INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER Møteprotokoll Utvalg: Styret i Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Møtested: IKAVAs lokaler på Arkivsenter sør, lille møterom Dato: 28.09.2018 Tid: Kl. 10:00 Faste medlemmer som møtte Aslak Wegge Grete Gavelstad Hans S. Stusvik Olaug Aase Sindland Faste medlemmer som ikke møtte Ivan Sagebakken Varamedlemmer som møtte Jorunn Tryland Fra administrasjonen Ansattrepresentant Tormod Engebu Arkivsjef Turid Holen
Saksliste Saksnr. Sakstittel 27/2018 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 28/2018 Budsjettrapport pr. midten av september 29/2018 Orienteringssak 1 Orientering om økte leieutgifter for IKAVA ved signering av leiekontrakt med Statsbygg 30/2018 Arbeidsrapport pr. midten av september 31/2018 Helse- miljø og sikkerhet pr. midten av september 32/2018 Eiermøte for IKAVA 33/2018 Revidert selskapsavtale for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS fra 1.1.2020 34/2018 Eventuelt Side 2 av 5
27/2018: Godkjenning av protokoll fra forrige møte Styret godkjenner protokollen fra forrige møte. IKAVA- 27/2018 Vedtak: Styret godkjente protokollen fra forrige møte. 28/2018: Budsjettrapport pr. midten av september Arkivsjefen rapporterer om at budsjettet pr. midten av september er i balanse. Styret tar budsjettrapporteringen til etterretning. IKAVA- 28/2018 Vedtak: Arkivsjefen rapporterte om at budsjettet pr. midten av september er i balanse. Styret tok budsjettrapporteringen til etterretning. 29/2018: Orienteringssak 1: Orientering om økte leieutgifter for IKAVA ved signering av leiekontrakt med Statsbygg 30/2018: Arbeidsrapport pr. midten av september Styret tar arbeidsrapporten pr. midten av september til etterretning. IKAVA- 30/2018 Vedtak: Styret tok arbeidsrapporten pr. midten av september til etterretning. 31/2018: Helse- miljø og sikkerhet pr. midten av september Styret tar rapporteringen av helse- miljø og sikkerhet til etterretning. IKAVA- 31/2018 Vedtak: Styret tok rapporteringen av helse- miljø og sikkerhet til etterretning. Side 3 av 5
32/2018: Eiermøte for IKAVA Styret diskuterer og beslutter om det er behov for et eiermøte i forkant av representantskapsmøtet i 2019. IKAVA- 32/2018 Vedtak: Styret besluttet at det skal avholdes et åpent eiermøte 16.11.2018 kl 10.00-11.30 i IKAVAs lokaler på Arkivsenter sør. Kommunenes valgte representanter, samt ordførere og rådmenn inviteres til møtet. I eiermøtet orienteres det om eiertilskudd fra 1.1.2020 og ny selskapsavtale, IKAVAs nye leieavtale med Statsbygg og prosjektet Pilot Agder. 33/2018: Revidert selskapsavtale for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS fra 1.1.2020 Styret drøfter forslaget til ny selskapsavtale og kommer med innspill om eventuelle endringer. Behandling: Styret diskuterte foreslåtte nye og endrede paragrafer i selskapsavtalen. IKAVA- 33/2018 Vedtak: Arkivsjefen endrer forslaget til nye selskapsavtale etter innspill fra styret. Ny selskapsavtale settes opp på sakskartet til neste styremøte. 34/2018: Eventuelt Behandling: IKAVA- 34/2018 Vedtak: Styremedlem Grete Gavalestad tok opp om kommunens innsamlede forskningsmateriale skal lagtidsbevares hos IKAVA eller i en nasjonal forskningsbase. IKAVA og kommunen utreder dette nærmere. Arkivsjefen orienterte om deltagelse i et felles møte med den administrativ ledelsen for Aust-Agder Museum og Arkiv IKS og Vest-Agder Museet. IKAVAs styre inviteres til et felles møte med de to andre styrene 29.11.2018 kl. 15.00 i Arendal. Arkivsjefen orienterte om at avtale om Pilot Agder er signert og offesielt åpningsarrangement blir 8. oktober med deltagelse og taler av Riksarkivaren og IKAVAs styreleder. Arkivsjefen orieterte om byggestartsmøte og møte med prosjektleder fra Statsbygg for første byggetrinn fellesarealet og ombygging av inngangspartiet på Arkivsenter sør. Side 4 av 5
Arkivsjefen orienterte om invitasjon fra Kristiansand kommune om styreseminar 6.11.2018 kl 18-21. Styremedlemmene i IKAVA vil motta invitasjon fra kommunen på e-post. Side 5 av 5