BRUKERHÅNDBOK Sist oppdatert: 02.12.09
FORORD Målsettingen med denne brukerhåndboka er å sikre likeverdig behandling av voksne søkere i de fylkeskommuner som bruker VigoVoksen. Manualen vil ta for seg de fleste prosesser som knyttes til en søknad om veiledning, realkompetansevurdering, eventuell opplæring og dokumentasjon. Den enkelte fylkeskommune vil ha egne prosedyrer for å sikre kvaliteten på dette arbeidet. Brukerhåndboka er et verktøy beregnet for saksbehandlere i fylkeskommunene som bruker dataprogrammet i sitt arbeid. Håndboka vil også inneholde en del nyttige tips. Håndboka vil ikke erstatte datavareleverandøren sin manual for programmet. Grunnlaget for manualen kan illustreres med Vox sin idealmodell for realkompetansevurdering og tilrettelagt tilbud om opplæring: INNHOLD KAPITLER Forord 2 Søknad Vigo 3 Mottak av søknader 5 Realkompetansevurdering 8 Opplæring 11 Dokumentasjon 12 Rapporter 15 Rydding I kandidater 17 Forklaring av symboler, organisering av løp 18 2
INNSØKING REGISTRERING MOTTAK MOTTAK REALKOMPETANSEVURDERING OPPLÆRING DOKUMENTASJON RAPPORTER RYDDING RYDDING SØKNAD VIGO Søker skal registrere seg og søke i Vigo web: www.vigo.no Klikk på Voksenopplæring / Realkompetansevurdering Søker kan få informasjon fra fylkeskommunen ved å trykke på aktuelt kommunevåpen søker For søkere og veileder Nye søkere går til Logg inn Søkere som tidligere har registrert seg kan gå inn på nytt ved å registrere personnummer og tildelt passord Formålet kan være å supplere søknad og CV søker For søkere og veileder NY søker! Søker registrerer eget personnummer Velger fylket der søker er folkeregistrert Trykk på Registrer deg for å bekrefte opplysningene. 3
søker Søker legger inn og kontrollere personopplysninger. Registrere personopplysinger Søker kan bytte passord. Dette må bestå av 6 8 tegn og innehold tall og bokstaver. Kontaktinfo for egen fylkeskommune Legges inn av hver enkelt fylkeskommune søker Søker må fylle ut alle felter merket med * Viktig å velge riktig Senter Ønskelig at søker velger Sluttkompetanse Bruk Kommentarfelt til spørsmål om opplæring Bekreftelse Bekreftelse på at søknad er registrert 4
MOTTAK SØKNAD Formidling av søknad og videre behandling Saksbehandler flytter søker ut av mappen Websøknad. 1. Velg Edit 2. Velg Skift linje eller Skift skole for videre behandling Registrering av programområde Saksbehandler registrer dato for søknad realkompetansevurdering / opplæring dersom dette ikke er registrert. Velg programområder Husk å velge riktig løp og sjekk at dette er hovedløp. Valg av hvilket løp som skal være aktivt gjøres ved å merke aktuelt løp og velge: Sett som hovedløp 1. Saksbehandler avgjør og registrerer rettstype Voksenrett Fullføringsrett Ungdomsrett Ingen rett Ikke tildelt rettstype (Venter på dokumentasjon) 2. Saksbehandler sender brev/epost/sms til søker om Rettsavgjørelsen 3. Søkere til opplæring/realkomp. må ha fylt ut ønsket kompetanse. 4. Det er mulig i dette bildet å registrere at denne søkeren ikke skal overføres til Vigo. (f.eks for søkere som det er behov for å registrere men som ikke er del av fylkeskommunal voksenopplæring) Rettsavgjørelse/ kontroll av kandidatfane 5
Registrering av læreplaner fra yrkesfag Velg aktuelle læreplaner. Hva som vises her er avhengig av Ønsket kompetanse på hovedsiden! Kryss ut de aktuelle læreplaner, også fellesfag. Bekreft med OK. Dersom andre programområder enn de forhåndvalgte ønskes, gå til Avbryt og du vil kunne velge fra alle programområder i Kunnskapsløftet og R94. Valg av program og fellesfag, yrkesfag Marker Programområde, trykk på knappen Velg fag. Kryss av aktuelle fag og bekreft med OK. Må gjentas for Vg1 til Vg3 og fellesfag. Registrering av programområde studiespesialisering Velg programområde Velg minstekrav studiekompetanse. Bekreft med OK 6
