Sak 2/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml. 31.2 og fvl. 13

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Onsdag 2. april 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 003/14 Kontrollutvalgets budsjett for 2014 004/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 005/14 Forvaltningsrevisjon - intern kontroll kvalitets- og avvikssystem Sak 2/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml. 31.2 og fvl. 13 Sak 3/14 vil bli ettersendt. Steinkjer, 29.03.14 Bjørn Madslangrud leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.04.14 Paul Stenstuen 001/14 414-1711-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater 1 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for 2013 Vedlagt 2 Meråker Venstre, Tverrpolitiske bygdeliste, Fremskrittsparti 3 Kommunal og Moderniseringsdepartementet Forhandlingsutvalgets arbeid senhøsten tidligvinteren 2013 Vedlagt Ekspertutvalg skal se på oppgaveløsningen i kommunene Ikke vedlagt 4 Værnesregionen - AU Revisjon i interkommunale samarbeid Ikke vedlagt 5 KomSek Trøndelag IKS Notat - Værnesregionen Samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene Oppsummering etter møte den 14. mars 2014 Vedlagt 6 Forhandlingsutvalget v/leder Forhandlingsutvalgets arbeid senhøsten tidligvinteren 2013 - svar Ikke vedlagt Steinkjer 29.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no Notat Værnesregionen Samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene Oppsummering etter møte den 14. mars 2014 Møte sted Stjørdal rådhus, møterom Steinvikholm Møtedato 14. mars 2014 Møtetid 09:00 til 14:30 Til sted Arvid Hanssen, daglig leder Konsek Midt-Norge IKS Liv Tronstad, daglig leder KomSek Trøndelag IKS Paul I Stenstuen kontrollsekretær for bl.a. Stjørdal, Meråker og Frosta Følgende ble tatt opp 1) Rutiner for orienteringer til kontrollutvalget (KU), to alternativer Vertskommunens initiativ Sekretær for øvrige KU skal ha melding. KU i Vertskommunen inviterer lederne i de øvrige deltagernes KU inn i møte Samarbeidskommune tar initiativ Sekretær sender info til sekretær for vertskommunen. Vertskommunens sekretær tar dette opp med KU, og tar initiativ til å inviterer alle øvrige KU i samarbeidskommuner til en felles orientering. Alle KU-ledere i samarbeidet får da tilbud om å delta på orienteringen, og stille spørsmål knyttet til egen kommune 2) Fellesmøte Det legges opp til et felles møte for alle KU lederne i samarbeidet den 12. september 2014 Utgangspunkt i en Vertskommune (Stjørdal) med orientering til KU på to utvalgte tema, og mulige samarbeidsformer fremover. Aktuelle tema kan være IT og Barnevern. 3) Målsetting om mer effektiv ressursutnyttelse, både i kontrollorganene men ikke minst deltagerkommunene seg imellom. Utnytte kunnskap hos hverandre. 4) Når det gjelder Forvaltningsrevisjon av Vertskommunesamarbeid er det også her to alternativer Vertskommunens KU er ansvarlig for å føre tilsyn med rådmannen i vertskommunen og hvordan vertskommunen «produserer tjenesten» m.m. Samarbeidskommunens KU skal påse ut fra avtaler og rapporter at kommunen får de «tjenester» m.m. og når de målsettinger de har med samarbeidet Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside: www.komsek.no

KomSek Trøndelag IKS Side 2 av 3 Vertskommune samarbeidskommune deltagerkommune, dvs. alle kommuner F.revisjon etter ønske fra Vertskommunene. Øvrige KU informeres, og kan ta del i undersøkelsen. Naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU dersom de ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjon etter ønske fra samarbeidskommune. Øvrige KU/sekretariat informeres, og kan ta del i undersøkelsen. (Dersom KU i Vertskommunen ønsker og delta er det naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Om ikke vertskommunen ønsker å delta blir det revisor til KU som ønsker undersøkelsen som får oppdraget med utgangspunkt i kjøp av tjenester fra Vertskommunen) Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU, som ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Begge formene for forvaltningsrevisjon kan gjennomføres ved å samarbeide om oppdraget el. avstå timeressurser i et prosjekt. Men det blir opp til revisjonsenheten å samordne og bli enige om det praktiske her. Hvert enkelt KU er ansvarlig overfor eget kommunestyre, der det enkelt KST og KU kan ha en annen prioritering, som gjør at den samarbeidskommune ikke ønsker å delta. De blir da med på «gratis-lasset», dvs gjennom offentlig kjente dokumenter i etter tid selv om dette ikke er spesifikk på egen kommune. 5) Reglement for godtgjørelse må sjekkes ut, ev. initiere retningslinjer for godtgjørelse slik at KU-lederne og ev. nestledere vil kunne prioritere å møte når orienteringer gis i en annen kommune vedrørende Værnesregionen 6) Dette notatet legges frem for kontrollutvalgene som referatsak

