DET INNKALLES HERVED TIL ÅRSMØTE FOR MELLEM-NES VEL S BÅTFORENING 5. FEBRUAR 2019 KL. 19.00 PÅ MELLOM-NES SKOLE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- For å sikre et beslutningsdyktig årsmøte henstilles det til medlemmene som ikke har anledning til å møte, om å sende vedlagte fullmakt til foreningens formann Otto Poulsen, per e-mail otto.poulsen@norbetong.no eller med et annet medlem til årsmøtet. (Hvert av medlemmene kan stemme for inntil 3 fullmakter utenom egen stemme.). Fullmakt Undertegnede gir med dette : Fullmakt til å representere meg på Mellem-Nes Vel s Båtforenings årsmøte 5. Februar 2019.. Sted Dato Underskrift
SAKSLISTE 1. ÅPNING 2. GODKJENNING AV FREMMØTTE/FULLMAKTER 3. GODKJENNING AV SAKSLISTE 4. VALG AV DIRIGENT 5. VALG AV ÅRSMØTETS SEKRETÆR 6. STYRETS BERETNING 7. REVIDERT REGNSKAP 2018 8. STYRETS FORSLAG 9. BUDSJETTFORSLAG 2019 10. INNKOMNE FORSLAG / EVENTUELT 11. VALG
STYRETS BERETNING Følgende styre ble valgt på årsmøtet 2018: Formann : Otto Poulsen, På valg i 2019 Nestformann : Erik Frydenberg Havnesjef : Børre Petersen, På valg i 2019 Opplagsjef : Erik Blandhoel Sekretær : Knut Fossum Kasserer : Kolbjørn Havnes, På valg i 2019 Styret velges for to år og halve styret er alltid på valg. Valgkomite Revisor :Tom Kuhnle og Frode Rødøy : Ketil Salvesen Styret har i driftsåret 2018 avholdt seks styremøter. Økonomi Foreningen har i 2018 hatt et negativt resultat på 87.805, mot et negativt resultat på 23.400 i budsjett. Inntekten var riktignok ca. 5.000 høyere enn budsjettert, men kostnader var ca. 70.000 høyere enn budsjettert. Dette pga. at vi restrukturerte til større båtplasser på A piren (mot sør) vha. Småbåthavner for å tilpasse havnen til flere 4,5 og 4 meters plasser som det er stor etterspørsel etter. Dette kostet 70.000 og var ikke planlagt. Vi fikk ordnet dette nå i høst slik at disse plassene er tilgjengelig fra og med førstkommende vår. Også arbeidet med å flytte det elektriske mottaket for havnen fra utendørs telefonstolpe inn i vaktbygget førte til en overskridelse på 10.000, fra 80.000 i budsjett til 90.000 påløpt. Det har vært mye problemer med å ha det elektriske mottaket i uteskapet. I tillegg fikk vi et etterslep på kampanjen fra 2017 med å få løst inn ikke brukte plasser for et medlem på ca. 17.000. Dette skulle ha vært utbetalt i 2017. For øvrig så var kostnadene i all hovedsak iht. plan. For ytterligere detaljer til inntekter og kostnader viser vi til vedlagte økonomiske årsrapport. Likviditetsmessig har vi derimot hatt et positivt år, med en økt likviditet på ca. 422.000, hvorav ca. 337.000 fra netto salg andeler (salg minus innløsning). Fra drift har vi et positivt bidrag på ca. 87.000 som kommer fra avskrivinger på ca. 175.000 redusert med et tap på ca. 88.000, samt netto endringer på fordringer og forpliktelser på ca.-2.000. Årene med forbedret cash flow pga. innløsning av andeler til lave priser med salg av andeler til vesentlig høyere priser blir lavere år for år ettersom det tynnes ut med medlemmer som kjøpte båtplasser til under 7.000 per meter. Samtidig blir anlegget eldre og økt utskiftning av moduler og utriggere vil komme. I 2019 må vi ut med 188.000 for å fikse koblingen mellom land og bryggeanlegget/landgangen. Årsregnskap (se vedlegg) samt budsjett for driftsåret 2018 presenteres på årsmøtet. Forslag til budsjett 2019 er også vedlagt, alt basert på dagens priser. Medlemmer og båtplasser. Foreningen har nå 172 medlemmer.