MOTTAK SØKNAD Registrering av fag i studiespesialisering Merk Minstekrav studiekompetanse. Velg fag Alle fag som gir generell studiekompetanse etter 23/5 regelen, er forhåndsvalgt, bekreft med OK Alle fag som er registrert vil stå med opplæringsbehov, søker vil være fullført når fagene er godkjent som realkompetanse, lagt inn med tidligere oppnådd karakter eller bestått i Kunnskapsløftet. Administrator av programmet kan endre valg av faste fag. Se også kapitel om realkompetansevurdering Ufullstendige søknader Minstekrav til søker: Søker må være kontaktbar pr. brev, e post eller telefon Andre søkere og søkere som ikke har fullført søkerprosessen innen 8 uker slettes 7
REALKOMPETANSEVURDERING Godkjenning av samtlige programfag med fellesfag Dersom alle fag i aktuell læreplan er godkjent, endres i felt for Kompetansebevis: Godkjent: Fra Ikke ferdig til Fullført og bestått Det forutsettes at fellesfag også er godkjent. Alle fag blir satt til godkjent. Legg inn dato for vurdert og kontrollerer at riktig fagkonsulent og merknad er valgt. Godkjenning av enkeltfag innen et programområde Saksbehandler skal endre Godkjent/Eks feltet fra Ikke behandlet til Ja eller Nei Kontrollerer at riktig fagkonsulent er valgt Godkjenning av mål i læreplanen Saksbehandler går inn på hvert fag i aktuell læreplan og endrer feltet Godkjent fra Ikke behandlet til Ja eller Nei. 8
Programmet gir flere muligheter for vurdering av prosjekt til fordypning ( 1 2 3) 1 Programmet gir flere muligheter for vurdering av prosjekt til fordypning. Legg til mål ved å aktivere: Legg til kompetansemål. Mål som legges til blir automatisk satt til Godkjent. Faget må til sluttes settes til Godkjent.: Ja Godkjenning av Prosjekt til fordypning, realkompetanse Rubrikk timer PFO benyttes der det ikke er fullstendig timetall i PFO 2 Godkjenning av Prosjekt til fordypning som privatist Faget godkjennes ut fra privatistbestemmelsene i læreplanen for faget. Velg praksisområde og skriver inn riktig timetall. Rubrikk timer PFO benyttes der det ikke er fullstendig timetall i PFO 3 Godkjenning av prosjekt til fordypning, eksamen i fellesfag Velg de aktuelle fellesfag og godkjenn disse. Dersom timetallet ikke dekker hele faget, må det suppleres med andre fag, realkompetansevurdering eller praksis. 9
Godkjenning studiespesialisering Alle seks fag skal være registrert. Det kan legges inn resultat fra: Vurdering av realkompetanse i hvert enkelt fag Fag som er tatt i R94 og godkjent i Kunnskapsløftet av Udir. Godkjent realkompetanse studiespesialisering Velg Godkjent/Eks: Ja Programmet velger riktig merknad : FAM18/Realkompetansevurdert Godkjenning av Prosjekt til fordypning som privatist Fag til studiespesialisering i R94 eller tidligere Legg inn karakter som søker kan dokumentere fra R94 Velg Merknad : FAM13/Bestått fag R94 Programmet vil da automatisk hake av for at denne karakteren ikke skal overføres til Vigo. Karakteren er tidligere registrert i Vigo. I merknadsfeltet må det manuelt legges inn kode for faget fra R94. For å få plass til dette kan tegnene FAM13 fjernes. For fag som er godkjent til studiekompetanse før R94 brukes merknad FAM16. 10
OPPLÆRING Inntak til opplæring Saksbehandler skal sette dato for tilbud gitt og startdato for opplæring. Datoen settes bare for aktuelt løp og ikke for programområde og fag. Avbrudd opplæring, søknad trukket Saksbehandler skal sette dato for avbrutt opplæring eller trukket søknad i aktuell sluttkompetanse. Søker skal flyttes til Avbrutte søkere. Avbrutt betyr at søknaden er trukket eller at søker reelt avbryter realkompetansevurdering eller opplæring. Avbrutt opplæring endrer i utgangspunktet ikke rettsavgjørelsen 11
DOKUMENTASJON Fylkeskommunen skal lage Kompetansebevis/ vitnemål for godkjent realkompetanse og for beståtte fag etter opplæring. Kompetansebevis kan lages i VigoVoksen eller i andre SAS. Vitnemål skal ikke lages i VigoVoksen Utskrift 1 Kompetansebevis skrives ut med utgangspunkt i fanen Programområder. Alle programområder som skal være med i utskriften må være knyttet til dette løpet, også fellesfag. Forhåndskontroll Kontroller sammenheng mellom godkjenning av Program område og godkjenning av enkeltfag. Dersom et helt programområde skal være godkjent må tilhørende fellesfag være godkjent eller fullført og bestått. 12