KomSek Trøndelag IKS Side 3 av 3 De kommunale styringslinjene Vedlegg

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/14 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.04.14 Paul Stenstuen 002/14 414-1711-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollutvalget vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. koml. 31.2 og fvl. 13 Steinkjer 29.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.04.14 Paul Stenstuen 004/14 414-1711-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2013. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret. Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2013 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.

Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2013. Steinkjer 29.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

Meråker kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den 02.04.14 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 3 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN... 4 2.7 ORIENTERINGER... 4 2.7.1 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV.... 4 2.8 DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER... 4 2.9 BEFARINGER/BESØK... 4 3 AVSLUTNING... 5 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013... 6 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 2 AV 6

1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret valgte kontrollutvalg i møtene den 31.10.11 og 15.12.11. Kontrollutvalget består av 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2011 2015. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti Bjørn Madslangrud V Leder Marit Helene Torsvik Reppe MTB Eva Lien Ap Nestleder Eli Stubban Karlsson Sp Morten Aursand Ap Medlem Alberto (Cuneyt) Øzgur SV Bjørn Madslangrud er fast medlem av kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2013 holdt 4 møter, og behandlet 20 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2012, 5 møter og 38 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til kommunens årsregnskap og årsrapport for 2012, sak 9/13. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 20.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 27.08.12, sak 68/12. Kontrollutvalget har forvaltningsrevisjon vedrørende kommunens internkontroll under bestilling, jf. sak 16/13. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 3 AV 6

I samsvar med Forskrift om kontrollutvalg skal utvalget gi tilbakemelding til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt fulgt opp. Kontrollutvalget vil i rimelig tid etter den kommunale behandlingen av hver forvaltningsrevisjon be administrasjonen gjøre rede for hvordan dette er gjort. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 20.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 27.08.12, sak 67/12. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Det ble i 2013 gjennomført endringer i revisors rapportering etter gjennomgang av møteprotokoller. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollutvalget bør følge opp, tas denne rapporteringen nå som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 20/13. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Uavhengighetserklæring ble gitt kontrollutvalget i møtet den 18.09.13, sak 11/13. 2.7 ORIENTERINGER 2.7.1 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON MV. Kontrollutvalget har fått orienteringer vedrørende: Rutinene knyttet til møteinnkalling, publisering på internett og protokollering av formannskapets møter. Skatteoppkreverfunksjonen (sak 8/13) Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsrapport (sak 9/13) Arbeidsmiljø og sykefravær (sak 19/13) 2.8 DELTAGELSE PÅ KURS OG KONFERANSER Kontrollutvalget har ikke deltatt på kurs og konferanser i 2013. (Stemmer dette?) 2.9 BEFARINGER/BESØK Det er ikke gjennomført befaringer/besøk i 2013. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 4 AV 6

3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Meråker 02.04.14 Bjørn Madslangrud leder Eva Lien nestleder Morten Aursand KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 5 AV 6

VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013 Sak nr. Sakstittel 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering fra rådmannen 003/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2012 004/13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 005/13 Kontrollutvalgets budsjett for 2013 006/13 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 007/13 Elektroniske møtedokumenter i kontrollutvalget tilleggssak 008/13 Skatteoppkreverfunksjonen 009/13 Kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for 2012 010/13 Referatsaker 011/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 012/13 Referatsaker 013/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2013 014/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 015/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2014 016/13 Forvaltningsrevisjon - bestilling 017/13 Referatsaker 018/13 Orientering fra rådmannen - arbeidsmiljø og sykefravær 019/13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 020/13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 6 AV 6