I 2018-sesongen var det 154 båtplasser, hvorav 17 var 2,5 meter, 37 var 3 meter, 44 var 3,5 meter, 43 var 4 meter og 13 var 4,5 meter. I tillegg har foreningen 23 jolleplasser. Etter båtopptak har det blitt utført endring på A-brygge slik at antall plasser og bredder passer bedre med det behov som medlemmene har nå. I 2018 har 12 medlemmer kjøpt plass, hvorav 4 hadde plass fra før. 3 medlemmer fikk større plass og en fikk plass nr. 2. På høsten 2018 ble alle som stod på ventelisten kontaktet for å sjekke ut om de var reelle søkere. Ved årsskifte 2018/ 19 var det registrert 8 medlemmer som ønsker å kjøpe andel for større båtplass. 5 medlemmer står på ventelisten for å bli andelseiere. Etter høstens omgjøring av A brygge regner vi med at alle som står på venteliste ved årsskiftet vil få tilbud om plass slik de ønsker. For å få til dette har vi også måttet flytte på noen som skal ha samme bredde på bryggeplass i 2019 som i 2018. Styret har tidligere i høst informert alle på A-brygge om at de i 2019 med stor sannsynlighet ikke vil ligge mellom de samme utriggerne som i 2018. Har man private bryggefendere man fortsatt vil bruke, må disse flyttes med til «nye» utriggere. Bryggeplan for 2019 vil bli sendt ut i god tid før båtsesongen. For at flest mulig skal få plass til sin båt i anlegget vil styret oppfordre andelseiere som har gått ned i båtstørrelse om å også å gå ned i størrelse på bryggeplass. De som ikke skal bruke plassen selv i sommer oppfordres til å melde fra til styret slik at den kan leies ut til de som står på venteliste. Utleie av plasser skal gå gjennom styret (ref. vedtektene 4). Det er ikke tillatt å leie ut eller låne bort andels-plass. De andelseiere som melder sin plass ledig for utleie, og styret finner en leietager til, slipper vakt. Vi vil leie ut plassene i samme rekkefølge som de blir meldt ledig. Dette for å favorisere de andelseiere som er tidlig ute med å gi beskjed. Vi har 16 hylleplasser i kajakkstativene, hvor den som disponerer en hylle kan ha inntil 2 kajakker. Så godt som alle plasser har vært i bruk i 2018. Vedlikehold og vaktmesteroppgaver. Vi har hatt problemer med strømmen, som en følgeskade av gravearbeidene i Breivikveien, som gjorde at vi fikk vann i sikringsskapet. Feilen er utbedret, og saken forlikt med kommunen/entreprenør. På dugnaden gravde vi grøft mellom stolpe og vaktbod, og sikringsskapet er flyttet inn der så det står tørt og fint. Landgangen har over år blitt stadig skjevere. Styret har inngått avtale med Alfred A. Berge AS om utbedring av denne, som medfører en utvidelse av plattingen østover og en utskifting av gamle materialer og oppretting av innfesting. Arbeid skal utføres våren 2019 og ligger i budsjett. Småbåthavner, vår bryggeleverandør, har høsten 2018 byttet et par utriggere, samt gjort noen justeringer på A og D bryggen, for å optimalisere anlegget. Vaktmesteroppgaven har også i år bestått av plenklipping og snømåking, som har blitt utført på en utmerket måte. Trosser, småbåter og annet som hindrer snømåking MÅ hvert år fjernes fra hovedbryggen innen vinteren, da disse sperrer for eller fanges i snøfreseren Rotasjonsprinsipper / Grunneierplasser 2 brygge plasser er forbeholdt båtforeningen for bl.a. å kunne tilbys medlemmer av grunneierforeningen, i henhold til en liste laget i forbindelse med avtalen med grunneierforeningen av 1993.
Opplagsplasser. Vinteren 2017/ 2018 var det relativt fullt på opplagsplassen, men inntrykket er at alle som ønsket fikk plass. Kravet til maksimal båtstørrelse for opplag, jf. ordensregelens 4 er 25 fot og/eller 2000 kg. Dette krav er også nedfelt i vår avtale med Grunneierforeningen. Båtforeningen tilbyr medlemmene gratis opplag av båter om vinteren og i det tidsrommet som er bestemt i ordensreglene. Det er etablert et system hvor de som har båten på henger melder seg på opplag og alle båter skal merkes med navn på eier og telefonnummer. Dette er for at styret skal få en oversikt over hvem som har båten i opplag og mulighet til å kontakte eier dersom det skulle være behov for det. Det er fortsatt noen som ikke merker båtene sine og hendelser som tyveriene vi hadde viser viktigheten av dette for at vi skal få varslet eier så raskt som mulig. Utsetting gikk stort sett greit, men vi henstiller medlemmene om å overholde frister og følge informasjonen som blir gitt. Det minnes om at også småbåtene skal være fjernet fra plenen før 15. mai hvert år. Båter som blir liggende vil bli fjernet for eiers regning hvis ikke Ordensregelens 4 overholdes. Styret minner om at sommeropplag av joller og henger på plenen og parkering ikke er tillatt. Vakthold. Det er 18 personer som ikke har møtt på vakt i 2018 mot 10 i 2017 og 10 i 2016. Det nevnes bl.a. at det er protokollført at flere har ringt etter den som har glemt vakt. Ved et tilfelle var havna uten vakt. Til beregning av gebyr for manglende vakt er det de siste 6 årene som skal benyttes i beregningen av antall ganger manglende vakt. Uteblivelsesgebyr på kr. 1.000,- for 1. gang, 2. gang kr. 2.000,- og 3. gang kr. 4.000,-. Ved 3. gangs uteblivelse vil medlemmene få advarsel fra styret før eventuelt fremtidig eksklusjon, jmf. Ordensreglenes 5. Vi gjør igjen oppmerksom på at det er mulig å bytte vakt/eventuelt leie inn andre til å avholde vakten. Forslag fra medlemmer. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 6 seks uker i forveien. Det har ikke kommet inn forslag fra medlemmer. Styret har et forslag til behandling: Foreningens medlemmer har de siste år ønsket større bredde på båtplassene. Foreningen har derfor gjennom årene redusert antall 2,5 metere og økt antall 3metere og større. Dette har naturligvis gitt færre medlemmer. For å kompensere for dette inntektsbortfallet foreslår styret å øke medlemskontikenten fra kr. 500,- til kr 600,- Medlemskontigenten har ikke vært justert de siste 15 årene.
Nesbru 6/1-2018. Otto Poulsen Erik Frydenberg Børre Petersen Formann Nestformann Havnesjef Erik Blandhoel Kolbjørn Havnes Knut Fossum Opplagssjef Kasserer Sekretær