Eldre Sydnæsgutters Forening

Eldre Sydnæsgutters Forening Generalforsamling 27. mars 2017 klokken 18.00 Welhavensgate 66 1. Årsberetning 2. Regnskap 3. Lovendring 4. Innkomne forslag 5. Handlingsplan 6. Budsjett 7. Valg 1

Årsberetning for Eldre Sydnæsgutters Forening 2016 Etter Generalforsamlingen 7. april 2016 ble styret i Eldre Sydnæsgutters Forenings sammensetning som følger (valgperiode i parentes): Formann Stian Natås (2016 2018) Viseformann Chris Hagen Magnussen (2016 2017) Kasserer Eirik Grothen Kristiansen (2016 2018) Arkivar Jon Eigil Thorsen (2016 2018) Sekretær Finn Hellmar Mjømen (2015 2017) 1. varamann Jan Erik Johannessen (2016 2017) 2. varamann Svein Turøy (2016 2017) Foruten valg til styret ble Kenneth Vågenes og Truls Nilsen valgt til revisorer, samt Gaute Skauge Bjørkhaug, Erik Sæthre og Hans Clausen valgt til valgkomité. Alle disse valgt for ett år. Styret har siden forrige Generalforsamling avholdt 10 ordinære styremøter, 2 medlemsmøter og 2 sosiale samlinger. Viseformann Chris Hagen Magnussen har virket som styrets referent deler av perioden i sekretær Finn Hellmar Mjømens sykefravær. Drift Styret har etter beste evne jobbet etter de vedtak og handlingsplan fattet på Generalforsamlingen 2016, herunder en styrket dialog med Sydnes Fritidsklubb, styrke de sosiale sidene ved foreningens virke, øke antall medlemmer, styrke dialogen med lokale støttespillere og utgivelse av medlemsbladet minst et nummer i halvåret. Etter vedtak på Generalforsamlingen 2016 har også styret rekruttert Hans Clausen til vervet som huskoordinator. Sydnes Fritidsklubb har for alvor kommet ordentlig i gang med mellom 10 20 barn i alderen 6 10 år besøkende på hver aktivitetsdag, og dialogen med Fritidsklubben har vært utmerket med statusoppdateringer på hvert eneste avholdte styremøte. Foruten feiringen av stiftelsesdagen 11. juni og medlemsaften 21. oktober har styret ved varamann Svein Turøy planlagt en månedlig sosial tilstelning for foreningens medlemmer, noe vi håper vil styrke de sosiale sidene av foreningens virke. Denne trer i kraft så snart vi har funnet et egnet sted for å avholde det. Styret har forsøkt å prioritere en god informasjonsflyt for å holde nåværende og potensielle medlemmer oppdatert, men har ikke ellers gjort aktive framstøt for å rekruttere nye medlemmer. Lokale foreninger, deriblant Sydnes og Nøstets Velforening og Møhlenpris Velforening har vært invitert til foreningens sosiale tilstelninger. Styret har i Chris Magnussen og Jon Thorsen funnet redaktør og bidragsyter til medlemsbladet, men har ikke lykkes i å finne en annonsesjef. Styret har derfor ikke klart å nå målsetningen om å utgi et nummer i halvåret. Styret er derimot sterk i troen på at dette er innen rekkevidde. 2

