Personalreglement for SIFO

Personalreglement for SIFO Forhandlet i møte mellom ledelse og tillitsvalgte 31.01.2007, endringer vedtatt 04.09.2007 og 11.01.2008 1 Virkeområde og definisjoner Del I - Generelt 1. Dette reglementet gjelder for alle stillinger ved SIFO. Det er et supplement til tjenestemannsloven og inneholder bestemmelser på områder hvor loven forutsetter eller gir adgang til det. 2. Alle stillinger ved SIFO er tjenestemannsstillinger. Stillingen som direktør er en åremålsstilling. 3. Dette reglementet benytter følgende definisjoner: a) Tilsettingsmyndighet er de som formelt tar beslutning i tilsettingssaker b) Styret eller Tilsettingsrådet opptrer som tilsettingsmyndighet ved SIFO, avhengig av hvilken stilling det gjelder. c) Innstillende myndighet vil være innstillingsrådet, eller i enkelte tilfeller direktør, avhengig av hvilken stilling det gjelder d) Med bedømmelseskomité forstås en gruppe av personer, interne og/eller eksterne, som innstillende myndighet benytter som støtte i sitt vurderingsarbeid. e) Med administrasjonen forstås direktøren eller den han/hun delegerer arbeidsoppgaver til, for eksempel i tilknytning til en tilsetting. f) Med personalfunksjon forstås de personer som utfører personaladministrative oppgaver ved SIFO. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene Regler om tilsetting i 10-15 gjelder ikke for nedenstående forhold, da disse forholdene avgjøres administrativt og derfor er unntatt for behandling av tilsettingsmyndigheten: Forlengelse av en tidsbegrenset tilsetting når det ved første tilsetting ble fulgt vanlig tilsettingsprosedyre Tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn 12 måneder Tilsetting i arbeidsforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer pr uke I ovennevnte tilfeller er det nærmeste overordnede leder som innstiller og SIFOs direktør som tilsetter. Tilsettingsrådet skal i forkant av ovennevnte omgjøringer orienteres skriftlig, eventuelt i samlet møte. 1

Del II Kunngjøring 3 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. Kunngjøring kan imidlertid unnlates ved tilsetting i eksternt finansierte stillinger når særskilte grunner taler for det, eller ved midlertidig tilsetting i inntil 1 år såfremt dette er knyttet til avgrenset oppdrag eller avgrenset tidsrom. 2. Uavhengig av reglene under pkt 1, skal alle ledige stillinger kunngjøres for alle som SIFO har arbeidsgiveransvar for, inkludert ansatte som er fraværende grunnet permisjon, sabbatstid eller lignende ved tidspunkt for utlysningen. 3. En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring og behandling av innstillende myndighet. 4 Kunngjøringens innhold 1. Innholdet i utlysningsteksten er i utgangspunktet juridisk bindende og skal minst inneholde: Stillingens ansvars- og arbeidsområder Forbehold om eventuelle organisasjonsendringer Arbeidssted Krav til utdanning, praksis og personlige egenskaper Stillingsbetegnelse og lønn Opplysninger om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling og om det er en fast eller midlertidig stilling Kontaktperson for henvendelser vedrørende stillingen Søknadsfrist krav om minimum 14 dager Dersom stillingsinnehaver plikter å gjennomgå opplæring, eventuelt at stillingen medfører plikttjeneste, skal også dette fremgå av kunngjøringen. 2. Administrasjonen skal sende utlysningsteksten til tjenestemannsorganisasjonene for gjennomlesing. Tjenestemannsorganisasjonene har normalt fire virkedagers frist for å kreve drøfting av lønnsinnplassering til den utlyste stillingen (jf Hovedtariffavtalens pkt 2.3.8). 5 Fornyet kunngjøring En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lag tid siden kunngjøringen ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Dersom utlysningsteksten endres skal ny utlysningstekst drøftes med tjenestemannsorganisasjonene. 2