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/14 FORVALTNINGSREVISJON - INTERN KONTROLL KVALITETS- OG AVVIKSSYSTEM Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.04.14 Paul Stenstuen 005/14 414-1711-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten «Forvaltningsrevisjon - intern kontroll kvalitetsog avvikssystem» 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen om å følge opp rapporten. Vedlegg Forvaltningsrevisjon «Intern kontroll kvalitets- og avvikssystem», KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalget sak 16/13 «Forvaltningsrevisjon bestilling» 2. Kommunestyrets sak 14/13 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 3. Kontrollutvalgets sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 4. Kommunestyrets sak 68/12 «Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015» 5. Kontrollutvalgets sak 21/12 «Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015» 6. Kontrollutvalgets sak 7/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 7. Kontrollutvalgets sak 23/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 8. Forskrift om revisjon 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens 77 4. ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjengelige ressurser utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon.

Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres iht. en overordnet analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i sak 21/12, og ble vedtatt av kommunestyret den 27.08.12 sak 68/12. Kontrollutvalget behandlet sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» den 21.11.12. Kontrollutvalget traff slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget vedtar slik prioriteringsliste for forvaltningsrevisjon: 1. Internkontroll 2. Arbeidsmiljø 3. Saksbehandling» Saken ble sendt til kommunestyret for endelig behandling. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling i sak 14/13, og traff slikt vedtak: «Kommunestyret viser til sitt vedtak i sak 68/12 den 27.08.12. Punktene 1 til 3 er føringer til kontrollutvalget. Pkt. nr. 4 strykes.» Kontrollutvalget bestilte prosjektet vedrørende internkontroll på bakgrunn av en prosjektplan utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS i møte den 18.09.13, sak 16.09.13. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført prosjektet og har avlevert sin prosjektrapport, se vedlegg. Tilsvarende prosjekt er for øvrig også blitt gjennomført for kommunene Stjørdal og Frosta. Revisor gir sine anbefalinger i 3 kulepunkter: «Kommunen og Værnesregionen bør fortsette arbeidet med å utvikle kvalitetssystemet samt få flere enheter og sektorer til å ta systemet i bruk. Meråker kommune bør legge ut felles overordnede reglementer i kvalitetssystemet. Dette gjelder blant annet økonomireglement og delegasjonsreglement. Databrukeravtalen bør gjøres mer kjent blant ansatte og ledere». Rapporten har vært på høring hos rådmannen, se kapittel 5 på side 34. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering En anbefaler at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender den til kommunestyret for videre behandling. Steinkjer 29.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

3

FORVALTNINGSREVISJON INTERN KONTROLL KVALITETS- OG AVVIKSSYSTEM 2014 MERÅKER KOMMUNE

FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Meråker kommune i perioden september 2013 til februar 2014. Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside www.krt.no. Levanger, 13. februar 2014 Marit Aursjø Sigrid Hynne Marit Ingunn Holmvik /s/ Oppdragsansvarlig revisor Forvaltningsrevisor Prosjektleder Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag... 3 1. Innledning... 5 1.1 Bestilling... 5 1.2 Bakgrunn og avgrensning... 6 1.3 Problemstillinger... 7 1.4 Revisjonskriterier... 8 1.4.1 Kommuneloven 23.2 om betryggende kontroll... 8 1.4.2 Forutsetninger for god intern kontroll... 8 1.4.3 Målsettinger ved kvalitets- og avvikssystemet... 9 1.4.4 Revisjonskriterier... 10 1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring... 12 2. Erfaringer med kvalitets- og avvikssystemet... 14 2.1 Data... 14 2.1.1 Om innføringen av kvalitets- og avvikssystemet... 14 2.1.2 Generelle erfaringer... 15 2.1.3 Spesielt om Meråker kommunes erfaringer... 17 2.1.4 Resultater fra spørreundersøkelse... 17 2.1.5 Stikkprøver kvalitetssystemet/kvalitetssida... 19 2.1.6 Avvik i pleie og omsorg - Stjørdal som case i masteroppgave... 21 2.2 Vurdering av måloppnåelse - prosedyredelen... 22 2.3 Vurdering av måloppnåelse - avvikssystem... 23 3. Støttetjenester... 24 3.1 Data... 24 3.1.1 Personal... 24 3.1.2 IT... 26 3.1.3 Innkjøp... 29 3.2 Vurdering av rutiner/prosedyrer innen støttetjenester... 32 3.2.1 Personal.... 32 3.2.2 IT... 32 3.2.3 Innkjøp... 32 4. Anbefalinger... 33 5. Rådmannens kommentarer... 34 6. Kilder... 35 Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 2