Økonomi Foreningens økonomi har etter styrets syn i perioden vært bra, og foreningen har ikke hatt noen store ekstraordinære utgifter, foruten tildelinger til korpset (etter vedtak fra forrige generalforsamling) og noen utgifter knyttet til det nye lokalet. Korpset og indirekte ESF er fremdeles avhengig av å få leid ut lokalet for å klare å betale husleien uten at dette skal tære på egenkapitalen. Lokalet har vært utleid fem ganger siden forrige Generalforsamling, og dette har gitt oss en pen inntekt. Vi bør allikevel øke frekvensen på utleie for å unngå å bruke av egenkapitalen. På grunn enkelte dårlige erfaringer med utleie til selskaper med alkoholservering, har styret i enighet med huseiers representant besluttet å ikke leie ut lokalet til slike tilstelninger. Det ser ikke ut til at dette har lagt en demper på etterspørsel om leie, blant annet er lokalet leid ut på dagtid i ca. åtte uker, noe som gir en god inntekt. Det kan også nevnes at Sydnæs Bataljon, som formelt står som leietager, har inngått fremleieavtale med både Bryggesjauerne fra Dokkeskjærskaien og Sydnes Fritidsklubb. Dette av praktiske årsaker, blant annet når klubben skal søke om tilskudd. Sydnæs Bataljon Korpset har de senere årene slitt med rekruttering og gode offisersemner, og sesongen 2016 var dessverre intet unntak. Styret har jobbet aktivt med det sittende korpsstyre, både med henblikk på utfordringer som har oppstått i løpet sesongen og utfordringer knyttet til kommende sesonger. Styret, representert ved formann og viseformann, avholdt flere møter med daværende offiserer med tanke på sesongen 2017. Da styret fikk en sterk indikasjon på at disse ikke kom til å fortsette, ble det innad i styret diskutert hvordan ESF i best mulig grad kunne bidra til at offiserene fortsatte, og at der på størst mulig måte kunne bygges et robust korps for årene som kommer. Styret ble da enig om å anbefale de aktive å fokusere på å verve gutter og på det sosiale, også om dette skulle gå på bekostning av eksersisen på Sydneshaugen. Tankegangen til styret var da at det vil være lettere å rekruttere nye gutter til et korps som ikke var synlig på nedleggingens rand. Styret anså dette som såpass viktig for videre drift, og informerte derfor foreningens medlemmer om situasjonen. Det ble presisert at dette kun var en anbefaling, og at det var guttene selv som bestemte veien videre, og at ESF uansett ville støtte de valg som ble tatt. Noe av intensjonen med å gå ut med denne informasjonen var å komme eventuelle misforståelser i forkjøpet. Da det allikevel kom styret for øret at «ESF hadde bestemt å legge ned korpset», ble det innkalt til et ekstra medlemsmøte 6. juni med henblikk på å tydeliggjøre styrets arbeid og intensjon i saken. Medlemsmøte var fruktbart og saklig, og styret fikk mange gode innspill med seg i arbeidet videre. Ved korpsets valg 29. august ble det dessverre som fryktet, og resultatet var at kun sjefsvervet ble besatt for sesongen 2017. Sjefen har dog med de mange utfordringer gjort en god innsats, og har med stor hjelp fra gamlekar Hans Clausen fått stablet på bena et korps på rundt 20 gutter. Det har også blitt avholdt et informasjons/vervemøte 4. februar i samarbeid med Lungegaardens Buekorps med oppmøte på rundt 40-50 voksne, og 10-15 barn. Dette resulterte i nybegynnere for begge korps, der i blant 3 nye offiserer for Sydnæsguttene. 3

Sydnes Fritidsklubb Fritidsklubben har også vokst til en viktig støttespiller for korpset, og foruten å sørge for aktivitet i lokalet på ukentlig basis, har den også sørget for nybegynnere og flere interesserte gutter til korpset. Etter bekymringer framsatt på medlemsmøte 6. juni om korpsets eierskap til klubben, har klubbens styre utarbeidet forslag til nye vedtekter som i større grad klargjør dette. Disse er ventet utsendt til orientering for ESFs medlemmer før de eventuelt blir vedtatt på klubbens kommende årsmøte. Sluttord Foreningens arrangementer har hatt noe varierende oppmøte, selv om siste medlemsmøte var bra besøkt. Stiftelsesdagen 2016 stilte der rundt 35 gamlekarer på linje, et antall vi ikke kan si oss fornøyd med. Styret forsøkte å arrangere en dugnad i desember måned, men her dukket det kun opp to stykker. Styret håper for ettertiden på økt dugnadsvilje, da det kommer flere i tiden framover. Arkivar Jon Thorsen har jobbet med den bebudede DVDen, og etter forrige medlemsmøte er filmene nå blitt klargjort for overføring til minnepinner. Som tidligere nevnt har det vært utfordringer knyttet til utleie, og selv om forholdet til huseier er bra, er det allikevel slik at vi ikke har meget å gå på i forhold videre leie. Det betyr at vi er best tjent med å finne alternative lokaliteter til foreningens sosiale arrangementer en tid framover. Styret påpeker også at nåværende leiekontrakt løper ut 2017, og vi bør derfor sørge for å ha best mulige kort for hånden ved en eventuell fornyelse av denne. Styret ønsker til slutt å rette en takk til alle som har bidratt i året som har gått. En særlig takk til Hans Clausen og Frode Christiansen for all hjelp og velvillighet. Styret ESF 2016 4

