Sak 33/2019 Godkjenning av innkalling og saksliste Se vedlagte saksliste. Asker kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og saksliste.
Protokoll Asker kirkelige fellesråd Møtedato: Onsdag 22. mai 2019 Tid: Kl. 1800-1900. Utvidet fellesnemnd med alle representanter for de tre fellesrådene og Partssammensatt utvalg Kl. 1900-2100. Ordinært møte i Asker kirkelige fellesråd Sted: Teglen Tilstede: Nils Inge Haus, Ole-Johnny Yggeseth, Anders Mikelsen, Tone Bovim, Annemor Onarheim og Tor Øystein Vaaland, Maud Berntsen (adm), Else Teige (adm), Jørgen Svartvasmo (adm) og John Grimsby (referent) Forfall: Geir Haugland og Irene Egset Saksliste Sak 33/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 34/19 Protokoller fra møte i Asker kirkelige fellesråd 24.4. Sak 35/19 Sak 36/19 Sak 37/19 Sak 38/19 Refleksjoner, respons og oppfølging etter møtet i Asker kirkelige fellesnemnd Status overskjøting av eiendom fra Asker kommune til Asker kirkelige fellesråd Regnskap 1. tertial 2019 og prognose for hele året Orienteringer a. Menighetene orienterer b. Prosten orienterer c. Forlenget av avtale med Asker kommune om drift av Elveplassen 2020-2021 d. Askertun e. Ny driftsbygning Asker kirkegård f. Asker kirke g. Vardåsen kirke h. Ansettelser m.m. Sak 39/19 Eventuelt
Sak 34/2019 Protokoll fra fellesrådets møte 24.4. Protokoll for Asker kirkelige fellesråd 24.4.2018 se eget vedlegg. Ingen kommentarer er kommet inn, og protokoll for møte i Asker kirkelige fellesråd 24.4.2019 er følgelig godkjent.
Sak 35/2019 Referat og refleksjoner fra møtet i Asker kirkelige fellesnemnd Se kopi av samlede saksframlegg til fellesnemnda. a. Asker kirkelige fellesråd tar fellesnemndas vedtak til etterretning. b. Asker kirkelige fellesråd gir sin tilsutning til nemndas forslag til kommunalt driftsbudsjett for 2020 c. Asker kirkelige fellesråd gir sin tilslutning til forslag til om kommunalt tilskudd til investeringer for 2020 d. Asker kirkelige fellesråd gir sin tilsutning til nemdas vedtak om fokus på å forebygge sykefravær og følge opp sykemeldte.
Sak 28/2019 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune Se AKF sak 42 og 87/2018 og sak 4/19 og 14/19. Utkast til opprettelse av nye grunneiendommer vil bli framlagt i fellesrådets møte. Asker kirkelige fellesråd har i 2018 hatt to forhandlingsmøter med Asker kommune. Det er avtalt et tredje møte 20.5. Partene har et felles ønske om å kunne sluttføre forslag til avtale i dette møtet. Partene drøftet i møtet 27.3. slik ramme for avtalen: Heggedal Parkeringsareal blir overført til kirken, men med et tinglyst sambruk med kommunen. Kjørevei og atkomst til framtidig bebyggelse forblir i kommunalt eie. Det er behov for å gå befaring av grense. Forslaget om makebytte m2 mot m2 av gangveiparsell og areal ned mot veien på kirkeeiendommen, blir stilt i bero og forblir i kirkelige eie. Med unntak av nevnte parkeringsplass, forblir 79/1 i kommunens eie, foreløpig avsatt til offentlig bebyggelse. Matrikkelen er i reguleringsplanen ikke øremerket annet formål i reguleringsplan. Eiendommen kan derfor i prinsippet bli benyttet til nytt menighetshus eller annet kirkelige formål. Et slik eventuelt prosjekt må følge vanlig prosess. Østenstad Kirken oppfatter at kommunen imøtekommer vårt kartforslag sendt som vedlegg til brev 17.1. og med de innrømmelser som kirken gjør i samme brev. Dette innebærer at avmerket oldstidsvei blir i kommunalt eie. Et omforent vilkår er at 63/11 sammenføyes med 62/11. Atkomstvei forblir kirkens eiendom, men med klausul om kommunens rett til bruk. Holmen Asker kommune er i det foreløpige arbeidet villig til å skjøte over hele 39/473. I vedlagte arbeidsskisse