (IT-forskrift) og belrrefter kvaliteten pa kontrolltiltakene i henhold til IK-forslrriften. foretaj en 10pende vurdering av rutinene sett i forhold til forslrriftene og gjeldende standarder. Det rna i denne sammenheng utarbeides nodvendige sjelddister og revisjonsprogrammer, SaInt etableres rutiner for rapportering tilledelsen av avvik i forhold til forskiiftene. 8. Avslutlling Artild,elen har vrert et forsok pa a beskrive en praktisk mltte a tilpasse seg lrravene i IT-forslrriften pa. Det finnes siid,ert andre mltter a gjore dette pa, men Coopers & Lybrands eliaring er at ovennevnte metode fungerer i praksis. Det er avslutningsvis viktig a framheve at prosessen med tilpasning til IT-forslrriften ikke er avsluttet i det oyeblild, de rutiner og retningslinjer som er utarbeidet, er implementert i praksis. TiIpasningen til forskriften er en dynamisk prosess sam hele tiden rna tilpasses de krav og standarder som gjelder pa ethvert tidspunkt. 17
o REVISJONSSJEFKRETSENS ARSM0TE Tradisjonen tro avholdt Revisjonssjejkretsen sitt arsmote med Pel/ulgende /aglige kol1/eranse like i etterkant av NERF's landskonferanse; dvs. 25. og 26. april, Pel KNA-hotellet i Stavanger. Mange av deltagerne stilte nok litt slitne til start etter en hard outsourcings-debatt. De fjeste kom seg imidlertid betraktelig igjen under den faglige del en, som omhandlet slyrets krav og forventninger til internrevisjonen samt litt om internasjonale utviklingstrender innenfor faget. Til a snakke om slyrets hav og forventninger til internrevisjonen hadde Kretsen vrert sa heldig a fa fatt i to personlige tungvektere med bred erfaring fra slyrearbeide; h0}'esterettsadvokat Hakon Lochen fra advokatfirmaet Thommesen, Krefiing, Greve og Lund A/S, samt Kreditkassens Slyreformann Per Ditlev-Simonsen. Begge hadde ldare syn pa slyrets ansvar fra bedriftens/bankens interne kontroll, og sa den «moderne» internrevisjon som et slyre- og ledelsesverkwy i denne sammenheng. Statsautorisert revisor A. Anders Eng fra revisjonsfirmaet Price Waterhouse NS ga til slutt en interessant orientering om litt av det som skjer internasjonalt pa internrevisjonsfronten. Fra dette innlegget "nsker undertegnede a fremheve et par stikkord spesielt - nemlig kompetanse og forandringsvilje-i evne. Disse egenskaper ser ut til Ii danne basis for vellykket internrevisjon «worldwide», og er vel ogsa svaret pa hvordan man skal unnga en eventuell Ufmsket outsourcing pa hjemmebane. Revisjonssjefkretsen valgte pa arsm0tet et (nesten) komplett nytt arbeidutvalg, som na bestar av: Gudrun Michelsen, Landsbanken (leder) Stein-Ragnar Noreng, Sparebanken Hedmark Bernt R Petersen, Sparebanken Vest Rolf IG.re Srether, Kreditkassen Thomas Winsnes, Sparebanken NOR Pa vegne av arbeidsutvalget vil undertegnede fa takke NBRF for godt samarbeide og vel utf0rt bistand i forb indelse med den tekniske konferanseutviklingen. Gudrun Michelsen leder i arbeidsutvalget REVISORKONFERANSEN 1995 BOLKESJ0 HOTEL 24. - 27. SEPTEMBER Tema for konferansen: DEPOTVIRKSOMHET I BANK Depotarbeid og depotkontroll - juridiske aspekter Praktiske depotrutiner Operasjonell revisjon lavgrensing mot finansiell revisjon REVISJON A v RENTERISIKO Styrings- og kontrollmetoder Operasjonell revisjon Sparcbankcnes sikringsfond Revisjonskontoret i samarbeid med Sparebanken Hedmark og Grant Thornton Consulting Innbydelse og p:imeldingsblankett seddes senere. 18
