Saksliste, årsmøte i Longyearbyen Fotoklubb Tirsdag 18. mars 2014 kl. 19:00 i Kapp Wijk, UNIS 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Konstituering av årsmøtet (Valg av møteleder, sekretær samt to personer til å signere protokollen) 3. Årsmelding 4. Regnskap 5. Kontingent 6. Innkomne saker 7. Valg Vedlegg.
ÅRSMELDING LONGYEARBYEN FOTOKLUBB 2013 STYRET Styret i Longyearbyen fotoklubb har i 2013 bestått av: Kari Schrøder Hansen (leder til oktober 2013) Jon-Kristian Bø (nestleder, leder fra oktober 2013) Anne Bjørndal (sekretær) Rolf Johansen (kasserer og registeransvarlig) Sølvi Janita Lervik (styremedlem til desember 2013) Trond Espen Haug (varamedlem, nestleder fra oktober 2013) Jan Sivert Hauglid (varamedlem, fast styremedlem fra desember 2013) Det har vært avholdt 7 styremøter i 2013. 48 saker er behandlet, hvorav noen er tatt opp på flere styremøter. MEDLEMSMASSE Longyearbyen fotoklubb hadde pr. 31. desember 2013 73 medlemmer, hvorav ett æresmedlem. Medlemstallet har økt jevnt de siste årene, og klubben hadde i 2013 det høyeste antall medlemmer noensinne. Medlemskontingenten har vært uendret i 2013, og var på kr. 450,- pr år (200,- pr. år for skoleelever / studenter). I tillegg til styret hadde fotoklubben følgende komiteer / ansvarlige i 2013 Kalenderkomite (leder: Sølvi Janita Lervik) Printergruppe (leder: Jan Sivert Hauglid) Materialforvalter (Kari Moxnes) Utstillingsansvarlig (Eva Grøndal) Webansvarlig (Frank Eggenfellner) Ungdomsansvarlig (Emilie Sommervold fram til sommeren 2013) Medlemmene i Longyearbyen fotoklubb er gjennom medlemskap i klubben medlemmer i Norsk Selskap for Fotografi (NSFF), og kan nyte godt av de medlemsfordeler som oppnås gjennom dette. MEDLEMSAKTIVITETER Medlemsmøter Longyearbyen fotoklubb har i 2013 hatt følgende medlemsmøter: 30.04.13. Landskapsfotografering. Foredrag v/ Stuart Thomson. 27.05.13. Juryering av bilder v/ Kari Schrøder Hansen. 03.09.13. Grunnleggende digitalfotografering. Bruk av blender lukker ISO. Foredrag v/ Jan Sivert Hauglid. 24.09.13. Fotomaraton i Svalbard kirke (peisestua) v/ Jan Sivert Hauglid og Rolf Johansen. 22.10.13. Landskapsfotografering. Foredrag v/ Stuart Thomson. Bildevisning fra fotoklubbens tur til Pyramiden ved Jon-Kristian Bø, Eva Grøndal og Tone Ahlgreen.