Resultatregnskap ESF 2016 Driftsinntekter Denne perioden Forrige periode 3100 Salgsinntekt handelsvarer, avgiftsfri 0,00 6 785,97 3101 Kontingent medlemmer ESF 2 488,37 15 701,38 3102 Gaver medlemmer ESF 900,00 11 584,56 3103 Gaver fra eksterne 0,00 4 000,00 3104 Inntekter Sosialkomiteen ESF 4 093,43 41 809,00 3105 Salg av Historiebok 438,00 78 416,93 3120 Salgsinntekt tjenester, avgiftsfri 14 000,00 0,00 31 Salgsinntekt, avgiftsfri 21 919,80 158 297,84 3601 Leieinntekt fast eiendom, utenfor avgiftsområdet 11 500,00 0,00 36 Leieinntekt 11 500,00 0,00 Sum driftsinntekter 33 419,80 158 297,84 Driftsutgifter Denne perioden Forrige periode 6200 Elektrisitet - 6 359,22-19 062,59 62 Energi, brensel og vann vedrørende produksjon - 6 359,22-19 062,59 6300 Leie lokale 0,00-3 000,00 6320 Renovasjon, vann, avløp o.l. 0,00-135,00 6360 Renhold - 2 500,00 0,00 6399 Annen kostnad lokaler - 8 913,09-237,00 63 Kostnad lokaler - 11 413,09-3 372,00 6540 Inventar - 10 262,00 0,00 6551 Datautstyr 0,00-3 342,00 6553 Programvare årlig vedlikehold - 3 165,00 0,00 6560 Rekvisita 0,00-7 048,00 6590 Annet driftsmateriale - 2 460,90-17 967,33 65 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal aktiveres - 15 887,90-28 357,33 6820 Trykksak 0,00-5 912,50 6860 Møte, kurs, oppdatering o.l. 0,00-1 070,99 68 Kontorkostnad, trykksak o.l. 0,00-6 983,49 6907 Datakommunikasjon 0,00-203,00 6940 Porto 0,00-1 400,00 69 Telefon og porto o.l. 0,00-1 603,00 7500 Forsikringspremie - 3 272,00-5 926,00 75 Forsikringspremie, garanti- og servicekostnad - 3 272,00-5 926,00 7721 Tilskudd Sydnæs Bataljon - 6 566,50-6 000,00 7722 Tilskudd Historiebok 0,00-40 000,00 7770 Bank- og kortgebyr - 83,00-74,00 5

7799 Annen kostnad, ikke fradragsberettiget - 22 885,25 0,00 77 Annen kostnad - 29 534,75-46 074,00 Sum driftsutgifter - 66 466,96-111 378,41 Driftsresultat Denne perioden Forrige periode Driftsresultat - 33 047,16 46 919,43 Finansinntekt og finanskostnad, ekstraordinære poster Denne perioden Forrige periode 8051 Renteinntekt bankinnskudd 3 095,00 12 747,00 80 Finansinntekt 3 095,00 12 747,00 Sum finansinntekt og finanskostnad, ekstraordinære poster 3 095,00 12 747,00 Resultat Denne perioden Forrige periode Resultat - 29 952,16 59 666,43 6

7

8

Vedlegg til sak 3 Forslag til lover for Eldre Sydnæsgutters Forening pr. 27.03.17 1 Foreningens formål er å samle alle eldre sydnæsgutter for i fellesskap å støtte Sydnæs Bataljon både økonomisk og moralsk. Det skal være foreningens mål å understøtte bataljonens bestrebelser for å holde steg med utviklingen. 2 a) Som medlem av foreningen kan i første rekke opptas alle som tidligere har deltatt i korpset, samt alle menn som har interesse for korpsets trivsel. b) Innmeldelse skjer gjennom styret. c) Blir der innen styret dissens om en søkers opptagelse, forelegges dette for det først avholdte medlemsmøte, til avgjørelse. 3 Generalforsamlingen vedtar og fastsetter all kontingent. 4 Foreningens merke skal være en nål i korpsets farger. 5 a) Foreningens styre består av: formann, viseformann, sekretær, kasserer og arkivar samt 2 varamenn med møteplikt på styremøter. Varamenn er i styret uten stemmerett, men trer inn etter tur med stemmerett ved styremedlemmers forfall. Disse har, til enhver tid å ivareta foreningens løpende forretninger, samt de plikter som vanligvis påhviler et foreningsstyre. b) Styret skal til enhver tid sørge for, at foreningen arbeider med de oppgaver den har satt seg. De skal forsøke tilveiebragt de økonomiske midler, som er nødvendig for foreningens virksomhet. c) Ved større arrangementer, og ellers når styret finner det nødvendig, kan dette forlange ethvert medlems aktive medvirken. d) Intet medlem kan nekte sådan medvirken med mindre det kan framlegge fyldestgjørende grunn for å unnslå seg. e) Styret kan nedsette et arbeidsutvalg, om styret finner dette nødvendig. 9

