Møteprotokoll Utvalg: Fellesnemnda for kommunesammenslåing Møtested: Kommunestyresalen, Åfjord rådhus Dato: 26.03.2019 Tid: 10:00 14:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Vibeke Stjern Ordfører ÅF-AP Gro Kristiansen Medlem ÅF-AP Bjørn Arne Hosen Medlem ÅF-AP Liv Marie Hugdal Medlem ÅF-KRF Tone Bårdli Medlem ÅF-SP Håkan Berdahl Medlem ÅF-H Einar Eian Ordfører RO-H Annlaug Stene Medlem RO-KRF Marianne Strøm Medlem RO-SP Hanne Skjæggestad Medlem Uavhengig Synnøve T. Lauritsen Medlem RO-H Jan Birger Sandmo Medlem RO-SP Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Erik Jakobsen VORD RO-AP Gunnar Singsaas MEDL ÅF-FRP Jon Husdal VORD ÅF-SP Ola Håvard Krogfjord MEDL RO-SP Stian Skjærvik Hansen MEDL RO-AP Ingrid Gauslaa Hårstad MEDL ÅF-V Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Walter Solberg Halvor Bueng Edna Skjervø Henry Terning Jon Husdal Gunnar Singsaas Erik Jakobsen Stian Skjærvik Hansen ÅF-AP ÅF-FRP RO-AP RO-AP
Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Per O. Johansen Prosjektleder, Nye Åfjord kommune Arvid Lund KKU-sekretariat, Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Kim Roger Asphaug Infomedarbeider, Åfjord kommune Reidun S. Momyr Sektorsjef, Åfjord kommune Kari Helmersen Rådmann, Roan kommune
Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling PS 6/19 Orientering - Fosen lensmannsdistrikt og politikontaktene PS 7/19 Kulturskoleutredning i nye Åfjord kommune PS 8/19 Godkjenning av Samarbeidsavtale mellom Åfjord kommune og krisesenteret for Orkdal og omegn for perioden 01.01.2020-31.12.2022 PS 9/19 Regnskap fellenemnda Roan Åfjord 2017 og 2018 PS 10/19 Oppsummering av felles samling for kommunestyrene 13.03.2019 - Videre arbeid PS 11/19 Orientering om status i arbeidet med å slå sammen Roan og Åfjord kommuner PS 12/19 Utkast til vedtekter for Åfjord ungdomsråd Orienteringssaker: Einar Eian orienterte om aktuelle saker i Roan. Vibeke Stjern orienterte om saker regionalt og aktuelle saker i Åfjord. Einar Eian Ordfører Vibeke Stjern Ordfører
Saker til behandling PS 6/19 Orientering - Fosen lensmannsdistrikt og politikontaktene Orientering - Fosen lensmannsdistrikt og politikontaktene Innstilling: Fellesnemnda tar redegjørelsene fra Fosen lensmannsdistrikt til orientering. Sturla Hoøen fra Fosen lensmannsdistrikt og politikontakt for Roan og Åfjord orienterte om arbeidet i Fosen lensmannsdistrikt, ordningen med politikontakter, politiets forebyggende arbeid og statistikk knyttet til saker som politiet har hatt befatning med Roan og Åfjord. Fellesnemnda tar redegjørelsene fra Fosen lensmannsdistrikt til orientering. PS 7/19 Kulturskoleutredning i nye Åfjord kommune Kulturskoleutredning i nye Åfjord kommune Prosjektleders innstilling til Partssammensatt utvalg: Partssammensatt utvalg slutter seg til anbefalingene i saken, herunder notat I og II som beskriver hvordan man på en best mulig måte kan oppnå et likeverdig kulturskoletilbud i hele nye Åfjord kommune. Utvalget viser til gode erfaringer med kulturskoletilbudet som er etablert i Stokksund, jf vedlegg II til saken, og anbefaler ut fra dette å etablere et tilsvarende opplegg i Roan, som innebærer å konsentrere kulturskoletilbudet med Brandsfjord skole som undervisningssted. Partssammensatt utvalg legger saken frem for Fellesnemnda med følgende innstilling: Fellesnemnda viser til vurderingene i saken, herunder notat I og II som beskriver hvordan man på en best mulig måte kan oppnå et likeverdig kulturskoletilbud i hele nye Åfjord kommune. For å kunne oppfylle kulturskolens mandat i henhold til læreplanen, for å legge til rette for rekruttering av gode lærekrefter og for å kunne skape et best mulig læringsmiljø for elevene, slutter partssammensatt utvalg seg til anbefalingene i saken om å konsentrere kulturskoletilbudet i Roan med Brandsfjord skole som undervisningssted. Saksprotokoll i Partssammensatt utvalg 18. mars 2019: Sektorsjef oppvekst, Reidun S. D. Momyr redegjorde for saken og svarte på spørsmål. Rådmann Kari Helmersen, og sektorsjef kultur og idrett Jan Ove Berdahl, svarte på spørsmål i tilknytning til saken.