19.11.13 Åpning av utstilling Tett På i forbindelse med samtidsprosjektet, på Svalbard Museum. 10.12.13. Julemøte med pizza og brus. Bildevisninger fra turer til Nord-Spania, Svalbard og Afrika v/ Jan Sivert Hauglid. Det har i gjennomsnitt møtt 15-20 deltakere på medlemsmøtene, bortsett fra fotomaraton 24.09., da det kun møtte tre medlemmer. Denne ble derfor avlyst. Turer Longyearbyen fotoklubb har i 2013 arrangert følgende fototurer for medlemmer: 09.04.13. Kveldstur til Isgrotta på Longyearbreen. 5 deltakere. 20.06.13. Kveldstur til Colesbukta. Fotografering, grilling og bål. 13 deltakere. 21.-22.09.13 Helgetur til Pyramiden med overnatting på Hotel Tulipan. 9 deltakere. Det ble også annonsert en 9-dagers båttur med Arctica II sommeren 2014, men denne ble avlyst pga for få interesserte. Kurs / seminarer Longyearbyen fotoklubb har i 2013 arrangert følgende kurs / seminarer for sine medlemmer: 12.02.13. Kurs i CEWE Fotobok v/ Hanne-Kjersti Skjevelnes Iversen (Japan Photo) 4.-6.10.13 Printseminar med Per Arnfinn Persen. Hvert av kursene hadde ca 20 deltakere. Printkvelder Printegruppa har i 2013 arrangert tre printekvelder, der medlemmer kan komme og få printet bilder til medlemspris. Postkortkonkurranse I juni 2013 ble det utlyst en postkortkonkurranse blant medlemmene i samarbeid med Galleri Svalbard. Juryen besto av Jan Martin Berg fra Galleri Svalbard og Jan Sivert Hauglid fra fotoklubben. Det kom inn til sammen 53 bilder fra ni deltakere. Åtte bilder fra fem deltakere ble valgt ut, og vil bli solgt i postkortformat på galleriet. UTSTILLINGER Fotoklubben har hatt to salgsutstillinger på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen i 2013. Den første ble åpnet i forbindelse med Solfesten i mars, og hadde fritt tema. Den andre utstillingen ble åpnet i forbindelse med Kunstpause i november, og hadde tema Vær. I forkant av hver utstilling ble et medlemsmøte satt av til innramming og klargjøring av utstillingen. I overkant av 25 bilder ble stilt ut på hver av utstillingene, og mange medlemmer har fått solgt sine bilder i år. FOTOGRAFISK SAMTIDSDOKUMENTASJON Longyearbyen Fotoklubb har siden 2011 vært i gang med et prosjekt som ønsker å lage en fotodokumentasjon av livet på Svalbard i nær fortid, i dag og i fremtiden. Det er inngått et samarbeid med Svalbard Museum, der denne dokumentasjonen vil bli bevart for ettertiden. Prosjektet fikk støtte fra Svalbard Miljøvernfond i 2011, men ytterligere støtte ble ikke bevilget i 2012, og heller ikke i 2013. Prosjektet er delt i tre deler; Longyearbyen før og nå, Tett på og Hva er dette.
Delprosjektet Tett på ble ferdigstilt i november 2013, med en utstilling på Svalbard Museum. I prosjektet "Tett på" er folk portrettert i hjemmene sine, og der de jobber. Prosjektgruppa har ønsket å vise det flerkulturelle samfunnet, og vise hvordan folk bor i dag. Det er også utformet litt tekst som handler om personene på bildene. Representanter fra Svalbard Miljøvernfond var til stede under åpningen av utstillingen. I tillegg ble dette annonsert som en medlemskveld for fotoklubbens medlemmer. Til