SAMMENDRAG KomRev Trøndelag IKS har på oppdrag av kontrollutvalget i Meråker kommune gjennomført en forvaltningsrevisjon med tema intern kontroll og bruken av kvalitetsog avvikssystem. Det er gjennomført likelydende prosjekter på oppdrag av kontrollutvalgene i Frosta kommune og Stjørdal kommune. Rapporten bygger på informasjon innhentet gjennom intervjuer, spørreundersøkelse, dokumenter og informasjon fra kvalitets- og avvikssystemet. God internkontroll er med på å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at lover og regler etterleves og at uønskede hendelser unngås. Rapporten vurderer avgrensede områder/aspekter av intern kontroll. Rapporten er todelt. Første del av rapporten omhandler erfaringer med felles, elektronisk kvalitets- og avvikssystem i Værnesregionen. Andre del av rapporten belyser intern kontroll i form av om det eksisterer skriftlige, oppdaterte rutiner og prosedyrer knyttet til utvalgte støttetjenester: anskaffelser/innkjøp IT personalforvaltning Erfaringer med kvalitets- og avvikssystemet Meråker kommune har gjennom samarbeid i Værnesregionen innført et felles kvalitets- og avvikssystem. Systemet inkluderer en rekke prosedyrer/rutiner for ulike arbeidsprosesser samt system for melding og håndtering av avvik. Dette er et viktig virkemiddel for å oppnå god internkontroll. Resultatene av vår datainnsamling viser at det er noe variasjon mellom sektorer og enheter om de har tatt i bruk prosedyredelen av kvalitetssystemet. Det er pleie og omsorg og personal som i størst grad har tatt kvalitetssystemet i bruk. Meråker kommune har ikke lagt ut overordede felles reglementer i kvalitetssystemet. Samlet sett er kommunen fortsatt et stykke unna å nå hovedmålsettingen fra da systemet ble innført; kvalitetssystemet skal inneholde alle styrende dokumenter for den kommunale tjenesteutøvelsen. Det er positivt at kommunen har etablert et system for å melde avvik og dokumentere oppfølging av avvik. Det varierer mellom enheter og sektorer om avvikssystemet fungerer som en hovedkanal for å melde avvik. Det er i størst grad pleie og omsorg som bruker systemet til å melde avvik. Systemet gjør det mulig å dokumentere hvordan avviksmeldinger blir fulgt opp. Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 3

Vi konkluderer med at Meråker kommune har et tilfredsstillende system for avvikshåndtering, men at flere enheter og sektorer bør ta systemet i bruk. En del av dette forbedringsarbeidet bør også handle om avklaringer og diskusjoner om hva som skal defineres som avvik. Rutiner/Prosedyrer; IT, personal og innkjøp Det er utarbeidet skriftlige prosedyrer/rutiner for de viktigste arbeidsprosessene innen personalforvaltning. Disse er gjort tilgjengelig i kvalitetssystemet. Det eksisterer en rekke rutiner/prosedyrer for IT. Databrukeravtalen er det viktigste dokumentet som ledere og ansatte skal ha kjennskap til. Databrukeravtalen dekker områder som datasikkerhet og personvern. Spørreundersøkelsen tyder på at databrukeravtalen bør gjøres mer kjent og tilgjengelig, både blant ledere og ansatte. Stjørdal kommune er vertskommune for VR innkjøp. De er kjent med at det er mangelfulle rutiner i dag, og har satt i gang en prosess med å utarbeide skriftlige rutiner for innkjøp. Etter revisors vurdering vil dette bidra positivt for Meråker kommune, som i dag har få skriftlige rutiner på plass. Anbefalinger Revisor har tre anbefalinger som svarer til de svakhetene som er avdekket: Kommunen og Værnesregionen bør fortsette arbeidet med å utvikle kvalitetssystemet samt få flere enheter og sektorer til å ta systemet i bruk. Meråker kommune bør legge ut felles overordnede reglementer i kvalitetssystemet. Dette gjelder blant annet økonomireglement og delegasjonsreglement. Databrukeravtalen bør gjøres mer kjent blant ansatte og ledere. Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 4

