Modum kommune Teknisk etat Til Kontrollutvalget Plan for å følge opp anbefalinger i f orvaltningsrevisjonsrapport byggesaksbehandling Viser til vedtak den 24.9.2018 i K - sak 71/18 «Forvaltningsrevisjonsrapport byggesak sbehandling», hvor k ontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. Teknisk etat skal lage en plan for hvordan byggesaksavdelingen skal oppfylle anbefalingene i punkt 2 i vedtaket. Teknisk etat vil også vurdere forbedringspunkter i forhold til «funn» i spørreundersøkelsen om se rvicegrad. Plan for innarbeiding av anbefalingene skal fremmes for kontrollutvalget og kommunestyret. Rådmannen er tilfreds med at BKR verifiserer inntrykket av at byggesaksavdelingen i Modum kommune har et tilfredsstillende servicenivå overfor sine innb yggere og utbyggere, og at byggesaksavdelingen siste årene har arbeidet jevnt og systematisk med å bedre tilgjengeligheten, servicenivået, saksbehandlingstiden og profesjonaliteten i avdelingen. I utvalgt tidsperiode for forvaltningsrevisjonen er det b ehandlet 353 saker. Alle saker er behandlet innen frister satt i plan og bygningsloven. I forhold til forvaltningsloven er 96 % av sakene innenfor lovens bestemmelser. Avvikene gjelder overskridelse av svarfrist for utsendelse av foreløpig svar med forve ntet saksbehandlingstid og tilbakemelding på mangelfulle søknader. Det er vedtatt 13 punkter som anbefales gjennomført for å rette opp avvik. Planen under viser hvordan anbefalingen skal implementeres i byggesaksavdelingen: 1. Overholder saksbehandlingstiden hva gjelder utsendelse av mangelbrev i byggesakene, jf. Forvaltningsloven 11a. Saksbehandler s ende r ut foreløpig svar. Bruke ekstern byggesaksbehandling for å ta unna topper. Styrke saksbehandler kapasiteten både ved nyansettelse og kjøp av eksterne tjenester Fagleder byggesak 2019 oppfølging vedtak budsjett 2019. 1
Ved oversendelse av foreløpig svar og beskrivelse av forventet saksbehandlingstid vil det formelle avviket være rettet. Ved å øke saksbehandler kapasiteten og prioritere bedre forventes det at mangelbrevet kan sendes ut raskere. 2. Sender foreløpig svar i de sakene som ikke kan besvares i løpet av en måned etter de er mottatt, jf., forvaltningsloven 11a. Sende ut foreløpig svar. Dette skal automatiseres. foreløpig manuell o ppfølging. Automatisk svar på ESA ansvarlig og søknader må kunne gis DIGIT. fra saksbehandlingssystemet ESA. Krever ytterligere tiltak Innarbeidet rutine Ved registrering av nye saker som kommer inn til dokumentsenteret må det lages en automatisk generering av et svarbrev som sier at søknaden er mottatt og forventet saksbehandlingstid. 3. Sikrer at det utferdiges ferdigattest i alle byggesaker, der det er påkrevd, jf. Plan - og bygningsloven 21-10. Tettere oppfølging av byggesaker eldre enn 3 år. Saker som ligger i digitalt saksarkiv er søkbare. I dag benyttes vikar for oppfølging. Styrket bemanning er foreslått i budsjett 2019. Fagleder byggesak Innarbeidet rutine I de tilfeller hvor ansvarlig søker ikke sender inn søknad om ferdigattest innen 3 år, må det lages en automatisert generering i ESA som fanger opp de sakene som har avvik, og hvor det automatisk sendes ut et varselbrev. 4. Sikrer at vedtak er i samsvar med forvaltningsloven 27, hva gjelder angivelse av klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter. Legge inn informasjon om klageadgang i vedtaksmalene som benyttes. Nei Fagleder byggesak Utført 2
Det legges inn en henvisning i vedtaket om at beskrivelse av klageadgangen ligger beskrevet på kommunens hjemmeside. 5. Sikrer at tilsynsstrategien tar stilling til målsetninger, rutiner for det kommunale tilsynet, utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv. Tilsynsstrategien skal bygge på vedtatte sentrale tilsynsområder og kommunale delmål. Strategien skal revideres hvert 2. år etter at staten har vedtatt gjeldende føringer. Det utarbeides en egen kommunal handlingsplan. Innarbeidet økt bemanning for tilsyn i budsjettforslag 2019. Innarbeidet rutine. Tilsynsstrategien må oppdateres i 2019. Handlingsplanen revideres i forhold til vedtatt strategi. 6. Utarbeider en årlig oversikt/rapport over tilsynsvirksomheten i avdelingen. Det utarbeides årsrapport i forbindelse med årsmeldingen. Fremmes til orientering første gang i 2019. Årlig rapport utarbeides og legges fram til orientering for 2018. 7. Utarbeider tilsynsrapporter fra alle tilsyn avdelingen gjennomfører. Det skal skrives rapport fra alle utførte tilsyn. Det er utarbeidet maler for ulike tilsyn. Innarbeidet rutine fra 2018. 3