sammen var det ca 35 personer til stede under åpningen av utstillingen, som skal henge oppe på museet fram til sommeren 2014. Eva Grøndal har vært leder for dette delprosjektet, og har sammen med Tone Sund stått for fotografering, tekster og produksjon av utstillingen. De fortjener en stor takk for det flotte arbeidet de har utført. KALENDERE Det ble også i 2013 produsert Svalbard-kalender for 2014. Sølvi Janita Lervik har vært leder av kalenderkomiteen. Det ble i 2013, i likhet med tidligere år, trykket 4000 kalendere. Medlemmer som har fått bilde på trykk i kalenderen har fått 15 kalendere utdelt. En del bedrifter bestiller kalendere som julegaver til sine ansatte. I år har det vært noe færre av disse. Vi har imidlertid to gode kunder som hvert år bestiller kalendere til sine ansatte og samarbeidspartnere JURYERINGER Fotoklubben har i 2013 på forespørsel fungert som jury for noen andre fotoklubber på fastlandet. I tillegg var medlemmer i fotoklubben, i samarbeid med Svalbard Reiselivsråd, jury for en fotokonkurranse reiselivsrådet utlyste i forbindelse med inngangen til mørketiden i november. ØKONOMI Longyearbyen fotoklubb har forholdsvis sterk økonomi. Hovedinntektskildene er kalendersalg og medlemskontingenter. I tillegg fikk klubben tildelt korkpenger i 2013. Det ble innvilget reisestipend på kr. 3000,- til ett medlem i 2013. Detaljer ut over dette fremgår av regnskapet for 2013. KLUBBLOKALE Fotoklubben leier klubblokale i 2. etasje på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen. Dette lokalet fremstår ikke som hensiktsmessig i dag, og det finnes planer om oppussing / ominnredning for å få lokalet mer funksjonelt. I 2013 er lokalene blitt malt av Maler Andersen, som utførte dette arbeidet gratis for oss. I tillegg har vasken fått en bedre plassering, og vi har hatt en grovopprydning av eiendeler og utstyr. Det planlegges videre ominnredning og oppussing i 2014. AVSLUTNING Styret i Longyearbyen fotoklubb ser tilbake på 2013 som et godt år for fotoklubben, med høyt medlemstall, god økonomi, og et rimelig høyt aktivitetsnivå. Det har vært en del utskiftninger i styret inneværende år, men ved bruk av varamedlemmene har alle funksjonene blitt ivaretatt gjennom året.
Mange medlemmer tar på seg ansvar og stiller opp for fotoklubben, og styret i fotoklubben vil rette en stor takk til disse. Vi har likevel bruk for enda flere som kan ta på seg ansvarsoppgaver eller verv av kortere eller lengre varighet. Ved valg av faste komiteledere på årsmøtet i år håper vi å kunne fordele arbeidet i klubben på flere, og oppfordrer alle som ønsker å bidra til å bli med i en av komiteene. 04.03.14. Anne Bjørndal sekretær