1. INNLEDNING 1.1 Bestilling På bakgrunn av Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 1 har kontrollutvalget i Meråker kommune bestilt en forvaltningsrevisjon av intern kontroll og implementering av kvalitets- og avvikssystem. Kontrollutvalget vedtok prosjektplan 18.09.13 (sak 16/13). I opprinnelig prosjektplan var spesielt erfaringen med bruken av kvalitets- og avvikssystemet innen pleie- og omsorgsektoren vektlagt. I starten av datainnhentingen ble det kjent at det var gjennomført en undersøkelse av Elveland og Lian (2013) om bruken av avvikssystem innen pleie og omsorg i Stjørdal kommune. På bakgrunn av dette ble det gjort enkelte endringer i prosjektplanen. Vi foreslo å gå bort fra å gjennomføre intervjuer og spørreundersøkelse for ansatte innen pleie og omsorg, men i stedet referere til undersøkelsen gjennomført av Elveland og Lian. I tillegg ble det foreslått å se nærmere på intern kontroll og rutiner/prosedyrer innen støttetjenestene: IT, innkjøp/anskaffelser og personal. En revidert prosjektplan ble lagt fram som referatsak (sak 17/13) 13.11.2013. Det er gjort noen mindre språklige justeringer i rapportens problemstillinger i forhold til revidert prosjektplan, uten at dette har hatt noen betydning for prosjektets innhold. 1 Vedtatt i kontrollutvalget 22.06.12 (sak 22/12) og i kommunestyret 27.08.12 (sak 68/12) Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 5

1.2 Bakgrunn og avgrensning Kommuner og fylkeskommuner har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med egen virksomhet. God internkontroll er med på å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at lover og regler etterleves og at uønskede hendelser unngås. Meråker kommune har gjennom samarbeid i Værnesregionen innført et felles kvalitets- og avvikssystem. Systemet inkluderer en rekke prosedyrer/rutiner for ulike arbeidsprosesser samt system for melding og håndtering av avvik. Dette er et viktig virkemiddel for å oppnå god internkontroll, men det er ikke noe sentralt krav at kommuner skal ha et elektronisk kvalitets- og avvikssystem. Det er heller ikke en nødvendig betingelse for å oppnå god intern kontroll. Rapporten er todelt. Første del av rapporten omhandler en generell beskrivelse av erfaringer med kvalitets- og avvikssystemet så langt. Vi vurderer måloppnåelsen i forhold til en del av målsettingene som Værnesregionen selv satte ved innføringen av kvalitets- og avvikssystem i 2011. Deretter vurderer vi intern kontroll i form av om det eksisterer skriftlige, oppdaterte og tilgjengelige rutiner/prosedyrer knyttet til utvalgte støttetjenester: anskaffelser/innkjøp IT personalforvaltning Dette er enheter som yter tjenester som skal støtte opp under den øvrige tjenesteproduksjonen. Rutiner innenfor disse områdene er av betydning for de øvrige enhetene/sektorene. På områdene IT og innkjøp har kommunene felles oppgaveløsning gjennom Værnesregionen. Felles innkjøpskoordinator i Værnesregionen ivaretar avtaler og håndterer offentlige anskaffelser, men samarbeidet om innkjøp omfatter ikke byggog anlegg. I tillegg utgjør Værnesregionen IT et felles tjenestesenter for medlemskommune. Personalforvaltningen er lagt til hver enkelt kommune, og er ikke en del av samarbeidet gjennom Værnesregionen. En annen avgrensning i prosjektet er at vi vurderer hvorvidt retningslinjer og rutiner eksisterer og er tilgjengelige, og ikke hvorvidt disse blir etterlevd i praksis. Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 6

