Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: 25.09.2017 kl 10:00 12:20 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtende medlemmer: John Geir Stølan, leder Arild Monsen, nestleder Merja Korkman Siv Hege Krüger Oddvar M. Lian Forfall: Andre møtende: John Lernes, ordfører (sak 25 og 26) Roar Arne Reinhaug, konst. Rådmann (sak 25 og 26) Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Arkivsak: 17/96 Merknader: Ingen merknader Sakliste: Saksnr. Saktittel 25/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. status i kommunestyrets sak 72/10 og 31/14 26/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. ansattes vilkår og muligheter ved kommunesammenslåingen 27/17 Valg av revisor for fellesnemnda Snillfjord og Hitra 28/17 Fellesnemndene - orientering til kontrollutvalget 29/17 Budsjettkontroll pr. 22.08.2017 30/17 Forslag til budsjett 2018 og økonomiplan 2019 for kontrollutvalget 31/17 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 32/17 Referatsaker 33/17 Eventuelt 34/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte
Sak 25/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. status i kommunestyrets sak 72/10 og 31/14 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 25/17 Roar Arne Reinhaug, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. KS 72/10 Eierstrategier Snillfjord kommune grunnlagsdokument Det har ikke vært noe snakk om eierstrategier de siste årene. De største eierpostene for Snillfjord sin del er Trønderenergi og Svanem. Det vil ikke bli lagt ned noe arbeid med å utarbeide en eierstrategi nå rett før kommunesammenslåingen. KS 31/14 Selskapskontroll i Trønderenergi AS Aksjene i Trønderenergi AS er vedtatt solgt, men Snillfjord kommune mangler kjøper-e til aksjene. Følgende omforent tillegg til innstillingen ble fremmet: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å ta opp sakene til behandling igjen slik at rådmannen får et vedtak på om det skal utarbeides eierstrategier før kommunesammenslåingen eller om kommunestyret vil oppheve sitt vedtak i sak 72/10 og 31/14. Innstillingen og tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å ta opp sakene til behandling igjen slik at rådmannen får et vedtak på om det skal utarbeides eierstrategier før kommunesammenslåingen eller om kommunestyret vil oppheve sitt vedtak i sak 72/10 og 31/14. Sak 26/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. ansattes vilkår og muligheter ved kommunesammenslåingen Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 26/17 Roar Arne Reinhaug, konst. rådmann, og John Lernes, ordfører, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ansatte skal ikke miste jobben pga. kommunesammenslåingen. I nye Snillfjord, Hemne og Halsa kommune har ansatte fått en garanti på at de har jobb i 4 år etter kommunesammenslåingen. Det er ikke, pr. i dag, 100% sikkert hvilken kommune de ansatte havner i etter
kommunesammenslåingen. Alle ansatte har fått lov til å komme med ønsker om hvilken kommune de ønsker å jobbe i. Ansienniteten følger den ansatte. Kompetansekartlegging av de ansatte skal gjennomføres. Kontrollutvalget anbefalte rådmannen (under orienteringen) og avholde jevnlige møter for ansatte for å informere om kommunesammenslåingen. Slik at ansatte får lik informasjon og at de får mulighet til å stille spørsmål som de eventuelt måtte ha. Sak 27/17 Valg av revisor for fellesnemnda Snillfjord og Hitra Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 27/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret i Snillfjord kommune velger Revisjon Midt-Norge IKS som revisor for fellesnemnda for Snillfjord og Hitra kommune. Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret i Snillfjord kommune velger Revisjon Midt-Norge IKS som revisor for fellesnemnda for Snillfjord og Hitra kommune. Sak 28/17 Fellesnemndene - orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 28/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Sak 29/17 Budsjettkontroll pr. 22.08.2017 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 29/17 Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 22.08.2017 til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 22.08.2017 til orientering. Sak 30/17 Forslag til budsjett 2018 og økonomiplan 2019 for kontrollutvalget Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 30/17 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2018 og 2019, samt budsjett for 2018 med en ramme på kr 572 960,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Posten 1153 Servering v/møter og utvalg økes til kr. 3.000,- Posten 1001 Aviser, tidsskrifter, håndbøker reduseres med kr. 1.000,- Totalrammen holdes uendret. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2018 og 2019, samt budsjett for 2018 med en ramme på kr 572 960,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 31/17 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 31/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter innspill fremkommet i møtet.
Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter innspill fremkommet i møtet. Sak 32/17 Referatsaker Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 32/17 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Protokoll fra representantskapet i det nye sekretariatsselskapet. 2. Referat fra møte i Kommunesektorens etikkutvalg 11. mai 2017 3. Revisjonens tilbakemelding til Snillfjord kommune etter årsrevisjon 2016 4. Hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket, kan retten bestemme at kontrakten skal settes til side umiddelbart, at den skal slutte å løpe fra et bestemt tidspunkt (avkortning) og/eller at det skal ilegges gebyr. 5. Håndtering av henvendelser til kontrollutvalgets medlemmer. 6. Ordførere som blir innvalgt til Stortinget i høst, velger helt og holdent selv om de vil gå av som ordførere, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 7. Når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. 8. At et dokument inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, er ikke en hjemmel for å unnta hele dokument fra innsyn. Og det fjerner aldri plikten til journalføring, ei heller hos kommuneadvokaten. 9. Flere endringer trår i kraft når skoleåret kommer i gang. Nye regler gjelder for å håndtere mobbing, og skolen kan få dagbøter hvis den ikke følger opp. 10. Invitasjon til den årlige samlingen for kontrollutvalgsmedlemmer i regi av KonSek. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 33/17 Eventuelt Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 33/17 Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Ingen saker. Ingen vedtak. Sak 34/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 25.09.2017 34/17 Møteprotokoll fra dagens møte i kontrollutvalget, 25.09.2017, godkjennes. Møteprotokoll fra dagens møte i kontrollutvalget, 25.09.2017, godkjennes.