Longyearbyen Fotoklubb Balanse periode 0-12 04.03.2014 Side 1 / 1 Periode 2013 Hittil 2013 Periode 2012 31.12 31.12 31.12 Hittil 2012 Finansielle anleggsmidler 1396 - Ansvarsinnsk. coop 300 300 300 300 Sum finansielle anleggsmidler 300 300 300 300 Sum anleggsmidler 300 300 300 300 Kortsiktige fordringer 1500 - Kundefordringer 3 990 3 990 700 700 Sum kortsiktige fordringer 3 990 3 990 700 700 Kontanter bankinskudd o.l. 1920 - Bank 4778.55.53116 406 774 406 774 370 668 370 668 1925 - Coop 602263-283 -283 7 428 7 428 Sum kontanter bankinskudd o.l. 406 491 406 491 378 096 378 096 Sum omløpsmidler 410 481 410 481 378 796 378 796 31.12 Sum eiendeler 410 781 410 781 379 096 379 096 Egenkapital 2050 - Annen egenkapital -410 506-410 506-379 096-379 096 Sum egenkapital -410 506-410 506-379 096-379 096 Leverandørgjeld 2400 - Leverandørgjeld -275-275 0 0 Sum leverandørgjeld -275-275 0 0 Sum kortsiktig gjeld -275-275 0 0 Sum gjeld & egenkapital -410 781-410 781-379 096-379 096
Longyearbyen Fotoklubb Resultat periode 0-12 04.03.2014 Side 1 / 2 Periode 2013 Hittil 2013 Periode 2012 0-31.12 01.01-31.12 0-31.12 Hittil 2012 01.01-31.12 Salgsinntekt 3100 - Fotokurs -11 550-11 550 0 0 3200 - Salg rammer, bok -23 442-23 442-26 496-26 496 3201 - Salg kalendere -161 300-161 300-184 243-184 243 3202 - Salg printing -16 848-16 848 0 0 3210 - Julekort/kort -8 000-8 000-11 502-11 502 3300 - Medlemskontingent -24 750-24 750-31 350-31 350 3350 - Salg galleriet - videresalg 2 790 2 790-16 584-16 584 3400 - Korkpenger -70 000-70 000-20 000-20 000 3410 - Andre off.tilskudd/refusjoner 0 0-60 934-60 934 Sum salgsinntekt -313 100-313 100-351 109-351 109 Sum driftsinntekter -313 100-313 100-351 109-351 109 Varekostnad 4000 - Innkj.materialer eller varer 0 0 70 885 70 885 4300 - Innkjøp rammer 44 403 44 403 0 0 4301 - Innkjøp kalendere 64 357 64 357 0 0 4302 - Innkjøp bøker 7 500 7 500 0 0 4303 - Printing 16 857 16 857 0 0 Sum varekostnad 133 117 133 117 70 885 70 885 Annen driftskostnad 6300 - Leie lokaler 32 160 32 160 21 600 21 600 6440 - Leie transportmidler 14 160 14 160 0 0 6540 - Inventar 1 283 1 283 0 0 6550 - Driftskostn. 893 893 0 0 6551 - Utstillinger 0 0 17 646 17 646 6552 - Fotoutstyr 37 633 37 633 18 800 18 800 6553 - Datakostnader 355 355 9 746 9 746 6560 - Rekvisita 1 740 1 740 0 0 6565 - Kursutgifter 15 247 15 247 14 708 14 708 6710 - Regnskapshonorar 14 641 14 641 7 153 7 153 6790 - Prosjekt 12 606 12 606 62 856 62 856 6800 - Kontorrekvisita 2 526 2 526 20 135 20 135 6860 - Møteutgifter 2 778 2 778 5 611 5 611 6940 - Porto 517 517 1 055 1 055 7320 - Reklamekostnader 1 428 1 428 4 516 4 516 7400 - Kontigenter fradragsberettiget 10 425 10 425 9 975 9 975 7420 - Gaver fradragsberettigede 0 0 350 350 7430 - Gaver ikke fradragsberettigede 0 0 460 460 7770 - Bank-og kortgebyrer 467 467 447 447 7790 - Andre kostnader 46 46 1 828 1 828 7830 - Tap på fordringer 0 0 1 375 1 375 Sum annen driftskostnad 148 904 148 904 198 259 198 259 Sum driftskostnader 282 021 282 021 269 144 269 144 Sum driftsresultat -31 079-31 079-81 965-81 965
Longyearbyen Fotoklubb Resultat periode 0-12 04.03.2014 Side 2 / 2 Periode 2013 Hittil 2013 Periode 2012 Hittil 2012 Sum driftsresultat -31 0-31.12 079 01.01-31 - 31.12 079-81 0-31.12 965 01.01-81 - 31.12 965 Annen renteinntekt 8050 - Andre renteinntekter -317-317 -351-351 8051 - Renteinntekter coop -14-14 0 0 Sum annen renteinntekt -331-331 -351-351 Annen rentekostnad 8150 - Andre rentekostnader 0 0 307 307 Sum annen rentekostnad 0 0 307 307 Sum ordinært resultat før skattekostnad -31 410-31 410-82 009-82 009 Sum ordinært resultat -31 410-31 410-82 009-82 009 Sum årsresultat -31 410-31 410-82 009-82 009 Overført annen egenkapital 8991 - Overf. til annen egenkapital 31 410 31 410 82 009 82 009 Sum overført annen egenkapital 31 410 31 410 82 009 82 009 Sum overføringer 31 410 31 410 82 009 82 009