landskonferansen 1995 Landskon/eransens faglige program tipnet sondag ettermiddag med "Nytt fro Kredittilsynet" vi Avdelingsdirektor Knut Loken. Han ga en oversikt over aktiviteter i Kredittilsynets regi eller Itvor man har engasjert seg i lopet av siste tir. 1. Ny arsoppgj0rsforskrift for banker har vrert pi'! h0ring (NBRF har ogsa avgitt sin uttalelse). Det er ifig. Kredittilsynet behov for en ny forskrift som ivaretar en oppdatering av norske og internasjonale regier, og som skal gjelde inntil ny regnskapslovgivning trer ikraft. Det siste vii sannsynligvis ikke skje f0r fra 1.1.97. Ny arsoppgj0rsforskrift vii bli justert og tilpasset ny regnskapslovgivning. Innvendinger fra h0ringsinstansene har gatt pi'! at man b0r avvente regnskapslovutvalgets innstilling. Videre er prinsipper for vurdering av langsiktige verdipapirer og en del andre regnskapsprinsipper tatt opp. 2. Nye vurderingsregler for tapsavsetninger. Det er stor diskusjon om tolkning av eksisterende regier, spesielt nar det gjelder de uspesifiserte avsetningene, og det er nedsatt et ekspertutvalg som ser pa dette. Det vii ventelig komme en innstilling fra utvalget h0sten 1995. 3. Intenlkontrollforskriften skal vrere implementert i aile banker, og dette vii bli vurdert under tilsynets inspeksjoner. Man vii i f0rste omgang ikke se for strengt pa kvaliteten av intern kontroll, men se pa om bankenes led else har et seri0st engasjement pa omrmet, og at styret/ledelsen blir h0rt innad i organisasjonen. "Malet med forskriften er ikke at aile skallevere en plettfri rapport." 5. april d.i!. ble tilsvarende forskrift vedtatt a gjelde for forsikring, mens det fore10pig ikke er planer om at dette skal gj0res gjeldende for finansieringsselskaper og pensjonskasser. 4. Outsourcing/overf0ring av den interne revisjonen til eksternrevisor. Kredittilsynet har kommet med et rundskriv der holdningen er generelt uttrykt: finansiell revisjon kan overf0res/operasjonell revisjon kan ikke overf0res til bankens eksterne (valgtel revisor. Dette f01ger av habilitetssp0rsmi!let - operasjonell revisjon er knyttet til ledelsens ansvar og oppgaver. Kredittilsynet stiller seg ikke negativ til at operasjonell revisjon utfures av instanser utenfor bankens organisasjon. Kravene til en intern revisjon/operasjonell revisjon rna vrere kvalitet og konkurransedyktighet, og operasjonell revisjon rna utfures av den som har best kompetanse. 5. Resultatet av revisortilsynet 1994 ble kort referert. Tilsynets kontroller baserer seg ikke pa et statistisk objektivt utvalg som skal si noe om revisorstanden som helhet. Kredittilsynet vii i fremtiden bygge pi! loy om tilsynsvirksomhet, ikke pa revisorloven. Det siste ivaretas av revisorforeningenes egne kontroller. 6. Revisorlovutvalgets innstiuing planlegges fremlagt h0sten 1995. 7. Derivater. Tilsynet har vrert sterkt engasjert i problematikken p1\ omradet, og sendt ut noen forholdsregler for handel. Kompetanse hos akrorene og behandlingsreglene har vrert for d1\rlige. Det er muligens behov for regulering gjennom forskrift. Erfaringer spesielt fra Baring Banksaken underbygger behovet for operasjonell revisjon. 8. Makroprosjeirtet er et samarbeid mellom Kredittilsynet og Norges Bank for a fors0ke i\ etablere modeller for tidlig varsling av kriser innen bankvesenet. 