til ny grunneiendom innrømmer kirken eiendomsrett også til hele atkomstveien til Holmen kirke, inkludert parkeringsplassen. En slik avtale hindrer ikke framtidig regulering av veien, men kan gi kirken en tydeligere stemme i prosessene Atkomst for de som deler vei er, og skal selvsagt forbli, en rettighet. Vardåsen Kirken oppfatter at det er viktig for kommunen å eie seksjonen med barnehage og tilhørende uteareal og vil derfor vurdere å akseptere en slik avtale om sameie. Partene må avtale eventuell framtidig endring av bruk og som kan komme i konflikt med den andre partens virksomhet. Dagens sambruk av enkelte arealer bør videreføres. Dersom kommune eller kirke ønsker å avvikle virksomheten, har den andre parten etter lov forkjøpsrett. Kirken har argumentert for at dersom kommunen vil avvikle barnehagedriften i sin seksjon av eiendommen, og kirken C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\A AKF Møter\2019 05 22 AKF Saksframlegg\2019 05 22 AKF Protokoll\2019 05 22 AKF Sak 36 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune B Vedlegg.docx
- 2 - ikke er i stand til å oppfylle vilkår for kjøp eller overtakelse, forplikter kommunen seg til ikke å åpne for eller selge til virksomhet som kan komme i konflikt med byggets egenart som kirke, den tilhørende urnelunden og den kirkelige virksomheten i bygget. Kommunen ønsker en tilsvarende avtale om vederlagsfri overtakelse av kirkebygget dersom soknet en gang i framtiden skulle avvikle driften i bygget. Kommunen ønsker å eie all parkeringsgrunn, men aksepterer at kirken skal ha bruksrett. Urnelunden er i henhold til ny reguleringsplan (2017) tatt inn i avgrensning av eiendommen. I Rundskriv V-6/2002B fra departementet heter det at parkeringsarealer bør følge med i en naturlig avgrensning av eiendommen. Kirken er likevel åpen for et tinglyst sambruk, med kommunen som eier. Kirken har særskilt behov for å sikre tilstrekkelig parkeringsplasser øremerket kirkens ansatte. Kommunen er av hensyn til utnyttelse av parkeringsareal uvillig til å møte dette kravet, men vil vurdere mulighet for en driftsavtale om slik parkering. Asker Det enighet om at grense for 1/435 skal følge grensen til vernesonen mot Askerelva, og at ny driftsbygning på Asker kirkegård skal bygges innenfor areal regulert til kirkegård. Kommunen kommer med forslag til deling av 1/440. For kirken er utgangspunktet å sikre den delen av arealet som kan anvendes til gravplass. Den uregulert delen er av vernehensyn avhengig av fylkesmannens godkjennelse. Kommunen beholder arealet rundt administrasjonsbygget som kirken leier i Kirkelia 3, arealet ut mot Kirkeveien og under statuen av Märtha. Gravkapellet forblir kirkelig eiendom. Kirken får hjemmel til Askertun og foreslått grunn rundt bygget, inkludert parkeringsareal mellom Kirkelia 3 og 5. Kommunen ønsker å stå som hjemmelshaver av parkeringsplassen mellom gravkapellet og Askertun. Kirken aksepterer et sambruk av parkeringsplassen, under forutsetning av tinglyste rettigheter til bruk. Prosess Arbeidet med avtalene skjer med forbehold om vedtak i Plan- og bygningsavdelingen, hos fylkesmannen m.fl. Asker kommune vil i løpet av kort tid sende forsalg til avtale mellom partene, basert på fellesrådets forslag og møtene mellom partene. Deretter vil arbeidet med kart- og delingsforretninger begynne. Det kan da oppstå behov for mindre justeringer av avtalene for å sikre hensiktsmessig deling og bruk. Kirkesjefen avventer på forslag til avtale fra Asker kommune. Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Fellesrådet anmoder Asker kommune om å få det avtalte avtaleutkastet oversendt så tidlig som mulig før forhandlingsmøtet 20.5.