Utskrift Kontroller at oppsummeringen av programområdene er riktig Sjekk at karakterer, merknader og årstall er riktig. Bruk programmets utskriftsknapp og svar Ja på spørsmålet om generering av nummer. Dersom du ønsker å teste utskrift velg Nei. Ved utskrift av Kompetansebevis i R94 må gammel blankett brukes. 13
Fullføring av søkere, rapportering Saksbehandler skal legge inn dato for søkere som er: 1. Fullført, ikke bestått 2. Fullført, lavere nivå Søkere som ikke ønsker alle fag Søkere til bare realkompetansevurd. 3. Bestått sluttkompetanse Fagbrev, yrkeskomp., studiekomp 14
RAPPORTER Opplæringsbehov Etter at aktuelle fag er registrert på søker kan det tas ut rapport på opplæringsbehov. Rapporten viser fag som ikke er godkjent eller fag som ikke har fått godkjent karakter. Opplæringsplan Bruk av denne rapporten forutsetter bruk av Kurskoordineringsmodulen i RealDOK. Kompetansegap Rapport som grafisk viser gap mellom oppnådd kompetanse og ønsket kompetanse. 15
Andre rapporter Under fanen Rapporter finnes tre kategorier rapporter: Kandidatoversikter Opplæringsbehov Fagkonsulentrapporter 16
RYDDING I KANDIDATER Det trengs med jevne mellomrom en sjekk på om kandidater er glemt eller mangler oppfølging Utvalg Bruk knappen Utvalg De ulike statuser betyr: Registrert: Ikke noen datoer registrert Søknad r.k.vurdering: Kun dato i søknadsfelt Fagkonsulent kontaktet: Dato i felt under programfag Kartlagt: Kun dato i felt for kartlagt og søknadsfelt Vurdert: Kun dato i felt for vurdering, søknad og dokumentasjon Søknad opplæring: Registrert + vurdert Tilbudt opplæring: Dato i tilbud gitt, men ikke startdato Søknad trukket: Dato i tilbud og takket nei Startdato opplæring: Dato for oppstart. Ikke fullført eller avbrutt Avbrutt (pr.løp): Dato for avbrutt utdanning Fullført (pr.løp): Dato for fullført sluttkompetanse i programområder og kandidatbilde Dokumentasjon: Minst ett programområde dokumentert og dato for dokumentasjon, men uten dato for fullført eller avbrutt Linjer: 1/VG1, VG2, VG3 Avbrutt Ferdige/fullførte Passiv Søknad Normalt skal det ikke være flere linjer enn standard oppsett Kandidater som er påbegynt behandling av og ikke har fullført eller avbrutt Kandidater som har meldt avbrudd eller som vi ikke oppnår kontakt med Fullført sluttkompetanse eller fullført/ ikke bestått Denne linjen bør unngås Ubehandlete websøknader 17
FORKLARING AV SYMBOLER OG ORGANISERING AV LØP 1. Ivaretar og viser tidligere skole og voksen aktivitet i egne Løp med symbol bruk for visning av status. Se figur for status figurer Det er nå innført funksjon for full lagring av tidligere søkehenvendelser. Dette gjøres under aktivitets fane Programområder med inndeling i Løp. I løpene samles programområder for søknad og oppfølging mot en sluttkompetanse. Ved ny søking opprettes nytt løp basert på ønsket sluttkompetanse. Eventuelle tidligere søknader finnes i egne løp som kan åpnes for visning av aktiviteter og resultater. Også tidligere aktivitet i videregående skole skal nå komme inn fra Vigo og presenteres som egne løp der fag med karakterer. Pr. Løp vil all aktuell informasjon om søknad, rettstype, opplæringsaktivitet og avbrutt/fullført være samlet. 2. Status for kandidat i hovedskjermbilde vises med datoer fra det aktive løp under Programområder. De vil derfor ikke være direkte skrivbare. 3. Reduksjon i datofelt for opplæringsaktivitet. Det er nå kun felter for opplæringsaktivitet pr. løp mot en sluttkompetanse. 4. Kompetansebevis pr. løp. Tidligere samling av innhold for kompetansebeviset måtte gjøres i eget felt. Kompetansebeviset skives nå fra løp nivå og tar med alt godkjent innen løpet. 18