6 a) Styret innkaller til medlemsmøte, så ofte dette finder det nødvendig, dog minst 2 ganger årlig. Ethvert medlem kan begjære medlemsmøte avholdt, når styret derom er enig. Er styret ikke enig, kan 10 -ti- medlemmer med navns underskrift, innkalle til medlemsmøte. b) Ordinær generalforsamling avholdes med 28 -tjueåtte- dagers varsel, hvert år innen mars måneds utgang. Innkallelse skal inneholde dagsorden, forslag og valglister. På generalforsamlingen behandles følgende saker: 1) Styrets beretning om foreningens virksomhet i det forløpne år. 2) Revidert regnskap avsluttet pr. 31. desember. 3) Innkomne Forslag. 4) Budsjett for kommende år skal gjennomgås og godkjennes 5) Valg av: Formann, viseformann, sekretær, kasserer og arkivar som utgjør styret. Disse velges inn for 2 -to- år. Videre velges 2 varamenn til styret, samt 2 revisorer for 1 -ett- år. Dette i følge med 5 a og b. 6) Valg av 3 medlemmer til valgkomité for 1 -ett- år. Komiteen utnevner selv formann. c) Innkomne forslag til generalforsamlingen må være styret i hende skriftlig senest tre uker før generalforsamling avholdes. d) Alle oppførte medlemmer i ESF har stemmerett på generalforsamling og medlemsmøter. e) Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret eller minst en fjerdedel av medlemmene forlanger det med navns underskrift. Innkalling med 8 -åtte- dagers varsel. Ved ekstraordinær generalforsamling kan kun 6 b punkt 3 og 5, (forslag og valg) behandles. 7 a) Alle møter ledes av formannen, eller ved dennes forfall, av viseformannen. b) Sekretær fører referatprotokollen, der er felles for styremøter, medlemsmøter og generalforsamling, samt besørger foreningens korrespondanse. Ved sekretærens forfall overtar arkivaren dennes plikter. c) Kassereren innkrever kontingent, fører nøyaktig regnskap over foreningens inn- og utgående midler, samt stadig har et våkent øye for foreningens økonomi. d) Revisorene skal foran generalforsamlingen revidere regnskapene. De har til enhver tid adgang til kassererens bøker og skal disse revidere før ordinær generalforsamling. e) Ved forfall i styret rykker varamennene opp etter tur. f) På styremøte, medlemsmøte eller generalforsamling vil forslag forfalle ved stemmelikhet. 10

8 a) Foreningens beholdning gjøres rentebærende i en av generalforsamlingens valgte finansinstitusjon. b) Alle utbetalinger skjer kun av kasserer i henhold til vedtatt budsjett. c) Anvendelse av foreningens midler utover vedtatt budsjett, skal alltid bestemmes av medlemsmøte eller generalforsamling. 9 Oppfører et medlem seg upassende innen foreningen, har styret myndighet å bortvise ham for anledningen. Opptrer et medlem slik, at det skader eller motarbeider foreningen eller dens virksomhets interesser, eller undergraver tredjemanns tillit til foreningen, kan han av styret foreslås ekskludert på generalforsamling. 10 a) Forslag til forandring av disse lover, eller for foreningens oppløsning, innleveres til styret, og må behandles på generalforsamlingen, hvor dette kan vedtas med 2/3 flertall av de frammøtte medlemmer. b) Forslag om foreningens oppløsing må bekjentgjøres minst 14 dager før generalforsamlingens avholdelse der halvparten av medlemmene må delta. c) I tilfelle der fattes beslutning om foreningens oppløsing, skal dens eventuelle midler tilfalle «Sydnæs Bataljon». Merknad fra styret: Uthevet skrift i 6 andre ledd bokstav b og tredje ledd bokstav c er styrets foreslåtte endring. I forbindelse med gjennomgang av foreningens lover ble der oppdaget uoverensstemmelse mellom 6 punkt b Ordinær generalforsamling avholdes med 14 -fjorten- dagers varsel, hvert år innen mars måneds utgang. Innkallelse skal inneholde dagsorden, forslag og valglister og overnevnte paragrafs punkt c Innkomne forslag til generalforsamlingen må være styret i hende skriftlig senest en uke før generalforsamling avholdes. Der hvor førstnevnte punkt krever at innkalling med innkomne forslag skal sendes to uker i forveien, senker samtidig punkt c kravet for innsending av forslag til en uke. For å få overenstemmelse i vedtektene, slik at styret ikke handler i strid med disse, ønskes det derfor at foreningens lover endres. 11

Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta lovendringen. Forslag 4.1 Til Generalforsamlingen Eldre Sydnæsgutters Forening 2017 «Generalforsamlingen vedtar å øke foreningens kontingent til kroner 300,-» Grunnet økte driftskostnader med blant annet husleie, og et generelt høyere budsjettert utgiftsnivå for 2017, ønsker styret å øke kontingenten til kroner 300,-. Styret ser at det også er et uforløst potensiale i å hente inn kontingenter, og vil uavhengig av dette forslaget også intensivere dette arbeidet i året som kommer. Styret håper at kombinasjonen med økning og mer fokus på innhenting skal bidra til økt inntjening. Styret E.S.F. Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta forslaget. 12

Forslag 4.2 Til Generalforsamlingen ESF Generalforsamlingen vedtar å nedsette en komité med overordnet ansvar for alt av ESFs historiske materiale, så som bilder, protokoller osv. Komiteen skal bestå av minst tre medlemmer, derav en leder. Disse velges på foreningens generalforsamling for to år av gangen. Jeg forslår at det opprettes en gruppe/komité som får ansvar for alt materiale, bilder, protokoller osv. som tilhører ESF. Tenker at denne bør være minimum 3 stk., derav en leder. Denne gruppen får ansvar for å forvalte, arkivere og registrere materialet. Oversikt over materialet vedlegges innkallingen til den årlige generalforsamlingen til ESF. Ønskes det at noe av utstyret overleveres eks. Buekorpsmuseet eller andre steder for permanent arkivering, må dette forankres i vedtak på generalforsamling. Formålet med å opprette en slik gruppe/komité er at alle vet hvem til, og hvor det som tilhører ESF skal leveres og arkiveres. Forutsatt av dette forslaget går gjennom utføres valg på gruppen/komiteen på årsmøte 2017 for første gang. For at en slik komité/gruppe skal få legitimitet, mener jeg at den må velges av årsmøte. Mvh, Jarl Høva Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta forslaget. Styret mener mye av hva som foreslås i forslaget allerede er lagt til arkivarens plikter og gjøremål, men er i all hovedsak enig i forslaget. Styret mener en slik komité kan bidra til å systematisere og ta vare på korpsets og ESFs historiske materiale, og samtidig avlaste arkivaren i hans arbeide. Styret mener at det er naturlig at arkivaren har lederansvaret i en slik komité, som et minimum bør han i hvert fall ha en plass her. 13

Forslag 4.3 Forslag til Generalforsamling ESF 2017 Jeg vil med dette foreslå at GF slår fast at S.B.F. er SB sin fritidsklubb. Det er SB sitt ansvar å drive S.B.F. på en forsvarlig måte. SB er ansvarlig for at offentlige midler tilføres S.B.F. GF slår fast at styret i S.B.F. er styret i SB. GF har forståelse slik som det er nå i SB at der må en overgangsperiode til for at SB har full styring. Med hilsen Thor C. Schmidt Styret henstiller Generalforsamlingen til å ikke vedta forslaget. På forrige medlemsmøte la Jon Thorsen fram utkast til nye vedtekter for klubben, og styret mener disse på langt vei ivaretar korpsets eierskap til fritidsklubben. Dessuten er klubben registrert som en selvstendig organisasjon i Brønnøysundregistrene, og GF i ESF har således ingen myndighet til å instruere eller fatte vedtak overfor denne. Korpset har, slik styret ser det, sannsynligvis ikke mulighet til å være en ledende bidragsyter på en lang stund heller, og er i hvert fall ikke stand til å være ansvarlig for at eksempelvis at offentlige midler tilføres klubben, verken nå eller siden. For øvrig er det slik styret har forstått det, både et ønske og en intensjon til fritidsklubben om at de aktive får bidra så mye de klarer nå, og at de aktive, når de er i stand til det, er ønsket som en ledende drivkraft her. 14

