Nye finansforvaltningsreglementer - erfaringer og tendenser NKRFs Fagkonferanse 2011 i Alta Asbjørn O. Pedersen Generalsekretær i NKK
Spørreundersøkelser om kommunenes og fylkes- Kommunenes finansforvaltning Har langsiktige finansielle aktiva Har ikke kvalitetssikret sitt finansreglement Rutinene for finansforvaltning blir ikke kvalitetssikret Bruker inntil 1 arbeidstime i uka på finans Har brukt eller bruker finansielle rådgivere Har en årlig oppdatering av finansreglementet Våren 2005 Våren 2007 Våren 2009 Våren 2010 (104 svar) (116 svar) (78 svar) (106 svar) 47 % 67 % 60 % 50 % 20 % 29 % 26 % 32 % 64 % 61 % 62 % 44 % 36 % 44 % 39 % 63 % 36 % 40 % 12 % 14 % 17 % 3
Ny finansforskrift - nye krav til overvåking og kontroll - nytt finansreglement?
Et non profit arbeidsfellesskap: Kommunalbanken KLP Forsikring Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund (NKK) Jan Petter Jørgensen Hjemmeside: www.kommunepartner.no
Samarbeid i regi av AF Kommunepartner: Kommunal finanshåndbok Støtte fra Finansmarkedsfondet (adm. av Finansdepartementet) Nettbasert opplæring basert på finanshåndboka Støtte fra KRD (Kommunal- og regionaldepartementet) Støtte fra Finansmarkedsfondet Verktøy for finansiell rapportering Støtte fra KRD Utarbeidelse av politikerhefte om finansiell risiko Støtte fra Finansmarkedsfondet Nettverkssamlinger 26.april 2010 Etablering av hjemmeside og et kommunalt finanskompetansesenter Rutiner, rapportering, overvåking og kontroll Støtte fra KRD Oppdatert elektronisk utgave av finanshåndboka Støtte fra KRD
Ot.prp. nr. 43 (1999 2000) - finansforskriftene Hva var finansfaglig nytt? kommunene fikk anledning til å ta valutarisiko kommunens samlete lånegjeld skal avdras med like årlige avdrag i h. t. den veide levetiden på anleggsmidlene forbudet mot bruk av annuitetslån falt vekk Et viktig prinsipp i styrings-/ansvarsforholdet mellom stat og kommune ligger i kommunenes autonomi. Det vil si at de har anledning til å foreta en hvilken som helst disposisjon som de gjennom lov ikke er forhindret fra
Kommunelovens 52: Kommunelovens 52 sier klart at kommunestyret selv skal gi regler for finansforvaltningen og at kommunen skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko og slik at kommunen har midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Dette gir oss tre fire sentrale holdepunkter: kommunestyret skal selv gi regler dvs. etablere et helhetlig reglement midlene skal forvaltes tilfredsstillende dvs. med en viss kvalitet man skal unngå vesentlig finansiell risiko dvs. rammer for å avgrense risiko kommunen skal være likvid dvs. utarbeide og bruke likviditetsbudsjett
1. Virkeområde Forskriften gjelder for kommuners og fylkeskommuners virksomhet Merknader: Bestemmelsen angir at forskriften gjelder for kommuners [ ] virksomhet. Dette omfatter også virksomhet i kommunale [ ] foretak etter kommuneloven kapittel 11 og interkommunalt [ ] samarbeid etter kommuneloven 27. Også disse virksomhetene skal utøve forvaltningen i tråd med finansreglementet Forskriften gjelder ikke for interkommunale selskaper eller aksjeselskaper
2. Reglement for finansforvaltning Kommunestyret og fylkestinget skal selv gi regler for kommunens eller fylkeskommunens finansforvaltning Reglementet skal vedtas minst én gang i hver kommunestyre- og fylkestingsperiode. Merknader: Herunder følger det at kommunestyret [ ] selv tar stilling til krav til avkastning og hvor stor risiko kommunen [ ] påtar seg. Delegeringsadgang[ ] vil [ ] være avgrenset til saker hvor ikke kommunestyret [ ] selv er pålagt å fatte vedtak Det kan være hensiktsmessig at finansreglementet vurderes årlig av kommunestyret [ ] med tanke på om det er behov for endringer Hvor ofte finansreglementet bør vurderes, utover reglementets minimumskrav, vil også kunne bero på kompleksiteten i finansforvaltningen
3. Rammer for reglementet [ ] Reglementet skal inneholde bestemmelser som hindrer kommunen eller fylkeskommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko i sin finansforvaltning. [ ] Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med finansreglementet. Dette gjelder også når kommune eller [ ] kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Merknader: Det enkelte kommunestyre [ ] må selv gjennom fastsettelsen av finansreglementet ta nærmere stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansiell risiko Hvorvidt den finansielle risiko en kommune [ ] tar på seg i sin finansforvaltning er forsvarlig, må ses i sammenheng med kommunens [ ] økonomiske evne til å bære risiko Med kunnskap om finansforvaltning forstås kompetanse til å kunne foreta faglig kvalifiserte vurderinger av finansielle risiko og den løpende finansforvaltningen, og kompetanse til å kontrollere om forvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, kommunelovens regler og reglene i finansforskriften
Utdrag fra forslag til finansreglement Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning.