Sak 36/2019 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune Se AKF sak 42 og 87/2018 og sak 4/19, 14/19 og 28/19. Asker kommune sendte 16.5. sendt over avtaleutkast til drøfting i møte 20.5. Av hensyn til kort tid til forberedelser, ble det i møtet redegjort for avtaleutkastet og forhandlingsmøtet. Forslag til avtale og opprettelse av nye grunneiendommer ble referert i møtet. Forslagene er basert på møter med kommunen. Kartvedleggene vil inngå som vedlegg til avtalen, med de endringer partene blir enige om i siste del av forhandlingene. Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Fellesrådet gir sin tilslutning til hovedtrekkene i avtaleforslaget. Fellesrådet ber kirkesjefen sluttføre prosessen med Asker kommune, og orientere fellesrådets medlemmer når omforent forslag til avtale foreligger. C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\A AKF Møter\2019 05 22 AKF Saksframlegg\2019 05 22 AKF Protokoll\2019 05 22 AKF Sak 36 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune B.docx
Sak 37/19 Regnskap pr. 1. tertial 2019 og prognose for året Se AKFN Sak 39/19 og vedlagte oversikt for Asker kirkelige fellesråd over regnskap med prognose for hele året. Regnskapet for 1. tertial viser sum driftsinntekter på 28,6 millioner kroner mot budsjett mill. Merinntekten på 0,7 mill. skyldes i hovedsak økning i refusjon MVA samt refusjon fra fellesråd/menighetsråd. Regnskapet viser sum driftsutgifter på 28,4 mill, mot budsjett 27,8 mill. Merforbruket på 0,6 mill. skyldes i hovedsak økning MVA, samt noe høyere strømkostnader og annonse kostnader enn budsjettert. Dette gir et netto driftsresultat omtrent i balanse med et lite mindreforbruk på kr. 153 768. Prognose for 2019 er satt i samsvar med regulert budsjett 2019. Tallene så langt og planene som er lagt videre, viser at vi styrer innenfor rammene lagt i budsjettet. Asker kirkelige fellesråd tar orienteringene til etterretning. Fellesrådet anmoder administrasjonen om å fortsette arbeidet med å tilpasse driften til de økonomiske rammene for 2019.
Regnskap 1. tertial 2019 Asker kirkelige fellesråd Regnskap 1. tertial Reg. budsjett 1. tertial Prognose 2019 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter -1 469 088-1 543 367-5 588 500-5 838 042 Refusjoner/overføringer -4 809 564-4 159 281-12 877 048-16 815 207 Tilskudd fra staten -2 418 750-2 400 000-5 200 000-4 774 996 Tilskudd kommune -19 610 665-19 583 592-46 327 692-45 259 404 Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd -31 453-15 000-1 130 000-153 256 Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler -210 185-222 167-866 500-792 211 Sum driftsinntekter -28 549 705-27 923 407-71 989 740-73 633 116 Utgifter Lønn og sosiale utgifter 19 312 530 19 449 575 53 066 543 52 472 752 Kjøp av varer og tjenester 5 875 431 5 603 766 14 302 778 14 556 582 Refusjoner/overføringer 1 106 179 748 365 3 520 118 3 961 310 Tilskudd og gaver 2 120 004 2 045 000 2 115 000 2 789 341 Sum driftsutgifter 28 414 144 27 846 706 73 004 439 73 779 985 BRUTTO DRIFTSRESULTAT -135 561-76 701 1 014 699 146 869 Renteinntekter -19 196-19 196-57 588-31 052 Renteutgifter 989 21 133 Netto finansinntekter/-utgifter -18 207-19 196-57 588-9 919 År 2018 NETTO DRIFTSRESULTAT -153 768-95 897 957 111 136 950 Bruk av udisponert fra tidligre år -1 176 995-2 885 551 Bruk av disposisjonsfond -1 684 344-1 515 972 Bruk av bundne fond -120 707 Sum bruk av investeringer 0 0-2 861 339-4 522 230 Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) Avsetning til ubundne fond 1 764 227 3 028 230 Avsetning til bundne fond 17 406 Overføring til investeringsregnskapet 140 000 162 649 Sum avsetninger 0 0 1 904 228 3 208 285 REGNSKAPSMESSIG RESULTAT -153 768-95 897 0-1 176 995
Sak 38/2019 Orienteringer a. Menighetene orienterer b. Prosten orienterer c. Forlenget av avtale med Asker kommune om drift av Elveplassen 2020-2021. Fra møtet: Det er nødvendig med tidlig kontakt med kommunen om ny anskaffelse/avtale fra 2022. d. Askertun: innflyttingen er i gang e. Ny driftsbygning Asker kirkegård: uendret framdriftsplan f. Asker kirke: befaringer gjennomført g. Vardåsen kirke: forberedelser til reparasjon av tak h. Ansettelser m.m. Fellesrådet drøftet dessuten det som ser ut til være økende tendens i antall konfirmanter. Tallene må veriferes, men kan kan gi grunn til optimisme. Asker kirkelige fellesråd tar orienteringene til etterretning
Sak 39/2019 Eventuelt Ingen saker ble meldt.