Forslag 4.4 Forslag til Generalforsamlingen ESF 2017 GF pålegger styret i å drive med aktiv markedsføring av å utleielokale til S.B. til festligheter, bryllup m.m. Dette for å få inntekter til bla. Husleie. Der skal utarbeides en leiekontrakt. Se vedlegg. Med hilsen Thor C. Schmidt Styret henstiller Generalforsamlingen til å ikke vedta forslaget. Som allerede påpekt i styrets beretning har det vært en del utfordringer knyttet til utleie med alkoholservering, og slik vi har forstått det på huseier har vi ikke mye å gå på i forhold til videre leie. Styret mener at korpsets interesser må være første prioritet, og mener det derfor vil være særdeles uklokt av ESF å ta sjansen på en slik type utleie. 15

Merknad til vedlegg: Særlige vilkår. Ved utleie til festlige arrangementer hvor der skal nytes alkohol forbeholder utleier (SB) retten til å komme inn å kontrollere at regler overholdes. Dersom det er 16

særlig grov misligholdelse av regler kan utleier avblåse arrangementet. Eventuelle kostnader bæres av leietaker. Forslag 4.5 Forslag til Generalforsamlingen 2017 Jeg vil med dette foreslå at der opprettes en fredagsklubb for E.S.F. og andre som vil besøke denne. GF vil se på FK som et sosialt formål for å fremme gode kontakter med medlemmene og andre buekorps-interesserte. GF ser også muligheten til å få noen inntekter til sosiale formål. GF pålegger styret i å igangsette FK snarest mulig. GF vil at der skal være med FK i prinsippet åpent hus hver fredag. FK skal også fungere som et åpent hus i prinsippet. GF vil at der kan serveres alkohol etter lovlige regler. GF pålegger styret at der foregår ikke bråk og annet forstyrrende elementer som kan føre til klage. Med hilsen Thor C. Schmidt Styret henstiller Generalforsamlingen til å ikke vedta forslaget. Som allerede påpekt i merknad til forrige forslag, og i styrets beretning, har det vært en del utfordringer knyttet til utleie med alkoholservering, og slik vi har forstått det på huseier har vi ikke mye å gå på i forhold til videre leie. Styret mener at korpsets interesser må være første prioritet, og mener det derfor vil være særdeles uklokt av ESF å ta sjansen på at en slik type utleie. Styret er allikevel av den oppfatning at en slik fredagsklubb vil bidra til å styrke samholdet og den sosiale delen av foreningens virke, og ønsker derfor å åpne for et slikt tiltak. Styret går derimot ikke inn for alkoholservering, og ser også utfordringer knyttet til en form for «åpent hus»-arrangement. Det vil heller ikke være mulig å holde åpent hver fredag slik forslagsstiller ønsker, da fritidsklubben allerede har lagt beslag på en av månedens fredager. Styret ser også at det kan bli utfordrende å bli pålagt å være garantist for at det ikke skal være bråk eller annet som kan føre til klager, da styret på ingen måte kan garantere mot noe slikt. Styret vil derfor 17

sondere terrenget for eventuelle andre lokaler for et slikt arrangement, eksempelvis Nobel Bopel, Møllaren Café eller lignende. Forslag 4.6 Til Generalforsamlingen E.S.F. 2017. Generalforsamlingen vedtar at alle gamle faner tilhørende Sydnæs Bataljon deponeres til Bergen byarkiv for sikker oppbevaring. Det må inngås skriftlig avtale mellom Stryet i E.S.F. og Bergen byarkiv der det blir tydelig presisert at E.S.F. kan hente ut Sydnæs Bataljon sine gamle faner ved behov. Dersom E.S.F. skulle opphøre, er det Sydnæs Bataljon som står som eier av samtlige gamle faner, og dermed overtar kontrakten med byarkivet. Styret i E.S.F. får handlingsrom til å deponere samtlige faner i Bergen byarkiv uansett kostnad. Men Styret i E.S.F. får og handlefrihet til avstå fra å deponere noen eller samtlige faner dersom kostnaden blir for stor, selv om det blir flertallsavstemming på Generalforsamlingen for at samtlige gamle faner skal deponeres i Bergen Byarkiv. Generalforsamlingen vedtar da at samtlige gamle faner skal deponeres i Bergen byarkiv, men at E.S.F. får beholde en klausul som gir det sittende styret i E.S.F. til enhver tid mulighet å la være å deponere noen eller samtlige gamle faner i forhold kostnader. Samt at innenfor klausulen kan det til enhver tid sittende styret i E.S.F. hente ut opp til samtlige faner ved ulike behov. Jfr. kontrakten som blir opprettet mellom E.S.F. og Bergen byarkiv om våre behov. Forslaget fremstilles slik til Generalforsamlingen siden det ikke har vært mulig å innhente pris på deponering av våre faner til Byarkivet, siden vedkommende som har ansvaret for buekorpsfaner er vekkreist i skrivende stund. Fanekomiteen for Sydnæs Bataljon s gamle faner v Henning Spjeld. Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta forslaget. Styret mener trygg oppbevaring av korpsets gamle faner bør prioriteres, og i så måte er Bergen byarkiv et meget velegnet sted, da disse har erfaring og ekspertise på området. Styret håper på Generalforsamlingens tillit til å kunne avgjøre hvorvidt dette blir for kostbart eller 18