Det etableres maler for ulike tilsyn, for å effektivisere og dokumentere utførte tilsyn. 8. I alle tilsyn sender tilsynsrapporter over til tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte parter. Tilsynsrapporter sendes til alle berørte parter. tilsynsmedarbe ider Innarbeidet rutine fra 2018. Alle parter skal ha skriftlig dokumentasjon på utført tilsyn. 9. Følger opp alle ikke - bagatellmessige ulovligheter. Lage system for mottak og registrering av ulovlige byggetiltak. Lage en handlingsplan for håndtering av ulike ulovlige forhold. Påbegynt, men tettere oppfølging fra 2019 Måloppnåelse : Rutiner etableres for å rette avviket. Dette er ressurskrevende og vil være avhengig av budsjett. 10. Fortsetter å arbeide systematisk for å bedre servicenivået og profesjonaliteten i avdelingen ytterligere. Styrke kontakten med næringsliv og innbyggere. Oppfordre til tidlig kontakt og oppfølging underveis. Gjennomføre temadager med informasjon om aktuelle tema. Tilrettelegge for flere digitale løsninger og på sikt selvbetjeningsløsninger. Sette av midler til kompetansehevning. Sørge for at støttetjenester til byggesaksavdelingen som service torg og dokumentsenter er tilstrekkelig bemannet og har relevant kompetanse. rådmannen leder sentraladm. teknisk sjef avdelingsleder ALM fagleder by g gesak Kontinuerlig 4
Gjennomføre periodiske brukerundersøkelser. Arbeide videre med klart språk i saksbehandling og ved kundekontakt. Jobbe kontinuerlig med å forbedre kommunikasjon. Bedre tjenester til innbyggere og næringsliv. Bygger opp Modum kommunes omdømme som en serviceinnstilt organisasjon. 11. Dokumenterer at de bruker sjekklisten Det er utarbeidet en sjekkliste i 2014 som benyttes for å kvalitetsikre innkomne saker. Lista ligger elektronisk i ESA, og er utfylt og lagret av saksbehandler. Det er en elektronisk dokumentasjon på at ansvarlig saksbehandler har fulgt rutinene. Dette skal sikre enhetlig saksbehandling. Nei saksbehandler e Innarbeidet rutine fra 2018. Dagens sjekkliste skal benyttes av saksbehandlere og skal kvitteres for hvilke forhold som er vurdert ved behandlingen og arkiveres når saken er ferdig behandlet. 12. Utarbeider en helhetlig rutinebeskrivelse for byggesaksbehandlingen og byggesaksavdelingen basert på en risikovurdering. Gjennomføre en ROS analyse og utarbeide rutinebeskrivelse. Innhente informasjon fra andre kommuner som har gjort Omfanget er ukjent, og må vurderes i etterkant. Eventuelle behov må innarbeides i budsjett 2020. Teknisk sjef Rapport fe rdigstilt innen u tgang 20 20. 5
tilsvarende arbeider. På sikt skal det utarbeides en byggesakshåndbok, hvor rutiner, sjekklister og maler inngår. Boka skal være et støtteverktøy for saksbehandlere og for opplæring av nytilsatte. 13. Oppretter selvkostfond vedrørende byggesaksbehandling Ved årsavslutning skal det gjennomføres en årlig beregning av selvkost for byggesak. Kommunens målsetning om 100 % dekningsgrad skal legges til grunn for vedtak om gebyrer. Under - eller overskudd skal vises i noter i kommunens årsmelding. Nei Rådmannen/ teknisk sjef Fra utarbeidelse av regnskap for 2018. Kommunestyret må årlig vedta at byggesaksgebyrene skal være basert på selvkost. Under - eller overskudd skal vises i noter i kommunens årsmelding. 14. Sørger for at kommunens regnskap inneholder note om regnskapet for selvkostberegning for byggesaker. Selvkostregnskapet for byggesak skal innarbeides i egen note i årsmeldingen. Nei Rådmannen/ teknisk sjef Fra utarbeidelse av regnskap for 2018. Selvkostregnskap og noter må føres inn i årsmeldingen. Vikersund 10.10.2018 Harald Silseth Teknisk sjef Nicole Kunkel - Torgersen Fagleder byggesak 6