4. Innholdet i reglementet [ ] Reglementet skal minimum angi: a. [ ] b. Hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva c. Rammer og begrensninger for forvaltningen av de ulike forvaltningstyper som angitt i første ledd, herunder tillatt risikonivå, krav til risikospredning og tillatte finansielle instrumenter d. Tidspunkt og innhold i statusrapporteringen for finansforvaltningen, jf. forskriften 6 og 7. e. Håndtering av avvik fra finansreglementet. Merknader: [ ] bokstav b innebærer at kommunestyret [ ] i finansreglementet skal foreta en avgrensning av hvilke av kommunens [ ] midler som regnes for å være langsiktige finansielle aktiva, og som kan forvaltes innenfor en lang tidshorisont. Bestemmelsen [bokstav c] må forstås slik at finansreglementet må angi hvordan finansiell risiko skal håndteres ved å fastsette hvordan plasseringene skal fordeles på ulike aktivaklasser, debitorgrupper og utstedere, herunder hvilke finansielle midler som skal være tillatt, og begrensninger for hvor stor del av midlene som kan plasseres i ett enkelt verdipapir. Kravet i bokstav e er basert på at det unntaksvis (av ulike grunner) vil kunne oppstå situasjoner hvor finansforvaltningen likevel bryter med de rammer og begrensninger for finansforvaltningen som er fastsatt i finansreglementet
5. Kvalitetssikring av reglementet Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. Vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret og fylkestinget. Merknader: Med uavhengig instans siktes det til et miljø, et selskap eller en person som står fritt fra: den kommunale eller [ ] administrasjonen de/den som skal forvalte porteføljene, dersom kommunen [ ] kjøper forvaltningstjenester fra andre. Bestemmelsen innebærer at kvalitetssikringen skal skje i forkant av kommunestyrets [ ] vedtak om finansreglement. Det følger av bestemmelsen at tilsvarende kvalitetssikring i forkant skal foretas dersom reglementet endres. Når kommunestyret [ ] har ansvaret for å påse kvalitetssikring fra uavhengig instans, anses det naturlig at uttalelsen fra uavhengig instans også legges fram for kommunestyret [ ]. Før finansreglementet legges fram for kommunestyret [ ] til behandling følger det av kravet om forsvarlig saksutredning at det vil måtte vurderes om uttalelsen fra uavhengig instans innebærer at det er nødvendig å justere finansreglementet i tråd med eventuelle merknader i uttalelsen. Dersom vesentlige merknader i uttalelsen ikke tas til følge, bør dette begrunnes i saksframstillingen.
6. Rapportering til kommunestyret eller fylkestinget Administrasjonssjefen skal minst to ganger i året legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser status for kommunens eller fylkeskommunenes finansforvaltning. I tillegg skal administrasjonssjefen etter årets utgang legge fram en rapport for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Merknader: Dersom det skjer vesentlige endringer i porteføljen på grunn av utviklingen i markedet, enten med hensyn på risiko eller avkastning, bør administrasjonssjefen rapportere til kommunestyret [ ] uten ugrunnet opphold. Dersom avkastningen avviker fra det budsjetterte og en forventer at dette ikke rettes opp i løpet av budsjettåret, skal dette meldes kommunestyret [ ], og kommunestyret [ ] må foreta endringer av budsjettet, jf. kommuneloven 47 nr. 2. Andre ledd angir at det i tillegg skal rapporteres en gang etter årets slutt. På grunn av at årsberetningen i kommuner [ ] blir lagt fram for kommunestyret [ ] et stykke ut i det nye året, vil det være mest naturlig for administrasjonssjefen å legge fram en egen rapport om status for finansforvaltningen til kommunestyret [ ] nærmere budsjettårets slutt. Årsberetningen bør i tillegg inneholde et sammendrag av utviklingen gjennom året og status ved årets slutt, jf. krav til årsberetningens innhold i henhold til Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 6.