Saldobalanse hovedbok Longyearbyen Fotoklubb Periode 0-12 Kontonr Kontonavn Inngående saldo Bevegelse i perioden Debet Kredit Saldo ved periode slutt 2013 Side 1 04.03.2014 11:04:11 Marianne Arnetsen Saldo samme periode i fjor 1396 Ansvarsinnsk. Coop 300,00 300,00 300,00 1500 KUNDEFORDRINGER 205 567,00-201 577,00 3 990,00 700,00 1791 FEILKONTO 9 751,00-9 751,00 1920 BANK 4778.55.53116 749 950,26-343 176,35 406 773,91 370 667,57 1925 Coop 602263 7 428,08-7 711,39-283,31 7 428,08 2050 ANNEN EGENKAPITAL -410 505,60-410 505,60-379 095,65 2400 LEVERANDØRGJELD 246 337,75-246 612,75-275,00 2728 GRL. UTENFOR AVG.OMRÅDET 2729 GRL. UTENFOR AVG.OMRÅDET 2736 GRL. AVG. FRI OMSETN. 2737 GRL. AVG. FRI OMSETN. 3100 Fotokurs -11 550,00-11 550,00 3200 Salg rammer, bok -23 442,00-23 442,00-26 496,00 3201 Salg kalendere 62 350,00-223 650,00-161 300,00-184 243,00 3202 Salg printing -16 848,00-16 848,00 3210 Julekort/kort -8 000,00-8 000,00-11 502,00 3300 Medlemskontingent -24 750,00-24 750,00-31 350,00 3350 Salg galleriet - videresalg 44 320,00-41 530,40 2 789,60-16 584,00 3400 Korkpenger -70 000,00-70 000,00-20 000,00 3410 ANDRE -60 934,00 4000 INNKJ.MATERIALER ELLER 70 885,00 4300 Innkjøp rammer 44 403,25 44 403,25 4301 Innkjøp kalendere 64 357,00 64 357,00 4302 Innkjøp bøker 7 500,00 7 500,00 4303 Printing 17 817,00-960,00 16 857,00 6300 LEIE LOKALER 32 160,00 32 160,00 21 600,00 6440 LEIE TRANSPORTMIDLER 14 160,00 14 160,00 6540 INVENTAR 1 283,00 1 283,00 6550 DRIFTSKOSTN. 893,00 893,00 6551 Utstillinger 17 646,00 6552 Fotoutstyr 37 633,00 37 633,00 18 800,00 6553 Datakostnader 355,00 355,00 9 745,81 6560 REKVISITA 1 740,00 1 740,00 6565 Kursutgifter 15 246,80 15 246,80 14 707,72 6710 Regnskapshonorar 14 641,00 14 641,00 7 153,00 6790 Prosjekt 12 606,00 12 606,00 62 855,50 6800 KONTORREKVISITA 2 526,00 2 526,00 20 135,00 6860 Møteutgifter 2 777,70 2 777,70 5 610,58 6940 PORTO 1 519,00-1 002,00 517,00 1 055,00 7320 REKLAMEKOSTNADER 1 428,00 1 428,00 4 515,70 7400 KONTIGENTER 10 425,00 10 425,00 9 975,00 7420 GAVER FRADRAGSBERETTIGEDE 350,00 7430 GAVER IKKE 460,00 7770 BANK-OG KORTGEBYRER 467,00 467,00 447,00 Uni Økonomi V3
Saldobalanse hovedbok Longyearbyen Fotoklubb Periode 0-12 Kontonr Kontonavn Inngående saldo Bevegelse i perioden Debet Kredit Saldo ved periode slutt 2013 2 04.03.2014 11:04:11 Marianne Arnetsen Saldo samme periode i fjor 7790 ANDRE KOSTNADER 45,60 45,60 1 827,56 7830 TAP PÅ FORDRINGER 1 375,00 8050 ANDRE RENTEINNTEKTER -317,00-317,00-350,70 8051 Renteinntekter Coop -13,90-13,90 8150 ANDRE RENTEKOSTNADER 306,83 8991 Overf. til annen egenkapital 31 409,95 31 409,95 82 009,00 Totalsum 0,00 1 641 397,39-1 641 397,39 0,00 0,00 Uni Økonomi V3