6 Bruk av midlertidige stillinger Midlertidig tilsetting ved SIFO kan skje i henhold til Tjenestemannslovens 3, men primært i følgende situasjoner: Ved tilsetting i utdanningsstillinger som stipendiat (normalt 3-4 år) eller vitenskapelig assistent (inntil 2 år). I stilling der man ønsker å tilsette noen som ikke fullt ut tilfredsstiller kvalifikasjonene i en utlysning, for eksempler der man primært søker etter forsker II (SKO 1109) eller forsker I (SKO 1183). Da kan engasjement i lavere stilling benyttes med sikte på kvalifisering i engasjementsperioden. Mulighet for dette skal i så fall nevnes i utlysningsteksten. Del III Innstilling og behandling av søknader 7 Behandling av søknader og vurdering av søkere 1. Ved utløp av søknadsfristen utarbeider personalfunksjonen: Offentlig søkerliste som inneholder søkerens navn, alder, stilling, eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf Offl. 6 nr 4. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Utvidet søkerliste med opplysninger om navn, alder, utdanning og tidligere offentlig og privat praksis, jf forvaltningslovforskriften 15. 2. For stillinger som forsker I (SKO 1183) og forsker II (SKO 1109) kreves det sakkyndig vurdering. Komiteens sammensetning skal gjenspeile nivået til den utlyste stillingen og skal bestå av minst tre medlemmer, hvorav et eksternt medlem på samme eller høyere kvalifikasjonsnivå ved vurdering av forsker II (SKO 1109), og to eksterne medlemmer med professorkompetanse ved vurdering av forsker I (SKO 1183). Komiteens innstilling er rådgivende for innstillende myndighet. I enkelte tilfeller kan krav om komité fravikes, for eksempel der søker(e) nylig har avlagt doktorgrad eller hvor kompetansevurdering fra annen institusjon foreligger. 3. Innstillende myndighet vurderer søknadene, og de søkere som vurderes best kvalifisert innkalles til personlig intervju. Ved intervjuet deltar medlemmer av innstillingsrådet. Innstillingsrådet består av stillingens nærmeste overordnede leder, en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene og personalkonsulenten (som også fungerer som sekretær). Dersom en forskerstilling ikke er endelig plassert på faggruppe, avgjør direktøren hvilken forskningsleder som skal sitte i innstillingsrådet. Eventuelle medlemmer av en bedømmelseskomité kan også inviteres til å være med på intervjuet. 4. Interne søkere skal innkalles til intervju på lik linje med eksterne søkere. 5. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. 3

6. Det skal alltid foreligge samtykke fra søker før referanser kontaktes. Dersom referanser er oppgitt i søknaden er ytterligere samtykke ikke nødvendig. Det kan ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver dersom søkeren ber om at man unnlater dette. 7. Innstillende myndighet kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 8 Innstilling 1. For stillinger som behandles i SIFOs tilsettingsråd avgir innstillingsrådet innstilling. Direktøren avgir innstilling ved tilsetting i lederstillinger hvor direktør er nærmeste overordnede. 2. Innstillingen skal inneholde en omtale av alle søkerne vurdert i forhold til de krav til utdannelse og praksis og personlige egenskaper som er satt i kunngjøringen. Dog kan søkere som åpenbart ikke fyller kravene omtales summarisk. Som avslutning på omtalen av søkerne skal det gis en innstilling som vanligvis skal omfatte tre søkere dersom tre eller flere søkere finnes kvalifisert for stillingen. Med færre enn tre kvalifiserte søkere skal kun de kvalifiserte innstilles. Det skal gis en begrunnelse for hvorfor de innstilte foreslås i den rekkefølge som er gjort. 3. Innstillingen sendes til personalfunksjonen som har ansvar for den administrative behandlingen av tilsettingssaken. Når saken oversendes tilsettingsrådet skal den inneholde: Innstilling Kopi av kunngjøringen Utvidet søkerliste Alle søknader med eventuelle vitnemål og attester (gjelder også interne søkere) 9 Innsynsrett Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriftens 19. 10 Tilsettingsmyndighet Del IV Tilsetting 1. Alle tilsettinger, også midlertidige utover 12 måneder, samt suspensjoner, oppsigelser og avskjed skal behandles av tilsettingsmyndigheten. 2. SIFOs styre er tilsettingsmyndighet ved tilsetting i lederstillinger der direktør er nærmeste overordnede. De øvrige tjenestemenn ved SIFO tilsettes av tilsettingsrådet. Tilsettingsrådets oppgave er å foreta en kvalitativ god og rettferdig utvelgelsesprosess i samsvar med gjeldende lov- og regelverk. De skal se til at den formelle behandling 4