7. Innholdet i rapporteringen Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva - Sammensetningen av aktiva (passiva) - Løpetid for passiva - Markedsverdi, (verdi), samlet og fordelt på de ulike typer aktiva (passiva) - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne rentebetingelser Merknader: Kravene er de samme uavhengig av hvordan kommunen [ ] har innrettet sin finansforvaltning. For kommuner [ ] med en lite kompleks finansforvaltning er det lagt til grunn at rapporteringen til kommunestyret [ ] under ett eller flere av underpunktene vil kunne gjøres meget enkel innenfor rammene av forskriftens krav. Det kan være formålstjenlig å foreta rapporteringen på et detaljeringsnivå som tilsvarer detaljeringsnivået i finansreglementets krav til fordeling av aktiva, jf. 4. Videre skal det rapporteres om vesentlige endringer i markedet, herunder gis en vurdering av hvilken betydning dette har for kommunen [ ]. Det skal også rapporteres om endringer i den finansielle risiko som kommunen [ ] er utsatt for, og det skal gis en vurdering av dette. Dersom det har oppstått avvik mellom kravene i finansreglementet og den faktiske forvaltning, skal dette angis i rapporten. I tillegg skal det både for egne aktiva og egen gjeld rapporteres aktuelle markedsrenter og hvilke rentebetingelser kommunen [ ] har avtalt.
8. Rutiner for finansforvaltningen Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og finansforskriften, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret [ ] skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret [ ] skal påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Merknader: Det vises til kommuneloven 23 nr. 2 om administrasjonssjefens ansvar for å etablere et betryggende system for internkontroll. Bestemmelsen presiserer et krav om administrativ internkontroll for finansforvaltningen. Det vil være naturlig at rutinene som utarbeides er tilpasset forvaltningens kompleksitet. Rutiner for vurdering av finansiell risiko vil inneholde prosedyrer og retningslinjer for vurdering av alle typer av finansiell risiko i finansielle avtaler før avtaleinngåelse. Kommunen [ ] må selv kunne foreta nødvendige faglige vurderinger forut for inngåelse av finansielle avtaler, jf. kravet i forskriften 3 om at finansreglementet skal baseres på egen kunnskap. Rutiner for håndtering av finansiell risiko vil inneholde prosedyrer og retningslinjer for hvordan finansiell risiko skal håndteres i tråd med finansreglementet.
9 Ikrafttredelse Forskriften trer i kraft 1.7.2010. Fra samme tidspunkt oppheves forskrift 5. mars 2001 nr. 299 om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Merknader: [ ] Dette innebærer at kommuner [ ] gis frist til 1.7.2010 for å fastsette nytt finansreglement i tråd med denne forskriften. Kommuner og [ ] kan fastsette nytt finansreglement og innrette finansforvaltningen i tråd med denne forskriften før 1.7.2010. Bestemmelsen i gjeldende finansforskrift nr. 299 av 5. mars 2001 3 om at kommunestyret [ ] gjennom reglementet skal ta stilling til rutiner for rapportering fra uavhengig instans som skal vurdere om forvalter(e) følger opp de fastlagte regler for forvaltning gjelder fram til 1.7.2010.
Fallgruver Kommunene eier ikke sitt finansreglement Ikke klart skille mellom, og ikke forståelse av forskjellen mellom, kortsiktig likviditet og langsiktige finansielle aktiva Ikke konkret angitt hvilke instrumenter som tillates/ikke tillates Manglende kunnskap om konkrete produkter holde seg unna Manglende kunnskap i markedet generelt om oppførselen til nye og komplekse instrumenter Manglende forståelse av, og derfor manglende utføring av, finansiell rapportering: Avkastning Risiko Likviditet kommuneloven 52 (3) Liten forståelse for behovet for konkrete rutiner i finansforvaltningen som gir mulighet for etterprøving 19
Ordfører Karen Margrethe Kuvaas, Narvik kommune, 22. april 2010: Objektiv lærdom Behov for gjennomgang og forbedring på følgende områder: Eierskap til finansforvaltningsreglement Rapporteringsrutiner Delegasjonsreglement Interne kontrollrutiner Kommunal saksbehandling Bruk av ekstern kompetanse Ledelsesstrukturer 20