9. Autorisasjonsstyret for regnskapsferere Hittil er 19000 regnskapsfurere registrert, men kvaliteten hos aile disse er ikke kontrolleli. Man vurderer krav til pmver / eksamen og fornye1esesordninger. 10. IT-tilsyn. Man arbeider med a etablere sp0rreskjemaer og inspeksjoner som ogs1\ vii omfatte IT i de institusjoner som omfattes av Kredittilsynet. Mandag morgen begynte med et meget interessant foredrag fra konsernrevisjonssjef Vegard 0stlien, der han ga inneldningen til konferansens hovedemne: "Resultatorientert revisjon". Hovedpunktene 0stliens foredrag var: HVAMENES? HVAKREVES? HVIU<E FORVENTNINGER HAR BANI<EN/STYRET TIL INTERN REVISJONEN? Han gikk ferst inn pi! ulikheter mellorn finansiell og operasjonell revisjon FINANSIELL: -FElL - BEKREFTE OK INFO -STATUS OPERASJONELL: - FORHINDRE TAP -VURDERE/TESTE INTERNKON- TROLLEN - FORBEDRINGSPROSESSEN Han tok videre for seg ulike revisjonsordninger, fordeler og ulemper ved disse. K-bank utierer selv en fullstendig operasjonell revisjon og har overlatt den finansielle biten til eksternre- 19
F0rst ut val' Controller Ragnar Thorland, Sparebanken Midt-Norge, som skulle snakke om "Internkontl'Ollforskriften - erfaringer". Konsentrerte deltagere under forelesningen pit KNA Hote/let. Han presentelte bankens organisasjon og aktiviteter, omtalte deretter revisjonsordningen i banken og den pagaende prosessen omlrring hvilke kontrollorganer banken skulle ha. Revisjonsordningen var ute pa anbud. Dette skapte tildels Iivlig debatt blant tilh0rerne. Tilslutt kom Thorland litt inn pa internkontrollrappolteringen og presenterte skjemaer for kartiegging og vurdering av risiki og kontrollti1tak, som banken har benyttet pa Irredittomri\det. visor. 0stlien selv sa ilille dette som en "fasit-l0sning". men sa k1are fordeler med en slik ordning bedre ressursutnyttelse bedre samsvarelse mellom mal og maloppnaelse operasjonell revisjon hal' positiv kostnytte verdi operasjonell revisjon Irrever tilstedevrerelse sterkere fokusering pa internkontrolls betydning her gjelder det a levere de produkter kunden 0nsker, med tilfredsstillende kvalitet. Neste innlegg var om "ISO-sertifisering i bank", med foredragsholderne revisor Tom AIm og revisjonssjeftom Erdal fra internrevisjonen i DnB. Den viktigste faktoren for revisjonen er Iikevel KOMPETANSE - God teoretisk bakgrunn - Praksis - Personlige egenskaper Operasjonell revisjon er mer Irrevende enn mange tror, og det er viktig at man er ydmyk overfor oppgavens omfang og karakter. Vi er ikl<e politi - men samarbeidspartner, og vi er ikke bedre enn spesialisten, men ma se pit oss selv som innsyn fra generalister. Vart viktigste redskap i framtiden er It vrere resultatorientert og selv:f0lgelig levere god kvalitet pa yare produkter. Det er Val' oppgave It fa ledelsen til a se nytteverdien av internrevisjonen, konkurransen blir toffere og toffere, sa Tom AIm og Tom Erdal, begge KOllsernrevisjonen DnB presenterte ISO-sertifiseringsprosessen i PersonllUndedivisjonen i DnB. Etter Vegard 0stliens innledning om resultatorientert revisjon, ble flere av revisors mangeartede oppgaver presentert ved konlrrete foredrag: DnB er den rorste banken i landet som hal' ISO-sertifisert seg, de hal' valgt a begynne med Personkundedivisjonen (PKD) avd. Sorlandet. 20