og tilsettingsprosess sikrer at den best kvalifiserte blir valgt. Tilsettingsrådet skal behandle saker i samlet møte. 3. Det skal være et tilsettingsråd for tilsetting av vitenskapelig ansatte, og et tilsettingsråd for tilsetting av teknisk/administrativt ansatte. 4. Tilsettingsrådet for vitenskapelig ansatte skal bestå av tre medlemmer. Tilsettingsrådets medlemmer består av direktør, forskningssjef og en representant for den tjenestemannsorganisasjon som representerer den stillingsgruppe det tilsettes i. For hvert medlem skal det oppnevnes personlig varamedlem. 5. Tilsettingsrådet for teknisk/administrativt ansatte skal bestå av tre medlemmer. Tilsettingsrådets medlemmer består av direktør, administrasjonssjef og en representant fra den tjenestemannsorganisasjon som representerer den stillingsgruppe det tilsettes i. For hvert medlem skal det oppnevnes personlig varamedlem. 6. Hvis et av de medlemmer eller varamedlemmer som er oppnevnt av administrasjonen eller tjenestemannsorganisasjonen må fratre tilsettingsrådet i løpet av oppnevningsperioden, skal nytt medlem (varamedlem) straks oppnevnes, og personalfunksjonen underrettes skriftlig. 11 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter i tilsettingsrådet 1. Tjenestemannsrepresentantene skal tilhøre den samme tjenestemannsgruppe som den ledige stillingen, jf reglementets 10 nr 4 og 5. Den tjenestemannsorganisasjon innen vedkommende tjenestemannsgruppe som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for tjenestemennene med personlige vararepresentanter. Er flere organisasjoner innen samme gruppe forhandlingsberettiget, oppnevnes representant og vararepresentant i fellesskap. Tjenestemannsrepresentantene representerer ikke sin egen organisasjon når de først er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere. 2. Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes for en periode på to år om gangen. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, skal det oppnevnes representanter med vararepresentanter etter følgende regler: a) Den tjenestemannsorganisasjon som har størst medlemstall innen tjenestemannsgruppen skal oppnevne representant til tilsettingsrådet. b) Primærorganisasjoner under samme hovedsammenslutning har adgang til å slå sammen medlemstall. 12 Saksbehandlingen i tilsettingsrådet 1. Tilsettingsrådet skal behandle tilsettingssaker og andre saker i samlet møte. 2. Deltakelse i tilsettingsråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Unnlater 5

likevel enkelte av rådets medlemmer å delta i behandlingen av en sak eller å underskrive møteprotokollen, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver. 3. Innstillingen er et formelt forslag til tilsettingsrådet om hvem som bør tilsettes i stillingen. Tilsettingsrådets medlemmer har plikt til å sette seg inn i sakens dokumenter. Saksdokumenter skal være tilsettingsrådets medlemmer i hende minimum 3 virkedager før tilsettingrådets møte. 4. Det endelige tilsettingsvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle. Ved en eventuell anke har hvert av medlemmene rett til å grunngi sitt standpunkt i protokollen. Protokolltilførsler må varsles i møtet, og det kan da settes frist for tilførelsen. Protokollen skal eventuelt følge saken til SIFOs styre. 5. Blir det i tilsettingsrådet ikke enighet om en tilsettingssak, kan hvert medlem kreve saken forelagt styret til avgjørelse. Kravet må fremsettes innen møtets avslutning. Saken sendes i tilfelle til styret og skal være begrunnet. 13 Fravikelse av innstilling 1. Anser tilsettingsrådet (et flertall eller et mindretall) at en søker som ikke er innstilt, er bedre kvalifisert enn de innstilte og således ønsker å tilsette denne søkeren i stillingen, skal saken returneres innstillende myndighet med anmodning om ny vurdering. Tilsettingsrådet skal da angi de momenter som ligger til grunn for anmodningen, slik at innstillende myndighet spesielt kan ta disse momenter med i sin revurdering av tidligere gitte innstilling. Finner innstillende myndighet ikke å kunne endre sin innstilling, og tilsettingsrådet (et flertall eller et mindretall) fremdeles anser en av de ikke innstilte søkere for å være best kvalifisert, skal saken fremlegges styret for endelig avgjørelse. 2. Tilsettingsrådet har ikke adgang til å tilsette noen annen enn en av de innstilte. 3. Hvis tilsettingsrådet velger å tilsette en annen av de tre innstilte enn nr 1, skal avgjørelsen begrunnes. Denne begrunnelsen skal klart angi hvorfor tilsettingsrådet anser vedkommende bedre kvalifisert og meddeles direktør sammen med underretning om vedtaket. 14 Taushetsplikt Drøftinger i tilsettingsrådet er fortrolige, og både tilsettingsrådets medlemmer og andre som behandler tilsettingssakene har taushetsplikt både når det gjelder opplysninger om søkere og om selve innstillingen. Tilsettingsrådet kan ikke meddele resultatet av behandlingen til andre enn direktør og personalfunksjon. 6