ikke når endelig pris foreligger, og har satt av det vi mener er en fornuftig pris i forslag til budsjett for 2017. Forslag til handlingsplan 2017 Primære mål Styret skal; - styrke de sosiale sidene av foreningens virke - arrangere de møter og samlinger foreningens lover pålegger dem - holde en sunn og god forretningsorden - veilede og støtte korpset slik korpset og styret finner det mest hensiktsmessig - styrke og prioritere god dialog med Sydnes Fritidsklubb, Venneforeningen, lokale organisasjoner og andre potensielle støttespillere for korpset, slik som velforeninger og lokale idrettslag. - finne et egnet lokale for korpset, fortrinnsvis nærmere dets kjerneområde - lokalisere økonomiske støttespillere for foreningen, herunder å også innhente kontingent fra foreningens medlemmer. Sekundære mål Styret skal jobbe mot; - å sørge for at korpsets blad utkommer med minst et nummer i halvåret - å øke foreningens antall medlemmer - å sørge for at arkivkomiteen kommer i gang med sitt arbeide Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta forslag til handlingsplan 2017. 19

Forslag til budsjett for Eldre Sydnæsgutters Forening 2017 1 Kontingenter 2016 10 000,- 2 Leieinntekter 70 000,- 3 Dugnad 20 000,- 4 Salg (bøker, minnepinner etc.) 2 000,- 5 Kontingenter og gaver 20 000,- 6 Gaver 10 000,- 7 Vaktmestertjenester 24 000,- 8 Husleie 120 000,- 9 Tilskudd til verving for SB 20 000,- 10 Forsikring 3500,- 11 Lokalet 6000,- 12 Utsendelser og medlemsregister 3500,- 13 Blomster/gaver 2000,- 14 Regnskapsprogram 2200,- 15 Vintervedlikehold 15000,- 16 Arbeid arkivet, inkl. lagring av faner 3000,- SUM 156 000,- 175 200,- Differanse (budsjettert underskudd) 19 200,- Styret henstiller Generalforsamlingen til å vedta forslaget til budsjett for 2017. 20

Valgkomiteen ESF Innstilling til Generalforsamlingen 2017 Til styret i ESF, har valgkomiteen innstilt følgende: Viseformann: Stig Hugo Klementsen (2017 19) Sekretær: Chris Hagen Magnussen (2017 19) Kasserer: Erik Sæthre (2017 18) Varamann 1: Gaute Skauge Bjørkhaug (2017 18) Varamann 2: Trond Arne Størksen (2017 18) Ellers er følgende innstilt: Revisorer: Kenneth Vågenes og Truls Nilsen (2017 18) Valgkomité: Hans Clausen, Henning Spjeld og Frode Christiansen (2017 18) Valgkomiteen ESF. 21

Lover for Eldre Sydnæsgutters Forening 1 Foreningens formål er å samle alle eldre sydnæsgutter for i fellesskap å støtte Sydnæs Bataljon både økonomisk og moralsk. Det skal være foreningens mål å understøtte bataljonens bestrebelser for å holde steg med utviklingen. 2 a) Som medlem av foreningen kan i første rekke opptas alle som tidligere har deltatt i korpset, samt alle menn som har interesse for korpsets trivsel. b) Innmeldelse skjer gjennom styret. c) Blir der innen styret dissens om en søkers opptagelse, forelegges dette for det først avholdte medlemsmøte, til avgjørelse. 3 Generalforsamlingen vedtar og fastsetter all kontingent. 4 Foreningens merke skal være en nål i korpsets farger. 5 a) Foreningens styre består av: formann, viseformann, sekretær, kasserer og arkivar samt 2 varamenn med møteplikt på styremøter. Varamenn er i styret uten stemmerett, men trer inn etter tur med stemmerett ved styremedlemmers forfall. Disse har, til enhver tid å ivareta foreningens løpende forretninger, samt de plikter som vanligvis påhviler et foreningsstyre. b) Styret skal til enhver tid sørge for, at foreningen arbeider med de oppgaver den har satt seg. De skal forsøke tilveiebragt de økonomiske midler, som er nødvendig for foreningens virksomhet. c) Ved større arrangementer, og ellers når styret finner det nødvendig, kan dette forlange ethvert medlems aktive medvirken. d) Intet medlem kan nekte sådan medvirken med mindre det kan framlegge fyldestgjørende grunn for å unnslå seg. e) Styret kan nedsette et arbeidsutvalg, om styret finner dette nødvendig. 6 22