Kontoutskrift åpne poster - leverandører pr. 04/03/2014 Longyearbyen Fotoklubb Konto: 200000-200061 2013 Side 1 04.03.2014 10:58:50 Marianne Arnetsen Konto: 200006 - Svalbard Regnskap AS Saldo hittil i 2013: -275,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 31.12.2013 10.01.2014 7064 0 Inngående faktura -275,00 Åpen -275,00 Sum åpne poster denne kontoen: -275,00 Totalsum åpne poster leverandører -275,00
Kontoutskrift åpne poster - Kunder pr. 04/03/2014 Longyearbyen Fotoklubb Konto: 100999-101075 2013 Side 1 04.03.2014 10:57:58 Marianne Arnetsen Konto: 101067 - Svalbard Museum Saldo hittil i 2013: 700,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 18.06.2012 02.07.2012 6 189 Faktura nr.189 700,00 Åpen 700,00 Sum åpne poster denne kontoen: 700,00 Konto: 101068 - Telenor Svalbard Saldo hittil i 2013: 990,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 20.12.2013 03.01.2014 14 214 Faktura nr.214 990,00 Åpen 990,00 Sum åpne poster denne kontoen: 990,00 Konto: 101073 - Arctic Autorent AS Saldo hittil i 2013: 550,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 19.12.2013 02.01.2014 12 212 Faktura nr.212 550,00 Åpen 550,00 Sum åpne poster denne kontoen: 550,00 Konto: 101074 - Svalbard Reiseliv AS Saldo hittil i 2013: 760,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 19.12.2013 02.01.2014 13 213 Faktura nr.213 760,00 Åpen 760,00 Sum åpne poster denne kontoen: 760,00 Konto: 101075 - Mary Ann's Polarrigg Saldo hittil i 2013: 990,00 Dato F.dato B.nr Fakt.nr Tekst Debet Kredit Status Restbeløp 20.12.2013 03.01.2014 16 216 Faktura nr.216 990,00 Åpen 990,00 Sum åpne poster denne kontoen: 990,00 Totalsum åpne poster kunder 3 990,00
Longyearbyen Fotoklubb 9171 LONGYEARBYEN Næringsbygget Postboks 5 9171 Longyearbyen Telefon: 79 02 10 24 Telefax: 79 02 20 85 E-post: post@svalbardregnskap.no Org.nr.: 959 375 712 Lyb den 040314 REGNSKAP PR 31.12.13 Vedlagt følger resultat og balanserapport samt åpne poster kunder og leverandører pr 31.12.2013. Regnskapet er ført på grunnlag av de bilagene vi har mottatt. Resultatet Driftsresultat pr 31.12.13 er positivt med kr 31.410,- mot kr 82.009,- samme periode i fjor. Salgsinntektene viser en reduksjon i forhold til samme periode i fjor på kr 38.009,-. Driftskostnader viser en økning i forhold til samme tidspunkt i fjor på kr 12.877,-. Avstemminger Bankkontoutskrifter er avstemt mot bokført saldo, og balansen er avstemt i sin helhet. Kunder og leverandører er avstemt mot kontoutdrag fra kunder/leverandører pr. 31.12.2013. Varelager Vi har ikke mottatt varetellingsliste pr. 31.12.2013 og har derfor vurdert eventuell varebeholdning til 0,-. Kunder Det er totalt 4 åpen poster for kunder på kr 3.990,- pr 31.12.2013, se vedlagt liste. Faktura 189 til Svalbard Museum på kr 700,- med forfall 02.07.2012 er ikke tapsført. Skal denne tapsføres i 2013 eller venter vi til den er foreldet (3 år)? Leverandører En åpen post, men denne er betalt i 2014. Egenkapitalen er pr 31.12.13 kr 410.506,- Ta gjerne kontakt med oss hvis det er spørsmål. Med vennlig hilsen For Svalbard Regnskap AS Marianne Arnetsen Aut. regskapsfører