15 Underretning om tilsetting Når tilsettingsmyndighetens vedtak er endelig, skal det utarbeides tilbudsbrev og arbeidsavtale der det orienteres om lover, instrukser og reglementer som for tiden gjelder for tjenesten. Alle søkere til stillingen skal underrettes når tilsetting er foretatt. Del V Beregningsregler, opphør av midlertidig tjeneste, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage 16 Beregning av tjenestetid Ved beregning av tjenestetid etter Tjenestemannsloven 9 og 10, medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten. 17 Opphør av midlertidig tjeneste En tjenestemann som er tilsatt for et bestemt tidsrom, på åremål eller i utdanningsstilling, fratrer uten oppsigelse når tiden er ute. Tjenestemann som er tilsatt som vikar (under permisjon, sykdom eller lignende) fratrer uten oppsigelse når stillingens faste innehaver inntrer i stillingen. 18 Oppsigelse Oppsigelse kan bare gis av tilsettingsmyndighet. Oppsigelsen skal meddeles skriftlig og kan innen tre uker påklages. 19 Ordensstraff Ileggelse av ordensstraff kan kun gis av tilsettingsmyndighet. Ilagt ordensstraff skal slettes fra rullebladet etter fem år. 20 Suspensjon Vedtak om suspensjon eller midlertidig overføring til annen tjeneste treffes av tilsettingsmyndigheten, alternativt foresatte tjenestemyndighet dersom saken krever særlig rask avgjørelse, jf Tjenestemannslovens 16 og 17. 21 Avskjed Avskjed kan bare gis av tilsettingsmyndigheten. Unntatt er avskjed ved oppnådd aldersgrense og avskjed etter egen søknad, som begge gis av personalfunksjonen. 7

22 Saksbehandlingsregler, klage 1. Dersom det i tilsettingsrådet ikke er flertall for oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av styret ved SIFO. Det samme gjelder hvor et mindretall ønsker en ilagt ordensstraff skjerpet. 2. Vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i Tjenestemannslovens 19 og Forvaltningsloven. Klagen fremsettes skriftlig for tilsettingsrådet som vedtaksorgan. Dersom tilsettingsrådet ikke omgjør vedtaket av eget tiltak, sendes klagen til styret ved SIFO som avgjør saken. 23 Arbeidstid Del VI Andre bestemmelser Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. SIFO følger regler fastsatt i Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten, hvilket innebærer arbeidstidsregistrering og registrering av fravær. Avregning av fleksitid ved SIFO skjer årlig. 24 Permisjoner 1. Velferdspermisjoner Velferdspermisjoner tilstås etter Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 22. Vilkår for å få slik permisjon er at det foreligger viktige velferds- eller omsorgsgrunner, så som begravelser, tilvenning i barnehage, flyttedag, første skoledag m.m. Velferdspermisjoner innvilges etter søknad. 2. Permisjon ved utdannelse/opplæring Tjenestefri bør, så langt tjenesten tillater det, gis den som ønsker å gjennomføre en utdanning som er av direkte betydning for vedkommendes videre faglige utvikling. Slike permisjoner gis i henhold til Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv. 3. Permisjon ved overgang til annen stilling Tjenestefri for å overta annen statsstilling kan gis for inntil 1 år. Unntaksvis kan slike permisjoner forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av stilling utenfor staten, såfremt arbeidet har faglig tilknytning til det arbeidsområdet vedkommende får permisjon fra. Tjenestefri for begrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling kan gis for inntil 2 år. Ved gjeninntreden etter permisjon har tjenestemannen krav på samme lønn som før permisjonen, men ikke nødvendigvis samme arbeidsoppgaver/ stilling. 4. Øvrige permisjoner kan innvilges i tråd med retningslinjer i Statens Personalhåndbok kapittel 10.8. 8

25 Ferielister Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs 6 og 7. Hver avdeling er ansvarlig for at det blir satt opp ferielister i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Ferielistene skal godkjennes av direktøren eller den direktøren bemyndiger. Tilsvarende gjelder ved senere endringer. 26 Attest Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, samt dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 27 Utbetaling av lønn Lønn utbetales den 12. i hver måned og i henhold til Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 9. 28 Ikrafttredelse og revisjon Dette reglement er stadfestet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet 5. november 2007 og trådte i kraft 8. februar 2008 etter beslutning av Barne- og likestillingsdepartementet. Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon, jf Tjenestemannslovens 23 nr 3. 9