a) Styret innkaller til medlemsmøte, så ofte dette finder det nødvendig, dog minst 2 ganger årlig. Ethvert medlem kan begjære medlemsmøte avholdt, når styret derom er enig. Er styret ikke enig, kan 10 -ti- medlemmer med navns underskrift, innkalle til medlemsmøte. b) Ordinær generalforsamling avholdes med 14 -fjorten- dagers varsel, hvert år innen mars måneds utgang. Innkallelse skal inneholde dagsorden, forslag og valglister. På generalforsamlingen behandles følgende saker: 1) Styrets beretning om foreningens virksomhet i det forløpne år. 2) Revidert regnskap avsluttet pr. 31. desember. 3) Innkomne Forslag. 4) Budsjett for kommende år skal gjennomgåes og godkjennes 5) Valg av: Formann, viseformann, sekretær, kasserer og arkivar som utgjør styret. Disse velges inn for 2 -to- år. Videre velges 2 varamenn til styret, samt 2 revisorer for 1 -ett- år. Dette i følge med 5 a og b. 6) Valg av 3 medlemmer til valgkomité for 1 -ett- år. Komiteen utnevner selv formann. c) Innkomne forslag til generalforsamlingen må være styret i hende skriftlig senest en uke før generalforsamling avholdes. d) Alle oppførte medlemmer i ESF har stemmerett på generalforsamling og medlemsmøter. e) Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret eller minst en fjerdedel av medlemmene forlanger det med navns underskrift. Innkalling med 8 -åtte- dagers varsel. Ved ekstraordinær generalforsamling kan kun 6 b punkt 3 og 5, (forslag og valg) behandles. 7 a) Alle møter ledes av formannen, eller ved dennes forfall, av viseformannen. b) Sekretær fører referatprotokollen, der er felles for styremøter, medlemsmøter og generalforsamling, samt besørger foreningens korrespondanse. Ved sekretærens forfall overtar arkivaren dennes plikter. c) Kassereren innkrever kontingent, fører nøyaktig regnskap over foreningens inn- og utgående midler, samt stadig har et våkent øye for foreningens økonomi. d) Revisorene skal foran generalforsamlingen revidere regnskapene. De har til enhver tid adgang til kassererens bøker og skal disse revidere før ordinær generalforsamling. e) Ved forfall i styret rykker varamennene opp etter tur. f) På styremøte, medlemsmøte eller generalforsamling vil forslag forfalle ved stemmelikhet. 23

8 a) Foreningens beholdning gjøres rentebærende i en av generalforsamlingens valgte finansinstitusjon. b) Alle utbetalinger skjer kun av kasserer i henhold til vedtatt budsjett. c) Anvendelse av foreningens midler utover vedtatt budsjett, skal alltid bestemmes av medlemsmøte eller generalforsamling. 9 Oppfører et medlem seg upassende innen foreningen, har styret myndighet å bortvise ham for anledningen. Opptrer et medlem slik, at det skader eller motarbeider foreningen eller dens virksomhets interesser, eller undergraver tredjemanns tillit til foreningen, kan han av styret foreslås ekskludert på generalforsamling. 10 a) Forslag til forandring av disse lover, eller for foreningens oppløsning, innleveres til styret, og må behandles på generalforsamlingen, hvor dette kan vedtas med 2/3 flertall av de frammøtte medlemmer. b) Forslag om foreningens oppløsing må bekjentgjøres minst 14 dager før generalforsamlingens avholdelse der halvparten av medlemmene må delta. c) I tilfelle der fattes beslutning om foreningens oppløsing, skal dens eventuelle midler tilfalle «Sydnæs Bataljon». Vedtatt 27. april 1932, revidert på generalforsamling 13. mai 2002 24