Følgende omforente forslag ble fremmet: Tillegg til innstilingen: Det etableres skysstilbud til og fra Brandsfjord skole som gjør at alle elever i Roan kan ta del i kulturskoletilbudet som etableres ved skolen. Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Partssammensatt utvalg slutter seg til anbefalingene i saken, herunder notat I og II som beskriver hvordan man på en best mulig måte kan oppnå et likeverdig kulturskoletilbud i hele nye Åfjord kommune. Utvalget viser til gode erfaringer med kulturskoletilbudet som er etablert i Stokksund, jf vedlegg II til saken, og anbefaler ut fra dette å etablere et tilsvarende opplegg i Roan, som innebærer å konsentrere kulturskoletilbudet med Brandsfjord skole som undervisningssted. Partssammensatt utvalg legger saken frem for Fellesnemnda med følgende innstilling: Fellesnemnda viser til vurderingene i saken, herunder notat I og II som beskriver hvordan man på en best mulig måte kan oppnå et likeverdig kulturskoletilbud i hele nye Åfjord kommune. For å kunne oppfylle kulturskolens mandat i henhold til læreplanen, for å legge til rette for rekruttering av gode lærekrefter og for å kunne skape et best mulig læringsmiljø for elevene, slutter partssammensatt utvalg seg til anbefalingene i saken om å konsentrere kulturskoletilbudet i Roan med Brandsfjord skole som undervisningssted. Det etableres skysstilbud til og fra Brandsfjord skole som gjør at alle elever i Roan kan ta del i kulturskoletilbudet som etableres ved skolen. Partssammensatt utvalg sin innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda viser til vurderingene i saken, herunder notat I og II som beskriver hvordan man på en best mulig måte kan oppnå et likeverdig kulturskoletilbud i hele nye Åfjord kommune. For å kunne oppfylle kulturskolens mandat i henhold til læreplanen, for å legge til rette for rekruttering av gode lærekrefter og for å kunne skape et best mulig læringsmiljø for elevene, slutter partssammensatt utvalg seg til anbefalingene i saken om å konsentrere kulturskoletilbudet i Roan med Brandsfjord skole som undervisningssted. Det etableres skysstilbud til og fra Brandsfjord skole som gjør at alle elever i Roan kan ta del i kulturskoletilbudet som etableres ved skolen.
Hanne Skjæggestad fremmet følgende forslag basert på kommunestyret i Roan sin behandling av saken: Fellesnemnda går inn for at det opprettes samarbeidsavtale mellom Roan kommune v/roan kulturskole og Åfjord kommune v/ Åfjord kulturskole om felles kulturskoletilbud fra 01.08.2019. Avtalens innhold er beskrevet under Alternativ I, jf vedlegg til saken. Det forutsettes at det fra 01.01.2020 blir kulturskoletilbud ved alle skoler i nye Åfjord. Bjørn Hosen fremmet følgende forslag: Fellesnemnda går inn for at det opprettes samarbeidsavtale mellom Roan kommune v/roan kulturskole og Åfjord kommune v/ Åfjord kulturskole om felles kulturskoletilbud fra 01.08.2019. Avtalens innhold er beskrevet under Alternativ I, jf vedlegg til saken. Det forutsettes at det fra 01.01.2020 gis et begrenset kulturskoletilbud også ved Sør-Roan skole. Einar Eian fremme følgende forslag: Fellesnemnda går inn for at det opprettes samarbeidsavtale mellom Roan kommune v/roan kulturskole og Åfjord kommune v/ Åfjord kulturskole om felles kulturskoletilbud fra 01.08.2019. Avtalens innhold er beskrevet under Alternativ I, jf vedlegg til saken. Det forutsettes at det fra 01.01.2020 gis et begrenset kulturskoletilbud også ved Sør-Roan skole. Det etableres skysstilbud til og fra Brandsfjord skole som gjør at alle elever i Roan kan ta del i kulturskoletilbudet som etableres ved skolen. Hanne Skjæggestad trakk sitt forslag til fordel for forslaget fra Bjørn Hosen. Bjørn Hosen trakk sitt forslag til fordel for forslaget fra Einar Eian. Forslaget fra Einar Eian ble satt opp mot innstillingen fra Partssammensatt utvalg. Innstillingen fra Partssammensatt utvalg fikk 7 stemmer. Forslaget fra Einar Eian fikk 9 stemmer, og dermed vedtatt. Fellesnemnda går inn for at det opprettes samarbeidsavtale mellom Roan kommune v/roan kulturskole og Åfjord kommune v/ Åfjord kulturskole om felles kulturskoletilbud fra 01.08.2019. Avtalens innhold er beskrevet under Alternativ I, jf vedlegg til saken. Det forutsettes at det fra 01.01.2020 gis et begrenset kulturskoletilbud også ved Sør-Roan skole. Det etableres skysstilbud til og fra Brandsfjord skole som gjør at alle elever i Roan kan ta del i kulturskoletilbudet som etableres ved skolen.
