Ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid Solfrid Kjærran, Arkiv i Nordland 24. Oktober 2018 1 Skulpturlandskap Nordland - Ballangen Foto: Vegar Moen
Formål Gi en oversikt over hvilke krav arkivverket stiller til håndteringen av arkiv i interkommunale samarbeid Å gi nyttig og god veiledning til kommuner og fylkeskommuner som skal etablere eller har etablert interkommunale samarbeid og omhandler alle faser knyttet til arkiv: nedlegging av eksisterende tjeneste i den enkelte kommune samt oppstart, drift og opphør i samarbeidet Når fagområdet håndteres som et interkommunalt samarbeid er det viktig å ivareta dokumentasjonen og arkivplikten slik at opplysninger om saksbehandling og historikk er tilgjengelig for den enkelte kommune både i nåtid og framtid Vanlig i interkommunale samarbeid er fagfeltene barnevern, brann, PPT, IKT m.fl.
Om veilederen Er nettbasert og finnes her: http://interkommunalearkiv.no/wpcontent/uploads/2018/06/veileder-interkommunale-samarbeid-2018.pdf eller via våre hjemmesider Hvorfor behov for ny veileder: kommunesammenslåing, endring i sentrale forskrifter (eks. arkivforskriften og riksarkivarens forskrift), økende overgang til elektroniske arkiver Består av tre deler og har en praktisk tilnærming med ganske detaljerte eksempler - etablering (som også gir råd om håndtering av eksisterende arkiv) - drift - endring/avvikling Inneholder gode råd og eksempler på konkrete tiltak
Typer samarbeid veilederen omfatter og som omfattes av arkivloven Interkommunalt samarbeid (koml 27) med styreform (kan være eget rettsubjekt og er da ikke underlagt arkivloven) Interkommunalt samarbeid (koml 28) med vertskommune Interkommunalt samarbeid (koml 28) med felles folkevalgt nemnd KF er og organinterne samarbeid (som noen enkeltprosjekt) omfattes ikke av veilederen. Eksemplene i veilederen er likevel verdifull rådgivning også her).
Styreformer som ikke omfattes av veilederen Styreformer som ofte har et forretningsmessig preg, men også for en stor del omfatter lovpålagte oppgaver. En eller flere kommuner har ofte eierskap. Lov om interkommunale selskap (f.eks. Salten brann IKS, Iris IKS) Aksjeloven (f.eks. Bodø energi) Stiftelsesloven Anbefaling: følg arkivloven og aktuelt arkivregelverk også for disse. - nødvendig for selskapet å ha god arkivstruktur - trygghet for kommunens dokumentasjonsplikt
Etableringsfasen av interkommunalt samarbeid Tidlig informasjon og god dialog informasjon fra rådmann/ledere til arkiv arkivleder gis tilstrekkelig myndighet dialog, forankring og forståelse for arkivfaglige utfordringer (nb! arkivets ressursbruk tid og utstyr) Plassere arkivansvaret i samarbeidet Avklare håndtering av eksisterende arkiv og håndtering av eldre og avsluttet arkiv i samarbeidet Til arkivleder: ta initiativ, ikke vent! du er kanskje ikke den første som får vite om samarbeidet
Konkrete tiltak i etableringsfasen Etablere arkivorganisasjon - ansvar, postmottak (fysisk og elektronisk) informasjon ut Etablere journalsystem og arkiv (nb! husk Noark-godkjenning ved fullelektronisk arkiv i motsatt fall integrasjon eller papirarkiv) - egen journalbase eller minst egne arkivdeler Hva skjer med arkiv etter organ som blir lagt ned - ordning og avlevering av avsluttede arkiv proveniensprinsippet den enkelte kommune er ansvarlig - overføring/utlån/kopier av aktive saker til ny arkivorganisasjon anbefaling - merk tilfeller hvor arkiv ikke kan overføres ny organisasjon, men MÅ avleveres til depot (private org.) Utarbeide rutiner Oppdater arkivplan Utarbeid bevarings- og kassasjonsplan, evt. oppdater eksisterende Ordne avsluttede papirarkiv Planlegg uttrekk av avsluttetde systemer
Driftsfasen av interkommunalt samarbeid Evaluering av tiltakene i etableringsfasen Hvordan fungerer postmottak? Hvordan fungerer tilganger og innsyn? Hvordan fungerer rutinene for øvrig? Hva med ressurser og kompetanse? Blir forventningene til arkivet innfridd? (opplæring, bistand, framfinning) Jevnlig gjennomgå at rutinene fungerer Husk god dialog mellom arkiv og saksbehandler
Endringer i samarbeidet og avvikling Endringer kan f.eks. være - kommunesammenslåing - en kommune går ut av samarbeidet - en kommune tiltrer samarbeidet - fagområdet flyttes til annet forvaltningsnivå Lover og regler nb! Proveniensprinsippet - når saksområdet går over til offentlig organ som ikke er underlagt arkivloven (eks. interkommunalt selskap med styre) eksisterende arkiv overføres kun etter samtykke fra Riksarkivaren - når en organisasjon blir privat (eks. AS) eksisterende arkiv avleveres alltid til depot - når arkiv blir overført til annet offentlig organ kan arkiv overføres og oppbevares der men også her husk proveniens + arkivplan.
Endringer i samarbeidet og avvikling (2) Praktisk tilnærming ved overføring - når arkiv overføres mellom organ er det viktig at avtaledokumenter gir tydelige føringer (f.eks. sette seneste dato for avlevering til depot og til hvilket depot?) - Nb! oppdater arkivplan - Arkiv som avsluttes ordnes og pakkes som til avlevering/deponering - Overføring/utlån av aktive saker eller hele arkiv til den nye organisasjonen - Den nye organisasjonens håndtering av overført/utlånt arkiv
Eksempler og råd i veiledningen Veiledningen inneholder eksempler for ulike endringer i arkivsamarbeidet - når kommuner slås sammen - når en kommune trer ut av samarbeidet - når kommune(r) tiltrer samarbeidet Alle eksemplene medfører behov for tilgang til saker fra eksisterende arkiv Vi anbefaler alltid at der det er behov for tilgang til aktive eller historiske arkiv i ny organisasjon, benyttes kopiering framgangsmåten kan være samlet med en gang eller etter behov Nb! Igjen proveniensen er viktig både for historikk og senere framfinning
Eksempler og råd i veiledningen (2) Lettfattelige caser (eksempler) Faktabokser omhandler en rekke arkivfaglige begreper Bare spør! Takk for meg