1.3 Problemstillinger Rapporten belyser følgende problemstillinger: 1. Hva er erfaringene med bruken av kvalitets- og avvikssystemet og betydningen for enhetens interne kontroll? a. I hvilken grad har de nådd egne målsettinger med kvalitetssystemet? b. I hvilken grad har Meråker kommune et godt fungerende system for avvikshåndtering? 2. Eksisterer det skriftlige og oppdaterte rutiner/prosedyrer for de viktigste arbeidsprosessene innen kommunens støttetjenester? Og i hvilken grad er disse gjort tilgjengelige? Intern kontroll: Formaliseringer, dokumenter, rutiner som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, for å sikre at kommunen har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. (Kilde: Rådmannens internkontroll, side 16) Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 7

1.4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebenevnelse for de krav og forventninger som revisjonen måler innsamlede data opp mot. Revisjonskriterier kan blant annet hentes fra lover og forskrifter, politiske vedtak, administrative retningslinjer og anerkjent teori. Vi skal først presentere kildene til revisjonskriterier. 1.4.1 Kommuneloven 23.2 om betryggende kontroll Det framgår av kommuneloven 23.2 at administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I kommuneloven er det ikke konkretisert hva betryggende kontroll bør inneholde, og det er derfor ikke egnet til å utlede revisjonskriterier direkte ut fra kommuneloven. Mens kommuneloven har et krav om overordnet internkontroll, stiller særlovgivningen innen ulike sektorer mer detaljerte krav til internkontroll. Eksempel her er forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten, forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester samt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). 1.4.2 Forutsetninger for god intern kontroll KS-prosjekt og anbefalinger for styrket egenkontroll Samlerapporten Rådmannens internkontroll - Hvordan få orden i eget hus? ble utgitt av KS i 2013. Den bygger på resultatene av et samarbeid mellom KS og Kommunal- og regionaldepartementet gjennom prosjektet styrket kommunal internkontroll. I forbindelse med dette prosjektet har det blitt utarbeidet flere forskningsrapporter. Samlerapporten gjengir en rekke anbefalinger for god intern kontroll. Rapporten viser også til 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll, som ble utgitt av en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2009. I vedlegg 1 har vi gjengitt disse anbefalingene som berører intern kontroll. Hovedkonklusjonen, som oppsummeres i heftet Rådmannens internkontroll, er først og fremst å gjøre internkontrollen mer risikobasert (treffsikker) og mer formalisert gjennom dokumentasjon og ansvarsklargjøring. Ifølge KS er grunnleggende forutsetninger for intern kontroll at kontrollen bygger på risikovurderinger, at den er formalisert og at det blir gjort kontrollaktiviteter (side 30-31): Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 8

Risikovurdering Grunnlag for innretning av internkontrollen Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter Strategisk nivå og operativt nivå Formalisering Organisering, ansvar og roller Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer Rapportering og aggregering Kontrollaktiviteter Gjennom daglig og faglig virksomhet Planlagte, stikkprøver og faste kontroller Avvikshåndtering KS har illustrert en samlet modell (figur 1) for intern kontroll i kommuner og fylkeskommuner. Den tar utgangspunkt i de tre forutsetningene for intern kontroll. Videre kan internkontrollen deles inn i ulike virkeområder: Sektorovergripende, tjenestespesifikk og støtteprosesser. Figur 1: Modell for intern kontroll, Kilde KS. 1.4.3 Målsettinger ved kvalitets- og avvikssystemet Hovedmålsettingen slik det ble formulert ved igangsetting av prosjektet om innføring av kvalitets- og avvikssystem var: Få på plass et tilgjengelig og gjenkjennbart kvalitetssystem som inneholder alle styrende dokumenter for den kommunale tjenesteutøvelsen på alle nivå i organisasjonen. Systemet skal være enkelt å bruke og enkelt og finne fram i for alle ansatte. Vi ønsker å utvikle en kvalitetskultur i Værnesregionen. Konkrete målsettinger som ble satt ved oppstart av prosjektet var: Beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål. Sikre tilgang til aktuelle lover, forskrifter, rundskriv og veiledere. Intern kontroll og erfaringer med kvalitets- og avvikssystem 9