PS 8/19 Godkjenning av Samarbeidsavtale mellom Åfjord kommune og krisesenteret for Orkdal og omegn for perioden 01.01.2020-31.12.2022 Godkjenning av Samarbeidsavtale mellom Åfjord kommune og krisesenteret for Orkdal og omegn for perioden 01.01.2020-31.12.2022 Innstilling: Fellesnemnda godkjenner på vegne av nye Åfjord kommune «Samarbeidsavtale mellom Åfjord kommune og Krisesenteret for Orkdal og omegn for perioden 01.01.2020 31.12.2022». Hanne Skjæggestad reiste spørsmål ved habiliteten til Vibeke Stjern i kraft av å være valgt som styreleder for Krisesenteret i Orkdal og omegn. Vibeke Stjern ble kjent habil mot 2 stemmer. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda godkjenner på vegne av nye Åfjord kommune «Samarbeidsavtale mellom Åfjord kommune og Krisesenteret for Orkdal og omegn for perioden 01.01.2020 31.12.2022». PS 9/19 Regnskap fellenemnda Roan Åfjord 2017 og 2018 Regnskap fellenemnda Roan Åfjord 2017 og 2018Prosjektleders innstilling: Fellesnemnda godkjenner regnskapet for Fellesnemnda Roan Åfjord for 2017 og 2018. Prosjektleder orienterte om regnskapet for Fellesnemnda for 2017 og 2018. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda godkjenner regnskapet for Fellesnemnda Roan Åfjord for 2017 og 2018
PS 10/19 Oppsummering av felles samling for kommunestyrene 13.03.2019 - Videre arbeid Oppsummering av felles samling for kommunestyrene 13.03.2019 - Videre arbeid Prosjektleders innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda tar oppsummeringen av felleskommunestyremøte 13.03.2019 og Partssammensatt utvalg sin behandling av saken så langt, til orientering. Vibeke Stjern orienterte fra felles kommunestyremøte 13. mars 2019 og for den videre oppfølgingen av møtet i Partssammensatt utvalg 18.03.2019. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda tar oppsummeringen av felles kommunestyremøte 13.03.2019 og Partssammensatt utvalg sin behandling av saken så langt, til orientering. PS 11/19 Orientering om status i arbeidet med å slå sammen Roan og Åfjord kommuner Orientering om status i arbeidet med å slå sammen Roan og Åfjord kommuner Innstilling: Fellesnemnda tar redegjørelsene til orientering. Prosjektleder redegjorde for aktuelle saker, herunder referat fra 21. mars 2019 vedrørende sammenslåing av oppvekstsektorene i Roan og Åfjord. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda tar redegjørelsene til orientering.
PS 12/19 Utkast til vedtekter for Åfjord ungdomsråd Utkast til vedtekter for Åfjord ungdomsråd Fellesnemndas leder Vibeke Stjern legger frem Utkast til vedtekter for Åfjord Ungdomsråd i møtet. Vibeke Stjern la frem «Utkast til vedtekter for Åfjord Ungdomsråd», som foreslås gjort gjeldende fra 01.08.2018 i både Roan og Åfjord kommuner, og gjeldende i nye Åfjord kommune fra 01.01.2020. Politisk oppnevnt representant til Åfjord ungdomsråd, Halvor Bueng, redegjorde for utkastet til vedtekter. Vibeke Stjern fremmet følgende forslag: Fellesnemnda vedtar utkast til vedtekter for Åfjord Ungdomsråd. Vedtektene gjøres gjeldende fra 01.08.2019, også for dagens Roan kommune. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnda vedtar utkast til vedtekter for Åfjord Ungdomsråd. Vedtektene gjøres gjeldende fra 01.08.2019, også for dagens Roan kommune.